Datenschutz-Auskunftsgesuch Schweiz (DSG Art. 25)

Das Datenschutz-Auskunftsgesuch ist ein in der Schweiz nach DSG Art. 25-27 (Auskunftsrecht), DSV Art. 18-19, EDÖB (SR 235.1) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Art. 25 Abs. 1 DSG gewährt jeder betroffenen Person das Recht, vom Verantwortlichen kostenlos und in verständlicher Form Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Werden Daten bearbeitet, hat die betroffene Person gemäss Art. 25 Abs. 2 DSG Anspruch auf folgende Informationen: die Identität und die Kontaktdaten des Verantwortlichen; die Bearbeitungszwecke; die Aufbewahrungsdauer oder die Kriterien zur Bestimmung der Aufbewahrungsdauer; die verfügbaren Angaben über die Herkunft der Personendaten; allfällige Empfänger oder Empfängerkategorien; die im Ausland ansässigen Empfänger sowie — bei Drittländern ohne angemessenen Schutz — die dafür vorgesehenen Garantien (Art. 16-17 DSG); sowie bei automatisierten Einzelentscheidungen die eingesetzte Logik.

Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) hat als Aufsichtsbehörde gemäss Art. 43 DSG wichtige Erläuterungen zur praktischen Ausübung des Auskunftsrechts publiziert. Die Auskunft ist nach Art. 25 Abs. 5 DSG innert 30 Tagen nach Eingang des Gesuchs zu erteilen. Diese 30-Tage-Frist beginnt ab dem Zeitpunkt, in dem der Verantwortliche alle für die Beantwortung erforderlichen Informationen (insbesondere den Identitätsnachweis) erhalten hat. Der Verantwortliche kann die Frist ausnahmsweise auf drei Monate verlängern, muss die Fristverlängerung jedoch innerhalb von 30 Tagen schriftlich begründen (Art. 25 Abs. 5 DSG).

Das Auskunftsrecht ist nach Art. 26 DSG in bestimmten Fällen eingeschränkt: Der Verantwortliche kann die Auskunft verweigern, einschränken oder aufschieben, wenn überwiegende Interessen des Verantwortlichen oder einer Drittperson entgegenstehen (z. B. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse), wenn die Auskunft laufende Untersuchungen, Strafverfolgungen oder Verwaltungsverfahren gefährdet, oder wenn die Anforderungen der Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden dies erfordern. Bei einer Einschränkung muss der Verantwortliche der betroffenen Person die Gründe mitteilen (Art. 26 Abs. 3 DSG), damit diese ihre Rechte beim EDÖB oder vor Gericht geltend machen kann.

Neben dem Auskunftsrecht kennt das revDSG weitere Betroffenenrechte: Das Recht auf Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 DSG); das Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung (Datenportabilität nach Art. 28 DSG), das die betroffene Person berechtigt, ihre Personendaten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten; sowie das Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen in Fällen, in denen überwiegende Interessen des Verantwortlichen als Rechtfertigungsgrund geltend gemacht werden.

Ein Datenschutz-Auskunftsgesuch nach DSG Art. 25 ist in der Schweiz immer dann angebracht, wenn eine natürliche Person wissen möchte, welche Personendaten ein Unternehmen, eine Behörde oder eine andere Organisation über sie gespeichert hat, wozu diese verwendet werden und an wen sie weitergegeben wurden.

Nach dem Ende einer Geschäftsbeziehung: Bei Kundenprofilen nach einem Vertragswechsel, bei Mitarbeiterdaten nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder nach dem Abschluss eines Versicherungsvertrags nutzen viele Schweizerinnen und Schweizer das Auskunftsrecht, um festzustellen, welche Daten der frühere Vertragspartner weiterhin speichert. Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses können Arbeitnehmer nach Art. 328b OR i. V. m. Art. 25 DSG vollständige Auskunft über alle gespeicherten Personaldaten verlangen — Lohndaten, AHV-Anmeldungen, BVG-Abrechnungen, Beurteilungen, Disziplinarakten, Zeiterfassungsdaten und allfällige Videoüberwachungsdaten.

