WEG Verwalterbestellung und Verwaltervertrag Deutschland

Der WEG-Verwalter ist das zentrale Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft. Er führt die laufende Verwaltung des Gemeinschaftseigentums, bereitet die Eigentümerversammlungen vor und setzt deren Beschlüsse um. Seit dem WEMoG 2020 ist der Verwalter nach § 9b WEG der alleinige gesetzliche Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft im Außenverhältnis — ein grundlegender Paradigmenwechsel gegenüber dem alten Recht, das die WEG-Gemeinschaft nicht als rechtsfähig anerkannte.

Das WEMoG 2020 hat die Rechtsstellung des Verwalters in mehrfacher Hinsicht reformiert: Nach § 26 Abs. 1 WEG n.F. darf der Verwalter maximal für drei Jahre bestellt werden (Erstverwaltung bei neu begründeten WEG bis zu fünf Jahre). Seit dem 1. Dezember 2022 müssen Verwalter als „zertifizierter Verwalter“ nach § 26a WEG qualifiziert sein oder sich entsprechend weiterbilden. Der DDIV (Dachverband Deutscher Immobilienverwalter) und andere Branchenverbände bieten entsprechende Zertifizierungen an. Gewerbetreibende WEG-Verwalter benötigen eine Erlaubnis nach § 34c GewO.

Das Verhältnis zwischen der WEG und dem Verwalter ist zivilrechtlich ein entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag nach BGB § 675 i.V.m. §§ 611 ff. BGB (dienstvertragliche Elemente). Der Verwaltervertrag regelt die Vergütung, die Vertragslaufzeit, die konkreten Aufgaben über das gesetzliche Pflichtprogramm hinaus sowie Haftungs- und Abberufungsklauseln.

Die WEG-Verwalterbestellung und der Verwaltervertrag auf forms-legal.com stellen ein strukturiertes Muster bereit, das die gesetzlichen Mindestanforderungen nach WEG und BGB abbildet. Jede Wohnungseigentümergemeinschaft in Deutschland sollte einen schriftlichen Verwaltervertrag abschließen, um Rechte und Pflichten beider Seiten klar zu regeln.

Der WEG-Verwalterbestellungsbeschluss und der Verwaltervertrag in Deutschland werden in allen Situationen benötigt, in denen eine Wohnungseigentümergemeinschaft einen Verwalter bestellt oder einen bestehenden Verwaltervertrag erneuert.

Bei Neugründung einer Wohnungseigentümergemeinschaft: Wenn ein Bauträger ein Mehrfamilienhaus aufteilt und die ersten Wohnungen verkauft, ist eine der ersten Aufgaben der neu gegründeten WEG die Bestellung eines Erstverwalters. Der Erstverwalter wird oft bereits in der Teilungserklärung vom Bauträger vorgeschlagen. Die Eigentümer können den vorgeschlagenen Verwalter in der ersten Eigentümerversammlung bestätigen oder einen anderen wählen. Für den Erstverwalter gilt nach § 26 Abs. 1 S. 3 WEG eine Maximalbestelldauer von fünf Jahren statt der üblichen drei Jahre.

Bei Ablauf des bestehenden Verwaltervertrags: Da § 26 Abs. 1 WEG die Bestellung auf maximal drei Jahre begrenzt, muss regelmäßig eine Wiederbestellung erfolgen. Die Eigentümerversammlung entscheidet, ob der bisherige Verwalter für einen weiteren Zeitraum (maximal drei Jahre) bestellt oder ein neuer Verwalter gewählt wird. Oft findet ein Ausschreibungsverfahren statt, bei dem mehrere Verwaltungsangebote eingeholt werden.

Bei Abberufung des bisherigen Verwalters: Wird der Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG aus wichtigem Grund abberufen oder kündigt er selbst, muss unverzüglich ein neuer Verwalter bestellt werden. In dringenden Fällen kann das Amtsgericht nach § 24 Abs. 3 WEG n.F. einen Notverwalter einsetzen.

