Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique)
Qu'est-ce qu'un Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique) ?
La Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique est régie par Arrete royal du 5 novembre 2002 portant instauration de la declaration Dimona et confère au mandataire le pouvoir d'agir au nom du mandant dans les limites fixées par le droit belge du mandat.
La Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique couvre deux catégories principales d'obligations administratives. Premièrement, les déclarations Dimona (Déclaration Immédiate de l'Emploi) prévues par l'AR du 5 novembre 2002 : la déclaration Dimona IN (entrée en service d'un travailleur, a effectuer avant le premier jour de travail), la déclaration Dimona OUT (fin de contrat, a effectuer au plus tard le premier jour ouvre suivant la fin du contrat), la déclaration Dimona UPDATE (modification de la nature du contrat en cours d'occupation) et la déclaration Dimona CANCEL (annulation d'une déclaration erronée). Deuxièmement, les obligations ONSS plus larges prévues par la Loi du 27 juin 1969 révisée : la Déclaration multifonctionnelle trimestrielle (DmfA) qui reprend l'ensemble des salaires, prestations et cotisations de sécurité sociale, les déclarations de risque social (DRS), les demandes de remboursement de cotisations et la consultation du dossier employeur via le portail sécurisé de l'ONSS.
L'importance de la Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique est considerble pour les entreprises qui externalisent leur gestion RH. Les secrétariats sociaux agréés (SD Worx, Securex, Partena Professional, UCM, Liantis, etc.) sont les mandataires les plus fréquents. Ils disposent d'accès spécifiques au portail de la sécurité sociale (portail.socialsecurity.be) pour effectuer les déclarations au nom de leurs clients. La procuration formalise et délimité juridiquement cet accès. Sans procuration écrite, la responsabilité de l'employeur et du secrétariat social en cas d'erreur ou d'omission n'est pas clairement établie.
En droit belge, la responsabilité de la conformité des déclarations Dimona et ONSS incombe en dernier ressort a l'employeur, même lorsque ces déclarations sont effectuées par un mandataire. L'article 4 de la Loi du 27 juin 1969 révisée relative a la sécurité sociale des travailleurs et l'article 3 de l'AR du 5 novembre 2002 maintiennent l'obligation de l'employeur, indépendamment de toute délégation. La procuration ne transfère pas la responsabilité légale de l'employeur mais organise la délégation opérationnelle et la répartition des responsabilités contractuelles entre l'employeur et le mandataire.
Le portail de la sécurité sociale belge (portail.socialsecurity.be) gère les accès des mandataires via un système de rôles et de mandats électroniques. La procuration physique (document papier) doit être accompagnée d'une demande d'accès électronique via le portail. La procuration électronique est primordiale pour l'accès opérationnel aux services Dimona et ONSS. La procuration physique sert de base juridique écrite a la délégation et de preuve en cas de litige.
Le Code pénal social (Loi du 6 juin 2010) sanctionne les défauts et les retards dans les déclarations Dimona et DmfA. Les infractions de niveau 3 sont passibles d'amendes administratives de 400 a 4.000 EUR par travailleur et par déclaration manquante, et d'amendes pénales de 800 a 8.000 EUR. En cas de récidive dans les trois ans, les amendes sont doublée. La procuration documentée permet de repartir la responsabilité en cas de sanction et de déterminer si c'est l'employeur ou le mandataire qui a manque a ses obligations.
La Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique s'articule avec d'autres procurations administratives connexes : la procuration pour les déclarations fiscales auprès du SPF Finances (TVA, précompte professionnel via Clearfin), la procuration pour les déclarations a l'ONEM (allocations de chômage, chômage partiel), la procuration pour les déclarations au Service fédéral des Pensions (SFP) et la procuration pour les déclarations auprès de l'INAMI (assurance maladie-invalidité). Chacune de ces délégations requiert un mandat spécifique adapte a l'organisme destinataire.
Quand avez-vous besoin d'un Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique) ?
La Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique est utilisée dans les situations suivantes.
