Declaración de Ingresos para Terceros Colombia

La Declaración de Ingresos para Terceros Colombia es una declaración con efectos jurídicos regulada por Decreto 960 de 1970 (Estatuto del Notariado) art. 1 y Ley 962 de 2005 art. 1 (principio de buena fe), en la que el declarante manifiesta hechos bajo su responsabilidad ante la autoridad colombiana.

La declaracion de ingresos se enmarca juridicamente en el Articulo 26 del Codigo General del Proceso (CGP, Ley 1564 de 2012), que regula las declaraciones extrajudiciales bajo la gravedad del juramento como mecanismo de prueba. Al prestar juramento, el declarante queda sujeto a responsabilidad penal por falso testimonio conforme al Articulo 442 del Codigo Penal (Ley 599 de 2000), que sanciona con penas de cuatro a ocho anos de prision a quien bajo juramento afirme o niegue hechos con conocimiento de su falsedad o con el proposito de enganar al destinatario de la declaracion. Esta consecuencia penal confiere a la declaracion de ingresos un alto nivel de confiabilidad ante las instituciones que la reciben como soporte de solvencia economica.

Para trabajadores dependientes en Colombia, los ingresos laborales estan certificados primariamente mediante el certificado de ingresos y retenciones (Formulario 220 de la DIAN), que el empleador debe expedir anualmente conforme al Articulo 378 del Estatuto Tributario. El Formulario 220 refleja el salario basico mensual, las bonificaciones salariales y no salariales, los pagos por cesantias e intereses sobre cesantias, primas legales y extralegales, y las retenciones en la fuente practicadas durante el ano gravable. Sin embargo, en situaciones que requieren demostrar ingresos en tiempo real, para periodos diferentes al ano gravable, o con mayor detalle del que ofrece el Formulario 220, la Declaracion de Ingresos complementa o reemplaza a ese formulario.

Para trabajadores independientes, contratistas de prestacion de servicios profesionales, y profesionales liberales que ejercen actividades por cuenta propia como medicos, abogados, ingenieros, arquitectos, consultores y asesores, la Declaracion de Ingresos adquiere mayor relevancia dado que no existe un empleador que certifique sus ingresos periodicos. Estos declarantes deben complementar su declaracion con extractos bancarios de los ultimos tres a seis meses, contratos de prestacion de servicios vigentes, declaraciones de renta de los dos ultimos anos gravables ante la DIAN (Formulario 210 para personas naturales), y certificaciones de clientes o contratantes que soporten los ingresos declarados. La Ley 1819 de 2016 (reforma tributaria estructural) y el Decreto 1625 de 2016 (Decreto Unico Reglamentario Tributario) establecen las normas de determinacion de ingresos para trabajadores independientes, incluyendo las tarifas diferenciadas de retencion en la fuente segun el monto de los pagos mensuales y el tipo de servicio prestado.

Para pensionados del Regimen de Prima Media (RPM) de Colpensiones o del Regimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS) administrado por los fondos privados de pensiones obligatorias (Porvenir, Proteccion, Colfondos, Old Mutual), la mesada pensional es el ingreso principal certificable, y la declaracion de ingresos complementa la certificacion de pension que expide el fondo o Colpensiones. Para rentistas de capital con ingresos por arrendamientos de bienes inmuebles o muebles, dividendos de acciones en sociedades colombianas, o rendimientos financieros de CDT, bonos o portafolios de inversion, la declaracion de ingresos debe incluir la descripcion de cada fuente de renta pasiva con los soportes documentales correspondientes. Forms-legal.com ofrece este modelo como herramienta accesible; dado que la declaracion se presta bajo juramento con consecuencias penales, todos los montos y fuentes declaradas deben ser exactos y verificables.

En el contexto de la transicion hacia la economia digital y el trabajo remoto en Colombia, la Declaracion de Ingresos adquiere nueva relevancia para los trabajadores de plataformas digitales (gig economy) que generan ingresos a traves de aplicaciones como Rappi, Uber, iFoods, Workana, Upwork o similares. Estos trabajadores son clasificados como trabajadores independientes para efectos del sistema de seguridad social y tributarios bajo el Decreto 1273 de 2018 y la Ley 2101 de 2021, y sus ingresos por plataforma no estan certificados por ningun empleador. La declaracion de ingresos de un trabajador de plataforma debe incluir: capturas de pantalla o estados de cuenta de la plataforma que muestren los pagos recibidos en el periodo declarado; la certificacion de la plataforma si esta la expide; los extractos bancarios de la cuenta a la que se transfieren los pagos; y la declaracion de renta o la declaracion de no declarante ante la DIAN del ano gravable mas reciente.

La Declaracion de Ingresos para Terceros en Colombia es necesaria en todos los casos en que una persona natural debe acreditar formalmente su solvencia economica o capacidad de pago ante una institucion que requiere evidencia verificada de los ingresos del solicitante como condicion para otorgar un beneficio, autorizar una operacion o formalizar una relacion contractual.

