Huurdersinformatie Formulier

Het Huurdersinformatie Formulier in Nederland is een gestandaardiseerd document waarmee verhuurders persoonsgegevens, financiele informatie en referenties van aspirant-huurders verzamelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), art. 6 lid 1, en de Uitvoeringswet AVG (UAVG 2018). Het formulier dient als AVG-conforme grondslag voor huurscreening bij woningen die vallen onder BW 7:232 (woonruimtehuur) en is een onmisbare schakel in het verhuurproces.

Het Huurdersinformatie Formulier geeft de verhuurder inzicht in de kredietwaardigheid, de arbeids- en inkomenssituatie en het huurgedrag in het verleden van de aspirant-huurder, zonder de grenzen van de AVG te overschrijden. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft in haar handreiking 'Huurscreening' uit 2022 bepaald welke gegevens wel en welke niet mogen worden verzameld.

In de Nederlandse huurmarkt gebruiken institutionele verhuurders, woningcorporaties, professionele vastgoedbeheerders en particuliere verhuurders het huurdersinformatie formulier als standaardonderdeel van het verhuurproces. NVM-makelaars en VBO-makelaars hanteren doorgaans een eigen screeningsmodule, maar een gestandaardiseerd formulier als dat van forms-legal.com biedt ook kleine verhuurders een AVG-compliant alternatief.

Het formulier vormt een juridisch document: de aspirant-huurder ondertekent het en verklaart de gegevens naar waarheid te hebben ingevuld. Het verschaffen van valse informatie (inkomensfraude, nep-werkgeversverklaring) kan op grond van art. 3:44 BW (bedrog) leiden tot vernietiging van de huurovereenkomst en aansprakelijkheid voor schade. De verhuurder mag de gegevens uitsluitend gebruiken voor de beoordeling van de huurder en niet voor andere doeleinden.

Sinds de inwerkingtreding van de Wet toelating verhuurders (Wtr, verwacht 2024/2025) worden verhuurders van meer dan 10 woningen verplicht een screeningsreglement te publiceren en te handhaven. Het Huurdersinformatie Formulier is onderdeel van dit reglement en moet aantonen dat de screening objectief, transparant en non-discriminatoir is.

Het gebruik van een Huurdersinformatie Formulier sluit ook aan bij de vereisten van de Wet toelating verhuurders (Wtr), die wordt verwacht per 2025/2026. Verhuurders van meer dan tien woningen worden verplicht een screeningsreglement te publiceren en toe te passen. Het formulier is het kerndocument van dat reglement. Bovendien biedt een AVG-conform formulier de verhuurder bescherming als een afgewezen aspirant-huurder een discriminatieklacht indient bij het College voor de Rechten van de Mens (CRM): de verhuurder kan aantonen dat de afwijzing is gebaseerd op objectieve, inkomensgerelateerde criteria en niet op verboden gronden als ras, nationaliteit of godsdienst.

In de praktijk werken verhuurmakelaarskantoren als Ooms Makelaars, Rotsvast, Huurvast en Savills met gestandaardiseerde screening; het Huurdersinformatie Formulier van forms-legal.com biedt kleine particuliere verhuurders en ZZP-vastgoedbeheerders een toegankelijk en compliant alternatief. Daarmee vormt het formulier een fundamentele pijler van een professioneel en juridisch verantwoord verhuurproces in Nederland.

Een Huurdersinformatie Formulier is nodig bij iedere verhuring van woonruimte in Nederland waarbij de verhuurder persoonsgegevens van de aspirant-huurder wil verwerken. Zonder een schriftelijk formulier met toestemmingsverklaring loopt de verhuurder het risico van een AVG-overtreding en een boete van de AP.

Het formulier is vereist wanneer een verhuurder meerdere aspirant-huurders tegelijk screent en de gegevens per persoon wil bewaren voor vergelijking. Zonder AVG-conforme grondslag is dit bewaren van gegevens in afwachting van de selectiebeslissing een overtreding van art. 5 AVG (beginsel van opslagbeperking).

Bij verhuring via een NVM- of VBO-makelaar of via een online verhuurbemiddelaar (Pararius, Kamernet, Huurwoningen.nl) is een schriftelijk huurdersinformatie formulier gebruikelijk om de aansprakelijkheid van de bemiddelaar te beperken. De makelaar is op grond van art. 7:425 BW verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van de screening namens de verhuurder.

