Regulamin pracy hybrydowej
Kodeks pracy art. 67¹⁸-67³⁴; art. 104-104³; ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.
REGULAMIN PRACY HYBRYDOWEJ
Wydany przez: [Nazwa pracodawcy], z siedzibą pod adresem [Adres siedziby], reprezentowaną przez [Reprezentant pracodawcy],
na podstawie art. 67¹⁸ i następnych oraz art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.) oraz Rozdziału IIc Działu drugiego KP, dodanego ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 240).
§ 1. CEL I ZAKRES REGULAMINU
1. Niniejszy Regulamin pracy hybrydowej, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady łączenia pracy wykonywanej w siedzibie pracodawcy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę z pracą wykonywaną zdalnie przez pracowników [Nazwa pracodawcy].
2. Regulamin stosuje się do pracowników objętych porozumieniem o pracy zdalnej zawartym na podstawie art. 67²⁰ KP oraz do pracowników, którym pracodawca wydał polecenie pracy zdalnej na podstawie art. 67¹⁹ KP.
3. Postanowienia Regulaminu stanowią uzupełnienie indywidualnych porozumień o pracy zdalnej zawieranych z każdym pracownikiem. W razie sprzeczności — postanowienia korzystniejsze dla pracownika mają pierwszeństwo (art. 18 KP).
§ 2. MODEL PRACY HYBRYDOWEJ
4. Standardowy podział dni pracy: [Podział dni pracy].
5. Preferowane dni pracy stacjonarnej: [Dni pracy stacjonarnej].
6. Minimalna liczba dni stacjonarnych w miesiącu: [Min. dni stacjonarnych] dni roboczych.
7. Plan hybrydowy na dany miesiąc pracownik zgłasza bezpośredniemu przełożonemu [Termin zgłoszenia planu]. Przełożony potwierdza plan lub wnosi zmiany w ciągu 3 dni roboczych.
8. Pracodawca może czasowo zmienić proporcję dni stacjonarnych i zdalnych, informując pracownika z co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem, z uzasadnieniem potrzeb organizacyjnych.
§ 3. MIEJSCE PRACY ZDALNEJ
9. Miejsce wykonywania pracy zdalnej jest wskazane przez pracownika w indywidualnym porozumieniu o pracy zdalnej i wymaga akceptacji pracodawcy (art. 67²⁰ § 2 KP).
10. Pracownik zapewnia w miejscu pracy zdalnej warunki lokalowe i techniczne umożliwiające bezpieczne wykonywanie pracy oraz ochronę danych osobowych.
11. Zmiana adresu miejsca pracy zdalnej wymaga niezwłocznego poinformowania pracodawcy i zawarcia aneksu do porozumienia o pracy zdalnej.
§ 4. KOMUNIKACJA I DOSTĘPNOŚĆ
12. Podczas dni pracy zdalnej pracownik jest dostępny w godzinach: [Godziny dostępności].
13. Komunikacja służbowa odbywa się za pośrednictwem: [Narzędzia komunikacji].
14. Pracownik odpowiada na wiadomości służbowe w czasie do [Czas odpowiedzi] podczas godzin dostępności.
15. Poza godzinami dostępności pracownik ma prawo do odłączenia się od narzędzi służbowych (prawo do odłączenia — art. 67²⁷ KP). Pracodawca nie może wymagać wykonywania pracy ani odpowiadania na wiadomości poza godzinami pracy, z zastrzeżeniem nagłych sytuacji uzasadnionych potrzebami pracodawcy.
16. Udział w spotkaniach online (wideokonferencjach, telekonferencjach) obowiązuje w takim samym wymiarze jak udział w spotkaniach stacjonarnych.
§ 5. SPRZĘT I TRANSPORT
17. Transport sprzętu służbowego między biurem a miejscem pracy zdalnej jest [Transport sprzętu]. Pracownik odpowiada za sprzęt podczas transportu i zobowiązuje się do stosowania ochrony fizycznej (torba, futerał).
18. Pracownik korzysta ze sprzętu służbowego wyłącznie do celów związanych z wykonywaną pracą. Zabrania się instalowania oprogramowania niezatwierdzonego przez dział IT pracodawcy.
