Monatliche Lohnabrechnung Schweiz (OR Art. 323b)

Die Monatliche Lohnabrechnung ist ein in der Schweiz nach OR Art. 323b (Lohnabrechnung Pflichtangaben) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Die schweizerische Lohnabrechnung dokumentiert das gesamte Lohnsystem mit seinen drei Säulen: Bruttolohn (Grundlohn, Zulagen, Boni, Kinderzulagen, Pauschalspesen), gesetzliche und reglementarische Abzüge (AHV/IV/EO, ALV, NBU, BVG, Quellensteuer) sowie Nettolohn auszahlbar. Die monatliche Lohnabrechnung Schweiz dient zugleich als Beleg für den Arbeitnehmer im Verkehr mit Behörden — Steuererklärung bei der kantonalen Steuerverwaltung, Mietkautionsantrag bei Vermietern, Kreditprüfung bei Banken — und als Beweismittel in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten.

Der Inhalt der Lohnabrechnung ist in OR Art. 323b Abs. 1 nicht abschliessend geregelt; Best Practice nach Schweizerischer Treuhandkammer und Schweizerischem Treuhand- und Revisionsverband Treuhand|Suisse umfasst: Personalien Arbeitgeber und Arbeitnehmer, AHV-Nummer 13-stellig, Abrechnungsmonat, Brutto-Lohnbestandteile einzeln aufgeschlüsselt, prozentuale und betragliche Abzüge für AHV/IV/EO 5.3 Prozent (Arbeitnehmeranteil), ALV 1.1 Prozent bis CHF 148'200 Jahreslohn, NBU-Prämie nach Branchentarif, BVG-Pflichtbeitrag nach Vorsorge-Reglement, Quellensteuer nach kantonalem Tarif sowie Familienzulagen nach kantonalem Familienzulagengesetz.

AHV/IV/EO-Beitrag beläuft sich nach AHVG Art. 5 ff. auf insgesamt 10.6 Prozent des AHV-pflichtigen Lohns (Stand 2024) und wird hälftig zwischen Arbeitgeber (5.3 Prozent) und Arbeitnehmer (5.3 Prozent) aufgeteilt. Der ALV-Beitrag nach AVIG Art. 3 beträgt 2.2 Prozent bis CHF 148'200 Jahreslohn (Solidaritätsbeitrag 1 Prozent darüber), je 1.1 Prozent zu Lasten Arbeitgeber und Arbeitnehmer. NBU-Prämie wird nach Branchenrisiko durch Suva oder privaten UVG-Versicherer festgelegt; der Arbeitnehmeranteil beträgt typischerweise 1.0 bis 1.5 Prozent des Lohns.

BVG-Pflichtbeitraege nach Art. 8 ff. BVG (Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge, SR 831.40) hangen vom versicherten Verdienst und Alter des Arbeitnehmers ab; Mindestbeitragssätze beginnen bei 7 Prozent für 25-34-Jährige und steigen auf 18 Prozent für 55-65-Jährige des koordinierten Lohnes (Bruttolohn minus Koordinationsabzug von CHF 25'725, 2024). Reglementarische Vorsorgebeitraege können zusätzlich gehen, sofern die Vorsorgeeinrichtung eine erweiterte Vorsorge anbietet.

Quellensteuer nach DBG Art. 83 ff. und StHG Art. 32 ff. (Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer, SR 642.11; Steuerharmonisierungsgesetz, SR 642.14) gilt für ausländische Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung C sowie für Schweizer Bürger mit Wohnsitz im Ausland. Der Quellensteuersatz richtet sich nach kantonalem Tarif und berücksichtigt Lohnhoehe, Familienstand und Anzahl Kinder. Der Arbeitgeber zieht die Quellensteuer monatlich vom Lohn ab und überweist sie nach DBG Art. 88 an die kantonale Steuerverwaltung. Verwandte Dokumente: Arbeitszeiterfassung nach ArG Art. 46 als Grundlage der Lohnberechnung, Spesenabrechnung nach OR Art. 327a für notwendige Auslagen sowie Quellensteuerabrechnung nach DBG Art. 88 für ausländische Mitarbeiter.

