Related Party Transaction Genehmigung Schweiz (OR Art. 717a; OR Art. 717b; FINMA-RS)

Die Related Party Transaction Genehmigung ist ein in der Schweiz nach Schweizer Obligationenrecht (OR) Art. 717a (Interessenkonflikt VR, SR 220) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Die rechtliche Grundlage im Schweizer Aktienrecht ist primär OR Art. 717a (SR 220): Diese Bestimmung regelt Interessenkonflikte bei Rechtsgeschäften mit VR-Mitgliedern und ihnen nahestehenden Personen. Ergänzt wird dies durch OR Art. 717b, der die Vergütungen des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung regelt und eine Grundlage für die Offenlegung enthält. Das Genehmigungsdokument für Related Party Transactions formalisiert den Entscheidungsprozess — Identifikation der verbundenen Partei, Prüfung der Marktkonformität (Arm's Length), Ausstand der betroffenen VR-Mitglieder und dokumentierter Genehmigungsbeschluss.

Für FINMA-beaufsichtigte Finanzinstitute verlangt FINMA-RS 17/1 Rz. 51 ff. ein formelles Related-Party-Transaktions-Framework. Das Framework muss Kategorien von Related Party Transactions definieren, Schwellenwerte festlegen, ab denen ein Genehmigungsprozess ausgelöst wird, und die Dokumentationsanforderungen beschreiben. Die FINMA prüft im Rahmen der Aufsicht, ob Related Party Transactions angemessen identifiziert, bewertet und genehmigt wurden.

Für kotierte Gesellschaften und IFRS-Anwender ist IAS 24 (Related Party Disclosures) massgeblich: IAS 24 definiert den Begriff «Related Party» detailliert (Muttergesellschaften, Tochtergesellschaften, assoziierte Gesellschaften, Gemeinschaftsunternehmen, Schlüsselmitglieder des Managements und deren Familienangehörige) und schreibt die Offenlegung aller wesentlichen Related Party Transactions im Anhang der Jahresrechnung vor. Nach Swiss GAAP FER 15 gelten ähnliche Offenlegungsanforderungen für Schweizer Gesellschaften, die nach Swiss GAAP bilanzieren.

Das Genehmigungsdokument für Related Party Transactions dient mehreren Zwecken: rechtliche Absicherung der Transaktion (Nachweis der Arm's-Length-Bedingungen und des regulären Genehmigungsprozesses); Schutz der Minderheitsaktionäre vor Interessenkonflikten zu ihrem Nachteil; Grundlage für die Pflichtangaben im Anhang der Jahresrechnung; Nachweis gegenüber FINMA-Prüfern und Revisoren; Verhinderung von Haftungsansprüchen nach OR Art. 754 gegen die genehmigenden VR-Mitglieder. Auf forms-legal.com finden Unternehmen das vollständige Muster für die Genehmigung einer Related Party Transaction in der Schweiz.

Der Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance (economiesuisse) empfiehlt Grossunternehmen und kotierten Gesellschaften, Related Party Transactions ab einem Schwellenwert von CHF 50'000 dem Audit Committee (Prüfungsausschuss) des Verwaltungsrats zur vorgängigen Prüfung vorzulegen, bevor der Gesamtvorstandes darüber beschliesst. Bei Transaktionen, die mehr als fünf Prozent der Bilanzsumme oder des Umsatzes der Gesellschaft übersteigen, ist eine externe unabhängige Fairness Opinion empfohlen. Für multinational agierende Schweizer Konzerne kommt hinzu, dass Related Party Transactions im Rahmen des automatischen Informationsaustauschs (AIA nach AIAG, SR 653.1) und des Country-by-Country-Reporting (CbCR nach ALBA-Gesetz, SR 654.1) an ausländische Steuerbehörden gemeldet werden müssen — was eine lückenlose Schweizer Genehmigungsdokumentation voraussetzt.

Das Genehmigungsdokument für Related Party Transactions wird in folgenden Situationen benötigt.

