Geschäftsordnung Verwaltungsrat Schweiz (OR Art. 716-720)

Die Geschäftsordnung Verwaltungsrat ist ein in der Schweiz nach OR Art. 716-720 (VR-Aufgaben und Sitzungen) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Der Verwaltungsrat ist nach Obligationenrecht (OR) Art. 716 Abs. 1 oberstes Leitungsorgan der AG. Er hat nach OR Art. 716a sechs unübertragbare und unentziehbare Aufgaben: (1) Oberleitung der Gesellschaft und Erteilung der nötigen Weisungen; (2) Festlegung der Organisation; (3) Ausgestaltung des Rechnungswesens, der Finanzkontrolle und der Finanzplanung; (4) Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und der Vertretung betrauten Personen; (5) Oberaufsicht über die mit der Geschäftsführung betrauten Personen; (6) Erstellung des Geschäftsberichts und Vorbereitung der Generalversammlung. Diese Aufgaben können nicht an die Geschäftsleitung oder einzelne VR-Mitglieder delegiert werden.

Neben diesen unübertragbaren Aufgaben kann der Verwaltungsrat nach OR Art. 716b die Geschäftsführung durch ein Organisationsreglement (Geschäftsordnung) an einzelne VR-Mitglieder, Ausschüsse oder die Geschäftsleitung (CEO, Direktionsmitglieder) delegieren. Diese Delegation muss schriftlich und präzise erfolgen; im Aussenverhältnis kann die Gesellschaft Dritte nicht schlechter stellen als es das interne Organisationsreglement vorsieht.

Für börsenkotierte Gesellschaften an der SIX Swiss Exchange oder BX Swiss gelten zusätzliche Anforderungen: die SIX Swiss Exchange Listing Rules (Art. 12: Pflicht zur Offenlegung von Corporate-Governance-Informationen), FINMA-Rundschreiben 17/1 (Corporate Governance für Banken und Versicherungen) und die VegüV (Verordnung gegen übermässige Vergütungen bei börsenkotierten Aktiengesellschaften, SR 221.331). Der Swiss Code of Best Practice for Corporate Governance (economiesuisse, aktualisiert 2022) enthält Empfehlungen, die nicht zwingend sind, aber von institutionellen Investoren und Aktionärsberater wie Glass Lewis und ISS-Governance als Massstab verwendet werden.

Die Geschäftsordnung VR auf forms-legal.com entspricht den Anforderungen des revidierten Schweizer Aktienrechts (OR-Revision, in Kraft seit 01.01.2023) und enthält alle Elemente, die von börsenkotierten und nicht börsenkotierten AG verlangt werden: Amtsdauer, Unabhängigkeitsanforderungen, Sitzungsquorum, Zirkularbeschlüsse und Ausschuss-Struktur.

In der schweizerischen Rechtsordnung dient dieses Dokument als formgebundene Erklärung zwischen Privaten oder zwischen Privatpersonen und kantonalen bzw. eidgenössischen Behörden. Die Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossenschaft (BV, SR 101) räumt der Privatautonomie weitreichenden Schutz ein, was sich im Obligationenrecht (OR, SR 220) und im Zivilgesetzbuch (ZGB, SR 210) widerspiegelt. Bei der Verwendung in den Kantonen Zürich, Genf, Basel-Stadt, Bern, Waadt oder Tessin ist auf die jeweilige kantonale Praxis Rücksicht zu nehmen, etwa hinsichtlich notarieller Beurkundung gemäss kantonalem Beurkundungsgesetz oder Eintragung im kantonalen Handelsregister (HRegV, SR 221.411). Schweizer Gerichte legen das Vertrauensprinzip nach Art. 18 OR und das Bundesgerichtsentscheide BGE 138 III 67 als Massstab an, sodass eine klare und vollständige Formulierung jeder Bestimmung essenziell ist.

Die Geschäftsordnung Verwaltungsrat in der Schweiz wird in mehreren klar definierten Situationen benötigt und ist in einigen Konstellationen gesetzlich implizit vorgeschrieben.

