Antrag auf Beglaubigung einer Kopie

Die rechtliche Grundlage für die amtliche Beglaubigung von Abschriften in Deutschland bilden das Beurkundungsgesetz (BeurkG) §§ 39–42 für notarielle Beglaubigungen sowie das Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) § 33 für Behördenbeglaubigungen. Zusätzlich regeln die Beglaubigungsgesetze der Bundesländer (z.B. Beglaubigungsgesetz Bayern, Beglaubigungsgesetz NRW) die Zuständigkeit und das Verfahren bei Gemeinden, Städten und Kreisbehörden. Nach § 33 Abs. 1 VwVfG dürfen Behörden Kopien als amtlich beglaubigte Abschriften ausstellen, wenn das Original vorgelegt wird und die Kopie für Verwaltungsverfahren benötigt wird.

Eine notarielle Beglaubigung nach BeurkG §§ 39–42 wird verlangt, wenn Dokumente für Gerichte, Grundbuchämter, Handelsregister, ausländische Behörden oder besonders wichtige Rechtsgeschäfte verwendet werden sollen. Notare in Deutschland sind nach der Bundesnotarordnung (BNotO) zur Beglaubigung von Abschriften zuständig; sie prüfen das Original, fertigen die Kopie an oder bescheinigen die Übereinstimmung einer bereits vorliegenden Kopie mit dem Original. Der Notar versieht die Kopie mit einem Beglaubigungsvermerk, Datum, Stempel und Unterschrift.

Behörden dürfen nach § 33 VwVfG nur Abschriften solcher Dokumente beglaubigen, die sie selbst ausgestellt haben oder die für von der Behörde durchzuführende Verwaltungsverfahren benötigt werden. Gemeinden und Städte beglaubigen nach den Kommunalgesetzen der Länder auch Abschriften privater Dokumente (Personalausweis, Reisepass, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde), sofern das Landesrecht dies ausdrücklich vorsieht. Apostillen nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 (Haager Apostillenabkommen, BGBl. 1965 II S. 875) sind eine spezielle Form der Beglaubigung für die internationale Verwendung von Dokumenten.

Eine beglaubigte Kopie ersetzt in bestimmten Verwaltungsverfahren das Original. Für Behörden nach VwVfG § 33 ist die beglaubigte Abschrift ein gleichwertiger Nachweis; das Original muss nach der Beglaubigung nicht mehr vorgelegt werden. In besonders sicherheitssensiblen Bereichen — z.B. beim Handelsregister (§ 12 HGB) oder beim Grundbuchamt — wird ausschließlich die notarielle Beglaubigung nach BeurkG § 42 akzeptiert, da der Notar als öffentliche Urkundsperson die Richtigkeit der Abschrift mit Haftung bescheinigt. Beglaubigte Kopien sind unverzichtbar bei Anträgen auf Anerkennung ausländischer Berufsabschlüsse nach der EU-Berufsanerkennungsrichtlinie 2005/36/EG sowie bei der Vorlage von Bildungsabschlüssen bei der Kultusministerkonferenz (KMK). Auch im Sterbeverfahren (BGB §§ 1944 ff.) werden beglaubigte Kopien von Testamenten und Erbscheinen für das Nachlassgericht (§ 344 FamFG) benötigt. Nach Bundesrecht ist das die allgemeine Praxis.

Der Antrag auf Beglaubigung einer Kopie wird in Deutschland in folgenden Situationen benötigt.

Behördenverfahren und Antragsstellung: Viele Behörden akzeptieren bei Anträgen (z.B. Rentenantrag, BAföG, Visumantrag, Staatsbürgerschaftsantrag) nur beglaubigte Kopien von Originaldokumenten (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Abschlusszeugnis). Eine einfache Fotokopie reicht in diesen Fällen nicht aus.

Gerichts- und Grundbuchverfahren: Für die Vorlage beim Amtsgericht (Nachlassgericht, Grundbuchamt) oder beim Handelsregister werden beglaubigte Abschriften von Vollmachten, Testamenten, Gesellschaftsverträgen und anderen Urkunden verlangt. Das Grundbuchamt akzeptiert für Grundbuchberichtigungen und Eintragungen nur notariell beglaubigte Kopien nach BeurkG §§ 39–42.

