Ontslagbrief van de Werkgever Nederland

De Ontslagbrief van de Werkgever in Nederland is de brief waarmee een werkgever de arbeidsovereenkomst opzegt nadat een ontslagvergunning van het UWV of een ontbinding door de kantonrechter is verkregen, of na instemming van de werknemer, op grond van Burgerlijk Wetboek art. 7:671. De opzegging moet steunen op een van de limitatieve ontslaggronden van BW art. 7:669, de opzegtermijn van BW art. 7:672 in acht nemen en vermeldt de transitievergoeding van BW art. 7:673 en de mogelijkheid van een WW-aanvraag bij het UWV.

De wettelijke grondslag voor opzegging door werkgever bevindt zich primair in BW art. 7:669 (limitatieve opsomming ontslaggronden a t/m i), BW art. 7:671 (opzegging zelf), BW art. 7:672 (opzegtermijnen), BW art. 7:673 (transitievergoeding), BW art. 7:670 (opzegverboden bij ziekte, zwangerschap, ondernemingsraad), aangevuld door de WWZ 2015, WAB 2020 en wijziging WWZ 2025. De negen ontslaggronden zijn cumulatief limitatief: a-grond bedrijfseconomische redenen, b-grond langdurige arbeidsongeschiktheid (twee jaar plus), c-grond frequent ziekteverzuim met onaanvaardbare gevolgen, d-grond disfunctioneren, e-grond verwijtbaar handelen of nalaten werknemer, f-grond gewetensbezwaren werknemer, g-grond verstoorde arbeidsrelatie, h-grond andere omstandigheden niet redelijkerwijs onder a-g te brengen, i-grond cumulatiegrond combinatie ontslaggronden (sinds WAB 2020).

De procedurele route hangt af van de ontslaggrond. Voor a-grond (bedrijfseconomisch) en b-grond (langdurige arbeidsongeschiktheid) verloopt de route via het UWV te Amsterdam, met ontslagvergunningsaanvraag bij de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening (AJD); de procedure duurt circa vier tot zes weken inclusief hoor en wederhoor, eventuele bezwaartermijn en gezamenlijke beslissing UWV. Voor c-grond tot en met i-grond verloopt de route via de kantonrechter van de Rechtbank op grond van Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering art. 261, met verzoekschrift tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst onder BW art. 7:671b; de procedure duurt circa zes tot twaalf weken inclusief mondelinge behandeling, eventueel deskundigenrapport en beschikking. Cumulatie van twee onvoldragen ontslaggronden is sinds 1 januari 2020 mogelijk via de i-grond, mits de kantonrechter een aanvullende billijke vergoeding van maximaal vijftig procent bovenop de transitievergoeding toekent.

De ontslagbrief zelf moet aan diverse formele vereisten voldoen om rechtsgeldig te zijn. Ten eerste schriftelijkheid: opzegging moet schriftelijk plaatsvinden, doorgaans per aangetekende post met ontvangstbevestiging of per e-mail met leesbevestiging om bewijslast te vergemakkelijken (BW art. 7:671 lid 1 sub a). Ten tweede tegen het einde van de kalendermaand: opzegging moet plaatsvinden tegen het einde van de kalendermaand (BW art. 7:672 lid 2), tenzij de arbeidsovereenkomst of CAO anders bepaalt. Ten derde inachtneming van de wettelijke opzegtermijn (BW art. 7:672): een maand bij dienstverband korter dan vijf jaar, twee maanden bij vijf tot tien jaar, drie maanden bij tien tot vijftien jaar, vier maanden bij vijftien jaar en langer. De UWV-procedureduur (max een maand) wordt op grond van BW art. 7:672 lid 4 op de opzegtermijn in mindering gebracht, met een minimumduur van een maand opzegtermijn.

De inhoud van de ontslagbrief moet een aantal essentiele elementen bevatten. Allereerst de identificatie van werkgever en werknemer, datum brief, einddatum dienstverband, gehanteerde opzegtermijn en de ontslaggrond met feitelijke onderbouwing (verwijzing naar UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking inclusief kenmerknummer). Daarnaast informatie over de transitievergoeding (BW art. 7:673): 1/3 maandsalaris per dienstjaar, gemaximeerd op 98.000 EUR (2026) of jaarsalaris als hoger, uit te betalen binnen een maand na einde dienstverband. Verwijzing naar het recht op beroep bij de kantonrechter binnen twee maanden (BW art. 7:681 vernietiging onregelmatige opzegging of BW art. 7:686a gefixeerde schadevergoeding). Informatie over WW-aanvraag bij het UWV via werk.nl binnen zeven werkdagen na einde dienstverband. Mogelijkheid getuigschrift conform BW art. 7:656. Bevestiging dat geheimhoudings-, non-concurrentie- en relatiebedingen uit de arbeidsovereenkomst onverkort van kracht blijven.

