Wypowiedzenie umowy o pracę

Wypowiedzenie umowy o pracę w Polsce to jednostronne oświadczenie woli pracodawcy lub pracownika, prowadzące do rozwiązania stosunku pracy po upływie okresu wypowiedzenia, uregulowane w art. 30, 32-43 oraz art. 36 Kodeksu pracy (ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 ze zm.). Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy rozwiązanie umowy o pracę przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia jest jednym z czterech sposobów ustania stosunku pracy, obok porozumienia stron, rozwiązania bez wypowiedzenia oraz upływu czasu, na który umowa była zawarta.

Wypowiedzenie jest czynnością jednostronną — do jego skuteczności nie jest wymagana zgoda drugiej strony. Oświadczenie o wypowiedzeniu wywołuje skutek z chwilą, gdy dotarło do adresata w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 KP). Z tego względu istotne jest prawidłowe doręczenie pisma — osobiście za potwierdzeniem odbioru albo listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem.

Forma wypowiedzenia jest pisemna. Art. 30 § 3 Kodeksu pracy wymaga, aby oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia nastąpiło na piśmie. Gdy wypowiedzenia dokonuje pracodawca w odniesieniu do umowy na czas nieokreślony lub określony, w piśmie należy wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (art. 30 § 4 KP) oraz zamieścić pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP).

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 Kodeksu pracy i zależą one od stażu pracy u danego pracodawcy: 2 tygodnie przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy, 1 miesiąc przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy oraz 3 miesiące przy zatrudnieniu co najmniej 3 lata. Dla umowy na okres próbny okresy wypowiedzenia określa art. 34 KP: 3 dni robocze, 1 tydzień lub 2 tygodnie zależnie od długości próby. Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach — z ostatnim dniem miesiąca (art. 30 § 2¹ KP).

Wypowiedzenie umowy podlega ograniczeniom ochronnym. Art. 38 KP nakłada na pracodawcę obowiązek konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową. Art. 39 KP chroni pracowników w wieku przedemerytalnym (którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego), a art. 41 KP zakazuje wypowiedzenia w czasie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, na przykład w czasie urlopu lub choroby. Szczególną ochroną objęte są również pracownice w ciąży (art. 177 KP).

W razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony pracownikowi przysługują roszczenia z art. 45 KP: żądanie uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Odszkodowanie ustala się na podstawie art. 47¹ KP w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy. Odwołanie do sądu pracy wnosi się w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia (art. 264 § 1 KP). Spory rozpoznają sądy pracy w sądach rejonowych i okręgowych, a nadzór sprawuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę w Polsce jest potrzebne, gdy jedna ze stron chce zakończyć stosunek pracy bez zgody drugiej strony, z zachowaniem ustawowego okresu wypowiedzenia.

Pracodawca składa wypowiedzenie, gdy zamierza rozwiązać umowę z przyczyn leżących po stronie pracownika (na przykład nienależyte wykonywanie obowiązków, utrata zaufania) albo z przyczyn organizacyjnych lub ekonomicznych (likwidacja stanowiska, reorganizacja, redukcja zatrudnienia). Przy umowie na czas nieokreślony pracodawca musi wskazać konkretną, prawdziwą i zrozumiałą przyczynę (art. 30 § 4 KP), w przeciwnym razie wypowiedzenie może zostać uznane przez sąd pracy za nieuzasadnione.

Pracownik korzysta z wypowiedzenia, gdy chce odejść z pracy, na przykład w związku ze zmianą pracodawcy, przeprowadzką lub innymi okolicznościami osobistymi. Pracownik nie musi podawać przyczyny wypowiedzenia, niezależnie od rodzaju umowy. Wystarczy zachowanie okresu wypowiedzenia wynikającego z art. 36 KP.

Dokument znajduje zastosowanie przy umowach na czas określony i nieokreślony, a także — z odpowiednio krótszymi okresami z art. 34 KP — przy umowach na okres próbny. W przypadku tzw. zwolnień grupowych, regulowanych ustawą z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, wypowiedzenia są częścią szerszej procedury obejmującej konsultacje ze związkami zawodowymi i zawiadomienie powiatowego urzędu pracy.

Wypowiedzenie należy odróżnić od rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (w trybie natychmiastowym) z art. 52 KP, które stosuje się przy ciężkim naruszeniu podstawowych obowiązków pracowniczych, oraz od rozwiązania umowy za porozumieniem stron z art. 30 § 1 pkt 1 KP, które wymaga zgodnej woli obu stron. Wypowiedzenie wybiera się wtedy, gdy jedna strona podejmuje decyzję samodzielnie, lecz nie zachodzą przesłanki do rozwiązania natychmiastowego.