Ausländische Behörden und Visumverfahren: Für die Anerkennung deutscher Dokumente im Ausland wird häufig eine beglaubigte Kopie mit Apostille nach dem Haager Apostillenabkommen benötigt. Apostillen werden in Deutschland von den Regierungspräsidien oder Landesbehörden ausgestellt. Das Auswärtige Amt beglaubigt Dokumente für die Vorlage bei ausländischen Botschaften.

Arbeitgeber und Bildungseinrichtungen: Für Bewerbungen oder Immatrikulationen verlangen Arbeitgeber und Hochschulen häufig beglaubigte Kopien von Zeugnissen, Diplomen oder Berufsqualifikationen. Bildungseinrichtungen können die Beglaubigung durch die ausstellende Schule oder ein Prüfungsamt anerkennen.

Banken und Finanzinstitute: Im Rahmen der Geldwäscheprävention (GwG) verlangen Banken beglaubigte Kopien von Ausweisdokumenten oder Vollmachten, wenn Kundenidentifikation persönlich nicht möglich ist.

Notarielle Urkunden und Erbverfahren: Im Erbrecht (BGB §§ 2353 ff.) werden beglaubigte Abschriften von Testamenten, Erbscheinen und notariellen Urkunden für das Nachlassgericht und Erbbehörden benötigt.

Kirchliche und standesamtliche Verfahren: Für kirchliche Trauungen, Taufen und andere religiöse Rechtsakte verlangen Kirchengemeinden häufig beglaubigte Kopien staatlicher Personenstandsurkunden (Geburtsurkunde, Taufurkunde, Heiratsurkunde). Das Standesamt kann für eigene Urkunden beglaubigte Abschriften nach § 55 Personenstandsgesetz (PStG) ausstellen. Berufliche Anerkennung: Für die Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen nach § 9 des Berufsqualifikationsfeststellungsgesetzes (BQFG) verlangen die zuständigen Stellen (Kammern, Landesbehörden) beglaubigte Übersetzungen und beglaubigte Kopien aller einschlägigen Bildungsnachweise. Die beglaubigte Kopie muss von einer nach BeurkG oder § 33 VwVfG zugelassenen Stelle stammen, da andernfalls das Anerkennungsverfahren nicht eingeleitet werden kann. In allen Fällen gilt: Ohne gültige Beglaubigung kann das Verfahren nicht abgeschlossen werden.

Der Antrag auf Beglaubigung einer Kopie in Deutschland enthält nach BeurkG §§ 39–42 und VwVfG § 33 folgende wesentliche Bestandteile.

Angaben zum Antragsteller: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Anschrift und ggf. Personalausweis- oder Reisepassnummer. Die Identität des Antragstellers muss bei der Beglaubigung durch Vorlage eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises nachgewiesen werden.

Beschreibung des zu beglaubigenden Dokuments: Art des Dokuments (z.B. Geburtsurkunde, Abschlusszeugnis, Vollmacht), ausstellende Behörde oder Institution, Ausstellungsdatum und Aktenzeichen (falls vorhanden). Eine genaue Beschreibung hilft der beglaubigenden Stelle, das Original korrekt zu identifizieren.

Verwendungszweck der beglaubigten Kopie: Angabe, für welchen Zweck die beglaubigte Kopie benötigt wird (z.B. »Vorlage beim Einwohnermeldeamt für Ummeldung«, »Vorlage beim Handelsregister«, »Visumantrag Botschaft USA«). Der Verwendungszweck kann die Wahl der beglaubigenden Stelle beeinflussen (Notar für Handelsregistersachen, Behörde für Verwaltungsverfahren, Apostille für internationale Zwecke).

