Lettre d'Avertissement Formel Belgique
Qu'est-ce qu'un Lettre d'Avertissement Formel Belgique ?
La Lettre d'Avertissement Formel en Belgique est régie par Loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail art. 35 (faute grave) et formalise par écrit la décision ou la position de l'employeur ou du travailleur en Belgique.
Le droit disciplinaire en Belgique est régi par plusieurs textes clés. La Loi du 8 avril 1965 sur le règlement de travail impose à tout employeur de rédiger un règlement de travail mentionnant les sanctions disciplinaires applicables et leur gradation (article 6 de la Loi). Ce règlement doit être affiché dans chaque établissement et remis à chaque nouveau travailleur (article 15). Sans règlement de travail approuvé, l'employeur ne peut imposer de sanction disciplinaire fondée sur les manquements au règlement; seules les sanctions découlant directement du contrat de travail ou de la loi demeurent applicables.
La Loi du 3 juillet 1978 sur les contrats de travail constitue le cadre principal. L'article 17 impose au travailleur d'exécuter son travail avec soin, probité et conscience, d'agir selon les instructions reçues conformément aux règles légales et aux règlements, et de s'abstenir de tout ce qui pourrait nuire à la sécurité, à l'honneur et aux intérêts de l'employeur. L'article 35 permet à chaque partie de résilier le contrat sans préavis pour motif grave, c'est-à-dire pour toute faute grave rendant immédiatement et définitivement impossible toute collaboration professionnelle. L'avertissement formel documente les manquements intermédiaires qui ne constituent pas encore une faute grave isolée mais qui, en cas de récidive, pourraient atteindre ce seuil.
La CCT n° 109 du Conseil national du Travail du 12 février 2014 sur la motivation du licenciement a renforcé l'importance de la documentation disciplinaire en Belgique. Lorsqu'un travailleur demande par lettre recommandée la communication des motifs concrets de son licenciement, l'employeur doit répondre dans les 2 mois. Si les manquements documentés (avertissements, blâmes, rapports d'entretiens) constituent des motifs concrets et sérieux, l'employeur est protégé contre l'indemnité de licenciement manifestement déraisonnable (3 à 17 semaines selon l'ancienneté). Sans documentation, l'employeur risque une indemnité forfaitaire de 2 semaines pour absence de motivation valable.
Le Tribunal du travail (Arbeidsrechtbank) apprécie la régularité de la procédure disciplinaire et la proportionnalité de la sanction. La jurisprudence des Cours du travail (Arbeidshof) de Bruxelles, Liège et Mons a développé des principes directeurs : le manquement doit être clairement décrit, la sanction doit être proportionnée à la faute, et le travailleur doit avoir été informé des règles violées (via le règlement de travail ou des instructions préalables). Un avertissement rédigé de manière vague, sans description précise des faits, risque d'être déclaré sans effet juridique en cas de litige.
Le respect des règles de protection des données (RGPD, Règlement UE 2016/679, et Loi belge du 30 juillet 2018) est également pertinent pour la gestion des dossiers disciplinaires. Les données personnelles figurant dans les lettres d'avertissement constituent des données sensibles relatives à des comportements professionnels; elles doivent être conservées de manière sécurisée, avec une durée de conservation limitée au temps nécessaire (généralement 1 à 3 ans après la fin du contrat), conformément à l'article 5(1)(e) RGPD sur la limitation de la conservation.
Quand avez-vous besoin d'un Lettre d'Avertissement Formel Belgique ?
L'avertissement formel s'impose lorsqu'un travailleur belge commet un manquement répété ou significatif à ses obligations, que l'employeur souhaite documenter officiellement sans procéder immédiatement à un licenciement, préservant ainsi le dossier disciplinaire pour les suites éventuelles.
Les absences injustifiées répétées constituent l'une des causes les plus fréquentes d'avertissement formel : un travailleur qui s'absente sans avis préalable ou sans justificatif valable, qui dépasse régulièrement ses congés autorisés, ou qui accumule des retards chroniques non justifiés mérite un avertissement documentant précisément chaque incident avec les dates, les durées et les justifications fournies ou non.