Przed złożeniem wypowiedzenia pracodawca powinien sprawdzić, czy pracownik nie jest objęty szczególną ochroną przed wypowiedzeniem — dotyczy to pracowników w wieku przedemerytalnym (art. 39 KP), w czasie usprawiedliwionej nieobecności (art. 41 KP), pracownic w ciąży i w okresie urlopów rodzicielskich (art. 177 KP) oraz członków zarządu zakładowej organizacji związkowej. Wypowiedzenie złożone z naruszeniem ochrony może zostać zakwestionowane przed sądem pracy.

Wypowiedzenie umowy o pracę w Polsce zawiera elementy wymagane przez art. 30 i art. 36 Kodeksu pracy. Na portalu forms-legal.com dostępny jest gotowy wzór wypowiedzenia z prawidłowym pouczeniem i miejscem na przyczynę, który można wypełnić online i pobrać w formacie PDF lub Word.

Oznaczenie stron i daty: dane strony składającej wypowiedzenie (pracodawcy z nazwą i adresem siedziby albo pracownika) oraz dane adresata. Miejscowość i data sporządzenia pisma mają znaczenie dla ustalenia momentu rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia.

Wskazanie wypowiadanej umowy: data zawarcia umowy o pracę, jej rodzaj (na okres próbny, czas określony lub nieokreślony) oraz stanowisko zajmowane przez pracownika. Precyzyjne oznaczenie umowy zapobiega wątpliwościom, której umowy dotyczy wypowiedzenie.

Oświadczenie o wypowiedzeniu i okres wypowiedzenia: jednoznaczne stwierdzenie, że strona wypowiada umowę o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Okres ustala się na podstawie art. 36 § 1 KP według stażu pracy u pracodawcy (2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące) albo na podstawie art. 34 KP dla okresu próbnego. Wskazuje się także datę rozwiązania umowy, pamiętając, że okres liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a w miesiącach z ostatnim dniem miesiąca (art. 30 § 2¹ KP).

Przyczyna wypowiedzenia: przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony i określony przez pracodawcę konieczne jest wskazanie przyczyny uzasadniającej (art. 30 § 4 KP). Przyczyna powinna być konkretna, prawdziwa i zrozumiała dla pracownika — ogólnikowe sformułowania (na przykład „utrata zaufania” bez wyjaśnienia) są kwestionowane przez sądy pracy. Pracownik wypowiadający umowę nie musi podawać przyczyny.

Pouczenie o prawie odwołania: pismo pracodawcy musi zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie wniesienia odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia (art. 30 § 5 oraz art. 264 § 1 KP). Brak pouczenia może stanowić podstawę przywrócenia terminu na wniesienie odwołania.

Konsultacja związkowa: jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, pracodawca przed wypowiedzeniem umowy na czas nieokreślony zawiadamia ją na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i jego przyczynie (art. 38 KP). Organizacja może zgłosić umotywowane zastrzeżenia w terminie 5 dni.

Podpisy i potwierdzenie odbioru: podpis strony składającej wypowiedzenie oraz miejsce na potwierdzenie odbioru przez adresata, opatrzone datą. Doręczenie warunkuje skuteczność wypowiedzenia, dlatego warto zachować dowód doręczenia (potwierdzenie odbioru lub zwrotne potwierdzenie odbioru przesyłki poleconej).

Wypowiedzenie umowy o pracę w Polsce wypełnia się krok po kroku, dbając o zgodność z art. 30 i art. 36 Kodeksu pracy. Przed sporządzeniem pisma należy ustalić staż pracy pracownika u danego pracodawcy, ponieważ od niego zależy długość okresu wypowiedzenia.

Krok 1 — strona składająca wypowiedzenie. Wskaż, czy wypowiedzenie składa pracodawca, czy pracownik. Od tego zależy obowiązek wskazania przyczyny — przy umowie na czas nieokreślony i określony przyczynę podaje wyłącznie pracodawca (art. 30 § 4 KP), natomiast pracownik nie ma takiego obowiązku.

Krok 2 — dane stron. Wpisz nazwę i adres pracodawcy oraz imię, nazwisko i adres pracownika, a także zajmowane stanowisko. Poprawna identyfikacja stron zapobiega wątpliwościom przy doręczeniu i ewentualnym postępowaniu sądowym.

