Een ontslagbrief van de werkgever is het schriftelijke document waarmee een werkgever de arbeidsovereenkomst formeel opzegt. Dat document is vereist zodra sprake is van eenzijdige beëindiging door de werkgever — of het nu gaat om bedrijfseconomische redenen, disfunctioneren of een andere wettelijke ontslaggrond. Zonder correcte schriftelijke opzegging loopt de werkgever juridisch aanzienlijk risico.
Legal basis: Burgerlijk Wetboek art. 7:671 (opzegging werkgever); BW art. 7:669 (ontslaggronden); BW art. 7:672 (opzegtermijn); BW art. 7:673 (transitievergoeding); WAB 2020
ontslagbrief werkgever — free, fillable template; download as PDF or Word.
Wat is een ontslagbrief van de werkgever
De ontslagbrief van de werkgever is meer dan een administratieve formaliteit. Het document legt de wilsuiting van de werkgever vast om de arbeidsovereenkomst eenzijdig te beëindigen en vormt het startpunt van de wettelijke opzegtermijn. Naar Nederlands recht geldt op grond van Burgerlijk Wetboek artikel 7:671 dat een werkgever de arbeidsovereenkomst in beginsel slechts kan opzeggen met instemming van de werknemer of na toestemming van het UWV, tenzij sprake is van een bijzondere situatie zoals ontslag op staande voet. De brief documenteert die stap en bepaalt in juridisch opzicht het moment van opzegging.
Wat de brief onderscheidt van een mondelinge mededeling, is de bewijskracht. Rechtbanken verlangen bij geschillen aantoonbaar bewijs van de opzeggingsdatum, de aangevoerde reden en de gehanteerde termijn. Een schriftelijk document, voorzien van datum en handtekening, biedt die zekerheid. Werknemers hebben er bovendien recht op te weten op welke grond zij worden ontslagen, zodat zij kunnen beoordelen of verhaal zinnig is.
Wanneer heeft u een ontslagbrief nodig
De ontslagbrief wordt opgemaakt zodra de werkgever een eenzijdige beëindiging wil doorvoeren. Dat kan zich voordoen in uiteenlopende situaties, elk met een eigen wettelijk kader.
BW artikel 7:669 somt de geldige ontslaggronden op. Bedrijfseconomische redenen — zoals reorganisatie, werkvermindering of bedrijfssluiting — vormen één categorie. Langdurige arbeidsongeschiktheid van de werknemer vormt een andere grond. Daarnaast zijn er gronden die verband houden met de persoon of het gedrag van de werknemer: disfunctioneren, verwijtbaar handelen, verstoorde arbeidsverhouding of andere omstandigheden die voortzetting redelijkerwijs niet van de werkgever kunnen worden gevergd.
Zodra de werkgever langs de vereiste weg toestemming heeft verkregen — via UWV bij economische redenen of langdurige ziekte, of via de kantonrechter bij de overige gronden — volgt de formele opzeggingsbrief. Bij instemming van de werknemer zelf is eveneens een schriftelijke vastlegging vereist om later discussie te voorkomen. Na invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB 2020) is de zogenoemde cumulatiegrond toegevoegd: een combinatie van ontslaggronden die elk afzonderlijk onvoldoende gewicht hebben, kan samen toch een redelijke grond vormen.
De belangrijkste onderdelen van de brief
Een juridisch correcte ontslagbrief bevat een aantal vaste elementen. Ontbreekt een element, dan kan de opzegging aanvechtbaar zijn of de termijn niet correct ingaan.
Identificatie van partijen. Naam, adres en functie van de werknemer, naam en adres van de werkgever en de startdatum van de arbeidsovereenkomst. Dit stelt buiten twijfel om wiens dienstverband het gaat.
De ontslaggrond. De brief vermeldt welke wettelijke grond uit BW artikel 7:669 van toepassing is en vat de feitelijke achtergrond beknopt samen. Overdreven uitgebreide feitomschrijvingen zijn niet vereist, maar de grond moet identificeerbaar zijn — zodat de werknemer zijn rechtspositie kan beoordelen.
De opzegtermijn. Op grond van BW artikel 7:672 geldt een wettelijke opzegtermijn waarvan de lengte afhangt van de duur van het dienstverband. De brief vermeldt de exacte einddatum van het dienstverband, afgeleid van de datum van opzegging en de toepasselijke termijn. Afwijking van de wettelijke termijn is alleen mogelijk binnen de grenzen die de wet stelt.
De transitievergoeding. Sinds de WAB 2020 heeft een werknemer bij ontslag in beginsel recht op een transitievergoeding als bedoeld in BW artikel 7:673, ongeacht de lengte van het dienstverband. De brief kan vermelden of de transitievergoeding wordt uitbetaald en op welke wijze, of verwijzen naar een aparte afrekening. Geeft de werkgever geen duidelijkheid, dan geeft de wet de werknemer aanspraken die in rechte afdwingbaar zijn.