Monatliche Lohnabrechnung Schweiz wird in jedem schweizerischen Arbeitsverhältnis benötigt, in dem ein Arbeitnehmer von einem Arbeitgeber unselbstständige Erwerbsarbeit verrichtet — also bei rund 4.5 Millionen Arbeitsverhältnissen über alle Branchen hinweg.

Erste typische Situation — Standard-Lohnzahlung Monat für Monat: Bei vereinbarter monatlicher Lohnzahlung muss der Arbeitgeber zwingend mit jeder Auszahlung eine Lohnabrechnung übergeben. OR Art. 323 Abs. 1 schreibt vor, dass der Lohn bis Ende Monat zu zahlen ist, sofern keine andere Vereinbarung besteht. Die Abrechnung wird typischerweise mit der Lohnüberweisung am 25. bis 28. Tag des Monats per Post oder per Mitarbeiterportal (z.B. Bexio, ABACUS, SAP SuccessFactors) zugestellt.

Zweite Situation — Lohnzahlung im 13-Monats-Lohn-System: Bei der weit verbreiteten Vereinbarung eines 13. Monatslohns wird dieser typischerweise im November oder Dezember ausbezahlt. Die Abrechnung für den 13. Monatslohn ist gesondert zu erstellen und muss die Sozialversicherungsabzüge auf den Bonus separat ausweisen. Achtung: Der 13. Monatslohn ist nach OR Art. 322a Abs. 1 nur dann geschuldet, wenn er vertraglich zugesichert wurde; der Anspruch besteht pro rata temporis für angefangene Monate.

Dritte Situation — Stundenlohn statt Monatslohn: Stundenlohn-Abrechnungen werden monatlich auf Basis der erfassten Stunden gemäss Arbeitszeiterfassung nach ArG Art. 46 erstellt. Der Stundenlohn enthält typischerweise einen Ferienzuschlag (mind. 8.33 Prozent für 4 Wochen Ferien) sowie einen 13.-Monatslohn-Zuschlag (8.33 Prozent), die separat auszuweisen sind. Bei Aufgabe der Anstellung sind nicht bezogene Ferien gemäss OR Art. 329d in Geld auszubezahlen.

Vierte Situation — Provisions- und Akkordlohn: Bei Provision nach OR Art. 322b oder Akkord nach OR Art. 326 ergeben sich monatlich variable Löhne. Die Lohnabrechnung muss die Bemessungsgrundlage transparent zeigen (z.B. Umsatz x Provisionssatz), damit der Arbeitnehmer die Berechnung nachvollziehen kann. Bundesgericht BGer 4A_123/2017 hat klargestellt, dass intransparente Provisionsabrechnungen den Arbeitgeber im Streitfall belasten.

Fünfte Situation — Krankheit, Unfall und Mutterschaft: Bei Lohnfortzahlung nach OR Art. 324a-b während Krankheit muss die Abrechnung den Lohnausfall (volle 80 Prozent oder 100 Prozent je nach Vereinbarung) und die Krankentaggeld-Versicherungsleistung separat ausweisen. Bei Mutterschaftsentschädigung nach EOG Art. 16b (98 Tage, 80 Prozent des durchschnittlichen Erwerbseinkommens, max CHF 220 pro Tag) erhält die Mutter die EO-Entschädigung direkt von der AHV-Ausgleichskasse oder via Arbeitgeber.

Sechste Situation — Kündigung und Schlussabrechnung: Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss eine Schlussabrechnung erstellt werden, die über die reguläre Monatsabrechnung hinausgeht: nicht bezogene Ferien in Geld, anteiliger 13. Monatslohn pro rata temporis, Überstunden- und Überzeit-Saldo, Spesenrückforderungen sowie etwaige Vorschussrückforderungen. Bei fristloser Kündigung nach OR Art. 337 oder 337c wird zusätzlich der Lohn für die nicht eingehaltene Kündigungsfrist als Schadenersatz geschuldet.

