Isännöitsijäsopimus

Isännöitsijäsopimus Suomessa on asunto-osakeyhtiön ja isännöitsijän tai isännöintiyrityksen välinen kirjallinen toimeksiantosopimus, jolla isännöitsijä sitoutuu hoitamaan asunto-osakeyhtiön hallintoa ja kiinteistön hoitoa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukaisesti. Isännöitsijäsopimus on keskeinen asiakirja asunto-osakeyhtiön toiminnan järjestämisessä, koska isännöitsijän vastuulla on yhtiön päivittäinen hallinto, talousasiat ja kiinteistönhoito.

Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 1 §:n mukaan asunto-osakeyhtiöllä voi olla isännöitsijä, jonka tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Isännöitsijä voidaan valita yhtiökokouksessa tai hallituksen toimesta yhtiöjärjestyksen mukaan. Isännöitsijä voi olla luonnollinen henkilö tai isännöintiyritys.

Isännöitsijäsopimuksen tyypillinen sisältö kattaa isännöitsijän tehtävät, palveluiden laajuuden, hinnoittelun, sopimuskauden sekä irtisanomis- ja purkuehdot. Tehtävät voivat vaihdella perustoiminnoista, kuten kirjanpidosta, kokouskutsuista ja kiinteistön ylläpidosta, aina laajempiin erikoispalveluihin kuten remonttikoordinointiin, kiinteistökehitykseen tai vuokrauspalveluihin.

Isännöitsijällä on asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 2 §:n mukainen tiedonantovelvollisuus hallitukselle ja yhtiökokoukselle. Isännöitsijä on myös velvollinen antamaan isännöitsijäntodistuksia asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 27 §:n mukaisesti. Isännöitsijä vastaa tehtäviensä asianmukaisesta hoitamisesta ja hän voi olla vahingonkorvausvelvollinen virheistään vahingonkorvauslain (412/1974) nojalla.

Isännöintialalla toimii useita järjestöjä, kuten Suomen Isännöintiliitto ry ja AREX-luokittelujärjestelmä, jotka asettavat standardeja isännöinnin laadulle ja ammattiosaamiselle. Ammattimainen isännöitsijä voi hankkia isännöitsijän ammattitutkinnon (ITS) tai isännöinnin korkeakoulututkinnon (IsKo). Käräjäoikeus ratkaisee isännöitsijää koskevat riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Isännöitsijäsopimuksen muoto ei ole laissa tarkasti säädetty, mutta kirjallinen sopimus on suositeltava kaikkien osapuolten oikeusturvan varmistamiseksi. Sopimuksen on sisällettävä selkeä kuvaus isännöitsijän tehtävistä, palkkiosta ja sopimusajasta. Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ja Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) ovat relevantteja viranomaisia yritysten rekisteriasioissa.

Isännöitsijän rooli asunto-osakeyhtiössä on monipuolinen. Hallinnollisiin tehtäviin kuuluvat kirjanpito, tilinpäätökset, kokouskutsujen laadinta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti sekä hallituksen ja yhtiökokouksen sihteerin tehtävät. Kiinteistöhoidollisiin tehtäviin kuuluvat kiinteistön ylläpidon koordinointi, urakoitsijaneuvottelut ja remonttihankkeiden johtaminen. Viranomaisasioihin kuuluvat yhteydet Verohallintoon, Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH) sekä muihin viranomaisiin.

Ammattimainen isännöitsijä toimii asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 1 §:ssä tarkoitetulla tavalla hallituksen alaisena. Isännöitsijällä ei ole itsenäistä päätösvaltaa merkittävissä asioissa, vaan hän toimii hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Tärkeissä asioissa isännöitsijä tuo asiat hallituksen tai yhtiökokouksen päätettäväksi. Isännöitsijän ja hallituksen välinen yhteistyö on asunto-osakeyhtiön toiminnan selkäranka. Käräjäoikeus on toimivaltainen isännöitsijää koskevissa riidoissa oikeudenkäymiskaaren (4/1734) 10 luvun mukaisesti.