Les manquements à la qualité du travail — erreurs répétées, non-respect des procédures internes, négligence dans l'exécution des tâches — justifient un avertissement lorsqu'ils ont déjà fait l'objet d'avertissements verbaux non suivis d'effets. L'employeur doit décrire précisément les standards attendus, les écarts constatés et les impacts sur l'organisation ou les clients.
Les comportements irrespectueux envers la hiérarchie, les collègues ou les clients — propos déplacés, attitudes hostiles, refus d'obéissance aux instructions légitimes de l'employeur (insubordination) — nécessitent un avertissement formel documentant les faits précis, les témoins éventuels et les mises en garde préalables. La description doit être factuelle, sans jugement de valeur, pour résister à une contestation devant le Tribunal du travail.
L'utilisation abusive des outils informatiques de l'entreprise (navigation sur des sites non professionnels, téléchargements non autorisés, utilisation personnelle excessive du téléphone professionnel) est souvent prévue dans le règlement de travail et la politique IT. L'avertissement formel doit référencer les articles du règlement de travail et de la charte IT violés, et mentionner les constats techniques effectués dans le respect du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la CCT n° 81 du Conseil national du Travail sur la protection de la vie privée.
Enfin, l'avertissement formel est préalable nécessaire — bien que non légalement imposé — avant un licenciement pour motif grave lié à une récidive. Un Tribunal du travail qui constate l'absence de toute mise en garde préalable peut apprécier défavorablement la décision de licenciement pour faute grave, même si les faits sont objectivement établis.
Que faut-il inclure dans votre Lettre d'Avertissement Formel Belgique ?
En-tête avec coordonnées complètes : l'avertissement doit comporter l'identification complète de l'employeur (dénomination sociale, siège social, numéro BCE/KBO, numéro ONSS) et du travailleur (nom, fonction, département). La mention 'Avertissement formel' en objet permet au travailleur de comprendre immédiatement la nature du document.
Description précise et factuelle des faits : le manquement doit être décrit avec précision — date(s) exacte(s), faits constatés, règle violée (article du règlement de travail ou disposition contractuelle). La jurisprudence du Tribunal du travail exige que le manquement soit suffisamment précis pour permettre au travailleur de comprendre exactement ce qui lui est reproché et d'adapter son comportement. Les formulations vagues du type 'comportement inadéquat' ou 'insuffisance de résultats' sans détails concrets sont insuffisantes.
Référence au règlement de travail et aux obligations légales : mentionner l'article du règlement de travail, de la CCT sectorielle ou de la Loi du 3 juillet 1978 (article 17 — obligations du travailleur) violé par le comportement incriminé. Cette référence normative renforce la légitimité de la sanction et facilite son opposabilité en cas de litige judiciaire.
Mise en garde expresse et conséquences en cas de récidive : l'avertissement doit clairement avertir le travailleur que la récidive pourra entraîner des sanctions plus graves, incluant explicitement le licenciement pour motif grave en vertu de l'article 35 de la Loi du 3 juillet 1978. Cette mention rend le travailleur responsable en toute connaissance de cause de ses actes futurs.
Droit de réponse du travailleur : conformément aux principes du droit de la défense et de la bonne foi contractuelle (article 5.73 Code civil belge, Livre 5), il est recommandé d'accorder au travailleur un délai raisonnable (5 à 10 jours ouvrables) pour répondre par écrit à l'avertissement. Cette réponse sera versée au dossier disciplinaire et pourra être utilisée dans tout litige ultérieur.
Conservation et preuve de remise : l'avertissement doit être remis en main propre contre signature ou envoyé par lettre recommandée à la poste (avec accusé de réception). La preuve de remise est essentielle pour l'opposabilité de l'avertissement. Conserver une copie dans le dossier personnel du travailleur pendant la durée de la relation de travail et au minimum 1 an après la cessation du contrat.
