Työtodistus

Työtodistus Suomessa on asiakirja, joka työnantajan on annettava työntekijälle työsuhteen päättyessä työsopimuslain (55/2001) 6 luvun 7 §:n mukaisesti. Työtodistuksessa on aina mainittava työsuhteen kesto ja työtehtävien laatu. Työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä todistuksessa on lisäksi mainittava työsuhteen päättymisen syy sekä annettava arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Oikeus saada todistus työsuhteen kestosta ja työtehtävien laadusta säilyy kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä, ja oikeus saada todistus päättymisen syystä sekä arvio työtaidosta ja käytöksestä säilyy viisi vuotta työsuhteen päättymisestä.

Työtodistus on tärkeä asiakirja työntekijän jatkotyöllistymisen kannalta, koska se osoittaa työkokemuksen ja antaa uudelle työnantajalle tietoa työntekijän osaamisesta. Työtodistus jaetaan kahteen tyyppiin: suppeaan ja laajaan todistukseen. Suppeassa työtodistuksessa mainitaan vain työsuhteen kesto ja työtehtävien laatu. Laajassa työtodistuksessa mainitaan näiden lisäksi työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Laaja todistus annetaan vain työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä; työnantaja ei saa oma-aloitteisesti sisällyttää todistukseen päättymisen syytä tai arviota, koska tämä voisi olla työntekijän edun vastaista.

Työsuhteen kesto on työtodistuksen pakollinen tieto. Kesto ilmaistaan työsuhteen alkamis- ja päättymispäivän perusteella. Tieto työsuhteen kestosta osoittaa työntekijän työkokemuksen pituuden ja on usein keskeinen tieto uudelle työnantajalle. Kestoa koskeva tieto on annettava aina, kun työntekijä pyytää työtodistusta, riippumatta siitä, onko työsuhde päättynyt työntekijän vai työnantajan aloitteesta.

Työtehtävien laatu on niin ikään pakollinen tieto. Työtehtävien laatu kuvataan asiallisesti ja totuudenmukaisesti niin, että uusi työnantaja saa käsityksen siitä, millaisia tehtäviä työntekijä on hoitanut. Kuvaus voi sisältää tehtävänimikkeen, keskeiset vastuualueet ja työn luonteen. Hyvä työtehtävien kuvaus auttaa työntekijää osoittamaan osaamisensa uutta työtä haettaessa.

Päättymisen syy mainitaan vain pyynnöstä. Jos työntekijä pyytää, todistuksessa mainitaan työsuhteen päättymisen syy, esimerkiksi että työntekijä irtisanoutui omasta pyynnöstään tai että työsuhde päättyi tuotannollisilla ja taloudellisilla syillä. Päättymisen syy on ilmaistava asiallisesti ja totuudenmukaisesti. Työntekijä voi harkita, pyytääkö hän päättymisen syyn mainitsemista, koska tietyt päättymisen syyt voivat olla työntekijän edun kannalta epäedullisia. Tämän vuoksi päättymisen syy ja arvio annetaan vain työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä.

Arvio työtaidosta ja käytöksestä annetaan vain pyynnöstä ja asiallisesti. Jos työntekijä pyytää, todistukseen sisällytetään arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Arvio on annettava asiallisesti ja totuudenmukaisesti. Perusteettoman kielteinen tai loukkaava arvio voi johtaa työnantajan vastuuseen; toisaalta täysin totuudenvastainen myönteinen arvio ei myöskään ole asianmukainen. Arviossa kuvataan tyypillisesti työntekijän ammattitaitoa, huolellisuutta, oma-aloitteisuutta ja yhteistyökykyä. Hyvä arvio on työntekijälle arvokas jatkotyöllistymisessä.

Työtodistus ei saa sisältää työntekijälle haitallisia salaisia merkkejä tai koodeja. Työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaan työtodistuksesta ei saa ilmetä muuta kuin sen sanamuodosta käy ilmi. Tämä kieltää niin sanotut salaiset merkit tai koodit, joilla työnantaja voisi välittää uudelle työnantajalle työntekijää koskevaa kielteistä tietoa todistuksen sanamuodosta poiketen. Kielto suojaa työntekijää piilotetulta vahingoittamiselta.