Siebte Situation — Quellensteuerpflichtige Mitarbeiter: Bei ausländischen Arbeitnehmern ohne Niederlassungsbewilligung C unterliegt der Lohn der kantonalen Quellensteuer nach DBG Art. 83 ff. Der Arbeitgeber muss die Quellensteuer monatlich vom Bruttolohn abziehen, in der Lohnabrechnung separat ausweisen und an die kantonale Steuerverwaltung abliefern. Bei Wegzug aus dem Kanton oder Erlangung der C-Bewilligung ändert sich der Steuerstatus — die Schlussabrechnung dokumentiert diese Änderungen.

Monatliche Lohnabrechnung Schweiz muss bestimmte Pflicht- und Empfehlungsangaben enthalten, damit sie den Anforderungen des OR und der Best Practice der Schweizerischen Treuhandkammer genügt. Forms-legal.com stellt ein rechtssicheres Muster zur Verfügung, das alle gesetzlichen Pflichtangaben gemäss OR Art. 323b und die üblichen Aufschlüsselungen enthält.

Identifikation Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Vollständiger Firmenname mit Geschäftsadresse, UID-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX, AHV-Ausgleichskasse mit Kassennummer (z.B. SVA Zürich Kassen-Nr. 8025), Vor- und Nachname Arbeitnehmer, AHV-Nummer 13-stellig 756.XXXX.XXXX.XX, Funktion und Beschäftigungsgrad in Prozent, Eintrittsdatum und ggf. Austrittsdatum.

Bruttolohn-Bestandteile aufgeschlüsselt: Grundlohn nach Vertrag (z.B. CHF 7'500 bei Vollzeit, anteilig bei Teilzeit), Überstunden-Entschädigung mit 25-Prozent-Lohnzuschlag nach OR Art. 321c bzw. ArG Art. 13, Schicht-, Sonntags- und Nachtzuschlaege nach ArG Art. 17b ff., Familien- und Kinderzulagen nach Familienzulagengesetz (FamZG, SR 836.2; mind. CHF 200 pro Kind bis 16 Jahre, CHF 250 in Ausbildung bis 25 Jahre, kantonal teilweise höher), Bonus oder 13. Monatslohn nach OR Art. 322a, Pauschalspesen die ganz oder teilweise AHV-pflichtig sind nach Suva-Praxis. Brutto-Total als Summe.

AHV/IV/EO-Beitrag: Nach AHVG Art. 5 ff. insgesamt 10.6 Prozent des AHV-pflichtigen Lohns, hälftig geteilt zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Arbeitnehmeranteil 5.3 Prozent — bei Bruttolohn CHF 8'000 ergibt das CHF 424. Beitragsbefreite Lohnbestandteile sind reine Spesenrückerstattungen nach Suva-Praxis, sofern sie nicht als verkappter Lohn gelten.

ALV-Beitrag (Arbeitslosenversicherung): Nach AVIG Art. 3 in Verbindung mit Art. 22 AVIV sind 2.2 Prozent des Lohns bis CHF 148'200 Jahreslohn für ALV-Prämie zu entrichten, je 1.1 Prozent zu Lasten Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Solidaritätsbeitrag von 1 Prozent (je 0.5 Prozent) auf Lohnanteile darüber bis 2030 (befristete Massnahme zur Sanierung des ALV-Fonds).

NBU-Prämie und BU-Prämie: Berufsunfall-Prämie (BU) trägt der Arbeitgeber vollumfänglich nach UVG Art. 91 Abs. 1; Nichtberufsunfall-Prämie (NBU) wird vom Arbeitnehmer getragen, der Arbeitgeber zieht sie vom Lohn ab und überweist sie an die Suva oder den privaten UVG-Versicherer (UVG Art. 91 Abs. 2). Prämiensatz hängt vom Branchenrisiko ab (z.B. 0.6 Prozent bei Buroberufen, 4-5 Prozent im Bauwesen).

