Functiewijziging Brief

De Functiewijziging Brief in Nederland is de schriftelijke mededeling waarmee een werkgever een werknemer informeert over een wijziging van zijn functie en de gevolgen voor loon en arbeidsvoorwaarden, gebaseerd op het eenzijdig wijzigingsbeding van Burgerlijk Wetboek art. 7:613. Ontbreekt een wijzigingsbeding, dan kan de werkgever de functie niet eenzijdig opleggen maar moet hij om instemming vragen; een eenzijdige wijziging is alleen toelaatbaar bij een voldoende zwaarwegend belang, getoetst aan de eisen van goed werkgeverschap onder BW art. 7:611.

De functiewijziging brief heeft drie functies. Ten eerste: informeren — de werknemer wordt formeel op de hoogte gesteld van de nieuwe functie-inhoud, de ingangsdatum en de gevolgen voor het loon en andere arbeidsvoorwaarden. Ten tweede: vastleggen — de brief vormt de schriftelijke basis voor de gewijzigde arbeidsverhouding en is bij eventuele geschillen het bewijsstuk voor de Kantonrechter. Ten derde: uitnodigen tot instemming — als de arbeidsovereenkomst geen wijzigingsbeding bevat, verzoekt de brief de werknemer zijn instemming te bevestigen.

De Hoge Raad der Nederlanden heeft in het arrest HR 11 juli 2008 (JAR 2008/208) de criteria voor een geldige eenzijdige functiewijziging verduidelijkt: (1) het wijzigingsbeding moet schriftelijk zijn overeengekomen; (2) de werkgever heeft een zwaarwegend belang, wat betekent dat de wijziging noodzakelijk is voor de bedrijfsvoering; (3) de belangen van de werknemer worden niet onevenredig geschaad door de wijziging. Zonder een geldig wijzigingsbeding is de werknemer gerechtigd de functiewijziging te weigeren; de werkgever kan dan uitsluitend via onderhandelingen, een vaststellingsovereenkomst conform BW 7:900, of een ontbindingsprocedure bij de Kantonrechter conform BW 7:671b de situatie oplossen.

Een functiewijziging kan worden geïnitieerd door externe factoren (reorganisatie, fusie, technologische verandering) of interne factoren (aanpassing van het organogram, functioneringsoverwegingen). In alle gevallen eist de zorgvuldigheidsplicht van BW 7:611 (goed werkgeverschap) dat de werkgever de werknemer tijdig en volledig informeert, de werknemer gelegenheid geeft om te reageren, en de gevolgen voor de werknemer zo beperkt mogelijk houdt.

Voor werknemers die lid zijn van een werknemersvereniging of die via de Ondernemingsraad (OR) bescherming genieten op grond van Wet op de ondernemingsraden (WOR) 1971, kan een collectieve functiewijziging als gevolg van een reorganisatie aanvullende medezeggenschap-vereisten hebben conform WOR art. 25 (adviesrecht OR) of art. 27 (instemmingsrecht OR bij wijziging beloningssysteem).

Een functiewijziging brief is vereist bij elke formele verandering van de functie-inhoud of functietitel van de werknemer. Bij promotie naar een hogere functie met hoger loon is de brief de positieve bevestiging van de nieuwe positie met verwijzing naar de gewijzigde arbeidsvoorwaarden. Bij reorganisatie en herplaatsing na bedrijfseconomisch ontslag via UWV is de functiewijziging brief onderdeel van het herplaatsingstraject conform BW 7:671b lid 9.

Bij overdracht van taken wegens vertrek van een collega of uitbreiding van verantwoordelijkheden is een functiewijziging brief nodig om te documenteren dat de werknemer voor de extra taken ook een bijbehorende vergoeding ontvangt conform BW 7:611 (goed werkgeverschap). Werknemer die extra taken aanneemt zonder bijbehorende vergoeding kan dit later als ongerechtvaardigde verrijking (BW 6:212) aankaarten.

Bij terugplaatsing of demotie — een gevoelig onderwerp — is de brief eveneens noodzakelijk. Terugplaatsing zonder geldige grond en zonder geldig wijzigingsbeding is eenzijdige wijziging in het nadeel van de werknemer en is in beginsel niet toegestaan. De brief legt vast op welke grond de terugplaatsing plaatsvindt en wat de gevolgen zijn voor het loon.