Auswahl der beglaubigenden Stelle: Notare (BeurkG §§ 39–42), zuständige Behörde nach § 33 VwVfG, Gemeinde oder Stadt nach Landesrecht, Apostille-Behörde (Regierungspräsidium oder Landebehörde) für internationale Verwendung. Für die Beglaubigung nach dem Haager Apostillenabkommen muss ein Notar oder eine staatliche Behörde die Urkunde zunächst beglaubigen; die Apostille wird anschließend von der zuständigen Landesbehörde ausgestellt.

Anzahl der benötigten beglaubigten Exemplare: Anzahl der beglaubigten Kopien, die benötigt werden. Jede Beglaubigung ist eine separate Urkunde mit eigenem Beglaubigungsvermerk und Gebühr.

Die forms-legal.com-Mustervorlage für den Antrag auf Beglaubigung einer Kopie hilft Antragstellern, alle erforderlichen Angaben strukturiert zusammenzustellen. Ergänzend sind die Apostille-Antrag (de-apostille-antrag) und die Wohnsitz-Abmeldung (de-abmeldung-wohnsitz) nützliche Dokumente für verwandte Verwaltungsverfahren in Deutschland.

Gebühren für Beglaubigungen: Notarielle Beglaubigungen richten sich nach der Gerichts- und Notarkostenordnung (GNotKG); die Beglaubigung einer Unterschrift oder Abschrift kostet nach Nr. 25100 KV GNotKG 20 Euro (Mindestgebühr). Behördliche Beglaubigungen nach den Verwaltungsgebührenordnungen der Länder kosten je nach Bundesland 5–15 Euro pro Dokument.

Beglaubigungsvermerk und formale Anforderungen: Der Beglaubigungsvermerk nach § 42 BeurkG oder § 33 VwVfG muss enthalten: Bescheinigung der Übereinstimmung mit dem Original, Datum der Beglaubigung, Ort der Beglaubigung, handschriftliche Unterschrift der beglaubigenden Person sowie amtliches Siegel oder Stempel. Fehlt eines dieser Elemente, ist der Beglaubigungsvermerk unwirksam und wird von Behörden und Gerichten nicht anerkannt. Besonderheiten bei mehrseitigen Dokumenten: Bei mehrseitigen Originalen muss die beglaubigte Kopie alle Seiten vollständig enthalten. Der Beglaubigungsvermerk wird entweder auf der letzten Seite angebracht oder als gesondertes Blatt beigefügt, das durch Heftung oder Siegel mit der Kopie verbunden ist. Fehlende Seiten führen zur Ungültigkeit der Beglaubigung. Beglaubigte Übersetzungen: Werden fremdsprachige Originaldokumente beglaubigt, muss häufig auch eine beglaubigte Übersetzung durch einen nach § 189 GVG vereidigten oder öffentlich bestellten Dolmetscher vorgelegt werden. Die Beglaubigung der Übersetzung erfolgt durch den Dolmetscher nach § 189 GVG; zusätzlich kann eine notarielle Beglaubigung der Dolmetscher-Unterschrift nach BeurkG § 40 verlangt werden.

Sprache der Beglaubigung: Beglaubigungen durch deutsche Notare und Behörden werden auf Deutsch ausgestellt. Für die Verwendung im Ausland muss häufig zusätzlich eine beglaubigte Übersetzung in die Zielsprache vorgelegt werden.

Das Vorgehen bei der Stellung eines Antrags auf Beglaubigung einer Kopie in Deutschland umfasst folgende Schritte.

Schritt 1 – Original und Kopie vorbereiten: Legen Sie das Originaldokument bereit, von dem eine beglaubigte Kopie benötigt wird. Fertigen Sie eine qualitativ hochwertige Fotokopie an (alle Seiten, vollständig lesbar, keine abgeschnittenen Ränder). Falls das Original beschädigt, unleserlich oder unvollständig ist, kann die beglaubigende Stelle die Beglaubigung ablehnen.