Isännöitsijän rooli on kehittynyt merkittävästi viime vuosikymmeninä. Perinteisen hallintotehtävän rinnalle on noussut kiinteistöstrateginen rooli, jossa isännöitsijä toimii yhtiön pitkäjänteisenä kehittäjänä. Nykyaikainen isännöitsijä hallitsee kiinteistötekniikan, talouden, juridiikan ja viestinnän osa-alueet. Digitaaliset järjestelmät, kuten isännöintiohjelmistot ja sähköiset osakerekisterit, ovat osa modernia isännöintiä. Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ylläpitää huoneistotietojärjestelmää (HUTI), jossa asunto-osakkeiden omistajatiedot ovat sähköisesti saatavilla.

Isännöitsijän valinta on asunto-osakeyhtiön hallituksen tärkeimpiä päätöksiä. Hyvä isännöitsijä vaikuttaa suoraan kiinteistön kunnossapitoon, asumisviihtyisyyteen ja asuntojen arvoon. Isännöintiliiton julkaisema hyvä isännöintitapa -ohje antaa suosituksia isännöinnin laadullisista vaatimuksista. Hallituksen jäsenillä on asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukainen valvontavastuu isännöitsijän toiminnasta. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Isännöitsijäsopimus Suomessa tarvitaan, kun asunto-osakeyhtiö valitsee uuden isännöitsijän tai solmii sopimuksen isännöintiyrityksen kanssa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukaisesti.

Uuden isännöitsijän valitseminen. Kun asunto-osakeyhtiö vaihtaa isännöitsijää tai hakee ensimmäistä kertaa isännöintipalveluja, isännöitsijäsopimus on laadittava huolellisesti. Sopimuksella varmistetaan, että molemmilla osapuolilla on yhtenäinen käsitys tehtävistä ja vastuista.

Isännöintiyrityksen palveluiden laajentaminen. Kun nykyinen isännöitsijäsopimus ei enää kata kaikkia yhtiön tarvitsemia palveluja, sopimusta on päivitettävä tai tehtävä uusi sopimus.

Pienen asunto-osakeyhtiön isännöinnin järjestäminen. Pienissä taloyhtiöissä asukasyhtiöissä hallituksen jäsen tai osakas voi toimia isännöitsijänä, mutta ammattimainen isännöitsijä on yleensä edullisempi vaihtoehto teknisten ja juridisten asioiden hoitamiseen.

Kiinteistön ylläpidon tehostaminen. Kun asunto-osakeyhtiö haluaa tehostaa kiinteistönhoitoaan tai korjausohjelmansa toteuttamista, isännöitsijäsopimuksessa sovitaan isännöitsijän vastuista remonttikoordinoinnissa.

Isännöitsijän vaihtaminen. Kun asunto-osakeyhtiö on tyytymätön nykyiseen isännöitsijäpalveluun, isännöitsijäsopimus on irtisanottava ja uusi sopimus solmittava. Irtisanomisaika on tyypillisesti kolme tai kuusi kuukautta. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Asunto-osakeyhtiön kasvu tai muutos. Kun asunto-osakeyhtiön kiinteistökanta kasvaa tai yhtiö fuusioituu toisen yhtiön kanssa asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) mukaisesti, isännöitsijäsopimus on päivitettävä vastaamaan uutta tilannetta.

Isännöintiyrityksen sukupolvenvaihdos. Kun isännöintiyrityksen omistus vaihtuu tai isännöitsijäyrityksessä tapahtuu henkilömuutoksia, asunto-osakeyhtiön on arvioitava, vastaako palvelun laatu edelleen sopimuksen vaatimuksia. Uusi sopimus on syytä tehdä, jotta vastuukysymykset ovat selkeät. Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisterin tiedot ovat julkisia. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Yhtiön hallituksen ohjaustarpeen muuttuessa. Kun asunto-osakeyhtiön hallituksen kokoonpano muuttuu tai uudet hallituksen jäsenet haluavat tarkistaa isännöitsijäsopimuksen ehdot, sopimuksen uudelleenneuvotteleminen voi olla tarpeen. Isännöitsijäsopimuksen on heijastettava hallituksen nykyistä käsitystä palveluiden tarpeesta.