Situation 1: Darlehen an Organe, Aktionäre oder nahestehende Gesellschaften. Gewährt eine Schweizer Gesellschaft einem VR-Mitglied, einem Hauptaktionär oder einer Konzerngesellschaft ein Darlehen, liegt eine klassische Related Party Transaction vor. OR Art. 678 (verdeckte Gewinnausschüttung) und OR Art. 680 (Rückerstattungspflicht für Leistungen ohne Gegenleistung) begrenzen Darlehen an Aktionäre. Jede Darlehensgewährung an eine nahestehende Partei muss formal genehmigt und zu Marktbedingungen (Arm's Length) erfolgen — inkl. marktüblichem Zinssatz, der mit dem SARON als Benchmark verglichen werden kann.

Situation 2: Dienstleistungsverträge mit verbundenen Gesellschaften (Verrechnungspreise). In Unternehmensgruppen sind konzerninterne Dienstleistungsverträge (Management Fees, IT-Services, Compliance-Services) typische Related Party Transactions. Die ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) und die FINMA prüfen, ob Verrechnungspreise dem Arm's-Length-Prinzip entsprechen. Das Genehmigungsdokument ist Grundlage für die Verteidigung der Verrechnungspreise gegenüber ESTV und FINMA.

Situation 3: Kauf oder Verkauf von Vermögenswerten zwischen Konzerngesellschaften. Transaktionen wie der Kauf einer Liegenschaft, einer Beteiligung oder eines Portfolios zwischen Konzerngesellschaften sind Related Party Transactions. Eine externe Bewertung (Gutachten durch unabhängige Bewertungsgesellschaft) ist bei wesentlichen Transaktionen erforderlich, um die Angemessenheit des Preises nachzuweisen.

Situation 4: Vergütung von VR-Mitgliedern und Geschäftsleitung (OR Art. 717b). Bei kotierten Gesellschaften unterliegt die Vergütung des VR und der Geschäftsleitung nach OR Art. 735 der GV-Genehmigung und ist im Vergütungsbericht offenzulegen. Auch bei nicht kotierten Gesellschaften sind Vergütungen von VR-Mitgliedern Related Party Transactions, die der VR (unter Ausstand des betroffenen Mitglieds) und die GV nach OR Art. 698 Abs. 2 genehmigen.

Situation 5: FINMA-Aufsicht. FINMA-beaufsichtigte Institute müssen alle Related Party Transactions nach FINMA-RS 17/1 Rz. 51 ff. formell genehmigen, dokumentieren und der Revisionsstelle und dem VR bekanntgeben. Bei Banken nach BankG und Vermögensverwaltern nach FINIG ist ein definiertes Related-Party-Policy mit klaren Schwellenwerten und Eskalationsregeln obligatorisch.

Situation 6: M&A und Unternehmenstransaktionen. Bei Akquisitionen oder Fusionen, an denen nahestehende Personen beteiligt sind, ist ein formeller Genehmigungsprozess mit unabhängiger Bewertung und Ausstand der betroffenen VR-Mitglieder erforderlich. forms-legal.com stellt das vollständige Muster für die Related-Party-Transaktionsgenehmigung bereit.

Situation 7: Kotierte Gesellschaften und Publizitätspflichten. Kotierte Gesellschaften an der SIX Swiss Exchange müssen wesentliche Related Party Transactions nach dem Kotierungsreglement (Art. 53 ff.) und nach IAS 24 im Anhang der Konzernrechnung offenlegen. Das Genehmigungsdokument ist die interne Grundlage für diese externe Offenlegung.

Ein vollständiges Genehmigungsdokument für Related Party Transactions einer Schweizer Gesellschaft enthält folgende Kernelemente.

1. Identifikation der verbundenen Partei (Related Party): Das Dokument muss die verbundene Partei eindeutig identifizieren. Nach IAS 24 sind folgende Kategorien zu unterscheiden: Muttergesellschaft und Tochtergesellschaften; Gemeinschaftsunternehmen und assoziierte Gesellschaften; Schlüsselmitglieder des Managements (VR, CEO, CFO und deren enge Familienangehörige); Hauptaktionäre mit bedeutendem Einfluss (in der Regel über 20 Prozent); sonstige nahestehende Personen gemäss Statuten oder internem Policy. Die Art der Verbundenheit bestimmt den Intensitätsgrad des Prüfungsprozesses.

