Debit Note Portugal

A Nota de Débito é o documento financeiro utilizado em Portugal nos termos de Código do IVA (CIVA, DL 394-B/84) artigo 36.º.

Ao contrário da Nota de Crédito — que representa um crédito a favor do adquirente reduzindo o montante devido — a Nota de Débito representa um débito adicional do adquirente para com o fornecedor. No direito tributário português, a Nota de Débito é utilizada para formalizar cobranças adicionais decorrentes de: (a) encargos acessórios não incluídos na factura original, como custos de transporte urgente, embalagem especial ou seguro de carga; (b) penalizações contratuais por incumprimento de prazos de entrega ou por cancelamento não autorizado de encomendas; (c) correcção de factura emitida com valor inferior ao correcto, por erro de preço ou de quantidade; (d) encargos de armazenagem, manutenção ou assistência técnica facturados por período definido e não incluídos no preço original; (e) juros de mora em transacções comerciais B2B ao abrigo do Decreto-Lei n.º 62/2013, de 10 de Maio, que transpôs a Directiva 2011/7/UE do Parlamento Europeu e do Conselho sobre combate aos atrasos de pagamento.

Desde 1 de Janeiro de 2022, a Portaria n.º 195/2020, de 13 de Agosto, do Ministério das Finanças tornou obrigatório o Código Único do Documento (ATCUD) e o código QR também nas Notas de Débito emitidas em Portugal, nas mesmas condições que as facturas regulares. O ATCUD é gerado automaticamente pelo software de facturação certificado pela AT e identifica univocamente o documento no sistema e-fatura, permitindo à Direcção de Serviços do IVA (DSIVA) rastrear todos os documentos de ajuste e as suas ligações às facturas ou contratos originais.

A Nota de Débito deve referenciar a factura original a que respeita — quando é uma correcção ou encargo acessório da mesma transacção — ou indicar o motivo e fundamento do débito adicional quando se trata de encargo novo. Para fins de IVA, a Nota de Débito gera nova obrigação de IVA ao abrigo do Artigo 29.º do CIVA: o emitente liquida IVA adicional, que o adquirente pode deduzir na sua declaração periódica de IVA (modelo DP) ao abrigo do Artigo 19.º do CIVA, desde que a operação configure prestação de serviços ou transmissão de bens tributável. A forms-legal.com disponibiliza este modelo gratuito de Nota de Débito em complemento ao modelo de pt-nota-credito disponível no mesmo portal, para situações em que o ajuste é a favor do fornecedor e não do adquirente.

A Nota de Débito em Portugal é necessária em situações específicas em que o fornecedor precisa de cobrar ao adquirente valores adicionais além dos já facturados, ao abrigo do Artigo 36.º do Código do IVA (CIVA, Decreto-Lei n.º 394-B/84) e do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro, sobre software de facturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira.

A correcção de uma factura emitida com valor inferior ao correcto é a situação mais frequente: o fornecedor emitiu a factura original com valor mais baixo — por erro de preço unitário, erro de quantidade, erro de taxa de IVA aplicada em lugar das taxas previstas no Artigo 18.º do CIVA — e emite Nota de Débito pela diferença. Ao contrário de anular a factura original e emitir nova, a Nota de Débito permite corrigir apenas o delta, mantendo o histórico documental intacto e facilitando a reconciliação contabilística nas contas correntes do adquirente.

Cobranças de encargos acessórios não incluídos na factura de venda original — custos de transporte e logística contratados por conta do comprador após a encomenda inicial, seguros de transporte de mercadorias, custos de embalagem especial solicitada pelo adquirente, custos de despacho aduaneiro em importações e exportações reguladas pelo Código Aduaneiro da União Europeia (Regulamento (UE) n.º 952/2013) — são formalizadas em Nota de Débito separada da factura principal. Esta prática é frequente no comércio B2B em sectores de distribuição, importação e exportação.

Penalizações contratuais por incumprimento de obrigações contratuais são documentadas em Nota de Débito: juros de mora por atraso no pagamento ao abrigo do Decreto-Lei n.º 62/2013 (taxa BCE mais 8 pontos percentuais, revista semestralmente e publicada pelo Banco de Portugal); penalizações por cancelamento de encomendas fora do prazo acordado; custos de restock por devolução não autorizada pelo armazém. A Nota de Débito formaliza estas cobranças de modo fiscalmente conforme, permitindo ao emitente registá-las na sua contabilidade e ao adquirente deduzir o IVA quando aplicável.

