Simple Employment Certificate Germany (Einfaches Arbeitszeugnis)

Das einfache Arbeitszeugnis in Deutschland ist in GewO §109 Abs. 1 Satz 2 (einfaches Zeugnis über Art und Dauer der Tätigkeit) geregelt. Das Einfache Arbeitszeugnis in Deutschland enthält im Wesentlichen drei Kerninformationen: den vollständigen Namen des Arbeitnehmers, die genaue Berufsbezeichnung oder Tätigkeitsbeschreibung (Art der Beschäftigung) sowie den exakten Beschäftigungszeitraum mit Tag, Monat und Jahr des Beginns und des Endes des Arbeitsverhältnisses. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in seiner ständigen Rechtsprechung — unter anderem in der Entscheidung 9 AZR 584/13 — klargestellt, dass das Einfache Zeugnis die grundlegendste Form des Arbeitszeugnisses darstellt und die Mindestvoraussetzungen des §109 GewO erfüllen muss.

Der entscheidende Unterschied zwischen dem Einfachen Zeugnis nach §109 Abs. 1 Satz 2 GewO und dem Qualifizierten Zeugnis nach §109 Abs. 1 Satz 3 GewO liegt im Inhalt: Das Einfache Zeugnis enthält keine Leistungsbeurteilung (Leistungsbeurteilung) und keine Verhaltensbeurteilung (Verhaltensbeurteilung). Es eignet sich deshalb vor allem für kurzfristige Beschäftigungen, Minijobs nach §8 Abs. 1 SGB IV, Aushilfsarbeiten, studentische Beschäftigungen nach §6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V sowie für Fälle, in denen der Arbeitnehmer ausdrücklich nur eine Bestätigung der Beschäftigung benötigt — beispielsweise für Behörden, Versicherungen oder zur Vorlage beim neuen Arbeitgeber als reiner Beschäftigungsnachweis.

Das Einfache Arbeitszeugnis in Deutschland muss nach §109 Abs. 2 Satz 1 GewO auf einem Zeugnis enthalten sein, das klar und eindeutig als Zeugnis erkennbar ist. Die Zeugnissprache — das in der deutschen HR-Praxis verbreitete System codierter Bewertungsformulierungen — ist beim Einfachen Zeugnis nicht relevant, da dieses Dokument definitionsgemäß keine Bewertungen enthält. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm hat in der Entscheidung 13 Sa 1589/11 bestätigt, dass das Zeugnis auf Firmenbriefpapier zu erstellen ist.

In der Praxis wird das Einfache Arbeitszeugnis in Deutschland vergleichsweise selten ausgestellt, da der überwiegende Teil der Arbeitnehmer das Qualifizierte Zeugnis nach §109 Abs. 1 Satz 3 GewO anfordert. Das liegt daran, dass potenzielle Arbeitgeber beim Fehlen von Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen im Bewerbungsprozess Rückschlüsse ziehen können, die für den Arbeitnehmer nachteilig sind. Ausnahmsweise ist das Einfache Zeugnis jedoch das angemessene Instrument — insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer keine negativen Bewertungen im Qualifizierten Zeugnis riskieren möchte oder wenn die Beschäftigung so kurz war, dass eine sinnvolle Leistungsbeurteilung nicht möglich ist.

Für Arbeitnehmer in Deutschland gilt: Der Anspruch auf das Einfache Zeugnis nach §109 GewO unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren gemäß §195 BGB, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Kürzere Ausschlussfristen in Tarifverträgen — häufig drei bis sechs Monate — können den Anspruch früher erlöschen lassen. Das Arbeitsgericht (ArbG) ist für Zeugnisstreitigkeiten nach §2 Abs. 1 Nr. 3 Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG) zuständig.

Das Einfache Arbeitszeugnis in Deutschland wird in einer Reihe klar definierter Situationen benötigt, die sich von den Anwendungsfällen des Qualifizierten Arbeitszeugnisses unterscheiden.