Naast de drie hoofdroutes (UWV, kantonrechter, beeindiging met wederzijds goedvinden via vaststellingsovereenkomst onder BW art. 7:900) bestaan twee bijzondere routes. Ten eerste opzegging tijdens proeftijd (BW art. 7:652): geen UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking nodig, geen opzegtermijn vereist, geen transitievergoeding verschuldigd. Ten tweede ontslag op staande voet wegens dringende reden (BW art. 7:677): onmiddellijke beeindiging zonder opzegtermijn, geen transitievergoeding bij verwijtbaar handelen werknemer, geen UWV-vergunning vereist, mits dringende reden onverwijld wordt medegedeeld; werknemer kan binnen twee maanden vernietiging vorderen bij kantonrechter (BW art. 7:681) of gefixeerde schadevergoeding (BW art. 7:677 lid 3).

Veel ontslagen worden via een vaststellingsovereenkomst (VSO) afgewikkeld onder BW art. 7:900, waarin werkgever en werknemer schriftelijk overeenkomen het dienstverband te beeindigen tegen een afgesproken ontslagvergoeding, met behoud van rechten op WW-uitkering (UWV beoordeelt de VSO op verwijtbaarheid; bij niet-verwijtbare opzegging behoudt werknemer WW-rechten). De VSO bevat doorgaans een hoger ontslagvergoeding dan de transitievergoeding (variant: 1,5 tot 2,5 maal de transitievergoeding), finale kwijting, bedenktermijn van veertien dagen voor werknemer (BW art. 7:670b lid 2) en regeling van bedingen, vrijstelling van werk en getuigschrift. Geschillen over de ontslagbrief worden in eerste aanleg behandeld door de kantonrechter van de Rechtbank op grond van Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering art. 93 sub c; hoger beroep bij het Gerechtshof; cassatie bij de Hoge Raad der Nederlanden te Den Haag.

De Ontslagbrief van de Werkgever Nederland is in diverse situaties wettelijk verplicht of in de praktijk noodzakelijk om een dienstverband formeel te beeindigen. Onderstaande omstandigheden vragen om zorgvuldige opstelling en bezorging van de ontslagbrief.

Bedrijfseconomisch ontslag na UWV-vergunning (a-grond). Bij reorganisatie, dalende omzet, sluiting van een vestiging of overschakeling op outsourcing en automatisering kan werkgever bedrijfseconomische redenen aanvoeren voor ontslag van een of meer werknemers. De werkgever dient een ontslagvergunningsaanvraag in bij het UWV op grond van BW art. 7:671a, met onderbouwing van bedrijfseconomische noodzaak (dalende omzet, verliezen, marktontwikkeling), afspiegelingsbeginsel (selectie volgens UWV-Ontslagregeling 2015 op basis van leeftijdscategorieen) en herplaatsingsplicht binnen redelijke termijn. Na verlening van de UWV-vergunning verstrekt werkgever de ontslagbrief met inachtneming van de wettelijke opzegtermijn (BW art. 7:672) verminderd met UWV-procedureduur (max een maand). Voorbeelden uit de praktijk: Shell-reorganisatie 2020-2024, ING-bank reductie van filialen, Tata Steel transitie naar groene staal, KLM-herstructurering na COVID-19.

Langdurige arbeidsongeschiktheid 2+ jaar (b-grond). Na 104 weken (twee jaar) loondoorbetalingsplicht bij ziekte conform BW art. 7:629 beoordeelt het UWV in een WIA-procedure (Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen) of de werknemer minimaal 35% arbeidsongeschikt is. Bij vaststelling van langdurige arbeidsongeschiktheid en gebrek aan herplaatsingsmogelijkheden kan werkgever ontslagvergunning aanvragen bij het UWV op grond van b-grond. De ontslagbrief volgt na UWV-vergunning, met behoud van WIA-uitkeringsrechten (IVA bij blijvende volledige arbeidsongeschiktheid 80-100%; WGA bij gedeeltelijke 35-80%). De Wet verbetering poortwachter (WVP 2002) vereist dat werkgever heeft voldaan aan alle re-integratieverplichtingen; zonder voldaan poortwachtertraject kan UWV ontslagvergunning weigeren of loonsanctie opleggen.

Disfunctioneren na kantonrechter-beschikking (d-grond). Bij structureel onvoldoende prestaties van werknemer dat niet kan worden opgelost door scholing of begeleiding kan werkgever ontbinding van de arbeidsovereenkomst verzoeken bij de kantonrechter op grond van d-grond. Vereist is een grondig personeelsdossier met meerdere functioneringsgesprekken, schriftelijke beoordelingen, verbeterplan met concrete doelen en evaluatiemomenten, gedocumenteerde begeleiding en eventueel coaching of mediation. Zonder afdoende dossier wijst de kantonrechter het ontbindingsverzoek af. Na beschikking ontbinding stuurt werkgever de ontslagbrief met verwijzing naar de kantonrechter-beschikking (kenmerk en datum), de wettelijke opzegtermijn en de transitievergoeding.

Verwijtbaar handelen of nalaten (e-grond). Bij ernstig verwijtbaar gedrag van werknemer (diefstal, fraude, ongewenste intimiteiten, drugs- of alcoholmisbruik op de werkvloer, structurele werkweigering) kan werkgever ontbinding verzoeken bij de kantonrechter op grond van e-grond. Bij minder ernstige verwijtbaarheid kan ontbinding plaatsvinden met transitievergoeding; bij ernstig verwijtbaar handelen kan de kantonrechter besluiten dat geen of beperkte transitievergoeding verschuldigd is (BW art. 7:673 lid 7 sub c). Voor zeer ernstige misdragingen kan de werkgever ook overgaan tot ontslag op staande voet (BW art. 7:677), waarbij de dringende reden onverwijld wordt medegedeeld.