BVG-Pflichtbeitrag (Berufliche Vorsorge): Nach BVG Art. 8 ff. ist der koordinierte Lohn (Bruttolohn minus Koordinationsabzug CHF 25'725 pro Jahr 2024) versichert. Mindestbeitragssätze nach BVG Art. 16: 7 Prozent für 25-34-Jährige, 10 Prozent für 35-44-Jährige, 15 Prozent für 45-54-Jährige, 18 Prozent für 55-65-Jährige. Aufteilung hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer; reglementarische Beiträge können höher sein.

Quellensteuer für Ausländer: Nach DBG Art. 83 ff. und StHG Art. 32 ff. Quellensteuerpflicht für ausländische Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung C sowie für Schweizer mit Wohnsitz im Ausland. Tarifsatz nach Familienstand (A ledig, B verheiratet alleinverdienend, C verheiratet beide arbeiten, D Nebenerwerb, E Spezialverhaeltnisse) und Anzahl Kinder; konkreter Steuersatz aus kantonalem Tarif (z.B. ZHTax für Zürich, GeTax für Genf).

Nettolohn und Auszahlung: Brutto-Total minus Summe der Abzüge ergibt den Nettolohn. IBAN-Konto des Arbeitnehmers, Valutadatum (Tag der Wertstellung), ggf. Vermerk zur Lohnzahlung in fremder Währung (z.B. EUR bei Grenzgängern). OR Art. 323a verlangt Lohnzahlung in gesetzlicher Währung (CHF) am Ende jeder Lohnperiode, sofern keine andere Vereinbarung besteht.

Verwandte Dokumente: Arbeitszeiterfassung nach ArG Art. 46 dokumentiert die Stundenbasis für Überstunden-Berechnung, Spesenabrechnung nach OR Art. 327a erfasst notwendige Auslagen separat, Quellensteuerabrechnung nach DBG Art. 88 fasst die monatlichen Quellensteuern für kantonale Ablieferung zusammen. Lohnabrechnungen sind nach OR Art. 962 mindestens 10 Jahre aufzubewahren — diese Frist deckt sich mit der allgemeinen handelsrechtlichen Buchhaltungspflicht.

Monatliche Lohnabrechnung Schweiz korrekt zu erstellen erfordert systematisches Vorgehen, damit alle Bruttolohn-Bestandteile, Sozialversicherungsabzüge und Steuern lückenlos berechnet und dokumentiert werden.

Schritt 1 — Bruttolohn ermitteln: Aus dem Arbeitsvertrag den vereinbarten Monatsgrundlohn entnehmen, bei Teilzeit anteilig nach Pensum berechnen (z.B. CHF 7'500 bei Vollzeit, CHF 6'000 bei 80 Prozent). Aus der Arbeitszeiterfassung nach ArG Art. 46 die Überstunden- und Überzeit-Stunden übernehmen und mit dem geltenden Stundenlohn plus 25-Prozent-Zuschlag berechnen. Schicht-, Sonntags- und Nachtzulagen aus dem Arbeitsvertrag oder aus dem Branchen-GAV (z.B. L-GAV Hotellerie, LMV Bau) anwenden.

Schritt 2 — Familienzulagen anwenden: Anhand des Familienstandes des Arbeitnehmers Familienzulagen nach FamZG Art. 3 berechnen. Mindestbeträge: CHF 200 pro Kind bis 16 Jahre, CHF 250 in Ausbildung bis 25 Jahre. Kantonale Aufschlaege: Genf bis CHF 411 pro Kind, Tessin bis CHF 280, Zürich CHF 200. Familienzulagen werden vom Arbeitgeber via Familienausgleichskasse vorgestreckt und vom Bruttolohn abgezogen, da sie als Bruttobestandteil ausgewiesen und gleichzeitig im Nettolohn ausbezahlt werden.

