Geschäftsführervertrag GmbH Schweiz (OR Art. 809-812)

Der Geschäftsführervertrag GmbH ist ein in der Schweiz nach Obligationenrecht (OR, SR 220) Art. 809–812 (Geschäftsführung GmbH) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Er regelt die Pflichten der Parteien, die Gegenleistung, die Laufzeit und die Rechte bei Pflichtverletzung.

OR Art. 809 Abs. 1 verpflichtet die GmbH, mindestens einen Geschäftsführer zu haben, der die Gesellschaft nach aussen vertritt. Mindestens ein Geschäftsführer muss das Schweizer Domizilerfordernis erfüllen und in der Schweiz wohnen (OR Art. 814 Abs. 3). Das Handelsregisteramt (HRegA) trägt keinen Geschäftsführer ohne Schweizer Wohnsitz als alleinigen Vertreter ein. Geschäftsführer können Gesellschafter (Gesellschafter-Geschäftsführer) oder gesellschaftsfremde Dritte (Fremdgeschäftsführer) sein. Bei einem GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer kommen das organrechtliche und das schuldrechtliche Verhältnis zusammen — eine doppelte Rechtsbeziehung mit je eigenen Konsequenzen für Vergütung, Sozialversicherungen und Steuern.

OR Art. 810 legt die nicht delegierbaren Aufgaben der Geschäftsführung der GmbH fest: Oberleitung der GmbH und Erteilung der nötigen Weisungen; Festlegung der Grundsätze des Rechnungswesens (OR Art. 810 Abs. 2 Ziff. 2); Ausgestaltung des Finanzplansystems und Finanzkontrolle; Ausübung der Aufsicht über die Personen, denen Teile der Geschäftsführung übertragen wurden; Erstellung des Jahresberichts gemäss OR Art. 961 ff. und Vorbereitung der Gesellschafterversammlung. Diese Mindestaufgaben kann der Geschäftsführer nicht vollständig auf Dritte delegieren — er muss sie persönlich wahrnehmen und bleibt dafür verantwortlich.

Die Bestellung zum Geschäftsführer (organrechtliche Stellung) erfolgt durch GV-Beschluss (OR Art. 804 Abs. 2 Ziff. 4) oder in den Statuten. Der Geschäftsführervertrag regelt das schuldrechtliche Verhältnis — Vergütung, Pflichten, Kündigungsfristen und Haftungsmassstäbe. Beides kann gleichzeitig enden oder unterschiedlich behandelt werden. Die Abberufung als Geschäftsführer durch die GV (OR Art. 811 Abs. 2) beendet nicht automatisch den Anstellungsvertrag. Die Gesellschaft muss den schuldrechtlichen Vertrag separat kündigen unter Einhaltung der vertraglichen oder gesetzlichen Fristen (OR Art. 335 ff. bei Arbeitsvertrag).

Für die steuerliche Qualifikation des Geschäftsführers ist die Unterscheidung zwischen Arbeitnehmer (Weisungsgebundenheit, AHV-Beitragspflicht als Arbeitslohn nach AHVG Art. 5, SR 831.10) und selbstständig Erwerbender (Auftragsverhältnis nach OR Art. 394 ff., eigene Sozialversicherungsbeiträge) entscheidend. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) und die kantonalen AHV-Ausgleichskassen prüfen diese Abgrenzung intensiv bei GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführern. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer ist zudem der steuerliche Drittvergleich zu beachten: Die Vergütung muss dem entsprechen, was einer nicht beteiligten Person für vergleichbare Leistungen bezahlt werden würde; andernfalls qualifiziert die ESTV den Überpreis als verdeckte Gewinnausschüttung mit Verrechnungssteuerfolgen nach VStG Art. 4 (SR 642.21: 35 % Verrechnungssteuer auf dem überschiessenden Betrag).

Ein Geschäftsführervertrag GmbH Schweiz wird in verschiedenen Situationen benötigt, und ein schriftlicher Vertrag ist stets empfehlenswert, auch wenn das Obligationenrecht keine strikte Schriftlichkeit vorschreibt.

Erste Situation — Erstbestellung eines Geschäftsführers: Bei jeder Gründung einer Schweizer GmbH oder bei der Erstbestellung eines Geschäftsführers sollte ein schriftlicher Vertrag abgeschlossen werden. OR Art. 809 verlangt mindestens einen Geschäftsführer; ohne Vertrag gilt das allgemeine Auftragsrecht (OR Art. 394 ff.) oder das Arbeitsvertragsrecht (OR Art. 319 ff.) je nach tatsächlicher Ausgestaltung des Verhältnisses. Ein klarer Vertrag schützt beide Parteien vor Beweisproblemen bei Streitigkeiten.