Verstoorde arbeidsrelatie (g-grond). Bij blijvend verstoorde verhouding tussen werkgever en werknemer of tussen werknemer en collega's of leidinggevende, die niet door mediation kan worden hersteld, kan werkgever ontbinding verzoeken op grond van g-grond. Vereist is mediation-poging via een gecertificeerde mediator (Mediatorsfederatie Nederland, MfN) en gedocumenteerde inspanning tot herstel. Na kantonrechter-beschikking volgt de ontslagbrief met aanvullende billijke vergoeding indien de kantonrechter werkgevers-aandeel in de verstoring aanwezig acht.

Cumulatiegrond bij combinatie ontslaggronden (i-grond, WAB 2020). Sinds 1 januari 2020 kan werkgever combineren van twee onvoldragen ontslaggronden (bijvoorbeeld onvoldoende d-grond plus matig g-grond) tot een i-grond, mits de kantonrechter een aanvullende billijke vergoeding van maximaal vijftig procent bovenop de transitievergoeding toekent (BW art. 7:671b lid 8 sub b). De i-grond opent een ontsnappingsroute voor werkgevers met meerdere zwakkere ontslaggronden die afzonderlijk onvoldoende waren.

Beeindiging met wederzijds goedvinden (VSO). Bij wederzijdse overeenstemming over beeindiging dienstverband sluiten werkgever en werknemer een vaststellingsovereenkomst (VSO) onder BW art. 7:900. Geen UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking vereist. Belangrijke onderdelen: einddatum dienstverband, ontslagvergoeding (gangbaar 1,5-2,5 maal transitievergoeding), finale kwijting, bedenktermijn veertien dagen voor werknemer (BW art. 7:670b lid 2), regeling van bedingen, vrijstelling van werkzaamheden, getuigschrift. Na ondertekening VSO stuurt werkgever de ontslagbrief als formele bevestiging.

Opzegging tijdens proeftijd (BW art. 7:652). Tijdens een geldige proeftijd (maximaal twee maanden bij onbepaalde tijd, een maand bij contracten 6-24 maanden, nul bij contracten korter dan zes maanden onder WAB 2020) kan werkgever het dienstverband zonder opzegtermijn en zonder opgave van reden beeindigen. Wel gelden discriminatieverboden (AWGB) en het beginsel van goed werkgeverschap (BW art. 7:611). Geen transitievergoeding verschuldigd bij ontslag tijdens proeftijd.

Een rechtsgeldige Ontslagbrief van de Werkgever Nederland bevat onderstaande elementen die conform BW art. 7:671 e.v., de WWZ 2015 en WAB 2020 schriftelijk moeten worden vastgelegd.

Identificatiegegevens werkgever en werknemer. Volledige naam, vestigingsadres en KvK-nummer (Kamer van Koophandel) van werkgever; naam, adres en functie van werknemer. Datum van de brief (formaat DD-MM-JJJJ); ondertekening door bevoegd vertegenwoordiger werkgever (HR-directeur, bestuurder, bevoegd manager met volmacht of procuratie). Vermelding 'AANGETEKEND VERZONDEN MET ONTVANGSTBEVESTIGING' of equivalent voor bewijsdoeleinden.

Formele opzeggingsverklaring. Eenduidige verklaring dat werkgever de arbeidsovereenkomst opzegt, met vermelding van: functie werknemer volgens arbeidsovereenkomst, datum indiensttreding (bepalend voor opzegtermijn en transitievergoeding), opzegtermijn die wordt gehanteerd (BW art. 7:672), einddatum dienstverband (formaat DD-MM-JJJJ, doorgaans tegen einde kalendermaand op grond van BW art. 7:672 lid 2). Bevestiging dat tot einddatum recht op loon en alle arbeidsvoorwaarden behouden blijft.

Grondslag opzegging (BW art. 7:669). Concrete vermelding van de ontslaggrond uit de limitatieve opsomming van BW art. 7:669: a-grond bedrijfseconomisch (UWV-route), b-grond langdurige arbeidsongeschiktheid 2+ jaar (UWV-route), c-grond frequent ziekteverzuim, d-grond disfunctioneren, e-grond verwijtbaar handelen, f-grond gewetensbezwaren, g-grond verstoorde arbeidsrelatie, h-grond andere omstandigheden, i-grond cumulatiegrond (alle kantonrechter-route met uitzondering van VSO en proeftijd). Feitelijke onderbouwing met data, bedragen, gebeurtenissen; verwijzing naar UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking met kenmerknummer en datum.

Procedurele basis. Vermelding van de gevolgde procedure: UWV-ontslagvergunning (kenmerk en datum) voor a- of b-grond; kantonrechter-beschikking (kenmerk en datum) voor c- t/m i-grond; vaststellingsovereenkomst (datum en kenmerk) bij wederzijds goedvinden; proeftijd-bepaling bij ontslag tijdens proeftijd; aanzegging dringende reden bij ontslag op staande voet (BW art. 7:677). Zonder vermelding van procedurele basis is opzegging onregelmatig.