Bei kurzfristigen und geringfügigen Beschäftigungen: Arbeitnehmer, die in einem Minijob nach §8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV (monatliches Entgelt bis 538 Euro, Stand 2025) oder in einem Aushilfsverhältnis tätig waren, benötigen für Behördenanfragen, Rentenversicherungsnachweise oder Sozialversicherungsträger häufig ein Einfaches Zeugnis als reinen Beschäftigungsnachweis. Die Bundesagentur für Arbeit (BA) sowie Sozialversicherungsträger wie die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) akzeptieren das Einfache Zeugnis als Beschäftigungsbeleg.

Bei studentischen Beschäftigungen und Praktika: Werkstudenten nach §6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V, Pflichtpraktikanten nach §22 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) und freiwillige Praktikanten benötigen nach Abschluss ihrer Beschäftigung oft ein Einfaches Zeugnis zur Vorlage bei der Hochschule oder für Bewerbungsunterlagen, wenn keine ausführliche Leistungsbewertung erforderlich ist.

Zur Vorlage bei Behörden und öffentlichen Stellen: Das Einfache Zeugnis eignet sich zur Vorlage beim Finanzamt im Rahmen der Einkommensteuererklärung, beim Jobcenter zur Nachweisführung von Beschäftigungszeiten nach §22 SGB II oder beim Ausländeramt (Ausländerbehörde) zur Dokumentation der Erwerbstätigkeit im Aufenthaltserlaubnisverfahren nach §18 Aufenthaltsgesetz (AufenthG).

Wenn der Arbeitnehmer bewusst auf die Leistungsbeurteilung verzichtet: In Fällen, in denen das Arbeitsverhältnis problematisch war und der Arbeitnehmer befürchtet, dass ein Qualifiziertes Zeugnis trotz Wohlwollensprinzip (§109 Abs. 2 GewO) eine für ihn nachteilige Zeugnissprache enthält, kann es vorteilhafter sein, lediglich das Einfache Zeugnis anzufordern und auf eine Beurteilung zu verzichten.

Für leitende Angestellte und Geschäftsführer: Geschäftsführer einer GmbH haben nach §630 BGB (nicht §109 GewO, da sie als Organmitglieder nicht dem GewO-Anwendungsbereich unterfallen) Anspruch auf ein Zeugnis. In bestimmten Konstellationen — insbesondere bei Abberufung und gleichzeitiger Beendigung — kann das Einfache Zeugnis als erste schnelle Bestätigung ausgestellt werden, während das Qualifizierte Zeugnis nachfolgt.

Bei Beendigung befristeter Arbeitsverhältnisse nach §14 TzBfG: Endet ein befristetes Arbeitsverhältnis durch Zeitablauf, haben Arbeitnehmer unmittelbar nach Ablauf der Befristung Anspruch auf das Einfache Zeugnis. Da bei Befristungsende oft keine Abwicklungsverhandlungen stattfinden, ist das Einfache Zeugnis häufig die schnellste und unkomplizierteste Lösung, um den Beschäftigungsnachweis zeitnah zu erhalten.

Ein rechtswirksames Einfaches Arbeitszeugnis in Deutschland nach §109 Abs. 1 Satz 2 GewO muss folgende Kernelemente enthalten, damit es den gesetzlichen Anforderungen und der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) entspricht.

Firmenbriefpapier und Arbeitgeberidentifikation: Das Zeugnis muss auf dem offiziellen Geschäftspapier (Firmenbriefbogen) des Arbeitgebers ausgedruckt werden, das den vollständigen Firmennamen, die Rechtsform, die Geschäftsadresse und — bei im Handelsregister eingetragenen Unternehmen — die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht ausweist. Das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm hat in der Entscheidung 13 Sa 1589/11 festgestellt, dass die Verwendung von einfachem Papier ohne Firmenkennung einen formellen Mangel darstellt, der den Anspruch auf Nachbesserung begründet.

Vollständiger Name des Arbeitnehmers: Der bürgerliche Name des Arbeitnehmers mit Vor- und Zunamen. Bei Namensänderung während des Arbeitsverhältnisses sollte der aktuell gültige Familienname verwendet werden, gegebenenfalls mit Vermerk des früheren Namens. Das BAG hat in 9 AZR 227/11 klargestellt, dass fehlerhafte Angaben zur Person des Arbeitnehmers einen Zeugnismangel darstellen.