19. W razie awarii lub uszkodzenia sprzętu podczas pracy zdalnej pracownik niezwłocznie informuje dział IT i bezpośredniego przełożonego.
§ 6. OCHRONA DANYCH I BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI
20. Podczas pracy poza siedzibą pracodawcy pracownik stosuje następujące środki ochrony danych osobowych: [Środki ochrony danych].
21. Pracodawca zapewnia pracownikowi dostęp do zaszyfrowanej sieci VPN na potrzeby łączenia się z systemami pracodawcy z zewnętrznych sieci Wi-Fi.
22. Pracownik przetwarza dane osobowe podczas pracy zdalnej wyłącznie za pośrednictwem systemów i narzędzi zatwierdzonych przez pracodawcę. Przetwarzanie danych osobowych na prywatnych urządzeniach lub w niezatwierdzonych aplikacjach jest zabronione (art. 32 RODO — obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych).
23. O naruszeniu bezpieczeństwa danych lub podejrzeniu naruszenia pracownik informuje Inspektora Ochrony Danych (IOD) i bezpośredniego przełożonego niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 godzin od stwierdzenia naruszenia.
§ 7. KOSZTY PRACY HYBRYDOWEJ
24. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje miesięczny ryczałt za koszty energii elektrycznej i dostępu do Internetu w kwocie [Kwota ryczałtu] zł, wypłacany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej w danym miesiącu (art. 67²⁴ § 3 KP).
25. Ryczałt jest wypłacany łącznie z wynagrodzeniem zasadniczym i jest zwolniony z podatku dochodowego i składek ZUS do wysokości rzeczywistych kosztów.
26. Pracodawca zapewnia pracownikowi wszystkie niezbędne narzędzia pracy określone w indywidualnym porozumieniu o pracy zdalnej.
§ 8. BHP W MODELU HYBRYDOWYM
27. Pracodawca przekazuje pracownikowi przed rozpoczęciem pracy hybrydowej informacje o zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy podczas pracy zdalnej, w tym ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej (art. 67²⁸ KP).
28. Pracownik oświadcza, że miejsce pracy zdalnej spełnia wymagania ergonomiczne: właściwe oświetlenie, odpowiednie krzesło i biurko, temperatura otoczenia nie niższa niż 18°C.
29. Wypadek przy pracy zdalnej jest traktowany jak wypadek przy pracy w rozumieniu ustawy z dnia 30 października 2002 r. Pracownik niezwłocznie powiadamia pracodawcę o każdym wypadku lub zdarzeniu wypadkowym.
30. Pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli miejsca pracy zdalnej za uprzednią zgodą pracownika (art. 67²⁸ § 2 KP).
§ 9. ZMIANY REGULAMINU I WEJŚCIE W ŻYCIE
31. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania do wiadomości pracowników (art. 104³ § 1 KP).
32. Pracodawca informuje pracowników o zmianach Regulaminu z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem.
33. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy KP, w szczególności art. 67¹⁸-67³⁴ KP, oraz polecenia służbowe pracodawcy.
_________________________ Podpis pracodawcy [Reprezentant pracodawcy]
Pracodawca
________________
Signature
Czym jest Regulamin pracy hybrydowej?
Regulamin pracy hybrydowej w Polsce to wewnętrzny akt normatywny pracodawcy, który na podstawie art. 104 i art. 67¹⁸ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.) określa zasady łączenia pracy wykonywanej w siedzibie pracodawcy z pracą wykonywaną zdalnie z miejsca zamieszkania pracownika lub innego uzgodnionego miejsca. Model hybrydowy, znany też jako praca w trybie mieszanym, zdobył szeroką popularność po pandemii COVID-19 i stał się standardem w polskich firmach technologicznych, usługowych i finansowych.
Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. 2023 poz. 240), która weszła w życie 7 kwietnia 2023 r., uchyliła przepisy o telepracy i zastąpiła je rozdziałem IIc działu drugiego KP (art. 67¹⁸–67³⁴ KP). Przepisy te po raz pierwszy wprost uregulowały pracę hybrydową, nakładając na pracodawców obowiązek zawarcia indywidualnego porozumienia z każdym pracownikiem, który ma łączyć pracę stacjonarną z pracą zdalną. Regulamin pracy hybrydowej stanowi uzupełnienie tych porozumień — określa reguły organizacyjne wspólne dla wszystkich pracowników objętych modelem hybrydowym.