Bei Wechsel der Verwaltungsgesellschaft durch Umstrukturierung: Wenn ein Verwaltungsunternehmen fusioniert, umfirmiert oder seinen Geschäftsbetrieb auf einen anderen Träger überträgt, erlischt die bisherige Bestellung und eine neue Bestellung mit dem rechtlichen Nachfolger ist erforderlich.

Bei Änderung der Vertragsbedingungen: Änderungen der Verwaltervergütung, des Leistungsumfangs oder anderer wesentlicher Vertragsbedingungen bedürfen eines neuen Beschlusses der Wohnungseigentümerversammlung und einer Vertragsanpassung. Einseitige Vergütungserhöhungen des Verwalters ohne Zustimmung der WEG sind nicht möglich.

Ein rechtswirksamer WEG-Verwalterbestellungsbeschluss und Verwaltervertrag in Deutschland müssen bestimmte inhaltliche Anforderungen erfüllen.

Bestellungsbeschluss nach § 26 WEG: Der Beschluss über die Bestellung des Verwalters muss durch die Wohnungseigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit nach § 25 Abs. 1 WEG gefasst werden. Der Beschluss muss die Person des Verwalters (Name, Anschrift) und den Bestellungszeitraum (maximal drei Jahre, Erstbestellung bis fünf Jahre) eindeutig benennen. Fehlt eine dieser Angaben, ist der Beschluss anfechtbar nach § 44 WEG.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG: Seit dem 1. Dezember 2022 können Wohnungseigentümer nach § 26a WEG von einem gewerblichen Verwalter verlangen, dass dieser als „zertifizierter Verwalter“ qualifiziert ist — also eine Prüfung vor der IHK oder einer gleichwertigen Stelle abgelegt hat oder bestimmte Bildungsabschlüsse nachweist. Der DDIV bietet entsprechende Zertifizierungen an. Neue WEG können bei der Verwalterauswahl auf die Zertifizierung bestehen.

Aufgaben und Pflichten nach § 27 WEG: Der Verwaltervertrag sollte die gesetzlichen Aufgaben des § 27 WEG wiedergeben und zusätzliche Leistungen (Sonderleistungen) klar abgrenzen, für die eine gesonderte Vergütung anfällt. Typische Sonderleistungen: Begleitung von Sanierungsmaßnahmen, Erstellung von Förderanträgen (KfW, BAFA), technisches Gebäudemanagement.

Vergütungsregelung und Fälligkeit: Die Verwaltervergütung muss im Vertrag klar geregelt sein. Sie wird in der Praxis üblicherweise nach Wohnungseinheiten berechnet (EUR je Einheit und Monat, netto zzgl. MwSt.). Die monatliche oder vierteljährliche Fälligkeit aus dem WEG-Gemeinschaftskonto ist üblich. Der DDIV-Marktdurchschnitt für 2025 liegt bei 25–35 EUR je Einheit und Monat.

Notfallkompetenz nach § 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG: Der Verwalter darf ohne vorherigen Beschluss der Eigentümerversammlung Maßnahmen treffen, die keinen Aufschub dulden. Der Vertrag sollte einen Betrag festlegen, bis zu dem der Verwalter ohne Beschluss tätig werden darf (typisch: 2.000–5.000 EUR je Einzelmaßnahme). Über die Notfallmaßnahme ist die Eigentümerversammlung unverzüglich zu informieren.

Abberufung und Kündigung nach § 26 Abs. 3 WEG: Der Verwalter kann jederzeit durch Mehrheitsbeschluss aus wichtigem Grund abberufen werden. Im Verwaltervertrag sollte die Beziehung zwischen der gesellschaftsrechtlichen Abberufung und dem schuldrechtlichen Vertragsverhältnis geregelt werden. Verwandte Dokumente: WEG-Eigentümerversammlung Protokoll und WEG-Sonderumlage-Beschluss auf forms-legal.com.