Zweite Situation — Wechsel des Geschäftsführers: Bei Abberufung des bisherigen Geschäftsführers und Bestellung eines neuen muss der bestehende Vertrag gekündigt und ein neuer Vertrag abgeschlossen werden. Die Abberufung durch die GV gemäss OR Art. 811 und die Kündigung des schuldrechtlichen Vertrags sind strikt getrennte Rechtsakte mit je eigenen Fristen und Konsequenzen. Nur mit einem schriftlichen Vertrag lässt sich eindeutig bestimmen, welche Kündigungsfristen gelten.

Dritte Situation — Änderung der Vergütung oder Kompetenzen: Wenn der Geschäftsführer nach einer Unternehmensakquisition mehr Verantwortung übernimmt, der Bonusanteil angepasst oder neue Zeichnungsgrenzen eingeführt werden, ist eine schriftliche Vertragsänderung (Nachtrag) erforderlich. Mündliche Abmachungen sind im Streitfall kaum durchsetzbar.

Vierte Situation — Externer Fremdgeschäftsführer: Wenn ein Nicht-Gesellschafter als Fremdgeschäftsführer eingesetzt wird, sind die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte besonders komplex. Die AHV-Ausgleichskasse klärt von Amtes wegen den Status (AHV-pflichtig als Arbeitnehmer oder selbstständig nach AHVG Art. 5), und ein schriftlicher Vertrag mit klarer Einordnung ist unerlässlich, um Nachzahlungen zu vermeiden.

Fünfte Situation — Familiengesellschaft mit Generationenwechsel: Wenn die nächste Generation die Geschäftsführung einer Familien-GmbH übernimmt, schafft ein formeller Geschäftsführervertrag klare Verhältnisse zwischen der Geschäftsführerrolle und der Gesellschafterrolle und verhindert Konflikte zwischen den Familienmitgliedern. Die ESTV überprüft in Familienkonstellationen besonders genau, ob die Vergütung dem Drittvergleich standhält (VStG Art. 4).

Sechste Situation — Kapitalbeteiligung und Aufbau einer Holding-Struktur: Wenn die GmbH in eine Holding-Struktur eingebettet wird und der Geschäftsführer auch auf Ebene der Holding tätig ist, muss jedes Vertragsverhältnis separat geregelt werden, um Doppelentlöhnung und steuerliche Risiken zu vermeiden.

Ein vollständiger Geschäftsführervertrag GmbH Schweiz nach OR Art. 809–812 enthält folgende Kernelemente, die sowohl die organrechtliche Stellung als auch das schuldrechtliche Verhältnis abdecken müssen.

Parteien und GmbH-Angaben: Vollständige Firma, Sitz und Handelsregisternummer (UID) der GmbH; vollständiger Name, Adresse und Funktion des Geschäftsführers; Angabe, ob der Geschäftsführer auch Gesellschafter ist (massgeblich für steuerliche Qualifikation und ESTV-Drittvergleich nach VStG Art. 4).

Vertragsart: Eindeutige Qualifikation als Arbeitsvertrag (OR Art. 319 ff.) oder Auftrag (OR Art. 394 ff.); bei Arbeitnehmerstatus gelten AHV/IV/EO/ALV-Beitragspflichten (AHVG Art. 5), Anschluss an die Pensionskasse (BVG, SR 831.40) und der Kündigungsschutz nach OR Art. 335 ff.; bei Auftragnehmer trägt der Geschäftsführer die Sozialversicherungsbeiträge selbst.

Aufgaben und Kompetenzen: Detaillierte Beschreibung der operativen Führungsaufgaben; Kompetenzordnung mit Einzelzeichnungsgrenze (z.B. bis CHF 50'000 allein, darüber Genehmigung durch die GV); Verweis auf das allfällige Organisationsreglement oder Geschäftsleitungsreglement nach OR Art. 716b.

Vergütung und Sozialleistungen: Bruttojahresvergütung einschliesslich 13. Monatslohn; variable Vergütung (Zielbonus mit klaren Performancekriterien, Auszahlungsmodalitäten); Spesenvergütung (Spesenreglement der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV beachten); Arbeitgeberbeiträge an AHV/IV/EO/ALV und Pensionskasse; Krankentaggeldversicherung und UVG (SUVA oder Privatversicherer).

