Declaración Extraprocesal Colombia — Decreto 960/1970 — Ante Notario Público

La Declaración Extraprocesal Colombia es un instrumento jurídico solemne mediante el cual una persona —el declarante— afirma bajo juramento ante Notario Público la veracidad de determinados hechos con relevancia jurídica, sin que exista un proceso judicial en curso al momento de la declaración. Se rige principalmente por el Decreto 960 de 1970 (Estatuto del Notariado Colombiano) y por los artículos 188 a 197 del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012), que regulan la prueba anticipada y las declaraciones ante notario con efectos probatorios plenos.

El Decreto 960 de 1970, expedido en desarrollo del artículo 131 de la Constitución Política, establece las funciones fedatarias del Notario Público en Colombia. Conforme al artículo 1 del Decreto 960, el Notario da fe de los actos y negocios jurídicos que ante él se celebran, otorgando autenticidad a los documentos notariales. Cuando el Notario recibe una declaración extraprocesal, aplica el procedimiento del artículo 11 del mismo decreto: verifica la identidad del declarante mediante cédula de ciudadanía (CC) o cédula de extranjería (CE), le impone el juramento sobre la veracidad de lo declarado conforme al artículo 95 de la Constitución Política —que establece el deber de los ciudadanos de actuar con lealtad y veracidad ante las autoridades—, lee en voz alta el contenido de la declaración, y autoriza la escritura o el acta con su firma y sello oficial.

Desde el punto de vista probatorio, el Código General del Proceso en su artículo 188 consagra la declaración extraprocesal como prueba anticipada que puede practicarse ante Notario Público, juez civil o juez de familia, cuando existe el riesgo de que el declarante no pueda rendir la declaración en el momento procesal oportuno, o cuando la ley o el reglamento exige este medio específico para acreditar ciertos hechos. El artículo 189 del CGP establece que la declaración extraprocesal tiene el mismo valor probatorio que el testimonio rendido dentro de un proceso judicial, siempre que el declarante haya sido interrogado bajo las formalidades del juramento. La Corte Suprema de Justicia — Sala de Casación Civil — ha reiterado en múltiples pronunciamientos que la declaración extraprocesal ante Notario goza de plena fe pública conforme al artículo 264 del CGP, que regula los documentos públicos auténticos.

En el ordenamiento jurídico colombiano, la declaración extraprocesal ante Notario tiene tres modalidades principales: (i) la declaración de conocimiento, mediante la cual el declarante afirma hechos que percibió directamente por sus sentidos —como conocer a una persona, haber presenciado un evento, o verificar el estado de un bien—; (ii) la declaración de voluntad, mediante la cual el declarante manifiesta su intención respecto de un acto jurídico de forma unilateral; y (iii) la declaración asimilada al testimonio anticipado, prevista en el artículo 188 del CGP para acreditar hechos relevantes para un proceso que aún no ha iniciado o cuyo inicio es incierto. La Superintendencia de Notariado y Registro —entidad que ejerce la inspección, vigilancia y control de los Notarios conforme al artículo 131 de la Constitución y el Decreto 2163 de 1970— ha precisado en múltiples circulares que la declaración extraprocesal es un acto de formalización documental que otorga autenticidad a las afirmaciones del declarante, y que el Notario no certifica la veracidad intrínseca de los hechos declarados sino únicamente que el declarante compareció ante él, fue identificado, fue informado de las consecuencias del falso testimonio conforme al artículo 442 del Código Penal, y suscribió la declaración bajo juramento.

La Unión Colegiada del Notariado Colombiano, que agrupa a los Notarios de las 32 notarías mayores del país, ha establecido tarifas diferenciadas para la declaración extraprocesal según el tipo de trámite y el número de declarantes. Las tarifas notariales se actualizan anualmente mediante resolución del Superintendente de Notariado y Registro conforme al artículo 13 del Decreto 960 de 1970. El costo ordinario de una declaración extraprocesal individual oscila entre $30.000 y $80.000 pesos colombianos dependiendo de la notaría y la complejidad del acto.

