Salary Certificate Finland

Palkkatodistus Suomessa on työnantajan kirjallinen todistus, jossa vahvistetaan työntekijän palvelussuhde ja palkkatiedot. Palkkatodistus on yksi yleisimmistä työnantajan antamista todistuksista; sitä tarvitaan erityisesti asuntolaina- ja kulutusluottohakemuksissa, vuokra-asuntohakemuksissa, viisumihakemuksissa, sosiaalietuuksien hakemisessa ja muissa tilanteissa, joissa kolmas osapuoli haluaa varmentaa hakijan tulotason.

Palkkatodistus ei ole sama asiakirja kuin työtodistus. Työtodistus (TSL 6:7) on asiakirja, jossa mainitaan työsuhteen kesto ja tehtävien laatu sekä pyydettäessä myös työsuhteen päättymisen syy ja arvio työtaidosta; se annetaan työsuhteen päättyessä. Palkkatodistus sen sijaan on tulojen vahvistava asiakirja, joka voidaan antaa myös voimassa olevan työsuhteen aikana ja jossa pääpaino on palkan suuruuden ja rakenteen todistamisessa.

Palkkatodistukselle ei ole laissa säädettyä sisältövaatimusta sellaisenaan; sen sisältö ja muoto määräytyvät käyttötarkoituksen mukaan. Pankit, vuokranantajat ja viranomaiset voivat asettaa omia vaatimuksiaan todistuksen sisällölle. Tavallisimmin palkkatodistuksessa mainitaan työnantajan tiedot (toiminimi, Y-tunnus ja osoite), työntekijän tiedot (nimi, henkilötunnus ja tehtävä), työsuhteen alkamispäivä ja status (jatkuu vai päättynyt), säännöllinen bruttopalkka (EUR/kk tai EUR/h), mahdolliset muut palkkaerät (lomaraha, tulospalkkio, luontaisedut) sekä kokonaisansiot tietyllä ajanjaksolla. Todistuksessa mainitaan myös sen käyttötarkoitus ja se perustuu työnantajan palkkakirjanpitoon.

Palkkatodistus on henkilötietoja sisältävä asiakirja, jonka käsittelyyn sovelletaan tietosuoja-asetusta (EU 2016/679, GDPR) ja lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Työnantaja saa antaa palkkatodistuksen ainoastaan työntekijän omaan pyyntöön perustuen tai kun lakiin tai viranomaisohjeeseen perustuu velvollisuus antaa tieto. Todistusta ei pidä antaa ilman suostumusta kolmansille osapuolille, eikä se saa sisältää tarpeettomia henkilötietoja. Tietosuojavaltuutettu valvoo GDPR:n noudattamista Suomessa.

Pankki- ja rahoitussektori on Suomessa merkittävin palkkatodistuksen pyytäjä. OP Ryhmä, Nordea, Danske Bank, Handelsbanken ja S-Pankki edellyttävät asuntolainahakemuksissa viimeisimmän 3–6 kuukauden palkkatodistuksia tai palkkakuitteja. Vuokramarkkinoilla vuokravälittäjät (kuten SATO, VVO, Kojamo) pyytävät palkkatodistusta tai palkkakuitteja arvioidakseen vuokralaisen maksukykyä. Viranomaiskäytössä Kela voi pyytää palkkatodistusta etuushakemuksen yhteydessä, ja Verohallinnon verotuksessa palkkatodistus voi toimia lisäselvityksenä.

Palkkatodistuksen merkitys on kasvanut digitalisaation myötä. Tulorekisterin (2019) käyttöönoton jälkeen reaaliaikaiset palkkatiedot ovat Verohallinnon, Kelan, eläkelaitosten ja TE-toimistojen saatavilla suoraan rekisteristä. Silti pankit, vuokranantajat ja monet muut yksityiset tahot edellyttävät edelleen työnantajan kirjallista palkkatodistusta, koska he eivät pääse suoraan tulorekisteriin. Palkkatodistus on siten työnantajan ja kolmannen osapuolen välinen viestintäväline, joka täydentää viranomaisten rekisteritietoja henkilökohtaisessa käytössä. Suomessa henkilökohtaisten palkkatodistusten tarve on merkittävä erityisesti asuntomarkkinoilla, joilla asuntolainaa hakee vuosittain useita kymmeniä tuhansia suomalaisia.

