Antrag auf Beglaubigung einer Abschrift

Rechtlich unterscheidet das deutsche Recht zwischen zwei Formen der Beglaubigung: Die notarielle Abschriftsbeglaubigung nach BNotO § 39 und BeurkG § 39 bestätigt, dass eine Abschrift (Kopie) mit dem Original oder einer beglaubigten Abschrift übereinstimmt. Der Notar prüft das Originaldokument und bringt den Beglaubigungsvermerk auf der Kopie an. Die notarielle Unterschriftsbeglaubigung nach BNotO § 40 und BeurkG § 40 bescheinigt, dass eine Unterschrift oder ein Handzeichen von einer bestimmten Person stammt – ohne den Inhalt des Dokuments zu überprüfen.

Ergänzend dazu ermöglicht das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG § 33) Behörden, amtliche Beglaubigungen vorzunehmen. Solche behördlichen Beglaubigungen werden von Gemeindeverwaltungen, Landratsämtern und anderen Behörden erteilt. Sie sind für viele inländische Zwecke ausreichend, werden aber von manchen ausländischen Stellen nicht anerkannt.

Die Beglaubigung einer Abschrift ist strikt von der notariellen Beurkundung zu trennen: Während die Beurkundung (BeurkG §§ 8–38) den gesamten Inhalt eines Rechtsgeschäfts in die öffentliche Urkunde aufnimmt und rechtlich gestaltend wirkt, beschränkt sich die Beglaubigung auf die Bestätigung der Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original oder der Echtheit einer Unterschrift. Beurkundung schafft das Rechtsverhältnis; Beglaubigung bescheinigt lediglich die Identität eines Dokuments.

Die Bundesnotarkammer hat in einer Stellungnahme klargestellt, dass Notare für Beglaubigungen von Kopien ausländischer Dokumente besondere Sorgfalt walten lassen müssen: Sie dürfen nur dann beglaubigen, wenn das Original physisch vorliegt und sie die Übereinstimmung prüfen können. Bei offensichtlich gefälschten Dokumenten sind Notare nach BNotO § 14 zur Ablehnung verpflichtet. Das Oberlandesgericht München (OLG München 34 Wx 218/19) hat bestätigt, dass der Notar bei erkennbar gefälschten Auslandsurkunden die Beglaubigung verweigern muss und keine zivilrechtliche Haftung nach BNotO § 19 trifft, wenn er die Fälschung in pflichtgemäßer Prüfung nicht erkennen konnte.

Für bestimmte Zwecke – insbesondere für die Verwendung beglaubigter Kopien im Ausland – ist nach der Beglaubigung noch eine Apostille (Haager Übereinkommen 1961) erforderlich. In diesem Fall wird die Apostille nicht auf das Originaldokument, sondern auf die notarielle Beglaubigungs-Urkunde angebracht, da diese die öffentliche Urkunde ist, die international anerkannt werden soll.

Seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (ERV-Gesetz 2021) können Notare nach § 39a BeurkG auch elektronische Beglaubigungen erteilen. Das Dokument wird dabei mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) des Notars und einem elektronischen Siegel versehen. Solche elektronischen Beglaubigungen haben nach § 416a ZPO dieselbe Beweiswirkung wie Papierbeglaubigungen. Viele Grundbuchämter und Handelsregisterstellen akzeptieren inzwischen ausschließlich elektronische Einreichungen, sodass die elektronische Beglaubigung in der Praxis zunehmend an Bedeutung gewinnt. Das Notarpostfach (beN) ermöglicht die sichere Übermittlung elektronisch beglaubigter Dokumente an Gerichte und Behörden.

Eine beglaubigte Abschrift in Deutschland wird in folgenden Situationen benötigt:

**Vorlage beim Auswärtigen Amt für Apostille:** Wer für ein ausländisches Verfahren eine apostillierte Kopie benötigt, aber das Originaldokument nicht einschicken möchte, lässt zunächst beim Notar eine beglaubigte Abschrift anfertigen. Auf dieser wird dann die Apostille durch die zuständige Behörde angebracht.