Les modèles disponibles sur forms-legal.com permettent de personnaliser l'avertissement selon la nature du manquement (absences, comportement, qualité du travail, violation de la politique IT) et incluent les références légales belges appropriées. Consulter également le modèle de Lettre de Blâme pour les manquements plus graves et le modèle de Lettre de Référence Employé pour la fin de la relation.
Comment remplir votre Lettre d'Avertissement Formel Belgique
Étape 1 — Vérifier le règlement de travail avant de rédiger. Avant de rédiger l'avertissement, vérifier que le manquement invoqué est bien mentionné dans le règlement de travail de l'entreprise (Loi du 8 avril 1965). Si le règlement de travail ne prévoit pas la sanction de l'avertissement ou si le comportement n'est pas couvert, l'avertissement pourra être contesté par le travailleur ou son syndicat. Si nécessaire, actualiser d'abord le règlement de travail en suivant la procédure légale d'approbation.
Étape 2 — Documenter les faits avant d'écrire. Rassembler toutes les preuves disponibles : relevés de pointage (absences, retards), rapports d'incident, courriels, rapports de superviseurs, constats techniques, témoignages (avec accord des témoins selon RGPD). Plus la documentation est précise et horodatée, plus l'avertissement sera solide en cas de contestation judiciaire.
Étape 3 — Rédiger la description des faits de manière factuelle. Utiliser un style factuel et objectif : 'Le 15/05/2026, vous avez quitté votre poste de travail sans autorisation préalable à 14h30, soit 2 heures avant la fin de votre horaire journalier' est préférable à 'Vous avez un comportement irresponsable'. Éviter tout jugement de valeur, toute référence à des éléments non vérifiables ou à des rumeurs.
Étape 4 — Citer les obligations violées. Référencer précisément l'article du règlement de travail, la disposition contractuelle ou la règle légale violée (ex. : 'en violation de l'article 12 du règlement de travail relatif aux absences injustifiées et de l'article 17, 2° de la Loi du 3 juillet 1978').
Étape 5 — Formuler la mise en garde. Rédiger explicitement que le travailleur est averti formellement, que l'avertissement sera versé à son dossier disciplinaire, et que la récidive de comportements similaires entraînera des sanctions plus sévères pouvant aller jusqu'au licenciement pour motif grave (article 35 Loi du 3 juillet 1978). Cette formulation précise est nécessaire pour l'opposabilité de l'avertissement.
Étape 6 — Accorder le droit de réponse. Indiquer le délai (5 à 10 jours ouvrables recommandés) dans lequel le travailleur peut adresser une réponse écrite à la direction des RH. Préciser que cette réponse sera jointe au dossier disciplinaire sans modification de la sanction, sauf en cas de révélation d'éléments nouveaux et déterminants.
Étape 7 — Remise et signature. Remettre l'avertissement en main propre lors d'un entretien formel (consigner la date et l'heure de l'entretien dans un compte-rendu séparé) ou envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Faire signer le travailleur pour preuve de réception (pas d'accord). Conserver l'original avec preuve de remise dans le dossier personnel.
Exigences juridiques pour Lettre d'Avertissement Formel Belgique
La Loi du 8 avril 1965 sur le règlement de travail impose à chaque employeur belge de rédiger un règlement de travail mentionnant les obligations des travailleurs et les sanctions disciplinaires applicables. Ce règlement doit être approuvé selon la procédure légale (consultation du conseil d'entreprise ou, à défaut, des délégués syndicaux), déposé au greffe du Tribunal du travail compétent et affiché dans chaque établissement. Sans règlement de travail en bonne et due forme, les sanctions disciplinaires ne prévoyant pas de préavis légal ni d'indemnité peuvent être contestées.
