Tulliasioinnin valtakirja Suomi

Tulliasioinnin valtakirja Suomessa on oikeudellinen asiakirja, jolla tuoja tai viejä eli valtuuttaja antaa tulliasiamiehenä toimivalle huolitsijalle tai tulliasioinnin erikoisliikkeelle oikeuden hoitaa tulliselvityksiä valtuuttajan puolesta. Tulliasioinnin valtakirja on käytännön edellytys kaikelle ammattimaiselle huolinta- ja tulliasiamiestoiminnalle Suomessa.

Oikeudellinen perusta rakentuu EU:n unionin tullikoodiin UCC asetus 952/2013 ja kansalliseen tullilakiin 304/2016. UCC:n 18 artikla säätelee tullin edustajaa eli customs representative: kuka voi toimia tulliedustajana ja millä ehdoilla. Suomessa tulliedustajan ei tarvitse olla Tullin erikseen hyväksymä asiamies samalla tavoin kuin joissain muissa EU-maissa, mutta tulliedustajan on pystyttävä osoittamaan kirjallinen valtuutus, jos Tulli sitä tarkastuksessa pyytää.

Tulliasioinnin valtakirjan kaksi päätyyppiä eroavat vastuunjaoltaan. Suorassa edustuksessa eli direct representation UCC 18 artikla 1 kohta b mukaan tulliasiamies toimii valtuuttajan nimissä ja laskuun. Tullivelka ja muut velvoitteet kuuluvat valtuuttajalle eikä tulliasiamiehelle. Epäsuorassa edustuksessa eli indirect representation UCC 18 artikla 1 kohta a mukaan tulliasiamies toimii omissa nimissään mutta valtuuttajan laskuun, ja molemmat ovat yhteisvastuullisia tullivelasta. Suomessa suora edustus on yleisempi, koska se suojaa huolitsijaa tullivelka-yhteisvastuulta ja on selkeämpi vastuunjaon kannalta.

Käytännön tulliasioinnin valtakirjat Suomessa ovat vakiintuneita. Suuret huolintaliikkeet kuten DHL Global Forwarding Oy, DB Schenker Oy, Kuehne+Nagel Oy ja DSV Solutions Oy hoitavat asiakkaiden tulliselvitykset yleisen tulliasioinnin valtakirjan perusteella. Asiakasyritys allekirjoittaa huolitsijalle valtakirjan kerran, ja sen jälkeen huolitsija voi hoitaa kaikki tuonti- ja vientiselvitykset ilman erillistä toimeksiantoa jokaista lähetystä varten.

EORI-numero eli Economic Operator Registration and Identification on edellytys kaikelle tullitoiminnalle EU:ssa. Sekä valtuuttajalla että tulliasiamiehellä on oltava voimassa oleva EORI-numero. Suomessa EORI haetaan Tullilta sähköisesti. ALV-rekisteröidylle yritykselle EORI myönnetään automaattisesti Y-tunnuksen perusteella muodossa FI plus Y-tunnus ilman väliviivaa esimerkiksi FI12345678.

Tulliasioinnin valtakirja Suomessa tarvitaan aina, kun tuoja tai viejä käyttää ulkopuolista huolitsijaa tai tulliasiamiestä tulliselvityksiä varten.

Säännöllinen tuonti EU:n ulkopuolelta. Suomalainen elintarvike- tai elektroniikkatuojan käyttää DB Schenkerin huolintapalveluja kaikkien tuontilähetysten tulliselvityksiin. Sen sijaan, että jokainen lähetys vaatisi erillisen valtuutuksen, yleinen tulliasioinnin valtakirja kattaa kaikki tuontiselvitykset toistaiseksi. Tämä helpottaa operatiivista toimintaa merkittävästi.

Satunnainen vienti EU:n ulkopuolelle. Pienyritys, joka vie teollisuustuotteita muutaman kerran vuodessa Norjaan tai Sveitsiin, tarvitsee tulliasioinnin valtakirjan huolitsijalle vientiselvityksen hoitamiseksi. Vientiselvitys AES-järjestelmässä on pakollinen tavaroiden poistuessa EU:n tullialueelta tullilain 304/2016 nojalla.

Projektitoimitukset. Suomalainen rakennusyhtiö, joka vie projektilaitteita Lähi-itään tai Aasiaan, antaa huolitsijalle projektikohtaisen erityisvaltakirjan, joka kattaa vain kyseisen projektin lähetykset. Erityisvaltakirja on selkeämpi kuin yleinen valtakirja kun projektiin liittyvä vastuu halutaan rajata tarkasti.

Multimodaaliset kuljetukset. Meri-, ilma- tai rautatiekuljetuksessa eri kuljetusyhtiöt voivat hoitaa eri vaiheita. Useampaa kuljetusmuotoa käytettäessä sama huolitsija koordinoi koko ketjua. Yleinen valtakirja helpottaa huolitsijan toimintaa kaikissa tullipisteissä kuten Helsingin satamassa, Vaalimaalla, Helsinki-Vantaan lentoasemalla ja Nuijamaalla.