Palkkatodistuksen sisältövaatimukset vaihtelevat pyytäjän mukaan. Pankki voi vaatia vähintään 3 kuukauden palkkatietoja kattavaa yhteenvetoa, kun taas vuokranantaja voi tyytyä viimeisimpään palkkaslippiin tai yksinkertaisempaan todistukseen. Työnantajan on hyvä kysyä pyytäjältä etukäteen, mitä tietoja ja missä muodossa tarvitaan, jotta vältytään ylimääräisiltä täydennyksiä vaativilta pyynnöiltä. Palkkatodistusta voidaan tarvita myös lapsen elatusapua tai huoltajuusneuvotteluja varten tuomioistuimessa tai sovittelumenettelyssä.

Palkkatodistus Suomessa tulee tarpeelliseksi useissa arkielämän tilanteissa, joissa kolmas osapuoli haluaa varmentaa hakijan tulotason ennen sitoumuksen tekemistä.

Asuntolainahakemus. Pankit ja rahoituslaitokset edellyttävät palkkatodistusta tai palkkakuitteja osana asuntolainahakemuksen prosessia. OP Ryhmä, Nordea, Danske Bank, Handelsbanken, S-Pankki ja POP Pankki pyytävät tyypillisesti viimeisten 1–3 kuukauden palkkakuitit tai palkkatodistuksen, jossa mainitaan kiinteä kuukausipalkka ja työsuhteen kesto. Lyhyempään työsuhteeseen tai tilapäistyöhön perustuvan hakijan on usein hankittava kirjallinen palkkatodistus, josta käy ilmi myös työsuhteen pysyvyys.

Vuokra-asuntohakemus. Vuokranantajat tai vuokravälittäjät pyytävät palkkatodistusta arvioidakseen vuokralaisen maksukykyä. Korkealuokkaisten asuntojen (erityisesti vapaarahoitteinen vuokra-asunto) vuokraaminen edellyttää usein palkkatodistusta, jossa bruttopalkka ylittää vuokratason vaatimuksen (tyypillisesti 3–4-kertainen vuokra). Vuokravälittäjät kuten SATO, VVO-Yhtymä ja Kojamo hyödyntävät palkkatodistusta vakuutena taloudellisesta vakavaraisuudesta.

Kulutusluotto tai autonrahoitus. Kulutusluoton ja autonrahoituksen (esimerkiksi Volkswagen Bank, Nordea Finance, Santander Consumer Finance) yhteydessä palkkatodistus toimii tulojen varmentajana. Luottopäätöksessä palkkatodistus on yksi keskeisistä dokumenteista luottokelpoisuuden arvioinnissa.

Viisumihakemus tai maahanmuuttoasiat. Viisumiviranomainen tai maahanmuuttovirasto (Maahanmuuttovirasto, Migri) voi pyytää palkkatodistusta varmentaakseen hakijan taloudellisen tilanteen erityisesti perhe- tai oleskelulupahakemuksissa.

Sosiaalietuudet ja Kelan tuet. Kela voi pyytää palkkatodistusta esimerkiksi asumistukimuutoksen, päivärahan tai muun etuuden käsittelyn yhteydessä, jos hakijan tulot muuttuvat tai ovat epäselvät.

Uusi työnantaja tai rekrytointiprosessi. Joissakin rekrytoinneissa, erityisesti korkeapalkkaisissa johto- tai asiantuntijatehtävissä, uusi työnantaja voi pyytää palkkatodistuksen selvittääkseen aiemman palkkatason neuvottelun pohjaksi.

Yrittäjä tai freelancer-henkilöstö. Yrittäjällä palkkatodistuksen vastine on verottajan verotustodistus tai tilinpäätös, mutta osakkuusyrittäjällä, joka maksaa itselleen palkkaa, myös palkkatodistus voidaan pyytää.

Opiskelijalainat ja Kelan opintotuki. Opiskelija, joka työskentelee opiskelun ohella, voi tarvita palkkatodistusta Kelan opintotukikelpoisuuden selvittämiseen. Kelan tulovalvonnassa vuosittaiset ansiotulorajat voivat edellyttää palkkatodistuksen toimittamista. Myös Kelan opintolainan valtiontakaus edellyttää joissakin tilanteissa tulojen selvittämistä.