Le principe du contradictoire et le droit de la défense, bien que non formellement codifiés pour la procédure disciplinaire des travailleurs du secteur privé (contrairement au secteur public), sont reconnus par la jurisprudence des Tribunaux du travail comme des exigences de bonne foi contractuelle (article 5.73 Code civil belge). Un entretien préalable à la sanction formelle, bien que non obligatoire légalement, est fortement recommandé pour recueillir la version du travailleur et démontrer la bonne foi de l'employeur.
La CCT n° 109 du Conseil national du Travail du 12 février 2014, rendue obligatoire par arrêté royal, impose à l'employeur de motiver par écrit le licenciement si le travailleur le demande. Les avertissements formels constituent des éléments de motivation concrets et sérieux qui protègent l'employeur contre l'indemnité pour licenciement manifestement déraisonnable (3 à 17 semaines de rémunération brute).
Le traitement des données personnelles du travailleur dans le cadre de la procédure disciplinaire est soumis au RGPD (Règlement UE 2016/679) et à la Loi belge du 30 juillet 2018. L'APD/GBA (Autorité de protection des données) a précisé dans sa recommandation n° 08/2012 (toujours applicable sous le RGPD) les conditions de licéité du traitement des données disciplinaires : base légale (exécution du contrat de travail, obligation légale), proportionnalité, durée de conservation limitée, sécurité des données. L'Inspection sociale du SPF Emploi peut contrôler la régularité des procédures disciplinaires dans le cadre des inspections de bien-être au travail (Codex bien-être, Loi du 4 août 1996).
Erreurs courantes à éviter dans votre Lettre d'Avertissement Formel Belgique
Rédiger un avertissement vague sans faits précis : la formulation 'Votre comportement est insuffisant' ou 'Vous ne respectez pas les règles' sans description concrète des faits est insuffisante pour constituer un avertissement valide en droit belge. Le Tribunal du travail exige que le travailleur puisse comprendre exactement ce qui lui est reproché pour adapter son comportement. Un avertissement vague ne peut être invoqué comme antécédent disciplinaire pour justifier un licenciement ultérieur.
Omettre de référencer le règlement de travail ou les obligations contractuelles violées : sans référence normative précise, l'avertissement perd sa valeur juridique. Le travailleur peut soutenir qu'il ignorait que son comportement était contraire aux règles applicables. Cette ignorance peut être un argument atténuant devant le Tribunal du travail.
Ne pas remettre l'avertissement par écrit et par voie recommandée : un avertissement verbal ou remis sans preuve de réception ne peut être utilisé comme élément de preuve devant le Tribunal du travail. En cas de litige sur l'existence de l'avertissement, la charge de la preuve repose sur l'employeur, et sans accusé de réception ou signature du travailleur, cette preuve est impossible à rapporter.
Dépasser le délai raisonnable entre le manquement et l'avertissement : la jurisprudence belge considère qu'un avertissement notifié longtemps après les faits (généralement plus de 3 à 6 mois) peut être interprété comme une renonciation implicite de l'employeur à la sanction, réduisant son efficacité comme antécédent disciplinaire. L'avertissement doit être notifié dès que les faits sont constatés et documentés, sans délai injustifié.
Ignorer le droit de réponse du travailleur : même si aucune obligation légale stricte ne l'impose dans le secteur privé, négliger d'accorder au travailleur la possibilité de s'expliquer avant ou après l'avertissement formel peut être interprété par le Tribunal du travail comme une violation du principe de bonne foi contractuelle, avec un impact négatif sur l'appréciation globale de la procédure disciplinaire de l'employeur.
Questions Fréquentes
En droit belge, il n'existe pas de procédure légale spécifique permettant au travailleur d'exiger l'annulation d'un avertissement formel infligé par l'employeur dans le secteur privé. Le travailleur peut contester l'avertissement par voie interne (lettre de réponse à verser au dossier) ou par voie syndicale (intervention des délégués du personnel ou de son organisation syndicale affiliée à la FGTB, la CSC ou la CGSLB). En cas de contestation judiciaire, le Tribunal du travail peut apprécier la légitimité et la proportionnalité de l'avertissement dans le cadre d'un litige relatif à une sanction ultérieure (licenciement basé notamment sur cet avertissement). Toutefois, le Tribunal du travail est généralement réticent à annuler un avertissement isolé sans conséquences immédiates sur la relation de travail; il privilégie l'appréciation globale de la procédure disciplinaire au moment d'une sanction plus grave. Pour protéger ses droits, le travailleur qui conteste les faits énoncés dans l'avertissement a tout intérêt à adresser une réponse écrite détaillée à l'employeur dans le délai fixé, en contestant point par point les faits allégués avec les éléments de preuve disponibles.
