Housing Company AGM Notice Finland

Yhtiökokouskutsu taloyhtiölle Suomessa on asunto-osakeyhtiön hallituksen tai isännöitsijän osakkaalle toimittama virallinen kutsu yhtiökokoukseen asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti. Yhtiökokouskutsu on edellytys pätevän yhtiökokouksen pitämiselle: ilman lain mukaista kutsua yhtiökokouksen päätökset ovat pätemättömiä.

Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 20 §:n mukaan yhtiökokouskutsu on toimitettava kirjallisesti jokaiselle osakkaalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa, tai sähköpostitse, jos osakas on antanut suostumuksensa sähköiseen kutsumiseen. Kutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta.

Yhtiökokouskutsussa on mainittava vähintään kokouksen aika ja paikka, kokouksessa käsiteltävät asiat sekä osakkaiden oikeus esittää lisää asioita käsiteltäväksi. Yhtiöjärjestyksessä voi olla tarkempia vaatimuksia kokouskutsulle. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 3 §:n mukaisia asioita, kuten tilinpäätöstä, vastiketasoja ja kunnossapitoa.

Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 3 §:n mukaisesti. Ylimääräinen yhtiökokous on kutsuttava koolle, jos hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai jos osakkeenomistajat, jotka edustavat vähintään kymmentä prosenttia kaikista osakkeista, sitä kirjallisesti vaativat.

Yhtiökokous on asunto-osakeyhtiön ylin päättävä elin, joka päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, hallituksen valinnasta, tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastiketasoista asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti. Osakkaalla on äänioikeus yhtiökokouksessa osakkeidensa mukaisesti. Käräjäoikeus on toimivaltainen ratkaisemaan yhtiökokousriitoja oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Yhtiökokouksen päätöksistä laaditaan pöytäkirja, joka on pidettävä osakkaiden saatavilla. Kokousjärjestelyissä isännöitsijä on keskeisessä roolissa: hän valmistelee kokouskutsun, tilinpäätösmateriaalin ja muut asiakirjat sekä toimii sihteerinä. Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ylläpitää osakerekisteriä, josta osakkaiden tiedot tarkistetaan.

Yhtiökokouksen päätösvaltaisuus on tärkeä käsite. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 23 §:n mukaan yhtiökokous on päätösvaltainen, kun se on kutsuttu koolle yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Äänimäärälle ei ole asetettu quorum-vaatimusta yleisesti, vaan kokous on yleensä päätösvaltainen, vaikka paikalla olisi vain yksi osakas. Tietyissä asioissa, kuten yhtiöjärjestyksen muuttamisessa, vaaditaan kuitenkin enemmistön tai määräenemmistön kannatus.

Yhtiökokouspöytäkirja on laadittava kahden viikon kuluessa kokouksesta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 30 §:n mukaisesti. Pöytäkirjaan merkitään kokouksessa tehdyt päätökset ja äänimäärät. Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden saatavilla. Käräjäoikeus on toimivaltainen tutkimaan yhtiökokouspäätösten moittimiseen liittyvät kanteen, ja päätöksen kumoaminen edellyttää moitekanteen nostamista kuukauden kuluessa päätöksestä.

Yhtiökokouksen päätösvaltaisuutta ei voida arvioida vain läsnäolijoiden määrällä, vaan se riippuu siitä, onko kokous kutsuttu koolle asianmukaisesti asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaisesti. Lainmukaisesti koollekutsuttu kokous on aina päätösvaltainen, vaikka paikalla olisi vain yksi osakas. Tietyissä asioissa, kuten yhtiöjärjestyksen muuttamisessa, vaaditaan kuitenkin äänienemmistö tai määräenemmistö kokonaisosakemäärästä.