Em contratos de prestação de serviços de longa duração — desenvolvimento de software ao abrigo do Código da Propriedade Intelectual (Decreto-Lei n.º 252/94), obras de construção civil reguladas pelo Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro), consultoria de gestão — as Notas de Débito são utilizadas para facturar extra-custos aprovados pelo cliente mas não previstos no orçamento original, após aprovação escrita que documenta o acordo entre as partes.

Na cobrança de juros de mora em transacções B2B, a Nota de Débito indica a taxa aplicada (taxa de referência do Banco Central Europeu mais 8 pontos percentuais, conforme o artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 62/2013), o período de mora em dias, o capital em dívida e o cálculo dos juros, facilitando a contabilização e o reporte para a Direcção de Finanças competente.

A Nota de Débito em Portugal juridicamente válida e fiscalmente conforme deve incluir os elementos obrigatórios definidos pelo Artigo 36.º do Código do IVA (CIVA, Decreto-Lei n.º 394-B/84) e pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro, bem como os requisitos adicionais impostos pela Portaria n.º 195/2020, de 13 de Agosto, do Ministério das Finanças. A ausência de qualquer destes elementos invalida o documento para efeitos de dedução de IVA pelo adquirente e expõe o emitente a coima ao abrigo do Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT, Lei n.º 15/2001, de 5 de Junho).

**Designação «Nota de Débito».** O documento deve identificar-se expressamente como «Nota de Débito» para o distinguir da factura ordinária. Esta designação é exigida pelo Artigo 36.º do CIVA e pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, que proíbe a utilização de designações ambíguas em documentos fiscais.

**Código ATCUD.** Obrigatório desde 1 de Janeiro de 2022 ao abrigo da Portaria n.º 195/2020, gerado pelo software de facturação certificado pela AT no formato [código de validação da série ND]-[número sequencial]. A série de Notas de Débito deve ser comunicada à AT através do Portal das Finanças separadamente da série de facturas (série FR) antes da primeira emissão, nos termos do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

**Código QR.** Obrigatório desde 2022 ao abrigo da Portaria n.º 195/2020, codificando os dados essenciais do documento para verificação imediata pela Autoridade Tributária e Aduaneira em acção de inspecção tributária ao abrigo do Regime Complementar do Procedimento de Inspecção Tributária e Aduaneira (RCPITA, Decreto-Lei n.º 413/98).

**Identificação completa do emitente.** Nome ou denominação social, número de identificação fiscal (NIF) ou número de identificação de pessoa colectiva (NIPC), morada fiscal completa com código postal no formato NNNN-NNN, e número de registo na Conservatória do Registo Comercial quando aplicável.

**Identificação do adquirente.** Nome ou denominação social e NIF/NIPC. Elemento obrigatório para que o adquirente possa deduzir o IVA da Nota de Débito na declaração periódica de IVA (modelo DP) ao abrigo do Artigo 19.º do CIVA, e para o cruzamento automático da Direcção de Serviços do IVA (DSIVA) entre as declarações de ambas as partes.

**Referência à factura ou contrato original.** Número sequencial e data da factura original a que respeita a Nota de Débito (quando é uma correcção ou encargo acessório da mesma transacção), ou referência ao contrato que fundamenta o débito adicional com indicação da cláusula contratual relevante. Este elemento é essencial para o rastreamento no sistema e-fatura da AT.

**Descrição pormenorizada do débito.** Indicação clara e específica do que está a ser debitado: tipo de encargo, período a que respeita, cálculo dos juros de mora para cobranças ao abrigo do Decreto-Lei n.º 62/2013, cláusula contratual que suporta a penalização, guia de armazenagem para custos de imobilização de mercadoria. A Direcção de Serviços do IVA pode questionar Notas de Débito com descrições vagas em inspecção tributária.

**Valor do débito e IVA aplicável.** Valor base do débito discriminado por taxa de IVA (23%, 13% ou 6% conforme o Artigo 18.º do CIVA e as Listas I e II anexas ao CIVA) e valor do IVA correspondente por taxa. Para encargos que não configurem prestação de serviços nem transmissão de bens — penalizações puras, multas contratuais — indicar expressamente a exclusão de IVA com referência ao artigo 16.º, n.º 6, do CIVA e consultar a AT se necessário.

O modelo gratuito de Nota de Débito em forms-legal.com inclui todos estes campos em formato estruturado, em conformidade com o CIVA e o Decreto-Lei n.º 28/2019. Para situações inversas — crédito a favor do adquirente — consulte o modelo de pt-nota-credito disponível no mesmo portal. Para cobrança judicial de dívida, consulte o modelo pt-carta-cobranca-divida.