**Antrag auf Personalausweis, Reisepass oder Führerschein:** Behörden wie das Einwohnermeldeamt verlangen bei bestimmten Anträgen beglaubigte Kopien von Nachweisen (z.B. Namensänderungsurkunden, Staatsangehörigkeitsnachweise). Viele Behörden akzeptieren sowohl notarielle als auch behördliche Beglaubigungen.

**Rentenantrag und Sozialversicherung:** Die Deutsche Rentenversicherung (DRV), Kranken- und Pflegekassen sowie das Bundesamt für Sozialversicherung verlangen bei Anträgen häufig beglaubigte Kopien von Arbeitgeberbescheinigungen, Versicherungsverläufen oder ausländischen Urkunden.

**Banken und Kreditinstitute:** Bei der Kontoeröffnung, besonders für juristische Personen, verlangen Banken nach dem Geldwäschegesetz (GwG §§ 10, 11) häufig beglaubigte Handelsregisterauszüge und Gesellschaftsvertragskopien. Auch für Kreditanträge können beglaubigte Einkommensnachweise oder Eigentumsurkunden verlangt werden.

**Berufsanerkennung ausländischer Qualifikationen:** Wer einen ausländischen Berufsabschluss in Deutschland anerkennen lassen möchte (Anerkennungsberatungsstelle, IHK, Ärztekammer, Ingenieurkammer), muss beglaubigte Kopien der Abschlüsse vorlegen. Das Anerkennungsgesetz des Bundes (Berufsqualifikationsfeststellungsgesetz BQFG) schreibt dies vor.

**Gerichtsverfahren:** Parteien in Zivilverfahren, die Urkunden als Beweismittel einreichen (§§ 420–444 ZPO), können entweder das Original oder eine beglaubigte Abschrift vorlegen. Das Gericht kann nach § 142 ZPO die Vorlage beglaubigter Abschriften anordnen.

**Erbschaftsangelegenheiten:** Bei der Beantragung eines Erbscheins (FamFG §§ 352 ff.) beim Nachlassgericht müssen häufig beglaubigte Abschriften von Testament, Geburtsurkunde und Sterbeurkunde vorgelegt werden. Das Nachlassgericht (Amtsgericht) prüft die Originalübereinstimmung.

**Ausländerbehörde und Einbürgerung:** Für Einbürgerungsanträge (StAG) und Aufenthaltsgenehmigungen verlangen Ausländerbehörden beglaubigte Kopien ausländischer Urkunden (Reisepässe, Geburtsurkunden, Schulzeugnisse). Diese sollten zusätzlich durch einen vereidigten Übersetzer übersetzt werden.

Ein vollständiger Antrag auf Beglaubigung einer Abschrift in Deutschland und die notarielle oder behördliche Beglaubigung selbst umfassen folgende wesentliche Elemente:

**1. Antragsteller und Legitimation** Vollständiger Name, Geburtsdatum, aktuelle Anschrift des Antragstellers. Bei notarieller Beglaubigung: Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises (Personalausweis oder Reisepass). Der Notar ist berechtigt, die Identität zu prüfen, wenn ein erkennbarer Grund für Zweifel besteht.

**2. Bezeichnung des Originaldokuments** Genaue Beschreibung des Originals: Art (Geburtsurkunde, Personalausweis, Zeugnis usw.), Datum, ausstellende Stelle, Dokumentennummer. Das Original muss physisch zur Beglaubigung vorgelegt werden.

**3. Beglaubigungsvermerk (BNotO § 39 i.V.m. BeurkG § 39)** Der notarielle Beglaubigungsvermerk enthält: Datum und Ort der Beglaubigung, Erklärung über die Übereinstimmung mit dem Original, Unterschrift und Siegel des Notars (oder der beglaubigenden Behörde). Ohne Siegel ist die Beglaubigung wertlos. Manche Behörden verlangen zusätzlich eine laufende Nummer des Beglaubigungsregisters des Notars.