Erste Situation: Gründung einer neuen AG mit mehreren Verwaltungsräten. Sobald eine AG mehrere Verwaltungsratsmitglieder hat, ist eine klare Regelung über Vorsitz, Sitzungshäufigkeit, Beschlussfähigkeit und Delegation der Geschäftsführung unerlässlich. Ohne Geschäftsordnung entstehen Konflikte über Zuständigkeiten, Entscheidungsprozesse und Haftungsfragen.

Zweite Situation: Delegation der Geschäftsführung an einen CEO. Wenn der Verwaltungsrat die operative Führung an einen CEO oder eine Direktion delegiert, muss dies nach OR Art. 716b schriftlich in einem Organisationsreglement geregelt sein. Die Geschäftsordnung VR (oder ein separates Organisationsreglement) ist das geeignete Instrument. Ohne schriftliche Delegation können im Streitfall alle VR-Mitglieder als mitverantwortlich für operative Entscheide gelten.

Dritte Situation: Börsenkotierung oder Kapitalmarktaktivitäten. Eine AG, die eine Kotierung an der SIX Swiss Exchange oder BX Swiss anstrebt oder kotiert ist, muss ihre Corporate-Governance-Dokumente nach SIX Listing Rules Art. 12 offenlegen. Eine publizierte Geschäftsordnung VR ist Teil dieser Offenlegungspflicht. Auch bei Private-Placement-Transaktionen oder der Einbindung institutioneller Investoren erwarten diese eine strukturierte Governance-Dokumentation.

Vierte Situation: FINMA-Beaufsichtigung. Banken, Versicherungen und andere FINMA-beaufsichtigte Finanzinstitute müssen nach FINMA-RS 17/1 eine formelle Geschäftsordnung VR vorweisen. Bei FINMA-Bewilligungsverfahren (Banklizenzen, Versicherungslizenzen, FINTECH-Lizenzen nach BankG Art. 1b) ist die Vorlage einer Geschäftsordnung Pflicht.

Fünfte Situation: Investorenrunde oder Private-Equity-Transaktion. Im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen durch Venture-Capital-Fonds, Private-Equity-Häuser oder strategische Investoren wird die Vorlage einer Geschäftsordnung VR regelmässig verlangt. Sie dient als Nachweis für strukturierte Governance und klare Kompetenzzuordnung.

Sechste Situation: Nachfolgeplanung und Generationenwechsel im VR. Bei der Übergabe eines Familienunternehmens an externe Manager oder die nächste Generation schafft eine formelle Geschäftsordnung Klarheit über Entscheidungskompetenzen, Amtsdauern und Abberufungsmodalitäten.

In der Praxis wird das Dokument insbesondere im KMU-Umfeld sowie bei Selbständigerwerbenden der Branchen Bau, Gastronomie, IT und Beratung häufig gefordert, sei es bei Vertragsabschluss, bei Anpassung infolge gesetzlicher Änderungen wie der MWST-Reform vom 1.1.2024 (Erhöhung des Normalsatzes auf 8.1 Prozent) oder bei behördlichen Eingaben an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV), das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) oder die Schweizerische Ausgleichskasse (AHV/IV). Auch im grenzüberschreitenden Verkehr mit der EU, insbesondere im Rahmen der Bilateralen Verträge und des Personenfreizügigkeitsabkommens (FZA), kann das Dokument zur Vorlage bei ausländischen Stellen oder zur Beantragung von Bewilligungen erforderlich sein. Forms-legal.com bietet die hier angebotene Vorlage in schweizerischer Hochsprache und unter Berücksichtigung der einschlägigen Bundesgesetze.

Eine vollständige Geschäftsordnung Verwaltungsrat in der Schweiz muss folgende wesentliche Elemente enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen und Best-Practice-Standards zu entsprechen.

