Arbeitszeiterfassung Schweiz (ArG Art. 46)

Die Arbeitszeiterfassung (ArG Art. 46) ist ein in der Schweiz nach ArG Art. 46 (Auskunfts- und Aufzeichnungspflicht) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Der Geltungsbereich der Arbeitszeiterfassung Schweiz erfasst grundsätzlich alle Arbeitnehmer, die unter das ArG fallen — also rund 90 Prozent aller Beschäftigten in Industrie, Handel, Dienstleistungssektor und Buroberufen. Ausgenommen sind nach ArG Art. 3 nur leitende Angestellte mit höherer Stellung, Lehrer, Geistliche, Aussendienstmitarbeiter sowie Familienbetriebe. Auch Mitarbeiter von Banken, Versicherungen, Beratungsfirmen und IT-Unternehmen unterliegen der Erfassungspflicht — auch wenn die schweizerische Wirtschaftspraxis dies oft anders handhabt.

Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) hat im Jahr 2015 in einer Wegleitung klargestellt, dass die Erfassung in elektronischer oder Papierform geführt werden kann, sofern die Daten nachträglich nicht verändert werden können und durch Vorgesetzte und kantonale Arbeitsinspektorate jederzeit eingesehen werden können. Beliebte digitale Werkzeuge sind Tipp-Top, Mocoapp, Bexio und SAP SuccessFactors.

Drei Erfassungsmodelle sieht die Verordnung vor: Erstens die vollständige Erfassung nach ArGV 1 Art. 73 Abs. 1 mit Beginn, Ende und Dauer der Arbeit sowie Pausen über einer halben Stunde. Zweitens die vereinfachte Erfassung nach ArGV 1 Art. 73a Abs. 1, die nur die tägliche Arbeitsdauer dokumentiert; sie ist zulässig für Arbeitnehmer mit weitgehend frei gestaltbarer Arbeitszeit, sofern eine Gesamtarbeitsvertragsregelung oder eine schriftliche Einzelvereinbarung dies vorsieht und die Sozialpartner mitwirken (über Schweizerischer Gewerkschaftsbund SGB oder Travail.Suisse). Drittens der vollständige Erfassungsverzicht nach ArGV 1 Art. 73b Abs. 1 für Arbeitnehmer mit Bruttojahreslohn über CHF 120'000 (inkl. Boni) und grosser Autonomie bei Arbeitszeitgestaltung; eine Gesamtarbeitsvertragsregelung in der Branche ist zwingend, und der Arbeitnehmer muss schriftlich zustimmen.

Wöchentliche Höchstarbeitszeit nach ArG Art. 9 ist branchenabhängig: 45 Stunden in Industrie, Handel und Büro, 50 Stunden in allen anderen Branchen einschliesslich Hotellerie, Detailhandel und Handwerk. Überzeit über diese Höchstgrenzen hinaus ist nach ArG Art. 13 mit einem Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent oder durch Freizeit auszugleichen — anders als Überstunden im OR-Sinn (OR Art. 321c), die innerhalb der vertraglichen Wochenarbeitszeit liegen und ohne Zuschlag kompensiert werden können.

Kantonale Arbeitsinspektorate wie das Amt für Wirtschaft und Arbeit Zürich (AWA), das beco Berner Wirtschaft, das Office cantonal de l'inspection et des relations du travail (OCIRT) Genf und die Sozial- und Präventivmedizin Schweiz führen regelmässige Stichproben durch. Bei fehlender oder mangelhafter Arbeitszeiterfassung droht nach ArG Art. 59 Abs. 1 Buchst. b eine Busse bis CHF 5'000 für den Arbeitgeber. Verwandte Dokumente sind die Lohnabrechnung nach OR Art. 323b zur Dokumentation der Lohnzuschläge für Überzeit sowie die Spesenabrechnung nach OR Art. 327a für Aussendiensteinsätze.

Arbeitszeiterfassung Schweiz wird in jedem Arbeitsverhältnis benötigt, das unter den Geltungsbereich des Arbeitsgesetzes fällt — also bei nahezu allen unselbstständigen Beschäftigungen mit Ausnahme der in ArG Art. 3 genannten Sonderkategorien.

Erste typische Situation — Industriebetrieb mit Schichtarbeit: Produzierende Unternehmen mit Tag-, Früh- und Spaetschicht müssen jede Stunde minutiose erfassen, da Sonntags- und Nachtarbeit nach ArG Art. 17-19 bewilligungspflichtig sind und mit Lohnzuschlägen entschädigt werden müssen. Schichtpläne und Stempelkartenausdrucke erfüllen die Anforderungen an die vollständige Erfassung nach ArGV 1 Art. 73, sofern sie individuell pro Mitarbeiter zugeordnet sind.