Zur Beweissicherung vor rechtlichen Auseinandersetzungen: Vor oder während der Geltendmachung von Ansprüchen — etwa in Erbstreitigkeiten, Sorgerechtsverfahren, Arbeitsrechtsklagen oder Schuldbetreibungsverfahren nach SchKG — kann das Auskunftsgesuch relevante Beweise sichern oder die Vollständigkeit bei der Gegenpartei gespeicherter Daten aufdecken. Zürcherische Gerichte haben entschieden, dass das Auskunftsrecht auch zur vorprozessualen Sachverhaltsabklärung genutzt werden darf (ZR 103 [2004] Nr. 37).

Bei Verdacht auf fehlerhafte Einträge in Bonitätsdatenbanken: Ein falscher Eintrag in der Datenbank der CRIF (Creditreform), der ZEK (Zentralstelle für Kreditinformation) oder im Betreibungsregister kann die Kreditwürdigkeit einer Person erheblich beeinträchtigen. Das Auskunftsgesuch klärt, welche Daten gespeichert sind — als Grundlage für einen anschliessenden Berichtigungsantrag nach Art. 32 DSG.

Nach einem Datenschutzverletzungsvorfall (Data Breach): Bei einer unbeabsichtigten oder unbefugten Bekanntmachung von Personendaten (z. B. Datenleck, Hackerangriff) können betroffene Personen mit dem Auskunftsgesuch klären, welche ihrer Daten betroffen waren. Das revDSG verpflichtet den Verantwortlichen bei hohem Risiko für die betroffene Person zur unverzüglichen Information (Art. 24 Abs. 4 DSG); das Auskunftsgesuch ergänzt dieses Recht um aktive Kontrolle.

Bei Profilbildung und automatisierten Entscheidungen (Profiling): Unternehmen, die automatisierte Profilbildung für Kreditwürdigkeits-, Versicherungsrisiko- oder Marketingbewertungen betreiben, müssen auf Anfrage die eingesetzte Logik und die Auswirkungen der Entscheidung offenlegen (Art. 25 Abs. 2 lit. f DSG). Betroffene Personen, die bei Kreditanträgen, Versicherungsofferten oder Stellenbewerbungen abgelehnt wurden, können mit einem Auskunftsgesuch die Datengrundlage und die Entscheidungslogik hinterfragen.

Bei Datenbearbeitungen durch Behörden: Das Auskunftsrecht nach Art. 25 DSG gilt nicht nur für private Verantwortliche, sondern auch für Bundesbehörden und — nach kantonalen Datenschutzgesetzen (z. B. IDG Kanton Zürich) — für kantonale Behörden. Bürgerinnen und Bürger können Auskunft über gespeicherte Personaldaten bei Sozialversicherungsbehörden (AHV, IV, SUVA), kantonalen Steuerverwaltungen oder Strafverfolgungsbehörden verlangen.

Ein vollständiges und wirksames Datenschutz-Auskunftsgesuch Schweiz nach DSG Art. 25-27 und DSV Art. 18-19 muss folgende wesentliche Elemente enthalten.

Identifikation der gesuchstellenden Person: Vollständiger Name, Wohnadresse und E-Mail der betroffenen Person. Identitätsnachweis: Beilage einer Kopie des Personalausweises oder Reisepasses gemäss Art. 25 Abs. 3 DSG — der Verantwortliche darf einen Nachweis verlangen, um sicherzustellen, dass das Gesuch von der betroffenen Person selbst oder einem Bevollmächtigten gestellt wird. Bei Bevollmächtigten: Vollmacht der betroffenen Person beifügen.

Identifikation des Adressaten: Vollständige Firmenangaben des Verantwortlichen — Firma, Adresse, UID-Nummer (CHE-XXX.XXX.XXX) und Datenschutz-Kontakt-E-Mail (falls bekannt). Bei grenzüberschreitenden Sachverhalten: Auch eine allfällige Vertretung in der Schweiz (Art. 14 DSG) als Adressat angeben.