Zusammensetzung und Amtsdauer: Anzahl der VR-Mitglieder, Vorsitz des VR-Präsidenten (OR Art. 712), Amtsdauer (gesetzliches Maximum 6 Jahre nach OR Art. 710; Best-Practice börsenkotierter AG: 1 Jahr), Wiederwählbarkeit und Abberufungsmodalitäten. Anforderungen an die Unabhängigkeit der VR-Mitglieder nach Swiss Code of Best Practice (economiesuisse) — Mehrheit der Mitglieder sollte unabhängig sein, d.h. keine direkte Verbindung zur Geschäftsleitung und keine wesentliche Geschäftsbeziehung mit der Gesellschaft.

Unübertragbare Aufgaben nach OR Art. 716a: Die Geschäftsordnung muss die sechs unübertragbaren Aufgaben des Verwaltungsrats explizit aufführen und festhalten, dass diese nicht delegiert werden können. Besonders wichtig: die Aufsichtspflicht über die Geschäftsleitung und die Pflicht zur Benachrichtigung des Richters bei drohender Überschuldung (OR Art. 725 Abs. 2 — Kapitalverlust- und Überschuldungsvorschriften, OR Art. 725 ff.).

Delegation der Geschäftsführung nach OR Art. 716b: Klare Festlegung, welche Entscheide beim Verwaltungsrat verbleiben (reservierte VR-Kompetenzen, z.B. Investitionen über einem bestimmten Schwellenwert, M&A-Transaktionen, Ernennung des CEO) und welche an die Geschäftsleitung delegiert sind. Ohne diese Abgrenzung fehlt die Grundlage für ein effizientes Zusammenspiel von VR und Management.

Sitzungsregelungen: Häufigkeit der ordentlichen VR-Sitzungen (Best-Practice: 4-6 pro Jahr). Einberufungsmodalitäten und -fristen. Beschlussfähigkeit (Quorum): In der Regel Mehrheit aller VR-Mitglieder. Abstimmungsverfahren und Stichentscheid des VR-Präsidenten (OR Art. 713 Abs. 2). Zirkularbeschlüsse nach OR Art. 713 Abs. 2 (schriftlich oder elektronisch zulässig, sofern kein Mitglied mündliche Beratung verlangt).

Ausschüsse: Einrichtung und Aufgaben der VR-Ausschüsse (Audit Committee, Vergütungsausschuss, Nominierungsausschuss). Bei börsenkotierten AG und FINMA-beaufsichtigten Instituten sind Audit Committee und Vergütungsausschuss durch FINMA-RS 17/1 und SIX-Anforderungen faktisch obligatorisch. Ausschüsse haben empfehlenden Charakter gegenüber dem VR-Plenum, sofern ihnen keine eigenen Entscheidungskompetenzen delegiert wurden.

Interessenkonflikte und Ausstandspflicht: VR-Mitglieder mit einem Interessenkonflikt bei einem bestimmten Traktandum müssen in den Ausstand treten. Die Geschäftsordnung sollte das Verfahren für die Meldung von Interessenkonflikten und die Ausstandspflicht klar regeln.

Protokollierung: Jede VR-Sitzung ist zu protokollieren. Das Protokoll muss Datum, Ort, Anwesende, Traktanden, Beschlüsse und Abstimmungsergebnisse enthalten. Protokolle werden für mindestens 10 Jahre aufbewahrt (OR Art. 958f). Das auf forms-legal.com verfügbare Muster enthält alle diese Elemente in einer für Schweizer AG rechtlich korrekten Form.