Jako źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 KP regulamin hybrydowy wiąże obie strony stosunku pracy, pod warunkiem że jego postanowienia nie są mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 KP). Dotyczy to w szczególności przepisów o czasie pracy (art. 129 KP — 8h/dobę, 40h/tydzień), o prawie do odłączenia (art. 67²⁷ KP) i o ekwiwalencie kosztów (art. 67²⁴ KP).
Regulamin powinien precyzować w szczególności: proporcję dni stacjonarnych do zdalnych, tryb uzgadniania harmonogramu hybrydowego, zasady komunikacji i dostępności, wymagania dotyczące ochrony danych osobowych podczas pracy poza biurem oraz ryczałt za koszty energii elektrycznej i Internetu. Wzorzec regulaminu dostępny na forms-legal.com obejmuje wszystkie te elementy i jest dostosowany do polskiego porządku prawnego.
Kiedy potrzebujesz Regulamin pracy hybrydowej?
Regulamin pracy hybrydowej w Polsce jest niezbędny w każdej organizacji, która wdrożyła lub planuje wdrożyć model hybrydowy dla co najmniej kilku pracowników. Obowiązek posiadania regulaminu pracy wynika z art. 104 § 1 KP (pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników), jednak nawet mniejsze firmy powinny wydać regulamin hybrydowy ze względów praktycznych i bezpieczeństwa prawnego.
Regulamin jest szczególnie potrzebny w następujących sytuacjach. Po pierwsze — przy masowym wdrożeniu modelu hybrydowego po powrocie z pandemicznych lockdownów; bez jasnych reguł pracodawca napotykał na konflikty dotyczące liczby dni stacjonarnych, harmonogramów i dyspozycyjności pracowników.
Po drugie — gdy firma zatrudnia pracowników w różnych lokalizacjach i chce ujednolicić zasady pracy zdalnej dla wszystkich. Regulamin zastępuje dziesiątki indywidualnych ustaleń, które prowadzą do nierównego traktowania pracowników — naruszającego art. 18³ᵃ KP (zakaz dyskryminacji).
Po trzecie — regulamin jest konieczny przy wdrożeniu monitoringu aktywności pracowników podczas pracy zdalnej. Art. 22³ KP oraz rozporządzenie RODO wymagają, aby podstawy i zakres monitoringu były określone w regulaminie lub odrębnym akcie wewnętrznym przed jego uruchomieniem.
Po czwarte — regulamin jest wymagany przy rozliczaniu ryczałtu za koszty pracy zdalnej (art. 67²⁴ KP). Brak dokumentacji wewnętrznej może skutkować zakwestionowaniem przez ZUS zwolnienia ryczałtu ze składek lub przez Urząd Skarbowy — zwolnienia z podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 13 u.PIT).
Co powinien zawierać Regulamin pracy hybrydowej
Regulamin pracy hybrydowej w Polsce powinien zawierać następujące elementy kluczowe:
Proporcja dni. Wyraźne określenie stosunku dni zdalnych do stacjonarnych (np. 3:2, 2:3) lub metody jego ustalenia (np. indywidualnie z przełożonym na początku każdego miesiąca). Pracodawca powinien zastrzec możliwość tymczasowego zwiększenia liczby dni stacjonarnych z uzasadnionych przyczyn organizacyjnych — np. audyt, kick-off projektu, spotkanie zarządu.
Minimalna obecność w biurze. Liczba dni stacjonarnych w miesiącu, po której przekroczeniu pracownik może samodzielnie planować pozostałe dni zdalnie. To zabezpiecza przed fikcją hybrydową — sytuacją, gdy pracownik de facto pracuje wyłącznie zdalnie, nie utrzymując więzi z biurem.