**4. Umfang der Beglaubigung** Die Beglaubigung erstreckt sich auf die vollständige Abschrift oder eine genau bezeichnete Seite. Sollen einzelne Seiten geschwärzt sein (z.B. vertrauliche Angaben), ist dies im Beglaubigungsvermerk zu vermerken. Teilschwärzungen sind zulässig, sofern sie klar gekennzeichnet sind.

**5. Anzahl der beglaubigten Kopien** Für jede separate Einreichungsstelle ist eine eigene beglaubigte Abschrift erforderlich. Beglaubigte Kopien einer Beglaubigung (Kopie der Kopie) haben keinen Beglaubigungswert; stets muss eine neue Beglaubigung des Originals beim Notar angefordert werden.

**6. Gebühren (GNotKG)** Notarielle Beglaubigungen: nach GNotKG KV-Nr. 25100 je Seite zwischen 0,3–0,5 €, mindestens 10 €; behördliche Beglaubigungen: nach Verwaltungsgebührenordnung der Länder, typisch 5–15 € je Kopie. Auf forms-legal.com finden Sie eine vollständige Vorlage für den Beglaubigungsantrag.

**7. Sonderfall: Beglaubigung ausländischer Dokumente** Notare können auch ausländische Urkunden beglaubigen, wenn das Original physisch vorliegt. Sie bescheinigen damit nur die Übereinstimmung der Kopie mit dem vorgelegten Dokument, nicht die Echtheit der ausländischen Urkunde selbst. Bei Zweifeln an der Echtheit des Originals ist der Notar nach BNotO § 14 zur Ablehnung berechtigt.

**8. Apostille auf der Beglaubigungsurkunde** Soll die beglaubigte Abschrift im Ausland verwendet werden, kann auf die Beglaubigungs-Urkunde des Notars (nicht auf das Original) eine Apostille angebracht werden. Die notarielle Beglaubigungs-Urkunde ist die öffentliche Urkunde, die apostilliert wird.

**9. Beglaubigung durch Konsulate** Deutsche Auslandsvertretungen (Botschaften, Konsulate) können nach KonsG § 13 Beglaubigungen für im Ausland befindliche Personen vornehmen. Dies ist praktisch, wenn das Original im Ausland vorliegt und nicht nach Deutschland gesendet werden soll.

Den Antrag auf Beglaubigung einer Abschrift in Deutschland stellen Sie folgendermaßen:

**Schritt 1: Beglaubigungsstelle wählen** Für notarielle Beglaubigung: Jeden zugelassenen Notar in Deutschland aufsuchen (Notarsuche unter notare.de). Für behördliche Beglaubigung: Gemeindeverwaltung, Landkreisamt oder zuständige Fachbehörde aufsuchen. Manche Berufsverbände und Kammern (IHK, Rechtsanwaltskammer) bieten ebenfalls Beglaubigungen an. Für Deutsche im Ausland: Nächste deutsche Botschaft oder Generalkonsulat nach KonsG § 13.

**Schritt 2: Originaldokument mitbringen** Das Originaldokument ist zwingend zur Beglaubigung mitzubringen. Daneben genügt die Vorlage einer bereits beglaubigten Abschrift (für die Herstellung einer Kopie der Beglaubigung). Eine einfache Fotokopie ohne das Original kann nicht beglaubigt werden. Ist das Original im Ausland und kann nicht mitgebracht werden, muss die Beglaubigung durch die dortige deutsche Auslandsvertretung erfolgen.

**Schritt 3: Lichtbildausweis mitbringen** Der Antragsteller muss sich beim Notar mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass legitimieren. Bei Bevollmächtigten: zusätzlich Vollmacht des Vollmachtgebers. Bevollmächtigte müssen ebenfalls einen gültigen Lichtbildausweis vorlegen.

**Schritt 4: Kopie herstellen oder Notar kopieren lassen** Entweder bringt der Antragsteller die gewünschte Anzahl von Kopien fertig mit (Qualität: gut lesbar, alle Seiten vorhanden, kein Rand abgeschnitten) oder der Notar fertigt die Kopien selbst an (gegen Kopiergebühr nach GNotKG KV-Nr. 32005). Bei mehrfarbigen Originalen (z.B. Reisepässe mit farbigen Sicherheitsmerkmalen) empfiehlt sich eine Farbkopie.