El documento es necesario cuando una persona solicita un credito hipotecario para adquisicion de vivienda, un credito de consumo o libre inversion, o una tarjeta de credito ante una entidad financiera vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia (SFC). Bajo las instrucciones del Capitulo II de la Circular Basica Contable y Financiera (CBCF) de la SFC sobre criterios de evaluacion de riesgo de credito, las entidades financieras deben evaluar la capacidad de pago del solicitante antes del otorgamiento de cualquier credito, considerando sus ingresos reales, sus egresos y compromisos existentes, y su nivel de endeudamiento total. Para trabajadores independientes y contratistas que no tienen contrato de trabajo indefinido ni nomina formal, la declaracion de ingresos acompanada de extractos bancarios de los ultimos seis meses, contratos vigentes y declaraciones de renta es el documento central para la evaluacion de riesgo crediticio.

La declaracion es necesaria cuando una persona aplica a un contrato de arrendamiento de vivienda urbana bajo la Ley 820 de 2003 y el arrendador o la inmobiliaria administradora exige verificar que los ingresos mensuales del aspirante a arrendatario sean al menos tres veces el valor del canon mensual, que es la practica estandar en el mercado inmobiliario colombiano para determinar la capacidad de pago del arrendatario. Para empleados con contrato de trabajo, la certificacion laboral del empleador puede suplir este requisito; para trabajadores independientes, pensionados y rentistas de capital, la declaracion de ingresos es el documento apropiado para acreditar la solvencia ante el arrendador.

El documento es necesario cuando una persona solicita visa de trabajo, visa de inversion en Colombia, visa de reunion de grupos familiares, o residencia permanente ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia a traves de sus consulados en el exterior, o ante consulados extranjeros en Colombia para visas de paises receptores. La acreditacion de ingresos suficientes y estables es requisito en la mayoria de los tramites migratorios para demostrar solvencia economica, independencia financiera, y no dependencia de recursos publicos del pais receptor.

La declaracion es requerida cuando una persona solicita el reconocimiento o sustitucion de beneficios del sistema de seguridad social colombiano: pension de sobrevivientes ante Colpensiones o fondos de pensiones privados bajo la Ley 100 de 1993 (Articulo 74); indemnizacion sustitutiva de la pension de vejez ante Colpensiones; subsidio de vivienda familiar del FONVIVIENDA bajo la Ley 1537 de 2012; o subsidio del Fondo Nacional del Ahorro (FNA) para trabajadores del sector publico. En todos estos casos, la declaracion complementa los extractos de cuentas bancarias, los certificados de los fondos de ahorro y cesantias, y los comprobantes de ingreso al sistema de seguridad social.

Tambien es necesaria en procesos judiciales o administrativos donde la capacidad economica del declarante es un factor determinante: fijacion, modificacion o incumplimiento de cuota alimentaria ante comisarias de familia o juzgados de familia, donde el juez o comisario evalua los ingresos reales del obligado alimentario conforme al Articulo 413 del Codigo Civil y los Articulos 111 y 129 de la Ley 1098 de 2006 (Codigo de la Infancia y la Adolescencia); procesos de sucesion y adjudicacion de herencias donde los herederos deben acreditar capacidad de asumir las deudas del causante; y tramites de adopcion internacional o nacional donde el ICBF verifica la solvencia economica de los adoptantes.

Una Declaracion de Ingresos valida para terceros en Colombia debe incluir los siguientes elementos esenciales para ser aceptada por instituciones financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera, autoridades migratorias, arrendadores, fondos de pensiones e instituciones del sistema de seguridad social colombiano.

Identificacion completa del declarante: Nombre completo tal como aparece en el documento de identidad vigente, numero de cedula de ciudadania o cedula de extranjeria para extranjeros residentes en Colombia, fecha de nacimiento, estado civil, profesion u oficio, direccion de domicilio, municipio y departamento, numero de telefono movil y correo electronico personal. Estos datos deben coincidir exactamente con el documento de identidad que se presenta junto con la declaracion. Si el declarante es un extranjero con cedula de extranjeria, debe indicarse ademas el tipo de visa que le permite trabajar o ejercer actividades economicas en Colombia conforme al Decreto 1067 de 2015 (Decreto Unico Reglamentario del Sector Administrativo de Relaciones Exteriores).