Zweite Situation — Büro und Verwaltung mit Gleitzeit: Auch in Vertrauensarbeitszeit-Modellen mit Gleitzeit oder Jahresarbeitszeit muss die tägliche Arbeitsdauer erfasst werden. Werden Beginn und Ende durch elektronische Stempeluhren oder Software wie Tipp-Top oder PROFFIX erfasst, ist die vollständige Erfassung erfüllt. Wird nur die Tagesdauer eingegeben, gilt die vereinfachte Erfassung nach ArGV 1 Art. 73a — diese ist nur zulässig, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag oder eine schriftliche Einzelvereinbarung dies vorsieht.

Dritte Situation — Hotellerie und Gastronomie: Im L-GAV der Hotellerie und Gastronomie (Landesgesamtarbeitsvertrag für das Schweizer Gastgewerbe) ist die Erfassungspflicht streng geregelt. Restaurantmitarbeiter erhalten typischerweise einen Arbeitszeitausweis am Monatsende mit Aufschlüsselung in Pflichtstunden, Überstunden, Sonntags- und Feiertagsarbeit. Verstösse werden vom kantonalen Arbeitsinspektorat in Zusammenarbeit mit den Sozialpartnern Hotel & Gastro Union und GastroSuisse geahndet.

Vierte Situation — Handwerk und Baugewerbe: Auf Baustellen muss die Arbeitszeit nach Vorgabe des Landesmantelvertrags des Schweizer Bauhauptgewerbes (LMV) erfasst werden. Polier oder Vorarbeiter dokumentieren Beginn, Ende und Pausen pro Mitarbeiter, mehrheitlich über Tablet-Apps der Suva oder Branchen-Software wie Sage Bau oder InfoConsult. Bei Verkehrsbetrieben gilt zusätzlich die Verordnung über die Arbeits- und Ruhezeit der berufsmässigen Führer von leichten Personentransportfahrzeugen (ARV 2, SR 822.222).

Fünfte Situation — Hochlohnbezüger und C-Level: Für Mitarbeiter mit Bruttojahreslohn über CHF 120'000 inkl. Boni und mit grosser Autonomie bei der Arbeitszeitgestaltung kann nach ArGV 1 Art. 73b Abs. 1 vollständig auf die Erfassung verzichtet werden. Voraussetzungen: Branchen-Gesamtarbeitsvertrag, schriftliche Einzelvereinbarung, jährliches Mitarbeitergespräch zur Arbeitsbelastung sowie Anonymität bei kantonalen Kontrollen.

Sechste Situation — Lehrlinge, Praktikanten, Saisonniers: Auszubildende nach Berufsbildungsgesetz (BBG, SR 412.10) unterliegen der vollständigen Erfassungspflicht ohne Ausnahme. Lehrbetriebe müssen die Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit für Jugendliche unter 18 Jahren (max 9 Stunden pro Tag, 45 Stunden pro Woche, ArG Art. 31) besonders dokumentieren. Praktikanten ohne Lehrvertrag werden nach normalem Arbeitsgesetz behandelt; Saisonarbeiter im Tourismus oder in der Landwirtschaft gleichermassen.

Siebte Situation — Homeoffice und Telearbeit: Seit der Pandemie 2020 hat das SECO klargestellt, dass auch Homeoffice-Arbeitszeit erfasst werden muss. Tools wie Microsoft Teams Logs, Cloud-basierte Stempelsoftware oder Excel-Tabellen sind zulässig, sofern Manipulation ausgeschlossen ist. Bei kantonalen Inspektionen muss der Arbeitgeber die Erfassungsdaten innert kurzer Zeit vorlegen können.

Arbeitszeiterfassung Schweiz muss bestimmte Pflichtangaben nach ArGV 1 Art. 73 enthalten, damit die kantonalen Arbeitsinspektorate und das SECO die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten und Lohnzuschläge prüfen können. Forms-legal.com stellt ein rechtssicheres Muster zur Verfügung, das alle gesetzlich geforderten Daten gemäss ArGV 1 Art. 73 Abs. 1 enthält.