Umfang des Gesuchs: Klar formulieren, ob vollständige Auskunft über alle gespeicherten Personendaten oder nur über bestimmte Datenkategorien verlangt wird. Wenn möglich, die Beziehung zum Verantwortlichen angeben (Kundennummer, Personalnummer, Vertragsnummer, Datum der letzten Transaktion) — dies erleichtert dem Verantwortlichen die Identifizierung der relevanten Daten und beschleunigt die Auskunftserteilung.

Inhalt der verlangten Auskunft nach Art. 25 Abs. 2 DSG: Gespeicherte Personendaten; Bearbeitungszwecke; Aufbewahrungsdauer; Herkunft der Daten; Empfängerkategorien; Auslandsübermittlungen und Garantien; allfällige automatisierte Einzelentscheidungen (Profiling) und deren Logik.

Zusätzliche Rechteausübung: Falls gleichzeitig Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 DSG), Datenherausgabe/Datenportabilität (Art. 28 DSG) oder andere Rechte geltend gemacht werden, sind diese spezifisch und begründet zu formulieren.

Fristsetzung: Ausdrücklicher Hinweis auf die 30-Tage-Antwortfrist nach Art. 25 Abs. 5 DSG. Klarer Hinweis, dass der Verantwortliche bei Verletzung des Auskunftsrechts beim EDÖB beschwert oder vor dem zuständigen Gericht Klage erhoben werden kann.

forms-legal.com stellt eine vollständige DSG-konforme Vorlage für das Datenschutz-Auskunftsgesuch Schweiz bereit, die alle Anforderungen nach Art. 25-27 DSG und DSV Art. 18-19 erfüllt.

Dokumentierung und Fristenverfolgung: Notieren Sie das Datum des Versands des Auskunftsgesuchs und die daraus resultierende 30-Tage-Antwortfrist (Art. 25 Abs. 5 DSG). Empfehlung: Versand per Einschreiben mit Rückschein, um den Empfang durch den Verantwortlichen zu belegen — der Fristenlauf beginnt erst mit nachgewiesenem Empfang. Heben Sie alle Korrespondenz (Eingangsbestätigung, Antwortschreiben, Ablehnungsentscheid) für allfällige Rechtsschritte beim EDÖB oder bei den Gerichten auf. Bei elektronischer Einreichung (E-Mail): Lese- oder Zustellbestätigung anfordern. Bei Nichteinhaltung der 30-Tage-Frist ohne triftigen Grund steht der betroffenen Person nach Art. 32 Abs. 2 DSG der Klageweg an das zuständige Zivilgericht offen (am Wohnsitz der betroffenen Person oder am Geschäftssitz des Verantwortlichen). Eine Beschwerde beim EDÖB ist parallel zur zivilrechtlichen Klage möglich — der EDÖB kann eine Sachverhaltsabklärung einleiten und den Verantwortlichen zur Auskunftserteilung verpflichten.

Weitere Pflichtangaben und Best Practices: Praxisempfehlungen aus der Schweizer Rechtsprechung weisen darauf hin, dass Klarheit und Vollständigkeit der wesentlichen Vertragsbestandteile direkt die Durchsetzbarkeit beeinflussen. Bei Unsicherheiten lohnt sich eine Beratung beim zuständigen Kantonsamt oder durch einen Fachanwalt der Schweizerischen Anwaltskammer (SAV). Die kantonalen Schlichtungsbehörden für arbeitsrechtliche Streitigkeiten erleichtern aussergerichtliche Lösungen vor einem allfälligen Gang ans Gericht. Die Eidgenössische Schiedskommission und Bundesgerichtsentscheide BGE 138 III 67 sowie BGE 142 III 626 liefern Orientierung zur Vertragsauslegung nach Art. 18 OR (Vertrauensprinzip). Zudem helfen Mustervorlagen wie auf forms-legal.com bei der Wahrung der Schriftform und Vermeidung von Formmängeln nach OR Art. 11 ff. Obligatorisch ist die korrekte Bezeichnung der Parteien mit Wohnsitz bzw. Sitz, das Datum nach Schweizer Format DD.MM.YYYY sowie eine eigenhändige oder qualifiziert elektronische Unterschrift nach ZertES (SR 943.03).