Descripcion detallada de la actividad economica: El declarante debe precisar de manera inequivoca la naturaleza de su actividad economica generadora de ingresos: (a) trabajador dependiente con contrato de trabajo, indicando nombre completo del empleador, NIT del empleador, municipio donde esta ubicado el centro de trabajo, cargo o posicion desempenada, fecha de inicio de la relacion laboral, tipo de contrato (a termino indefinido, a termino fijo, por obra o labor determinada, de aprendizaje), salario basico mensual, y nombre del area de recursos humanos o contacto para verificacion; (b) trabajador independiente o contratista de prestacion de servicios profesionales, indicando la descripcion de los servicios prestados, los principales clientes o contratantes sin revelar informacion confidencial, el codigo CIIU aplicable segun la Camara de Comercio o el RUT ante la DIAN, y la modalidad de contratacion habitual; (c) pensionado del Regimen de Prima Media (Colpensiones) o del Regimen de Ahorro Individual (Porvenir, Proteccion, Colfondos, Old Mutual), indicando el numero de resolucion de reconocimiento de pension, la modalidad de pension (vejez, invalidez, sobrevivencia), y el nombre del fondo pagador; o (d) rentista de capital, describiendo cada activo o fuente de renta pasiva generadora de ingresos: inmuebles arrendados con identificacion por folio de matricula, inversiones financieras (CDT, bonos, portafolios), participaciones societarias con derecho a dividendos.

Detalle de ingresos mensuales y anuales: Monto exacto de los ingresos del declarante, con separacion obligatoria entre: ingresos fijos permanentes como el salario basico mensual, la mesada pensional, los honorarios contractuales fijos; ingresos variables periodicos como comisiones de ventas, bonificaciones por cumplimiento de metas, horas extras, sobretiempo nocturno y dominical, primas extralegales y rendimientos variables de inversiones; y otros ingresos no laborales como arriendos mensuales de inmuebles, dividendos de acciones, rendimientos de CDT y portafolios de inversion. Todos los montos deben expresarse en pesos colombianos (COP) correspondientes al mes o periodo mas reciente disponible. Si el declarante tiene ingresos en moneda extranjera, deben convertirse a COP utilizando la Tasa Representativa del Mercado (TRM) publicada por el Banco de la Republica a la fecha de la declaracion.

Cargas financieras y deducciones que afectan la capacidad de pago neta: Para que la institucion receptora evalue correctamente la capacidad de pago neta del declarante, se recomienda incluir las deducciones mensuales de mayor impacto: cuotas mensuales de creditos vigentes (credito hipotecario, credito vehiculo, credito libre inversion, tarjetas de credito) con la entidad financiera y el saldo pendiente de cada uno; aportes obligatorios al sistema de seguridad social bajo la Ley 100 de 1993 (pension 16%, salud 12,5%, riesgos laborales segun tarifa de la ARL, para trabajadores independientes); y obligaciones alimentarias fijadas por sentencia judicial o acuerdo de conciliacion ante el Juez de Familia o la Comisaria de Familia.

Documentos de soporte obligatorios anexos: Lista detallada de los documentos probatorios que se adjuntan a la declaracion: para dependientes, los ultimos tres desprendibles de nomina originales o copias autenticadas; para independientes, extractos bancarios de los ultimos seis meses mostrando los ingresos por honorarios o servicios, mas los contratos de prestacion de servicios vigentes con mayor detalle de los honorarios pactados; para pensionados, el certificado de pension vigente expedido por Colpensiones o el fondo privado con el monto actualizado de la mesada; y para todos, la ultima declaracion de renta presentada ante la DIAN (Formulario 210) o la certificacion de no declarante si los ingresos son inferiores al tope legal del ano gravable respectivo.

Declaracion expresa bajo juramento: Manifestacion formal de que toda la informacion suministrada en la declaracion es veridica, completa y actualizada a la fecha de la firma, prestada bajo la gravedad del juramento conforme al Articulo 26 del CGP, con conocimiento expreso de que la falsedad de cualquiera de los datos declarados configura el delito de falso testimonio tipificado en el Articulo 442 del Codigo Penal (Ley 599 de 2000), sancionado con penas de cuatro a ocho anos de prision segun la gravedad del caso.

Vigencia de la declaracion: Indicacion del periodo de vigencia de la informacion declarada, normalmente treinta dias calendario desde la fecha de la firma, pasados los cuales la declaracion puede haber perdido actualidad por cambios en la situacion economica del declarante.

Firma, lugar, fecha y autenticacion: Firma autografa del declarante, lugar y fecha. Para declaraciones presentadas ante entidades financieras, notarias, juzgados civiles o autoridades de visas que requieren maxima confiabilidad, se recomienda la autenticacion de la firma ante una notaria colombiana de conformidad con el Decreto 960 de 1970 y el Decreto 2148 de 1983 sobre el Notariado. Para tramites de menor impacto como solicitudes de arrendamiento o tramites internos de recursos humanos, la firma simple acompanada de copia del documento de identidad es habitualmente suficiente.

Forms-legal.com ofrece este modelo de Declaracion de Ingresos Colombia como herramienta accesible para trabajadores dependientes, independientes, pensionados y rentistas que necesitan certificar su situacion economica ante terceros. Se recomienda verificar con la institucion receptora los requisitos especificos adicionales antes de preparar la declaracion, dado que algunos bancos y entidades del Estado tienen formatos propios o exigen documentos de soporte adicionales a los aqui descritos.