Työtodistus sisältää henkilötietoja, joiden käsittelyä säätelevät tietosuojasäännökset. Työtodistuksessa esitettävät tiedot ovat työntekijän henkilötietoja, joiden käsittelyssä noudatetaan yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) ja lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Todistuksessa esitetään vain työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaiset tiedot, ja tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti henkilötunnusta käytetään vain, jos se on tarpeen; muutoin syntymäaika riittää. Riidat työtodistuksesta ratkaistaan yleisissä tuomioistuimissa, ja aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue valvoo työsopimuslain noudattamista.

Työtodistus Suomessa tulee tarpeelliseksi aina, kun työsuhde päättyy ja työntekijä pyytää todistusta työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaisesti. Seuraavat tilanteet ovat tyypillisiä käyttötilanteita.

Työsuhteen päättyminen ja uuden työn haku. Yleisin käyttötilanne on työsuhteen päättyminen, jolloin työntekijä tarvitsee työtodistuksen osoittaakseen työkokemuksensa uutta työtä hakiessaan. Työtodistus on keskeinen rekrytointiasiakirja, joka osoittaa työsuhteen keston ja työtehtävien laadun. Toimialaesimerkkejä: asiantuntijoiden siirtyminen yritysten välillä teknologia-alalla kuten Nokia, Vaadin ja Reaktor; toimihenkilöiden työpaikan vaihto pankki- ja vakuutusalalla; työntekijöiden siirtymät teollisuudessa ja palvelualalla.

Irtisanoutuminen omasta pyynnöstä. Kun työntekijä irtisanoutuu siirtyäkseen uuteen työhön tai muuttaakseen elämäntilannettaan, hänellä on oikeus saada työtodistus. Omasta pyynnöstä irtisanoutuva työntekijä pyytää usein laajaa todistusta, johon sisältyy arvio työtaidosta ja käytöksestä, koska se tukee uuden työn hakua. Toimialaesimerkkejä: uralla etenevät asiantuntijat; alanvaihtajat; uuteen organisaatioon siirtyvät.

Tuotannollinen ja taloudellinen irtisanominen. Tuotannollisesti irtisanottu työntekijä tarvitsee työtodistuksen sekä työnhakua että työttömyysturvaa varten. Tuotannollisilla syillä irtisanottu voi pyytää, että todistuksessa mainitaan päättymisen syyksi tuotannollinen ja taloudellinen peruste, mikä on työntekijän kannalta neutraali ja työnhaussa edullinen tieto. Toimialaesimerkkejä: teollisuuden saneeraukset; rakennusalan suhdannevaihtelut; organisaatiomuutokset.

Määäräaikaisen työsuhteen päättyminen. Määräaikaisen työsuhteen päättyessä työntekijällä on samalla tavalla oikeus työtodistukseen. Määräaikaisissa ja lyhyissä työsuhteissa työtodistus on erityisen tärkeä, koska työntekijä kerää työkokemusta useista työsuhteista. Toimialaesimerkkejä: sijaisuudet ja projektityöt; kausityö matkailussa ja vähittäiskaupassa; harjoittelut ja oppisopimukset.

Eläkkeelle siirtyminen. Eläkkeelle siirtyvä työntekijä voi pyytää työtodistuksen pitkän työuran päätteeksi. Vaikka eläkkeelle siirtyvä ei välttämättä hae uutta työtä, työtodistus voi olla merkityksellinen mahdollisten osa-aikaisten tai määräaikaisten tehtävien kannalta. Toimialaesimerkkejä: pitkän työuran tehneiden eläköityminen teollisuudessa ja julkisella sektorilla.

Työtodistuksen pyytäminen jälkikäteen. Työntekijä voi pyytää työtodistuksen myös myöhemmin työsuhteen päättymisen jälkeen lakisääteisten määräaikojen kuluessa: todistus kestosta ja tehtävistä on annettava 10 vuoden ja päättymisen syyn sekä arvion sisältävä todistus viiden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Toimialaesimerkkejä: vanhan työkokemuksen osoittaminen uudessa rekrytoinnissa; työtodistuksen pyytäminen viranomaista tai oppilaitosta varten.