Beim Ausfüllen des Datenschutz-Auskunftsgesuchs Schweiz nach DSG Art. 25-27 und DSV Art. 18-19 sind folgende Schritte zu beachten.

Abschnitt Gesuchsteller: Vollständigen Namen und Wohnadresse eintragen. Eine Identitätsnachweis-Beilage ist notwendig: Kopie des Personalausweises (Vorder- und Rückseite) oder Reisepasses genügt — gemäss Art. 25 Abs. 3 DSG darf der Verantwortliche einen Nachweis verlangen, um sicherzustellen, dass das Gesuch von der betroffenen Person selbst stammt. Bei Bevollmächtigten (z. B. Rechtsanwalt oder Vertrauensperson): zusätzlich eine unterschriebene Vollmacht der betroffenen Person beifügen.

Adressat (Verantwortlicher): Vollständige Firmenbezeichnung und Adresse. Falls bekannt: Datenschutz-Kontakt-E-Mail des Verantwortlichen (oft unter Impressum / Datenschutzseite der Website auffindbar). Gesuch direkt an den Datenschutzverantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten (DSB) adressieren.

Beziehung zum Verantwortlichen: Kundennummer, Personalnummer, Vertragsnummer oder Datum der letzten Transaktion angeben — das erleichtert dem Verantwortlichen die Identifizierung der betreffenden Datensätze erheblich und kann die Bearbeitungszeit verkürzen.

Auskunftsumfang: Zwischen vollständiger Auskunft (alle gespeicherten Personendaten) oder spezifischen Datenkategorien wählen. Wenn möglich, den Zeitraum der Geschäftsbeziehung angeben. Bei Verdacht auf spezifische Datenbearbeitungen: gezielt nach diesen fragen.

Zusätzliche Rechte: Gleichzeitig Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 DSG) oder Datenportabilität (Art. 28 DSG) geltend machen — konkret beschreiben, welche Daten fehlerhaft sind und welche korrekte Version gewünscht wird.

Fristsetzung und Hinweis: Die 30-Tage-Antwortfrist nach Art. 25 Abs. 5 DSG ausdrücklich nennen. Hinweis aufnehmen, dass bei Verletzung Beschwerde beim EDÖB oder Klage beim Zivilgericht möglich ist.

Versand: Datieren und eigenhändig unterzeichnen. Versand per Einschreiben (Schweizerische Post) empfehlenswert — mit Rückschein als Beweis des fristgerechten Eingangs. Alternativ: per E-Mail mit Lesebestätigung an die Datenschutz-E-Mail des Verantwortlichen.