Varsinaisen yhtiökokouksen ja ylimääräisen yhtiökokouksen ero on selkeä. Varsinainen yhtiökokous on pakollinen ja se on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 3 §:n mukaisesti. Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle tarvittaessa erikseen. Molempiin sovelletaan samaa kutsuaikaa eli vähintään kahta viikkoa. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) rekisteröi asunto-osakeyhtiöjärjestysten muutokset.

Yhtiökokouskutsu taloyhtiölle Suomessa tarvitaan aina, kun asunto-osakeyhtiö järjestää yhtiökokouksen asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti.

Varsinainen vuosikokous. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 3 §:n mukaan varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilikausi on yleensä kalenterivuosi, joten varsinainen yhtiökokous pidetään useimmiten helmi-kesäkuussa.

Ylimääräinen yhtiökokous suurista päätöksistä. Ylimääräinen yhtiökokous on pidettävä, kun tehdään merkittäviä päätöksiä, kuten suuria remonttihankkeita, yhtiöjärjestyksen muuttamista tai lainanottoa. Hallituksella on oikeus kutsua ylimääräinen kokous koolle, ja myös osakkaat voivat vaatia sitä.

Osakeomistajien aloite. Jos osakkaita, jotka edustavat vähintään kymmentä prosenttia kaikista osakkeista, vaativat kirjallisesti ylimääräistä yhtiökokousta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 5 §:n mukaisesti, hallituksen on kutsuttava kokous koolle.

Hallituksen valinta tai vaihtaminen. Kun asunto-osakeyhtiön hallitus on eronnut tai hallituksen kokoonpanoa on tarpeen muuttaa, yhtiökokous on pidettävä uusien hallituksen jäsenten valitsemiseksi.

Peruskorjaushankkeiden hyväksyminen. Suurien peruskorjaushankkeiden, kuten putkiremontin tai julkisivuremontin, rahoituksesta on päätettävä yhtiökokouksessa. Käräjäoikeus ratkaisee yhtiökokouspäätöksiin liittyvät riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Hallituksen palkkion tai isännöitsijän palkkion muuttaminen. Hallituksen jäsenten palkkiot vahvistetaan yhtiökokouksessa. Jos isännöitsijäpalkkiot nousevat merkittävästi, asiasta voidaan tehdä päätös yhtiökokouksessa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaisesti.

Yhtiöjärjestyksen muuttaminen. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen edellyttää yhtiökokouksen päätöstä, usein kahden kolmasosan määräenemmistöllä. Yhtiöjärjestysmuutos on rekisteröitävä Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteriin. Käräjäoikeus ratkaisee yhtiökokouspäätösten riitaisat tapaukset oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Lainanoton päätös. Kun asunto-osakeyhtiö harkitsee merkittävää lainaa peruskorjaushankkeen rahoittamiseksi, asiasta on päätettävä yhtiökokouksessa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaisesti. Yhtiökokous päättää lainanottamisesta ja lainanottovaltuutuksesta hallitukselle.

Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastikemuutos. Varsinaisessa yhtiökokouksessa vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään seuraavan kauden vastikkeista. Vastikkeen korottaminen edellyttää yhtiökokouksen päätöstä. Verohallinto hyväksyy asunto-osakeyhtiöiden tilinpäätökset verotuksen pohjaksi. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Asunto-osakeyhtiölain mukainen pakollinen kokous. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 5 pykälän mukaan yhtiökokous on pidettävä myös silloin, kun tilintarkastaja tai toiminnantarkastaja sitä vaatii tai kun hallituksen jäsenten määrä on pudonnut alle vaadittavan vaadittavan vähimmäismaaran. Nama erityistilanteen pakottavat kokoukset edellyttävät viipymätöntä kutsumista.

Uuden yhtiöjärjestyksen hyväksyminen. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukainen yhtiöjärjestyksen uudistaminen on merkittävä toimi, joka edellyttää yhtiökokouksen paatösta kahden kolmasosan maaraenemmistöllä. Yhtiöjärjestyksen paivitystarve voi syntyä lainsäädännön muutoksista tai yhtion toiminnan kehittamistarpeen myota. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) rekisteroi yhtiöjärjestyksen muutokset.