Herplaatsingsplicht (BW art. 7:669 lid 1). Bevestiging dat werkgever heeft voldaan aan de herplaatsingsplicht binnen redelijke termijn en heeft onderzocht of werknemer kon worden herplaatst in een andere passende functie binnen onderneming of binnen groep (met inbegrip van buitenlandse vestigingen indien redelijkerwijs mogelijk). Bij niet-voldoen aan herplaatsingsplicht kan UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking worden vernietigd.

Opzegtermijn (BW art. 7:672). Wettelijke opzegtermijn: een maand bij dienstverband korter dan vijf jaar; twee maanden bij vijf tot tien jaar; drie maanden bij tien tot vijftien jaar; vier maanden bij vijftien jaar en langer. UWV-procedureduur (max een maand) wordt op grond van BW art. 7:672 lid 4 op opzegtermijn in mindering gebracht, met minimumduur van een maand opzegtermijn. CAO kan opzegtermijn werkgever maximaal verkorten tot drie maanden of werknemer maximaal verlengen tot zes maanden mits werkgevers-termijn twee keer zo lang. Opzegging tegen einde kalendermaand (BW art. 7:672 lid 2) tenzij anders overeengekomen.

Transitievergoeding (BW art. 7:673). Recht op transitievergoeding vanaf eerste werkdag onder de WAB 2020. Berekening: 1/3 maandsalaris per dienstjaar, pro rata bij deelperiodes. Maximum 98.000 EUR (2026) of jaarsalaris als hoger. Vermelding van het brutobedrag, berekeningsgrondslag (dienstjaren, maandsalaris) en uitbetalingsdatum (binnen een maand na einde dienstverband; wettelijke rente bij verzuim BW art. 6:119). Bij ontslag wegens ernstig verwijtbaar handelen werknemer kan kantonrechter besluiten geen of beperkte transitievergoeding (BW art. 7:673 lid 7 sub c).

Eindafrekening. Specificatie van wat wordt afgerekend op laatste werkdag: loon tot einddatum; vakantiegeld 8% over brutoloon (BW art. 7:617); uitbetaling openstaande vakantiedagen wettelijke en bovenwettelijke (BW art. 7:641); pro rata eindejaarsuitkering en dertiende maand; eventuele bonus of provisie pro rata; transitievergoeding. Eindafrekening uiterlijk een maand na einde dienstverband overgemaakt op bekend IBAN; gespecificeerd op laatste loonstrook (BW art. 7:626) en jaaropgaaf 2026 voor de Belastingdienst.

Informatie over WW-aanvraag bij UWV. Verwijzing naar UWV-procedure voor aanvraag WW-uitkering binnen zeven werkdagen na einde dienstverband via werk.nl of UWV-app. WW-uitkering 75% in eerste twee maanden, daarna 70% van WW-dagloon (max 232,90 EUR/dag in 2026). Aanvraag vereist DigiD, BSN, ontslagbrief en eindafrekening. Geen WW-rechten bij ontslag op staande voet wegens verwijtbaar handelen; UWV beoordeelt verwijtbaarheid.

Recht op beroep bij kantonrechter. Bevestiging dat werknemer binnen twee maanden na ontvangst van de brief een verzoekschrift kan indienen bij de kantonrechter van de Rechtbank in zijn arrondissement op grond van BW art. 7:681 (vernietiging onregelmatige opzegging) of BW art. 7:686a (gefixeerde schadevergoeding bij niet-eerbiedigde opzegtermijn). Verwijzing naar gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaat of vakbond voor gratis rechtsbijstand bij FNV, CNV of De Unie.

Getuigschrift en bedingen. Aanbod tot afgifte schriftelijk getuigschrift conform BW art. 7:656 op verzoek werknemer, met ten minste vermelding van aard werkzaamheden, duur, wijze vervulling verplichtingen en wijze van eindiging dienstverband. Bevestiging dat eventuele geheimhoudings-, non-concurrentie- en relatiebedingen uit arbeidsovereenkomst onverkort van kracht blijven (BW art. 7:611 en 7:653). Voor gebruikers van het sjabloon op forms-legal.com adviseren wij ook de gerelateerde modellen voor de arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd, de arbeidsovereenkomst bepaalde tijd, de ontslagbrief werknemer en de UWV WW-aanvraag te raadplegen voor een compleet exit-dossier.

Praktische zaken. Verzoek tot inlevering bedrijfsmiddelen op laatste werkdag (laptop, telefoon, toegangspas, USB-sticks, papieren documenten, bedrijfsauto, kantoorsleutels, hardware tokens). Mededeling deactivering toegangsrechten op laatste werkdag conform AVG-verwerkersovereenkomsten en informatiebeveiligingsbeleid. Bevestiging van mededeling aan Belastingdienst en UWV via reguliere loonaangifte loonheffing. Jaaropgaaf 2026 uiterlijk eind februari 2027.

Een Ontslagbrief van de Werkgever Nederland zorgvuldig opstellen vereist onderstaande stappen, die werkgever doorloopt na voorafgaande UWV-vergunning, kantonrechter-beschikking of vaststellingsovereenkomst.

