Demande d'Extrait du Casier Judiciaire (Modèle 1) — Belgique

La Demande d'Extrait du Casier Judiciaire (Modèle 1) en Belgique est régie par AR du 21 novembre 2007 relatif au casier judiciaire central et permet de déclarer formellement la situation requise auprès de l'autorité belge compétente.

Le casier judiciaire central belge, géré par le SPF Justice, centralise toutes les condamnations pénales définitives prononcées par les juridictions belges à l'encontre des personnes physiques et morales résidant ou ayant leur siège en Belgique, ainsi que les condamnations prononcées à l'étranger et transmises via les voies conventionnelles internationales (Convention européenne d'entraide judiciaire en matière pénale du 20 avril 1959, décisions du Conseil de l'Union européenne relatives aux échanges d'informations du casier judiciaire). L'art. 590 du Code d'instruction criminelle fixe les principes généraux relatifs aux extraits du casier judiciaire et aux mentions y figurant.

L'extrait du casier judiciaire Modèle 1 délivré à un particulier reproduit uniquement les condamnations non effacées, non exclues et non réhabilitées, selon les règles d'exclusion prévues par la Loi du 8 août 1997 (art. 595 et 596 C.i.cr. dans leur version applicable). Certaines condamnations sont automatiquement exclues de l'extrait délivré à un particulier : les condamnations effacées après réhabilitation accordée par le Tribunal correctionnel sur la base du Code pénal art. 621 à 634, les amendes pénales inférieures à un certain seuil, les condamnations prononcées du chef de certaines infractions pour lesquelles la loi prévoit l'exclusion. Le délai de conservation des mentions au casier judiciaire central varie selon la nature et le quantum de la peine : les peines d'emprisonnement supérieures à 5 ans sont maintenues 30 ans après la mise en liberté définitive ; les peines inférieures sont conservées 10 ou 15 ans selon la gravité.

La délivrance du casier judiciaire Modèle 1 en Belgique relève de la compétence des greffes des Tribunaux de première instance de chacun des 13 arrondissements judiciaires belges. Depuis la réforme judiciaire de 2014 (Loi Pot-pourri I, Loi du 1er décembre 2013), le réseau des greffes a été rationalisé autour des arrondissements judiciaires issus de la fusion des arrondissements historiques. Une demande peut également être introduite directement auprès du Casier judiciaire central du SPF Justice à Bruxelles par courrier recommandé ou, depuis 2019, via le portail en ligne My e-Justice (my.ejustice.be) pour les titulaires d'une carte d'identité électronique (eID) belge ou d'un token itsme.

La demande d'extrait du casier judiciaire en Belgique est soumise au paiement d'un droit de greffe fixé par la loi tarifaire en vigueur. Le montant est révisé périodiquement. La délivrance est généralement effectuée dans les 24 à 48 heures pour les demandes au guichet du greffe (sur présentation d'une pièce d'identité valide), et dans un délai de 3 à 5 jours ouvrables pour les demandes par courrier. Les employeurs qui souhaitent vérifier le casier judiciaire de leurs travailleurs dans certains secteurs sensibles (garderie, aide à la personne, transport de personnes) doivent utiliser le Modèle 2 ou recourir au système d'accès direct automatisé prévu pour certaines catégories d'employeurs agréés par le SPF Justice.

La demande d'extrait du casier judiciaire Modèle 1 en Belgique est requise dans de nombreuses situations de la vie civile, administrative et professionnelle.

Emploi dans le secteur public. Tout candidat à un emploi dans la fonction publique fédérale, communautaire, régionale ou locale belge doit fournir un extrait de casier judiciaire de bonne vie et mœurs dans le cadre de son dossier de recrutement. Le Statut des agents de l'État et les statuts des fonctions publiques régionales (Statut wallon du personnel, Statut bruxellois, Statut flamand) prévoient que la condamnation à certaines peines emporte la disqualification du candidat. Sans cet extrait vierge ou conforme aux exigences du poste, la candidature ne peut aboutir.

Emploi dans le secteur privé. Bien que l'obligation légale soit moins systématique pour le secteur privé, de nombreux employeurs belges demandent un extrait du casier judiciaire dans certains secteurs : la garde et l'accompagnement d'enfants (Décret ONE, agrément Freinet), les soins aux personnes âgées ou handicapées (agrément INAMI/RIZIV pour auxiliaires de vie), la sécurité privée (Loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée), le transport rémunéré de personnes. Dans ces secteurs réglementés, l'extrait peut être un Modèle 2 ou 3 selon la fonction, mais le Modèle 1 reste la base pour les demandes personnelles.