Krok 3 — wypowiadana umowa. Podaj datę zawarcia wypowiadanej umowy oraz jej rodzaj (okres próbny, czas określony lub nieokreślony). Dokładne oznaczenie umowy jest istotne zwłaszcza wtedy, gdy strony zawierały wcześniej kilka umów.

Krok 4 — okres wypowiedzenia. Wybierz właściwy okres wypowiedzenia. Dla umowy na czas określony i nieokreślony zastosuj art. 36 KP: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu co najmniej 6 miesięcy, 3 miesiące przy stażu co najmniej 3 lata. Dla okresu próbnego zastosuj art. 34 KP.

Krok 5 — data rozwiązania umowy. Oblicz dzień, w którym umowa ulegnie rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia. Pamiętaj, że okres tygodniowy kończy się w sobotę, a miesięczny z ostatnim dniem miesiąca (art. 30 § 2¹ KP). Bieg okresu rozpoczyna się od dnia złożenia oświadczenia.

Krok 6 — przyczyna (gdy wymagana). Jeżeli wypowiedzenie składa pracodawca przy umowie na czas nieokreślony lub określony, opisz konkretną, prawdziwą i zrozumiałą przyczynę, na przykład „likwidacja stanowiska pracy z przyczyn organizacyjnych” albo „powtarzające się niewykonywanie powierzonych obowiązków”. Unikaj sformułowań ogólnikowych.

Krok 7 — miejscowość, data i pouczenie. Wpisz miejscowość i datę sporządzenia pisma. Upewnij się, że pismo zawiera pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni (art. 264 § 1 KP) — wzór z forms-legal.com zawiera je automatycznie.

Krok 8 — podpisy i doręczenie. Podpisz pismo i doręcz je drugiej stronie osobiście za pisemnym potwierdzeniem odbioru albo listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem. Zachowaj dowód doręczenia. Jeżeli pracownika reprezentuje związek zawodowy, najpierw przeprowadź konsultację z art. 38 KP.

Wypowiedzenie umowy o pracę w Polsce musi spełniać wymogi formalne i materialne określone w Kodeksie pracy, których naruszenie umożliwia pracownikowi skuteczne zakwestionowanie wypowiedzenia przed sądem pracy.

Forma pisemna: oświadczenie o wypowiedzeniu musi być złożone na piśmie (art. 30 § 3 KP). Wypowiedzenie dokonane ustnie jest wprawdzie skuteczne, lecz wadliwe — stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu umów i daje pracownikowi prawo do roszczeń z art. 45 KP.

Wskazanie przyczyny: przy wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony i określony przez pracodawcę pismo musi zawierać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie (art. 30 § 4 KP). Przyczyna powinna być rzeczywista i na tyle skonkretyzowana, by pracownik mógł ocenić zasadność wypowiedzenia oraz przygotować ewentualne odwołanie.

Pouczenie i termin odwołania: pracodawca zamieszcza pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP). Pracownik wnosi odwołanie w terminie 21 dni od doręczenia wypowiedzenia (art. 264 § 1 KP). Po bezskutecznym upływie terminu roszczenia wygasają, chyba że sąd przywróci termin z uwagi na brak winy pracownika w jego uchybieniu (art. 265 KP).

Konsultacja związkowa: o zamiarze wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, wskazując przyczynę wypowiedzenia (art. 38 KP). Organizacja może w terminie 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia.

Ochrona przed wypowiedzeniem: wypowiedzenie nie może być złożone pracownikowi w wieku przedemerytalnym (art. 39 KP), w czasie usprawiedliwionej nieobecności (art. 41 KP), pracownicy w ciąży i w okresie urlopu macierzyńskiego (art. 177 KP) ani osobom objętym ochroną szczególną na podstawie odrębnych przepisów.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego: Sąd Najwyższy wielokrotnie precyzował standard przyczyny wypowiedzenia. W wyroku z dnia 10 maja 2000 r. (sygn. I PKN 641/99) Sąd Najwyższy uznał, że przyczyna wypowiedzenia powinna być prawdziwa i konkretna, a jej wskazanie nie może ograniczać się do powtórzenia ogólnego zwrotu ustawy. W wyroku z dnia 4 listopada 2008 r. (sygn. I PK 81/08) Sąd Najwyższy stwierdził, że przyczyna podana w wypowiedzeniu wyznacza granice sporu sądowego — pracodawca nie może w postępowaniu powoływać się na okoliczności, których nie wskazał w piśmie. Z kolei w wyroku z dnia 13 października 1999 r. (sygn. I PKN 304/99) Sąd Najwyższy przyjął, że likwidacja stanowiska pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia, o ile jest rzeczywista i nie ma charakteru pozornego. Orzeczenia te potwierdzają, że wypowiedzenie musi być uzasadnione w sposób umożliwiający jego sądową kontrolę.