Bij overgang van onderneming (BW 7:662) waarbij de functie van de werknemer bij de nieuwe werkgever (verkrijger) wordt aangepast, is een functiewijziging brief ook nodig. De verkrijger moet de bestaande arbeidsrechtelijke positie van de werknemer respecteren; wijziging vereist instemming of een geldig wijzigingsbeding conform BW 7:613.

De functiewijziging brief bevat allereerst de gegevens van beide partijen: naam, adres en KVK-nummer werkgever, naam en functie werknemer, en een verwijzing naar de bestaande arbeidsovereenkomst (datum, soort). Zonder referentie naar de bestaande arbeidsovereenkomst is onduidelijk welk dienstverband wordt gewijzigd.

De beschrijving van de oude en nieuwe functie vormt de kern van de brief. De oude functietitel, taakomschrijving en salarisschaal worden naast de nieuwe functietitel, taakomschrijving en salarisschaal gezet. Het loonverschil (hoger bij promotie, al dan niet gelijk bij horizontale overplaatsing, lager bij demotie) wordt expliciet vermeld. Loonverlaging is bij eenzijdige wijziging uitsluitend toegestaan bij zwaarwegend belang en een geldig wijzigingsbeding.

De ingangsdatum van de functiewijziging wordt vermeld met de datum DD-MM-JJJJ. Een voldoende lange implementatietermijn is beleefd en juridisch relevant: bij ingrijpende functieveranderingen heeft de werknemer recht op een redelijke bedenktermijn conform de zorgvuldigheidsplicht van BW 7:611. Op forms-legal.com kunt u naast de functiewijziging brief ook een CAO-aanvulling Werknemer downloaden voor het vastleggen van gewijzigde bovenwettelijke voorwaarden.

De motivering van de functiewijziging beschrijft het zwaarwegend belang van de werkgever. De concrete reden voor de wijziging — reorganisatie, verandering van bedrijfsstrategie, samenvoegen van functies, functioneringsbeoordeling — wordt zo specifiek mogelijk verwoord. Abstracte motiveringen worden door Kantonrechters niet aanvaard als grondslag voor eenzijdige functiewijziging.

De brief vermeldt of er een geldig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst staat (BW 7:613) of dat de werkgever om instemming van de werknemer verzoekt. Bij instemming: de brief biedt de werknemer de mogelijkheid de wijziging te bevestigen via ondertekening van het retourblad of het addendum. Bij een wijzigingsbeding: de brief vermeldt dat de werkgever gebruik maakt van het wijzigingsbeding wegens zwaarwegend belang.

Als de functiewijziging gevolgen heeft voor het non-concurrentiebeding of het relatiebeding, wordt dit expliciet vermeld. BW 7:653 lid 6 bepaalt dat een concurrentiebeding of relatiebeding dat door de functiewijziging aanmerkelijk zwaarder is gaan drukken op de werknemer, nietig kan worden verklaard. De werkgever dient dit risico te beoordelen en zo nodig een nieuw beding te sluiten.

Stap 1: Vul de naam en het adres van de werkgever in, inclusief KVK-nummer. Voeg ook de naam en het adres van de werknemer toe in de aanhef van de brief.

Stap 2: Vermeld de datum van de brief en de referentiedatum van de bestaande arbeidsovereenkomst. De brief is een formele schriftelijke mededeling in het kader van die arbeidsovereenkomst.

Stap 3: Beschrijf de huidige functie volledig: functietitel, taakomschrijving, salarisschaal, afdeling en leidinggevende structuur. Dit is de baseline waartegen de wijziging wordt afgezet.

Stap 4: Beschrijf de nieuwe functie volledig: nieuwe functietitel, nieuwe taakomschrijving, nieuwe salarisschaal (of bevestiging dat het salaris gelijk blijft), nieuwe afdeling en leidinggevende. Wees zo specifiek mogelijk.

Stap 5: Geef de ingangsdatum op als DD-MM-JJJJ. Zorg voor een redelijke implementatietermijn: bij ingrijpende wijzigingen minimaal één maand.

Stap 6: Beschrijf de motivering van de functiewijziging: welk zwaarwegend bedrijfsbelang liegt ten grondslag aan de wijziging? Gebruik concrete feiten: reorganisatie, samenvoeging van afdelingen, strategische heroriëntatie.

Stap 7: Vermeld of er een wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst staat (BW 7:613) of dat instemming wordt gevraagd. Voeg een ondertekeningsregel toe voor bevestiging door de werknemer.