Obtention d'une licence ou d'un agrément professionnel. L'obtention de nombreux agréments professionnels en Belgique requiert la production d'un extrait de casier judiciaire vierge ou ne mentionnant pas certaines condamnations : licence de taxi (Régions), agrément d'intermédiaire d'assurances (FSMA), inscription au tableau de l'Ordre des avocats (OBFG/OVB), inscription au registre des architectes, des réviseurs d'entreprises, des experts-comptables et conseils fiscaux. Le Conseil National de l'Ordre des médecins (CNOM) et les Ordres provinciaux des médecins examinent l'extrait du casier dans le cadre des demandes d'inscription.

Accueil de candidats à l'adoption. Dans le cadre d'une procédure d'adoption nationale ou internationale en Belgique, les candidats adoptants doivent produire un extrait de casier judiciaire récent auprès des autorités communautaires compétentes (Adoption et Familles, SAE — Service d'adoption en Wallonie, Centrale Autoriteit Adoptie Vlaanderen). L'extrait doit être daté de moins de 3 mois au moment de son dépôt dans le dossier d'évaluation.

Demandes de visa, titre de séjour et nationalité belge. Les ressortissants étrangers qui sollicitent un titre de séjour longue durée, un permis de travail ou la nationalité belge auprès de l'Office des Étrangers (OE) ou du SPF Justice (procédure de naturalisation) doivent joindre un extrait de casier judiciaire de leur pays d'origine apostillé et un extrait belge si applicable. La procédure de naturalisation belge (Loi du 4 décembre 2012, Code de la nationalité belge) exige un extrait de casier judiciaire vierge.

Contrôle dans le cadre de marchés publics. Tout soumissionnaire à un marché public belge peut être exclu de la procédure s'il a fait l'objet d'une condamnation définitive pour corruption, fraude, participation à une organisation criminelle ou blanchiment de capitaux (Loi du 17 juin 2016 sur les marchés publics, art. 67 à 69). L'attestation de casier judiciaire est souvent demandée pour vérifier l'absence de ces condamnations.

La demande d'extrait du casier judiciaire Modèle 1 en Belgique doit comporter tous les éléments permettant au greffe du Tribunal de première instance ou au SPF Justice d'identifier avec certitude le demandeur et de délivrer l'extrait correct.

Identification complète du demandeur. Mentionner le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance, la nationalité et l'adresse de résidence actuelle. Le numéro de registre national (11 chiffres) est indispensable pour les Belges et les étrangers inscrits au registre de la population. En l'absence de numéro de registre national (demandeur établi à l'étranger ou non encore enregistré), fournir une copie de la carte d'identité ou du passeport. La date de naissance exacte (JJ/MM/AAAA) et le nom de naissance (prénom et nom figurant à l'état civil, distincts du nom marital éventuel) sont indispensables pour interroger la base du casier judiciaire central.

Finalité de la demande. Préciser clairement la finalité pour laquelle l'extrait est demandé : usage personnel, candidature à un emploi dans la fonction publique, procédure d'agrément professionnel, demande de visa, procédure de nationalité, adoption. La finalité détermine le modèle d'extrait approprié (Modèle 1 pour usage personnel, Modèle 2 ou 3 pour certaines finalités professionnelles) et les mentions qui y figureront conformément aux règles d'exclusion prévues par la Loi du 8 août 1997 et l'AR du 21 novembre 2007.

Pièce d'identité valide. Joindre une copie lisible d'une pièce d'identité en cours de validité (carte d'identité belge eID, passeport, carte de séjour électronique pour étrangers). Pour les demandes introduites par courrier, la signature doit être légalisée si la pièce d'identité ne porte pas de photo reconnue, ou une copie certifiée conforme peut être exigée. Pour les demandes par voie électronique via my.ejustice.be, l'identification via eID ou itsme remplace la production d'une pièce d'identité.

