Interessenkonflikt-Erklärung Schweiz (OR Art. 717; FINMA-RS 17/1; FIDLEG)

Die Interessenkonflikt-Erklärung ist ein in der Schweiz nach Schweizer Obligationenrecht (OR) Art. 717 (Treuepflicht und Sorgfaltspflicht VR, SR 220) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Die rechtliche Grundlage in der Schweiz ist in erster Linie OR Art. 717 (SR 220): Verwaltungsräte einer AG haben nach OR Art. 717 Abs. 1 die Pflicht, ihre Tätigkeit mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsmannes auszuüben und die Interessen der Gesellschaft in guten Treuen zu wahren. Interessenkonflikte, die diese Pflicht beeinträchtigen, müssen vermieden oder offengelegt werden. Für den Ausstand bei der Abstimmung regelt OR Art. 695 (für GV-Abstimmungen von Aktionären) und der allgemeine aktienrechtliche Grundsatz, dass beteiligte VR-Mitglieder bei Beschlüssen über Rechtsgeschäfte mit ihnen nahestehenden Personen in den Ausstand treten sollen.

Für FINMA-beaufsichtigte Institute konkretisiert das FINMA-Rundschreiben 2017/1 (FINMA-RS 17/1) die Anforderungen: Rz. 51 ff. verlangen ein formelles System zur Erkennung, Offenlegung und Bewältigung von Interessenkonflikten. Für Finanzdienstleister nach Finanzdienstleistungsgesetz (FIDLEG, SR 950.1) regeln FIDLEG Art. 25 ff. den Umgang mit Interessenkonflikten gegenüber Kunden — insbesondere die Offenlegungspflicht und das Verbot von Interessenkonflikten, die den Kunden benachteiligen.

Die Interessenkonflikt-Erklärung ist typischerweise ein jährlich zu erneuerndes Dokument — VR-Mitglieder, Direktoren und CCOs erklären jährlich ihre aktuellen Mandate, Beteiligungen und sonstigen Interessenbindungen. Die Erklärung ist Bestandteil der Corporate-Governance-Dokumentation und wird vom Compliance Officer oder der Revisionsstelle im Rahmen von Prüfungen eingesehen. Auf forms-legal.com finden Unternehmen das vollständige Muster-Dokument, das für Schweizer AG, GmbH und regulierte Finanzinstitute verwendet werden kann.

Typische Interessenkonflikte in Schweizer Gesellschaften umfassen: VR-Mandate in Konkurrenz- oder Partnerunternehmen; Beteiligungen an Lieferanten oder Kunden der Gesellschaft; Familien- oder Geschäftsbeziehungen zu Vertragspartnern; Beratungsmandate bei Transaktionspartnern; persönliche Vorteile aus Transaktionen der Gesellschaft (related party transactions nach OR Art. 717a). Die Erklärung schafft Transparenz und gibt dem Verwaltungsrat die Grundlage, geeignete Massnahmen zu treffen — z.B. Ausstand bei Abstimmungen, Mandatsniederlegung oder strukturelle Trennung von Entscheidungsprozessen.

Die Interessenkonflikt-Erklärung hat auch eine präventive Wirkung: Wer weiss, dass er oder sie die eigenen Mandate und Beteiligungen jährlich schriftlich offenlegen muss, wird Interessenkonflikte von vornherein sorgfältiger vermeiden. Internationale Best-Practice-Rahmen — OECD-Leitlinien für Corporate Governance, ISO 37001 (Anti-Bribery Management Systems) und der Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance (economiesuisse) — empfehlen die jährliche Interessenkonflikt-Erklärung als Kernelement der Governance. Für kotierte Gesellschaften an der SIX Swiss Exchange ist die Offenlegung von Interessenkonflikten im Corporate Governance Report obligatorisch (SIX Exchange Regulation, Richtlinie Corporate Governance, Rz. 3.1 ff.). Das vollständige Muster für die Schweizer Interessenkonflikt-Erklärung steht auf forms-legal.com zum sofortigen Download bereit.

Die Interessenkonflikt-Erklärung wird in der Schweiz in folgenden Situationen benötigt.

Situation 1: Regelmässige Erneuerung durch VR-Mitglieder. Verwaltungsräte jeder Schweizer AG haben nach OR Art. 717 eine permanente Treuepflicht gegenüber der Gesellschaft. Best Practice und FINMA-RS 17/1 Rz. 51 verlangen eine jährliche schriftliche Erklärung zu aktuellen Interessenkonflikten. Viele Gesellschaften haben diese Erklärung als Standard-Governance-Anforderung eingeführt — mindestens einmal jährlich vor der ordentlichen GV.