La loi belge ne fixe pas de nombre minimum d'avertissements préalables au licenciement pour motif grave au sens de l'article 35 de la Loi du 3 juillet 1978. Un seul fait suffisamment grave peut justifier un licenciement immédiat sans préavis ni indemnité, sans aucun avertissement préalable. C'est le cas des fautes graves typiques : vol, fraude, violence physique, harcèlement sexuel, violation grave du secret professionnel, concurrence déloyale. En revanche, pour les manquements moins graves mais répétés (absences injustifiées fréquentes, retards chroniques, négligence répétée, insubordination persistante), la jurisprudence des Cours du travail (Arbeidshof) de Bruxelles, Liège, Mons, Gand et Anvers considère généralement qu'une gradation disciplinaire est nécessaire : avertissement verbal, puis avertissement formel écrit, puis blâme, puis sanction plus grave ou licenciement pour motif grave. Sans cette gradation, le Tribunal du travail peut conclure que le licenciement pour motif grave est disproportionné et ne repose pas sur une faute grave qui rend 'immédiatement et définitivement impossible' toute collaboration. Dans ce cas, l'employeur serait tenu de payer le préavis légal du statut unique ou une indemnité compensatoire de préavis, plus éventuellement l'indemnité pour licenciement manifestement déraisonnable (CCT n° 109).
La signature du travailleur sur l'avertissement formel belge n'est pas requise pour la validité de la sanction; elle ne vaut que comme preuve de réception du document, sans valeur d'accord ou d'acceptation du contenu. L'employeur doit donc préciser dans le document que la signature du travailleur 'vaut accusé de réception, non acceptation des griefs'. Si le travailleur refuse de signer, l'employeur peut envoyer l'avertissement par lettre recommandée avec accusé de réception ou par huissier de justice (exploit d'huissier, qui constitue la preuve la plus solide). Un courriel avec accusé de lecture est admis comme preuve par les Tribunaux du travail belges mais est moins probant qu'un recommandé postal. En pratique, la procédure recommandée est la suivante : entretien formel avec remise du document en main propre devant témoin, invitation au travailleur de signer pour accusé de réception, et, en cas de refus, envoi immédiat par recommandé. Le refus de signer doit être consigné dans un compte-rendu de l'entretien signé par les participants présents (supérieur hiérarchique, RH, délégué syndical si demandé).
Un avertissement formel en soi n'affecte pas le préavis légal applicable au travailleur. Le préavis du statut unique est déterminé exclusivement par l'ancienneté du travailleur au moment de la résiliation du contrat, conformément à la grille progressive de la Loi du 26 décembre 2013 : 1 semaine les 3 premiers mois, 3 semaines après 6 mois, 6 semaines après 12 mois, et ainsi de suite jusqu'à 62 semaines après 20 ans d'ancienneté pour le préavis de l'employeur. Même un travailleur ayant reçu plusieurs avertissements formels bénéficie du même préavis légal que s'il n'en avait reçu aucun, sauf si le licenciement est prononcé pour motif grave (article 35 Loi du 3 juillet 1978), auquel cas aucun préavis ni indemnité n'est dû. Les avertissements servent uniquement à constituer un dossier disciplinaire permettant de justifier un licenciement pour motif grave en cas de récidive, ou à démontrer des motifs concrets et sérieux de licenciement au sens de la CCT n° 109 pour éviter l'indemnité pour licenciement manifestement déraisonnable. En d'autres termes, les avertissements sont des outils de protection juridique pour l'employeur, pas des modificateurs automatiques des droits à préavis du travailleur.
