Proforma Invoice Finland

Proformalasku Suomessa on tulliselvityksessä, näytelähetyksissä ja kaupallisissa neuvotteluissa käytettävä asiakirja, joka näyttää kauppalaskun muotoa mutta ei ole oikeudellisesti sitova maksuvaatimus. Proformalasku latinaksi pro forma tarkoittaa muodon vuoksi, ja se on tavallinen asiakirja kansainvälisessä kaupassa usein tarvittavana dokumenttina ennen varsinaista kauppatapahtumaa.

Proforman oikeudellinen luonne poikkeaa kauppalaskusta kahdessa keskeisessä kohdassa. Ensimmäiseksi proforma ei ole maksuvaatimus vaan se kuvaa tulevan tai suunnitellun toimituksen ehtoja ja arvoa, kun taas kauppalasku on lähetetystä tavarasta perittävä sitova maksuvaatimus. Toiseksi proforma ei ole kirjanpitoasiakirja, joten se ei kirjaudu myyjän kirjanpitoon tulona eikä ostajan kirjanpitoon ostomenona. Kauppalasku sen sijaan on kirjanpidollinen asiakirja molemmille osapuolille arvonlisäverolain 1501/1993 ja kirjanpitolain 1336/1997 nojalla.

Tulliselvityksessä proformalasku on EU:n ulkopuolisessa viennissä tyypillinen asiakirja. Suomen Tulli hyväksyy proforman tullausarvon laskentaperusteena, kun lähetys ei ole kaupallinen myynti esimerkiksi näytteet, lahjat, korjauspalautukset tai tilapäinen tuonti ja vienti. EU:n tullausarvo lasketaan UCC:n asetus 952/2013 IV osaston mukaisesti CIF-arvona eli Cost, Insurance, Freight EU:n tullialueelle saapuessa.

Proforman käyttö remburssikaupassa on erityisen tärkeää. Ennen kaupallisen remburssin LC avaamista ostaja pyytää myyjältä proforman, jossa on kaikki LC-ehdot täyttämiseksi tarvittavat tiedot. Myyjä lähettää proforman, ostaja avaa LC pankilleen proforman tietojen perusteella, ja myyjä toimittaa tavaran ja esittää varsinaisen kauppalaskun yhdessä muiden LC-asiakirjojen kanssa.

Kansainvälisissä hankintaneuvotteluissa proforma toimii sitovaa tilausta edeltävänä tarjousasiakirjana. Se ei sido myyjää toimittamaan eikä ostajaa ostamaan, mutta se sisältää kaikki kaupan kannalta olennaiset ehdot kuten hinnoittelun, toimituslausekkeen, maksutavan ja toimitusajan neuvottelujen pohjaksi. Proforma on myös tärkeä asiakirja ostajan valuutanhankinnan viranomaishakemuksissa useissa Afrikan ja Aasian maissa.

Proformalasku Suomessa tarvitaan useissa tilanteissa kansainvälisessä kaupassa ja kotimaan yritystoiminnassa.

Näytelähetykset EU:n ulkopuolelle. Suomalainen yritys lähettää tuotenäytteitä potentiaaliselle asiakkaalle Yhdysvaltoihin tai Japaniin. Tulliselvitys vaatii proforman, jossa näytteiden arvo on ilmoitettu. Näytteille, joiden arvo on alle 500 euroa, voidaan EU:n ulkopuolisessa viennissä merkitä no commercial value tai symbolinen arvo.

Remburssikaupan ennakointi. Ostaja haluaa avata remburssin pankilleen, mutta kaupallinen lasku syntyy vasta toimituksesta. Proforma toimii LC:n avaamisen perusteena, ja kaikki remburssin asiakirjavaatimukset kirjataan proformaan asiakirjalistoineen, arvoineen ja HS-koodeineen.

Ostajan valuutan hankkiminen ja maahantuontilupa. Joissakin maissa kuten monet Afrikan maat tai Kiina ennen SAFE-vapautuksia ostajan on haettava ulkomaanvaluuttaa tai maahantuontilupa viranomaistaholta ennen ostoa. Viranomaiset vaativat proforman hakemuksen liitteeksi.

Tilapäinen tuonti näyttelyä tai esittelyä varten. Suomalainen yritys vie messutavaroita Dubain tai Singaporen messuille. Tilapäisessä tuonnissa eli ATA Carnet tai Suomen Tullin tilapäinen tuontilupa proforma on osoitus tavaroiden arvosta ja omistuksesta. Messujen jälkeen sama proforma kuuluu paluulähetyksen asiakirjoihin.

Korjauspalautukset takuuhuoltoon. Asiakas palauttaa viallisen laitteen myyjälle korjattavaksi. Palautuslähetykseen tarvitaan proforma, jossa laitteen arvo on ilmoitettu ja lähetyksen tarkoitukseksi merkitty returned goods for repair under warranty. Väärin luokiteltu korjauspalautus voidaan virheellisesti verottaa kaupallisena tuontina kohdemaassa.

