Umowa o pracę zdalną

Umowa o pracę zdalną w Polsce to umowa o pracę, w której uzgodniono wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, uregulowana w art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.). Przepisy o pracy zdalnej zostały wprowadzone do Kodeksu pracy nowelizacją z 2023 roku, która zastąpiła wcześniejsze regulacje o telepracy i kompleksowo uregulowała wykonywanie pracy poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna może mieć charakter całkowity — gdy pracownik wykonuje całość obowiązków poza siedzibą — albo hybrydowy, łączący pracę zdalną ze stacjonarną w określone dni.

Uzgodnienie pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Praca zdalna może być również wykonywana na polecenie pracodawcy w szczególnych sytuacjach (na przykład w okresie stanu nadzwyczajnego lub gdy zapewnienie bezpiecznych warunków w zakładzie jest czasowo niemożliwe) oraz okazjonalnie, na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym (art. 67³³ KP).

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę szczególne obowiązki związane z pracą zdalną. Zgodnie z art. 67²⁴ KP pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeżeli zostały określone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu. Pracodawca może wypłacać te koszty w formie ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom; ryczałt i ekwiwalent nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych.

Praca zdalna nie zmienia podstawowych zasad stosunku pracy — pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia nie niższego niż minimalne, urlopu wypoczynkowego (art. 154 KP), norm czasu pracy (art. 129 KP) oraz ochrony przed wypowiedzeniem. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej pracy (art. 67³⁰ KP).

Pracodawca zachowuje prawo kontroli wykonywania pracy zdalnej, w tym kontroli BHP oraz przestrzegania procedur ochrony danych, w miejscu wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁸ KP). Spory dotyczące pracy zdalnej rozpoznają sądy pracy, a nadzór nad przestrzeganiem przepisów sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Umowa o pracę zdalną w Polsce jest potrzebna, gdy pracodawca i pracownik uzgadniają wykonywanie pracy poza siedzibą zakładu, w całości lub częściowo, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Dokument znajduje zastosowanie przy zatrudnianiu pracowników, których obowiązki można wykonywać zdalnie — na przykład w branży informatycznej, marketingu, obsłudze klienta, księgowości, projektowaniu, tłumaczeniach czy doradztwie. Umowa o pracę zdalną pozwala od początku jasno określić miejsce pracy, zasady pokrywania kosztów i obowiązki BHP.

Umowę zawiera się przy modelu całkowicie zdalnym, gdy pracownik wykonuje wszystkie zadania poza siedzibą pracodawcy, najczęściej pod adresem zamieszkania. Sprawdza się to przy zatrudnianiu osób mieszkających w innym mieście niż siedziba firmy lub przy organizacji pracy rozproszonej.

Dokument jest również wykorzystywany przy modelu hybrydowym, łączącym pracę zdalną ze stacjonarną w określone dni tygodnia. Model ten pozwala zachować korzyści pracy zdalnej, zapewniając jednocześnie regularny kontakt zespołu w siedzibie pracodawcy. W takim przypadku umowa wskazuje, które dni są stacjonarne, a które zdalne.

Umowa o pracę zdalną przydaje się przy przekształcaniu dotychczasowego zatrudnienia stacjonarnego w zdalne — na przykład gdy pracownik wnioskuje o pracę zdalną ze względów rodzinnych lub zdrowotnych. Niektóre grupy pracowników, na przykład rodzice małych dzieci czy osoby opiekujące się członkiem rodziny, mają prawo wnioskować o pracę zdalną, a pracodawca powinien wniosek uwzględnić, jeżeli jest to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy (art. 67¹⁹ KP).

Dokument należy odróżnić od pracy zdalnej okazjonalnej (art. 67³³ KP), wykonywanej na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku bez konieczności pełnego uregulowania zasad kosztowych, oraz od pracy zdalnej na polecenie pracodawcy w sytuacjach szczególnych. Pełna umowa o pracę zdalną jest właściwa wtedy, gdy praca zdalna ma charakter stały lub regularny i wymaga kompleksowego określenia warunków, w tym pokrycia kosztów i zasad kontroli.

Umowa o pracę zdalną w Polsce zawiera elementy umowy o pracę (art. 29 KP) uzupełnione o postanowienia szczególne dotyczące pracy zdalnej (art. 67¹⁸-67³⁴ KP). Na portalu forms-legal.com dostępny jest wzór umowy o pracę zdalną z ryczałtem za koszty i klauzulą RODO, który można wypełnić online i pobrać w formacie PDF lub Word.

Oznaczenie stron: pełna identyfikacja pracodawcy (nazwa, adres, NIP, numer KRS lub CEIDG) oraz pracownika (imię, nazwisko, PESEL, adres). Adres pracownika ma dodatkowe znaczenie, ponieważ często stanowi miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Stanowisko i model pracy zdalnej: określenie rodzaju pracy (stanowiska) oraz modelu — całkowicie zdalnego lub hybrydowego (art. 67¹⁸ KP). Przy modelu hybrydowym wskazuje się dni pracy stacjonarnej w siedzibie pracodawcy.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej: adres lub adresy, w których pracownik wykonuje pracę zdalną, każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Najczęściej jest to miejsce zamieszkania pracownika, lecz strony mogą uzgodnić inne miejsce.