En droit belge, aucune disposition légale n'oblige l'employeur à permettre la présence d'un délégué syndical lors de la remise d'un avertissement formel dans le secteur privé, contrairement à la procédure applicable aux délégués du personnel protégés (pour lesquels la Loi du 19 mars 1991 impose des procédures spécifiques en cas de licenciement). Toutefois, le refus systématique de la présence d'un représentant syndical lors d'entretiens disciplinaires peut être perçu comme une pratique contraire à la bonne foi contractuelle et pourrait fragiliser la procédure disciplinaire en cas de litige. La pratique recommandée en Belgique est la suivante : si le travailleur demande la présence de son délégué syndical lors de l'entretien disciplinaire (FGTB, CSC, CGSLB), il est préférable de l'autoriser tout en documentant cette présence dans le compte-rendu. Pour les représentants du personnel élus (délégués au Conseil d'Entreprise ou au Comité pour la Prévention et la Protection au Travail), des protections spéciales s'appliquent : leur licenciement ou leur mise à l'écart discriminatoire fondée sur leur mandat est interdit sous la Loi du 19 mars 1991, et toute procédure disciplinaire à leur encontre doit être conduite avec une prudence particulière.
La Loi belge du 8 avril 1965 sur le règlement de travail et la Loi du 5 décembre 1968 sur les conventions collectives ne fixent pas de durée légale de conservation spécifique pour les avertissements formels dans les dossiers du personnel. La durée de conservation est donc déterminée par la politique interne de l'entreprise, les conventions collectives sectorielles éventuelles et les obligations découlant du RGPD (Règlement UE 2016/679). En vertu du principe de limitation de la conservation (article 5(1)(e) RGPD), les données personnelles relatives aux sanctions disciplinaires ne peuvent être conservées que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été traitées. En pratique, la jurisprudence des Tribunaux du travail belges et les recommandations de l'APD/GBA orientent vers une durée de conservation de 1 à 3 ans après la fin du contrat de travail pour les documents disciplinaires, et en tout état de cause pendant toute la durée du contrat de travail. Certaines conventions collectives sectorielles prévoient que les avertissements vieux de plus de 2 ans ne peuvent plus être invoqués comme antécédents disciplinaires. En l'absence de règle sectorielle, l'employeur devrait prévoir dans sa politique de conservation des données RH une durée maximale de conservation des avertissements, communiquée au travailleur via le registre des activités de traitement (article 30 RGPD) et la notice d'information RH.
La remise d'un avertissement formel par courriel est admise en droit belge sur le plan probatoire, sous réserve que l'employeur puisse établir la réception du document par le travailleur. Un courriel avec accusé de lecture ou de réception électronique constitue une preuve suffisante pour les Tribunaux du travail belges, à condition que l'adresse électronique utilisée soit celle du travailleur et que le courriel contienne l'intégralité de l'avertissement (pas un simple lien vers un document). Pour renforcer la valeur probante, l'employeur peut utiliser une plateforme de signature électronique qualifiée (DocuSign, Connective, SMSign) dont les horodatages conformes au Règlement eIDAS (UE) n° 910/2014 sont irréfutables. La lettre recommandée électronique (LRE), disponible en Belgique via certains opérateurs agréés, offre la même valeur probante que la lettre recommandée postale tout en étant plus rapide. En télétravail structurel (CCT n° 85 bis du Conseil national du Travail), la remise en main propre est impossible; l'envoi électronique sécurisé devient la norme. Dans tous les cas, l'employeur doit conserver une preuve irréfutable de l'envoi et de la réception, que ce soit via un recommandé postal avec accusé de réception, une plateforme de signature électronique ou un accusé de réception formalisé par réponse courriel du travailleur.
Ce modèle est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Les lois varient selon la juridiction et évoluent avec le temps. Consultez un avocat qualifié pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.Clause de non-responsabilité complète
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