Stap 1 - Procedurele voorbereiding voltooien. Voordat de ontslagbrief wordt verstuurd, moet de werkgever de juiste route hebben gevolgd op grond van de ontslaggrond. Voor bedrijfseconomisch ontslag (a-grond) of langdurige arbeidsongeschiktheid (b-grond): UWV-ontslagvergunning op grond van BW art. 7:671a. Voor disfunctioneren (d-grond), verwijtbaar handelen (e-grond), verstoorde arbeidsrelatie (g-grond) of overige gronden (c, f, h, i): verzoekschrift tot ontbinding bij kantonrechter onder BW art. 7:671b. Bewaar het besluitnummer en datum voor verwijzing in de brief. Zonder voorafgaande vergunning of beschikking is opzegging onregelmatig (BW art. 7:677) met gevolg gefixeerde schadevergoeding.

Stap 2 - Identificatiegegevens vermelden. Begin de brief met de volledige bedrijfsgegevens werkgever (statutaire naam BV/NV, vestigingsadres, KvK-nummer 8 cijfers), gevolgd door de adressering aan de werknemer (volledige naam, adres uit BRP). Vermeld 'AANGETEKEND VERZONDEN MET ONTVANGSTBEVESTIGING' voor bewijsdoeleinden. Aanbevolen: bezorging via PostNL aangetekend met handtekening voor ontvangst plus verzending via e-mail met leesbevestiging als back-up.

Stap 3 - Brieftitel en aanhef opstellen. Gebruik onderwerp 'Betreft: Opzegging arbeidsovereenkomst per [einddatum]' om direct duidelijk te maken wat de inhoud is. Aanhef 'Geachte heer/mevrouw [achternaam]' bij formele toon; bij langdurig persoonlijke relatie soms 'Beste [voornaam]' aanvaardbaar, maar formele toon is veiliger in juridische context.

Stap 4 - Opzeggingsverklaring formuleren. Schrijf een eenduidige verklaring: 'Hierbij zeggen wij de tussen ons bestaande arbeidsovereenkomst voor de functie van [functie] op, ingaande [indienstdatum], met inachtneming van een opzegtermijn van [aantal] maand(en) conform Burgerlijk Wetboek art. 7:672. Het dienstverband eindigt derhalve op [einddatum].' Vermeld expliciet einddatum tegen einde kalendermaand (BW art. 7:672 lid 2) tenzij CAO anders bepaalt. Bevestig behoud loon en arbeidsvoorwaarden tot einddatum.

Stap 5 - Grondslag en procedurele basis vermelden. Vermeld de concrete ontslaggrond uit BW art. 7:669 (bijvoorbeeld 'a-grond: bedrijfseconomische redenen' of 'd-grond: disfunctioneren'). Geef de procedurele basis: 'UWV-vergunning kenmerk 2026-12345 dd 15-04-2026' of 'Beschikking kantonrechter Rechtbank Amsterdam, locatie Amsterdam, dd 22-04-2026, zaaknummer 9876543'. Voeg feitelijke onderbouwing toe met concrete data, bedragen en gebeurtenissen die de grondslag staven. Bevestig dat aan herplaatsingsplicht (BW art. 7:669 lid 1) is voldaan.

Stap 6 - Opzegtermijn berekenen en vermelden. Hanteer de wettelijke opzegtermijn van BW art. 7:672 op basis van dienstjaren: een maand bij <5 jaar, twee maanden bij 5-10 jaar, drie maanden bij 10-15 jaar, vier maanden bij 15+ jaar. Verminder met UWV-procedureduur (max een maand) met minimumduur van een maand. Bereken einddatum: brief verzonden 22-05-2026, dienstverband 7 jaar (opzegtermijn 2 maanden) minus UWV-procedure (1 maand) = 1 maand opzegging, einddatum 30-06-2026 tegen einde kalendermaand. Vermeld berekeningswijze transparant.

Stap 7 - Transitievergoeding berekenen en uitbetaling regelen. Bereken transitievergoeding: 1/3 maandsalaris per dienstjaar conform BW art. 7:673. Voorbeeld: bruto maandsalaris 4.500 EUR, dienstverband 7 jaar = 7 x (4.500/3) = 10.500 EUR bruto transitievergoeding. Maximum 98.000 EUR (2026) of jaarsalaris (54.000 EUR) als hoger. Vermeld brutobedrag, berekeningswijze (jaren, maandsalaris) en uitbetalingsdatum (binnen een maand na einde dienstverband). Bevestig overmaking op bekend IBAN van werknemer en wettelijke rente (BW art. 6:119) bij verzuim.

Stap 8 - Eindafrekening specificeren. Som op wat in eindafrekening wordt opgenomen: loon tot einddatum; vakantiegeld 8% over bruto loon (BW art. 7:617); uitbetaling openstaande vakantiedagen (wettelijk minimum vier maal wekelijkse uren per jaar, BW art. 7:634; opgespaarde bovenwettelijke dagen); pro rata eindejaarsuitkering of dertiende maand indien overeengekomen in CAO of contract; pro rata bonus, commissie of provisie indien overeengekomen; transitievergoeding. Bevestig dat alles wordt gespecificeerd op laatste loonstrook (BW art. 7:626) en uitbetaling uiterlijk op afgesproken datum.