Weitere Pflichtangaben und Best Practices: Praxisempfehlungen aus der Schweizer Rechtsprechung weisen darauf hin, dass Klarheit und Vollständigkeit der wesentlichen Vertragsbestandteile direkt die Durchsetzbarkeit beeinflussen. Bei Unsicherheiten lohnt sich eine Beratung beim zuständigen Kantonsamt oder durch einen Fachanwalt der Schweizerischen Anwaltskammer (SAV). Die kantonalen Schlichtungsbehörden für arbeitsrechtliche Streitigkeiten erleichtern aussergerichtliche Lösungen vor einem allfälligen Gang ans Gericht. Die Eidgenössische Schiedskommission und Bundesgerichtsentscheide BGE 138 III 67 sowie BGE 142 III 626 liefern Orientierung zur Vertragsauslegung nach Art. 18 OR (Vertrauensprinzip). Zudem helfen Mustervorlagen wie auf forms-legal.com bei der Wahrung der Schriftform und Vermeidung von Formmängeln nach OR Art. 11 ff. Obligatorisch ist die korrekte Bezeichnung der Parteien mit Wohnsitz bzw. Sitz, das Datum nach Schweizer Format DD.MM.YYYY sowie eine eigenhändige oder qualifiziert elektronische Unterschrift nach ZertES (SR 943.03).

Das Ausfüllen der Geschäftsordnung Verwaltungsrat in der Schweiz erfordert eine sorgfältige Analyse der Unternehmensstruktur und der anwendbaren Rechtsvorschriften.

Schritt 1 — Unternehmensstruktur und Kotierungsstatus klären. Stellen Sie fest, ob die AG börsenkotiert ist (SIX oder BX Swiss) oder FINMA-beaufsichtigt ist. Diese Faktoren bestimmen, welche zusätzlichen Anforderungen gelten (VegüV, FINMA-RS 17/1, SIX Listing Rules).

Schritt 2 — VR-Grösse und -Zusammensetzung festlegen. Bestimmen Sie die Anzahl der VR-Mitglieder, die Amtsdauer und die Unabhängigkeitsanforderungen. Für nicht börsenkotierte AG: 3 Mitglieder sind oft ausreichend. Für börsenkotierte AG: 5-9 Mitglieder mit Mehrheit unabhängig (Swiss Code-Empfehlung).

Schritt 3 — Delegationsumfang mit CEO abstimmen. Klären Sie mit dem CEO oder der Geschäftsführung, welche Entscheide beim VR verbleiben und welche delegiert werden. Erstellen Sie eine Kompetenzmatrix (VR-Reserve vs. Delegation). Stellen Sie sicher, dass die unübertragbaren Aufgaben nach OR Art. 716a stets beim VR bleiben.

Schritt 4 — Ausschüsse einrichten. Entscheiden Sie, welche Ausschüsse eingerichtet werden. Für börsenkotierte AG: Mindestens Audit Committee und Vergütungsausschuss (FINMA-RS 17/1). Für nicht börsenkotierte AG: Mindestens Audit Committee bei grosser Gesellschaft. Für kleine AG: Kein zwingender Ausschuss.

Schritt 5 — Geschäftsordnung durch VR-Beschluss verabschieden. Die Geschäftsordnung VR muss durch einen formellen VR-Beschluss (in der Regel an einer VR-Sitzung oder per Zirkularbeschluss nach OR Art. 713 Abs. 2) verabschiedet werden. Das Beschlussdatum und das Inkrafttrittsdatum sind festzuhalten.

Schritt 6 — Governance-Dokument publizieren (börsenkotierte AG). Börsenkotierte AG müssen die Geschäftsordnung VR nach SIX Listing Rules Art. 12 offenlegen — entweder im Jahresbericht oder auf der Unternehmenswebsite. Nicht börsenkotierte AG sind nicht zur Publikation verpflichtet, sollten das Dokument aber im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen bereithalten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Validierungsprüfung: Nach Erstellung des Dokuments empfiehlt sich eine Endkontrolle durch eine zweite Person — bei Unternehmen idealerweise durch die Personalabteilung, die Treuhandstelle oder den HR-Verantwortlichen, bei Privatpersonen durch einen Notar des Kantons oder einen Rechtsbeistand. Die zentralen Schritte umfassen: Identifikation der Vertragsparteien mit vollständigen Adressen und gegebenenfalls Handelsregisternummer (Zefix-Nummer abrufbar unter www.zefix.ch), präzise Beschreibung der Leistung mit messbaren Kriterien, klare Regelung von Vergütung in Schweizer Franken (CHF) mit Mehrwertsteuer (MWST 8.1% gemäss MWSTG seit 1.1.2024), Vereinbarung von Fristen nach DD.MM.YYYY-Format, sowie Kündigungs- und Streitbeilegungsmechanismen. Vor der Unterschrift sollten beide Parteien den finalen Wortlaut sorgfältig durchlesen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen. Die elektronische Signatur nach ZertES (SR 943.03) ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, sofern sie qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist.