Kiinteistön suuren remontin yhteydessä. Suuren peruskorjaushankkeen, kuten putkiremontin tai julkisivuremontin, käynnistyminen on hyvä ajankohta tarkistaa isännöitsijäsopimuksen ehdot. Remonttikoordinointi vaatii erityistä panostusta isännöitsijältä, ja siitä on sovittava erikseen palkkiosopimuksessa. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Yhtion velkaantumisaste on noussut. Kun asunto-osakeyhtiön lainakanta on kasvanut merkittävästi peruskorjaushankkeiden myota, isannöitsijäsopimuksessa on varmistettava, että isannöitsijalla on osaaminen suuren velkaportfolion hallinnassa. Lainanhoito, lainaneuvottelut pankkien kanssa ja lainaehtojen seuranta ovat erikoisosaamista vaativia tehtavia. Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) asettaa raamit lainanotolle.

Oikeudellisesti pätevä isännöitsijäsopimus Suomessa sisältää seuraavat osatekijät asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukaisesti.

Osapuolten yksilöinti. Asunto-osakeyhtiön nimi, kotipaikka ja Y-tunnus sekä yhtiötä edustavan hallituksen puheenjohtajan tai muun valtuutetun edustajan tiedot. Isännöitsijän täydellinen nimi ja henkilötunnus muodossa DDMMYY-NNNN tai isännöintiyrityksen nimi ja Y-tunnus. Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) kaupparekisteristä tarkistetaan yrityksen nimenkirjoitusoikeus.

Tehtävien määrittely. Isännöitsijäsopimuksen tärkein sisältö on tehtävien tarkka määrittely. Perustoimintoihin kuuluvat yleensä kirjanpito ja tilinpäätösten valmistelu, kokouskutsujen ja pöytäkirjojen laadinta asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 6 luvun mukaisesti, kiinteistön ylläpidon koordinointi, isännöitsijäntodistusten antaminen 7 luvun 27 §:n mukaisesti ja viranomaisasiointi.

Palkkio ja lisäpalveluiden hinnoittelu. Kuukausittainen peruspalkkio sekä lisäpalveluiden hinnoittelu, kuten remonttikoordinointi, vuokrauspalvelut tai erityiset selvitystyöt. Hinnasto on liitettävä sopimukseen.

Sopimuskausi ja irtisanominen. Sopimuksen voimassaoloaika, joko toistaiseksi voimassa tai määräaikainen, sekä irtisanomisaika. Tyypillinen irtisanomisaika on kolme tai kuusi kuukautta.

Vastuu ja vahingonkorvaus. Isännöitsijä vastaa tehtäviensä asianmukaisesta hoitamisesta. Vahingonkorvausvelvollisuudesta sovitaan vahingonkorvauslain (412/1974) periaatteiden mukaisesti. Isännöitsijä voi ottaa vastuuvakuutuksen.

Salassapito ja tietosuoja. Isännöitsijä saa käsitellä yhtiön ja osakkaiden tietoja vain tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679) on huomioitava henkilötietojen käsittelyssä.

Sopimuksen päättyminen ja arkistointi. Miten yhtiön asiakirjat siirtyvät isännöitsijälle tai siltä pois sopimuksen päättyessä. Forms-legal.com tarjoaa täydentävinä malleina yhtiökokouskutsun ja muutostyöilmoituksen.

Allekirjoitus. Sopimus allekirjoitetaan yhtiön hallituksen tai valtuutetun edustajan ja isännöitsijän toimesta. Allekirjoituksen päivämäärä ja paikka merkitään muodossa PP.KK.VVVV.