O preenchimento correcto da Nota de Débito em Portugal é essencial para garantir a sua conformidade com o Artigo 36.º do Código do IVA (CIVA, Decreto-Lei n.º 394-B/84) e para permitir ao adquirente a dedução do IVA correspondente na declaração periódica de IVA (modelo DP) entregue à Autoridade Tributária e Aduaneira.

**Campo do emitente.** Indique o nome completo ou denominação social exactamente como consta do registo na AT, o NIF ou NIPC, e a morada fiscal com código postal no formato NNNN-NNN. Verifique no Portal das Finanças (www.portaldasfinancas.gov.pt) se a série de Notas de Débito (ND) está comunicada à AT antes de emitir o primeiro documento — esta verificação é obrigatória ao abrigo do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 28/2019.

**Campo do adquirente.** Indique o nome e o NIF ou NIPC exactamente como constam da relação comercial estabelecida e da factura original. A correcta identificação é essencial para que o adquirente possa deduzir o IVA da Nota de Débito na declaração periódica de IVA e para o cruzamento automático do sistema e-fatura da AT entre as declarações de ambas as partes.

**Campo de referência.** Indique o número sequencial e a data da factura original a que respeita (quando é uma correcção ou encargo acessório da mesma transacção) ou a referência do contrato que suporta o débito (quando é encargo autónomo) com indicação da cláusula contratual relevante. A ausência deste campo é a causa mais frequente de questionamentos da Direcção de Serviços do IVA (DSIVA) em inspecção tributária.

**Campo de descrição.** Seja preciso e detalhado: indique o tipo de encargo, o período a que respeita e, para penalizações contratuais, a cláusula que as suporta. Para juros de mora em transacções comerciais B2B ao abrigo do Decreto-Lei n.º 62/2013, de 10 de Maio, indique a taxa aplicada (taxa do Banco Central Europeu mais 8 pontos percentuais, publicada pelo Banco de Portugal semestralmente), o período de mora em dias, o capital em dívida e o cálculo dos juros por período.

**Campo de valor e IVA.** Discrimine o valor base por taxa de IVA (23%, 13% ou 6% conforme o Artigo 18.º do CIVA) e o IVA correspondente. Para encargos sem IVA — penalizações puras que não configuram prestação de serviços ao abrigo do artigo 16.º, n.º 6, do CIVA — indique expressamente «Não sujeito a IVA» com o fundamento legal, consultando a Direcção de Serviços do IVA se necessário para evitar liquidação incorrecta.

**Comunicação ao sistema e-fatura.** Após emissão, o software de facturação certificado ao abrigo do Decreto-Lei n.º 28/2019 comunica automaticamente a Nota de Débito ao sistema e-fatura da AT no prazo de cinco dias úteis, ao abrigo do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de Agosto. O adquirente recebe notificação no seu portal e-fatura e pode deduzir o IVA correspondente na declaração periódica do mês de recepção, nos termos do Artigo 19.º do CIVA.

**Conservação documental.** Conserve cópia da Nota de Débito e dos documentos de suporte — acordo comercial, guia de transporte, cálculo de juros, relatório de armazenagem — por pelo menos dez anos, conforme o prazo geral de conservação fiscal estabelecido pelo artigo 118.º do Código do IRS e normas análogas, para prova em eventuais inspecções tributárias da Direcção de Finanças competente.

A emissão da Nota de Débito em Portugal está sujeita ao mesmo quadro normativo das facturas, imposto pelo Código do IVA (CIVA, Decreto-Lei n.º 394-B/84), pelo Decreto-Lei n.º 28/2019 e pela Portaria n.º 195/2020 do Ministério das Finanças.

O Artigo 36.º do CIVA define os elementos obrigatórios de todos os documentos de facturação, incluindo Notas de Débito: designação do documento, número sequencial, data de emissão, identificação de emitente e adquirente com NIF ou NIPC, descrição dos bens ou serviços, valor tributável por taxa de IVA, taxa e valor do IVA. O Artigo 29.º, n.º 1, alínea b), do CIVA estabelece a obrigação de emissão de factura ou documento equivalente para todas as operações tributáveis entre sujeitos passivos de IVA, incluindo cobranças adicionais que configurem prestação de serviços ou transmissão de bens.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro, impôs a utilização de software de facturação certificado pela AT para emissão de Notas de Débito por sujeitos passivos enquadrados na obrigação. A certificação do software é obtida junto da Direcção de Serviços do IVA (DSIVA), que mantém lista pública dos programas certificados no Portal das Finanças. A Portaria n.º 195/2020, de 13 de Agosto, tornou obrigatórios o ATCUD e o código QR desde 1 de Janeiro de 2022 em todos os documentos fiscais, incluindo Notas de Débito.

O Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de Agosto, impôs a comunicação ao sistema e-fatura da AT no prazo de cinco dias úteis após a emissão. A falta de comunicação constitui infracção fiscal ao abrigo do Artigo 117.º do Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT, Lei n.º 15/2001, de 5 de Junho), com coima entre €150 e €3.750 para pessoas singulares e entre €750 e €45.000 para pessoas colectivas, conforme os escalões previstos no RGIT.

Para penalizações contratuais por atraso no pagamento em transacções comerciais B2B, o Decreto-Lei n.º 62/2013, de 10 de Maio, que transpôs a Directiva 2011/7/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, estabelece o direito ao pagamento de juros de mora à taxa legal — taxa de referência do Banco Central Europeu mais 8 pontos percentuais — automaticamente, sem necessidade de interpelação do devedor, quando o pagamento não é efectuado no prazo acordado ou no prazo legal de 30 dias. A Nota de Débito formaliza a cobrança destes juros de modo fiscalmente conforme.

A correcção de penalizações puras em sede de IVA: o Artigo 16.º, n.º 6, do CIVA exclui expressamente do valor tributável as indemnizações que não constituam contrapartida de qualquer operação tributável — penalizações, multas contratuais e indemnizações por cancelamento que não correspondam a prestação de serviços. A Direcção de Serviços do IVA verifica a correcta qualificação tributária em inspecções ao abrigo do Regime Complementar do Procedimento de Inspecção Tributária e Aduaneira (RCPITA, Decreto-Lei n.º 413/98). A aplicação incorrecta de IVA a penalizações puras resulta em liquidação incorrecta que pode ser questionada pelo adquirente e pela AT.

Entre os erros mais frequentes na emissão da Nota de Débito em Portugal, a confusão entre Nota de Débito e factura adicional é o mais comum. A Nota de Débito referencia sempre uma factura ou relação comercial preexistente; se o débito é por uma nova operação autónoma sem ligação a transacção ou contrato anterior, o documento correcto é uma factura ordinária emitida ao abrigo do Artigo 29.º do Código do IVA (CIVA, Decreto-Lei n.º 394-B/84), e não uma Nota de Débito.

Não comunicar a série de Notas de Débito (ND) à Autoridade Tributária e Aduaneira antes da primeira emissão é outro erro frequente que invalida o ATCUD gerado e torna o documento não conforme com a Portaria n.º 195/2020, de 13 de Agosto. O Artigo 36.º do CIVA e o Decreto-Lei n.º 28/2019 exigem que cada tipo de documento tenha série própria comunicada ao Portal das Finanças antes da primeira utilização, sob pena de coima ao abrigo do Artigo 117.º do Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT, Lei n.º 15/2001).

Aplicar IVA incorrectamente em penalizações contratuais é uma incorrecção frequente que gera litígios com adquirentes e questionamentos da Direcção de Serviços do IVA em inspecção tributária. Penalizações puras — multas por incumprimento, cláusulas penais, indemnizações por cancelamento — não são sujeitas a IVA por não configurarem prestação de serviços nem transmissão de bens, ao abrigo do Artigo 16.º, n.º 6, do CIVA. A aplicação de IVA a penalizações resulta em liquidação incorrecta que o adquirente pode recusar e que a AT pode corrigir com juros compensatórios ao abrigo da Lei Geral Tributária (LGT, Decreto-Lei n.º 398/98).

Omitir a descrição detalhada do motivo do débito — limitando-se a «encargos adicionais» ou «correcção» sem especificar o elemento corrigido ou o fundamento contratual — facilita questionamentos da AT em inspecção tributária sobre a genuinidade da operação e o direito à dedução de IVA pelo adquirente. A Direcção de Serviços do IVA exige que a descrição seja suficientemente clara para identificar sem ambiguidade a natureza da operação e o fundamento da cobrança.

Não referenciar a factura ou contrato original quando o débito é uma correcção ou encargo acessório de transacção anterior gera inconsistências nas contas correntes do adquirente e dificulta a conciliação fiscal. A Direcção de Finanças pode recusar a dedução de IVA ao adquirente quando a ligação à operação original não é demonstrável por falta de referência. O modelo de Nota de Débito em forms-legal.com inclui campo de referência estruturado com validação prévia para evitar este erro.

Não comunicar a Nota de Débito ao sistema e-fatura da AT no prazo de cinco dias úteis ao abrigo do Decreto-Lei n.º 198/2012 expõe o emitente a coima entre €150 e €45.000 conforme os escalões do Artigo 117.º do RGIT e impede o adquirente de validar a dedução de IVA sem procedimento manual junto da Direcção de Finanças competente, gerando atrasos na reconciliação fiscal de ambas as partes.