Situation 2: Neuaufnahme in ein Organ. Wenn ein neues VR-Mitglied, ein neuer Direktor oder ein neuer Anlageberater in seine Funktion eintritt, muss er oder sie sofort eine Interessenkonflikt-Erklärung abgeben. Bestehende Mandate, Beteiligungen und Familien- oder Geschäftsbeziehungen werden offengelegt. Der Verwaltungsrat oder der Prüfungsausschuss prüft, ob die offengelegten Interessenkonflikte mit der Tätigkeit für die Gesellschaft vereinbar sind.

Situation 3: Anlass bezogene Erklärung vor wichtigen Beschlüssen. Vor jedem Beschluss, der ein konkretes Interessenkonflikt-Risiko trägt — Vergabe von Aufträgen an nahestehende Personen, related party transactions (OR Art. 717a), Erwerb oder Veräusserung von Beteiligungen —, muss das betroffene VR-Mitglied seinen Interessenkonflikt erklären und in den Ausstand treten. Dies ist in der VR-Sitzung zu protokollieren.

Situation 4: FINMA-beaufsichtigte Finanzinstitute. Für Banken (BankG), Vermögensverwalter (FINIG) und andere regulierte Institute ist die jährliche Interessenkonflikt-Erklärung nach FINMA-RS 17/1 Rz. 51-55 obligatorisch. FINMA-Prüfer kontrollieren die Vollständigkeit und Aktualität der Erklärungen. Fehlende oder veraltete Erklärungen sind Compliance-Mängel.

Situation 5: Finanzdienstleister nach FIDLEG. Anlageberater, Vermögensverwalter und Effektenhändler müssen nach FIDLEG Art. 25 ff. gegenüber ihren Kunden Interessenkonflikte offenlegen, die die Interessen des Kunden beeinträchtigen könnten. Die interne Interessenkonflikt-Erklärung ist Grundlage für diese Kundenkommunikation.

Situation 6: Related Party Transactions. Wenn die Gesellschaft eine Transaktion mit einer verbundenen Partei (Related Party) eingehen will — z.B. Kauf von Dienstleistungen von einer Gesellschaft, an der ein VR-Mitglied beteiligt ist —, muss das betroffene Mitglied seine Interessenbindung in einer Erklärung festhalten und den Ausstand erklären. forms-legal.com bietet die vollständige Interessenkonflikt-Erklärung für Schweizer Gesellschaften.

Situation 7: Nachfolge- und Übernahmeprozesse. Bei M&A-Transaktionen und Due-Diligence-Prüfungen analysieren Käufer und Investoren die Interessenkonflikt-Erklärungen der Organe der Zielgesellschaft, um verdeckte Interessenbindungen zu identifizieren. Vollständige und aktuelle Erklärungen beschleunigen den Due-Diligence-Prozess und reduzieren das Risiko von Nachverhandlungen oder Preisabschlägen.

Eine vollständige und rechtswirksame Interessenkonflikt-Erklärung für Schweizer Gesellschaften enthält folgende unverzichtbare Kernelemente.

1. Identifikation der erklärenden Person: Vollständiger Name, Funktion in der Gesellschaft (VR-Präsident, VR-Mitglied, CEO, CFO, CCO, Anlageberater), Datum der Erklärung und Gültigkeitsdauer (typischerweise 12 Monate). Die Funktion bestimmt den Umfang der Offenlegungspflicht — VR-Mitglieder unterliegen OR Art. 717, Anlageberater zusätzlich FIDLEG Art. 25 ff.

2. Gesellschaftsidentifikation: Für welche Gesellschaft wird die Erklärung abgegeben? Vollständige Firma, Sitz, Rechtsform. Bei Konzerngesellschaften müssen alle Gesellschaften genannt sein, für die die Person Organ ist oder war, wenn Interessenkonflikte möglich sind.

3. Vollständige Offenlegung von Interessenbindungen: Die Erklärung muss alle potenziellen Interessenkonflikte offenlegen — VR- und Verwaltungsmandate in anderen Gesellschaften (Konkurrenten, Lieferanten, Kunden, Dienstleister der Gesellschaft); persönliche Beteiligungen über 5 Prozent an Gesellschaften, die mit der Gesellschaft Geschäftsbeziehungen haben; Familien- oder Lebenspartnerbeziehungen zu Personen, die Transaktionspartner der Gesellschaft sind; bezahlte Beratungsmandate bei Transaktionspartnern; Vorteile, die die Person aus Transaktionen der Gesellschaft ziehen könnte.