**Schritt 5: Beglaubigungsvermerk anbringen lassen** Der Notar prüft das Original, vergleicht es mit der Kopie Seite für Seite und bringt den Beglaubigungsvermerk auf jede einzelne Abschrift an. Datum, Unterschrift und Notarsiegel werden angebracht. Der Vorgang dauert in der Regel wenige Minuten. Der Notar trägt die Beglaubigung in sein Beglaubigungsregister ein und vergibt eine laufende Nummer.

**Schritt 6: Gebühren bezahlen** Notar- oder Behördengebühren werden sofort nach der Beglaubigung fällig. Typische Gebühren: 10–30 € je Dokument für notarielle Beglaubigung nach GNotKG KV-Nr. 25100, 5–15 € für behördliche Beglaubigung nach Landesrecht. Zahlung per EC-Karte oder bar ist bei den meisten Notariaten möglich; Rechnung auf Anfrage.

**Schritt 7: Beglaubigte Abschrift verwenden** Die beglaubigte Abschrift nicht falten oder knicken; der Beglaubigungsvermerk muss gut lesbar bleiben. Für Auslandsverwendung: Apostille über die zuständige Landesbehörde beantragen (Haager Übereinkommen 1961). Für fremdsprachige Verwendung: beglaubigte Abschrift einem allgemein beeidigten Übersetzer (GVG § 142a) vorlegen. Beachten Sie die Gültigkeitsfristen mancher Behörden (häufig 3 oder 6 Monate ab Beglaubigungsdatum).

Für die Beglaubigung einer Abschrift in Deutschland gelten folgende gesetzliche Anforderungen:

**BNotO § 39 (Notarielle Beglaubigung):** Die Bundesnotarordnung ermächtigt Notare, Abschriften, Vervielfältigungen und Dateien auf ihre Übereinstimmung mit einem Original zu beglaubigen. Der Notar bescheinigt mit seiner Unterschrift und seinem Amtssiegel die Richtigkeit des Vermerks. Die notarielle Beglaubigung nach BNotO § 39 hat volle Beweiskraft als öffentliche Urkunde nach BGB § 415.

**BeurkG §§ 39–40:** § 39 BeurkG regelt die Beglaubigung von Abschriften (Abschriftsbeglaubigung). § 40 BeurkG regelt die Beglaubigung von Unterschriften und Handzeichen (Unterschriftsbeglaubigung); dabei prüft der Notar die Identität des Unterzeichnenden, nicht den Inhalt des Dokuments. Beide Verfahren sind von der Beurkundung nach BeurkG §§ 8 ff. klar zu trennen.

**VwVfG § 33 (Behördliche Beglaubigung):** Behörden können auf Antrag amtliche Beglaubigungen vornehmen. Diese sind für viele inländische Verwaltungsverfahren (Antragsunterlagen, Sozialleistungen) anerkannt, werden aber von Gerichten, Banken und ausländischen Stellen nicht immer akzeptiert. Manche Bundesländer haben eigene Beglaubigungsgesetze erlassen (z.B. NRW: Beglaubigungsgesetz NRW).

**Grenzen der Beglaubigung:** Die Beglaubigung bestätigt nur die formale Übereinstimmung der Kopie mit dem vorgelegten Original, nicht die inhaltliche Richtigkeit oder die Echtheit des Originals. Konkret bei ausländischen Dokumenten bescheinigt der Notar nur die Identität der Kopie mit dem ihm physisch vorliegenden Dokument – die Echtheit des ausländischen Originals selbst kann der Notar nicht garantieren.

**GNotKG (Kostenrecht):** Die Gebühren für notarielle Beglaubigungen sind im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) in KV-Nr. 25100 (Abschriftsbeglaubigung: 0,3 € je angefangene Seite, mind. 10 €) und KV-Nr. 25200 (Unterschriftsbeglaubigung: 20 € je Unterschrift) festgelegt. Für elektronische Beglaubigungen gelten KV-Nr. 25300 ff. Alle Beträge zzgl. 19 % MwSt.