Stap 9 - Rechten werknemer toelichten. Vermeld het recht op beroep bij kantonrechter binnen twee maanden na ontvangst brief op grond van BW art. 7:681 (vernietiging onregelmatige opzegging) of BW art. 7:686a (gefixeerde schadevergoeding). Verwijs naar UWV.nl voor WW-aanvraag binnen zeven werkdagen na einde dienstverband via werk.nl of UWV-app; vermeld DigiD-vereiste, BSN-nummer, ontslagbrief en eindafrekening als benodigde documenten. Bied aan een schriftelijk getuigschrift conform BW art. 7:656 op verzoek; vermeld dat geheimhoudings-, non-concurrentie- en relatiebedingen onverkort van kracht blijven.

Stap 10 - Praktische zaken en ondertekening. Verzoek tot inlevering bedrijfsmiddelen op laatste werkdag (laptop, telefoon, toegangspas, USB-sticks, papieren documenten, bedrijfsauto en tankpas, kantoorsleutels, hardware tokens voor authenticatie). Mededeling deactivering toegangsrechten (Active Directory, VPN, cloud-services) op laatste werkdag conform AVG-verwerkersovereenkomsten. Bevestig informatieverstrekking aan Belastingdienst en UWV via reguliere loonaangifte loonheffing; jaaropgaaf 2026 uiterlijk eind februari 2027 ontvangen. Afsluitende formule met respect en succeswensen voor verdere loopbaan. Ondertekening door bevoegd vertegenwoordiger werkgever (HR-directeur, bestuurder); vermeld bijlagen (kopie UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking, specificatie transitievergoedingberekening, model getuigschrift). Bewaar kopie aangetekend verzonden brief in personeelsdossier minimaal vijf jaar.

De Ontslagbrief van de Werkgever Nederland is onderworpen aan een uitgebreide reeks wettelijke vereisten die werkgever moet naleven, op straffe van onregelmatige opzegging, vernietiging door de kantonrechter, schadevergoeding of verbeurte aanvullende billijke vergoeding.

Duaal ontslagstelsel (WWZ 2015). De Wet werk en zekerheid 2015 introduceerde het duaal ontslagstelsel: voor bedrijfseconomisch ontslag (a-grond) en langdurige arbeidsongeschiktheid (b-grond) verloopt de route via het UWV te Amsterdam op grond van BW art. 7:671a. Voor overige gronden (c-grond frequent ziekteverzuim, d-grond disfunctioneren, e-grond verwijtbaar handelen, f-grond gewetensbezwaren, g-grond verstoorde arbeidsrelatie, h-grond andere omstandigheden, i-grond cumulatiegrond) verloopt de route via de kantonrechter van de Rechtbank op grond van BW art. 7:671b. Opzegging zonder voorafgaande UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking is onregelmatig (BW art. 7:677).

Schriftelijkheidsvereiste en bezorgwijze (BW art. 7:671 lid 1 sub a). Opzegging moet schriftelijk plaatsvinden, op straffe van bewijslastproblemen bij geschil. Aanbevolen bezorgwijze: aangetekende post met ontvangstbevestiging via PostNL (handtekening voor ontvangst), aangevuld met e-mail met leesbevestiging als back-up. Een mondelinge opzegging is rechtsgeldig maar moeilijk te bewijzen; werknemer kan ontkenning aanvoeren wat tot vernietiging leidt.

Limitatieve ontslaggronden (BW art. 7:669). De negen ontslaggronden zijn limitatief: a tot en met i. Werkgever moet de gehanteerde grond expliciet vermelden in de brief en in voorafgaande UWV-procedure of kantonrechter-verzoekschrift. Onvoldoende dragende grond leidt tot weigering UWV-vergunning of afwijzing kantonrechter-verzoek. Sinds WAB 2020 kan combineren van twee onvoldragen gronden via i-grond, mits aanvullende billijke vergoeding van maximaal 50% bovenop transitievergoeding (BW art. 7:671b lid 8 sub b).

Herplaatsingsplicht (BW art. 7:669 lid 1). Werkgever moet voorafgaand aan ontslag onderzoeken of werknemer kan worden herplaatst in een andere passende functie binnen onderneming of binnen groep, binnen redelijke termijn en zo nodig met behulp van scholing. Voor groepen ondernemingen geldt de groepsplicht; voor internationale groepen voor zover redelijkerwijs mogelijk. Niet-voldoen aan herplaatsingsplicht leidt tot vernietiging UWV-vergunning of afwijzing kantonrechter-verzoek door Centrale Raad van Beroep (CRvB) of Gerechtshof.

Wettelijke opzegtermijn (BW art. 7:672). Opzegtermijn werkgever: een maand bij dienstverband korter dan 5 jaar, twee maanden bij 5-10 jaar, drie maanden bij 10-15 jaar, vier maanden bij 15+ jaar. UWV-procedureduur (maximum een maand) wordt op opzegtermijn in mindering gebracht, met minimumduur van een maand (BW art. 7:672 lid 4). Opzegging tegen einde kalendermaand (BW art. 7:672 lid 2) tenzij CAO anders bepaalt. CAO kan opzegtermijn werkgever maximaal verkorten tot drie maanden of werknemer maximaal verlengen tot zes maanden mits werkgevers-termijn twee keer zo lang.