Wynagrodzenie: kwota wynagrodzenia zasadniczego brutto, nie niższa niż minimalne wynagrodzenie za pracę, wypłacana co najmniej raz w miesiącu w stałym terminie (art. 85 KP). Pracownik zdalny zachowuje pełne uprawnienia wynagrodzeniowe i nie może być traktowany mniej korzystnie niż pracownicy stacjonarni (art. 67³⁰ KP).

Narzędzia pracy i pokrycie kosztów: wskazanie materiałów i narzędzi zapewnianych przez pracodawcę (na przykład laptop, telefon służbowy, dostęp do systemów) oraz zasad pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych — w formie zwrotu rzeczywistych kosztów lub ryczałtu (art. 67²⁴ KP). Ryczałt i ekwiwalent nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu przepisów podatkowych.

BHP i ocena ryzyka: zobowiązanie pracownika do zapewnienia bezpiecznych warunków w miejscu pracy zdalnej oraz potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego (art. 67²⁶ KP). Pracodawca pozostaje odpowiedzialny za BHP, lecz w ograniczonym zakresie dostosowanym do specyfiki pracy zdalnej.

Kontrola i ochrona danych: zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej, w tym kontroli BHP i przestrzegania procedur ochrony danych, prowadzonej w porozumieniu z pracownikiem (art. 67²⁸ KP), oraz zobowiązanie pracownika do przestrzegania procedur ochrony danych osobowych zgodnych z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych (art. 67²⁷ KP). Postanowienia końcowe regulują prawo wystąpienia o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków (art. 67²² KP).

Umowę o pracę zdalną w Polsce wypełnia się etapami, łącząc elementy zwykłej umowy o pracę z postanowieniami szczególnymi o pracy zdalnej z art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy.

Krok 1 — dane stron. Wpisz pełną nazwę i adres pracodawcy oraz jego identyfikatory (NIP, KRS lub CEIDG), a następnie imię, nazwisko, PESEL i adres pracownika. Adres pracownika często będzie również miejscem pracy zdalnej.

Krok 2 — stanowisko i model pracy. Określ stanowisko pracownika oraz wybierz model pracy zdalnej: całkowicie zdalny lub hybrydowy. Model wpływa na pozostałe ustalenia, w szczególności na wskazanie dni pracy stacjonarnej.

Krok 3 — miejsce pracy zdalnej. Wpisz adres lub adresy wykonywania pracy zdalnej, uzgodnione z pracodawcą. Jeżeli model jest hybrydowy, wskaż dni pracy stacjonarnej w siedzibie pracodawcy, na przykład wtorki i czwartki.

Krok 4 — wynagrodzenie. Podaj wysokość wynagrodzenia zasadniczego brutto, upewniając się, że nie jest niższe od aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę. Pracownik zdalny zachowuje pełne prawa wynagrodzeniowe.

Krok 5 — narzędzia pracy. Wymień sprzęt i materiały zapewniane przez pracodawcę, na przykład laptop, telefon służbowy, oprogramowanie i dostęp do systemów firmowych. Pracodawca ma obowiązek zapewnić narzędzia niezbędne do pracy zdalnej (art. 67²⁴ KP).

Krok 6 — pokrycie kosztów. Określ sposób pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych — najczęściej w formie miesięcznego ryczałtu o wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom. Pamiętaj, że ryczałt nie stanowi przychodu pracownika dla celów podatkowych.

Krok 7 — BHP, kontrola i RODO. Opisz zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej i komunikacji z pracownikiem. Zdecyduj o włączeniu klauzuli ochrony danych (RODO), w której pracownik potwierdza zapoznanie się z procedurami. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie o zapewnieniu bezpiecznych warunków i zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego (art. 67²⁶ KP).

Krok 8 — miejscowość, data i podpisy. Wpisz miejscowość i datę zawarcia umowy. Sporządź umowę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisz ją przez obie strony. Po zawarciu umowy pracodawca zgłasza pracownika do ZUS, przeprowadza szkolenie BHP dostosowane do pracy zdalnej oraz przekazuje pisemną informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP).

Umowa o pracę zdalną w Polsce podlega zarówno ogólnym przepisom o umowie o pracę, jak i szczególnym regulacjom o pracy zdalnej (art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy), których naruszenie rodzi odpowiedzialność wykroczeniową i ochronę roszczeń pracownika.

Definicja i uzgodnienie pracy zdalnej: praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą (art. 67¹⁸ KP). Uzgodnienie może nastąpić przy zawarciu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie albo — w razie ich braku — w poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem (art. 67²⁰ KP).

Obowiązek pokrycia kosztów: zgodnie z art. 67²⁴ KP pracodawca jest obowiązany zapewnić materiały i narzędzia pracy, pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych oraz inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeżeli zostały określone. Pracodawca może wypłacać ekwiwalent lub ryczałt, których wysokość odpowiada przewidywanym kosztom; nie stanowią one przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym.