Verhuurders die gebruik maken van een verhuurbeheersysteem (VBS) of een online vastgoedsoftware-platform zijn doorgaans verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met de softwareleverancier op grond van art. 28 AVG, waarbij het huurdersinformatie formulier als onderdeel van de verwerking wordt gedocumenteerd.

Institutionele beleggers en pensioenfondsen die op grond van de Woningwet 2015 en de Wet betaalbare huur 2024 woningen verhuren in het middenhuursegment zijn verplicht hun screeningsprocedure te documenteren en aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) te rapporteren. Een gestandaardiseerd huurdersinformatie formulier is in dit kader een compliance-vereiste.

Als de verhuurder bij een geschil voor de Kantonrechter moet aantonen dat hij de huurder op basis van objectieve criteria heeft geselecteerd, is een ondertekend Huurdersinformatie Formulier onmisbaar bewijs. De Kantonrechter weegt bij een huurontbindingsprocedure (art. 7:231 BW) mee of de verhuurder zorgvuldig heeft gehandeld bij de selectie van de huurder. Zonder documentatie staat de verhuurder zwakker in de procedure.

Ook bij het weigeren van een aspirant-huurder is documentatie essentieel: de verhuurder moet kunnen aantonen dat de weigering gebaseerd is op objectieve, inkomensgerelateerde criteria en niet op verboden discriminatoire gronden. Een ondertekend formulier met inkomensgegevens vormt daarvoor het sluitende bewijs voor de Kantonrechter en het College voor de Rechten van de Mens.

Een AVG-conform Huurdersinformatie Formulier in Nederland bevat de volgende elementen.

Identificatiegegevens: volledige naam, geboortedatum, nationaliteit, adres, e-mailadres en telefoonnummer van de aspirant-huurder. Het BSN (burgerservicenummer) mag worden gevraagd voor de verificatie van de identiteit, maar moet na verificatie worden vernietigd tenzij bewaring wettelijk vereist is. Een kopie van een geldig identiteitsbewijs wordt gevraagd en moet veilig worden opgeslagen.

Arbeids- en inkomenssituatie: naam en adres werkgever, functie, type dienstverband (vast/tijdelijk/ZZP), bruto maandinkomen, datum indiensttreding. Bij ZZP-ers: KvK-nummer, gemiddeld jaarinkomen afgelopen twee jaar. De verhuurder verzoekt de aspirant-huurder een werkgeversverklaring of salarisstroken toe te voegen als bijlage.

Financiele verplichtingen: bestaande leningen, huurverplichtingen, alimentatie, kinderalimentatie. Het doel is de netto beschikbare ruimte na vaste lasten te beoordelen. De verhuurder mag vragen of er sprake is van een BKR-registratie maar mag de huurder niet verplichten een BKR-check toe te staan zonder uitdrukkelijke toestemming op grond van art. 6 lid 1 sub a AVG.

Verhuursituatie en referenties: huidig adres en huurprijs, reden van vertrek, naam en contactgegevens vorige verhuurder als referentie. Toestemmingsverklaring voor het contact opnemen met de referentieverhuurder. Medeondertekening als de aspirant-huurder een partner of medehuurder heeft.

Privacyverklaring en toestemming: een beknopte verklaring conform art. 13 AVG over het doel van de gegevensverwerking (beoordeling als huurder), de rechtmatige grondslag (gerechtvaardigd belang ex art. 6 lid 1 sub f AVG), de bewaartermijn (vernietiging na selectiebesluit, maximaal vier weken bij afwijzing), de rechten van de betrokkene (inzage, rectificatie, bezwaar) en de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke (verhuurder). Aspirant-huurders die het formulier van forms-legal.com gebruiken, hebben toegang tot een AVG-conforme standaardverklaring die direct kan worden aangepast. Een drempelloze bezwaarclausule ex art. 21 AVG moet in het formulier zijn opgenomen.

Handtekening en dagtekening: naam, datum (DD-MM-JJJJ) en handtekening van de aspirant-huurder ter bevestiging dat de gegevens naar waarheid zijn ingevuld en dat de aspirant-huurder de privacyverklaring heeft gelezen.