Ennakoivat tarjousneuvottelut. Ostaja pyytää proforman hinta- ja toimitusehtojen neuvottelun pohjaksi ennen lopullisen tilauksen tekemistä. Proforma toimii tarjouksena ilman sitovuutta, mikä helpottaa neuvotteluja.

Proformalasku Suomessa sisältää tullilain 304/2016 ja UCC:n asetus 952/2013 mukaisen pätevyyden varmistamiseksi seuraavat elementit.

Myyjän ja ostajan täydelliset tiedot. Myyjän eli lähettäjän toiminimi, osoite, ALV-numero tai EORI-numero. Ostajan eli vastaanottajan nimi, täydellinen osoite ja kohdemaa. Osapuolten tarkka identifiointi on välttämätöntä tulliselvitystä varten.

Proformanumero ja päivämäärä. Yksilöivä viitenumero seurantaa varten, päivämäärä sekä tarvittaessa tilausnumero tai viittaus sopimukseen. Viittausnumero helpottaa asiakirjojen hallintaa remburssikaupassa.

Lähetyksen tarkoitus eli reason for export. Kaupallinen myynti, näyte, lahja, korjaus, tilapäinen tuonti tai muu tarkoitus on merkittävä selkeästi. Tarkoitus vaikuttaa tullimenettelyyn: näytteet ja lahjat voivat olla tullittomia tiettyyn arvoon asti kohdemaan mukaan.

Tavaraerittely ja HS-koodi. Yksityiskohtainen tavarakuvaus on pakollinen. HS-tullitariffikoodi eli harmonized system code on kuusinumeroinen kansainvälisesti yhteinen koodi tai kahdeksannumeroinen CN-koodi EU:n sisällä. Yksikköhinta, määrä, kokonaishinta ja valuutta kirjataan täsmällisesti.

Alkuperämaa eli country of origin. Tavaran valmistusmaa vaikuttaa tullietuuksiin kohdemaassa EU:n kauppasopimukset, GSP, EUR.1-alkuperätodistus. forms-legal.com tarjoaa myös alkuperätodistuksen hakemusmalleja kansainväliseen kauppaan.

Incoterms 2020 -toimituslauseke ja arvo. Tullausarvo lasketaan UCC:n IV osan mukaisesti, ja lähtökohtana on yleensä CIF-arvo EU:n tullialueelle. Proformaan on kirjattava, sisältääkö ilmoitettu arvo rahdin ja vakuutuksen eli CIF-arvo vai ei.

Brutto- ja nettopaino sekä mitat. Kuljetuksen laskutusta ja tulliselvitystä varten tarvitaan tarkka paino- ja mittatieto.

Merkintä ei-kaupallisesta luonteesta. Jos proforma ei ole kauppalasku, on kirjattava selkeästi: This is a proforma invoice only, not a commercial invoice and not for payment.

Proformalasku Suomessa laaditaan ennen varsinaista toimitusta tai remburssin avaamista.

Vaihe 1 – Selvitä tullausarvolaskentaperiaate. EU:n ulkopuolisessa viennissä tullausarvo on WTO:n tulliarvosopimuksen CVA eli UCC IV osa mukainen ensisijainen arvo: kauppahinta eli transaction value tarkoittaa tosiasiallisesti maksettua tai maksettavaa hintaa. Proformassa arvon on vastattava todellisuutta, koska aliarviointi on tullipetos tullilain 304/2016 nojalla.

Vaihe 2 – Hae HS-koodi oikein. Käytä WCO:n harmonoidun järjestelmän hakutyökalua tai Tullin TARIC-tietokantaa. Kuusimerkkinen HS-koodi on sama maailmanlaajuisesti. EU:n sisällä käytetään kahdeksanmerkkistä CN-koodia. Virheellinen koodi johtaa vääriin tullimaksuihin kohdemaassa.

Vaihe 3 – Kirjaa lähetyksen tarkoitus selkeästi. Commercial sample no commercial value merkitään näytteille. Gift merkitään lahjoille. Returned goods for repair under warranty merkitään korjauspalautuksille. Epäselvä tarkoituskirjaus johtaa tulliselvityksen hidastumiseen.

Vaihe 4 – Ilmoita CIF-arvo jos tullausarvolaskenta sitä vaatii. Monissa kohdemaissa tullausarvo lasketaan CIF-arvoon, joka sisältää hinnan, rahdin ja vakuutuksen EU:n tullialueelle saapuessa. Jos sopimus on EXW tai FOB, lisää rahti- ja vakuutusarvio proformaan tullausarvolaskentaa varten.

Vaihe 5 – Valmistele proforma englanniksi kansainvälisiin toimituksiin. Tulliselvitys kohdemaassa vaatii yleensä englanninkielisen version. Lisää tarvittaessa kyseisen maan kielinen käännös.