Reklamaatiomenettely. Sopimuksessa on sovittava, miten hallitus tai osakkaat voivat reklamoida isännöitsijälle palvelun puutteista. Kirjallinen reklamaatiomenettely ehkäisee väärinkäsityksiä ja helpottaa riitatilanteen selvittämistä.

Kilpailukielto. Isännöitsijäsopimuksessa voidaan sopia, ettei isännöitsijä saa toimia kilpailevana isännöitsijänä sopimuksen voimassaoloaikana tai tietyn ajan sen päättymisen jälkeen. Kilpailukielto on pätevä vain kohtuullisessa laajuudessa. Verohallinto arvioi isännöitsijäpalveluiden ALV-käsittelyn. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Digitaaliset palvelut. Nykypäivänä isännöitsijäsopimukseen kuuluu usein myös sähköinen asiointipalvelu osakkaille, taloyhtiön verkkopalvelu tai mobiilisovellus. Digitaalisten palvelujen saatavuus ja laatu on määriteltävä sopimuksessa. Huoneistotietojärjestelmä (HUTI) ja sähköinen osakaslehti ovat osa modernia isännöintiä.

Raportointivelvoite. Isännöitsijän on raportoitava yhtiön taloudesta ja kiinteistön kunnosta hallitukselle säännöllisesti. Kuukausittainen tai neljännesvuosittainen raportointi kuuluu hyvään isännöintikäytäntöön. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 2 §:n mukainen tiedonantovelvollisuus on täytettävä.

Energianhallinta. Isännöitsijäsopimukseen voidaan sisällyttää energianhallinnan tehtäviä, kuten energiakatselmukset ja energiatehokkuuden parantaminen. Energiatehokkuusdirektiivi asettaa vaatimuksia suurille rakennuksille. Verohallinto, ympäristöministeriö ja työ- ja elinkeinoministeriö ovat relevantteja viranomaisia energiatehokkuusasioissa.

Raportointi ja laadunvalvonta. Isannöitsijäsopimuksessa on maariteltava, miten isannöitsija raportoi halllitukselle. Kuukausittainen kirjanpitoraportti, kvartaaliraportti ja vuosittainen toimintakertomus ovat tyypillisia raportointivelvoitteita. Raportointivelvollisuuden laiminlyönti on vakava sopimusrikkomus. Hallituksen ja isannöitsijan välinen luottamus on perusta hyvälle yhteistyölle. Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) 7 luvun 2 pykälän mukainen tiedonantovelvollisuus on taytelttava.

Yhtion strateginen suunnittelu. Pitkajänteinen kiinteistön hoito edellyttää strategista suunnittelua. Isannöitsijä voi avustaa yhtiota pitkäntähtäimen korjausohjelman (PTS) laadinnassa, jossa suunnitellaan tulevat korjaukset ja niiden rahoitus useamman vuoden paalle. PTS on keskeinen työkalu budjetoinnissa ja vastikehäiriön ehkaisemisessa. Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) edellyttää hallituksen huolehtivan kiinteistön kunnosta pitkäjänteisesti.

Tulevat remontit ja korjausohjelma. Isannöitsijän keskeinen tehtävä on pitää yhtiön pitkantahteimen korjausohjelma (PTS) ajantasaisena. PTS kattaa kiinteiston kaikki rakenneosat ja tekniset jarjestelmat suunniteltuine korjausaikatauluineen ja kustannusarvioineen. Ajantasainen PTS on lahtokohtana vastiketasosta paatettaessa yhtiökokouksessa. Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) edellyttää hallitusta huolehtimaan kiinteiston kunnossapidosta.

Isännöitsijäsopimuksen solmiminen Suomessa vaatii isännöitsijäehdokkaan arvioinnin, sopimuksen neuvottelemisen ja asunto-osakeyhtiön hallituksen hyväksynnän.

