Abschlagsrechnung Deutschland

Die Abschlagsrechnung in Deutschland ist ein Rechnungsdokument, das ein Auftragnehmer während der laufenden Ausführung eines Werkvertrags oder Bauvertrags für bereits erbrachte Teilleistungen gegenüber dem Auftraggeber stellt. Rechtsgrundlage für den Anspruch auf Abschlagszahlungen beim allgemeinen Werkvertrag ist §632a BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), der seit der Schuldrechtsreform 2002 und der Reform des Bauvertragsrechts 2018 (Gesetz zur Reform des Bauvertragsrechts, BT-Drs. 18/8486) systematisch ausgebaut wurde. Für Bauverträge, bei denen die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B) vereinbart ist, regelt §16 VOB/B die Abschlagszahlungspflicht des Auftraggebers im Detail.

Die Abschlagsrechnung in Deutschland dient einem klaren wirtschaftlichen Zweck: Bauvorhaben dauern oft Wochen oder Monate; ohne Möglichkeit zur Zwischenabrechnung müsste der Auftragnehmer sämtliche Kosten für Material, Personal und Subunternehmer vorfinanzieren bis zur Abnahme und Rechnungsstellung. §632a BGB gibt dem Auftragnehmer deshalb das Recht, Abschlagszahlungen für vertragsgemäß erbrachte und dem Auftraggeber übertragene oder angebotene Teile des Werkes zu verlangen.

Ein wichtiger Unterschied besteht zur Schlussrechnung: Während die Schlussrechnung nach Abnahme des Gesamtwerks gemäß §640 BGB die gesamte Vergütung abrechnet und alle bisherigen Abschlagszahlungen anrechnet, betrifft die Abschlagsrechnung stets nur einen Zwischenstand. Nach der Zahlung der Abschlagsrechnung erlischt kein Einwand des Auftraggebers gegen die Qualität der erbrachten Leistung; die Abnahme des Gesamtwerks bleibt davon unberührt.

Das Bundesministerium der Justiz hat mit der Reform des Bauvertragsrechts 2018 auch die Voraussetzungen für Abschlagsrechnungen präzisiert: Gemäß §632a Abs. 1 Satz 1 BGB kann der Unternehmer für eine vertragsgemäß erbrachte Leistung eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der von ihm erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistung verlangen. Der Auftraggeber muss die Abschlagsrechnung innerhalb von 30 Tagen nach Zugang bezahlen (§632a Abs. 1 Satz 3 BGB i.V.m. §271a BGB). Bei VOB/B-Verträgen gilt nach §16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B eine Zahlungsfrist von 21 Tagen nach Rechnungseingang, sofern kein kürzerer Zahlungszeitraum vereinbart ist.

Die Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung als ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG (Umsatzsteuergesetz) sind dieselben wie bei jeder anderen Rechnung: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Auftragnehmer); vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Auftraggeber); Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Auftragnehmers; Rechnungsdatum; fortlaufende Rechnungsnummer; Leistungszeitraum (§14 Abs. 4 Nr. 6 UStG); Beschreibung der erbrachten Leistungen; Nettobetrag; Umsatzsteuersatz (19% Regelsteuersatz nach §12 Abs. 1 UStG oder 7% ermäßigter Steuersatz); Umsatzsteuerbetrag; Bruttobetrag. Das Portal forms-legal.com bietet diese Vorlage als strukturierten Ausgangspunkt für die professionelle Rechnungsstellung im Bauwesen.

Eine Abschlagsrechnung in Deutschland wird in verschiedenen Phasen eines Bau- oder Werkvertrags benötigt.

Beim VOB/B-Bauvertrag nach §16 VOB/B: Sobald der Auftragnehmer eine messbare Teilleistung erbracht hat — typischerweise nach Fertigstellung einzelner Gewerke wie Rohbau, Fenstereinbau, Dachdeckerarbeiten oder Elektroinstallation —, kann er eine Abschlagsrechnung stellen. Nach §16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B ist der Auftraggeber verpflichtet, Abschläge zu zahlen, wenn eine prüffähige Aufstellung der erbrachten Leistungen vorgelegt wird. Die Prüffähigkeit erfordert, dass die abgerechneten Leistungen nach Art, Menge und Zeitraum nachvollziehbar beschrieben werden.