Die Geschäftsordnung Verwaltungsrat in der Schweiz unterliegt Vorschriften aus OR Art. 716-720, der OR-Revision 2023, der VegüV und branchenspezifischen FINMA-Regulierungen.

Schriftlichkeitspflicht nach OR Art. 716b. Die Delegation der Geschäftsführung durch den VR muss nach OR Art. 716b Abs. 1 schriftlich in einem Organisationsreglement (der Geschäftsordnung) festgehalten werden. Ohne schriftliche Grundlage ist die Delegation gegenüber der Gesellschaft und Dritten nicht wirksam nachweisbar.

Unübertragbare VR-Aufgaben nach OR Art. 716a. Die sechs in OR Art. 716a Abs. 1 genannten Aufgaben können nicht delegiert werden — weder an Ausschüsse noch an die Geschäftsleitung noch an einzelne VR-Mitglieder. Delegationsversuche sind nichtig; VR-Mitglieder haften persönlich, wenn sie diese Aufgaben vernachlässigen.

Kapitalverlust und Überschuldung. OR Art. 725 ff. (in der Fassung der OR-Revision 2023) verpflichtet den VR, bei hälftigem Kapitalverlust oder Überschuldung sofortige Massnahmen zu ergreifen und ggf. den Richter zu benachrichtigen. Die Geschäftsordnung muss Mechanismen vorsehen, die sicherstellen, dass der VR frühzeitig über die Finanzlage informiert wird.

VegüV-Anforderungen für börsenkotierte AG. Die VegüV (SR 221.331) schreibt für börsenkotierte AG vor: Jährliche GV-Abstimmung über Vergütungen von VR und GL (Art. 18 VegüV); Vergütungsausschuss, dessen Mitglieder von der GV gewählt werden (Art. 3 VegüV); Vergütungsbericht (Art. 13 VegüV); Verbot von Abgangsentschädigungen über einen Jahreslohn hinaus (Art. 20 VegüV).

FINMA-RS 17/1 Corporate Governance. Für FINMA-beaufsichtigte Institute (Banken, Versicherungen, Fondsleitungen) schreibt FINMA-RS 17/1 Anforderungen an VR-Zusammensetzung, Ausschüsse (Audit Committee obligatorisch), Unabhängigkeit und Risikomanagement vor. Die Geschäftsordnung VR muss diese Anforderungen abdecken.

SIX Swiss Exchange Listing Rules. Kotierte AG müssen nach SIX Listing Rules Art. 12 Corporate-Governance-Informationen veröffentlichen, darunter VR-Zusammensetzung, Amtsdauern, Ausschüsse, Entschädigungsprinzipien und Interessenbindungen. Die Geschäftsordnung VR ist die Grundlage dieser Offenlegung.

Die rechtlichen Anforderungen ergeben sich primär aus dem Schweizer Obligationenrecht (OR, SR 220) sowie aus spezialgesetzlichen Vorschriften wie dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) in der Fassung vom 1.9.2023, dem Bundesgesetz über die Information und Mitsprache der Arbeitnehmer (MitwG) und gegebenenfalls dem Arbeitsgesetz (ArG, SR 822.11). Die Beweislast für die Einhaltung richtet sich nach Art. 8 ZGB (Beweislastverteilung). Die Schriftform ist nach Art. 11 ff. OR zu wahren, wobei einfache Schriftform die Unterschrift aller Verpflichteten verlangt. Für bestimmte Geschäfte (Grundstückkauf, Erbvertrag, Ehegütervertrag) gilt nach Art. 657 ZGB bzw. Art. 512 ZGB die öffentliche Beurkundung als Gültigkeitsvoraussetzung. Forms-legal.com weist darauf hin, dass diese Vorlage als Ausgangspunkt dient und im Einzelfall durch einen zugelassenen Schweizer Notar oder Rechtsanwalt zu prüfen ist.