Konsernien sisäiset järjestelyt. Konsernirakenne, jossa emoyhtiö hoitaa tytäryhtiön tulliselvitykset, vaatii tulliasioinnin valtakirjan vaikka kyse on samasta konsernista. Valtakirja on aina laadittava kirjallisena, sillä suullinen valtuutus ei riitä tullissa.

Tulliasioinnin valtakirja Suomessa sisältää tullilain 304/2016 ja UCC:n asetus 952/2013 mukaisen pätevyyden varmistamiseksi seuraavat elementit.

Valtuuttajan täydelliset tiedot. Virallinen toiminimi, osoite, Y-tunnus ja EORI-numero ovat kaikki pakollisia. EORI on erityisen tärkeä: ilman EORI-numeroa tulliedustus ei onnistu. Suomessa EORI on muotoa FI plus Y-tunnus kahdeksan numeroa, esimerkiksi FI12345678.

Tulliasiamiehen tiedot. Huolitsijan virallinen toiminimi, toimipaikka ja Y-tunnus. Tulliasiamies tarvitsee myös oman EORI-numeron, jolla se voidaan tunnistaa EU:n tullitietojärjestelmissä.

Valtuuksien laajuus. Yleinen valtakirja kattaa kaikki tulliasioinnit ja on paras valinta jatkuvaan toimintaan. Erityisvaltakirja kattaa vain yksittäisen lähetyksen tai toimenpiteen. Valtuuksiin sisältyy tuonti, vienti tai molemmat sekä mahdolliset AEO-luvat jos voimassa.

Edustuksen muoto. Suora edustus UCC 18 artikla 1 b tai epäsuora edustus UCC 18 artikla 1 a kirjataan selkeästi. Vastuunjaon vaikutus kirjataan sopimukseen. Suorassa edustuksessa tulliasiamiehellä ei ole tullivelka-yhteisvastuuta.

Voimassaoloaika. Toistaiseksi voimassa oleva on peruutettavissa kirjallisesti milloin tahansa ja sopii parhaiten jatkuvaan toimintaan. Määräaikainen yksi tai kaksi vuotta sopii projektitoimituksiin tai tilanteeseen jossa yhteistyö on kokeellista.

ALV-numero ja lykätty ALV-menettely. Tuonnissa huolitsija käyttää valtuuttajan ALV-numeroa tuontiALV:n ilmoittamiseen lykätyssä ALV-menettelyssä Verohallinnolle. Valtakirjassa on viitattava tähän oikeuteen nimenomaisesti, muuten huolitsijalla ei ole pääsyä valtuuttajan ALV-tileille. forms-legal.com tarjoaa myös muita kansainvälisen kaupan asiakirjamalleja.

Peruutusoikeus. Valtuuttajan oikeus peruuttaa valtakirja milloin tahansa kirjallisella ilmoituksella on kirjattava sopimukseen. Jo jätettyihin ilmoituksiin peruutus ei vaikuta taannehtivasti.

Tulliasioinnin valtakirja Suomessa laaditaan ennen ensimmäisen lähetyksen tulliselvitystä.

Vaihe 1 – EORI-numeron hankinta. Varmista, että valtuuttajalla on voimassa oleva EORI-numero. Suomessa EORI haetaan Tullin sähköisessä asiointipalvelussa osoitteessa tulli.fi. ALV-rekisteröityneelle yritykselle EORI muodostuu automaattisesti. Muille se haetaan erikseen, ja käsittelyaika on enintään 1–2 arkipäivää. EORI-numero on muotoa FI plus kahdeksan numeroa eli Y-tunnus ilman väliviivaa.

Vaihe 2 – Huolitsijan valinta. Valitse huolitsija, jonka tulliosaaminen vastaa tavaratyyppiä ja -reittiä. Suurilla huolintaliikkeillä on laajin kattavuus kansainvälisesti. Erikoistuneilla tulliasiamiehillä voi olla parempaa asiantuntemusta erityistavaroissa kuten lääkkeissä, aseissa tai kaksikäyttötuotteissa. AEO-sertifioitu tulliasiamies tarjoaa lisäetuja.

Vaihe 3 – Valitse edustusmuoto. Suora edustus on suositeltava, koska valtuuttaja kantaa tullivelkavastuun, mutta huolitsija ei ota omaa riskiasemaa. Epäsuorassa edustuksessa huolitsijan omat luottolimitit voivat tulla kyseeseen, mikä johtaa korkeampiin palvelumaksuihin.

Vaihe 4 – Määritä valtuuksien laajuus. Yleinen valtakirja kattaa kaikki tuonti- ja vientiselvitykset ja on käytännöllisin jatkuvassa toiminnassa. Erityisvaltakirja sopii kertaluonteisiin toimituksiin tai kun halutaan rajata vastuu tarkasti yksittäiseen projektiin.

Vaihe 5 – Allekirjoita ja toimita huolitsijalle. Valtakirja allekirjoitetaan valtuuttajan nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön toimesta. Huolitsija säilyttää alkuperäisen tai skannatun kopion arkistossaan. Tullin tarkastuksessa huolitsijan on esitettävä valtakirja kymmenen arkipäivän kuluessa pyydettäessä UCC 18 artikla 3 kohta mukaan.