Roszczenia pracownika: w razie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony pracownik może żądać uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy lub odszkodowania (art. 45 KP). Odszkodowanie przysługuje w wysokości wynagrodzenia za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, nie niższej jednak od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 47¹ KP).

Przy sporządzaniu wypowiedzenia umowy o pracę w Polsce popełniane są błędy, które prowadzą do uznania wypowiedzenia za wadliwe i do roszczeń pracownika przed sądem pracy.

1. Brak lub ogólnikowa przyczyna wypowiedzenia. Pominięcie przyczyny albo podanie jej w sposób niekonkretny przy umowie na czas nieokreślony narusza art. 30 § 4 KP. Sąd Najwyższy (I PKN 641/99) wymaga przyczyny prawdziwej i konkretnej. Prawidłowe rozwiązanie: opisać rzeczywiste okoliczności, na przykład wskazać, które obowiązki nie były wykonywane i kiedy.

2. Wypowiedzenie ustne. Złożenie wypowiedzenia ustnie narusza wymóg formy pisemnej z art. 30 § 3 KP i pozwala pracownikowi dochodzić roszczeń z art. 45 KP. Prawidłowe rozwiązanie: zawsze sporządzić pismo i doręczyć je za potwierdzeniem odbioru.

3. Niewłaściwy okres wypowiedzenia. Zastosowanie krótszego okresu niż wynikający z art. 36 KP skutkuje rozwiązaniem umowy z upływem prawidłowego okresu i prawem do wynagrodzenia za pozostały czas (art. 49 KP). Prawidłowe rozwiązanie: ustalić staż pracy u pracodawcy i dobrać właściwy okres.

4. Pominięcie pouczenia o odwołaniu. Brak pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy (art. 30 § 5 KP) może być podstawą przywrócenia pracownikowi terminu na wniesienie odwołania (art. 265 KP). Prawidłowe rozwiązanie: zamieścić pouczenie o terminie 21 dni i właściwym sądzie pracy.

5. Wypowiedzenie pracownikowi objętemu ochroną. Wypowiedzenie pracownikowi w wieku przedemerytalnym (art. 39 KP), w czasie choroby lub urlopu (art. 41 KP) albo pracownicy w ciąży (art. 177 KP) jest niezgodne z prawem. Prawidłowe rozwiązanie: sprawdzić przed złożeniem pisma, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony.

6. Pominięcie konsultacji ze związkiem zawodowym. Niedopełnienie obowiązku zawiadomienia zakładowej organizacji związkowej (art. 38 KP) przy umowie na czas nieokreślony stanowi naruszenie przepisów o wypowiadaniu. Prawidłowe rozwiązanie: zawiadomić organizację na piśmie i odczekać 5 dni na ewentualne zastrzeżenia.

7. Powoływanie nowych przyczyn w sądzie. Pracodawca nie może w postępowaniu sądowym powoływać się na przyczyny inne niż wskazane w piśmie (Sąd Najwyższy, I PK 81/08). Prawidłowe rozwiązanie: zawrzeć w wypowiedzeniu wszystkie istotne przyczyny już na etapie jego sporządzania.

8. Brak prawidłowego doręczenia. Wypowiedzenie wywołuje skutek dopiero z chwilą, gdy dotarło do adresata (art. 61 KC w związku z art. 300 KP). Brak dowodu doręczenia utrudnia ustalenie daty rozpoczęcia okresu wypowiedzenia. Prawidłowe rozwiązanie: doręczyć pismo osobiście za potwierdzeniem albo listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

9. Błędne obliczenie daty rozwiązania. Niepoprawne ustalenie dnia rozwiązania umowy (np. bez uwzględnienia zasady, że okres miesięczny kończy się z ostatnim dniem miesiąca) prowadzi do sporów co do daty ustania zatrudnienia. Prawidłowe rozwiązanie: stosować reguły z art. 30 § 2¹ KP.

10. Pozorna likwidacja stanowiska. Wskazanie jako przyczyny likwidacji stanowiska, które w rzeczywistości nadal istnieje pod inną nazwą, jest uznawane za przyczynę pozorną (Sąd Najwyższy, I PKN 304/99). Prawidłowe rozwiązanie: powoływać likwidację stanowiska tylko wtedy, gdy jest rzeczywista i trwała.