Kadonneen tai tuhoutuneen todistuksen korvaaminen. Jos työtodistus on kadonnut tai tuhoutunut, työntekijällä on oikeus saada uusi todistus lakisääteisten määräaikojen kuluessa. Työnantaja on velvollinen antamaan uuden todistuksen. Toimialaesimerkkejä: kadonneen todistuksen korvaaminen muuton tai arkiston tuhoutumisen jälkeen.

Väliaikainen työtodistus työsuhteen aikana. Vaikka lakisääteinen oikeus työtodistukseen syntyy työsuhteen päättyessä, työnantaja voi antaa myös väliaikaisen todistuksen tai työnsuorituksen kuvauksen työsuhteen aikana esimerkiksi työntekijän hakiessa uutta tehtävää. Väliaikainen todistus ei ole lakisääteinen, mutta se on käytännössä tavallinen. Toimialaesimerkkejä: työntekijän hakiessa sisäistä tehtävää; suosituksen tarve työsuhteen aikana.

Julkinen sektori ja virkasuhteet. Julkisella sektorilla työ- ja virkasuhteen päättyessä annetaan vastaava työtodistus tai palvelustodistus. Virkasuhteissa sovelletaan kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annettua lakia (304/2003) tai valtion virkamieslakia (750/1994), jotka sisältävät vastaavat säännökset. Toimialaesimerkkejä: kuntien ja hyvinvointialueiden palvelustodistukset; valtion virastojen todistukset.

Työtodistus Suomessa sisältää seuraavat oikeudellisesti ratkaisevat osatekijät työsopimuslain (55/2001) 6 luvun 7 §:n ja tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaisesti, jotta todistus on lain mukainen ja työntekijän oikeudet turvataan.

Todistuksen antajan yksilöinti. Työtodistuksessa on yksilöitävä työnantaja: täydellinen toiminimi, Y-tunnus (muodossa NNNNNNN-N) ja osoite. Lisäksi on yksilöitävä todistuksen allekirjoittava henkilö, esimerkiksi esimies tai henkilöstöhallinnon edustaja, sekä hänen asemansa. Todistuksen antajan yksilöinti antaa todistukselle uskottavuuden ja mahdollistaa tietojen tarkistamisen.

Työntekijän yksilöinti. Todistuksessa on yksilöitävä työntekijä etu- ja sukunimellä sekä syntymäajalla tai henkilötunnuksella. Tietosuoja-asetuksen tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti henkilötunnusta käytetään vain, jos se on tarpeen; muutoin syntymäaika riittää työntekijän yksilöintiin. Työntekijän yksilöinti varmistaa, että todistus koskee oikeaa henkilöä.

Työsuhteen kesto. Tämä on työtodistuksen pakollinen tieto. Työsuhteen kesto ilmaistaan alkamis- ja päättymispäivän perusteella suomalaisessa päivämäärämuodossa (PP.KK.VVVV). Kesto on mainittava aina, kun työntekijä pyytää todistusta, työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaisesti. Tieto työsuhteen kestosta osoittaa työkokemuksen pituuden ja on usein keskeinen tieto uudelle työnantajalle.

Työtehtävien laatu. Tämä on niin ikään työtodistuksen pakollinen tieto. Työtehtävien laatu kuvataan asiallisesti ja totuudenmukaisesti niin, että uusi työnantaja saa käsityksen työntekijän hoitamista tehtävistä. Kuvaus voi sisältää tehtävänimikkeen, keskeiset vastuualueet ja työn luonteen. Konkreettinen kuvaus: ”Ohjelmistokehittäjä, vastuualueena backend-kehitys Python- ja PostgreSQL-ympäristössä sekä tekninen dokumentaatio”. Hyvä kuvaus auttaa työntekijää osoittamaan osaamisensa.

Todistuksen laajuus. Sopimuksessa on määriteltävä, onko kyse suppeasta vai laajasta todistuksesta. Suppea todistus sisältää vain keston ja työtehtävien laadun. Laaja todistus sisältää näiden lisäksi päättymisen syyn ja arvion työtaidosta ja käytöksestä, ja se annetaan vain työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä. Työntekijä päättää, pyytääkö hän suppeaa vai laajaa todistusta. Lisää malleja ja tarkistuslistoja löytyy osoitteesta forms-legal.com.