Berichtspflicht und Informationsrechte: Mindestens quartalsweise schriftliche Berichterstattung des Geschäftsführers an die GV über Umsatz, Ergebnis und wesentliche Geschäftsvorfälle; Sofortmeldepflicht bei drohender Zahlungsunfähigkeit (OR Art. 725 Abs. 2) oder sonstigen ausserordentlichen Ereignissen.

Konkurrenzverbot und Geheimhaltung: Nachvertragliches Konkurrenzverbot nach OR Art. 340 (bei Arbeitnehmerqualifikation) oder ZGB Art. 27 (bei Auftragnehmer); sachliche, örtliche und zeitliche Begrenzung (Praxis: max. 2–3 Jahre); Konventionalstrafe bei Verletzung; Geheimhaltungspflicht gemäss OR Art. 321a und DSG (SR 235.1) für Geschäftsgeheimnisse und Personendaten.

Kündigung und Abberufung: Vertragliche Kündigungsfrist (bei Arbeitsvertrag mindestens gesetzliche Fristen nach OR Art. 335c); Recht auf fristlose Kündigung aus wichtigem Grund (OR Art. 337); ausdrücklicher Hinweis, dass Abberufung als Organ durch die GV (OR Art. 811) und Kündigung des Anstellungsvertrags voneinander unabhängige Rechtshandlungen sind.

Arbeitsort und Home-Office: Festlegung des primären Arbeitsortes (Unternehmenssitz); Regelung von Home-Office-Anteil und Reisepflichten; Hinweis, dass AHV-Beitragspflicht auch bei Home-Office in der Schweiz unverändert beim Arbeitgeber (GmbH) liegt; Spesenregelung für Reisekosten gemäss ESTV-Spesenreglement.

Haftung und D&O-Versicherung: Verweis auf die persönliche Haftung des Geschäftsführers nach OR Art. 754 (Schaden aus schuldhafter Pflichtverletzung gegenüber der GmbH, den Gesellschaftern und Dritten); empfohlene D&O-Versicherung (Directors & Officers Liability Insurance) auf Kosten der GmbH; Regress der GmbH bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz.

Governing Law und Gerichtsstand: Ordentlicher Gerichtsstand am Sitz der GmbH nach ZPO Art. 129; anwendbares Recht ist das Schweizer Recht, insbesondere OR, ZGB und ArG (Arbeitsgesetz, SR 822.11); Verweis auf allfällige Schiedsklausel nach ZPO Art. 353 ff. bei grenzüberschreitenden Verhältnissen. Der Vertragstext ist in der Sprache der GmbH-Statuten zu verfassen, in der Regel Deutsch, Französisch oder Italienisch — je nach Kanton und Unternehmensdomizil in der Schweiz.

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Den Geschäftsführervertrag GmbH Schweiz füllen Sie auf forms-legal.com schrittweise aus. Das Formular führt durch alle wesentlichen Elemente, die dem Schweizer OR und den Anforderungen der Handelsregisterbehörden entsprechen.

Schritt 1 — Parteien und GmbH-Daten: Tragen Sie Firma, Sitz und UID (Unternehmensidentifikationsnummer) der GmbH ein sowie den vollständigen Namen und die Adresse des Geschäftsführers. Geben Sie an, ob der Geschäftsführer auch Gesellschafter ist — das bestimmt die steuerliche Qualifikation und die ESTV-Drittvergleichsprüfung.

Schritt 2 — Vertragsart festlegen: Entscheiden Sie, ob ein Arbeitsvertrag (OR Art. 319 ff.) oder ein Auftrag (OR Art. 394 ff.) abgeschlossen wird. Bei Arbeitnehmerstatus: AHV/IV/EO/ALV-Beiträge, BVG-Anschluss, Kündigungsschutz nach OR Art. 335c (1 Monat im 1. Jahr, 2 Monate im 2.–9. Jahr, 3 Monate ab 10. Jahr). Bei Auftragnehmer: eigene Sozialversicherungsbeiträge. Holen Sie bei Unsicherheit eine steuerliche Beratung ein.

Schritt 3 — Vergütung definieren: Legen Sie das Bruttojahresgehalt einschliesslich 13. Monatslohn und einen allfälligen Zielbonus fest. Prüfen Sie beim Gesellschafter-Geschäftsführer, ob die Vergütung dem steuerlichen Drittvergleich standhält: Überpreise werden von der ESTV als verdeckte Gewinnausschüttung (VStG Art. 4) qualifiziert.