Schritt 3 — AHV/IV/EO-Abzug berechnen: Auf den AHV-pflichtigen Bruttolohn (Grundlohn, Boni, Zulagen, AHV-pflichtige Pauschalspesen) den Arbeitnehmer-Anteil von 5.3 Prozent anwenden. Familienzulagen sind AHV-frei nach AHVG Art. 6 Abs. 2 Buchst. f. Bei Bruttolohn CHF 8'000 ergibt sich CHF 8'000 x 5.3 Prozent = CHF 424. Der Arbeitgeber hinterlegt seinen Anteil von 5.3 Prozent zusätzlich und überweist die kombinierten 10.6 Prozent monatlich an die zuständige AHV-Ausgleichskasse.

Schritt 4 — ALV-Prämie berechnen: AVIG-Beitrag von 1.1 Prozent (Arbeitnehmeranteil) auf Lohnanteile bis CHF 148'200 Jahreslohn (= CHF 12'350 Monat). Lohnanteile darüber unterliegen dem Solidaritätsbeitrag von 0.5 Prozent. Beispiel: Bruttolohn CHF 8'000 -> ALV CHF 88. Bei Bruttolohn CHF 15'000 (über 12'350) -> ALV CHF 135.85 + Solidarität auf 2'650 x 0.5 Prozent = CHF 13.25, total CHF 149.10.

Schritt 5 — NBU-Prämie ermitteln: Aus dem UVG-Vertrag den NBU-Prämiensatz für die jeweilige Branche entnehmen (Auszug aus Praemienbescheid). Branchenübliche Sätze: Buroberufe 0.6-1.2 Prozent, Industrie 1.5-2.5 Prozent, Bau und Handwerk 3-5 Prozent. Anwendung auf den Bruttolohn bis CHF 148'200 Jahreslohn. Beispiel: Bueroangestellte mit Lohn CHF 8'000 und NBU-Satz 0.95 Prozent -> CHF 76.

Schritt 6 — BVG-Beitrag berechnen: Koordinierten Lohn ermitteln (Bruttolohn minus Koordinationsabzug CHF 25'725 pro Jahr / 12 Monate = CHF 2'144 pro Monat). Altersgemaessen Beitragssatz aus dem Vorsorgereglement der angeschlossenen Pensionskasse anwenden — typischerweise hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt. Beispiel: 35-Jaehriger, Lohn CHF 8'000, koordinierter Lohn CHF 5'856 monatlich, Beitragssatz 10 Prozent (BVG-Mindest), Arbeitnehmer-Anteil 5 Prozent = CHF 292.80.

Schritt 7 — Quellensteuer (falls anwendbar): Bei ausländischen Arbeitnehmern ohne Niederlassungsbewilligung C den Quellensteuersatz aus dem kantonalen Tarif (z.B. Tarif A1 für ledig ohne Kinder im Kanton Zürich) auf den Bruttolohn anwenden. Tarife werden jährlich von der kantonalen Steuerverwaltung publiziert. Quellensteuer wird vom Lohn abgezogen und an die kantonale Steuerverwaltung weitergeleitet.

Schritt 8 — Nettolohn berechnen und Abrechnung erstellen: Brutto-Total minus AHV/IV/EO minus ALV minus NBU minus BVG minus Quellensteuer plus Familienzulagen (die ausbezahlt werden) ergibt den Nettolohn. Lohnabrechnung schriftlich oder elektronisch (Mitarbeiterportal) zustellen, IBAN und Valutadatum der Auszahlung angeben, Aufbewahrung mindestens 10 Jahre nach OR Art. 962.

Monatliche Lohnabrechnung Schweiz unterliegt einem Buendel von obligationen-, sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Vorschriften, deren Verletzung straf- und zivilrechtliche Folgen auslösen kann.

Schriftliche Lohnabrechnung nach OR Art. 323b: Der Arbeitgeber händigt dem Arbeitnehmer bei der Lohnzahlung eine schriftliche Abrechnung aus, sofern dies erforderlich ist. Die Pflicht greift bei jedem Arbeitsverhältnis mit unselbstständiger Erwerbsarbeit; eine Verzichtsvereinbarung ist nach OR Art. 362 Abs. 1 unzulässig (zwingendes Recht). Form: Papier oder elektronisch (z.B. PDF im Mitarbeiterportal); mundliche Abrechnung genügt nicht.