Zasady komunikacji. Godziny dostępności, kanały komunikacji (Microsoft Teams, Slack, Zoom), czas odpowiedzi na wiadomości służbowe podczas pracy zdalnej. Regulamin powinien wyraźnie wskazywać, że poza godzinami pracy pracodawca nie może wymagać dostępności — prawo do odłączenia (art. 67²⁷ KP).
Bezpieczeństwo informacji. Obowiązek stosowania VPN, szyfrowania dysku, zakaz pracy w otwartych sieciach Wi-Fi bez VPN, zasady transportu sprzętu służbowego. Podstawę stanowi art. 32 RODO — obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych osobowych.
Ekwiwalent lub ryczałt kosztów. Kwota ryczałtu za koszty energii elektrycznej i dostępu do Internetu, proporcjonalna do liczby dni pracy zdalnej (art. 67²⁴ KP). Na platformie forms-legal.com pracownik może pobrać odrębne „Porozumienie o ekwiwalencie za pracę zdalną” z szczegółowym zestawieniem kosztów.
BHP. Zasady ergonomii i bezpieczeństwa na stanowisku pracy zdalnej, procedura zgłaszania wypadków przy pracy zdalnej (ustawa wypadkowa z 2002 r.) i tryb kontroli miejsca pracy zdalnej przez pracodawcę (art. 67²⁸ KP).
Zmiany modelu hybrydowego. Klauzula umożliwiająca pracodawcy zmianę proporcji zdalnych/stacjonarnych z odpowiednim wyprzedzeniem oraz tryb wnioskowania przez pracownika o zmianę modelu w szczególnych sytuacjach życiowych.
Jak wypełnić Regulamin pracy hybrydowej
Wypełnianie wzoru regulaminu pracy hybrydowej pobranego z forms-legal.com przebiega w kilku krokach.
Krok 1 — dane pracodawcy. Wpisz pełną nazwę firmy (zgodną z KRS lub CEIDG), adres siedziby i imię oraz stanowisko osoby upoważnionej do wydania regulaminu. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, przeprowadź tryb uzgodnień z art. 104² § 1 KP (30 dni na zajęcie stanowiska).
Krok 2 — model hybrydowy. Wybierz standardową proporcję dni. Najczęstszy model w Polsce (2026) to 3 dni zdalnie / 2 dni stacjonarnie lub 2:3. Wskaż preferowane dni stacjonarne, jeśli firma chce skoordynować obecność zespołu w biurze w określone dni tygodnia.
Krok 3 — minimalna liczba dni stacjonarnych. Wpisz liczbę dni w miesiącu (np. 8), poniżej której pracownik musi stawić się w biurze. Typowe wartości: 6-10 dni przy modelu 3:2 i 10-12 dni przy modelu 2:3.
Krok 4 — komunikacja. Wpisz godziny dostępności, kanały i czas odpowiedzi. Unikaj wymagania dostępności 24/7 — narusza to prawo do odłączenia (art. 67²⁷ KP) i może być podstawą roszczenia o nadgodziny.
Krok 5 — środki ochrony danych. Wypełnij pole z listą środków bezpieczeństwa — VPN, szyfrowanie dysku, zakaz pracy w kawiarniach bez VPN, polityka czystego biurka (clean desk policy) przy powrocie do biura.
Krok 6 — ryczałt. Wpisz kwotę ryczałtu w zł. Przy modelu 3:2 (3 dni zdalnie z 5) kwota powinna wynosić ok. 60% pełnego ryczałtu stosowanego przy pracy w pełni zdalnej.
Krok 7 — podanie do wiadomości. Umieść regulamin w intranecie lub rozesłaj e-mailem. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od ogłoszenia (art. 104³ § 1 KP). Pobierz od każdego pracownika potwierdzenie zapoznania się z regulaminem — wpina się do akt osobowych (część B).
Wymogi prawne dla Regulamin pracy hybrydowej
Regulamin pracy hybrydowej w Polsce podlega następującym bezwzględnie obowiązującym przepisom prawa:
Kodeks pracy — rozdział IIc działu drugiego (art. 67¹⁸–67³⁴ KP). Przepisy te, wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. i obowiązujące od 7 kwietnia 2023 r., regulują wszystkie aspekty pracy zdalnej, w tym hybrydowej. Regulamin nie może naruszać tych przepisów — np. nie może wyłączać prawa pracownika do ekwiwalentu kosztów (art. 67²⁴ KP) ani prawa do odłączenia (art. 67²⁷ KP).