BHP w pracy zdalnej: pracownik przed dopuszczeniem do pracy zdalnej potwierdza w oświadczeniu, że w miejscu jej wykonywania zapewnione są bezpieczne i higieniczne warunki pracy, oraz że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego i zasadami BHP (art. 67²⁶ KP). Pracodawca sporządza ocenę ryzyka zawodowego uwzględniającą specyfikę pracy zdalnej.

Równe traktowanie: pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń niż pracownik wykonujący taką samą pracę stacjonarnie (art. 67³⁰ KP).

Kontrola i ochrona danych: pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, kontrolę BHP oraz kontrolę przestrzegania procedur ochrony danych, w porozumieniu z pracownikiem i w sposób nienaruszający prywatności pracownika i innych domowników (art. 67²⁸ KP). Pracownik zobowiązany jest przestrzegać procedur ochrony danych zgodnych z RODO i ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (art. 67²⁷ KP).

Orzecznictwo i wykładnia: ze względu na stosunkowo nowe przepisy o pracy zdalnej praktyka opiera się na ogólnych zasadach prawa pracy potwierdzonych orzecznictwem Sądu Najwyższego dotyczącym stosunku pracy — w wyroku I PK 146/05 Sąd Najwyższy potwierdził, że o charakterze zatrudnienia decyduje sposób jego wykonywania, a w wyroku I PKN 432/99 podkreślił znaczenie podporządkowania pracowniczego. Powrót do pracy stacjonarnej regulowany jest art. 67²² KP — każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej, a strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków, nie dłuższy niż 30 dni.

Przy zawieraniu umowy o pracę zdalną w Polsce popełniane są błędy, które mogą prowadzić do roszczeń pracownika, kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i sporów o koszty.

1. Brak uregulowania pokrycia kosztów. Pominięcie zasad pokrywania kosztów energii i usług telekomunikacyjnych narusza art. 67²⁴ KP. Prawidłowe rozwiązanie: określić ryczałt lub zwrot rzeczywistych kosztów w umowie, porozumieniu lub regulaminie.

2. Niezapewnienie narzędzi pracy. Wymaganie, by pracownik korzystał wyłącznie z własnego sprzętu bez uregulowania ekwiwalentu, jest niezgodne z art. 67²⁴ KP. Prawidłowe rozwiązanie: zapewnić sprzęt służbowy lub wypłacić ekwiwalent za używanie sprzętu prywatnego.

3. Brak oceny ryzyka i oświadczenia BHP. Dopuszczenie do pracy zdalnej bez oceny ryzyka zawodowego i oświadczenia pracownika o bezpiecznych warunkach narusza art. 67²⁶ KP. Prawidłowe rozwiązanie: sporządzić ocenę ryzyka uwzględniającą pracę zdalną i odebrać oświadczenie pracownika.

4. Niejasne określenie miejsca pracy zdalnej. Brak wskazania uzgodnionego miejsca pracy zdalnej utrudnia ustalenie zasad kontroli i odpowiedzialności. Prawidłowe rozwiązanie: wpisać konkretny adres lub adresy uzgodnione z pracodawcą.

5. Gorsze traktowanie pracownika zdalnego. Pozbawienie pracownika zdalnego dostępu do szkoleń, awansów lub świadczeń narusza zasadę równego traktowania (art. 67³⁰ KP). Prawidłowe rozwiązanie: zapewnić pracownikowi zdalnemu warunki nie mniej korzystne niż pracownikom stacjonarnym.

6. Pominięcie procedur ochrony danych. Brak uregulowania zasad ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej narusza art. 67²⁷ KP i RODO. Prawidłowe rozwiązanie: wdrożyć procedury ochrony danych i odebrać od pracownika zobowiązanie do ich przestrzegania.

7. Naruszająca prywatność kontrola. Prowadzenie kontroli pracy zdalnej w sposób ingerujący w życie prywatne pracownika i domowników narusza art. 67²⁸ KP. Prawidłowe rozwiązanie: ustalić zasady kontroli z poszanowaniem prywatności i po wcześniejszym uzgodnieniu.

8. Brak zasad powrotu do pracy stacjonarnej. Pominięcie mechanizmu zaprzestania pracy zdalnej (art. 67²² KP) prowadzi do sporów przy zmianie organizacji pracy. Prawidłowe rozwiązanie: określić tryb wystąpienia o przywrócenie poprzednich warunków i termin nieprzekraczający 30 dni.

9. Wynagrodzenie poniżej minimalnego. Ustalenie wynagrodzenia niższego niż minimalne jest nieważne w tej części (art. 18 KP). Prawidłowe rozwiązanie: zapewnić wynagrodzenie co najmniej na poziomie minimalnym, niezależnie od trybu pracy.

10. Mylenie pracy zdalnej stałej z okazjonalną. Stosowanie do regularnej pracy zdalnej reguł właściwych dla pracy okazjonalnej (art. 67³³ KP, do 24 dni w roku, bez pełnego uregulowania kosztów) prowadzi do braku należnych pracownikowi świadczeń. Prawidłowe rozwiązanie: dla pracy zdalnej stałej lub regularnej zawrzeć pełną umowę z uregulowaniem kosztów i BHP.