Elinkeinotoiminnan rahoitushakemukset. Pienyrityksen omistaja-johtaja, joka hakee yritystoimintaansa rahoitusta, voi tarvita henkilökohtaisen palkkatodistuksen tai vastaavan tulotodistuksen pankilta tai Finnveralta rahoitushakemuksen liitteeksi. Myös yrittäjän henkilökohtainen luottohakemus edellyttää joissakin tapauksissa dokumentaatiota tuloista.

Palkkatodistus sovittelumenettelyissä. Avioero- tai erotilanteessa varallisuuden jaossa tarvitaan usein puolison palkkatodistusta elatusavun tai omaisuuden jaon määrittämiseksi. Käräjäoikeus tai sovittelija voi pyytää palkkatodistusta tähän tarkoitukseen.

Palkkatodistus Suomessa sisältää seuraavat oikeudellisesti ja käytännöllisesti ratkaisevat osatekijät.

Työnantajan täydelliset tiedot. Palkkatodistuksessa on mainittava työnantajan toiminimi PRH:n kaupparekisterin mukaisesti, Y-tunnus (muodossa NNNNNNN-N) ja työnantajan postiosoite. Nämä tiedot varmistavat, että vastaanottaja voi tarvittaessa varmentaa todistuksen aitouden.

Työntekijän yksilöintitiedot. Todistuksessa on mainittava työntekijän täydellinen nimi ja henkilötunnus (muodossa DDMMYY-NNNN). Henkilötunnus on tarpeen yksiselitteisen tunnistamisen varmistamiseksi, erityisesti asuntolaina- ja viisumihakemuksissa. Myös tehtävä tai nimike on hyvä mainita.

Palvelussuhteen kesto. Työsuhteen alkamispäivä on mainittava; lisäksi on ilmoitettava joko työsuhteen päättymispäivä tai status "jatkuu toistaiseksi". Pitkä palvelussuhde kertoo työsuhteen vakaudesta, mikä on erityisen merkityksellistä asuntolainahakemuksissa.

Säännöllinen bruttopalkka. Säännöllinen bruttopalkka on ilmoitettava selkeästi: joko EUR/kk (kuukausipalkka) tai EUR/h (tuntipalkka). Bruttopalkka ilmoitetaan ennen ennakonpidätystä ja muita vähennyksiä. ALV ei liity palkkaukseen. Lisää malleja ja tarkistuslistoja löytyy osoitteesta forms-legal.com.

Kokonaisansiot tietyllä ajanjaksolla. Pankit edellyttävät usein kokonaisansioita 12 kuukauden ajalta. Kokonaisansiot sisältävät säännöllisen palkan, ylityökorvaukset, lomarahat, tulospalkkiot ja muut säännölliset palkkaerät. Ajanjakso, jota luku koskee, on mainittava selkeästi.

Muut palkkaerät. Tarvittaessa mainitaan erityiset palkkaerät: lomaraha (tavallisesti 50 % kuukausipalkasta), tulospalkkio, luontaisedut (auto, puhelin, lounas), kilometrikorvaukset tai muut korvaukset. Nämä voivat olla merkityksellisiä kokonaistulon arvioimisessa.

Käyttötarkoitus. Todistuksen käyttötarkoitus on suositeltavaa mainita (asuntolainahakemus, vuokrahakemus, viisumihakemus jne.). Tarkoituksen mainitseminen auttaa vastaanottajaa arvioimaan todistuksen riittävyyttä ja rajoittaa henkilötietojen käyttöä GDPR:n mukaisesti.

Allekirjoitus, päivämäärä ja paikka. Todistuksessa on oltava työnantajan edustajan allekirjoitus, allekirjoituspaikka ja päivämäärä. Allekirjoittajalla on oltava valtuutus antaa todistus työnantajan puolesta.

Yksityisyyssuojamaininta. Todistuksessa on hyvä mainita, että tietoja käsitellään luottamuksellisesti lain yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) ja GDPR:n mukaisesti, ja että todistusta saa käyttää ainoastaan ilmoitettuun tarkoitukseen.

Muutokset palkkatodistuksessa. Jos palkkatodistus laaditaan ajankohtana, jona palkka tai työsuhteen ehto on muuttumassa (esimerkiksi palkantarkistus on tulossa), on harkittava, mainitaanko vanhemmassa todistuksessa tuleva muutos. Tyypillisesti todistus perustuu todistuspäivän tietoihin, mutta tulevan muutoksen mainitseminen voi olla tarpeen tarkkuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi.