Externalisation de la gestion RH a un secrétariat social. La grande majorité des PME belges externalise la gestion de la paie et des déclarations sociales a un secrétariat social agréé (SD Worx, Securex, Partena, UCM, Liantis). Pour que le secrétariat social puisse effectuer les déclarations Dimona et les déclarations trimestrielles DmfA en ligne via le portail de la sécurité sociale, l'employeur doit lui conférer une procuration formelle. Cette procuration est généralement signée au moment de la conclusion du contrat de services avec le secrétariat social.
Délégation a un expert-comptable ou fiduciaire. Les petites entreprises qui ne font pas appel a un secrétariat social mais a un expert-comptable indépendant pour la paie peuvent également conférer une procuration à cet expert-comptable pour les déclarations ONSS et Dimona. La procuration délimité le périmètre exact des déclarations deléguees et la responsabilité de chaque partie.
Délégation interne a un employé RH. Dans les entreprises de taille moyenne qui gèrent la paie en interne, la procuration peut être conférée a un employ interne (responsable RH, payroll manager) pour les déclarations en ligne via le portail ONSS. Cette délégation interne est documentée par la procuration et permet de distinguer les personnes autorisées a effectuer les déclarations des autres employés.
Remplacement temporaire du responsable RH. En cas d'absence (maladie, congé) du responsable RH habituel, une procuration temporaire peut être conférée a un remplaçant ou a un secrétariat social pour assurer la continuité des déclarations Dimona dans les délais. Cette procuration ponctuelle est importante car les délais Dimona sont stricts.
ChanGement de secrétariat social ou de mandataire. Lors du changement de secrétariat social, une nouvelle procuration doit être établie en faveur du nouveau mandataire et l'ancienne procuration doit être révoquée. La révocation doit être notifiée simultanément a l'ancien mandataire et mise à jour sur le portail de la sécurité sociale pour éviter les doublons de déclarations.
Création d'une nouvelle entité ou d'une filiale. Lors de la création d'une nouvelle société ou d'une filiale, la procuration ONSS Dimona est l'un des premiers documents a établir pour permettre au secrétariat social ou au DRH de la maison-mère de prendre en charge les déclarations de la nouvelle entité avant l'engagement d'un personnel RH propre.
Que faut-il inclure dans votre Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique) ?
Une Procuration Employeur ONSS Dimona belge valide et opérationnelle doit comporter les éléments essentiels suivants.
Identification complète du mandant avec numéro ONSS. La procuration mentionne la dénomination sociale exacte de l'employeur mandant telle qu'inscrite a la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE/KBO), son numéro d'entreprise BCE a dix chiffres (qui est identique au numéro d'affiliation ONSS), sa forme juridique au sens du Code des sociétés et des associations (CSA) 2019, son siège social et son représentant légal. Le numéro ONSS est l'identifiant unique de l'employeur dans les systèmes de sécurité sociale belges. Le modèle gratuit disponible sur forms-légal.com inclut toutes ces rubriques conformes aux exigences du portail ONSS en 2026.
Identification du mandataire avec référence BCE si applicable. La procuration identifie précisément le mandataire : dénomination sociale (si personne morale) ou nom et prénom (si personne physique), numéro BCE du secrétariat social ou de la fiduciaire, adresse complète et qualité du mandataire (secrétariat social agréé, expert-comptable, fiduciaire, employé interne). Le mandataire doit disposer d'un accès valide au portail de la sécurité sociale et d'un certificat électronique (e-ID ou certificat serveur) pour signer les déclarations.
Liste précise des déclarations Dimona autorisées. La procuration énumère les types de déclarations Dimona pour lesquelles le mandataire est habilite : Dimona IN (entrée en service), Dimona OUT (fin de contrat), Dimona UPDATE (modification) et Dimona CANCEL (annulation). Cette énumération précise évite tout abus ou extension non autorisée du mandat. La base légale est l'AR du 5 novembre 2002 portant instauration d'une déclaration immédiate de l'emploi.