Päättymisen syy (vain pyynnöstä). Jos työntekijä pyytää, todistuksessa mainitaan työsuhteen päättymisen syy asiallisesti ja totuudenmukaisesti, esimerkiksi että työntekijä irtisanoutui omasta pyynnöstään tai että työsuhde päättyi tuotannollisilla ja taloudellisilla syillä. Työntekijä voi harkita, pyytääkö hän päättymisen syyn mainitsemista, koska tietyt syyt voivat olla työntekijän edun kannalta epäedullisia. Päättymisen syytä ei saa sisällyttää todistukseen ilman pyyntöä.

Arvio työtaidosta ja käytöksestä (vain pyynnöstä). Jos työntekijä pyytää, todistukseen sisällytetään arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä. Arvio on annettava asiallisesti ja totuudenmukaisesti; perusteettoman kielteinen arvio voi johtaa työnantajan vastuuseen. Arviossa kuvataan tyypillisesti työntekijän ammattitaitoa, huolellisuutta, oma-aloitteisuutta ja yhteistyökykyä. Hyvä arvio on työntekijälle arvokas jatkotyöllistymisessä.

Salaisten merkkien kielto. Työtodistus ei saa sisältää työntekijälle haitallisia salaisia merkkejä tai koodeja työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaisesti. Todistuksesta ei saa ilmetä muuta kuin sen sanamuodosta käy ilmi. Tämä kielto suojaa työntekijää piilotetulta vahingoittamiselta, jolla työnantaja voisi välittää uudelle työnantajalle kielteistä tietoa todistuksen sanamuodosta poiketen.

Antopäivä ja allekirjoitus. Todistuksessa on mainittava antopaikka ja -päivä sekä työnantajan edustajan allekirjoitus. Allekirjoitus vahvistaa todistuksen aitouden. On hyvä huomata oikeus saada todistus jälkikäteen: oikeus todistukseen kestosta ja tehtävistä säilyy 10 vuotta ja päättymisen syyn sekä arvion sisältävään todistukseen viisi vuotta työsuhteen päättymisestä. Suosittelemme tutustumaan myös niihin liittyviin malleihin kuten työsuhteen irtisanominen, toistaiseksi voimassa oleva työsopimus, sopimus työsuhteen päättämisestä ja määräaikainen työsopimus.

Työtodistus Suomessa laaditaan huolellisesti seuraavien vaiheiden mukaisesti, jotta todistus on työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukainen ja työntekijän oikeudet turvataan.

Vaihe 1 – Yksilöi todistuksen antaja. Merkitse työnantajan toiminimi, Y-tunnus ja osoite sekä todistuksen allekirjoittavan henkilön nimi ja asema (esimerkiksi esimies tai henkilöstöpäällikkö). Todistuksen antajan yksilöinti antaa todistukselle uskottavuuden.

Vaihe 2 – Yksilöi työntekijä. Merkitse työntekijän etu- ja sukunimi ja syntymäaika tai henkilötunnus. Käytä henkilötunnusta vain, jos se on tarpeen; muutoin syntymäaika riittää tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) tietojen minimoinnin periaatteen mukaisesti.

Vaihe 3 – Merkitse työsuhteen kesto. Ilmoita työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä suomalaisessa päivämäärämuodossa (PP.KK.VVVV). Työsuhteen kesto on työtodistuksen pakollinen tieto työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaisesti. Tarkista päivämäärät huolellisesti palkkatiedoista.

Vaihe 4 – Kuvaa työtehtävien laatu. Kuvaa työntekijän tehtävä ja työtehtävien laatu asiallisesti ja totuudenmukaisesti. Sisällytä tehtävänimike, keskeiset vastuualueet ja työn luonne. Konkreettinen kuvaus auttaa työntekijää osoittamaan osaamisensa uutta työtä haettaessa. Työtehtävien laatu on todistuksen pakollinen tieto.

Vaihe 5 – Valitse todistuksen laajuus. Valitse, laaditaanko suppea todistus (kesto ja työtehtävien laatu) vai laaja todistus (lisäksi päättymisen syy sekä arvio työtaidosta ja käytöksestä). Laaja todistus laaditaan vain, jos työntekijä on sitä nimenomaisesti pyytänyt. Älä sisällytä päättymisen syytä tai arviota ilman pyyntöä.