Genaue Berufsbezeichnung (Art der Beschäftigung): Die offizielle Stellenbezeichnung oder Berufsbezeichnung, wie sie im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Bei Aufgabenwechseln während der Beschäftigung sollten alle wesentlichen Tätigkeiten der Reihe nach aufgeführt werden. Die Bezeichnung muss zutreffend sein und darf weder übertrieben noch untertrieben formuliert sein — eine falsche Berufsbezeichnung kann eine Schadensersatzpflicht des Arbeitgebers begründen.

Exakter Beschäftigungszeitraum: Das genaue Anfangsdatum und Enddatum der Beschäftigung, jeweils in der deutschen Datumsschreibweise nach DIN 5008 (DD.MM.YYYY). Das BAG hat in 9 AZR 227/11 festgestellt, dass ungenaue oder fehlerhafte Datumsangaben einen Zeugnisnachbesserungsanspruch begründen. Der letzte Arbeitstag — nicht das Datum der Kündigung oder der Ablauf der Kündigungsfrist — ist als Enddatum zu verwenden.

Ausstellungsdatum und Ort: Das Zeugnis ist auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses zu datieren. Wird das Zeugnis erst nach Beendigung ausgestellt, ist das Enddatum des Arbeitsverhältnisses als Zeugnisdatum zu verwenden, auch wenn der Ausstellungsakt später erfolgt. Ort und Datum werden üblicherweise am Ende des Zeugnisses angegeben.

Eigenhändige Unterschrift des Ausstellers: Die Kündigung muss nach herrschender Auffassung des BAG von einem Vertreter des Arbeitgebers unterzeichnet werden, der in der Unternehmenshierarchie höher steht als der Arbeitnehmer. Eine Unterschrift durch einen gleichrangigen Kollegen oder einen Untergebenen stellt einen Formmangel dar. §109 Abs. 2 Satz 2 GewO verbietet ausdrücklich Geheimzeichen, Unterstreichungen oder sonstige Kennzeichnungen, die über den Zeugnisinhalt hinaus Informationen übermitteln.

Formatierung und Erscheinungsbild: Das Zeugnis muss fehlerfrei, ohne Streichungen, Flecken oder Falze ausgedruckt sein. Eine Durchlochung oder Heftung, die das Kopieren für Bewerbungsunterlagen erschwert, ist zu vermeiden. Das Einfache Zeugnis kann auf einer Seite untergebracht werden, wenn die Beschäftigung unkompliziert war.

Das Portal forms-legal.com stellt dieses Muster des Einfachen Arbeitszeugnisses als strukturierte Vorlage für Arbeitgeber in Deutschland bereit. Verwandte Dokumente auf dieser Plattform umfassen das Qualifizierte Arbeitszeugnis (de-arbeitszeugnis-qualifiziert) für eine vollständige Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sowie das Zwischenzeugnis (de-zwischenzeugnis) für Beurteilungen während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Arbeitgeber sollten bei Unklarheiten zur Formulierung oder zu besonderen Sachverhalten einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht (Fachanwalt für Arbeitsrecht) konsultieren.

Das Ausfüllen des Einfachen Arbeitszeugnisses in Deutschland erfordert Sorgfalt und die Einhaltung der formalen Anforderungen nach GewO §109 und BGB §630.

Erster Schritt: Vorbereitung der Firmendaten. Stellen Sie sicher, dass das Zeugnis auf offiziellem Firmenbriefpapier ausgedruckt wird, das vollständigen Firmennamen, Rechtsform (z.B. GmbH, AG, GbR), Geschäftsadresse, Handelsregisternummer und zuständiges Amtsgericht enthält. Das Briefpapier muss dem aktuellen Stand entsprechen — bei Unternehmensumfirmierungen oder Adressänderungen ist neues Briefpapier zu verwenden.

Zweiter Schritt: Eintragung der Arbeitnehmerdaten. Tragen Sie den vollständigen bürgerlichen Namen des Arbeitnehmers ein (Vorname, ggf. weitere Vornamen, Familienname). Überprüfen Sie die Schreibweise anhand des Personalausweises oder der Personalakte. Das Geburtsdatum ist für das Einfache Zeugnis formal nicht zwingend, wird aber häufig zur eindeutigen Identifizierung angegeben — im Format DD.MM.YYYY, also beispielsweise 15.03.1990.