La declaración extraprocesal Colombia produce efectos jurídicos inmediatos desde su otorgamiento ante el Notario, y puede utilizarse en todos los trámites que exijan acreditar hechos mediante declaración juramentada. La autenticación notarial otorga al documento el carácter de instrumento público con plena fe probatoria ante entidades como Colpensiones, las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), el Ministerio de Relaciones Exteriores, las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, el DANE (Departamento Administrativo Nacional de Estadística), el ICBF (Instituto Colombiano de Bienestar Familiar), y los Juzgados de Familia. La plataforma forms-legal.com pone a disposición este modelo de declaración extraprocesal como punto de partida para la diligencia notarial.

La Declaración Extraprocesal Colombia ante Notario se necesita en una amplia variedad de trámites administrativos, sucesorales, pensionales, laborales e inmigratorios en los que la ley o el reglamento exige acreditar determinados hechos mediante declaración juramentada ante fedatario público.

En materia sucesoral y de herencias, la declaración extraprocesal es el instrumento utilizado para acreditar la calidad de heredero o cónyuge supérstite cuando no existe testamento formal. Conforme al artículo 1321 del Código Civil colombiano, modificado por la Ley 29 de 1982, los herederos ab intestato deben acreditar su parentesco mediante documentos idóneos — registro civil de nacimiento, registro civil de matrimonio o unión marital de hecho — y cuando estos documentos no existen o son insuficientes, la declaración extraprocesal de dos o más testigos que acrediten el vínculo familiar tiene plena validez probatoria ante las Notarías y los Juzgados de Familia para tramitar la sucesión intestada.

Colpensiones —la Administradora Colombiana de Pensiones, entidad pública del orden nacional creada por la Ley 100 de 1993— exige la declaración extraprocesal para el reconocimiento de pensiones de sobrevivientes cuando el beneficiario no puede acreditar la convivencia con el causante mediante documentos formales durante los últimos tres años antes del fallecimiento, conforme al artículo 47 de la Ley 100 de 1993 modificado por el artículo 13 de la Ley 797 de 2003. También para el trámite de indemnización sustitutiva o devolución de saldos cuando el beneficiario es un compañero o compañera permanente que acredita la unión marital de hecho conforme a la Ley 54 de 1990.

En trámites de Registro Civil, la declaración extraprocesal es el mecanismo para: inscribir tardíamente un nacimiento cuando no hay partida de bautismo ni registro hospitalario, conforme al artículo 50 del Decreto 1260 de 1970 (Estatuto del Registro Civil); corregir errores en el nombre o fecha de nacimiento del registro civil conforme al artículo 66 del mismo Decreto; y acreditar la soltería de ciudadanos colombianos para matrimonios en el exterior cuando el Ministerio de Relaciones Exteriores o el consulado exigen este documento.

En materia laboral, la declaración extraprocesal es utilizada por trabajadores del servicio doméstico, trabajadores informales y trabajadores del campo que no cuentan con contratos escritos formales para acreditar la existencia y duración del vínculo laboral ante el Ministerio del Trabajo, inspectores laborales del SENA o ante Juzgados Laborales en procesos de reclamación de prestaciones sociales conforme al artículo 22 del Código Sustantivo del Trabajo.

Para trámites migratorios ante Migración Colombia y el Ministerio de Relaciones Exteriores, la declaración extraprocesal es requerida para acreditar vínculos familiares de ciudadanos extranjeros con colombianos cuando los documentos de origen extranjero no han sido apostillados o legalizados, o cuando se solicita visa de residente por vínculo marital o unión de hecho conforme al artículo 63 del Decreto 1067 de 2015.

Una Declaración Extraprocesal Colombia válida ante Notario Público conforme al Decreto 960 de 1970 y el Código General del Proceso debe contener los siguientes elementos esenciales para tener plena validez probatoria ante entidades públicas y privadas.

Encabezado Notarial (Datos de la Notaría): Identificación completa de la Notaría ante la cual se eleva la declaración — número de notaría, nombre del Notario Público, municipio y departamento. Conforme al artículo 11 del Decreto 960 de 1970, el Notario registra el número de escritura o radicado de la declaración en el protocolo notarial, la fecha de otorgamiento, y los datos completos del declarante. La Superintendencia de Notariado y Registro asigna a cada notaría un código único en el Sistema de Información Notarial (SIN) que identifica la diligencia a nivel nacional.