Vaihe 6 – Merkitse päättymisen syy vain pyynnöstä. Jos työntekijä pyytää laajaa todistusta, merkitse työsuhteen päättymisen syy asiallisesti ja totuudenmukaisesti (esimerkiksi ”työntekijä irtisanoutui omasta pyynnöstään” tai ”työsuhde päättyi tuotannollisilla ja taloudellisilla syillä”). Suppeassa todistuksessa jätä tämä kohta tyhjäksi.

Vaihe 7 – Laadi arvio työtaidosta ja käytöksestä vain pyynnöstä. Jos työntekijä pyytää laajaa todistusta, laadi arvio työntekijän työtaidosta ja käytöksestä asiallisesti ja totuudenmukaisesti. Kuvaa työntekijän ammattitaitoa, huolellisuutta, oma-aloitteisuutta ja yhteistyökykyä. Vältä perusteettoman kielteistä tai loukkaavaa arviota, joka voi johtaa vastuuseen. Suppeassa todistuksessa jätä tämä kohta tyhjäksi.

Vaihe 8 – Varmista salaisten merkkien kielto. Tarkista, ettei todistus sisällä työntekijälle haitallisia salaisia merkkejä, koodeja tai sanamuotoja, joista ilmenisi muuta kuin todistuksen sanamuodosta suoraan käy ilmi. Tämä kielto on ehdoton työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaisesti.

Vaihe 9 – Lisää tarvittavat lisätiedot. Voit halutessasi sisällyttää vapaaehtoisia lisätietoja, kuten työsuhteen muodon (toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen) tai työajan. Lisätietojen on oltava asiallisia ja totuudenmukaisia.

Vaihe 10 – Tarkista työntekijän oikeudet jälkikäteen. Muista, että työntekijällä on oikeus saada todistus kestosta ja tehtävistä 10 vuoden ajan ja päättymisen syyn sekä arvion sisältävä todistus viiden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Jos todistus on kadonnut tai tuhoutunut, työnantaja on velvollinen antamaan uuden todistuksen näiden määräaikojen kuluessa.

Vaihe 11 – Noudata tietosuojaa. Varmista, että todistus sisältää vain työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaiset tiedot. Henkilötietojen käsittelyssä noudata tietosuoja-asetusta (EU 2016/679) ja lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Säilytä todistuksen tiedot vain tarpeellisen ajan.

Vaihe 12 – Merkitse antopäivä ja allekirjoita. Merkitse antopaikka ja -päivä. Työnantajan edustaja allekirjoittaa todistuksen. Anna allekirjoitettu todistus työntekijälle ja säilytä kopio työnantajan arkistossa lakisääteisten määräaikojen kuluessa, jotta mahdollinen uusi todistus voidaan tarvittaessa antaa.

Työtodistus Suomessa kuuluu työ- ja tietosuojalainsäädännön piiriin, jota työnantajan on noudatettava, jotta todistus on lain mukainen ja työntekijän oikeudet turvataan.

Työsopimuslaki (55/2001), 6 luvun 7 §. Tämä on työtodistuksen keskeisin säännös. Pykälän mukaan työntekijällä on työsuhteen päättyessä oikeus saada työnantajalta kirjallinen todistus työsuhteen kestosta ja työtehtävien laadusta. Työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä todistuksessa on lisäksi mainittava työsuhteen päättymisen syy sekä arvio työntekijän työtaidoista ja käytöksestä. Oikeus saada todistus työsuhteen kestosta ja työtehtävien laadusta säilyy 10 vuotta työsuhteen päättymisestä. Oikeus saada todistus, joka sisältää päättymisen syyn sekä arvion työtaidosta ja käytöksestä, säilyy kuitenkin vain viisi vuotta työsuhteen päättymisestä. Jos todistuksen antamisesta on kulunut yli 10 vuotta, työnantaja on velvollinen antamaan todistuksen vain, jos siitä ei aiheudu hänelle kohtuutonta hankaluutta; sama koskee kadonneen tai turmeltuneen todistuksen tilalle annettavaa uutta todistusta.