Dritter Schritt: Beschäftigungszeitraum eintragen. Ermitteln Sie den genauen ersten Arbeitstag aus dem Arbeitsvertrag oder der Personalakte. Als Enddatum verwenden Sie den letzten tatsächlichen Arbeitstag — also den letzten Tag, an dem das Arbeitsverhältnis bestand. Bei Arbeitsverhältnisenden zum Monatsende geben Sie den letzten Tag des Monats an (z.B. 31.05.2026). Prüfen Sie, ob Unterbrechungszeiten (Elternzeit, Langzeiterkrankung) gesondert zu vermerken sind.

Vierter Schritt: Berufsbezeichnung und Tätigkeitsbeschreibung. Geben Sie die Berufsbezeichnung genau so an, wie sie im Arbeitsvertrag vereinbart wurde. Bei mehreren Tätigkeiten während der Beschäftigung führen Sie alle wesentlichen Positionen chronologisch auf. Die Formulierung sollte neutral und sachlich sein — beim Einfachen Zeugnis sind wertende Formulierungen nicht zulässig.

Fünfter Schritt: Ausstellungsdatum und Ort. Das Ausstellungsdatum soll dem letzten Tag des Arbeitsverhältnisses entsprechen, auch wenn das Zeugnis später ausgestellt wird. Geben Sie den Ort an, an dem der Aussteller zeichnet, also in der Regel den Unternehmenssitz oder die Niederlassung, der der Arbeitnehmer angehörte.

Sechster Schritt: Unterschrift durch bevollmächtigte Person. Das Zeugnis muss von einer Person unterzeichnet werden, die zur Vertretung des Unternehmens berechtigt ist und in der Hierarchie über dem Arbeitnehmer steht — in der Praxis häufig der Personalleiter (HR-Direktor), Geschäftsführer (GmbH) oder Vorstandsmitglied (AG). Stempeln Sie das Zeugnis mit dem Firmenstempel, sofern im Unternehmen üblich.

Siebter Schritt: Qualitätskontrolle vor Aushändigung. Prüfen Sie das fertige Zeugnis auf Tipp- und Rechtschreibfehler, Korrekturen oder Durchstreichungen — solche Mängel begründen einen Anspruch auf Neuausstellung. Stellen Sie sicher, dass keine verbotenen Geheimzeichen nach §109 Abs. 2 Satz 2 GewO enthalten sind. Händigen Sie das Zeugnis im Original aus oder senden Sie es per Post; eine digitale Kopie ersetzt das Original nicht.

Die rechtlichen Anforderungen an das Einfache Arbeitszeugnis in Deutschland ergeben sich aus §109 der Gewerbeordnung (GewO), §630 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) sowie aus der umfangreichen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG).

Gesetzlicher Anspruchsgrund (§109 GewO, §630 BGB): Jeder Arbeitnehmer hat nach §109 Abs. 1 Satz 1 GewO bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Dieser Anspruch ist unabdingbar — er kann weder durch Vertrag noch durch Betriebsvereinbarung noch durch Tarifvertrag ausgeschlossen werden (§109 Abs. 1 GewO). Auch Organmitglieder (GmbH-Geschäftsführer, AG-Vorstände) können nach §630 BGB ein Zeugnis verlangen, da ihr Dienstverhältnis dem Dienstvertragsrecht des BGB unterliegt.

Schriftformerfordernis: Das Arbeitszeugnis muss schriftlich ausgestellt werden. Eine rein mündliche Bestätigung oder eine digitale Bescheinigung ohne Original-Unterschrift erfüllt die gesetzliche Pflicht nicht. Das BAG hat die Schriftform als zwingende Voraussetzung für die Wirksamkeit des Zeugnisses anerkannt.

Verbot von Geheimzeichen (§109 Abs. 2 Satz 2 GewO): Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die einen anderen als den aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtlichen Zweck verfolgen. Verboten sind insbesondere: Unterstreichungen, besondere Interpunktion, QR-Codes mit verdeckten Informationen oder unsichtbare Markierungen. Auch das absichtliche Drucken auf qualitativ minderwertigem Papier oder das Hinzufügen auffälliger Formatierungsfehler wurde von der Rechtsprechung als verbotenes Zeichen gewertet.