Oikeudellisesti pätevä yhtiökokouskutsu asunto-osakeyhtiölle Suomessa sisältää seuraavat osatekijät asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun vaatimusten mukaisesti.

Lähettäjän tiedot. Asunto-osakeyhtiön nimi, Y-tunnus ja kotipaikka sekä kutsun lähettävän hallituksen puheenjohtajan tai isännöitsijän tiedot.

Kokouksen aika ja paikka. Päivämäärä muodossa PP.KK.VVVV, kellonaika ja kokouspaikka. Kokous voidaan pitää myös sähköisesti etäyhteydellä, jos yhtiöjärjestys sen sallii.

Esityslista eli käsiteltävät asiat. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 24 §:n mukaan yhtiökokouskutsusta on käytävä ilmi kokouksessa käsiteltävät asiat. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään 6 luvun 3 §:n mukaiset pakolliset asiat: tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus, vastiketasot, ja hallituksen valinta.

Liitteet. Varsinaiseen yhtiökokoukseen liitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus tai toiminnantarkastuskertomus. Lisäksi mahdolliset ehdotukset muutoksista on sisällytettävä tai niistä on mainittava.

Osakkaiden oikeudet. Maininta osakkaiden oikeudesta pyytää asioita käsiteltäväksi kokouksessa sekä siitä, miten ja mihin mennessä pyyntö on tehtävä.

Toimitustapa ja määräaika. Kutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 20 §:n mukaisesti. Kutsu toimitetaan kirjallisesti tai sähköpostitse osakkaiden suostumuksen mukaan.

Edustautumisoikeus. Maininta osakkaiden oikeudesta käyttää asiamiestä kokouksessa asunto-osakeyhtiölain 6 luvun mukaisesti. Forms-legal.com tarjoaa täydentävinä malleina isännöitsijäsopimuksen ja muutostyöilmoituksen.

Päivämäärä ja allekirjoitus. Kutsun päivämäärä muodossa PP.KK.VVVV ja hallituksen puheenjohtajan tai isännöitsijän allekirjoitus.

Etäosallistuminen. Yhtiökokouksessa voidaan asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaan sopia etäosallistumisen järjestämisestä. Kutsussa on mainittava etäosallistumismahdollisuudesta ja siitä, miten äänestysoikeus toteutetaan etänä.

Kutsujen arkistointi. Yhtiökokouskutsut liitteineen on arkistoitava asianmukaisesti. Kutsujen arkistointi todistaa, että kokous on kutsuttu koolle lain mukaisesti. Isännöitsijä vastaa yleensä kutsujen toimittamisesta ja arkistoinnista asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukaisesti.

Tilinpäätöksen liittäminen kutsuun. Varsinaisen yhtiökokouksen kutsun yhteyteen on liitettävä tai laitettava osakkaiden saataville tilinpäätösasiakirjat, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 23 §:n mukaisesti.

Äänilista ja valtakirjat. Kokouksessa on pidettävä ääniluetteloa, johon merkitään läsnä olevat osakkaat, heidän edustamansa osakkeiden lukumäärä ja äänimäärä. Valtakirjat on tarkistettava ennen kokouksen aloittamista. Äänestysjärjestyksestä voidaan sopia kokouksessa asunto-osakeyhtiölain 6 luvun mukaisesti.

Pöytäkirjan allekirjoittaminen. Yhtiökokouksen pöytäkirja on allekirjoitettava kokouksen puheenjohtajan toimesta, ja pöytäkirja on vähintään yhden kokouksessa läsnä olevan osakkaan tarkastettava asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 30 §:n mukaisesti. Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden nähtävillä kahden viikon kuluessa kokouksesta.