Praktische afspraken. Denk aan de vraag of de werknemer tijdens de opzegtermijn wordt vrijgesteld van werkzaamheden, hoe wordt omgegaan met opgebouwde vakantiedagen en wanneer bedrijfseigendommen worden ingeleverd. Het vastleggen hiervan voorkomt conflicten aan het einde van het dienstverband.
Handtekening en datum. Zonder datum is de ingangsdatum van de opzegtermijn niet bepaalbaar. De brief moet door een daartoe bevoegde persoon worden ondertekend — doorgaans de directeur, HR-manager of iemand met een daarvoor verleende volmacht.
Hoe stelt u de brief correct op
Het opstellen van een juridisch deugdelijke ontslagbrief vraagt om precisie op een beperkt aantal punten.
Begin met de vaststelling of alle voorafgaande stappen zijn doorlopen. Heeft het UWV toestemming verleend of heeft de kantonrechter de arbeidsovereenkomst ontbonden? Is de werknemer gehoord over het voornemen? Zijn mogelijke verbeterprogramma's bij disfunctioneren gedocumenteerd? De ontslagbrief is het sluitstuk van een proces, geen vervanging ervan.
Gebruik heldere, zakelijke taal. Juridisch jargon is niet nodig en kan verwarring scheppen. Schrijf direct wat u bedoelt: per welke datum de arbeidsovereenkomst eindigt, op welke grond en wat de gevolgen zijn voor lopende rechten en verplichtingen.
Vermeld de grond met een verwijzing naar de toepasselijke categorie in BW artikel 7:669, maar zonder de brief te overladen met wettekst. Een werknemer heeft recht op duidelijkheid, geen juridisch college.
Controleer de einddatum zorgvuldig. Opzegtermijnen lopen doorgaans tot het einde van een kalendermaand, tenzij bij contract anders is overeengekomen. Een verkeerde einddatum kan betekenen dat het dienstverband langer voortduurt dan de werkgever beoogde, met bijbehorende loonkosten.
Zend de brief aangetekend en bewaar het bewijs van verzending. Sommige werkgevers kiezen voor persoonlijke overhandiging met een ontvangstbevestiging van de werknemer. Wat de methode ook is: het moment van ontvangst bepaalt de ingangsdatum van de opzegtermijn.
Voor werkgevers die voor het eerst met dit document te maken hebben, biedt de Ontslagbrief van de Werkgever Nederland een juridisch gestructureerde basis die aan de wettelijke vereisten voldoet en direct kan worden ingevuld.
Veelgemaakte fouten
Zelfs ervaren werkgevers maken bij het opstellen van de ontslagbrief fouten die achteraf kostbaar uitpakken.
Geen of onduidelijke ontslaggrond vermelden. Sommige werkgevers schrijven slechts dat het dienstverband wordt beëindigd, zonder de grond te noemen. De werknemer kan dan niet beoordelen of de opzegging rechtmatig is, wat de kans op een procedure vergroot. BW artikel 7:669 vereist dat een redelijke grond aanwezig is; die grond hoort in de brief herkenbaar te zijn.
Vergeten de UWV-toestemming of rechterlijke beschikking te bewaren. De ontslagbrief zonder die toestemming is slechts een stap in het proces. Ontbreekt de toestemming of beschikking, dan is de opzegging vernietigbaar.
De opzegtermijn verkeerd berekenen. Werkgevers berekenen de opzegtermijn soms vanaf de datum van de brief in plaats van de datum van ontvangst, of vergeten dat de termijn doorgaans tot het einde van de maand loopt. Het resultaat is een te vroege einddatum die juridisch geen stand houdt.
De transitievergoeding over het hoofd zien. Sinds de WAB 2020 geldt het recht op transitievergoeding vanaf de eerste dag van het dienstverband. Werkgevers die denken dat dit recht pas na twee jaar ontstaat, werken met verouderde informatie. Wie de transitievergoeding niet tijdig betaalt, is wettelijke rente verschuldigd.
De brief niet aangetekend versturen. Bij een later geschil over de vraag wanneer de opzegging is ontvangen, staat de werkgever zonder bezorgbewijs zwak. Aangetekende verzending of een schriftelijke ontvangstbevestiging is geen luxe maar een basisvoorzorgsmaatregel.
Bedrijfseigendom en vakantiedagen niet regelen. De afrekening van vakantiedagen en de teruggave van bedrijfsmiddelen zijn praktische punten die bij verzuim later aanleiding geven tot aanvullende correspondentie of geschillen. Leg alles in één document vast.
Tot slot
Een ontslagbrief van de werkgever is een juridisch document met directe gevolgen voor de rechtspositie van beide partijen. De wettelijke kaders — BW artikel 7:671, 7:669, 7:672 en 7:673, aangevuld door de WAB 2020 — zijn helder, maar vragen om nauwgezette toepassing. Een brief die voldoet aan de wettelijke vereisten, beschermt de werkgever tegen onnodige procedures en geeft de werknemer de duidelijkheid waarop hij recht heeft.
Need the document itself? Download the free template →
This article is general information, not legal advice — see our accuracy & editorial policy. Confirm the cited law is current before relying on it.