Schritt 2 – Beglaubigende Stelle bestimmen: Prüfen Sie, welche Stelle für Ihren Zweck zuständig ist. Für Handelsregistersachen oder Grundbuchverfahren ist ein Notar nach BeurkG §§ 39–42 erforderlich. Für Verwaltungsverfahren (z.B. BAföG, Sozialleistungen) genügt eine Behördenbeglaubigung nach § 33 VwVfG. Für internationale Dokumente mit Apostille wenden Sie sich an das zuständige Regierungspräsidium oder die Landesbehörde. Gemeinden und Städte beglaubigen nach Landesrecht häufig Personaldokumente und Zeugnisse für einfache Verwaltungszwecke.

Schritt 3 – Antrag stellen und Termin vereinbaren: Bei Notaren ist in der Regel ein Termin erforderlich. Bei Behörden und Gemeinden kann die Beglaubigung meist während der Öffnungszeiten ohne Termin erfolgen. Füllen Sie den Antrag aus und legen Sie ihn zusammen mit dem Original und der Kopie vor.

Schritt 4 – Identität nachweisen: Bringen Sie einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis (Personalausweis oder Reisepass) mit. Ohne Identitätsnachweis wird die Beglaubigung in der Regel abgelehnt.

Schritt 5 – Gebühr entrichten: Begleichen Sie die Beglaubigungsgebühr. Notarielle Beglaubigungen werden nach der Gerichts- und Notarkostenordnung (GNotKG Nr. 25100 KV) abgerechnet (20 Euro Mindestgebühr). Behördliche Beglaubigungen kosten je nach Bundesland und Verwaltungsgebührenordnung 5–15 Euro.

Schritt 6 – Apostille bei internationaler Verwendung beantragen: Soll die beglaubigte Kopie im Ausland verwendet werden, beantragen Sie anschließend eine Apostille nach dem Haager Apostillenabkommen bei der zuständigen Landesbehörde (z.B. Regierungspräsidium Stuttgart für Baden-Württemberg, Behörde für Inneres Hamburg). Die Apostille wird direkt auf die beglaubigte Kopie aufgebracht oder als gesondertes Blatt beigefügt.

Hinweis zu mehrseitigen Dokumenten: Kopieren Sie alle Seiten vollständig und nummerieren Sie die Seiten, falls das Original keine Seitenzahlen enthält. Notare und Behörden prüfen die Vollständigkeit der Kopie anhand des Originals; fehlende Seiten führen zur Ablehnung. Bei sehr umfangreichen Dokumenten (mehr als 20 Seiten) klären Sie vorab mit dem Notar, ob ein Gebührenzuschlag anfällt. Bewahren Sie das Original sorgfältig auf; ohne Original kann keine erneute Beglaubigung vorgenommen werden.

Der Antrag auf Beglaubigung einer Kopie in Deutschland unterliegt folgenden gesetzlichen Anforderungen.

BeurkG §§ 39–42 — Notarielle Beglaubigung von Abschriften: Nach § 42 BeurkG stellt der Notar eine Abschrift eines Schriftstücks her und bescheinigt deren Übereinstimmung mit dem Original. Der Notar muss das Original einsehen und kann die Beglaubigung ablehnen, wenn das Original unleserlich oder offensichtlich gefälscht ist. Der Beglaubigungsvermerk enthält Ort, Datum, Unterschrift und Dienstsiegel des Notars sowie die Bescheinigung der Übereinstimmung mit dem Original nach § 42 Abs. 2 BeurkG.

VwVfG § 33 — Behördliche Beglaubigung: Nach § 33 Abs. 1 VwVfG dürfen Behörden Abschriften von Urkunden beglaubigen, die für von der Behörde zu führende Verwaltungsverfahren benötigt werden oder die die Behörde selbst ausgestellt hat. Die Beglaubigung durch die Behörde steht der notariellen Beglaubigung für Verwaltungsverfahren gleich (§ 33 Abs. 3 VwVfG). Behörden haben ein Beglaubigungsrecht nur im Rahmen ihrer sachlichen Zuständigkeit; außerhalb dieser Zuständigkeit muss ein Notar eingeschaltet werden.