2. Art und Beschreibung der Transaktion: Das Dokument muss die Transaktion sachlich und präzise beschreiben — Art des Rechtsgeschäfts (Darlehen, Dienstleistungsvertrag, Kaufvertrag, Mietvertrag, Vergütung), Vertragsparteien, Hauptkonditionen (Betrag, Laufzeit, Zinssatz, Vergütung), Zahlungsmodalitäten. Vage Beschreibungen wie «verbundene Transaktion» genügen weder für interne Compliance noch für die externe Offenlegung.

3. Marktkonformitätsnachweis (Arm's Length): Das Kernstück jedes Genehmigungsdokuments. Die Transaktion muss nachweisbar zu Bedingungen erfolgen, die auch zwischen unabhängigen Dritten vereinbart worden wären. Geeignete Nachweise: externe Bewertungsgutachten durch unabhängige Gesellschaft (z.B. KPMG, PwC, Deloitte, EY Schweiz); drei unabhängige Vergleichsangebote von Dritten; Benchmark-Vergleich (z.B. SARON + Marge für Darlehen; Marktzinssatz für Mietverträge); externe Immobilienbewertung durch einen zugelassenen Schätzungsexperten. Ohne Marktkonformitätsnachweis riskiert die Gesellschaft steuerliche Aufrechnung durch die ESTV (verdeckte Gewinnausschüttung) und Haftungsansprüche von Minderheitsaktionären.

4. Ausstand-Dokumentation: Welche VR-Mitglieder sind von der Transaktion betroffen und haben daher in den Ausstand getreten? Das Genehmigungsdokument und das VR-Protokoll müssen den Ausstand explizit festhalten — Namen der ausgestiegenen Personen, Grund des Ausstands, Abstimmungsergebnis ohne diese Personen. Nur nicht betroffene VR-Mitglieder dürfen den Genehmigungsbeschluss fassen.

5. Genehmigendes Organ: Das Dokument nennt das genehmigende Organ — VR vollständig, VR unter Ausstand, Prüfungsausschuss oder GV. Bei besonders wesentlichen oder risikobehafteten Related Party Transactions empfiehlt sich die GV-Genehmigung, die den Minderheitsaktionären ein Mitwirkungsrecht gibt. forms-legal.com stellt das vollständige Muster für die Related-Party-Transaktionsgenehmigung zur Verfügung.

6. Offenlegungspflichten: Das Dokument legt fest, wie und wann die Transaktion offengelegt wird — Anhang der Jahresrechnung (Swiss GAAP FER 15 oder IAS 24), Offenlegung gegenüber der Revisionsstelle, allfällige Adhoc-Publikation (kotierte Gesellschaften nach Kotierungsreglement SIX Swiss Exchange Art. 53).

7. Rechtsgrundlagen: Das Dokument nennt die anwendbaren Rechtsgrundlagen — OR Art. 717a, OR Art. 717b (Vergütung), FINMA-RS 17/1 (beaufsichtigte Institute), IAS 24 oder Swiss GAAP FER 15 (Jahresrechnung). Die explizite Nennung der Rechtsgrundlagen stärkt die rechtliche Absicherung.

8. Dokumentationsarchiv und Revisionszugang: Alle Genehmigungsdokumente für Related Party Transactions müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden (OR Art. 962). Die Revisionsstelle muss uneingeschränkten Zugang zu allen Related-Party-Dokumenten haben. Bei FINMA-beaufsichtigten Instituten prüft der Prüfbeauftragte (FINMA-Beauftragter) die Related-Party-Transaktionen im Rahmen der ordentlichen Prüfung — fehlende oder unvollständige Dokumentation führt zu Prüfungsvorbehalten.

9. Preisbestimmungsmethoden für Verrechnungspreise: Das Genehmigungsdokument für konzerninterne Related Party Transactions (Verrechnungspreise) sollte die verwendete Preisbestimmungsmethode nach OECD-Verrechnungspreisleitlinien (2022) beschreiben: Comparable Uncontrolled Price Method (CUP) für Standardprodukte und -dienstleistungen; Cost Plus Method für Dienstleistungen ohne Marktvergleich; Resale Price Method für Vertriebsgesellschaften; Transactional Net Margin Method (TNMM) für komplexe Transaktionen. Die ESTV folgt den OECD-Leitlinien — das Genehmigungsdokument mit Methoden-Begründung ist die erste Verteidigungslinie bei Betriebsprüfungen.