Identifikationsdaten Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Vollständiger Firmenname mit Geschäftsadresse, UID-Nummer aus dem Bundesregister im Format CHE-XXX.XXX.XXX (vergeben durch das Bundesamt für Statistik), Vor- und Nachname des Arbeitnehmers, AHV-Nummer im Format 756.XXXX.XXXX.XX, Funktion und Beschäftigungsgrad in Prozent. Die UID-Nummer dient der eindeutigen Zuordnung im Suva-Prämienverfahren, in den AHV-Beitragsabrechnungen und im Mehrwertsteuerregister bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV).

Vollständige Erfassung nach ArGV 1 Art. 73 Abs. 1: Beginn der Arbeit, Ende der Arbeit, Beginn und Ende jeder Pause über 30 Minuten, gesamte Tagesarbeitszeit netto. Format Stunden:Minuten (HH:MM). Wird die Arbeitszeit über elektronische Stempeluhren erfasst, müssen die Datensätze unveränderbar sein; nachträgliche Korrekturen müssen mit Begründung, Datum und Initialen der korrigierenden Person ergänzt werden (Audit-Trail nach SECO-Wegleitung 2015).

Vereinfachte Erfassung nach ArGV 1 Art. 73a: Nur die tägliche Arbeitsdauer ist zu erfassen. Voraussetzung: Mitarbeiter mit weitgehend frei gestaltbarer Arbeitszeit, schriftliche Einzelvereinbarung oder Gesamtarbeitsvertrag, schriftliche Mitwirkung der Sozialpartner. Der Schweizerische Gewerkschaftsbund (SGB) und Travail.Suisse vertreten die Arbeitnehmerseite; die Arbeitgeberverband Schweiz (Arbeitgeberverband) und der Schweizerische Gewerbeverband (sgv) vertreten die Arbeitgeberseite. Eine reine einzelvertragliche Vereinbarung ohne Sozialpartner-Mitwirkung ist unzulässig.

Verzicht auf Erfassung nach ArGV 1 Art. 73b: Voraussetzungen kumulativ: Bruttojahreslohn über CHF 120'000 inkl. Boni, grosse Autonomie der Arbeitszeitgestaltung, Gesamtarbeitsvertrag in der Branche, schriftliche Einzelvereinbarung mit jährlicher Bestätigung, jährliches Mitarbeitergespräch zur Arbeitsbelastung. Ohne diese kumulativen Voraussetzungen ist der Verzicht unwirksam und kantonale Arbeitsinspektorate können Bussen verhängen.

Überstunden und Überzeit unterscheiden: Überstunden nach OR Art. 321c liegen innerhalb der vertraglichen Wochenarbeitszeit (z.B. 42 Std vereinbart, 45 Std geleistet) und werden mit 25 Prozent Lohnzuschlag entschädigt oder durch Freizeit kompensiert. Überzeit nach ArG Art. 12-13 liegt über der gesetzlichen Höchstarbeitszeit (45 Std Industrie, 50 Std übrige) und ist auf 170 Stunden pro Jahr (Industrie/Handel) bzw. 140 Stunden pro Jahr (übrige) begrenzt; Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent ist zwingend.

Pausenregelung nach ArG Art. 15: Pausen über 5.5 Stunden Arbeit mind. 15 Minuten, über 7 Stunden Arbeit mind. 30 Minuten, über 9 Stunden Arbeit mind. 60 Minuten. Pausen werden nicht zur Arbeitszeit gerechnet, ausser sie sind betrieblich vorgeschrieben (z.B. Kernzeiten). Pausen unter 30 Minuten müssen nicht in der Erfassung dokumentiert werden, sofern der Arbeitnehmer das Arbeitsplatzgelände nicht verlassen darf.

Ferienanspruch dokumentieren: Ferienanspruch nach OR Art. 329a mind. 4 Wochen pro Jahr (5 Wochen für Jugendliche unter 20), bezogene Tage und verbleibender Saldo. Krankheit und Unfall während Ferien werden nach OR Art. 329d nicht als Ferientage gezaehlt, sofern ärztlich attestiert. Sonntags- und Feiertagsarbeit nach ArG Art. 18-20 ist gesondert mit Lohnzuschlag von 50 Prozent zu erfassen.

Verwandte Dokumente: Die Lohnabrechnung nach OR Art. 323b dokumentiert die monatlichen Lohnzuschläge für Überstunden, Überzeit, Sonntags- und Nachtarbeit. Die Spesenabrechnung nach OR Art. 327a erfasst Aussendiensteinsätze, deren Reisezeit teilweise als Arbeitszeit zählt. Aufbewahrungsfrist der Erfassungsbelege beträgt nach ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 mindestens fünf Jahre — länger empfohlen wegen Verjährungsfristen bei Lohnstreitigkeiten.