Prawo do odłączenia — art. 67²⁷ KP. Przepis ten wprost przyznaje pracownikowi zdalnemu prawo do odłączenia się od narzędzi pracy po godzinach pracy bez negatywnych konsekwencji. Pracodawca nie może wymagać wykonywania pracy ani natychmiastowej odpowiedzi na wiadomości poza ustalonymi godzinami pracy. Naruszenie prawa do odłączenia może skutkować roszczeniem pracownika o zapłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.
RODO — rozporządzenie RODO (Dz.Urz. UE L 119 z 4.05.2016 r.). Praca hybrydowa wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych poza infrastrukturą pracodawcy, co wymaga wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych (art. 32 RODO). Pracodawca musi m.in. zapewnić pracownikom dostęp do VPN, przeszkolić ich z ochrony danych podczas pracy zdalnej i zaktualizować Rejestr Czynności Przetwarzania (art. 30 RODO).
Zasada niedyskryminacji — art. 18³ᵃ KP. Warunki pracy hybrydowej nie mogą różnicować pracowników na niekorzyść ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność ani formę zatrudnienia. W szczególności niedopuszczalne jest stosowanie odmiennych reguł hybrydowych dla kobiet w ciąży, rodziców małych dzieci lub pracowników niepełnosprawnych.
PIP i kontrola przestrzegania przepisów. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) w ramach kontroli pracodawcy może sprawdzić, czy regulamin hybrydowy spełnia wymogi KP, w tym czy zawiera informację o zasadach BHP podczas pracy zdalnej (art. 67²⁸ § 1 KP). Brak regulaminu lub niezgodność z przepisami może skutkować mandatem do 2 000 zł lub grzywną do 30 000 zł (art. 281 KP).
Najczęstsze błędy w Regulamin pracy hybrydowej
Przy tworzeniu i stosowaniu regulaminów pracy hybrydowej w Polsce najczęściej popełniane są następujące błędy:
1. Brak indywidualnych porozumień o pracy zdalnej. Regulamin hybrydowy nie zastępuje indywidualnych porozumień z art. 67²⁰ KP — jest tylko ich uzupełnieniem. Pracodawca musi zawrzeć odrębne porozumienie z każdym pracownikiem hybrydowym. Brak indywidualnego porozumienia sprawia, że pracownik nie nabywa prawa do ekwiwalentu kosztów ani ochrony przed dyskryminacją z tytułu pracy zdalnej.
2. Wymóg dostępności poza godzinami pracy. Regulamin zobowiązujący pracownika do odpowiadania na e-maile lub komunikatory po zakończeniu dnia pracy narusza prawo do odłączenia (art. 67²⁷ KP) i może skutkować roszczeniem o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe (art. 151 KP). ZUS może zakwestionować brak rejestracji tych godzin.
3. Brak postanowień o ochronie danych. Wiele regulaminów hybrydowych pomija wymogi RODO — brak zasad stosowania VPN, szyfrowania danych, zakazu korzystania z prywatnych komunikatorów do celów służbowych. Naruszenie art. 32 RODO może skutkować karą administracyjną nałożoną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.
4. Jednostronne zmiany proporcji dni hybrydowych. Pracodawca, który regularnie narusza ustalone proporcje dni stacjonarnych i zdalnych bez uzasadnienia, może narazić się na zarzut naruszenia warunków pracy (art. 42 KP) i obowiązek wypłaty pracownikowi odszkodowania. Każda trwała zmiana proporcji powinna być wprowadzona aneksem do indywidualnego porozumienia.
5. Brak oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej. Pracodawca jest obowiązany opracować ocenę ryzyka zawodowego dla stanowiska pracy zdalnej (art. 67²⁸ § 1 KP) i przekazać ją pracownikowi przed rozpoczęciem pracy. Pominięcie tego obowiązku może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy za wypadek przy pracy zdalnej.