Sähköinen aanestysmenetely. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mahdollistama postiaanestys tai sahköinen aanestys ennen kokousta helpottaa osakkaiden osallistumista. Tämä joustava aanestysmenettely on kirjattava kokouskutsuun, jotta osakkaat tietävät mahdollisuudesta. Sahköinen aanestys edellyttää luotettavaa teknista ratkaisua ja tunnistautumista.

Asiakirjojen saatavuus ennen kokousta. Varsinaisen yhtiökokouksen tilinpaatosasiakirjat on pidettävä osakkaiden saatavilla ennen kokousta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 23 pykälän mukaisesti. Asiakirjat voidaan toimittaa liitteena kokouskutsuun tai asettaa saataville yhtion toimistolla tai sahkoisessa palvelussa. Osakkaiden on tiedettava, mista asiakirjat saa tutustuttavaksi ennen kokousta.

Tilinpäätöksen liitteet. Varsinaisen yhtiökokouksen kutsuun on liitettava tai laitetaan saataville tilinpaatos, tuloslaskelma, tase, toimintakertomus sekä tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 23 pykälän nojalla. Tilinpaatoksen liitteissa on oltava tietoja tulevista korjaushankkeista ja niiden kustannusarvioista. Nämä tiedot ovat osakkaiden paatöksente on perustaana. Verohallinto hyväksyy yhtiön tilinpaatoksen verotuksen pohjaksi. Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ylläpitää rekisteria asunto-osakeyhtiöista.

Yhtiökokouskutsun laadinta taloyhtiölle Suomessa vaatii esityslistan valmistelun, aikataulun noudattamisen ja asianmukaisen toimittamisen osakkaille asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti.

Vaihe 1 – Vahvista kokouksen ajankohta ja paikka. Sovi hallituksen kanssa kokouksen ajankohta ottaen huomioon lakisääteinen kutsuaika, vähintään kaksi viikkoa etukäteen. Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Vaihe 2 – Laadi esityslista. Varsinaisessa yhtiökokouksessa on käsiteltävä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 3 §:n mukaiset pakolliset asiat. Lisää muut mahdolliset asiat, kuten remonttihankkeet tai yhtiöjärjestysmuutokset.

Vaihe 3 – Valmistele liitteet. Varsinaiseen yhtiökokoukseen liitetään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus.

Vaihe 4 – Laadi kokouskutsu. Kirjaa kokouksen aika, paikka, esityslista ja osakkaiden oikeudet selkeästi. Tarkista, että kutsuaika täyttää asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 20 §:n vaatimukset.

Vaihe 5 – Toimita kutsu osakkaille. Kutsu lähetetään kirjallisesti postiosoitteeseen tai sähköpostitse niille osakkaille, jotka ovat antaneet suostumuksensa sähköiseen viestintään. Sähköinen toimittaminen on nopeampaa ja edullisempaa.

Vaihe 6 – Pidä ja dokumentoi kokous. Kokous pidetään sovittuna ajankohtana. Isännöitsijä toimii usein sihteerinä ja pöytäkirjan kirjoittajana. Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden saatavilla asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaisesti.

Vaihe 7 – Arkistoi asiakirjat. Kaikki yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat, kuten kutsu, liitteet, ääniluettelo ja pöytäkirja, on arkistoitava huolellisesti. Käräjäoikeus ratkaisee yhtiökokouspäätöksiin liittyvät riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Lisävaihe – Huolehdi äänestyslistoista ja valtakirjoista. Valmistele äänestyslista, johon merkitään läsnä olevat osakkaat ja heidän äänimääränsä. Valtakirja on toimitettava etukäteen, jos osakas lähettää asiamiehen puolestaan.

Lisävaihe – Laadi pöytäkirja kokouksen jälkeen. Kokousjälkeinen pöytäkirja on laadittava kahden viikon kuluessa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 30 §:n mukaisesti. Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden saatavilla ja se on allekirjoitettava puheenjohtajan ja sihteerien toimesta. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Lisävaihe – Tiedota tulevista kokouksista ajoissa. Hyvä hallintotapa edellyttää, että osakkaille tiedotetaan tulevasta yhtiökokouksesta hyvissä ajoin, mieluiten useita viikkoja ennen kutsuajan vähimmäisaikaa. Etukäteistiedottaminen antaa osakkaille mahdollisuuden valmistautua kokoukseen.