Identificación del Declarante (Datos Personales): Nombre completo del declarante, número y tipo de documento de identidad — Cédula de Ciudadanía (CC), Cédula de Extranjería (CE), o Pasaporte —, lugar y fecha de nacimiento, dirección de domicilio, teléfono de contacto y correo electrónico. El artículo 11 del Decreto 960 exige que el Notario verifique la identidad del declarante mediante el documento original y confronte los datos con la base del Registro Nacional de Estado Civil administrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Naturaleza y Objeto de la Declaración: Identificación precisa del propósito de la declaración extraprocesal — por ejemplo, acreditar convivencia para pensión de sobrevivientes ante Colpensiones, acreditar calidad de heredero para trámite sucesoral ante Notaría o Juzgado de Familia, certificar soltería para matrimonio en el exterior ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, acreditar relación laboral ante inspector del Ministerio del Trabajo, o verificar hechos específicos para uso administrativo ante entidades del SENA, ICBF, DIAN o Migración Colombia. La especificidad del objeto permite que la declaración sea admitida sin ambigüedades por la entidad destinataria.

Declaración Bajo Juramento (Cuerpo de la Declaración): Narración clara, detallada y cronológica de los hechos que el declarante afirma conocer de manera directa y personal. Cada hecho debe estar numerado para facilitar su identificación. El declarante no puede declarar sobre hechos que no conozca directamente o sobre conclusiones jurídicas — únicamente puede afirmar lo que percibió sensorialmente o lo que vivió personalmente. El artículo 220 del CGP establece que el testigo debe declarar sobre lo que le consta, y la Corte Suprema de Justicia — Sala de Casación Civil — ha aplicado esta regla a las declaraciones extraprocesales. El incumplimiento de esta regla expone al declarante a responsabilidad penal por falso testimonio conforme al artículo 442 del Código Penal colombiano, que prevé penas de prisión de 6 a 12 años.

Información de Testigos (cuando aplica): En declaraciones de convivencia para pensión de sobrevivientes o acreditación de hechos ante terceros, la declaración extraprocesal puede incluir la declaración de uno o más testigos adicionales — generalmente dos — que corroboran los hechos afirmados por el declarante principal. Cada testigo debe identificarse con nombre completo, cédula de ciudadanía, dirección y teléfono, y debe declarar separadamente los hechos que le constan por conocimiento directo. El artículo 189 del CGP admite la declaración extrajudicial de testigos ante Notario con el mismo valor que el testimonio judicial.

Firmas y Autenticación Notarial: La declaración debe ser suscrita por el declarante (y por los testigos, si los hay) en presencia del Notario, quien a su vez firma y sella el documento con el sello oficial de la Notaría. El artículo 11 del Decreto 960 exige que el Notario deje constancia expresa de que el declarante fue identificado, fue informado de las consecuencias del falso juramento, y que el contenido del acta fue leído en voz alta antes de la firma. Esta constancia notarial es lo que otorga al documento el carácter de instrumento público con fe pública.

Anexos Documentales: Copias de los documentos de soporte adjuntos a la declaración — registros civiles, escrituras, contratos, certificaciones, fotografías — que el Notario incorpora al expediente de la diligencia conforme al artículo 12 del Decreto 960. Los anexos deben relacionarse expresamente en el cuerpo de la declaración con descripción suficiente.

Denominación Entidad Destinataria: La declaración debe señalar expresamente la entidad o dependencia ante la cual será presentada — Colpensiones, Superintendencia de Notariado, Juzgado de Familia, Alcaldía, Ministerio de Relaciones Exteriores — para facilitar su admisibilidad institucional. forms-legal.com pone a disposición este modelo de declaración extraprocesal como herramienta de inicio; el Notario Público ajustará el texto definitivo conforme a los requerimientos específicos de cada trámite y las circulares vigentes de la Superintendencia de Notariado y Registro.