Lohnzahlungstermin nach OR Art. 323: Sofern keine andere Vereinbarung oder Branchen-GAV-Regelung besteht, wird der Lohn am Ende jedes Monats oder nach Ablauf der vereinbarten Lohnperiode geschuldet. Bei Stundenlohn ist die Auszahlung nach Ablauf der vereinbarten Periode (typischerweise Monatsende) fällig. Verzug des Arbeitgebers löst 5-Prozent-Verzugszinsen nach OR Art. 104 aus.

AHV-Beitragspflicht nach AHVG Art. 5 und Art. 14: Der Arbeitgeber rechnet die Beiträge monatlich oder vierteljährlich mit der zuständigen Ausgleichskasse ab. Beitragspflichtiger Lohn umfasst alle Bar- und Naturalleistungen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit; Spesenpauschalen sind teilweise pflichtig nach Suva-Praxis. Versäumte Abrechnungen werden mit Verzugszinsen von 5 Prozent und Strafzuschlaegen sanktioniert.

ALV-Beitragspflicht nach AVIG Art. 3 ff.: Beitrag 2.2 Prozent bis CHF 148'200 Jahreslohn (2024), je 1.1 Prozent zu Lasten Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Solidaritätsbeitrag von 1 Prozent auf Lohnanteile darüber bis 2030 zur Sanierung des ALV-Fonds. Abrechnung erfolgt zusammen mit AHV-Beiträgen via Ausgleichskasse.

UVG-Versicherung nach UVG Art. 1a und 91: Pflicht zur UVG-Versicherung für alle Arbeitnehmer ab erstem Arbeitstag. BU-Prämie trägt der Arbeitgeber, NBU-Prämie der Arbeitnehmer (Lohnabzug). Versicherer ist Suva (pflichtversicherte Branchen nach Art. 66) oder privater UVG-Versicherer.

BVG-Pflicht nach BVG Art. 7: Pflichtversicherung für Arbeitnehmer mit Jahreslohn über CHF 22'050 (Stand 2024). Mindestbeitragssätze nach BVG Art. 16; reglementarische Beiträge möglich. Anschluss an eine registrierte Vorsorgeeinrichtung (z.B. Sammelstiftung Swiss Life, AXA Stiftung Berufliche Vorsorge, Pensionskasse SBB) zwingend.

Quellensteuer-Pflicht nach DBG Art. 88: Bei ausländischen Arbeitnehmern ohne Niederlassungsbewilligung C zieht der Arbeitgeber die Quellensteuer monatlich vom Lohn ab und überweist sie binnen 30 Tagen an die kantonale Steuerverwaltung. Bezugsgebühr von 1-2 Prozent zugunsten des Arbeitgebers (kantonal unterschiedlich).

Familienzulagen nach FamZG Art. 3: Anspruch auf Familienzulagen für Kinder bis 16 Jahre (CHF 200 Mindestbetrag) bzw. in Ausbildung bis 25 Jahre (CHF 250). Kantonale Familienausgleichskassen oder Branchenkassen (z.B. FAK Banken, FAK Hotellerie) zahlen die Zulagen via Arbeitgeber an die Familie aus.

Datenschutz und Aufbewahrung: Lohnabrechnungen enthalten Personendaten nach DSG Art. 5 (revidiertes Bundesgesetz über den Datenschutz, in Kraft seit 1.9.2023). Aufbewahrung mindestens 10 Jahre nach OR Art. 962 für handelsrechtliche Belege; Löschung bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unzulässig. Bei Insolvenz des Arbeitgebers Übergabe an den Konkursverwalter.

Sanktionen: Fehlende oder unvollständige Lohnabrechnungen sind nach OR Art. 323b und allgemeiner Sorgfaltspflicht nach OR Art. 321e Verletzung der Arbeitgeberpflichten. Zivilrechtlich kann der Arbeitnehmer Schadenersatz und Genugtuung verlangen; bei vorsätzlicher Vorenthaltung von Sozialversicherungsabzügen greift Art. 87 AHVG (Verbrechen gegen die AHV) mit Freiheitsstrafe bis sechs Monate.