Lisävaihe – Julkaise kokousmateriaalit sähköisesti. Nykyaikaisessa asunto-osakeyhtiössä kokousmateriaalit jaetaan sähköisesti osakkaiden käyttöön. Digitaalinen jakelukanava nopeuttaa tiedon välittymistä ja vähentää postikuluja. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaan sähköinen viestintä on sallittua osakkaiden suostumuksella.

Lisavaihe - Varmistu kokouksen laillisesta kokoonpanosta. Ennen kokousta on tarkistettava, että paikalla on riittavasti osakkaita tai että valtakirjat kattavat tarvittavat aanestat tietyissa paatoksissa. Hallituksen jäsen voi tarvita ulkopuolista neuvonantajaa, jos yhtiöjärjestysta muutetaan, koska maaraenemmistosaeannot ovat tarkat asunto-osakeyhtiölaissa (1599/2009).

Yhtiökokouskutsun oikeudellinen perusta Suomessa on asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009), jonka 6 luku sääntelee yhtiökokouksia.

Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 20 §:n mukainen kutsuaika. Yhtiökokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta. Liian lyhyt kutsuaika tai kutsuajan laiminlyönti tekee kokouspäätöksistä moitteen alaisia. Osakas voi nostaa moitekanteen kuukauden kuluessa päätöksestä käräjäoikeudessa.

Kutsussa mainittavat asiat. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 24 §:n mukaan kutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat riittävällä tarkkuudella. Jos asiaa ei ole mainittu kutsussa, siitä ei voida tehdä sitovaa päätöstä.

Varsinainen yhtiökokous. Asunto-osakeyhtiölain 6 luvun 3 §:n mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa on käsiteltävä tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus, tilintarkastajien tai toiminnantarkastajien lausunto, vastiketasot, hallituksen ja muiden toimielinten jäsenten valinta sekä muut yhtiöjärjestyksessä mainitut asiat.

Äänioikeus. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 12 §:n mukaan osakkaalla on äänioikeus yhtiökokouksessa osakkeidensa äänimäärän mukaisesti. Asiamiehen käyttö on sallittua.

Päätösten moittiminen. Yhtiökokouksen lain tai yhtiöjärjestyksen vastainen päätös voidaan moittia käräjäoikeudessa oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti. Korkein oikeus on antanut ennakkopäätöksiä yhtiökokouspäätösten moittimisesta.

Päätösten pätevyysvaatimukset. Eri asioissa vaaditaan erilaisia äänimäärävaatimuksia. Tavalliset päätökset tehdään yksinkertaisella enemmistöllä, erityiset asiat kuten yhtiöjärjestyksen muuttaminen edellyttävät kahden kolmasosan määräenemmistöä osakkeista ja äänistä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti. Poissaoleva osakas ei voi osallistua päätöksentekoon ilman valtakirjaa tai etäosallistumisjärjestelyjä.

Asiamiehen käyttö. Osakkaalla on oikeus käyttää asiamiestä yhtiökokouksessa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 10 §:n mukaisesti. Asiamiehelle on annettava kirjallinen valtakirja. Asiamiehellä on sama äänioikeus kuin päämiehellä. Käräjäoikeus ratkaisee kokoukseen liittyvät riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Äänestys yhtiökokouksessa. Päätökset tehdään äänestämällä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti. Tavallisessa päätöksessä riittää yksinkertainen enemmistö. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen edellyttää yleensä kahden kolmasosan enemmistöä osakkeista ja äänistä. Korkein oikeus on vahvistanut useissa ennakkopäätöksissään äänestyssäännöksiin liittyviä kysymyksiä.