Mode de délivrance souhaité. Indiquer si l'extrait est sollicité en version papier (remise au guichet ou envoi postal recommandé) ou en version électronique (via my.ejustice.be). La version électronique comporte une signature électronique qualifiée du SPF Justice attestant son authenticité, conformément au Règlement européen eIDAS (Règlement 910/2014). Le template forms-legal.com de demande d'extrait du casier judiciaire Modèle 1 comprend 4 sections guidant le demandeur à travers l'identification, la finalité, la pièce d'identité et la signature, couvrant les 4 éléments obligatoires selon l'AR du 21 novembre 2007.

Droit de greffe et mode de paiement. Le droit de greffe doit être acquitté lors de la demande. Le montant est fixé par la loi tarifaire en matière judiciaire (AR du 30 novembre 2000 modifié). Pour les demandes au guichet, le paiement s'effectue par Bancontact/Maestro ou en espèces. Pour les demandes par courrier, le paiement s'effectue par virement bancaire au compte du Trésor désigné par le greffe. Les personnes bénéficiant de l'aide juridique totale (Loi du 23 novembre 1998 sur l'aide juridique) sont exemptées du droit de greffe sur présentation d'une attestation du Bureau d'aide juridique (BAJ).

Délai de validité de l'extrait. L'extrait du casier judiciaire Modèle 1 ne porte pas de date d'expiration légale intrinsèque. La plupart des administrations et employeurs belges considèrent un extrait comme valide pendant 3 mois à compter de sa date de délivrance. Pour les procédures d'agrément professionnel (FSMA, Ordre des architectes) et d'adoption, un extrait daté de moins de 3 mois est généralement exigé. Vérifier auprès de l'organisme destinataire la durée de validité acceptée avant de déposer la demande.

La demande d'extrait du casier judiciaire Modèle 1 en Belgique peut être introduite au guichet du greffe, par courrier recommandé ou en ligne. Voici les étapes pratiques.

Étape 1 : Identification du demandeur. Renseigner le nom de naissance complet (nom et prénom figurant à l'état civil), la date de naissance au format JJ/MM/AAAA, le lieu de naissance (commune et pays), la nationalité et l'adresse de résidence actuelle avec le code postal. Pour un ressortissant belge : le numéro de registre national (format XX.XX.XX-XXX.XX) figurant sur la carte eID. Pour un étranger inscrit en Belgique : le numéro d'étranger (format X-XXXXXXXX-XX) figurant sur la carte de séjour électronique.

Étape 2 : Finalité et modèle demandé. Cocher la case « Modèle 1 — Usage personnel » ou préciser la finalité dans le champ prévu à cet effet. Vérifier que le Modèle 1 est bien adapté à votre situation. Si la demande est destinée à un employeur dans un secteur réglementé (sécurité privée, transport de personnes, aide à la jeunesse), le Modèle 2 ou 3 peut être requis.

Étape 3 : Pièce d'identité. Pour une demande au guichet : se munir de la carte d'identité originale (eID) ou du passeport en cours de validité. Pour une demande par courrier : joindre une photocopie lisible recto-verso de la carte d'identité ou du passeport. Pour une demande en ligne via my.ejustice.be : s'identifier avec la carte eID et le lecteur de carte, ou avec l'application itsme.

Étape 4 : Choix du mode de remise. Préciser si l'extrait doit être remis au guichet (présentation de la pièce d'identité requise), envoyé par courrier à l'adresse indiquée, ou délivré en format électronique. Pour le format électronique, l'adresse courriel du demandeur doit être renseignée.

Étape 5 : Signature et date. Signer et dater la demande. Pour les demandes par courrier, la signature peut nécessiter une légalisation si le greffe l'exige pour s'assurer de l'identité du signataire. Indiquer le lieu et la date de signature.

Étape 6 : Envoi ou dépôt. Déposer la demande complète au greffe du Tribunal de première instance de l'arrondissement du domicile ou de résidence du demandeur. La liste des greffes et leurs adresses figure sur le site Justice-en-ligne (justice.belgium.be). En cas d'envoi par courrier recommandé, adresser à : Casier judiciaire central, SPF Justice, Boulevard de Waterloo 115, 1000 Bruxelles. Joindre la preuve du paiement du droit de greffe.

La délivrance et l'utilisation de l'extrait du casier judiciaire Modèle 1 en Belgique sont encadrées par plusieurs textes légaux fondamentaux.