Beim BGB-Werkvertrag nach §632a BGB: Auch ohne VOB/B-Vereinbarung haben Handwerker, Bauunternehmen und sonstige Werkunternehmer nach §632a BGB das gesetzliche Recht auf Abschlagszahlungen für vertragsgemäß erbrachte Leistungen. Hier liegt der Fokus darauf, dass die Leistung tatsächlich erbracht und dem Auftraggeber übertragen oder angeboten wurde — der Auftraggeber kann Abschlagszahlungen also nicht unter dem Vorwand verweigern, er wolle erst die Gesamtabnahme abwarten.

Bei Bauträgerprojekten: Bauträger sind nach §3 MaBV (Makler- und Bauträgerverordnung) berechtigt, Abschlagszahlungen von Erwerbern nur entsprechend dem Baufortschritt und maximal nach den in §3 Abs. 2 MaBV geregelten Bautenstandsstufen einzufordern. Die MaBV-Abschlagsrechnung folgt einem gesetzlich vorgegebenen Rhythmus: bis zu 30% nach Erdaushub, bis zu 28% nach Rohbau usw.

Bei langfristigen Dienstleistungs- oder Projektverträgen: Nicht nur im Bauwesen, sondern auch bei großen Softwareentwicklungsprojekten, Anlagenbau oder IT-Implementierungen kann der Auftragnehmer Abschlagsrechnungen für abgeschlossene Projektphasen (Milestones) stellen, wenn der Vertrag dies vorsieht.

Bei Subunternehmerverträgen: Subunternehmer in der Baubranche stellen ihren Generalunternehmen regelmäßig monatliche Abschlagsrechnungen für die im Vormonat erbrachten Leistungen, um eine kontinuierliche Liquidität zu sichern.

Eine rechtlich einwandfreie Abschlagsrechnung in Deutschland nach §14 UStG und §632a BGB muss folgende Kernbestandteile enthalten.

Rechnungskopf mit Pflichtangaben (§14 Abs. 4 UStG): Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers (Auftragnehmer) und des Leistungsempfängers (Auftraggeber) sind zwingend. Fehlen diese, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug des Auftraggebers nach §15 UStG verweigern. Außerdem müssen Steuernummer oder USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Format DE 999999999) des Auftragnehmers angegeben werden.

Eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer: Gemäß §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG muss jede Rechnung eine einmalige fortlaufende Nummer haben. Die Nummernvergabe kann alphabetisch-numerisch erfolgen (z.B. AR-2026-001). Fehlende oder doppelte Rechnungsnummern können bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt Probleme erzeugen.

Leistungszeitraum und Leistungsbeschreibung: Der Zeitraum der erbrachten Leistungen (z.B. „Leistungszeitraum: März 2026") ist nach §14 Abs. 4 Nr. 6 UStG anzugeben. Die Leistungsbeschreibung muss so präzise sein, dass Art und Umfang der erbrachten Bauleistungen nachvollziehbar sind — z.B. Position aus dem Leistungsverzeichnis (LV-Position), Menge, Einheitspreis. Bei VOB/B-Verträgen muss die Abschlagsrechnung nach §16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B prüffähig sein.

Betrag und Umsatzsteuerausweis: Nettobetrag der abgerechneten Leistungen; Umsatzsteuersatz (in der Baubranche gilt für viele Leistungen §13b UStG — Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger, wenn dieser selbst Bauleistungen erbringt — bitte steuerlich prüfen); Umsatzsteuerbetrag; Bruttobetrag. Die Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§13b UStG)" muss in diesen Fällen auf der Rechnung vermerkt werden.

Abzug bereits bezahlter Abschläge und Einbehalte: Die Abschlagsrechnung sollte klarstellen, wie viel bereits in vorherigen Abschlägen abgerechnet wurde, und den neuen Teilbetrag (Delta zur vorherigen Abrechnung) ausweisen. Gleichzeitig kann der Auftraggeber nach §17 VOB/B einen Sicherheitseinbehalt von 5–10% von jeder Abschlagsrechnung einbehalten, der nach Abnahme freigegeben wird.

Zahlungsfrist und Kontoverbindung: Die Zahlungsfrist (21 Tage bei VOB/B nach §16 Abs. 1 Nr. 3; 30 Tage bei BGB-Werkvertrag nach §632a Abs. 1 i.V.m. §271a BGB) und die Bankverbindung (IBAN/BIC) des Auftragnehmers müssen klar angegeben sein. Das Portal forms-legal.com bietet diese Vorlage als professionellen Ausgangspunkt. Verwandte Dokumente: Schlussrechnung Bauprojekt, Kostenvoranschlag, Werkvertrag einfach.

Das Ausfüllen der Abschlagsrechnung in Deutschland erfordert präzise Angaben zur erbrachten Teilleistung und zur korrekten Umsatzsteuerbehandlung.