Obligations ONSS complémentaires incluses. La procuration indique les obligations ONSS pour lesquelles le mandataire est également habilite : Déclaration multifonctionnelle trimestrielle (DmfA), déclarations de risque social (DRS), demandes de remboursement de cotisations et consultations du dossier employeur. Ces compétences étendues sont nécessaires pour une gestion RH complète et cohérente.
Portée temporelle et revocabilite. La procuration fixe sa portée temporelle (durée indéterminée révocable à tout moment, un an renouvelable ou mission ponctuelle) et les conditions de révocation (notification écrite simultanée au mandataire et mise à jour du portail ONSS). La révocation immédiate en cas de rupture avec le secrétariat social ou de fin du mandat interne est importante pour prévenir des déclarations non autorisées.
Responsabilité de l'employeur et conditions particulières. La procuration rappelle que l'employeur reste responsable en dernier ressort de la conformité des déclarations, conformément a l'article 4 de la Loi du 27 juin 1969 révisée. Les conditions particulières de la délégation (information obligatoire de l'employeur après chaque Dimona OUT, transmission des confirmations ONSS, délais de rapport) peuvent être précises.
Signatures des deux parties. La procuration est signée par le représentant légal de l'employeur mandant et par le mandataire pour acceptation. La double signature constitue un contrat de mandat au sens du Code civil belge (Livre 1, art. 7.1 et suivants du nouveau Code civil) et délimité les obligations des deux parties.
Comment remplir votre Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique)
Établir une Procuration Employeur ONSS Dimona conforme au droit belge nécessite les étapes suivantes.
Étape 1 - Identifier et vérifier le mandataire. Vérifier que le mandataire envisage dispose des qualifications et des accès nécessaires. Pour un secrétariat social, vérifier son agrément officiel auprès du SPF Emploi (liste des secrétariats sociaux agréés publiée sur emploi.belgique.be). Pour un expert-comptable, vérifier son inscription a l'IEC (Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux). Pour un employé interne, vérifier qu'il dispose d'une e-ID valide ou d'un certificat électronique pour accéder au portail de la sécurité sociale.
Étape 2 - Rassembler les informations BCE et ONSS. Rassembler le numéro BCE de l'entreprise (format XXX.XXX.XXX), le numéro ONSS (identique au BCE), l'adresse du siège social et la liste des travailleurs enregistres. Ces informations sont disponibles sur le portail BCE (kbo.fgov.be) et sur le portail ONSS (www.onss.be).
Étape 3 - Délimiter le périmètre de la procuration. Déterminer quelles déclarations sont incluses dans la procuration. Pour une externalisation complète, inclure Dimona IN/OUT/UPDATE/CANCEL et les DmfA trimestrielles. Pour une délégation partielle (par exemple uniquement les Dimona), limiter expressément le mandat à ces seules déclarations. Cette délimitation précise est importante pour la répartition des responsabilités.
Étape 4 - Fixer la durée et les conditions de rapport. Déterminer si la procuration est a durée indéterminée (le plus courant pour les secrétariats sociaux) ou limitée dans le temps. Indiquer les conditions de rapport que le mandataire doit respecter (copie des confirmations Dimona, alerte en cas d'anomalie, compte-rendu trimestriel).
Étape 5 - Signer en deux exemplaires et actualiser le portail. Signer la procuration papier en deux exemplaires. Puis, procédez a la mise à jour des accès électroniques sur le portail de la sécurité sociale (portail.socialsecurity.be) via la fonctionnalité de gestion des mandats. Cette étape électronique est indispensable pour que le mandataire puisse concrètement accéder aux services Dimona et ONSS. La procuration papier seule n'ouvre pas l'accès électronique.
Étape 6 - Conserver et communiquer. Conserver un exemplaire signe dans le dossier administratif de l'entreprise. Transmettre un exemplaire signe au mandataire. En cas de changement de mandataire, révoquer formellement la procuration existante par écrit et mettre à jour les accès électroniques sur le portail ONSS dans les plus brefs délais.
Exigences juridiques pour Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique)
La Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique est encadrée par les textes légaux et réglementaires suivants.