Vaihe 6 – Päivitä valtakirja muutostilanteissa. Jos valtuuttajan Y-tunnus muuttuu sulautumisen tai nimen vaihdon seurauksena, valtakirja on uusittava. Yhteyshenkilön vaihtuessa kannattaa myös päivittää valtakirja ajan tasalle selkeyden vuoksi.

Tulliasioinnin valtakirja Suomessa on EU:n tullilainsäädännön mukainen toimintaedellytys tulliasiamiestoiminnalle.

EU:n unionin tullikoodi UCC asetus 952/2013. UCC:n 18 artikla säätelee tullin edustajan toimintaa. Tulliedustajalla on oltava kirjallinen valtuutus, jonka valtuuttaja on allekirjoittanut. Valtakirja on esitettävä Tullin tarkastuksessa pyydettäessä. UCC:n 77 artikla koskee tuontivelkaa ja 88 artikla vientivelkaa, jotka säätelevät tullivelkavastuun jakautumista suorassa ja epäsuorassa edustuksessa.

Tullilaki 304/2016. Tullilain 18 § velvoittaa tulliasiamiehen säilyttämään valtakirjat. Tullilain 69 § koskee tullitarkastuksia ja asiakirjojen esittämisvelvollisuutta tarkastuksissa.

AEO-luokitus Authorised Economic Operator UCC 38–40 artiklat. AEO-sertifioitu tulliasiamies tai valtuuttaja saa etuja kuten nopeutetut tullitarkastukset, vähennetty dokumentointivaatimus ja etuasema yksinkertaistetuissa menettelyissä. Suomessa AEO-luvan myöntää Tulli.

Lykkätty ALV-menettely arvonlisäverolaki 1501/1993, 86 a §. Tuonnissa tulliasiamiehen on valtakirjassa oltava nimenomainen oikeus ilmoittaa valtuuttajan ALV-numero tuontiALV:n lykättyä maksua varten. Ilman tätä valtuutusta tulliasiamiehellä ei ole pääsyä valtuuttajan ALV-tileille Verohallinnon järjestelmässä.

Tietosuoja ja EORI. EORI-numero tallennetaan Tullin tietokantaan eli EORI-rekisteriin, jossa Tulli on rekisterinpitäjä. Henkilötietoja käsitellään GDPR:n EU 2016/679 mukaisesti.

Oikeustoimilaki 228/1929. Valtakirja on OikTL:n mukainen oikeustoimi. Peruutusoikeus on valtuuttajalla OikTL 12 §:n nojalla milloin tahansa. Huolitsija ei voi laajentaa valtuuksiaan sopimatta siitä erikseen valtuuttajan kanssa.

Tulliasioinnin valtakirja Suomessa heikkenee seuraavien yleisten virheiden vuoksi.

Virhe 1 – EORI-numeron puuttuminen tai vanhentuminen. Valtakirjassa on EORI-numero, mutta se on vanhentunut esimerkiksi yritys on muuttanut nimeä tai sulautunut toiseen yritykseen. Tulli hylkää tulliselvityksen, mikä aiheuttaa lähetyksen viivästymisen. Ratkaisu on tarkistaa EORI:n voimassaolo EORI Validation Service -palvelusta osoitteessa ec.europa.eu.

Virhe 2 – Väärä edustusmuoto kirjattuna. Sopimuksessa on mainittu suora edustus, mutta käytännössä huolitsija tekee ilmoitukset omalla EORI-numerollaan eli epäsuoran edustuksen mukaisesti. Tullivelkavastuun jakautuminen eroaa merkittävästi edustusmuodon mukaan, ja väärä kirjaus voi johtaa odottamattomaan yhteisvastuuseen.

Virhe 3 – Lykkätyn ALV-menettelyn valtuutus puuttuu. Valtakirja ei sisällä nimenomaista valtuutusta ALV-numeron käyttöön tuontiALV:n ilmoittamisessa. Tulos on, että tuontiALV maksetaan heti tulliselvityksessä sen sijaan, että se ilmoitettaisiin kuukausittain ALV-ilmoituksella, mikä heikentää kassavirtaa.

Virhe 4 – Erityisvaltakirjan käyttö yleisten toimitusten sijaan. Yritys antaa erillisen valtakirjan jokaiselle lähetykselle. Operatiivinen tehokkuus kärsii, koska jokainen yksittäinen valtakirja vaatii allekirjoitusprosessin. Yleinen valtakirja on käytännöllisempi ja riittävä jatkuvaan toimintaan.

Virhe 5 – Valtakirjan peruutuksen laiminlyönti huolitsijasuhteen päättyessä. Yritys vaihtaa huolitsijaa, mutta ei peruuta entisen huolitsijan valtakirjaa kirjallisesti. Entisellä huolitsijalla on teknisesti edelleen valtuutus tehdä tulliselvityksiä yrityksen nimissä, mikä aiheuttaa tietoturva- ja vastuuriskin.