4. Negativerklärung bei fehlendem Interessenkonflikt: Besteht kein bekannter Interessenkonflikt, ist eine ausdrückliche Negativerklärung ("Ich erkläre, dass mir keine potenziellen Interessenkonflikte bekannt sind") aufzunehmen. Die Negativerklärung schützt die erklärende Person bei Verdachtsvorwürfen und dient der Corporate Governance.

5. Vereinbarte Massnahmen: Für jeden offengelegten Interessenkonflikt sind die vereinbarten Massnahmen zur Konfliktbewältigung zu dokumentieren: Ausstand bei Abstimmungen über betroffene Beschlüsse; Information des VR-Präsidenten oder des Compliance Officers bei neuen Interessenkonflikten; Mandatsniederlegung bei nicht vermeidbaren Interessenkonflikten; strukturelle Trennung (Chinese Wall) bei Finanzdienstleistern nach FIDLEG. forms-legal.com stellt das vollständige Muster für die Interessenkonflikt-Erklärung zur Verfügung.

6. Verpflichtungserklärung: Die erklärende Person verpflichtet sich: zur vollständigen und wahrheitsgemässen Offenlegung; zur unverzüglichen Meldung neu entstehender Interessenkonflikte; zum Ausstand bei betroffenen Entscheidungen (OR Art. 717 Abs. 2). Die Verpflichtungserklärung ist zu unterzeichnen — damit entsteht eine vertragliche Bindung.

7. Bestätigung durch die Gesellschaft: Die Entgegennahme der Erklärung durch die Gesellschaft (CCO, VR-Präsident oder Prüfungsausschuss) ist zu dokumentieren. Nur entgegengenommene und geprüfte Erklärungen entfalten die volle Schutzwirkung — im Streitfall kann die Gesellschaft belegen, dass sie von einem Interessenkonflikt wusste oder es wissen konnte.

8. Jährliche Erneuerung: Best Practice und FINMA-RS 17/1 verlangen die jährliche Erneuerung. Die Erklärung gilt typischerweise 12 Monate ab Unterzeichnung. Interessenbindungen können sich während der Gültigkeitsperiode verändern — die Verpflichtungserklärung enthält daher stets die Pflicht zur sofortigen Meldung von Änderungen.

9. Related Party Transactions — Verknüpfung mit OR Art. 717a: Seit der OR-Revision 2023 (Inkrafttreten 01. Januar 2023) regelt OR Art. 717a neu die Anforderungen bei Rechtsgeschäften zwischen der Gesellschaft und nahestehenden Personen (related party transactions). Ist ein VR-Mitglied an einem solchen Rechtsgeschäft beteiligt oder nahestehend, muss es den Interessenkonflikt im Rahmen der Erklärung und im VR-Protokoll ausdrücklich offenlegen. Der Marktvergleich (Arm's Length) muss dokumentiert sein. Die Interessenkonflikt-Erklärung ist damit die prozessuale Grundlage für die korrekte Umsetzung von OR Art. 717a.

10. Elektronische Erfassung und Compliance-Software: Grosse Unternehmen und FINMA-beaufsichtigte Institute nutzen zunehmend spezialisierte Compliance-Software (z.B. NAVEX, MetricStream, Diligent) zur elektronischen Erfassung und Verwaltung von Interessenkonflikt-Erklärungen. Das System mahnt automatisch zur jährlichen Erneuerung, archiviert alle Versionen und ermöglicht dem CCO einen vollständigen Überblick über alle deklarierten Konflikte und vereinbarten Massnahmen. KMU können diese Funktion durch eine einfache Excel-Tabelle oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ersetzt werden. forms-legal.com bietet die vollständige Vorlage für die Interessenkonflikt-Erklärung in der Schweiz.

Die Interessenkonflikt-Erklärung wird durch das betreffende Organ persönlich ausgefüllt und unterzeichnet. Folgendes Vorgehen empfiehlt sich.

Schritt 1: Vollständige Bestandsaufnahme der eigenen Interessenbindungen. Vor dem Ausfüllen der Erklärung muss die erklärende Person alle ihre Mandate, Beteiligungen und Beziehungen inventarisieren: Welche VR-Mandate, Verwaltungsratsmandate oder Beiratsmandate habe ich in anderen Gesellschaften? Welche Gesellschaften stehen in einer Geschäftsbeziehung mit der Gesellschaft, für die ich tätig bin? Halte ich mehr als 5 Prozent der Stimmrechte oder des Kapitals einer Gesellschaft, die mit meinem Arbeitgeber Geschäfte macht? Hat mein Ehepartner, meine Partnerin oder ein naher Verwandter (Kinder, Eltern) eine bedeutende Funktion bei einem Vertragspartner?