Verantwoordelijkheidsclausule: een clausule waarin de aspirant-huurder verklaart de gegevens naar waarheid te hebben ingevuld en aansprakelijk is voor schade als gevolg van onjuiste informatie (art. 6:162 BW onrechtmatige daad; art. 3:44 BW bedrog). De verhuurder kan de huurovereenkomst vernietigen als hij kan bewijzen dat de huurder valse informatie heeft verstrekt die bepalend was voor de selectiebeslissing.

Bewaarbeleid en vernietigingsclausule: vermelding van de bewaartermijn (maximaal vier weken bij afwijzing; duur huurovereenkomst + zeven jaar voor de geaccepteerde huurder) en de wijze van vernietiging (veilig wissen van digitale bestanden; papiervernietiging via gecertificeerde shredder conform art. 32 AVG). De aspirant-huurder mag verzoeken om verwijdering ex art. 17 AVG na de selectiebeslissing.

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming (FG): als de verhuurder meer dan 250 werknemers heeft of stelselmatig persoonsgegevens verwerkt, is hij op grond van art. 37 AVG verplicht een FG te benoemen en de contactgegevens in het formulier te vermelden. Kleine particuliere verhuurders zijn hier niet toe verplicht, maar een contactpersoon voor privacyvragen is aan te raden.

Het invullen van het Huurdersinformatie Formulier verloopt als volgt.

Stap 1 — Persoonlijke gegevens: vul volledige naam in (voornamen + achternaam, conform identiteitsbewijs), geboortedatum (DD-MM-JJJJ), nationaliteit, huidige woonadres en contactgegevens. Het BSN is optioneel; verhuurders die het BSN opvragen moeten dit in de privacyverklaring vermelden en het na identiteitsverificatie vernietigen.

Stap 2 — Arbeidsgegevens: kies het type dienstverband uit de lijst (vast dienstverband, tijdelijk dienstverband, ZZP/freelance, gepensioneerd, student). Vul de naam van de werkgever en het bruto maandinkomen in. Voeg als bijlage de laatste drie salarisstroken of, bij ZZP, de jaarrekening en inkomensverklaring accountant toe.

Stap 3 — Financiele verplichtingen: vermeld eventuele lopende leningen (persoonlijke lening, studielening, hypotheek), de maandelijkse aflossing en de naam van de kredietverstrekker. Vermeld alimentatieverplichtingen als die van invloed zijn op het beschikbare inkomen.

Stap 4 — Referentie vorige verhuurder: vul naam, adres en telefoonnummer van de vorige verhuurder in. Kruis het vakje aan als u toestemming geeft voor het contact opnemen voor referentie. Toestemming is vrijwillig; een aspirant-huurder die geen referentie wil geven kan dit weigeren, maar de verhuurder mag dit meewegen in zijn beslissing.

Stap 5 — Privacyverklaring lezen en akkoord gaan: lees de bijgevoegde privacyverklaring aandachtig. Onderteken het vakje 'Ik heb de privacyverklaring gelezen en ga akkoord met de verwerking van mijn persoonsgegevens voor het doel van huurderscreening'.

Stap 6 — Datum en handtekening: vul de datum in (DD-MM-JJJJ) en zet uw handtekening. Stuur het formulier inclusief bijlagen digitaal (beveiligd PDF) of per post aan de verhuurder.

Stap 7 — Bijlagen aanleveren: de aspirant-huurder stuurt het ondertekende formulier samen met de gevraagde bijlagen (salarisstroken, werkgeversverklaring, ID-kopie). Bijlagen worden bij voorkeur beveiligd digitaal aangeleverd (beveiligde PDF, versleuteld ZIP-bestand). De verhuurder bevestigt ontvangst binnen vijf werkdagen.

Stap 8 — Screening en beslissing: de verhuurder beoordeelt het formulier en de bijlagen en neemt binnen tien werkdagen een beslissing. Bij afwijzing stuurt de verhuurder een schriftelijke bevestiging en vernietigt de persoonsgegevens van de afgewezen huurder binnen vier weken conform art. 5 lid 1 sub e AVG. Bij digitale aanlevering: gebruik een beveiligd PDF-formulier of een versleuteld e-mailbijlage. Bewaar het ontvangen formulier op een beveiligde schijf (wachtwoordbeschermd). Controleer alles.

De verwerking van persoonsgegevens via een Huurdersinformatie Formulier in Nederland is gebonden aan de volgende wettelijke vereisten.