Cytuj tę stronę
Powołaj się na ten darmowy szablon w artykule, programie zajęć lub notatce badawczej:
Forms Legal. (2026). Regulamin pracy hybrydowej (Polska) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/pl/polska/employment/hr-forms/regulamin-pracy-hybrydowej
"Regulamin pracy hybrydowej (Polska)." Forms Legal, 2026, https://forms-legal.com/pl/polska/employment/hr-forms/regulamin-pracy-hybrydowej.
@misc{formslegal-regulamin-pracy-hybrydowej,
author = {{Forms Legal}},
title = {Regulamin pracy hybrydowej (Polska)},
year = {2026},
howpublished = {\url{https://forms-legal.com/pl/polska/employment/hr-forms/regulamin-pracy-hybrydowej}},
note = {Free legal document template}
}Najczęściej zadawane pytania
Regulamin pracy zdalnej (art. 67²⁰ § 2 KP) dotyczy pracy wykonywanej wyłącznie z miejsca zamieszkania lub innego wskazanego miejsca — bez obowiązku stawiania się w biurze. Regulamin pracy hybrydowej natomiast reguluje model mieszany, w którym pracownik łączy pracę zdalną z pracą stacjonarną w określonych proporcjach. Oba regulaminy podlegają tym samym przepisom KP (art. 67¹⁸–67³⁴), jednak regulamin hybrydowy zawiera dodatkowe postanowienia dotyczące: harmonogramu obecności w biurze, zasad planowania dni zdalnych i stacjonarnych, a także wymagań związanych z transportem sprzętu między miejscami pracy. Pracodawca może mieć oba regulaminy jednocześnie — dla różnych grup pracowników.
Tak, pracodawca może w regulaminie lub w indywidualnym porozumieniu wskazać preferowane lub obowiązkowe dni stacjonarne (np. poniedziałek i piątek). Wynika to z ogólnego prawa pracodawcy do kierowania procesem pracy (art. 22 § 1 KP). Ważne, aby wymóg ten był jednolity dla pracowników na tych samych stanowiskach — zróżnicowanie wymagań może być potraktowane jako naruszenie zasady równego traktowania (art. 18³ᵃ KP). Pracownicy, którym przysługuje pierwszeństwo do pracy zdalnej (rodzice małych dzieci, osoby niepełnosprawne, pracownice w ciąży — art. 67²⁰ § 6 KP), mogą mieć trudności z obowiązkowymi dniami stacjonarnymi — pracodawca powinien to uwzględnić, ustalając elastyczne wyjątki.
Tak, z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze — pracownik jest obowiązany poinformować pracodawcę o każdej zmianie adresu miejsca pracy zdalnej (art. 67²⁰ § 2 KP). Praca z innego kraju oznacza zmianę adresu, co wymaga zawarcia aneksu do porozumienia o pracy zdalnej i akceptacji pracodawcy. Po drugie — praca za granicą może rodzić zobowiązania podatkowe i składkowe pracodawcy w innym państwie (rozporządzenie UE 883/2004). Pracodawca musi mieć możliwość oceny ryzyka przed wyrażeniem zgody na zagraniczne miejsce pracy zdalnej. Brak informacji ze strony pracownika może być potraktowany jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 100 KP).
Pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika, niezależnie od miejsca jej wykonywania (art. 149 KP). Ewidencja powinna odzwierciedlać faktyczne godziny pracy podczas dni zdalnych i stacjonarnych. Pracodawca może stosować systemy elektroniczne rejestrowania czasu pracy, o ile poinformuje pracowników o zasadach monitoringu w sposób zgodny z art. 22³ KP (regulamin lub odrębny akt wewnętrzny). W systemie zadaniowym czasu pracy (art. 140 KP) — gdy praca nie musi być wykonywana w stałych godzinach — ewidencja może być uproszczona, jednak pracodawca nadal odpowiada za zachowanie dobowych i tygodniowych norm odpoczynku (art. 132-133 KP).