Vaihe 1 – Kartoita isännöintipalveluiden tarve. Arvioi asunto-osakeyhtiön koko, kiinteistöt, osakkaiden lukumäärä ja erityistarpeet, kuten tulevat remontit tai vuokrauspalvelut. Tämä auttaa määrittelemään tarvittavat palvelut sopimukseen.

Vaihe 2 – Pyydä tarjouksia isännöitsijöiltä. Pyydä tarjouksia vähintään kahdelta tai kolmelta isännöintitoimistolta. Vertaile palveluiden sisältöä, palkkioita ja referenssejä.

Vaihe 3 – Tarkista isännöitsijän pätevyys. Varmista, että isännöitsijällä on asuntokauppalaissa (843/1994) ja asunto-osakeyhtiölaissa (1599/2009) edellytetyt tiedot ja taidot. Isännöintiliiton jäsenyys on laadun merkki.

Vaihe 4 – Neuvottele sopimuksen sisältö. Sovi tehtävistä, palkkiosta, sopimusajasta ja irtisanomisehdoista. Lisäpalveluiden hinnoittelu on sovittava etukäteen.

Vaihe 5 – Hyväksytä sopimus hallituksessa. Asunto-osakeyhtiön hallitus tekee päätöksen isännöitsijän valinnasta ja sopimuksen hyväksymisestä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukaisesti.

Vaihe 6 – Allekirjoita sopimus. Molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimuksen. Sopimus laaditaan kahdessa kappaleessa, yksi kummallekin osapuolelle. Allekirjoituksen päivämäärä merkitään muodossa PP.KK.VVVV.

Vaihe 7 – Tiedota osakkaille. Osakkaille on tiedotettava uudesta isännöitsijästä ja yhteystiedoista asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) vaatimusten mukaisesti. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Lisävaihe – Tarkista vakuudet. Ammattimainen isännöintiyritys ottaa vastuuvakuutuksen, joka kattaa toimeksiantoon liittyvät vahingot. Pyydä isännöintiyrityksen todistus vastuuvakuutuksesta ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Lisävaihe – Laadi siirtymäsuunnitelma. Kun isännöitsijä vaihtuu, on sovittava selkeästi, miten asiakirjat, avaimet ja muut yhtiölle kuuluvat materiaalit siirtyvät vanhalta isännöitsijältä uudelle. Tämä voi kestää useita viikkoja, joten suunnittelu on tärkeää. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Lisävaihe – Neuvottele siirtymäjakso. Isännöitsijää vaihdettaessa on sovittava siirtymäjaksosta, jolloin vanha ja uusi isännöitsijä tekevät yhteistyötä tietojen siirrossa. Siirtymäjakso kestää tyypillisesti 1-3 kuukautta. Asiakirjojen, tietojen ja käytäntöjen siirtäminen on kriittinen vaihe.

Lisävaihe – Laadi vuotuinen arviointisuunnitelma. Sopimuksessa on hyvä sopia vuosittaisesta isännöitsijäpalvelun arviointipalaverista, jossa hallitus ja isännöitsijä käyvät läpi palvelun laadun, suoriutumisen ja mahdolliset kehittämistarpeet. Vuotuinen arviointi ehkäisee ongelmien kertymistä ja pitää palvelun laadun hyvällä tasolla. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Lisavaihe - Kilpailuta palvelu säännöllisesti. Hyvaan hallintotapaan kuuluu isannöintipalvelun kilpailuttaminen säännöllisesti, yleensä kolmen tai viiden vuoden valein. Kilpailutus varmistaa, että palvelun laatu ja hinta vastaavat markkinatasoa. Tarjouspyynnossa on maariteltava tarkat palveluvaatimukset.