Salaisten merkkien kielto. Työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaan työtodistuksesta ei saa ilmetä muuta kuin sen sanamuodosta käy ilmi. Tämä säännös kieltää niin sanotut salaiset merkit tai koodit, joilla työnantaja voisi välittää uudelle työnantajalle työntekijää koskevaa kielteistä tietoa todistuksen sanamuodosta poiketen. Kielto on ehdoton ja suojaa työntekijää piilotetulta vahingoittamiselta.

Arvion asiallisuus ja totuudenmukaisuus. Työtodistukseen sisältyvän arvion työntekijän työtaidosta ja käytöksestä on oltava asiallinen ja totuudenmukainen. Perusteettoman kielteinen tai loukkaava arvio voi loukata työntekijän oikeuksia ja johtaa työnantajan vahingonkorvausvastuuseen. Arvion on perustuttava todellisiin havaintoihin työntekijän työsuorituksesta ja käytöksestä työsuhteen aikana.

Tietosuoja-asetus (EU 2016/679, GDPR) ja tietosuojalaki (1050/2018). Työtodistus sisältää työntekijän henkilötietoja, joiden käsittelyssä on noudatettava GDPR:n 5 artiklan periaatteita: lainmukaisuus, käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi, täsmällisyys, säilytyksen rajoittaminen ja luottamuksellisuus. Tietojen minimoinnin periaatteen mukaan todistuksessa esitetään vain tarpeelliset tiedot, ja henkilötunnusta käytetään vain, jos se on välttämätöntä. Valvonnasta vastaa tietosuojavaltuutettu.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004). Laki säätelee työntekijän henkilötietojen käsittelyä työelämässä. Työtodistuksessa esitettävien tietojen on oltava työsuhteen kannalta tarpeellisia, ja arvion on oltava asiallinen. Laki rajoittaa työntekijää koskevien tietojen keräämistä ja käyttöä, mikä koskee myös työtodistuksen sisältöä.

Kunnan ja hyvinvointialueen viranhaltijasta annettu laki (304/2003) ja valtion virkamieslaki (750/1994). Julkisen sektorin virkasuhteissa sovelletaan näitä lakeja, jotka sisältävät työsopimuslakia vastaavat säännökset palvelustodistuksesta. Viranhaltijalla ja virkamiehellä on vastaava oikeus saada todistus palvelussuhteen kestosta ja tehtävien laadusta sekä pyynnöstä arvio.

Vahingonkorvauslaki (412/1974) ja työsopimuslain 12 luku. Jos työnantaja laiminlyö velvollisuutensa antaa työtodistus tai antaa virheellisen taikka perusteettoman kielteisen todistuksen, työntekijälle voi syntyä oikeus vahingonkorvaukseen. Vahingonkorvausvastuu voi perustua työsopimuslakiin tai vahingonkorvauslakiin riippuen tilanteesta. Työtodistuksen antamatta jättäminen voi myös johtaa aluehallintoviraston työsuojelutarkastuksessa huomautukseen.

Aluehallintoviraston (AVI) valvonta. Aluehallintoviraston työsuojelun vastuualue valvoo työsopimuslain, mukaan lukien työtodistusta koskevan 6 luvun 7 §:n, noudattamista. Työntekijä voi tarvittaessa olla yhteydessä aluehallintovirastoon, jos työnantaja kieltäytyy antamasta lakisääteistä työtodistusta.

Työtodistus Suomessa sisältää seuraavat tavalliset virheet, jotka voivat loukata työntekijän oikeuksia tai johtaa työnantajan vastuuseen.

Virhe 1 – Työtodistuksen antamatta jättäminen työsopimuslain 6 luvun 7 §:n vastaisesti. Työntekijällä on oikeus saada työtodistus työsuhteen päättyessä. Tavallinen virhe on jättää työtodistus antamatta tai viivytellä sen antamista. Työtodistuksen antamatta jättäminen voi johtaa työnantajan vahingonkorvausvastuuseen ja aluehallintoviraston työsuojelutarkastuksessa huomautukseen. Työntekijä voi vaatia todistusta lakisääteisten määräaikojen kuluessa.