Haager Apostillenabkommen (BGBl. 1965 II S. 875): Für Dokumente, die in einem anderen Mitgliedsstaat des Haager Apostillenabkommens (187 Vertragsstaaten, Stand 2024) verwendet werden sollen, ersetzt die Apostille die sonst übliche diplomatische Legalisation. In Deutschland ist die Apostille die offizielle Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels auf einem öffentlichen Dokument. Apostillen werden von den nach Landesrecht zuständigen Behörden ausgestellt (z.B. Amtsgerichte, Regierungspräsidien, Innenministerien je nach Bundesland). Die Apostille berechtigt zur Verwendung in allen Vertragsstaaten ohne weitere Legalisation.

Landesrechtliche Beglaubigungsgesetze: Die Bundesländer haben eigene Beglaubigungsgesetze oder -ordnungen, die die Zuständigkeit der Gemeinden und Städte für die Beglaubigung von Kopien privater Dokumente regeln. So erlaubt z.B. das Beglaubigungsgesetz Bayern (BayBG) Gemeinden die Beglaubigung von Abschriften, die Bürger für private Zwecke benötigen. Die Gebühren richten sich nach den jeweiligen Verwaltungsgebührenordnungen der Länder.

Digitale Beglaubigung: Nach § 16a BeurkG (eingefügt durch das Gesetz zur Einführung einer notariellen Fernbeurkundung 2022) können Notare Beglaubigungen seit dem 1. August 2022 auch per Videokommunikation vornehmen, sofern die Identität des Antragstellers durch eID nachgewiesen wird und das Original digital vorliegt.

Beim Antrag auf Beglaubigung einer Kopie in Deutschland werden folgende Fehler häufig begangen.

Falsche beglaubigende Stelle gewählt: Viele Antragsteller beantragen eine Beglaubigung bei der Gemeinde, obwohl das Landesrecht keine kommunale Beglaubigungszuständigkeit für das betreffende Dokument vorsieht, oder sie verzichten auf eine notarielle Beglaubigung, obwohl Grundbuchamt oder Handelsregister ausdrücklich eine solche nach BeurkG §§ 39–42 verlangen. Korrekter Ansatz: Vor dem Antrag klären, ob eine behördliche Beglaubigung nach § 33 VwVfG, eine notarielle nach BeurkG oder gar eine Apostille nach dem Haager Apostillenabkommen benötigt wird. Rückfrage bei der Stelle, die die beglaubigte Kopie entgegennimmt, ist immer ratsam.

Kopie von mangelhafter Qualität: Beglaubigungen werden abgelehnt, wenn die Kopie unleserlich, abgeschnitten, verblasst oder unvollständig ist. Notare und Behörden bescheinigen nur die Übereinstimmung einer vollständigen und lesbaren Kopie mit dem Original. Korrekter Ansatz: Hochwertige Kopien anfertigen (mindestens 300 dpi Auflösung bei Scans, alle Seiten kopieren, Ränder vollständig abbilden).

Ohne Originalausweis erschienen: Notare und Behörden verlangen die persönliche Vorlage eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises (Personalausweis oder Reisepass). Abgelaufene Ausweise oder Führerscheine werden nicht anerkannt. Korrekter Ansatz: Gültigen Personalausweis oder Reisepass mitbringen; bei Vollmachtsvertretung notariell beglaubigte Vollmacht vorlegen.

Apostille vergessen bei Auslandsdokumenten: Für die Verwendung in vielen Ländern (auch EU-Mitgliedstaaten außerhalb der EU-Urkundenverordnung) genügt eine einfache amtliche Beglaubigung nicht; zusätzlich wird eine Apostille nach dem Haager Apostillenabkommen benötigt. Korrekter Ansatz: Nach der amtlichen Beglaubigung sofort bei der zuständigen Landesbehörde (z.B. Regierungspräsidium) die Apostille beantragen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Mehrseitige Dokumente unvollständig kopiert: Wenn eine Kopie unvollständig ist (z.B. Rückseite fehlt), wird die Beglaubigung abgelehnt. Kopieren Sie immer alle Seiten inklusive Rückseiten und klären Sie, ob der Aufdruck »Diese Seite bleibt absichtlich leer« ebenfalls kopiert werden muss — in der Regel ja, da die Seitenzählung sonst nicht stimmt.