Schritt 1 — Rechnungsnummer und Rechnungsdatum eintragen: Verwenden Sie eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer (z.B. AR-2026-001 für den ersten Abschlag, AR-2026-002 für den zweiten). Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung der Rechnung — nicht der Tag der Leistungserbringung. Datum im Format TT.MM.JJJJ angeben (z.B. 15.05.2026).

Schritt 2 — Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig eintragen: Name oder Firma, vollständige Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) für beide Parteien eintragen. Bei GmbH oder AG: Rechtsformzusatz nicht vergessen (z.B. Bauunternehmen Müller GmbH, Industriestraße 1, 80331 München). Steuernummer des Auftragnehmers im Format 123/456/78901 (Finanzamtsspezifisch) oder USt-IdNr. DE 999999999 angeben.

Schritt 3 — Projektbezeichnung und Leistungszeitraum angeben: Tragen Sie die Projektbezeichnung ein (z.B. „Neubau EFH, Musterstraße 5, 12345 Berlin, Bauvorhaben-Nr. 2026/042"). Der Leistungszeitraum bezieht sich auf den Zeitraum, in dem die abgerechneten Leistungen erbracht wurden — z.B. „01.04.2026 bis 30.04.2026".

Schritt 4 — Leistungspositionen aus dem Leistungsverzeichnis eintragen: Listen Sie jede abgerechnete Position mit LV-Positionsnummer, Leistungsbeschreibung, Mengeneinheit (Stück, m², m³, Pauschal), abgerechneter Menge und Einheitspreis auf. Beispiel: „LV-Pos. 3.1 — Betonarbeiten Streifenfundament C20/25, 12,5 m³, 185,00 €/m³ = 2.312,50 €".

Schritt 5 — Bisherige Abschläge und Sicherheitseinbehalt berücksichtigen: Falls bereits Abschläge gestellt wurden, zeigen Sie die kumulierten Leistungen abzüglich der bereits in Rechnung gestellten Abschläge. Format: Gesamte bisherige Leistung: X.XXX,00 € — Abzüglich Abschlag Nr. 1 (Rechnung AR-2026-001): ./. X.XXX,00 € = Rechnungsbetrag dieser Abschlagsrechnung. Sicherheitseinbehalt nach §17 VOB/B (z.B. 5%) gesondert ausweisen.

Schritt 6 — Umsatzsteuer prüfen und korrekt ausweisen: Prüfen Sie, ob §13b UStG (Übergang der Steuerschuldnerschaft) greift. Sind sowohl Auftragnehmer als auch Auftraggeber Bauleister im Sinne des §13b Abs. 5 Satz 2 UStG, schuldet der Auftraggeber die Umsatzsteuer — in diesem Fall ist die Rechnung ohne USt-Ausweis, aber mit dem Vermerk „§13b UStG — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auszustellen. Andernfalls regulären USt-Ausweis: 19% Regelsteuersatz.

Schritt 7 — Zahlungsfrist und IBAN eintragen: Zahlungsfrist angeben (21 Tage VOB/B oder 30 Tage BGB). IBAN und BIC des Auftragnehmers angeben. Optional: Skonto-Regelung (z.B. „3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen").

Die rechtlichen Anforderungen an die Abschlagsrechnung in Deutschland ergeben sich aus BGB, VOB/B und UStG.

Anspruchsvoraussetzungen nach §632a BGB: Der Auftragnehmer muss eine vertragsgemäß erbrachte Leistung nachweisen können. Bei BGB-Werkverträgen sind Materialien und Teile, die noch nicht in das Werk eingebaut wurden, grundsätzlich nicht abschlagsfähig — es sei denn, sie sind dem Auftraggeber eigentumsrechtlich gesichert übertragen worden (z.B. durch Übergabe auf der Baustelle mit Eigentumsübertragung). Die Reform des Bauvertragsrechts 2018 hat in §632a Abs. 1 Satz 2 BGB klargestellt, dass bei Verbraucherbauverträgen (§650i BGB) besondere Voraussetzungen gelten: Hier müssen Pläne oder sonstige Unterlagen dem Verbraucher übergeben worden sein.

Prüffähigkeit bei VOB/B-Verträgen: Nach §16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B hat der Auftraggeber das Recht, die Abschlagsrechnung auf Prüffähigkeit zu prüfen. Eine nicht prüffähige Rechnung löst keine Zahlungspflicht aus; die Zahlungsfrist beginnt erst mit Zugang einer prüffähigen Nachbesserung. Das Bundesgericht (BGH, Urteil 08.07.2010, VII ZR 171/08) hat Mindestanforderungen an die Prüffähigkeit aufgestellt: Die Rechnung muss eine nachvollziehbare Zuordnung zu den Leistungspositionen des Leistungsverzeichnisses ermöglichen.