Vaihe 6 – Allekirjoita yrityksen leimalla tarvittaessa. Jotkut maat erityisesti Lähi-itä ja Etelä-Aasia vaativat yrityksen leiman allekirjoituksen yhteydessä. Suomessa yritysleimat eivät ole pakollisia, mutta kansainvälisessä kaupassa ne lisäävät asiakirjan uskottavuutta.

Proformalasku Suomessa on kansainvälisen kaupan ja tullioikeuden kannalta tärkeä asiakirja useissa kohdissa.

Tullilaki 304/2016 ja UCC asetus 952/2013. Tulliselvitys vaatii tavaroiden arvon ilmoittamista. Proforma toimii arvioasiakirjana ei-kaupallisissa toimituksissa. UCC IV osa artiklat 76–144 säätelee tullausarvoa. WTO:n tulliarvosopimus CVA on tullausarvolaskennan perusta kansainvälisesti kaikissa WTO-jäsenmaissa.

Aliarvostuskielto. Tullilain 304/2016 48 §:n mukainen tullipetos syntyy, jos proformassa ilmoitetaan tahallisesti pienempi arvo tullimaksujen kiertämiseksi. Sakkomaksu voi olla monikertainen aliarvoistuksen perusteella määräytyvään tullimaksuun nähden, ja vakavassa tapauksessa on rikossyyte.

Alkuperätodistusvaatimukset. EU:n tullietuussopimusten CETA, EPA, GSP ja EBA hyödyntäminen vaatii alkuperätodistuksen kuten EUR.1-liikkumisvarmenne, REX-alkuperäilmoitus tai kauppalasku-ilmoitus. Proforma ei korvaa alkuperätodistusta, vaan erillinen alkuperätodistus on laadittava.

Kirjanpitolaki 1336/1997. Proforma ei ole kirjanpitoasiakirja: sitä ei kirjata myyjän liikevaihdon kirjanpidossa eikä ostajan ostokirjanpidossa. Varsinainen kauppalasku on kirjanpidollinen tositekirjaus.

Dual-use-tarkistus. Proformaan kirjattu tavara on tarkistettava kaksikäyttötuotteiden asetuksen EU 2021/821 varalta ennen lähetystä. Vientilupakysymys on ratkaistava, vaikka lähetys olisi vain näyte tai lahja, koska kaksikäyttöluonne määrittyy tavaran ominaisuuksien eikä lähetystavan perusteella.

ALV ja näytelähetykset. Tavara, joka lähetetään liikelahjaksi tai näytteeksi EU:n ulkopuolelle, on ALV-vapaa viennin verovapaussäännösten ALV-laki 70 §:n nojalla, jos vienti toteutuu ja poistumistosite EAD on olemassa Tullin järjestelmässä.

Proformalasku Suomessa heikkenee seuraavien yleisten virheiden vuoksi, jotka aiheuttavat ongelmia tullissa tai kirjanpidossa.

Virhe 1 – Aliarvostus tullimaksujen kiertämiseksi. Myyjä kirjoittaa proformaan 100 euron arvon kun todellinen arvo on 1 000 euroa saadakseen ostajalle pienemmän tullimaksun. Tämä on tullipetos tullilain 304/2016 nojalla, ja seuraamuksena on korotettu tullimaksu sekä mahdollinen rikossyyte.

Virhe 2 – Väärä tai puuttuva HS-koodi. HS-koodin puuttuminen hidastaa tulliselvitystä, ja väärä koodi johtaa virheelliseen tullimaksuun kohdemaassa. Erityisesti teknologiatuotteiden ja kemikaalien HS-koodit vaativat asiantuntemusta.

Virhe 3 – Lähetyksen tarkoituksen epäselvyys. Proformassa ei ole kirjattu selkeästi, onko kyse kaupallisesta myynnistä, näytteestä vai korjauspalautuksesta. Tulliviranomainen kohdemaassa voi tulkita kaikki lähetykset kaupallisiksi myynneiksi, mikä johtaa tarpeettomiin tullimaksuihin.

Virhe 4 – CIF-arvon puuttuminen. Proformassa on vain EXW- tai FOB-hinta ilman rahti- ja vakuutusarvokomponenttia. Monien kohdemaiden tullausarvo lasketaan CIF-perusteisesti, joten puuttuva CIF-arvo johtaa väärään tullausarvoon ja virheelliseen tullimaksuun.

Virhe 5 – Proforman sekoittaminen kauppalaskuun. Proforma arkistoidaan kirjanpitoon kauppalaskuna tai se merkitään myyntituloksi ennen todellista myyntiä. Tämä on kirjanpitovirhe, sillä proforma ei saa näkyä tulokirjanpidossa ennen tavaran toimitusta ja kauppalaskun lähettämistä.