Palkkatodistuksen suhde tulorekisteriin. Vaikka tulorekisteri (2019) sisältää reaaliaikaiset palkkatiedot, yksityiset toimijat kuten pankit ja vuokranantajat eivät pääse tulorekisteriin. Työnantajan on siksi annettava kirjallinen palkkatodistus pyydettäessä. Palkkatodistus täydentää tulorekisteriä henkilökohtaisessa käytössä. Työnantajan on varmistettava, että palkkatodistuksen tiedot vastaavat tulorekisterin tietoja; ristiriidat saattavat herättää epäluottamusta.

Palkkatodistus Suomessa laaditaan seuraavasti.

Vaihe 1 – Varmista pyyntiön oikeusperusta. Palkkatodistus annetaan pääsääntöisesti työntekijän omasta pyynnöstä. Varmista, että pyynnölle on peruste: työntekijä tarvitsee todistusta asuntolainaa, vuokrahakemusta tai muuta ilmoitettua tarkoitusta varten. Pyydä tarvittaessa kirjallinen pyyntö, josta käy ilmi käyttötarkoitus — tämä auttaa GDPR:n mukaisen tarpeellisuusperiaatteen noudattamisessa.

Vaihe 2 – Täytä työnantajan tiedot. Merkitse työnantajan toiminimi PRH:n kaupparekisterin mukaisesti, Y-tunnus muodossa NNNNNNN-N, työnantajan postiosoite sekä todistuksen allekirjoittavan henkilön nimi ja asema (palkanlaskija, henkilöstöpäällikkö tai toimitusjohtaja).

Vaihe 3 – Täytä työntekijän tiedot. Merkitse täydellinen nimi, henkilötunnus muodossa DDMMYY-NNNN, tehtävä tai nimike sekä kotiosoite. Henkilötunnus on tärkeä yksiselitteisen tunnistamisen vuoksi, mutta sen käsittelyssä on noudatettava erityistä huolellisuutta GDPR:n ja henkilötietolain mukaisesti.

Vaihe 4 – Täytä palvelussuhteen kesto. Merkitse työsuhteen alkamispäivä PP.KK.VVVV muodossa. Merkitse työsuhteen päättymispäivä, jos työsuhde on päättynyt, tai ilmaus "jatkuu toistaiseksi", jos työsuhde on voimassa.

Vaihe 5 – Valitse palkkausmuoto. Valitse pääasiallinen palkkausmuoto: kuukausipalkka, tuntipalkka, provisio tai yhdistelmä.

Vaihe 6 – Ilmoita säännöllinen bruttopalkka. Merkitse palkka euromääräisenä ennen veroja. Kuukausipalkka ilmoitetaan EUR/kk muodossa (esimerkiksi "4 200 EUR/kk"); tuntipalkka EUR/h muodossa (esimerkiksi "22,50 EUR/h"). Bruttopalkka on se summa, josta ennakonpidätys vähennetään.

Vaihe 7 – Ilmoita kokonaisansiot. Laske kokonaisansiot viimeisten 12 kuukauden ajalta tai halutulta kaudelta, sisältäen säännöllisen palkan, ylityökorvaukset, lomarahat, tulospalkkiot ja muut säännölliset palkkaerät. Ilmoita ajanjakso selkeästi.

Vaihe 8 – Listaa muut palkkaerät (tarvittaessa). Listaa erityiset palkkaerät, kuten lomaraha, tulospalkkio, luontaisedut (auto, puhelin, lounas) tai muut korvaukset.

Vaihe 9 – Valitse käyttötarkoitus. Valitse todistuksen pääasiallinen käyttötarkoitus pudotusvalikosta. Tarkoituksen mainitseminen rajoittaa tietojen käyttöä GDPR:n mukaisesti.

Vaihe 10 – Merkitse päivämäärä ja allekirjoita. Merkitse allekirjoituspaikka ja todistuspäivä PP.KK.VVVV muodossa. Allekirjoita todistus ja toimita se pyytäjälle. Säilytä kopio todistuksesta.

Vaihe 11 – Harkitse suomalaisen ja kansainvälisen version laatimista. Ulkomailla käytettävään palkkatodistukseen (esimerkiksi viisumihakemus, kansainvälinen asuntolaina) voi olla tarpeen lisätä englanninkielinen käännös tai liite. Notaarivahvistus tai apostille-todistus voidaan edellyttää joissakin maissa. Selvitä vastaanottajamaan vaatimukset etukäteen.