10. Konzernweite Related-Party-Policy: Schweizer Konzerne mit internationalen Tochtergesellschaften sollten eine konzernweite Related-Party-Policy etablieren, die für alle Konzerngesellschaften gilt. Diese Policy definiert einheitliche Definitionen, Schwellenwerte, Genehmigungsorgane und Dokumentationsanforderungen — unter Berücksichtigung der spezifischen lokalen Anforderungen der verschiedenen Rechtsordnungen. forms-legal.com bietet das vollständige Muster für die Related-Party-Transaktionsgenehmigung gemäss Schweizer Recht.

Das Genehmigungsdokument für Related Party Transactions wird in folgenden Schritten erstellt.

Schritt 1: Identifikation der Related Party. Klären Sie zunächst, ob die Gegenpartei als Related Party qualifiziert. Lesen Sie die Definition der Related Party in der internen Policy oder nutzen Sie IAS 24 als Referenz. Prüfen Sie: Ist die Gegenpartei Aktionärin mit mehr als 20 Prozent? VR-Mitglied oder Direktor? Nahestehende Person eines VR-Mitglieds (Ehepartner, Kind, Eltern)? Konzerngesellschaft? Falls ja: Genehmigungsprozess starten.

Schritt 2: Formular ausfüllen. Im wizard von forms-legal.com geben Sie ein: Firma und Sitz der Gesellschaft; Name der verbundenen Partei und Art der Verbundenheit (Mehrheitsaktionär, VR-Mitglied, Konzerngesellschaft); Beteiligung oder Einfluss (Prozentsatz oder Beschreibung); Art der Transaktion (Darlehen, Dienstleistungsvertrag, Kauf, etc.); Transaktionsbetrag in CHF; sachliche Beschreibung der Transaktion; Marktkonformitätsnachweis; genehmigendes Organ und Datum; Name des VR-Präsidenten.

Schritt 3: Marktkonformitätsnachweis beschaffen. Vor der VR-Genehmigung muss der Marktkonformitätsnachweis (Arm's Length) vorliegen. Je nach Transaktionsart: Für Darlehen — aktuellen Marktzinssatz (SARON) recherchieren, Offerte von unabhängiger Bank einholen. Für Dienstleistungen — drei unabhängige Offerten einholen, Preisvergleich dokumentieren. Für Immobilien — Schätzung durch unabhängigen Schätzungsexperten. Für Beteiligungskäufe — DCF-Bewertung oder Fairness Opinion durch externe Wirtschaftsprüfungsgesellschaft.

Schritt 4: VR-Sitzung mit Ausstand. Die VR-Genehmigung erfolgt in einer formellen VR-Sitzung. Das betroffene VR-Mitglied legt seinen Interessenkonflikt offen und tritt in den Ausstand. Die nicht betroffenen VR-Mitglieder diskutieren und beschliessen die Genehmigung. Der Ausstand wird im VR-Protokoll dokumentiert.

Schritt 5: Genehmigungsdokument unterzeichnen. Das ausgefüllte Genehmigungsdokument wird vom VR-Präsidenten (oder einem anderen bevollmächtigten VR-Mitglied, das nicht im Interessenkonflikt steht) unterzeichnet. Das Dokument wird mit dem VR-Protokoll archiviert.

Schritt 6: Offenlegung in der Jahresrechnung. Die Revisionsstelle wird über die Transaktion informiert. Im Anhang der Jahresrechnung wird die Related Party Transaction nach Swiss GAAP FER 15 oder IAS 24 offengelegt — Art der Beziehung, Transaktionsbetrag, ausstehende Salden. Bei kotierten Gesellschaften ist bei wesentlichen Transaktionen eine Adhoc-Publikation zu prüfen.