Arbeitszeiterfassung Schweiz korrekt zu führen erfordert systematisches Vorgehen, damit die Aufzeichnungen den Anforderungen des ArG und der ArGV 1 entsprechen und kantonale Inspektionen problemlos bestanden werden können.

Schritt 1 — Erfassungsmodell festlegen: Vor Aufnahme der Erfassung entscheiden, ob vollständige Erfassung nach ArGV 1 Art. 73 (Standardfall für alle Mitarbeiter), vereinfachte Erfassung nach Art. 73a (autonome Mitarbeiter mit GAV oder Einzelvereinbarung) oder Verzicht nach Art. 73b (Hochlohnbezüger über CHF 120'000 mit GAV) zur Anwendung kommt. Bei Unsicherheit kantonale Arbeitsinspektorate (z.B. AWA Zürich, beco Bern, OCIRT Genf) konsultieren.

Schritt 2 — Erfassungssystem einrichten: Elektronische Lösungen wie Tipp-Top, Bexio, mocoapp, ProRata, PROFFIX, Sage 50 Lohnbuchhaltung oder branchenspezifische Software (Sage Bau im Handwerk, Pep im Gesundheitswesen) bevorzugen — sie erfüllen automatisch die Manipulationssicherheit. Papierform mit handschriftlichen Eintragungen ist zulässig, erfordert jedoch monatlich gegengezeichnete Stempelkarten und Aufbewahrung in einem nicht manipulierbaren System.

Schritt 3 — Stammdaten Mitarbeiter erfassen: Vor- und Nachname, AHV-Nummer 756.XXXX.XXXX.XX, Funktion und Beschäftigungsgrad in Prozent, vertragliche Wochenarbeitszeit in Stunden (z.B. 42 Std bei Vollzeit Büro, 41.5 Std nach L-GAV Hotellerie), branchenübliche Höchstarbeitszeit (45 Std Industrie/Handel/Büro, 50 Std übrige), Ferienanspruch in Tagen pro Jahr (mind. 20 Werktage = 4 Wochen).

Schritt 4 — Tagesweise Erfassung: Bei vollständiger Erfassung jeden Tag Beginn der Arbeit (z.B. 08:00), Beginn und Ende jeder Pause über 30 Minuten (z.B. 12:00-13:00 Mittagspause), Ende der Arbeit (z.B. 17:30) eintragen. System berechnet automatisch die Tagesarbeitszeit netto. Bei Krankheit oder Ferien Status 'Krank' bzw. 'Ferien' eintragen mit Hinweis auf Arztzeugnis oder Ferienantrag.

Schritt 5 — Monatliche Auswertung: Nach Monatsende Sollstunden (basierend auf Pensum und Arbeitstagen) und Iststunden (tatsächlich geleistete Arbeit) gegenueberstellen. Differenz aufteilen in Überstunden (innerhalb der gesetzlichen Höchstarbeitszeit) und Überzeit (zusätzlich). Sonntags- und Nachtarbeit nach ArG Art. 17-19 separat ausweisen mit Lohnzuschlagsberechnung.

Schritt 6 — Überstunden- und Überzeit-Behandlung: Überstunden mit 25 Prozent Zuschlag (OR Art. 321c) entschädigen oder als Freizeit kompensieren — Vereinbarung im Arbeitsvertrag prüfen. Überzeit nach ArG Art. 13 zwingend mit 25 Prozent Lohnzuschlag oder Freizeitausgleich entschädigen, max 170 Stunden pro Jahr (Industrie/Handel) bzw. 140 Stunden pro Jahr (übrige Branchen).

Schritt 7 — Pausen und Ferien dokumentieren: Pausenregelung nach ArG Art. 15 einhalten — mind. 15 Min bei 5.5 Std, 30 Min bei 7 Std, 60 Min bei 9 Std Arbeit. Ferienanspruch monatlich aktualisieren (Saldo bezogene Tage minus genommene Tage). Ferientage werden nach OR Art. 329d in Werktagen oder Arbeitstagen gerechnet — vertragliche Regelung beachten.