Umsatzsteuerliche Pflichten nach §14 UStG: Eine Rechnung ohne Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG berechtigt den Auftraggeber nicht zum Vorsteuerabzug nach §15 UStG. Das Finanzamt kann dann von beiden Parteien Steuernachzahlungen fordern. §13b UStG (Reverse-Charge-Verfahren) ist bei Bauleistungen zwischen Unternehmern besonders zu prüfen — fehlt der §13b-Vermerk, obwohl er erforderlich wäre, haftet der Auftragnehmer nach §13a UStG.

Zahlungsfristen und Verzugszinsen: Nach §271a BGB i.V.m. §286 BGB sind Abschlagszahlungen beim Werkvertrag innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang fällig (BGB-Werkvertrag) bzw. innerhalb von 21 Tagen (VOB/B §16 Abs. 1 Nr. 3). Bei Überschreitung dieser Fristen fallen Verzugszinsen nach §288 Abs. 2 BGB (9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz der Deutschen Bundesbank im B2B-Bereich) an. Der Auftragnehmer kann außerdem Pauschale nach §288 Abs. 5 BGB in Höhe von 40 Euro geltend machen.

Fehler bei der Abschlagsrechnung in Deutschland führen zu Zahlungsverzögerungen, Steuerrisiken oder Verlust des Abschlagsanspruchs.

Fehlende Pflichtangaben nach §14 UStG: Die häufigste Fehlerquelle ist die unvollständige Rechnung. Fehlen Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungszeitraum, fortlaufende Rechnungsnummer oder präzise Leistungsbeschreibung, kann der Auftraggeber den Vorsteuerabzug nicht geltend machen. Das Finanzamt verweigert dann nach §15 Abs. 1 Nr. 1 UStG die Rückerstattung der gezahlten Umsatzsteuer an den Auftraggeber — was typischerweise zur Nachforderung oder Rechnungskorrektur führt.

Falsche Behandlung von §13b UStG: Viele Handwerksbetriebe stellen Abschlagsrechnungen mit regulärem 19%-USt-Ausweis, obwohl §13b UStG gilt (weil der Auftraggeber selbst Bauleistungen erbringt). Ergebnis: Der Auftragnehmer schuldet die USt dem Finanzamt, der Auftraggeber zahlt sie zusätzlich zum Nettobetrag — doppelte Belastung. Umgekehrt: Wer §13b-Vermerk auf eine Rechnung setzt, bei der er nicht greift, verweigert dem Auftraggeber rechtswidrig den USt-Ausweis. Im Zweifel: Steuerberater fragen.

Abrechnung nicht erbrachter Leistungen: Nach §632a BGB sind nur tatsächlich erbrachte und vertragsgemäße Leistungen abschlagsfähig. Wer Leistungen abrechnet, die noch nicht ausgeführt sind (z.B. geplante Materiallieferungen), riskiert Rückforderungen und Schadensersatzansprüche des Auftraggebers. Bei VOB/B: Das Aufmaß (Mengenermittlung vor Ort) bildet die Grundlage — ohne dokumentiertes Aufmaß lässt sich die Prüffähigkeit kaum belegen.

Verpasste Zahlungsfristverfolgung und fehlende Mahnung: Wenn der Auftraggeber die Abschlagsrechnung nicht zahlt, tritt nach §286 Abs. 2 Nr. 2 BGB automatisch Verzug ein, sobald die vereinbarte Zahlungsfrist verstrichen ist — ohne zusätzliche Mahnung. Viele Auftragnehmer mahnen erst nach Wochen oder stellen gar keine Mahnung aus. Dabei fallen ab dem ersten Tag des Verzugs Verzugszinsen an, die der Auftragnehmer aktiv geltend machen kann.

Nicht angerechnete Vorabschläge in der Schlussrechnung: Bei der Schlussrechnung müssen alle geleisteten Abschlagszahlungen angerechnet werden. Fehlt diese Verrechnung, kann der Auftraggeber nach §16 Abs. 3 VOB/B die Schlusszahlung verweigern oder zurückfordern. Eine klare Abschlags-Dokumentation (Rechnungsnummern, Beträge, Zahlungsdaten) erleichtert die Schlussabrechnung erheblich.