Monatliche Lohnabrechnung Schweiz weist in der Praxis wiederkehrende Fehler auf, deren Vermeidung Bussen, Lohnnachzahlungen und Streitigkeiten mit Arbeitnehmern, Sozialversicherungen oder Steuerbehörden verhindert.

Fehler 1 — AHV-Pflicht der Pauschalspesen ignoriert: Pauschalspesen über den effektiv nachgewiesenen Notwendigkeitsbedarf hinaus gelten nach Suva-Praxis und dem Kreisschreiben des Bundesamts für Sozialversicherungen (BSV) als verkappter Lohn und unterliegen der AHV-Pflicht. Werden diese Pauschalen ohne AHV-Abzug ausbezahlt, drohen Nachforderungen mit 5-Prozent-Verzugszinsen über bis zu 5 Jahre rückwirkend (AHVG Art. 16 Abs. 1). Korrekte Vorgehensweise: Spesenreglement durch die kantonale Steuerverwaltung absegnen lassen.

Fehler 2 — Falsche Berechnung Überstunden-Zuschlag: Überstunden nach OR Art. 321c sind grundsätzlich mit 25-Prozent-Zuschlag entschädigen, sofern keine vertragliche Befreiung vorliegt. Überzeit nach ArG Art. 12 ff. ist zwingend mit 25 Prozent zuschlagspflichtig (Art. 13). Wird die Überzeit irrtümlich nur mit 100-Prozent-Stundenlohn ohne Zuschlag entschädigt, ergibt sich Lohnnachforderung; rückwirkend bis zu 5 Jahren nach OR Art. 128 Ziff. 3.

Fehler 3 — Familienzulagen nicht oder falsch ausbezahlt: Familienzulagen nach FamZG Art. 3 sind Pflichtbestandteil des Lohns und müssen monatlich auf der Abrechnung als Bruttobestandteil ausgewiesen werden, gleichzeitig in voller Höhe ausbezahlt werden. Werden Zulagen nicht ausbezahlt, kann der Arbeitnehmer beim kantonalen Familienzulagen-Schiedsgericht klagen. Sanktion: Nachzahlung mit Verzugszinsen nach OR Art. 104.

Fehler 4 — BVG-Beitrag falsch berechnet: Häufiger Fehler ist die Anwendung des BVG-Beitragssatzes auf den vollen Bruttolohn statt auf den koordinierten Lohn (Bruttolohn minus Koordinationsabzug CHF 25'725 pro Jahr 2024). Falsche Berechnung führt zu zu hohen Abzügen und Lohnnachzahlungspflicht. Korrekte Vorgehensweise: Vorsorgereglement der Pensionskasse heranziehen, koordinierten Lohn pro Monat berechnen.

Fehler 5 — Quellensteuerpflicht übersehen: Bei Neueinstellung eines ausländischen Arbeitnehmers ohne Niederlassungsbewilligung C entsteht ab dem ersten Lohntag die Quellensteuerpflicht nach DBG Art. 83. Wird die Quellensteuer nicht abgezogen, haftet der Arbeitgeber nach DBG Art. 88 Abs. 2 persönlich für den ausstehenden Steuerbetrag. Korrekte Vorgehensweise: Bei jedem ausländischen Arbeitnehmer Ausländerausweistyp prüfen und kantonalen Quellensteuertarif anwenden.

Fehler 6 — IBAN oder Valutadatum fehlt: Lohnabrechnung ohne Angabe des IBAN oder des Valutadatums ist formell unvollständig und kann den Beleg für Behörden (Steuererklärung, Mietkaution, Kreditprüfung) entwerten. Korrekte Vorgehensweise: IBAN aus Personalakte übernehmen, Valutadatum dem Tag der Wertstellung beim Empfänger entsprechen lassen — meist 1-2 Bankarbeitstage nach Auftrag des Arbeitgebers.