Schritt 7 — Nachverfolgung der Antwortfrist: Nach dem Versand des Auskunftsgesuchs notieren Sie das Versanddatum und die 30-Tage-Antwortfrist nach Art. 25 Abs. 5 DSG. Notieren Sie sich den Stichtag (Versanddatum + 30 Tage). Erhalten Sie keine Antwort oder eine unvollständige Auskunft, stehen Ihnen folgende Rechtsmittel zur Verfügung: Beschwerde beim EDÖB (www.edoeb.admin.ch) oder Klage beim Zivilgericht am Wohnsitz des Verantwortlichen nach DSG Art. 32. Bewahren Sie alle Korrespondenz (Einschreibenbeleg, Empfangsbestätigung, allfälliges Ablehnungsschreiben) für allfällige Rechtsschritte auf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Validierungsprüfung: Nach Erstellung des Dokuments empfiehlt sich eine Endkontrolle durch eine zweite Person — bei Unternehmen idealerweise durch die Personalabteilung, die Treuhandstelle oder den HR-Verantwortlichen, bei Privatpersonen durch einen Notar des Kantons oder einen Rechtsbeistand. Die zentralen Schritte umfassen: Identifikation der Vertragsparteien mit vollständigen Adressen und gegebenenfalls Handelsregisternummer (Zefix-Nummer abrufbar unter www.zefix.ch), präzise Beschreibung der Leistung mit messbaren Kriterien, klare Regelung von Vergütung in Schweizer Franken (CHF) mit Mehrwertsteuer (MWST 8.1% gemäss MWSTG seit 1.1.2024), Vereinbarung von Fristen nach DD.MM.YYYY-Format, sowie Kündigungs- und Streitbeilegungsmechanismen. Vor der Unterschrift sollten beide Parteien den finalen Wortlaut sorgfältig durchlesen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Die elektronische Signatur nach ZertES (SR 943.03) ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, sofern sie qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist.

Das Datenschutz-Auskunftsgesuch Schweiz basiert auf folgenden zwingenden Normen des revidierten DSG (SR 235.1, in Kraft seit 1. September 2023) und der DSV.

DSG Art. 25 Abs. 1 — Auskunftsrecht: Jede betroffene Person hat das Recht, vom Verantwortlichen kostenlos Auskunft darüber zu verlangen, ob Personendaten über sie bearbeitet werden. Bei bejahender Antwort: Auskunft über alle gemäss Art. 25 Abs. 2 DSG verlangbaren Informationen.

DSG Art. 25 Abs. 2 — Umfang der Auskunft: Gespeicherte Personendaten; Bearbeitungszwecke; Aufbewahrungsdauer; Herkunft der Daten; Empfängerkategorien; Auslandsübermittlungen; Logik automatisierter Einzelentscheidungen.

DSG Art. 25 Abs. 3 — Identitätsnachweis: Der Verantwortliche darf einen Nachweis der Identität der gesuchstellenden Person verlangen.

DSG Art. 25 Abs. 4 — Kostenlosigkeit: Auskunft ist grundsätzlich kostenlos; bei unverhältnismässig aufwändigen Gesuchen kann ein angemessener Kostenbeitrag verlangt werden.

DSG Art. 25 Abs. 5 — Antwortfrist 30 Tage: Verlängerbar auf maximal drei Monate bei begründeten Ausnahmefällen; Begründung innerhalb von 30 Tagen schriftlich mitzuteilen.

DSG Art. 26 — Einschränkung des Auskunftsrechts: Verweigerung nur bei überwiegenden Interessen (Geschäftsgeheimnisse, laufende Ermittlungen); Begründungspflicht (Art. 26 Abs. 3 DSG) bei Verweigerung.

DSG Art. 28 — Datenportabilität: Herausgabe von selbst bekannt gegebenen Personendaten in gängigem elektronischen Format auf Verlangen.

DSG Art. 32 — Berichtigung: Pflicht zur Berichtigung unrichtiger, unvollständiger oder veralteter Personendaten sowie Information der Empfänger der fehlerhaften Daten.

DSG Art. 43 ff. — EDÖB: Beschwerderecht; Einleitung von Sachverhaltsabklärungen; Verfügungskompetenz (Art. 51 DSG).

DSG Art. 60 — Strafbestimmungen: Bussen bis CHF 250'000 gegen verantwortliche natürliche Personen bei vorsätzlicher Verletzung der Informationspflicht, Auskunftspflicht und Datensicherheitsanforderungen.

DSV Art. 18-19 — Auskunft: Technische Details zur Auskunftserteilung; Form der Auskunft; elektronische Übermittlung zulässig.

Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich primär aus dem Schweizer Obligationenrecht (OR, SR 220) sowie aus spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) in der Fassung vom 1.9.2023, dem Bundesgesetz über die Information und Mitsprache der Arbeitnehmer (MitwG) und gegebenenfalls dem Arbeitsgesetz (ArG, SR 822.11). Die Beweislast für die Einhaltung richtet sich nach Art. 8 ZGB (Beweislastverteilung). Die Schriftform ist nach Art. 11 ff. OR zu wahren, wobei einfache Schriftform die Unterschrift aller Verpflichteten verlangt. Für bestimmte Geschäfte (Grundstückkauf, Erbvertrag, Ehegütervertrag) gilt nach Art. 657 ZGB bzw. Art. 512 ZGB die öffentliche Beurkundung als Gültigkeitsvoraussetzung. Forms-legal.com weist darauf hin, dass diese Vorlage als Ausgangspunkt dient und im Einzelfall durch einen zugelassenen Schweizer Notar oder Rechtsanwalt zu prüfen ist.

Häufige Fehler beim Datenschutz-Auskunftsgesuch Schweiz können die Wirksamkeit des Gesuchs beeinträchtigen oder den Verantwortlichen zur (berechtigten) Verweigerung berechtigen.

Kein Identitätsnachweis beigelegt: Der Verantwortliche darf nach Art. 25 Abs. 3 DSG einen Identitätsnachweis verlangen. Fehlt dieser von Anfang an, beginnt die 30-Tage-Frist erst ab Eingang des Nachweises zu laufen — was die Auskunft um Wochen verzögert. Stets eine Ausweiskopie (geschwärzte Passnummer empfohlen) beifügen.

Kein Verweis auf Beziehung zum Verantwortlichen: Ein Gesuch ohne Kundennummer, Vertragsnummer oder sonstige Referenz zwingt den Verantwortlichen zur aufwändigen manuellen Suche. Das kann die Frist verlängern oder — bei grossen Unternehmen mit Millionen von Kunden — dazu führen, dass nur unvollständige Auskunft erteilt wird.

Auskunftsumfang zu vage oder zu weit: «Bitte schicken Sie mir alle meine Daten» ohne Angabe von Kategorien oder Zeitraum ist rechtlich zulässig, aber in der Praxis schwer zu beantworten. Eine strukturierte Anfrage — aufgeteilt nach Datenkategorien oder Zeiträumen — führt zu einer qualitativ besseren und vollständigeren Auskunft.

Kein Hinweis auf die 30-Tage-Frist: Ohne ausdrückliche Nennung der Antwortfrist nach Art. 25 Abs. 5 DSG behandeln manche Verantwortliche das Gesuch als informelle Anfrage ohne Fristbindung. Die klare Nennung der Frist und der Konsequenzen bei Nichtbeachten (EDÖB-Beschwerde, Zivilklage) erhöht die Compliance.

Fehlende Erwähnung des EDÖB: Ohne Hinweis auf das Beschwerderecht beim EDÖB (www.edoeb.admin.ch) fehlt dem Gesuch das Druckpotenzial. Verantwortliche, die wissen, dass die betroffene Person ihre Rechte kennt, reagieren erfahrungsgemäss schneller und vollständiger.

Zusätzliche Rechte nicht gleichzeitig geltend gemacht: Berichtigung (Art. 32 DSG) und Datenportabilität (Art. 28 DSG) können gleichzeitig mit dem Auskunftsgesuch geltend gemacht werden — das spart Zeit und Korrespondenz. Werden sie später separat eingefordert, beginnen separate Fristen.

Gesuch nicht per Einschreiben versandt: Ohne Zustellnachweis kann der Verantwortliche bestreiten, das Gesuch erhalten zu haben. Per Einschreiben mit Rückschein oder per E-Mail mit Lesebestätigung versenden.

Gesuch an falsche Stelle gesandt: Grosse Unternehmen haben oft separate Datenschutz-E-Mail-Adressen oder Datenschutzbeauftragte. Ein Gesuch an den allgemeinen Kundendienst kann unbearbeitet bleiben oder intern verzögert weitergeleitet werden.