Rechtmatige grondslag: verhuurders mogen persoonsgegevens verwerken op basis van art. 6 lid 1 sub b AVG (noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst) of sub f AVG (gerechtvaardigd belang). De AP heeft bepaald dat het belang van de verhuurder om een kredietwaardige huurder te selecteren in beginsel opweegt tegen het privacybelang van de aspirant-huurder, mits de verwerking proportioneel en subsidiair is.

Informatieplicht: de verhuurder is verplicht de aspirant-huurder te informeren over de verwerking op grond van art. 13 AVG. Deze informatie moet zijn opgenomen in het formulier of in een bijgevoegde privacyverklaring. Ontbreekt de informatieplicht, dan is de verwerking in strijd met de AVG en kan de AP een boete opleggen.

Discriminatieverbod: art. 1 Grondwet 1983 en de Algemene wet gelijke behandeling (AWGB 1994) verbieden directe en indirecte discriminatie bij de verhuur van woningen op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte, leeftijd of arbeidsduur. De Huurcommissie en het College voor de Rechten van de Mens (CRM) behandelen discriminatieklachten.

Bewaartermijn: gegevens van afgewezen aspirant-huurders mogen maximaal vier weken na de afwijzing worden bewaard. Gegevens van de geaccepteerde huurder mogen worden bewaard gedurende de huurovereenkomst en zeven jaar daarna voor fiscale verplichtingen jegens de Belastingdienst.

Gegevensbeveiligingsplicht: verhuurders moeten passende technische en organisatorische maatregelen treffen om persoonsgegevens te beveiligen ex art. 32 AVG. Bij digitale opslag: wachtwoordbeveiliging en versleuteling; bij papieren opslag: afgesloten archief.

Klachtenrecht en Autoriteit Persoonsgegevens: aspirant-huurders die menen dat hun persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt, kunnen een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via autoriteitpersoonsgegevens.nl. De AP heeft de bevoegdheid om onderzoek in te stellen en bestuurlijke boetes op te leggen. Boetes voor kleine overtredingen beginnen bij € 5.500 (AP boetebeleidsregels 2024). Zorg voor een adequate technische beveiliging van opgeslagen formulieren conform art. 32 AVG.

Bij het opstellen en gebruiken van een Huurdersinformatie Formulier worden in Nederland regelmatig fouten gemaakt die de verhuurder blootstellen aan AVG-boetes of discriminatieklachten.

Fout 1 — Geen privacyverklaring bijgevoegd: verhuurders vergeten een art. 13 AVG-conforme privacyverklaring op te nemen of bij het formulier te voegen. Zonder privacyverklaring is de verwerking onrechtmatig en kan de AP een bestuurlijke boete opleggen. De boete voor kleine overtredingen begint bij € 5.500 (2024).

Fout 2 — Verboden gegevens opvragen: verhuurders vragen naar religie, etniciteit, familiesamenstelling of medische informatie. Dit levert overtreding van art. 9 AVG (bijzondere categorieën) en de AWGB 1994 op en kan leiden tot een klacht bij het College voor de Rechten van de Mens (CRM).

Fout 3 — Gegevens te lang bewaren: verhuurders bewaren de gegevens van alle aspirant-huurders voor 'toekomstige verhuur'. Dit is een overtreding van het beginsel van opslagbeperking (art. 5 lid 1 sub e AVG). Gegevens van afgewezen huurders moeten binnen vier weken worden vernietigd.

Fout 4 — BKR-check zonder toestemming: verhuurders voeren een BKR-check uit zonder expliciete toestemming van de aspirant-huurder. Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig zijn; een algemene clausule in de algemene voorwaarden is onvoldoende.

Fout 5 — Niet vernietigen van kopieen ID-bewijs: het bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs langer dan noodzakelijk voor de identiteitsverificatie is een overtreding van art. 5 AVG. Na verificatie moet de kopie worden vernietigd tenzij bewaring wettelijk verplicht is.

Fout 6 — Geen bewaartermijn voor geaccepteerde huurder: verhuurders weten niet hoelang ze gegevens van de geaccepteerde huurder mogen bewaren. Zeven jaar na einde huurovereenkomst (fiscale bewaartermijn) is de veilige termijn voor financiele gegevens; overige gegevens moeten eerder worden vernietigd.