Schritt 8 — Aufbewahrung und Inspektion: Erfassungsbelege gemäss ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 mindestens fünf Jahre aufbewahren — empfohlen 10 Jahre wegen Verjährungsfristen bei Lohnstreitigkeiten nach OR Art. 128. Bei Inspektionen durch kantonale Arbeitsinspektorate oder das SECO Daten innert kurzer Zeit elektronisch oder in Papierform vorlegen können. Über die Inspektionsergebnisse erstellen die Behörden Prüfberichte mit allfälligen Massnahmen oder Bussen.

Arbeitszeiterfassung Schweiz unterliegt einem komplexen Zusammenspiel aus Bundes- und Kantonsrecht, Gesamtarbeitsverträgen sowie behördlichen Wegleitungen, die den Arbeitgeber verpflichten und im Verstossfall mit Bussen sanktioniert werden.

Grundpflicht nach ArG Art. 46: Der Arbeitgeber hält die Verzeichnisse oder andere Unterlagen zur Verfügung, aus denen die für den Vollzug des Arbeitsgesetzes erforderlichen Angaben ersichtlich sind. Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber, der unter den Geltungsbereich des ArG nach Art. 1 ff. fällt — also nahezu alle Arbeitnehmer mit Ausnahme der in Art. 3 genannten Sonderkategorien.

Konkretisierung in ArGV 1 Art. 73: Verzeichnisse und Unterlagen müssen Angaben enthalten zu Personalien des Arbeitnehmers, Art und Dauer des Arbeitsverhältnisses, täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit einschliesslich Sonntags- und Nachtarbeit, Pausen ab 30 Minuten, Lage und Dauer der Pausen, wöchentlichem freien Halbtag oder Ersatzruhezeit, Ferien und Lohnausgleich. Aufbewahrungsfrist mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (Art. 73 Abs. 2).

Vereinfachte Erfassung nach ArGV 1 Art. 73a: Zulaessig für Arbeitnehmer mit weitgehend frei gestaltbarer Arbeitszeit, sofern eine schriftliche Vereinbarung mit den Sozialpartnern oder im Gesamtarbeitsvertrag vorliegt. Die tägliche Arbeitsdauer wird erfasst; Beginn, Ende und Pausen können entfallen. Mitwirkung der Sozialpartner ist konstitutives Element — eine reine Einzelvereinbarung ohne Branchenregelung ist unwirksam (SECO-Wegleitung 2015 zu ArGV 1 Art. 73a).

Verzicht auf Erfassung nach ArGV 1 Art. 73b: Vier kumulative Voraussetzungen: erstens Bruttojahreslohn über CHF 120'000 inkl. Bonuszahlungen, Anpassung an Lohnentwicklung; zweitens grosse Autonomie der Arbeitszeitgestaltung; drittens Branchen-Gesamtarbeitsvertrag, der den Verzicht zulaesst; viertens schriftliche Einzelvereinbarung mit jährlicher Erneuerung sowie jährliches Mitarbeitergespräch zur Arbeitsbelastung. Fehlt eine Voraussetzung, ist der Verzicht unwirksam und vollständige Erfassung nach Art. 73 ist zwingend.

Wöchentliche Höchstarbeitszeit nach ArG Art. 9: 45 Stunden pro Woche für Industriebetriebe, Bueroangestellte, technische Angestellte sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben des Detailhandels; 50 Stunden pro Woche für alle übrigen Arbeitnehmer einschliesslich Hotellerie, Detailhandel und Handwerk. Überzeit über diese Grenzen ist auf 170 Stunden pro Jahr (Industrie/Handel) bzw. 140 Stunden pro Jahr (übrige) begrenzt.

Lohnzuschlag für Überzeit nach ArG Art. 13: Überzeit ist mit einem Lohnzuschlag von mindestens 25 Prozent zu entschädigen, sofern sie nicht durch Freizeit gleicher Dauer ausgeglichen wird. Sonntagsarbeit nach ArG Art. 19 Abs. 3 mit 50 Prozent Zuschlag, Nachtarbeit nach ArG Art. 17b mit 25 Prozent Zuschlag.

Datenschutz und Einsichtsrecht: Arbeitszeitdaten sind Personendaten nach DSG Art. 5 Buchst. a (revidiertes Bundesgesetz über den Datenschutz, in Kraft seit 1.9.2023). Der Arbeitgeber darf Daten nur für den Zweck der Arbeitszeitkontrolle und Lohnberechnung verarbeiten. Der Arbeitnehmer hat nach DSG Art. 25 Auskunftsrecht und nach DSG Art. 32 Berichtigungsrecht.