Schritt 2: Formular ausfüllen. Im wizard von forms-legal.com geben Sie ein: Firma und Sitz der Gesellschaft; Name, Funktion und Datum der Erklärung; Gültigkeitsdauer (empfohlen: 12 Monate). Dann: Konflikt-Status (keine bekannten Interessenkonflikte — oder: potenzielle Konflikte bestehen). Bei bestehenden Interessenkonflikten: konkrete Beschreibung jedes Konflikts (welche Gesellschaft, welche Beziehung, wie gross ist der Interessenkonflikt?). Vereinbarte Massnahmen zur Bewältigung.

Schritt 3: Konkrete und vollständige Angaben. Vage Angaben wie "gewisse VR-Mandate" genügen nicht. Die Erklärung muss konkrete Namen, Gesellschaften und Art der Beziehung nennen. Unvollständige Erklärungen schützen weder die erklärende Person noch die Gesellschaft — im Gegenteil erhöhen sie das Haftungsrisiko, wenn ein nicht offengelegter Interessenkonflikt später entdeckt wird.

Schritt 4: Massnahmen absprechen. Die erklärende Person bespricht die offengelegten Interessenkonflikte mit dem VR-Präsidenten, dem Prüfungsausschuss oder dem CCO. Gemeinsam werden die geeigneten Massnahmen festgelegt: Ausstand bei bestimmten Beschlüssen, Information des VR bei neuen Konflikten, allfälliger Mandatsverzicht. Diese Massnahmen werden in der Erklärung festgehalten.

Schritt 5: Unterzeichnen und einreichen. Die ausgefüllte Erklärung wird von der erklärenden Person unterzeichnet und dem CCO oder dem VR-Präsidenten eingereicht. Bei FINMA-beaufsichtigten Instituten wird die Erklärung durch den CCO entgegengenommen und im Compliance-Archiv abgelegt.

Schritt 6: Jährliche Erneuerung. Richten Sie einen jährlichen Reminder-Prozess ein — z.B. jährlich im Januar vor der ordentlichen GV. Alle Organe erhalten eine Aufforderung zur Erneuerung ihrer Interessenkonflikt-Erklärung. Veraltete Erklärungen werden als Compliance-Mangel in der ordentlichen Revision erfasst.

Schritt 7: Unverzügliche Meldung von Änderungen. Entsteht während der Gültigkeitsdauer der Erklärung ein neuer potenzieller Interessenkonflikt — z.B. weil ein Familienmitglied Führungsfunktion bei einem Vertragspartner übernimmt —, muss die erklärende Person dies sofort dem CCO oder VR-Präsidenten melden und eine aktualisierte Erklärung einreichen.

Die Interessenkonflikt-Erklärung Schweiz basiert auf einem breiten Rechtsrahmen, der für verschiedene Gesellschaftstypen unterschiedlich ausgestaltet ist.

OR Art. 717 Abs. 1 (SR 220): Verwaltungsräte haben die Pflicht, die Interessen der Gesellschaft in guten Treuen zu wahren und ihre Tätigkeit mit der Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsmannes auszuüben. Interessenkonflikte, die diese Pflicht beeinträchtigen, sind zu vermeiden oder offenzulegen. Verletzung der Treuepflicht kann zur persönlichen Haftung nach OR Art. 754 führen.

OR Art. 717 Abs. 2 (Ausstands- und Meldepflicht): VR-Mitglieder, die bei einem Beschlussgegenstand persönlich betroffen sind, sollten in den Ausstand treten — auch wenn OR Art. 717 Abs. 2 keine ausdrückliche Ausstandspflicht statuiert, entspricht dies der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichts (BGE 130 III 213) und anerkannter Corporate Governance. Die Ausstandspraxis ist im VR-Protokoll zu dokumentieren.

FINMA-RS 17/1 Rz. 51-55: Das FINMA-Rundschreiben verlangt für beaufsichtigte Finanzinstitute ein formelles System zur Erkennung, Verwaltung und Offenlegung von Interessenkonflikten. Jedes Organ und jeder leitende Angestellte muss seine Interessenkonflikte jährlich schriftlich deklarieren. FINMA-Prüfer prüfen die Vollständigkeit und Aktualität der Erklärungen. Fehlende Erklärungen sind ein materieller Compliance-Mangel.

FIDLEG Art. 25-32 (SR 950.1): Das Finanzdienstleistungsgesetz verlangt von Finanzdienstleistern (Anlageberater, Vermögensverwalter, Effektenhändler), Interessenkonflikte, die die Kundeninteressen benachteiligen könnten, zu identifizieren, zu vermeiden oder dem Kunden gegenüber offenzulegen. FIDLEG Art. 26 Abs. 1 nennt konkrete Interessenkonflikt-Quellen: Eigengeschäfte, Retrozessionen, persönliche Vorteile. FIDLEG Art. 27 schreibt vor, dass Finanzdienstleister alle angemessenen Massnahmen treffen, um Interessenkonflikte zu verhindern.