Das Ausfüllen des WEG-Verwalterbestellungsbeschlusses und des Verwaltervertrags in Deutschland erfordert sorgfältige Vorbereitung und eine klare Abstimmung zwischen WEG und Verwalter.

Erster Schritt — Verwalterangebote einholen: Holen Sie bei der Neubestellung mindestens drei Verwalterangebote ein. Achten Sie auf die Grundvergütung je Einheit, die Leistungen im Grundpaket, die Sonderleistungspauschalen, die Erfahrung des Verwalters mit vergleichbaren Anlagen und die Zertifizierung nach § 26a WEG. Der DDIV und lokale IHKs können Empfehlungen geben.

Zweiter Schritt — Verwalterauswahl und Vertragsverhandlung: Wählen Sie auf Basis der Angebote den Verwalter aus und verhandeln Sie die Vertragsbedingungen. Klären Sie insbesondere: genaue Laufzeit (bis zu drei Jahre), Vergütungshöhe, Leistungsumfang, Notfallkompetenz, Kündigungs- und Abberufungsklauseln sowie die Handhabung von Sonderleistungen.

Dritter Schritt — Aufnahme in Tagesordnung der Versammlung: Nehmen Sie die Verwalterbestellung als gesonderten TOP in die Einladung zur Eigentümerversammlung auf. Versenden Sie die Einladung mindestens drei Wochen vor der Versammlung nach § 24 Abs. 4 WEG. Legen Sie der Einladung das Verwalterangebot und den Mustervertrag zur Vorabprüfung bei.

Vierter Schritt — Beschlussfassung in der Versammlung: Stellen Sie in der Versammlung den Verwalter und seinen Angebotsumfang vor. Lassen Sie über die Bestellung abstimmen und halten Sie Abstimmungsergebnis und Beschlusstext exakt im Protokoll fest. Das Protokoll muss nach § 24 Abs. 6 WEG von drei Personen unterzeichnet werden.

Fünfter Schritt — Unterzeichnung des Verwaltervertrags: Nach dem Bestellungsbeschluss unterzeichnen der bevollmächtigte Vertreter der Wohnungseigentümergemeinschaft (in der Regel der Verwaltungsbeiratsvorsitzende) und der Verwalter den Verwaltervertrag. Der Vertrag tritt zum vereinbarten Vertragsbeginn in Kraft.

Sechster Schritt — Eintragung in Beschluss-Sammlung und Benachrichtigung aller Eigentümer: Der Bestellungsbeschluss ist in die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG einzutragen. Alle Wohnungseigentümer erhalten eine Kopie des Protokolls. Der neue Verwalter übernimmt alle Unterlagen der bisherigen Verwaltung (Grundbuchauszüge, Teilungserklärung, Protokolle, Rücklagenkonten, Versicherungsunterlagen).

Die rechtlichen Anforderungen an den WEG-Verwalterbestellungsbeschluss und den Verwaltervertrag in Deutschland ergeben sich aus dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der Fassung des WEMoG 2020, dem BGB und der BGH-Rechtsprechung.

Bestellungsdauer nach § 26 Abs. 1 WEG: Der Verwalter darf nach § 26 Abs. 1 WEG maximal für drei Jahre bestellt werden. Eine Bestellung für längere Zeit ist unwirksam — der Vertrag gilt dann als für drei Jahre abgeschlossen. Ausnahme: Erstbestellung bei neu gegründeter WEG für bis zu fünf Jahre (§ 26 Abs. 1 S. 3 WEG). Wiederbestellungen sind jeweils für maximal drei Jahre möglich.

Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG: Seit dem 1. Dezember 2022 haben Wohnungseigentümer das Recht, einen zertifizierten Verwalter im Sinne des § 26a WEG zu verlangen. Die Zertifizierungsanforderungen sind in der Verordnung über die Anforderungen an Verwalter von Wohnungseigentum (VwV-WEG) geregelt. Der Verwalter muss eine IHK-Prüfung oder gleichwertige Qualifikation nachweisen.