Bei der Erstellung von Geschäftsordnungen für Schweizer Verwaltungsräte treten typische Fehler auf, die zu Haftungsrisiken oder Governance-Defiziten führen können.

Fehler 1 — Delegation aller Aufgaben an den CEO. Manche Geschäftsordnungen delegieren faktisch alle Entscheidungskompetenzen an den CEO und lassen dem VR nur Formalbeschlüsse. Dies verstösst gegen OR Art. 716a: Die sechs unübertragbaren Aufgaben verbleiben zwingend beim VR. VR-Mitglieder, die ihre Aufsichtspflicht vernachlässigen, haften persönlich nach OR Art. 754.

Fehler 2 — Kein Quorum-Mechanismus bei kleinen VR. Bei einem Drei-Personen-VR kann eine fehlende Quorum-Regelung dazu führen, dass bei Abwesenheit eines Mitglieds keine Beschlüsse gefasst werden können. Legen Sie fest, wie viele Mitglieder mindestens anwesend sein müssen (empfohlen: absolute Mehrheit aller Mitglieder).

Fehler 3 — VR-Präsident als Vorsitzender des Audit Committee. Best-Practice und FINMA-RS 17/1 empfehlen, dass der VR-Präsident nicht gleichzeitig den Audit Committee vorsitzt. Ist der VR-Präsident auch Audit Committee-Vorsitzender, fehlt die unabhängige Kontrolle über den VR-Präsidenten selbst. Kleine AG mit kleinem VR haben oft keine Alternative; grössere sollten die Trennung einhalten.

Fehler 4 — Fehlende Interessenkonflikt-Regelung. Geschäftsordnungen ohne explizite Ausstandsregelung für VR-Mitglieder mit Interessenkonflikten (z.B. Vergütungsentscheide über das Mitglied selbst, Verträge mit Unternehmen des VR-Mitglieds) schaffen Governance-Risiken. Institutionelle Investoren und ISS-Governance bewerten fehlende Ausstandsregelungen negativ.

Fehler 5 — Veraltete Geschäftsordnung nach OR-Revision. Die OR-Revision 2023 hat wesentliche Änderungen im Aktienrecht gebracht (neue Kapitalverlust-/Überschuldungsregeln OR Art. 725 ff., neue Kapitalflexibilität, Möglichkeit der AG in Fremdwährung). Geschäftsordnungen, die vor 2023 erstellt wurden, müssen auf Kompatibilität mit dem neuen Recht überprüft und angepasst werden.

Häufige Fehlerquellen in der Praxis sind: Verwendung deutscher (nicht schweizerischer) Rechtsbegriffe — etwa BGB-Paragraphen statt OR-Artikel, falsche Schreibweise von 'ss' (in der Schweiz ohne Eszett 'ß'), Vergessen der MWST-Position bei vergütungspflichtigen Leistungen, fehlende Angabe der Schweizer Sozialversicherungsnummer (AHV-Nummer im Format 756.XXXX.XXXX.XX), Verwechslung von Kündigungsterminen mit Kündigungsfristen nach Art. 335c OR, sowie unklare Gerichtsstandsklauseln. Vermeiden Sie unbedingt das Kopieren ausländischer Musterverträge ohne Anpassung an Schweizer Recht. Bei elektronischer Signatur achten Sie darauf, dass nur eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach ZertES (SR 943.03) der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist — fortgeschrittene oder einfache elektronische Signaturen genügen nicht für Geschäfte mit Schriftform-Erfordernis.