Stap 8: Voeg een reactietermijn toe: verzoek de werknemer binnen bijv. 14 of 21 dagen te reageren op de brief. Bij geen reactie binnen de termijn dient u te verduidelijken wat de consequentie is.

Stap 9: Onderteken de brief namens de werkgever en bewaar een afschrift in het personeelsdossier.

BW 7:613 bepaalt dat een werkgever een schriftelijk wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst nodig heeft om arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Dit beding stelt als aanvullende eis dat de werkgever bij de wijziging een zodanig zwaarwegend belang heeft dat het belang van de werknemer daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Zonder wijzigingsbeding geldt BW 7:611 en de leer van de Hoge Raad dat de werknemer in principe moet instemmen met een wijziging.

De informatieplicht van BW 7:655 verplicht de werkgever om de werknemer schriftelijk te informeren over wezenlijke wijzigingen in de arbeidsvoorwaarden. De functiewijziging brief voldoet aan deze informatieplicht.

Bij collectieve reorganisatie — waarbij meerdere werknemers tegelijk van functie worden gewijzigd — heeft de Ondernemingsraad op grond van WOR 1971 art. 25 een adviesrecht over reorganisatiebeslissingen die invloed hebben op de personeelsbezetting. Functiewijzigingen die gepaard gaan met demotie of loonverlaging van een groep werknemers kunnen ook onder het instemmingsrecht van WOR art. 27 vallen (wijziging beloningssysteem of functiewaarderingssysteem).

Bij CAO-gerelateerde functieclassificaties geldt dat de functiewijziging ook gevolgen kan hebben voor de CAO-schaalindeling van de werknemer. Een wijziging die leidt tot terugplaatsing naar een lagere CAO-schaal is uitsluitend geldig als het beding of de instemming dit specifiek dekt en de CAO dit toelaat conform Wet op de CAO 1927 art. 12.

Bij functioneringsbezwaren als reden voor functiewijziging: de werkgever dient een dossier op te bouwen via functionerings- en beoordelingsgesprekken, schriftelijke waarschuwingen en verbetertrajecten conform de Stichting van de Arbeid-richtlijnen. Een functiewijziging als verkapte sanctie zonder behoorlijk verbetertraject is in strijd met BW 7:611 (goed werkgeverschap) en kan door de Kantonrechter worden teruggedraaid.

De meest gemaakte fout is het eenzijdig wijzigen van de functie zonder geldig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst. Werkgevers die veronderstellen dat een verwijzing naar 'recht op aanpassing van functie' in het personeelshandboek voldoende is als wijzigingsbeding, komen bedrogen uit: de Kantonrechter vereist een individueel ondertekend schriftelijk wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst zelf.

Een tweede fout is onvoldoende motivering van het zwaarwegend belang. 'Bedrijfsbelangen' als enige motivering is te vaag. De Kantonrechter verwacht concrete feiten: omzetdaling van een bepaald percentage, wegvallen van een afdeling, technologische verandering die de functie overbodig maakt. Beschrijf het bedrijfsbelang met specifieke feiten.

Het vergeten van de gevolgen voor het non-concurrentiebeding is een derde risico. BW 7:653 lid 6 bepaalt dat als een functiewijziging het concurrentiebeding aanmerkelijk zwaarder doet drukken, het beding geheel of gedeeltelijk kan worden vernietigd. Werkgevers die een werknemer promoveren naar een hogere functie met meer gevoelige bedrijfsinformatie, moeten het bestaande concurrentiebeding herbeoordelen en zo nodig aanvullen.

Onvoldoende communicatie met de OR bij collectieve functiereorganisatie is een procedurefout die het besluit vatbaar maakt voor nietigheid. WOR art. 25 lid 5 bepaalt dat de onderneming een adviesplichtig besluit niet mag uitvoeren voordat de OR heeft geadviseerd. Te vroeg communiceren met individuele medewerkers zonder OR-advies schaadt het medezeggenschapsrecht.

Tot slot: het ontbreken van een redelijke implementatietermijn. Bij ingrijpende functiewijzigingen — bijv. een overplaatsing naar een andere vestiging of een aanzienlijk andere taakomschrijving — heeft de werknemer recht op een bedenktijd en eventueel op begeleiding conform BW 7:611. Een onmiddellijke overplaatsing zonder bedenktijd kan door de Kantonrechter als strijdig met goed werkgeverschap worden beoordeeld.