Wahrheitsgrundsatz (§109 Abs. 2 Satz 1 GewO): Auch das Einfache Zeugnis muss der Wahrheit entsprechen. Falsche Angaben zur Berufsbezeichnung, zu den Beschäftigungsdaten oder zur Tätigkeitsbeschreibung begründen Schadensersatzansprüche sowohl des Arbeitnehmers (zu negative Angaben) als auch Dritter — insbesondere des neuen Arbeitgebers — wenn durch das Zeugnis eine unzutreffende Qualifikation bescheinigt wird (§826 BGB, Haftung bei vorsätzlicher sittenwidriger Schädigung).

Verjährungsfrist und Ausschlussfristen: Der Zeugnisanspruch unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach §195 BGB, die am Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis endete. Tarifvertragsparteien können kürzere Ausschlussfristen vereinbaren; entsprechende Klauseln in Formular-Arbeitsverträgen unterliegen der AGB-Kontrolle nach §§307 ff. BGB. Das BAG (9 AZR 425/20) hat die Auslegung von Ausschlussfristen präzisiert.

Zuständigkeit bei Streitigkeiten: Für alle Streitigkeiten über das Arbeitszeugnis ist das Arbeitsgericht (ArbG) nach §2 Abs. 1 Nr. 3 lit. a Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG) zuständig. Im Zeugnisprozess vor dem Arbeitsgericht besteht kein Anwaltszwang in der ersten Instanz; die Kosten richten sich nach §12a ArbGG (keine Kostenerstattung in erster Instanz).

Typische Fehler beim Ausstellen des Einfachen Arbeitszeugnisses in Deutschland führen häufig zu Nachbesserungspflichten und können arbeitsgerichtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen.

Fehlerhafte Datumsangaben: Eines der häufigsten Probleme ist die Verwendung des Kündigungszugangs- oder Absenddatums statt des tatsächlichen letzten Arbeitstags als Enddatum. Das BAG hat in 9 AZR 227/11 ausdrücklich klargestellt, dass der letzte Beschäftigungstag maßgeblich ist. Falsche Datumsangaben berechtigen den Arbeitnehmer zur Klage auf Zeugnisberichtigung vor dem Arbeitsgericht.

Verwendung von einfachem Papier statt Firmenbriefpapier: Obwohl die gesetzliche Regelung dies nicht explizit verlangt, hat die Rechtsprechung — insbesondere LAG Hamm 13 Sa 1589/11 — die Verwendung von Firmenbriefpapier als Standard etabliert. Ein auf einfachem Druckpapier ohne Firmenkennung ausgestelltes Zeugnis wird von potenziellen Arbeitgebern als formell mangelhaft betrachtet.

Unterschrift durch nicht bevollmächtigte Person: Unterzeichnet ein Mitarbeiter der Personalabteilung ohne ausreichende Vertretungsmacht oder gar eine gleichrangige Person, ist das Zeugnis formell angreifbar. Für GmbHs empfiehlt sich die Unterschrift durch den Geschäftsführer oder einen bevollmächtigten Prokuristen nach §48 HGB.

Verwechslung von Einfachem und Qualifiziertem Zeugnis: Arbeitgeber stellen mitunter irrtümlich ein Einfaches Zeugnis aus, obwohl der Arbeitnehmer ausdrücklich ein Qualifiziertes Zeugnis nach §109 Abs. 1 Satz 3 GewO beantragt hat — mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung. Dem Arbeitnehmer steht dann ein Anspruch auf Ergänzung oder Neuausstellung als Qualifiziertes Zeugnis zu.

Verspätete Ausstellung: Auch wenn §109 GewO keine exakte Frist nennt, muss das Zeugnis nach Anforderung innerhalb einer angemessenen Frist — typischerweise zwei bis drei Wochen nach der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte — ausgestellt werden. Bei schuldhafter Verzögerung kann der Arbeitgeber auf Schadensersatz haften, wenn dem Arbeitnehmer nachweisbar Bewerbungschancen entgangen sind.