Vaihe 12 – Tallenna todistuspyyntö asianmukaisesti. Tallenna työntekijän pyyntö ja palkkatodistuksen antamiseen liittyvä viestintä HR-järjestelmään tai arkistoon. GDPR:n mukaisesti palkkatodistukseen liittyvät henkilötiedot on käsiteltävä turvallisesti ja hävitettävä, kun niitä ei enää tarvita. Suositeltu säilytysaika palkkatodistuspyynnöille on 2–3 vuotta pyyntihetkestä.

Palkkatodistus Suomessa perustuu seuraaviin keskeisiin lakikohtiin, jotka työnantajan on tunnettava.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Lain 5 § säätää, että työnantaja saa kerätä ja käsitellä ainoastaan työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Palkkatodistus sisältää arkaluonteisia henkilötietoja (palkat, henkilötunnus), jotka on käsiteltävä lainmukaisesti: tarpeellisuusperiaate, käyttötarkoitussidonnaisuus ja tietoturva. Työnantajan on annettava palkkatodistus vain työntekijän pyynnöstä tai lain velvoittamana; todistuksen antaminen ilman suostumusta on lainvastaista.

Tietosuoja-asetus (EU 2016/679, GDPR). GDPR:n 5 artikla säätää henkilötietojen käsittelyn periaatteista: lainmukaisuus, kohtuullisuus ja läpinäkyvyys; käyttötarkoitussidonnaisuus; tietojen minimointi; täsmällisyys; säilytyksen rajoittaminen. Palkkatodistukseen sisältyvä henkilötunnus on erityistä huolellisuutta vaativa tieto. Tietosuojavaltuutettu valvoo GDPR:n noudattamista; rikkomuksesta voidaan tuomita hallinnollinen sakko enintään 20 miljoonaa euroa tai 4 % yrityksen liikevaihdosta.

Tuloverolaki (1535/1992). Tuloverolaki säätää palkkatulon verotuksesta. Työnantajalla on velvollisuus toimittaa Verohallintoon ennakonpidätys jokaisesta palkanmaksusta ja ilmoittaa palkanmaksutiedot vuosi-ilmoituksella. Palkkatodistuksessa ilmoitetut bruttomäärät ovat ne summat, joista ennakonpidätys on laskettu.

Työsopimuslaki (55/2001), 2 luku 16 §. TSL 2:16 säätää työnantajan palkanmaksuvelvollisuudesta; palkkakirjanpidon on oltava ajantasaista ja kirjanpitolain (1336/1997) mukaista. Palkkakirjanpito on säilytettävä vähintään 10 vuotta. Palkkatodistus perustuu tähän kirjanpitoon.

Kirjanpitolaki (1336/1997). Työnantajan on säilytettävä palkkakirjanpito vähintään 6–10 vuotta. Palkkatodistuksen tiedot on voitava jälkikäteen varmentaa kirjanpidosta.

Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) ja asunnonvuokrauslait. Vuokranantaja voi oikeudellisesti pyytää palkkatodistusta arvioidakseen vuokralaisen maksukykyä osana vuokrasopimusprosessia, kunhan pyyntö on oikeasuhteinen ja käsittely on GDPR:n mukaista.

Verohallinnon ohjeet. Verohallinto (vero.fi) julkaisee ohjeita työnantajille palkkatietojen ilmoittamisesta. Tulorekisteri on vuodesta 2019 lähtien ollut reaaliaikainen palkanmaksurekisteri; useimmissa tapauksissa pankki tai viranomainen voi tarkistaa palkkatiedot myös tulorekisteristä.

Tulorekisterilaki (53/2018). Vuodesta 2019 alkaen työnantajat ovat velvollisia ilmoittamaan jokaisen palkanmaksun tulorekisteriin viiden päivän kuluessa maksupäivästä. Tulorekisteri on Verohallinnon ylläpitämä kansallinen tietopankki, jonka tietoja käyttävät Verohallinto, Kela, eläkelaitokset, TE-toimistot ja muut viranomaiset. Vaikka tulorekisteri helpottaa viranomaisten välistä tiedonvaihtoa, yksityiset tahot kuten pankit ja vuokranantajat eivät pääse tulorekisteriin suoraan, joten työnantajan kirjallinen palkkatodistus on edelleen tarpeen yksityisten sopimusten yhteydessä.