Schritt 7: Jahresüberprüfung. Das Genehmigungsdokument für laufende Related Party Transaktionen (z.B. Jahresmietvertrag, Rahmendienstleistungsvertrag) wird jährlich überprüft und neu genehmigt. Veränderte Konditionen (Zinsanpassung, Preisanpassung) erfordern eine neue Genehmigung.

Schritt 8: ESTV-Dokumentation für Verrechnungspreise. Bei konzerninternen Transaktionen bereiten Sie gleichzeitig die Verrechnungspreisdokumentation für die ESTV vor. Halten Sie die verwendete Preisbestimmungsmethode, die Daten des Drittvergleichs und die wirtschaftlichen Gründe für die Transaktionsstruktur fest. Bei Konzernen mit konsolidierten Umsätzen über CHF 900 Mio. ist zudem das CbCR-Reporting (ALBA-Gesetz, SR 654.1) einzureichen — das Genehmigungsdokument ist integraler Bestandteil der dafür erforderlichen Dokumentation.

Das Recht der Related Party Transactions in der Schweiz umfasst mehrere Rechtsquellen, die verschiedene Aspekte regeln.

OR Art. 717a (SR 220): Interessenkonflikt beim Rechtsgeschäft mit VR-Mitglied. OR Art. 717a Abs. 1 gibt dem Verwaltungsrat das Recht, Darlehen, Bürgschaften und andere Sicherheiten an VR-Mitglieder und nahestehende Personen zu gewähren — aber nur im Rahmen des betrieblichen Zwecks und zu marktüblichen Bedingungen. OR Art. 717a Abs. 2: Bei Rechtsgeschäften, die über das Geschäftsübliche hinausgehen, kann die Generalversammlung nach OR Art. 698 Abs. 2 zustimmen.

OR Art. 717b (Vergütung VR und GL): Regelt die Vergütungsgrundsätze für Verwaltungsrat und Geschäftsleitung. Bei kotierten Gesellschaften muss die GV nach OR Art. 735 über die Vergütungen abstimmen. Die Vergütung von VR-Mitgliedern und der Geschäftsleitung ist eine der häufigsten Related Party Transactions — das Genehmigungsdokument ist Grundlage für den Vergütungsbericht.

OR Art. 678 (Verbotene Einlagen): Leistungen, die eine Gesellschaft ohne angemessene Gegenleistung an Aktionäre, VR-Mitglieder oder ihnen nahestehende Personen erbringt, sind nach OR Art. 678 Abs. 1 zurückzuerstatten (verdeckte Gewinnausschüttung). Darlehen zu günstigeren als Marktbedingungen können als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert werden. Das Arm's-Length-Prinzip schützt die Gesellschaft vor diesem Risiko.

IAS 24 (International Accounting Standards): Kotierte Gesellschaften und IFRS-Anwender müssen Related Party Transactions nach IAS 24 im Anhang der Jahresrechnung offenlegen. IAS 24 Rz. 18 nennt die Mindestangaben: Art der Beziehung, Betrag, ausstehende Salden, Rückstellungen für uneinbringliche Forderungen, Aufwendungen aus uneinbringlichen Forderungen, erhaltene oder gewährte Sicherheiten. Die Offenlegungspflicht gilt auch für Transaktionen zu Marktbedingungen.

Swiss GAAP FER 15 (Anhangangaben): Schweizer Gesellschaften, die nach Swiss GAAP FER bilanzieren, müssen nach FER 15 Transaktionen mit nahestehenden Personen und Organisationen offenlegen — Art, Betrag, Konditionen und noch ausstehende Salden. FER 15 gilt für viele Schweizer KMU und nicht kotierte Gesellschaften.

FINMA-RS 17/1 Rz. 51-55: Für FINMA-beaufsichtigte Institute ist ein formelles Related-Party-Framework Pflicht. Das Framework muss Kategorien von Related Parties definieren (nach den Definitionen in FINMA-RS 17/1 Rz. 52), Schwellenwerte für den Genehmigungsprozess festlegen, den Ausstand-Prozess beschreiben und die Dokumentationspflichten regeln. Die FINMA prüft das Framework und alle wesentlichen Related Party Transactions im Rahmen der ordentlichen Aufsichtsprüfung.