Opzegverboden (BW art. 7:670 en 7:670a). Geen opzegging mogelijk bij: ziekte gedurende eerste twee jaar (104 weken; BW art. 7:670 lid 1), zwangerschap en zwangerschapsverlof (BW art. 7:670 lid 2), militaire dienst (BW art. 7:670 lid 3), lidmaatschap van de ondernemingsraad of vakbond (BW art. 7:670 lid 4-5; WOR art. 21). Uitzonderingen: bij bedrijfseconomisch ontslag a-grond na UWV-vergunning, bij ontslag op staande voet wegens dringende reden (BW art. 7:677). Opzegging in strijd met opzegverbod is vernietigbaar door kantonrechter op grond van BW art. 7:681.

Transitievergoeding (BW art. 7:673). Recht op transitievergoeding vanaf eerste werkdag onder WAB 2020. Berekening: 1/3 maandsalaris per dienstjaar, pro rata bij deelperiodes. Maximum 98.000 EUR (2026) of jaarsalaris als hoger. Verschuldigd bij ontslag op werkgever-initiatief (a t/m i grond, niet-verlenging bepaalde tijd). Geen transitievergoeding bij ontslag wegens ernstig verwijtbaar handelen werknemer (BW art. 7:673 lid 7 sub c) of bij beeindiging proeftijd. Uitbetaling binnen een maand na einde dienstverband; wettelijke rente bij verzuim (BW art. 6:119).

Billijke vergoeding (BW art. 7:671b lid 9 en 7:681 lid 1 sub b). Bij ernstig verwijtbaar handelen werkgever kan kantonrechter een aanvullende billijke vergoeding toekennen aan werknemer, bovenop transitievergoeding. Berekening volgens vaste jurisprudentie Hoge Raad, onder meer New Hairstyle-arrest (HR 30 juni 2017, ECLI:NL:HR:2017:1187): geen vast tarief, maar afhankelijk van omstandigheden (mate verwijtbaarheid, gevolgen voor werknemer, leeftijd, alternatief werkaanbod, salaris). Voor i-grond cumulatiegrond: aanvullende billijke vergoeding maximaal 50% van transitievergoeding (BW art. 7:671b lid 8 sub b).

Getuigschrift (BW art. 7:656). Op verzoek werknemer moet werkgever een schriftelijk getuigschrift verstrekken met ten minste: aard werkzaamheden, duur werkzaamheden, wijze vervulling verplichtingen werknemer, wijze van eindiging dienstverband. Werkgever mag geen valse of misleidende verklaring afgeven; bij onjuist getuigschrift kan werknemer rectificatie en schadevergoeding vorderen onder BW art. 7:656 lid 4.

WW-uitkering en sociale zekerheid (Werkloosheidswet, WW). Werknemer heeft recht op WW-uitkering vanaf einde dienstverband indien voldaan aan voorwaarden: ten minste 26 weken gewerkt in 36 weken voorafgaand aan werkloosheid (wekeneis); niet verwijtbaar werkloos (UWV beoordeelt verwijtbaarheid). WW-duur: minimaal 3 maanden, maximaal 24 maanden afhankelijk van arbeidsverleden (jareneis). WW-uitkering: 75% in eerste twee maanden, daarna 70% van WW-dagloon (max 232,90 EUR/dag in 2026). Aanvraag binnen zeven werkdagen na einde dienstverband via werk.nl.

Recht op beroep en termijnen (BW art. 7:681 en 7:686a). Werknemer kan binnen twee maanden na ontvangst ontslagbrief een verzoekschrift indienen bij kantonrechter op grond van: BW art. 7:681 (vernietiging onregelmatige opzegging plus loonvordering tot einde maand of meer); BW art. 7:686a (gefixeerde schadevergoeding bij niet-eerbiedigde opzegtermijn). Kantonrechter beslist binnen vier weken. Hoger beroep bij Gerechtshof binnen drie maanden na beschikking. Cassatie bij Hoge Raad der Nederlanden te Den Haag binnen drie maanden na Gerechtshof-arrest.

Bedingen na einde dienstverband. Geheimhoudingsovereenkomst (BW art. 7:611) blijft onverkort van kracht. Non-concurrentiebeding (BW art. 7:653) blijft van kracht behoudens vervalgrond ernstig verwijtbaar handelen werkgever (BW art. 7:653 lid 4). Relatiebeding analoog. Werkgever kan tegen overtreding boete vorderen (BW art. 7:650), schadevergoeding (BW art. 6:74) en nakoming met dwangsom in kort geding (Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering art. 254 en 611a).

De volgende fouten worden bij opstellen en versturen van een Ontslagbrief van de Werkgever Nederland regelmatig gemaakt en leiden tot onregelmatige opzegging, vernietiging door de kantonrechter, gefixeerde schadevergoeding of aanvullende billijke vergoeding.

Fout 1 - Opzegging zonder voorafgaande UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking. De WWZ 2015 introduceerde het duaal ontslagstelsel; opzegging zonder voorafgaande UWV-vergunning (a-/b-grond) of kantonrechter-beschikking (c t/m i grond) is onregelmatige opzegging op grond van BW art. 7:677. Gevolg: werknemer kan binnen twee maanden vernietiging vorderen bij kantonrechter (BW art. 7:681) met loondoorbetaling tot herstel dienstverband, of gefixeerde schadevergoeding vorderen (BW art. 7:686a) gelijk aan loon over niet-genomen opzegtermijn plus eventueel transitievergoeding plus billijke vergoeding. Uitzonderingen: vaststellingsovereenkomst BW art. 7:900 (geen UWV/kantonrechter nodig), proeftijd BW art. 7:652, ontslag op staande voet BW art. 7:677.