Virhe 2 – Päättymisen syyn tai arvion sisällyttäminen ilman työntekijän pyyntöä. Päättymisen syy ja arvio työtaidosta ja käytöksestä saadaan sisällyttää työtodistukseen vain työntekijän nimenomaisesta pyynnöstä. Tavallinen virhe on sisällyttää nämä tiedot oma-aloitteisesti, vaikka työntekijä ei ole niitä pyytänyt. Tämä voi olla työntekijän edun vastaista, erityisesti jos päättymisen syy tai arvio on epäedullinen, ja loukata työntekijän oikeutta suppeaan todistukseen.

Virhe 3 – Perusteettoman kielteinen tai loukkaava arvio. Työtodistukseen sisältyvän arvion on oltava asiallinen ja totuudenmukainen. Tavallinen virhe on antaa perusteettoman kielteinen, loukkaava tai todellisuutta vääristävä arvio työntekijän työtaidosta tai käytöksestä. Tällainen arvio voi loukata työntekijän oikeuksia ja johtaa työnantajan vahingonkorvausvastuuseen, koska se voi haitata työntekijän jatkotyöllistymistä.

Virhe 4 – Salaisten merkkien tai koodien käyttö työsopimuslain 6 luvun 7 §:n vastaisesti. Työtodistuksesta ei saa ilmetä muuta kuin sen sanamuodosta käy ilmi. Tavallinen virhe on käyttää piilotettuja merkkejä, koodeja tai erityisiä sanamuotoja, joilla pyritään välittämään uudelle työnantajalle kielteistä tietoa todistuksen sanamuodosta poiketen. Tällainen menettely on kielletty ja voi johtaa vahingonkorvausvastuuseen.

Virhe 5 – Työsuhteen keston tai työtehtävien laadun virheellinen merkintä. Työsuhteen kesto ja työtehtävien laatu ovat työtodistuksen pakollisia tietoja, joiden on oltava oikeita. Tavallinen virhe on merkitä väärä alkamis- tai päättymispäivä tai kuvata työtehtävät virheellisesti tai liian suppeasti. Virheellinen tieto voi haitata työntekijän työnhakua, ja työntekijällä on oikeus saada oikaistu todistus.

Virhe 6 – Liiallisten henkilötietojen sisällyttäminen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) vastaisesti. Työtodistuksessa esitetään vain työsopimuslain 6 luvun 7 §:n mukaiset tiedot. Tavallinen virhe on sisällyttää todistukseen tarpeettomia henkilötietoja, kuten arkaluonteisia terveystietoja tai henkilötunnus ilman tarvetta. Tietojen minimoinnin periaatteen mukaan henkilötunnusta käytetään vain, jos se on välttämätöntä; muutoin syntymäaika riittää.

Virhe 7 – Työtodistuksen epääminen jälkikäteisen pyynnön perusteella määräaikojen sisällä. Työntekijällä on oikeus saada todistus kestosta ja tehtävistä 10 vuoden ajan ja päättymisen syyn sekä arvion sisältävä todistus viiden vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Tavallinen virhe on kieltäytyä antamasta todistusta jälkikäteen näiden määräaikojen kuluessa. Työnantaja on velvollinen antamaan todistuksen, ellei siitä aiheudu kohtuutonta hankaluutta yli 10 vuoden kuluttua.

Virhe 8 – Arvion antaminen ilman todellista perustetta. Arvion työtaidosta ja käytöksestä on perustuttava todellisiin havaintoihin työntekijän työsuorituksesta ja käytöksestä. Tavallinen virhe on antaa yleisluonteinen tai todellisuuteen perustumaton arvio, joka ei vastaa työntekijän tosiasiallista suoriutumista. Sekä perusteettoman kielteinen että täysin totuudenvastaisen myönteinen arvio ovat ongelmallisia.

Virhe 9 – Kadonneen todistuksen korvaamisen laiminlyönti. Jos työtodistus on kadonnut tai tuhoutunut, työntekijällä on oikeus saada uusi todistus lakisääteisten määräaikojen kuluessa. Tavallinen virhe on kieltäytyä antamasta uutta todistusta tai vaatia siitä perusteetonta maksua. Työnantaja on velvollinen antamaan uuden todistuksen, ellei siitä aiheudu yli 10 vuoden kuluttua kohtuutonta hankaluutta.