Base légale principale. La Loi du 8 août 1997 relative au casier judiciaire central constitue le texte de base régissant la constitution, la tenue, la consultation et la délivrance des extraits du casier judiciaire en Belgique. L'Arrêté royal du 21 novembre 2007 relatif au casier judiciaire central fixe les modalités pratiques d'application : formats des extraits (Modèle 1, 2 et 3), conditions de délivrance, mentions obligatoires et facultatives, droits de greffe. Le Code d'instruction criminelle (C.i.cr.) contient les dispositions historiques relatives aux mentions au casier judiciaire (art. 590 à 597bis C.i.cr.), en particulier les règles d'exclusion des mentions (réhabilitation, grâce royale, mesures d'effacement).

Protection des données personnelles. Le casier judiciaire central contient des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales, soumises aux dispositions spécifiques du Règlement général sur la protection des données (RGPD, Règlement 2016/679) et de la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. L'Autorité de protection des données (APD/GBA) est compétente pour contrôler le respect du RGPD. Le traitement des données du casier judiciaire central est réservé aux autorités judiciaires et aux personnes habilitées conformément à la Loi du 8 août 1997. L'utilisation de l'extrait par les employeurs est encadrée par la Loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail et la législation anti-discrimination.

Droit à la réhabilitation et effacement des mentions. Toute personne condamnée peut demander sa réhabilitation judiciaire auprès du Tribunal correctionnel compétent (art. 621 à 634 du Code pénal belge), sous conditions légales de délais et de bonne conduite. La réhabilitation accordée emporte effacement des mentions concernées du casier judiciaire central, restaure la capacité civique et professionnelle et rend l'extrait Modèle 1 délivré ultérieurement vierge de ces condamnations. Des délais légaux minimaux d'attente sont imposés avant de pouvoir formuler une demande de réhabilitation (art. 622 C.pén.).

Interdiction de collecter systématiquement les extraits du casier par les employeurs. La Loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail et la jurisprudence des tribunaux du travail limitent la faculté des employeurs de collecter systématiquement les extraits du casier judiciaire de tous leurs travailleurs. Un employeur ne peut demander cet extrait que pour des postes spécifiques pour lesquels une telle vérification est justifiée par la nature des fonctions. L'ONSS et l'Administration fiscale (SPF Finances) disposent d'un accès direct aux informations du casier judiciaire central via des conventions spécifiques pour leurs propres besoins d'administration.

Plusieurs erreurs fréquentes compromettent la délivrance rapide ou la recevabilité de la demande d'extrait du casier judiciaire Modèle 1 en Belgique.

Erreur 1 : Confusion entre les Modèles 1, 2 et 3. La demande doit correspondre à la finalité réelle. Un candidat à un poste dans le secteur de l'aide à la jeunesse (ATL, ONE, Fédération Wallonie-Bruxelles) ou de la sécurité privée doit demander un Modèle 2 ou 3, pas un Modèle 1. Présenter un Modèle 1 à la place d'un Modèle 2 entraîne un rejet du dossier par l'employeur ou l'organisme agréeur, imposant une nouvelle demande avec des délais supplémentaires.

Erreur 2 : Nom de naissance erroné. Le casier judiciaire central est indexé sur le nom et le prénom figurant à l'acte de naissance (état civil), pas sur le nom marital ou d'usage. Une femme mariée qui indique son nom marital au lieu de son nom de naissance risque de ne pas retrouver sa fiche ou d'obtenir une réponse incorrecte. Toujours renseigner le nom tel qu'il figure sur la carte d'identité belge à la ligne « Nom de naissance ».

Erreur 3 : Extrait périmé selon les exigences du destinataire. Bien que l'extrait ne porte pas de date d'expiration légale, la plupart des administrations exigent un extrait de moins de 3 mois. Demander l'extrait trop tôt dans une procédure longue peut conduire à devoir en demander un second. Vérifier le délai de validité accepté par l'organisme destinataire avant de déposer la demande.

Erreur 4 : Droit de greffe non joint ou paiement incorrect. Pour les demandes par courrier, le non-paiement ou le paiement inexact du droit de greffe bloque la délivrance et oblige à régulariser, ce qui allonge les délais. Vérifier le montant actuel du droit de greffe auprès du greffe concerné avant l'envoi.

Erreur 5 : Demande introduite au mauvais greffe. Toute personne domiciliée en Belgique doit en principe s'adresser au greffe du Tribunal de première instance de son arrondissement judiciaire ou au Casier judiciaire central du SPF Justice. L'introduction d'une demande dans un arrondissement non compétent peut entraîner un renvoi avec perte de temps.