Lisavaihe - Perusta asukastoimikunta yhteyskanavaksi. Isannöitsijäsopimuksessa voidaan sopia yhteistyömalleista asukastoimikunnan kanssa. Asukastoimikunta toimii osakkaiden ja hallituksen välisenä yhteydenpitoelimenä. Asukastoimikunnan kautta osakkaat voivat välittaa palautetta isannöitsijälle ilman virallisia kanavia. Yhteenveto: huolellinen sopimuksenlaadinta suojelee asunto-osakeyhtiön etuja pitkalla ajanjaksolle.

Isännöitsijäsopimuksen oikeudellinen perusta Suomessa on asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009), jonka 7 luku sääntelee isännöitsijän asemaa ja tehtäviä.

Asunto-osakeyhtiölain 7 luku 1 §. Asunto-osakeyhtiöllä voi olla isännöitsijä, jonka tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen ohjeiden mukaisesti. Isännöitsijä voidaan valita yhtiökokouksessa tai hallituksen toimesta yhtiöjärjestyksen mukaan.

Isännöitsijäntodistukset. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 27 §:n mukaan isännöitsijä on velvollinen antamaan isännöitsijäntodistuksia asunto-osakeyhtiön osakkaalle tai muulle oikeutetulle. Isännöitsijäntodistus on keskeinen asiakirja asuntokaupassa.

Tiedonantovelvollisuus. Isännöitsijällä on asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 2 §:n mukainen tiedonantovelvollisuus hallitukselle ja yhtiökokoukselle yhtiön hallinnosta ja taloudesta.

Vastuu ja vahingonkorvaus. Isännöitsijä on vastuussa tehtäviensä asianmukaisesta hoitamisesta. Isännöitsijä voi olla korvausvelvollinen, jos hän on aiheuttanut tahallisesti tai huolimattomuudellaan vahinkoa yhtiölle tai osakkaalle vahingonkorvauslain (412/1974) nojalla. Korkein oikeus on antanut ennakkopäätöksiä isännöitsijän vastuusta.

Riidanratkaisu. Isännöitsijää koskevat riidat ratkaistaan käräjäoikeudessa oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti. Kuluttajariitalautakunta (KRL) ei käsittele isännöitsijäsopimuksia, koska ne ovat elinkeinonharjoittajien välisiä sopimuksia.

GDPR ja henkilötietojen käsittely. Isännöitsijä käsittelee asunto-osakeyhtiön osakkaiden henkilötietoja tehtäviensä yhteydessä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR, 2016/679) ja Suomen tietosuojalaki (1050/2018) säätelevät henkilötietojen käsittelyä. Isännöitsijäsopimuksessa on sovittava henkilötietojen käsittelyn periaatteista ja siitä, kuka on rekisterinpitäjä.

Tilintarkastus ja toiminnantarkastus. Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) edellyttää tiettyjen yhtiöiden valitsevan tilintarkastajan. Pienissä yhtiöissä riittää toiminnantarkastaja. Isännöitsijä valmistelee tilinpäätösmateriaalin tilintarkastusta varten. Korkein oikeus on antanut ennakkopäätöksiä isännöitsijän vastuusta taloudellisissa asioissa.

Isännöitsijäntodistukset asuntokauppalain nojalla. Isännöitsijä on velvollinen antamaan isännöitsijäntodistuksia osakkaille tai muille oikeutetuille asuntokauppalain (843/1994) ja asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun 27 §:n mukaisesti. Isännöitsijäntodistus on annettava viivytyksettä, ja sen sisällön on vastattava yhtiön kirjoja ja rekistereitä. Virheellinen isännöitsijäntodistus voi aiheuttaa vahingonkorvausvelvollisuuden vahingonkorvauslain (412/1974) nojalla.

Asunto-osakeyhtiölain pakolliset tehtävät. Asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 7 luvun mukaan isännöitsijällä on useita pakollisia tehtäviä, kuten kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen valmistelu, osakasluettelon ylläpito ja kokouskutsujen lähettäminen. Nämä tehtävät kuuluvat isännöitsijäsopimukseen automaattisesti, mutta niistä on hyvä mainita sopimuksessa selkeyden vuoksi. Korkein oikeus on antanut ennakkopäätöksiä isännöitsijän pakollisten velvoitteiden laajuudesta.