AR du 5 novembre 2002 portant instauration de la déclaration Dimona. L'AR du 5 novembre 2002 impose a tout employeur belge d'effectuer une déclaration électronique a l'ONSS avant chaque première journée de travail d'un travailleur (Dimona IN). L'employeur peut déléguer cette obligation a un mandataire via une procuration formelle. L'AR prévoit que l'employeur reste responsable en dernier ressort de la conformité et de l'exactitude des déclarations, même si elles sont effectuées par un mandataire.
Loi du 27 juin 1969 révisée relative a la sécurité sociale des travailleurs. L'article 4 de cette loi impose a l'employeur les obligations fondamentales en matière de sécurité sociale : affiliation auprès de l'ONSS, déclaration des travailleurs occupe et paiement des cotisations. Le manquement à ces obligations expose l'employeur aux sanctions du Code pénal social (amendes, surcharges de cotisations). La procuration peut organiser la délégation mais ne dispense pas l'employeur de sa responsabilité légale.
Code pénal social (Loi du 6 juin 2010). Le Code pénal social sanctionne les infractions aux déclarations Dimona et DmfA. Les infractions de niveau 3 (défaut ou retard de déclaration Dimona sans circonstances aggravantes) sont passibles d'amendes administratives de 400 a 4.000 EUR par travailleur et d'amendes pénales de 800 a 8.000 EUR. Les infractions de niveau 4 (fausses déclarations, fraude sociale) sont plus lourdement sanctionnées. La procuration documentée peut servir d'élément de preuve pour déterminer si la responsabilité incombe a l'employeur ou au mandataire.
Portail de la sécurité sociale et gestion des mandats électroniques. Les accès au portail de la sécurité sociale (portail.socialsecurity.be) pour les déclarations Dimona et les DmfA sont gères par un système de mandats électroniques. La procuration papier doit être accompagnée d'une mise à jour des accès électroniques sur le portail. Sans mise à jour électronique, la procuration papier n'a pas d'effect opérationnel sur les accès en ligne.
RGPD et Loi du 30 juillet 2018 (protection des données). La délégation des déclarations ONSS implique le traitement de données personnelles des travailleurs (NISS, salaires, horaires, motifs de rupture). L'employeur (responsable du traitement) et le mandataire (sous-traitant au sens du RGPD) doivent conclure un accord de traitement des données personnelles conforme a l'article 28 du RGPD. L'Autorité de protection des données (APD/GBA) contrôle ces obligations.
Erreurs courantes à éviter dans votre Procuration Employeur ONSS Dimona (Belgique)
La Procuration Employeur ONSS Dimona en Belgique est source d'erreurs pratiques dont certaines peuvent avoir des conséquences opérationnelles et juridiques importantes.
Erreur 1 - Signer uniquement la procuration papier sans actualiser les accès électroniques. La procuration papier seule ne suffit pas. Le mandataire doit également être configure dans les systèmes électroniques du portail de la sécurité sociale (portail.socialsecurity.be) pour pouvoir concrètement effectuer les déclarations. Sans accès électronique, le mandataire est paralysé malgré la procuration signée.
Erreur 2 - Déléguer sans définir le périmètre précis. Une procuration trop vague (par exemple 'pour toutes les déclarations sociales') peut être interprétée de manière extensive par le mandataire, qui pourrait effectuer des déclarations ou des actes non prévus. La procuration doit énumérer précisément les déclarations autorisées (Dimona IN, OUT, etc.) et les obligations ONSS incluses.
Erreur 3 - Ne pas révoquer la procuration lors du changement de mandataire. Lorsqu'un employeur change de secrétariat social, l'ancien mandataire conserve ses accès électroniques jusqu'a révocation formelle. Des déclarations erronées ou tardives peuvent alors être effectuées par l'ancien mandataire. La révocation doit être simultanément notifiée par écrit a l'ancien mandataire et mise à jour sur le portail ONSS.
Erreur 4 - Croire que la procuration transfère totalement la responsabilité de l'employeur. La procuration organise la délégation opérationnelle mais l'employeur reste responsable en dernier ressort de la conformité des déclarations auprès de l'ONSS. En cas de sanction du Code pénal social, l'employeur peut se retourner contre son mandataire sur la base de la procuration, mais doit d'abord répondre lui-même face aux autorités.