Schritt 4 — Kompetenzen und Zeichnungsrecht: Definieren Sie die Einzelzeichnungsgrenze (z.B. CHF 50'000) und legen Sie fest, welche Geschäfte — Liegenschaftskauf, Kreditaufnahme über CHF 100'000, Stellenbesetzungen auf Kaderebene — einen GV-Beschluss erfordern.

Schritt 5 — Berichtspflicht konfigurieren: Wählen Sie die Berichtsfrequenz (monatlich oder quartalsweise) und beschreiben Sie den Mindestinhalt (Umsatz, EBIT, Liquiditätslage, Mitarbeiterbestand). Definieren Sie Sofortmeldepflichten bei drohender Überschuldung nach OR Art. 725.

Schritt 6 — Konkurrenzverbot: Legen Sie Dauer (empfohlen max. 2–3 Jahre), geografische Begrenzung (Kanton, Schweiz, Europa) und sachliche Begrenzung (nur Branche) sowie die Konventionalstrafe (typisch 3–6 Monatslöhne) fest.

Schritt 7 — Kündigung und Abberufung: Definieren Sie die vertragliche Kündigungsfrist. Halten Sie im Vertrag ausdrücklich fest, dass Abberufung als Organ (GV-Beschluss nach OR Art. 811) und Kündigung des Anstellungsvertrags getrennte Rechtsakte sind und unterschiedliche Fristen haben können.

Schritt 8 — GV-Beschluss und Unterzeichnung: Vor der Unterzeichnung beschliesst die Gesellschafterversammlung die Bestellung (OR Art. 804 Abs. 2 Ziff. 4). Die GmbH unterzeichnet durch einen zeichnungsberechtigten Gesellschafter; der neue Geschäftsführer unterzeichnet persönlich. Bewahren Sie das unterzeichnete Original sicher auf und fertigen Sie für alle Parteien eine Kopie an.

Schritt 9 — Handelsregistermeldung: Nach Unterzeichnung muss die Bestellung des Geschäftsführers unverzüglich beim zuständigen kantonalen Handelsregisteramt (HRegA) nach HRegV Art. 119 (SR 221.411) angemeldet werden. Ohne Registrierung entfaltet die Bestellung gegenüber Dritten keine volle Wirkung (Handelsregisterprinzip nach OR Art. 933).

Der Geschäftsführervertrag GmbH Schweiz untersteht dem Gesellschaftsrecht (OR 20. Titel, Art. 772 ff.), dem Arbeitsrecht (OR Art. 319 ff.) und dem Steuerrecht.

OR Art. 809 — Domizilerfordernis: Mindestens ein Geschäftsführer mit Einzelunterschrift oder zwei Geschäftsführer mit Kollektivunterschrift müssen in der Schweiz wohnen. Das Handelsregisteramt (HRegA) nach HRegV (SR 221.411) trägt keinen alleinigen Geschäftsführer ohne Schweizer Wohnsitz ein; Kollektivunterschrift mit einer in der Schweiz wohnhaften Person ist möglich.

OR Art. 810 Abs. 2 — Nicht delegierbare Aufgaben: Der Geschäftsführer muss die in OR Art. 810 Abs. 2 Ziff. 1–5 genannten Aufgaben persönlich wahrnehmen — insbesondere Oberleitung, Rechnungswesen, Finanzplanung, Aufsicht und Jahresbericht. Eine vollständige Delegation an Dritte ist gesetzlich unzulässig und begründet persönliche Haftung nach OR Art. 754.

OR Art. 811 — Abberufungsrecht der GV: Die GV kann den Geschäftsführer jederzeit und ohne Angabe von Gründen abberufen. Das Anstellungsverhältnis erlischt dadurch nicht automatisch — für die Kündigung des schuldrechtlichen Vertrags gelten die vertraglichen oder gesetzlichen Fristen (OR Art. 335c bei Arbeitsvertrag).

Drittvergleich (Steuerrecht): Bei Gesellschafter-Geschäftsführern prüft die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), ob die Vergütung dem Drittvergleich standhält. Übermässige Vergütungen werden als verdeckte Gewinnausschüttung qualifiziert und unterliegen der Verrechnungssteuer nach VStG Art. 4 (SR 642.21: 35 % auf dem überschiessenden Betrag).