ESTAG (Eidgenössisches Steuergesetz) und ESTV-Praxis: Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) prüft konzerninterne Related Party Transactions auf Einhaltung des Drittvergleichs (Arm's Length Principle) nach Art. 58 DBG (Direkte Bundessteuer). Nicht-marktgerechte Verrechnungspreise führen zu Steueraufrechnung bei der leistenden Gesellschaft und Verrechnungssteuer (VST) bei der empfangenden Gesellschaft.

Bei der Handhabung von Related Party Transactions in Schweizer Gesellschaften treten regelmässig folgende Fehler auf.

Fehler 1: Fehlende Identifikation der verbundenen Partei. Nicht alle Gesellschaften haben eine klare Definition, wer als Related Party gilt. Ohne formelle Definition bleiben Transaktionen mit verbundenen Parteien unidentifiziert und werden nicht dem Genehmigungsprozess unterworfen. Legen Sie in der internen Policy fest, welche Personenkreise als Related Parties gelten (Anlehnung an IAS 24 oder FINMA-RS 17/1).

Fehler 2: Kein Marktkonformitätsnachweis. Der häufigste materielle Fehler: Related Party Transactions werden ohne Nachweis der Marktkonformität (Arm's Length) durchgeführt. Darlehen zu günstigeren Zinsen als Marktkonditionen, Dienstleistungen zu überhöhten Preisen, Mieten unter Marktpreis — all dies sind verdeckte Gewinnausschüttungen nach OR Art. 678, die steuerlich aufgerechnet werden können. Holen Sie bei jeder wesentlichen Related Party Transaction einen unabhängigen Marktvergleich ein.

Fehler 3: Fehlender Ausstand bei der Genehmigung. VR-Mitglieder, die direkt oder indirekt an der verbundenen Partei beteiligt sind, dürfen nicht an der Genehmigung der Transaktion teilnehmen. Fehlt der Ausstand und wird er nicht im VR-Protokoll dokumentiert, ist der Beschluss anfechtbar und die betroffenen VR-Mitglieder riskieren persönliche Haftung nach OR Art. 754.

Fehler 4: Fehlende Offenlegung in der Jahresrechnung. Related Party Transactions sind nach Swiss GAAP FER 15 und IAS 24 im Anhang der Jahresrechnung offenzulegen — unabhängig davon, ob sie zu Marktbedingungen erfolgt sind. Fehlende Offenlegung führt zu einem Revisionsvorbehalt der Revisionsstelle und bei kotierten Gesellschaften zu aufsichtsrechtlichen Massnahmen der SIX Swiss Exchange und FINMA.

Fehler 5: Keine Schwellenwerte im Related-Party-Framework. Ohne Schwellenwerte werden alle Related Party Transactions — auch Kleinstbeträge — durch den vollständigen Genehmigungsprozess geführt, oder umgekehrt wird kein Prozess ausgelöst. Legen Sie Schwellenwerte fest: z.B. Transaktionen unter CHF 10'000 — interne Meldung; CHF 10'001-100'000 — CCO-Genehmigung; über CHF 100'000 — VR-Genehmigung; über CHF 1 Mio. — GV oder Prüfungsausschuss.

Fehler 6: Veraltetes oder nicht aktualisiertes Related-Party-Policy. Das interne Related-Party-Policy muss jährlich und bei Änderungen der Gesellschaftsstruktur oder des Aktionariats aktualisiert werden. Neue Hauptaktionäre, neue VR-Mitglieder oder neue Konzernstrukturen ändern den Kreis der Related Parties — ein veraltetes Policy deckt diese neuen Verbindungen nicht ab.

Fehler 7: Fehlende ESTV-Dokumentation für Verrechnungspreise. Konzerninterne Transaktionen müssen nach dem Arm's-Length-Prinzip der ESTV dokumentiert werden. Schweizer Gesellschaften in multinationalen Konzernen sind verpflichtet, im Rahmen des Country-by-Country-Reporting (CbCR) nach ALBA-Gesetz (SR 654.1) ihre Verrechnungspreisdokumentation bereitzuhalten. Fehlende Dokumentation führt zu Steueraufrechnung bei der ESTV und zu Nachzahlungen inkl. Verzugszinsen.