Pracownik, który zawarł indywidualne porozumienie o pracy w modelu hybrydowym z obowiązkową liczbą dni stacjonarnych, jest związany jego postanowieniami. Odmowa stawienia się w biurze bez uzasadnienia może być potraktowana jako naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 100 KP) i stanowić podstawę do nałożenia kary porządkowej (art. 108 KP) lub nawet wypowiedzenia umowy o pracę z podaniem przyczyny. Wyjątki: pracownik nie musi stawiać się w biurze podczas usprawiedliwionej nieobecności (choroba, urlop), a pracownicy ze szczególną ochroną (w ciąży, niepełnosprawni, rodzice małych dzieci) mogą złożyć wniosek o zmianę modelu na w pełni zdalny na podstawie art. 67²⁰ § 6 KP.
Regulamin pracy hybrydowej powinien określać co najmniej: obowiązek korzystania z firmowej sieci VPN przy łączeniu się z systemami pracodawcy z zewnętrznych sieci, zakaz korzystania z publicznych sieci Wi-Fi bez VPN, obowiązek blokowania ekranu komputera podczas nieobecności, zakaz drukowania dokumentów zawierających dane osobowe na prywatnych drukarkach bez uzasadnienia, zasady transportu dokumentów papierowych i nośników danych między biurem a domem. Podstawę prawną stanowi art. 32 RODO (obowiązek wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych) oraz wewnętrzna Polityka Bezpieczeństwa Informacji pracodawcy. Brak takich postanowień naraża pracodawcę na odpowiedzialność za naruszenie danych osobowych przez pracownika (PUODO, kara do 20 mln EUR).
Regulamin pracy hybrydowej funkcjonuje jako regulamin pracy (art. 104 KP) lub jako odrębne porozumienie zbiorowe. W pierwszym przypadku pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników jest obowiązany uzgodnić regulamin z zakładową organizacją związkową (art. 104² § 1 KP — 30 dni na zajęcie stanowiska). Brak uzgodnienia skutkuje tym, że pracodawca samodzielnie wydaje regulamin, ale związki zawodowe mogą zaskarżyć jego ważność. Przy mniejszych pracodawcach (poniżej 50 pracowników) lub przy braku organizacji związkowej regulamin może być wydany jednostronnie przez pracodawcę, jednak rekomenduje się konsultację z przedstawicielami pracowników w celu zapewnienia akceptacji i przestrzegania reguł przez pracowników.
Regulamin pracy hybrydowej powinien wprost wskazywać stanowiska lub grupy pracowników, którym model hybrydowy nie przysługuje ze względu na charakter pracy (np. pracownicy produkcyjni, ochroniarze, kasjerzy). Art. 67¹⁸ § 3 KP wyraźnie wyłącza ze stosowania przepisów o pracy zdalnej tych pracowników, których rodzaj pracy wyklucza jej zdalne wykonywanie. Pracodawca powinien sporządzić załącznik do regulaminu z listą stanowisk objętych i nieobjętych modelem hybrydowym, co eliminuje wątpliwości i zmniejsza ryzyko roszczeń o dyskryminację. Pracownicy z wyłączonych stanowisk nie mogą być zmuszani do pracy zdalnej, ale mogą skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej do 24 dni w roku (art. 67³³ KP).
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy różnią się w zależności od jurysdykcji i zmieniają się z czasem. W sprawie porady dostosowanej do Twojej sytuacji skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.Pełne zastrzeżenie prawne
Znalazłeś błąd? Daj nam znaćRelated Documents
You may also find these documents useful:
Porozumienie o pracy zdalnej
Porozumienie o wykonywaniu pracy zdalnej zgodne z art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy. Reguluje miejsce, wymiar, sprzęt, ekwiwalent kosztów i zasady kontroli pracy zdalnej. Wzór do pobrania w PDF i Word.
Regulamin pracy zdalnej
Wzór regulaminu pracy zdalnej dla pracodawców w Polsce, zgodny z art. 67¹⁸–67³³ Kodeksu pracy (nowelizacja 2023). Obejmuje warunki pracy zdalnej, wyposażenie, ekwiwalent, bezpieczeństwo RODO, kontrolę BHP i pracę okazjonalną.
Polityka prawa do odłączenia
Polityka prawa do odłączenia dla pracowników zdalnych zgodna z art. 67²⁷ KP. Godziny dostępności, zakaz kontaktu po pracy, sytuacje wyjątkowe, urlop — Polska 2026. PDF i Word.