Sanktionen bei Verstössen: Fehlende oder mangelhafte Erfassung führt nach ArG Art. 59 Abs. 1 Buchst. b zu Büssen bis CHF 5'000 für den Arbeitgeber. Bei vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzungen der Höchstarbeitszeitvorschriften nach ArG Art. 9 ff. greift Art. 59 Abs. 1 Buchst. a mit Büssen bis CHF 5'000 pro Verstoss. Wiederholte oder schwere Verstösse werden mit Strafanzeige beim kantonalen Untersuchungsrichter weiterverfolgt.

Arbeitszeiterfassung Schweiz weist in der Praxis wiederkehrende Fehler auf, deren Vermeidung Bussen, Lohnnachzahlungen und Streitigkeiten mit den kantonalen Arbeitsinspektoraten verhindert.

Fehler 1 — Vollständiger Verzicht ohne GAV-Grundlage: Arbeitgeber, die mit Hochlohnbezügern über CHF 120'000 einen einseitigen Verzicht auf Arbeitszeiterfassung vereinbaren, ohne dass ein Branchen-Gesamtarbeitsvertrag den Verzicht zulaesst, verstossen gegen ArGV 1 Art. 73b. Bundesgericht BGer 4A_528/2018 hat klargestellt, dass die kumulativen Voraussetzungen — Bruttojahreslohn, Autonomie, GAV, Einzelvereinbarung, Mitarbeitergespräch — alle erfüllt sein müssen. Ohne GAV ist auch bei Geschäftsleitungsmitgliedern die vollständige Erfassung nach Art. 73 zwingend.

Fehler 2 — Vereinfachte Erfassung ohne Sozialpartner-Mitwirkung: Vereinfachte Erfassung nach ArGV 1 Art. 73a setzt schriftliche Vereinbarung mit den Sozialpartnern voraus. Eine rein einzelvertragliche Regelung ohne Mitwirkung von Schweizerischem Gewerkschaftsbund (SGB), Travail.Suisse oder branchenspezifischer Gewerkschaft genügt nicht. Falsche Anwendung führt nach Inspektion zur Anordnung der vollständigen Erfassung mit Rückwirkung sowie zu Nachforderungen von Lohnzuschlägen für Überzeit.

Fehler 3 — Verwechslung Überstunden und Überzeit: Überstunden nach OR Art. 321c liegen innerhalb der gesetzlichen Höchstarbeitszeit und unterliegen einer dispositiven Regelung — Lohnzuschlag oder Freizeitausgleich kann vertraglich abbedungen werden. Überzeit nach ArG Art. 12 überschreitet die Höchstarbeitszeit und unterliegt der zwingenden Regelung des Art. 13 — der 25-Prozent-Lohnzuschlag ist nicht abdingbar. Falsche Klassifikation führt zu Lohnnachforderungen mit Verzugszinsen.

Fehler 4 — Pausen nicht oder falsch erfasst: Pausen über 30 Minuten müssen nach ArGV 1 Art. 73 mit Beginn und Ende dokumentiert werden, da sie nicht zur Arbeitszeit zählen. Werden Mittagspausen von einer Stunde irrtümlich als Arbeitszeit geführt, ergibt sich rechnerisch eine fiktive Stundenmehrleistung, die zu Lohnnachforderungen führt. Fehlt die Mindestpause nach ArG Art. 15, drohen Bussen wegen Verletzung der Pausenregelung.

Fehler 5 — Aufbewahrungsfrist unterschritten: Erfassungsbelege müssen mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Vorzeitige Vernichtung — etwa nach Ende eines Arbeitsverhältnisses oder bei Wechsel des Erfassungssystems — ist unzulässig und macht den Arbeitgeber bei Inspektionen nachweispflichtig. Bei Lohnstreitigkeiten verjähren Forderungen erst nach 5 Jahren (OR Art. 128), bei Schadenersatz teilweise erst nach 10 Jahren.

Fehler 6 — Manipulation oder nachträgliche Änderung: Arbeitszeitdaten müssen nachweislich unveränderbar sein. Nachträgliche Korrekturen ohne Audit-Trail (Datum, Begründung, Initialen) führen bei kantonalen Inspektionen zur Annahme von Manipulation und entsprechenden Bussen nach ArG Art. 59. Korrekte Vorgehensweise: Korrekturen mit Originaleintrag, Aenderungsdatum und Identifikation der korrigierenden Person dokumentieren — moderne Software wie Tipp-Top oder Bexio bietet automatisch einen Audit-Trail.