Erreur 5 - Omettre de conclure un accord RGPD avec le mandataire. Le traitement des données personnelles des travailleurs (NISS, salaires, motifs de rupture) par un mandataire externe requiert la conclusion d'un accord de traitement des données au sens de l'article 28 du RGPD. L'absence d'un tel accord expose l'employeur a une plainte devant l'Autorité de protection des données (APD/GBA) en cas d'incident de sécurité.
Erreur 6 - Confondre la procuration ONSS/Dimona avec la procuration fiscale. La procuration pour les déclarations ONSS et Dimona est distincte de la procuration pour les déclarations fiscales auprès du SPF Finances (TVA, précompte professionnel via Clearfin). Un expert-comptable qui possède la procuration fiscale n'est pas automatiquement habilite pour les déclarations ONSS. Chaque délégation requiert un mandat spécifique auprès de l'organisme concerne.
Questions Fréquentes
La declaration Dimona (Declaration Immediate de l'Emploi / Onmiddellijke Aangifte van Tewerkstelling) est une obligation legale imposee a tous les employeurs belges par l'Arrete royal du 5 novembre 2002. L'employeur doit declarer electroniquement a l'ONSS (Office national de la securite sociale) chaque nouveau travailleur avant son premier jour de travail (Dimona IN). La declaration est effectuee via le portail securise de la securite sociale (portail.socialsecurity.be) ou via le logiciel du secretariat social de l'employeur. La Dimona contient le numero NISS du travailleur, la nature du contrat (CDI, CDD, interim, etudiant, flexi-job), la date d'entree en service et la date de fin previsionnelle pour les contrats a duree determinee. En fin de contrat, la Dimona OUT doit etre effectuee au plus tard le premier jour ouvre suivant la fin du contrat. Le defaut de declaration Dimona est sanctionne par le Code penal social (Loi du 6 juin 2010) avec des amendes administratives de 400 a 4.000 EUR par travailleur. La declaration Dimona sert de base a de nombreux droits sociaux du travailleur (chomage, maladie, pension) et permet a l'ONSS de controler la regularite des occupations.
Oui, l'employeur belge peut deleguer les declarations Dimona et les autres obligations ONSS a un mandataire via une procuration formelle. Les mandataires les plus courants sont les secretariats sociaux agrees (SD Worx, Securex, Partena Professional, UCM, Liantis, SBE, GroupS, etc.), les experts-comptables et les fiduciaires. La delegation est formalise par une procuration ecrite (document papier) qui delimite le perimetre du mandat et une mise a jour electronique des acces sur le portail de la securite sociale (portail.socialsecurity.be). La procuration papier seule ne suffit pas : sans acces electronique, le mandataire ne peut pas concretement effectuer les declarations. Il est important de noter que la delegation ne transfère pas totalement la responsabilite de l'employeur : l'article 4 de la Loi du 27 juin 1969 revisee maintient la responsabilite legale de l'employeur, qui peut cependant se retourner contre le mandataire en cas de faute dans l'execution du mandat. La procuration documentee est donc un element cle de la repartition des responsabilites en cas de litige ou de sanction du Code penal social.
Le defaut ou le retard dans la declaration Dimona en Belgique expose l'employeur a des sanctions significatives prevues par le Code penal social (Loi du 6 juin 2010). Les infractions de niveau 3 (defaut de Dimona sans circonstances aggravantes) sont passibles d'amendes administratives de 400 a 4.000 EUR par travailleur non declare et d'amendes penales de 800 a 8.000 EUR. En cas de recidive dans les trois ans, les amendes sont doublee. Les infractions de niveau 4 (fausse declaration, travail non declare caracterise, organisation en vue de frauder) sont passibles d'amendes administratives de 1.600 a 16.000 EUR et d'amendes penales de 3.200 a 32.000 EUR. En outre, le travailleur non declare via Dimona peut etre presume inexistant dans les systemes de securite sociale, ce qui prive l'ONSS des cotisations correspondantes et l'employeur de certaines exonerations de cotisations. L'inspection sociale du SPF Emploi et les audits de l'ONSS sont reguliers, notamment dans les secteurs a risque (horeca, construction, commerce de detail). La prevenance via une procuration documentee aupres d'un mandataire qualifie est le meilleur moyen de garantir le respect des delais Dimona.