Moitekanteen nostaminen. Jos osakkaalla on syytä epäillä, että yhtiökokouksen päätös on tehty lain tai yhtiöjärjestyksen vastaisesti, hän voi nostaa moitekanteen käräjäoikeudessa kuukauden kuluessa päätöksestä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 33 §:n mukaisesti. Moitekanteen nostaminen edellyttää yleensä, että osakas on ollut paikalla kokouksessa ja äänestänyt päätöstä vastaan tai jäänyt vaille äänioikeuttaan.

Yhtiökokouskutsua laadittaessa Suomessa esiintyy toistuvia virheitä.

Virhe 1 – Liian lyhyt kutsuaika. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 20 §:n mukaan kutsu on toimitettava viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta. Liian lyhyt kutsuaika tekee kokouspäätöksistä moitekanteen alaisia käräjäoikeudessa.

Virhe 2 – Esityslistan puutteellisuus. Jos kokouksessa käsitellään asia, jota ei ole mainittu kutsussa, siitä tehty päätös on moitekanteen alainen asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 24 §:n nojalla. Kaikki käsiteltävät asiat on mainittava kutsussa.

Virhe 3 – Kutsuun merkittyjen asioiden epäselvyys. Epäselvä esityslista, kuten 'muut asiat', ei anna osakkaille riittävästi tietoa kokouksessa käsiteltävistä asioista. Merkittävät ehdotukset, kuten remonttihankkeet tai yhtiöjärjestysmuutokset, on kuvattava riittävällä tarkkuudella.

Virhe 4 – Liitteiden toimittamatta jättäminen. Varsinaiseen yhtiökokoukseen liitettävä tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus on toimitettava osakkaiden saataville ennen kokousta. Puuttuvat liitteet voivat haitata kokouksen päätöksentekoa.

Virhe 5 – Kutsujen toimittaminen vääriin osoitteisiin. Yhtiöllä on velvollisuus pitää osakasluettelo ajantasaisena. Jos kutsu ei tavoita osakasta väärän osoitteen vuoksi, osakas voi myöhemmin riitauttaa tehdyt päätökset. Isännöitsijän on tarkistettava osoitetiedot ennen kutsun lähettämistä. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Virhe 6 – Pöytäkirjan viivästyminen. Yhtiökokouspöytäkirja on laadittava kahden viikon kuluessa kokouksesta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 30 §:n mukaisesti. Viivästynyt pöytäkirja vaikeuttaa päätösten toimeenpanoa ja voi aiheuttaa hallinnollisia ongelmia. Pöytäkirja on pidettävä osakkaiden saatavilla.

Virhe 7 – Valtakirjojen puutteellisuus. Jos osakas lähettää asiamiehen puolestaan, valtakirjan on oltava asianmukainen ja selkeä. Puutteellinen valtakirja voi johtaa siihen, ettei asiamiehen äänioikeutta hyväksytä kokouksessa. Käräjäoikeus ratkaisee valtakirjoja koskevat riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Virhe 8 – Hallituksen esteellisyystilanteen huomiotta jättäminen. Hallituksen jäsen ei saa osallistua yhtiökokouksessa sellaisen asian käsittelyyn, joka koskee häntä itseään tai yhtiön ja hänen välisiään sopimuksia asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti. Esteellisyyttä ei aina huomata, mikä voi tehdä päätöksestä moitekanteen alaisen.

Virhe 9 – Kokouksen lainmukaisen johdon laiminlyönti. Yhtiökokouksella on oltava puheenjohtaja, joka johtaa kokousta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun 22 §:n mukaisesti. Puheenjohtajan tehtävänä on pitää kokous asiallisena ja varmistaa, että kaikilla osakkailla on mahdollisuus käyttää puheenvuoro. Kokouksen heikko johtaminen voi johtaa kaaokseen ja päätösten kyseenalaistamiseen. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.