IAS 24 / Swiss GAAP FER 15 (für IFRS-pflichtige oder kotierte Gesellschaften): Kotierte Schweizer Gesellschaften und IFRS-Anwender müssen Related Party Transactions nach IAS 24 im Anhang der Jahresrechnung offenlegen. Die interne Interessenkonflikt-Erklärung ist Grundlage für diese Anhangangaben.

OR Art. 754 (Verantwortlichkeit): VR-Mitglieder, die einen Interessenkonflikt nicht offengelegt haben und dadurch einen Schaden für die Gesellschaft verursacht haben, sind nach OR Art. 754 gegenüber der Gesellschaft, den Aktionären und Gläubigern schadenersatzpflichtig. Die Erklärung schützt die erklärende Person nicht vor Haftung für unzutreffende Angaben — ist aber ein entlastendes Element im Haftungsfall.

Bei der Erstellung von Interessenkonflikt-Erklärungen in Schweizer Gesellschaften treten regelmässig folgende Fehler auf.

Fehler 1: Vage oder unvollständige Erklärungen. Erklärungen wie "ich habe einige Mandate" ohne konkrete Aufzählung sind wertlos. OR Art. 717 und FINMA-RS 17/1 Rz. 51 verlangen konkrete Angaben. Unvollständige Erklärungen schützen nicht vor Haftung nach OR Art. 754 und können bei einer FINMA-Prüfung als Compliance-Mangel erfasst werden.

Fehler 2: Fehlende Negativerklärung. Wer keine Interessenkonflikte hat, muss dies ausdrücklich erklären. Fehlt eine Erklärung gänzlich, kann dies als mangelnde Compliance-Kultur oder als Versuch, die Offenlegung zu umgehen, interpretiert werden. Jede Person mit Organ- oder Leitungsfunktion muss eine Erklärung abgeben — positiv oder negativ.

Fehler 3: Keine jährliche Erneuerung. Interessenbindungen ändern sich — neue Mandate, Familienmitglieder mit neuen Funktionen, neue Beteiligungen. Eine einmalige Erklärung bei Amtsantritt, die nie erneuert wird, spiegelt nicht die aktuelle Situation wider. FINMA-RS 17/1 Rz. 53 verlangt ausdrücklich regelmässige Aktualisierung.

Fehler 4: Kein Ausstand bei konkreten Beschlüssen. Auch wenn die jährliche Erklärung korrekt ist, kann ein VR-Mitglied bei einem konkreten Beschluss in den Ausstand treten müssen — z.B. wenn die Gesellschaft gerade eine Transaktion mit einem Unternehmen abschliesst, an dem das Mitglied beteiligt ist. Fehlt dieser anlassbezogene Ausstand und wird er nicht protokolliert, ist der Beschluss anfechtbar.

Fehler 5: Kein Vermerk im VR-Protokoll. Selbst wenn die Erklärung korrekt abgegeben und der Ausstand erläutert wurde, fehlt der Nachweis, wenn das VR-Protokoll den Interessenkonflikt und den Ausstand nicht vermerkt. Das VR-Protokoll ist das juristische Beweisdokument — Ausstandsregeln und Interessenkonflikte müssen im Protokoll festgehalten sein.

Fehler 6: Fehlendes System für FINMA-beaufsichtigte Institute. Einzelne Erklärungen ohne systematischen Prozess (Reminder, Archivierung, Überprüfung durch CCO) genügen FINMA-RS 17/1 nicht. FINMA-beaufsichtigte Institute brauchen ein formelles Interessenkonflikt-Managementsystem mit klaren Verantwortlichkeiten und nachvollziehbarer Dokumentation. forms-legal.com bietet das Muster-Erklärungsdokument — das System dahinter muss das Unternehmen selbst aufbauen.

Fehler 7: Gleichbehandlung von abhängigen und unabhängigen VR-Mitgliedern. Kotierte Gesellschaften und FINMA-beaufsichtigte Institute unterscheiden zwischen unabhängigen VR-Mitgliedern (keine Interessenbindung) und abhängigen VR-Mitgliedern. Interessenkonflikt-Erklärungen müssen diese Unterscheidung abbilden. Unabhängige Mitglieder sollen in der Mehrzahl sein — die Erklärungen sind Grundlage für die Beurteilung der VR-Zusammensetzung.