**Beglaubigung durch Rechtsanwälte:** Rechtsanwälte sind in Deutschland nicht befugt, Abschriften amtlich zu beglaubigen. Diese Befugnis steht ausschließlich Notaren (BNotO § 39) und öffentlichen Behörden (VwVfG § 33) zu. Eine anwaltliche Bestätigung auf einer Kopie ist rechtlich wertlos und wird von Behörden, Gerichten und ausländischen Stellen in der Regel abgelehnt.

**Elektronische Beglaubigung (§ 39a BeurkG):** Seit Inkrafttreten des ERV-Gesetzes 2021 können Notare nach § 39a BeurkG elektronische Beglaubigungen mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) erteilen. Diese haben nach § 416a ZPO denselben Beweiswert wie Papierbeglaubigungen und werden über das Notarpostfach (beN) an Gerichte und Grundbuchämter übermittelt.

**KonsG § 13 (Konsularische Beglaubigung):** Deutsche Auslandsvertretungen können nach KonsG § 13 für im Ausland befindliche Deutsche Beglaubigungen vornehmen, wenn das Original am Auslandsort vorliegt. Dies ist praktisch für Deutsche, die ihre Original-Dokumente nicht nach Deutschland senden möchten.

Häufige Fehler bei der Beglaubigung einer Abschrift in Deutschland und wie man sie vermeidet:

**Kopie der Kopie einreichen:** Eine Beglaubigung verliert ihren Wert, wenn sie selbst wieder fotokopiert wird – die Kopie einer beglaubigten Abschrift ist keine beglaubigte Abschrift. Jede neue beglaubigte Abschrift muss vom Notar neu erteilt werden, immer unter Vorlage des Originals.

**Falsches Original nicht mitgebracht:** Wer zum Notar geht, aber das Original zu Hause vergisst, kann nicht beglaubigt werden. Immer das vollständige Original mitbringen.

**Behördliche statt notarieller Beglaubigung für Auslandsverwendung:** Manche ausländische Stellen (Botschaften, ausländische Gerichte) akzeptieren nur notarielle Beglaubigungen, nicht behördliche. Vorher beim Empfänger nachfragen.

**Zu wenige Exemplare beglaubigt:** Wer nur eine beglaubigte Abschrift anfertigt und dann bei mehreren Stellen einreichen muss, muss zurück zum Notar. Mehrere Kopien auf einmal beglaubigen lassen.

**Lesbarkeit der Kopie:** Schlecht lesbare Fotokopien (zu dunkel, zu hell, abgeschnittene Ränder) können vom Notar oder der Behörde zurückgewiesen werden. Qualitäts-Kopien mit Laserdrucker anfertigen.

**Beglaubigung für Apostille nicht koordiniert:** Wer eine beglaubigte Abschrift für eine Apostille benötigt, muss die Beglaubigung vor der Apostille einholen. Die Reihenfolge ist: Beglaubigung (Notar) → Apostille (Behörde). Umgekehrt ist es nicht möglich.

**Seiten nicht vollständig kopiert:** Mehrseitige Dokumente müssen vollständig kopiert werden – fehlende Seiten können die Beglaubigung ungültig machen. Der Notar prüft zwar die Vollständigkeit, aber der Antragsteller sollte dies vorher selbst kontrollieren. Bei gebundenen Dokumenten (z.B. Ausweise mit Heftung) alle Seiten auffalten und in bester Qualität kopieren; schlecht lesbare Kopien werden vom Notar zurückgewiesen.

**Gültigkeit der Beglaubigung vergessen zu prüfen:** Manche Behörden verlangen, dass Beglaubigungen nicht älter als 3 oder 6 Monate sind. Eine Beglaubigung, die rechtzeitig eingeholt, aber nicht rechtzeitig eingereicht wird, kann abgelaufen sein. Den Einreichungstermin und die Gültigkeitsfrist der empfangenden Behörde stets vorab erfragen.