La Dimona et la DmfA sont deux declarations distinctes imposees par l'ONSS aux employeurs belges. La Dimona (Declaration Immediate de l'Emploi) est une declaration individuelle et immediate : elle doit etre effectuee pour chaque travailleur avant son premier jour de travail (Dimona IN) et le lendemain au plus tard de la fin du contrat (Dimona OUT). La Dimona enregistre le debut et la fin de chaque occupation dans les systemes de l'ONSS. La DmfA (Declaration multifonctionnelle / Multifunctionele Aangifte) est une declaration periodique trimestrielle qui reprend l'ensemble des salaires verses et des prestations effectuees par les travailleurs de l'employeur durant le trimestre. La DmfA est la base du calcul des cotisations de securite sociale dues a l'ONSS (cotisations ordinaires, cotisations speciales, reductions de cotisations). Elle est transmise electroniquement dans les 30 jours suivant la fin de chaque trimestre. Les deux declarations sont effectuees via le portail de la securite sociale et peuvent etre deléguees a un mandataire via la Procuration Employeur ONSS Dimona. La DmfA est la declaration la plus complexe et la plus strategique car elle determine le montant des cotisations dues et des eventuelles reductions ou remboursements.
La revocation d'une procuration ONSS Dimona en Belgique doit etre effectuee simultanement sur deux canaux pour etre pleinement efficace. Premierement, la revocation doit etre notifiee par ecrit au mandataire (secretariat social, expert-comptable, employe) par lettre recommandee ou courriel avec accuse de reception, en precisant la date d'effet de la revocation. Deuxiemement, les acces electroniques du mandataire doivent etre retires sur le portail de la securite sociale (portail.socialsecurity.be) via la fonctionnalite de gestion des mandats. Sans cette mise a jour electronique, le mandataire conserve theoriquement la capacite technique d'effectuer des declarations meme apres la revocation papier. En pratique, lors d'un changement de secretariat social, le nouvel secretariat social accompagne souvent l'employeur dans les demarches de revocation de l'ancien acces et de creation du nouveau mandat electronique. Il est important de verifier que la revocation est effective avant le debut du nouveau mandat pour eviter des declarations en double ou des conflits d'acces entre l'ancien et le nouveau mandataire. La revocation doit egalement etre consignee dans les registres internes de l'entreprise.
Les secretariats sociaux agrees en Belgique sont des organismes prives reconnus et controles par le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale pour la gestion administrative de la paie et des declarations sociales des employeurs. Leur liste officielle est publiee sur emploi.belgique.be. Les principaux secretariats sociaux agrees actifs en 2026 sont : SD Worx (le plus grand, plus de 80.000 clients employeurs), Securex, Partena Professional, UCM (Union des Classes Moyennes, specialise PME), Liantis (fusion d'organisations flamandes), Group S (specialise secteur non marchand), SBE (Societe Belge d'Edition, specialise ASBL), Sodalis (specialise secteur associatif), Acerta (Flandre). Ces secretariats sociaux sont agrees pour effectuer en nom et pour compte des employeurs les declarations Dimona, les DmfA trimestrielles, le calcul et le paiement des cotisations ONSS, les declarations de risque social (DRS) pour le chomage partiel et d'autres obligations sociales. Certains proposent egalement des services de gestion des ressources humaines elargis (logiciels de gestion du temps, recrutement, formation). La procuration ONSS Dimona est le fondement juridique de la relation de mandat entre l'employeur et son secretariat social.
Ce modèle est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Les lois varient selon la juridiction et évoluent avec le temps. Consultez un avocat qualifié pour obtenir des conseils adaptés à votre situation.Clause de non-responsabilité complète
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