AHVG Art. 5 — Massgeblicher Lohn: Bei Arbeitnehmerstatus des Geschäftsführers ist der gesamte Lohn einschliesslich Bonus AHV-beitragspflichtiger Arbeitslohn. Die AHV-Ausgleichskasse kann auch rückwirkend Beiträge nacherheben, wenn der Status falsch qualifiziert wurde.

BVG (SR 831.40) — Pensionskassenanschluss: Fremdgeschäftsführer mit Arbeitnehmerstatus und Jahreslohn über dem BVG-Koordinationsabzug sind obligatorisch der Pensionskasse anzuschliessen. Gesellschafter-Geschäftsführer mit beherrschender Stellung (mehr als 50 % Stimmrechte) sind von der ALV-Beitragspflicht befreit, aber in der Regel BVG-pflichtig.

OR Art. 754 — Haftung des Geschäftsführers: Der Geschäftsführer haftet der GmbH, den Gesellschaftern und den Gläubigern für Schäden, die er durch absichtliche oder fahrlässige Verletzung seiner Pflichten verursacht. Die Haftung ist nicht auf das Eigenkapital der GmbH begrenzt — der Geschäftsführer haftet persönlich und unbeschränkt. Eine D&O-Versicherung kann dieses Risiko für beide Parteien absichern.

HRegV Art. 119 — Handelsregisterpflicht: Die Bestellung und die Abberufung des Geschäftsführers muss beim kantonalen Handelsregisteramt gemeldet und im Handelsregister eingetragen werden. Der Eintrag hat Publizitätswirkung gegenüber Dritten (OR Art. 933).

Bei Geschäftsführerverträgen einer Schweizer GmbH entstehen typische Fehler mit steuerlichen und haftungsrechtlichen Konsequenzen, die sich mit einem sorgfältig ausgestalteten Vertrag vermeiden lassen.

Fehler 1 — Vergütung nicht marktüblich: Wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer sich eine übermässige Vergütung auszahlt, qualifiziert die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) den Überpreis als verdeckte Gewinnausschüttung mit Verrechnungssteuerfolgen (35 % auf dem überschiessenden Betrag nach VStG Art. 4). Orientieren Sie sich an Marktgehältern und holen Sie bei Bedarf ein Gehalts-Benchmarking einer anerkannten Schweizer HR-Beratung ein.

Fehler 2 — Konkurrenzverbot ohne Begrenzung: Ein zeitlich, örtlich und sachlich unbeschränktes Konkurrenzverbot ist nach ZGB Art. 27 und OR Art. 340a sittenwidrig und nichtig. Selbst eine Konventionalstrafe rettet ein übermässig weites Konkurrenzverbot nicht. Begrenzen Sie das Verbot auf maximal 2–3 Jahre und definieren Sie den geografischen und sachlichen Geltungsbereich klar.

Fehler 3 — Abberufung und Vertrag nicht unterschieden: Wenn die GV den Geschäftsführer nach OR Art. 811 abberuft, bleibt der Anstellungsvertrag bestehen, bis er separat gekündigt wird. Viele GmbHs vergessen diesen zweiten Schritt, was zu fortlaufenden Lohnpflichten führt — im Extremfall für mehrere Monate nach der Abberufung.

Fehler 4 — Fehlender BVG-Anschluss für Fremdgeschäftsführer: Fremdgeschäftsführer (Nicht-Gesellschafter) mit Arbeitnehmerqualifikation sind obligatorisch BVG-pflichtig (Pensionskassenanschluss nach BVG Art. 7, SR 831.40). Fehlender Anschluss führt zu rückwirkenden Nachforderungen der Ausgleichskasse mit Verzugszinsen.

Fehler 5 — Unklare Kompetenzen und fehlende Zeichnungsgrenze: Wenn der Vertrag keine Zeichnungsgrenze definiert, ist unklar, welche Geschäfte der Geschäftsführer allein abschliessen darf. Verpflichtet er die GmbH in einem nicht autorisierten Geschäft, kann er nach OR Art. 754 persönlich für daraus entstehende Schäden haften.

Fehler 6 — Falsche Statusqualifikation: Die Einstufung eines Gesellschafter-Geschäftsführers als Selbstständiger, obwohl er faktisch in die Arbeitsorganisation eingegliedert ist und Weisungen folgt, führt zur rückwirkenden Beitragspflicht bei der AHV-Ausgleichskasse (AHVG Art. 5). Prüfen Sie den Status sorgfältig mit einem spezialisierten Berater.