Recibo de Pagamento

O Recibo de Pagamento em Portugal é o documento escrito pelo qual o credor declara ter recebido do devedor determinada quantia, conferindo prova de quitação nos termos do artigo 787.º do Código Civil.

Em Portugal distinguem-se dois regimes consoante as partes: entre particulares — relações civis reguladas exclusivamente pelo Código Civil — o recibo simples de quitação é juridicamente suficiente, sem exigência de forma especial. Nas relações comerciais, o Artigo 40.º do Código Comercial Português de 1888 (Carta de Lei de 28 de Junho de 1888, consolidada e em vigor) consagra também o direito à quitação por escrito, protegendo o comerciante devedor nos termos do regime específico do Direito Comercial português.

Nas relações sujeitas ao Imposto sobre o Valor Acrescentado, o recibo tem de cumprir adicionalmente os requisitos do Artigo 36.º do Código do IVA (CIVA, aprovado pelo Decreto-Lei nº 394-B/84 de 26 de Dezembro) e do Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro sobre obrigações de facturação, nomeadamente a identificação do prestador de serviços ou fornecedor com Número de Identificação Fiscal (NIF) ou Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC), a descrição do serviço ou bem, a taxa de IVA aplicável (6%, 13% ou 23% dependendo da categoria) e a data de emissão — confundindo-se neste caso com a factura-recibo emitida em sistema certificado.

A Autoridade Tributária e Aduaneira — Portal das Finanças — exige a emissão de facturas certificadas por software autorizado pela AT para os sujeitos passivos de IVA nos termos do Decreto-Lei nº 28/2019, mas os particulares não obrigados ao IVA podem emitir recibos simples em papel com validade jurídica plena perante os Tribunais Cíveis portugueses. O Tribunal da Relação de Lisboa e o Supremo Tribunal de Justiça têm reiteradamente confirmado que o recibo simples de quitação constitui prova suficiente de pagamento quando assinado pelo credor com dados de identificação completos, incluindo nome civil completo e Número de Identificação Fiscal.

A Lei Geral Tributária (aprovada pelo Decreto-Lei nº 398/98 de 17 de Dezembro) e o Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT, Lei nº 15/2001 de 5 de Junho) estabelecem o enquadramento sancionatório aplicável à recusa de emissão de recibo por sujeito passivo de IVA, punível com coima nos termos do Artigo 117.º do RGIT. O Banco de Portugal fiscaliza o cumprimento das regras anti-branqueamento de capitais da Lei nº 83/2017 de 18 de Agosto em pagamentos em numerário. A forms-legal.com disponibiliza este modelo de Recibo de Pagamento em Portugal como ponto de partida adaptável a múltiplas situações de pagamento, seja em relações civis entre particulares, seja em relações comerciais.

O Recibo de Pagamento em Portugal é necessário em múltiplas situações de pagamento entre particulares, empresas e organismos públicos. O Código Civil Português e o Código Comercial de 1888 reconhecem o recibo como instrumento essencial de prova de quitação.

No pagamento de renda mensal num contrato de arrendamento urbano regulado pela Lei nº 6/2006 de 27 de Fevereiro (NRAU — Novo Regime do Arrendamento Urbano, com as alterações das Leis nº 31/2012 e nº 43/2017), o senhorio deve emitir recibo electrónico ao inquilino através do Portal das Finanças da Autoridade Tributária e Aduaneira — sistema e-Renda previsto no Artigo 31.º do Decreto-Lei nº 198/2012 — pois o inquilino pode deduzir as rendas no Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares nos termos do Artigo 78.º-E do Código do IRS aprovado pelo Decreto-Lei nº 442-A/88 de 30 de Novembro.

No pagamento de serviços prestados por profissionais liberais não sujeitos a IVA — como determinados consultores, formadores e prestadores de serviços ocasionais abrangidos pelo regime simplificado do Código do IRS — o recibo simples substitui a factura, desde que o prestador não seja sujeito passivo de IVA nos termos do Código do IVA.

No reembolso de empréstimos entre particulares regulado pelos Artigos 1142.º e seguintes do Código Civil (contrato de mútuo civil), o mutuário deve obter recibo de cada prestação paga para provar o cumprimento faseado perante o Tribunal Judicial da Comarca competente em eventual acção declarativa.

Nos acordos de pagamento em prestações, como os regulados no Artigo 874.º do Código Civil em contratos de compra e venda com pagamento diferido, cada entrega parcial do preço deve ser documentada por recibo para evitar litígios sobre o montante já pago e o saldo em dívida.

Associações, clubes desportivos e Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS) reconhecidas pela Segurança Social emitem recibos de quotas e donativos para que os associados possam beneficiar das deduções fiscais previstas nos Artigos 63.º e 66.º do Estatuto dos Benefícios Fiscais aprovado pelo Decreto-Lei nº 215/89 de 1 de Julho.

O Recibo de Pagamento em Portugal juridicamente válido integra um conjunto de elementos essenciais que determinam a sua eficácia probatória perante o Tribunal Cível competente, a Autoridade Tributária e Aduaneira e o Banco de Portugal.