Kirjanpitolaki (1336/1997) ja palkkakirjanpidon vaatimukset. Työnantajalla on lakisääteinen velvollisuus pitää ajantasaista palkkakirjanpitoa, johon palkkatodistuksen tiedot perustuvat. Palkkakirjanpito on säilytettävä vähintään 10 vuotta, mikä mahdollistaa palkkatodistusten tietojen tarkistamisen jälkikäteen. Palkkakirjanpito on myös verotarkastusten keskeinen asiakirja.

Palkkatodistus Suomessa sisältää seuraavat tavalliset virheet, jotka voivat johtaa todistuksen hylkäämiseen tai oikeudellisiin ongelmiin.

Virhe 1 – Bruttopalkan ja nettopalkan sekoittaminen. Tavallisin virhe on ilmoittaa nettopalkka (palkanmaksun jälkeen jäävä summa ennakonpidätyksen jälkeen) bruttopalkan sijaan. Pankit ja muut todistuksen vastaanottajat haluavat lähes aina bruttopalkan; nettopalkka voi johtaa todistuksen hylkäämiseen tai pyynnöstä uuden todistuksen antamiseen.

Virhe 2 – Henkilötunnuksen puuttuminen tai virheellinen muoto. Henkilötunnus on tärkeä yksiselitteisen tunnistamisen vuoksi. Tavallinen virhe on jättää henkilötunnus pois tai merkitä se virheelliseen muotoon. Todistuksessa on oltava henkilötunnus muodossa DDMMYY-NNNN.

Virhe 3 – Tietojen antaminen ilman suostumusta. Palkkatodistus on arkaluonteinen henkilötietoasiakirja. Työnantaja ei saa antaa sitä kolmansille osapuolille ilman työntekijän nimenomaista suostumusta tai lakiin perustuvaa velvollisuutta. Suostumus ja käyttötarkoitus on dokumentoitava GDPR:n mukaisesti.

Virhe 4 – Kokonaisansioiden aikajakson epäselvyys. Jos kokonaisansiot ilmoitetaan tietyllä ajanjaksolla, ajanjakso on mainittava selkeästi. Epäselvä tai puuttuva ajanjakso voi johtaa hylkäämiseen tai lisäselvityspyyntöön pankista tai vuokranantajalta.

Virhe 5 – Vanhentuneet tiedot. Palkkatodistuksen on oltava ajantasainen. Vanha todistus (yli 3–6 kuukautta) voidaan hylätä, koska palkat ja työsuhde voivat olla muuttuneet. Pankit pyytävät usein enintään 1–3 kuukauden ikäistä palkkatodistusta.

Virhe 6 – Lyhytaikaisen työsuhteen vaikutusten aliarvioiminen. Tilapäinen tai lyhyt työsuhde ei välttämättä riitä asuntolainan saamiseen. Jos työsuhde on alle 6 kuukauden mittainen koeaikana tai määräaikaisessa sopimuksessa, pankki voi pyytää lisäselvityksiä tai hylätä hakemuksen heikon työsuhteen vakauden vuoksi.

Virhe 7 – Allekirjoitusoikeuden puuttuminen. Palkkatodistuksen on allekirjoitettava henkilö, jolla on valtuutus antaa todistus työnantajan puolesta. Jos allekirjoittajalla ei ole valtuutusta, todistusta voidaan pitää epävirallisena tai epäluotettavana.

Virhe 8 – Palkkatodistuksen antaminen ulkopuoliselle ilman valtuutusta. Työnantajan edustaja voi antaa palkkatodistuksen vain, jos hänellä on asianmukainen valtuutus. Esimies, jolla ei ole HR-valtuutusta, ei saa antaa virallista palkkatodistusta. Väärän henkilön allekirjoittama palkkatodistus voi olla hylätty tai johtaa oikeudellisiin seurauksiin, jos se sisältää virheellisiä tietoja.

Virhe 9 – Palkkatodistuksen tietojen ristiriita työsopimuksen kanssa. Jos palkkatodistuksessa mainittu palkka tai työsuhteen alkamispäivä eroaa työsopimuksessa mainitusta, syntyy ristiriita, jonka vastaanottaja (pankki tai vuokranantaja) saattaa kyseenalaistaa. Varmista ennen todistuksen allekirjoittamista, että kaikki tiedot vastaavat työsopimusta, palkkakirjanpitoa ja tulorekisterin tietoja. Tietojen johdonmukaisuus on uskottavuuden perusta.