Energia- ja ymparistoasiat. Isannöitsijän tehtaviin kuuluu myös yhtiön energia- ja ymparistoasioiden hoitaminen. Energiatehokkuuslaki velvoittaa suuria rakennuksia tehostamaan energiankayttoa. Ymparistöministeriö ja kunnat valvovat energiatehokkuusmaaraysten noudattamista. Isannöitsijä raportoi energiankulutuksesta hallitukselle.

Isännöitsijäsopimusta laadittaessa Suomessa esiintyy toistuvia virheitä.

Virhe 1 – Tehtävien epäselvä määrittely. Yleisin virhe on tehtävien liian yleinen kuvaus, kuten 'yhtiön hallinnointi', ilman tarkempaa erittelyä. Epäselvä tehtäväkuvaus johtaa erimielisyyksiin siitä, mitä isännöitsijän toimeksiantoon kuuluu ja mikä on lisäveloitettavaa palvelua.

Virhe 2 – Palkkiorakenteen epäselvyys. Peruspalkkion ja lisäpalveluiden hinnoittelun on oltava sopimuksessa selkeästi eritelty. Epäselvä hinnoittelu johtaa riitaan palkkioiden suuruudesta.

Virhe 3 – Irtisanomisehtojen puuttuminen. Sopimuksessa on sovittava irtisanomisajasta ja -menettelystä. Ilman nimenomaisia irtisanomisehtoja sopimuksen päättäminen voi olla kiistanalaista.

Virhe 4 – Vastuun rajaaminen puutteellisesti. Isännöitsijän vastuun rajoja ei ole määritelty sopimuksessa. Selkeä vastuun jako vähentää riitoja merkittävästi vahingonkorvauslain (412/1974) soveltamistilanteissa.

Virhe 5 – Arkistointivastuun sopimatta jättäminen. Sopimuksessa on sovittava, miten yhtiön asiakirjat siirtyvät isännöitsijälle ja takaisin sopimuksen päättyessä. Asiakirjojen katoaminen tai puutteellisuus voi vaarantaa yhtiön hallinnon jatkuvuuden. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Virhe 6 – Tietosuojan laiminlyönti. Isännöitsijä käsittelee osakkaiden henkilötietoja, joten GDPR:n (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) vaatimusten noudattaminen on välttämätöntä. Sopimuksessa on sovittava henkilötietojen käsittelystä ja tietosuojakäytänteistä. Tietosuojavaltuutettu valvoo tietosuojasäännösten noudattamista Suomessa.

Virhe 7 – Siirtymäsuunnitelman puuttuminen. Isännöitsijän vaihtaminen ilman huolellista siirtymäsuunnitelmaa voi aiheuttaa asiakirjojen katoamisen tai tietojen katkeamisen. Sopimuksessa on sovittava, miten asiakirjat siirtyvät sopimuksen päättyessä. Käräjäoikeus ratkaisee riidat oikeudenkäymiskaaren (4/1734) mukaisesti.

Virhe 8 – Digitaalisten palvelujen sopimatta jättäminen. Nykyaikaisessa isännöintipalvelussa digitaaliset palvelut, kuten sähköinen osakaslehti tai asukasportaali, ovat keskeinen osa palvelua. Jos digitaalisia palveluja ei ole sopimuksessa määritelty, niiden tarjoaminen tai laatu voi jäädä epäselväksi.

Virhe 9 – Energianhallinnan vastuiden epäselvyys. Energianhallinnan tehtävistä, kuten energiakatselmusten tilaamisesta tai energiatehokkuuden seurannasta, on sovittava selkeästi. Epäselvyys vastuissa voi johtaa kiinteistön energia-tehokkuuden heikkenemiseen. Verohallinto ja ympäristöministeriö ovat relevantteja viranomaisia energiakysymyksissä.