Fout 2 - Onjuiste opzegtermijn (te kort of niet tegen einde maand). Hanteren van een kortere opzegtermijn dan wettelijk (BW art. 7:672) leidt tot gefixeerde schadevergoeding (BW art. 7:686a) gelijk aan loon over niet-genomen opzegtermijn. Hanteren van opzegging niet tegen einde kalendermaand (BW art. 7:672 lid 2) zonder afwijkende CAO-bepaling kan leiden tot loondoorbetaling tot eerstvolgende einde kalendermaand. Vergeet niet UWV-procedureduur (max een maand) van wettelijke opzegtermijn af te trekken met minimumduur een maand opzegtermijn.

Fout 3 - Onvoldoende grondslag of geen feitelijke onderbouwing. Een brief met vage formulering ('wegens organisatorische redenen' of 'wegens incompatibiliteit') zonder concrete onderbouwing en zonder verwijzing naar UWV-vergunning of kantonrechter-beschikking biedt werknemer munitie voor vernietigingsverzoek. Vermeld de specifieke ontslaggrond uit BW art. 7:669 (a t/m i), kenmerk en datum UWV-vergunning of beschikking, en concrete feitelijke onderbouwing met data, bedragen, gebeurtenissen. Bij kantonrechter-route: gedocumenteerd personeelsdossier met functioneringsgesprekken, beoordelingen, verbeterplan, schriftelijke waarschuwingen, mediation-pogingen.

Fout 4 - Schending opzegverbod (BW art. 7:670). Opzegging tijdens ziekte (eerste twee jaar, 104 weken), zwangerschap, zwangerschapsverlof, militaire dienst, lidmaatschap ondernemingsraad of vakbond is in beginsel verboden en vernietigbaar door kantonrechter op grond van BW art. 7:681. Uitzonderingen: bedrijfseconomisch ontslag a-grond na UWV-vergunning waarbij ziekte na ontslagaanvraag is gestart; ontslag op staande voet wegens dringende reden BW art. 7:677. Bij twijfel: medisch advies bedrijfsarts, juridisch advies arbeidsrechtadvocaat voor specifiek geval.

Fout 5 - Ontbrekende of onjuiste transitievergoeding. Sinds WAB 2020 is transitievergoeding verschuldigd vanaf eerste werkdag (BW art. 7:673). Niet-uitbetalen leidt tot loonvordering door werknemer plus wettelijke rente (BW art. 6:119). Onjuiste berekening (vergeten pro rata, verkeerde maandsalaris-grondslag, onjuiste maximering) leidt tot bijbetalingsplicht. Vermeld berekeningswijze transparant: aantal dienstjaren, brutoloon per maand inclusief vakantiegeld en bonus-component, formule 1/3 maandsalaris per dienstjaar, maximum 98.000 EUR (2026) of jaarsalaris als hoger. Uitbetaling binnen een maand na einde dienstverband.

Fout 6 - Niet-voldaan aan herplaatsingsplicht. Werkgever moet op grond van BW art. 7:669 lid 1 onderzoeken of werknemer kan worden herplaatst in andere passende functie binnen onderneming of groep, binnen redelijke termijn en zo nodig met scholing. Niet-voldaan aan herplaatsingsplicht leidt tot weigering UWV-vergunning of afwijzing kantonrechter-verzoek. Documenteer concreet welke functies binnen onderneming en groep zijn onderzocht, waarom geen passende plaatsing mogelijk was, en welke scholing of begeleiding is aangeboden. Voor internationale groepen: voor zover redelijkerwijs mogelijk; geen verplichting tot expat-uitzending zonder voorafgaande overeenstemming.

Fout 7 - Geen schriftelijkheid of foute bezorgwijze. Een mondelinge opzegging in functioneringsgesprek of telefonisch is rechtsgeldig maar moeilijk te bewijzen; werknemer kan ontkenning aanvoeren wat tot vernietiging leidt. Aanbevolen bezorgwijze: aangetekende post met ontvangstbevestiging via PostNL (handtekening voor ontvangst), aangevuld met e-mail met leesbevestiging. Bewaar kopie van verzonden brief, postbewijs aangetekend en eventuele leesbevestiging in personeelsdossier minimaal vijf jaar.

Fout 8 - Onvolledige eindafrekening of vergeten getuigschrift. Vergeten van uitbetaling openstaande vakantiedagen (BW art. 7:641), vakantiegeld 8% over brutoloon (BW art. 7:617), pro rata eindejaarsuitkering of bonus leidt tot loonvordering en wettelijke rente (BW art. 6:119). Niet-verstrekken getuigschrift op verzoek (BW art. 7:656) leidt tot schadevergoedingsvordering. Aanbevolen werkwijze: gestandaardiseerde exit-checklist met loon tot einddatum, vakantiegeld, openstaande vakantiedagen, pro rata bonus en dertiende maand, transitievergoeding, jaaropgaaf en getuigschrift. Specificatie op laatste loonstrook conform BW art. 7:626.