Aufgaben des Verwalters nach § 27 WEG: § 27 WEG enthält die gesetzlichen Mindestpflichten des Verwalters. Diese sind nicht abdingbar. Darüber hinaus können im Verwaltervertrag zusätzliche Leistungen vereinbart werden, die gegen Sondervergütung erbracht werden.

Gesetzliche Vertretung nach § 9b WEG: Seit WEMoG 2020 vertritt der Verwalter die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer nach § 9b WEG im Außenverhältnis. Er kann Verträge abschließen und Rechtsstreitigkeiten führen. Im Innenverhältnis ist er an die Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung gebunden.

Abberufung aus wichtigem Grund nach § 26 Abs. 3 WEG: Die Wohnungseigentümerversammlung kann den Verwalter jederzeit durch Mehrheitsbeschluss aus wichtigem Grund abberufen. Wichtige Gründe sind: grobe Pflichtverletzung (z.B. Unterschlagung von Geldern, Nichteinberufung von Versammlungen, Verstoß gegen Beschlüsse), dauerhafter Unfähigkeit zur ordnungsgemäßen Verwaltung oder begründetem Vertrauensverlust. Eine Abberufung ist auch ohne gleichzeitige Bestellung eines Nachfolgers zulässig.

Fehler bei der WEG-Verwalterbestellung und dem Verwaltervertrag in Deutschland können zu unwirksamen Beschlüssen, unklaren Vertragsverhältnissen oder teuren Streitigkeiten führen.

Überschreitung der Maximalbestelldauer: Ein häufiger Fehler ist die Bestellung des Verwalters für mehr als drei Jahre (§ 26 Abs. 1 WEG). Solche Beschlüsse und Verträge sind für den überschreitenden Zeitraum unwirksam — die Bestellung gilt dann als für drei Jahre abgeschlossen. Bei der Vertragserstellung ist daher stets das Bestellungsdatum und das Enddatum sorgfältig zu prüfen.

Fehlende Zertifizierungsprüfung: Seit dem 1. Dezember 2022 haben Wohnungseigentümer nach § 26a WEG das Recht, einen zertifizierten Verwalter zu verlangen. WEG-Gemeinschaften, die dies nicht bei der Verwalterauswahl prüfen, verpassen die Möglichkeit, sich für einen qualifizierten Verwalter zu entscheiden. Im Streitfall — etwa bei Pflichtverletzungen des Verwalters — kann die fehlende Zertifizierung ein Argument für die sofortige Abberufung sein.

Unklare Abgrenzung von Grundleistungen und Sonderleistungen: Wenn der Verwaltervertrag die Grundleistungen nicht klar von den Sonderleistungen (Zusatzvergütung) abgrenzt, entstehen regelmäßig Streitigkeiten über die Vergütung. Der Verwalter berechnet dann Sonderleistungen, die die WEG als Bestandteil der Grundvergütung betrachtet. Eine klare, abschließende Liste der Grundleistungen und der Sonderleistungen mit separaten Stundensätzen vermeidet solche Auseinandersetzungen.

Keine Regelung der Übergabe bei Verwalterablösung: Viele Verwalterverträge enthalten keine Regelung darüber, wie die Übergabe von Unterlagen bei Vertragsende oder Abberufung erfolgen soll. Wenn ein Verwalter abberufen wird, aber Unterlagen, Kontozugänge oder die Beschluss-Sammlung zurückbehält, kann dies für die Nachfolgeverwaltung zu erheblichen Problemen führen. Der Verwaltervertrag sollte die Übergabepflichten, die Übergabefrist und eventuelle Übergabegebühren regeln.

Fehlende Haftpflichtversicherung: Professionelle WEG-Verwalter sollten eine Vermögensschadenshaftpflichtversicherung nachweisen. Verwalter ohne ausreichende Versicherung können bei Schäden nicht ausreichend haften. Fordern Sie den Nachweis einer laufenden Haftpflichtversicherung als Bestandteil der Vertragsunterlagen.