Identificação completa do emitente (credor). Nome civil completo ou denominação social com sigla legal (Lda., S.A., Unipessoal Lda.), Número de Identificação Fiscal (NIF) ou Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC) emitido pelo Registo Nacional de Pessoas Colectivas (RNPC), e morada completa com código postal NNNN-NNN. A omissão do NIF do credor impede o devedor de utilizar o recibo para efeitos de dedução fiscal de rendas no Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares ao abrigo do Artigo 78.º-E do Código do IRS.

Identificação completa do devedor. Nome civil completo, NIF emitido pela Autoridade Tributária e Aduaneira, e morada, especialmente quando o recibo é utilizado para fins fiscais ou judiciais.

Montante recebido em numerais e por extenso. O valor deve ser indicado em euros (€), em numerais (ex.: 1.250,00 €) e por extenso (ex.: mil duzentos e cinquenta euros) — a duplicação previne adulterações e é requisito de boa prática forense reconhecido pelo Supremo Tribunal de Justiça e pelo Tribunal da Relação de Lisboa em jurisprudência consolidada sobre prova de pagamento.

Descrição precisa do conceito de pagamento. A descrição deve identificar inequivocamente a obrigação extinta: renda do mês de MMMM/AAAA do imóvel sito em [morada] ao abrigo do contrato de arrendamento de DD/MM/AAAA celebrado nos termos da Lei nº 6/2006 (NRAU); prestação nº X do empréstimo de € XXXX.XX documentado no contrato de mútuo de DD/MM/AAAA (Artigos 1142.º e seguintes do Código Civil); honorários de consultoria jurídica referentes ao processo nº YYYY.

Data de recebimento. O Artigo 787.º do Código Civil não impõe forma especial ao recibo, mas a data fixa o momento de extinção da obrigação, com relevância para o prazo de prescrição — vinte anos para obrigações gerais nos termos do Artigo 309.º do Código Civil; cinco anos para rendas, juros e prestações periódicas nos termos do Artigo 310.º do Código Civil.

Forma de pagamento. Numerário, transferência bancária com identificação da data e da referência da operação, cheque com indicação do número e do banco sacado, ou referência Multibanco. Pagamentos superiores a 1.000 € em numerário estão sujeitos a regras de comunicação ao Banco de Portugal nos termos da Lei nº 83/2017 de 18 de Agosto (Anti-Money Laundering — AML). O Artigo 63.º-C da Lei Geral Tributária proíbe pagamentos exclusivamente em numerário acima de 3.000 € entre entidades com actividade económica.

Assinatura do credor. A assinatura manuscrita do credor com identificação confere autenticidade ao documento nos termos do Artigo 376.º do Código Civil (força probatória do documento particular). A assinatura electrónica qualificada com Cartão de Cidadão ou Chave Móvel Digital tem o mesmo valor ao abrigo do Regulamento (UE) nº 910/2014 (eIDAS) e do Decreto-Lei nº 12/2021 de 22 de Fevereiro.

A forms-legal.com disponibiliza este modelo de Recibo de Pagamento em Portugal configurável para pagamentos de renda, serviços, empréstimos, quotas associativas e prestações contratuais. Documentos relacionados disponíveis no nosso catálogo: Acordo de Quitação de Dívida (pt-acordo-quitacao-divida) para extinção total do crédito e Contrato de Mútuo Comercial (pt-contrato-mutuo-comercial) para o contrato de empréstimo subjacente.

O preenchimento do Recibo de Pagamento em Portugal segue uma sequência que assegura a validade jurídica e probatória do documento perante os Tribunais Cíveis Portugueses, a Autoridade Tributária e Aduaneira e o Banco de Portugal.

Primeiro passo: determinar o tipo de relação. Verifique se o credor é sujeito passivo de IVA nos termos do Código do IVA. Em caso afirmativo, utilize factura-recibo emitida por software certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira ao abrigo do Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro. Em caso negativo — particular sem actividade económica, associação isenta ou profissional em regime de isenção do Artigo 9.º do Código do IVA — este modelo de recibo simples é o documento adequado.

Segundo passo: identificar o credor. Indique o nome civil completo ou a denominação social com sigla legal (Lda., S.A.), o Número de Identificação Fiscal (NIF) emitido pela Autoridade Tributária e Aduaneira ou o Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC) emitido pelo Registo Nacional de Pessoas Colectivas, e a morada completa com código postal.

Terceiro passo: identificar o devedor. Indique o nome civil completo, NIF e morada completa, especialmente quando o recibo se destina a fins fiscais (dedução de rendas no Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares ao abrigo do Artigo 78.º-E do Código do IRS).

Quarto passo: indicar o montante. Escreva o valor em euros em numerais — ex.: 850,00 € — e por extenso — ex.: oitocentos e cinquenta euros. A duplicação em numerais e por extenso é boa prática reconhecida pelo Supremo Tribunal de Justiça para prevenir adulterações documentais.

Quinto passo: descrever o conceito com precisão. Indique com clareza a obrigação extinta: renda do mês de Abril de 2026 do imóvel sito em [morada completa] ao abrigo do contrato de arrendamento registado no Portal das Finanças nos termos da Lei nº 6/2006 (NRAU); prestação nº 3 do empréstimo de 5.000 € documentado no contrato de mútuo de DD/MM/AAAA; honorários de revisão jurídica de contrato de DD/MM/AAAA ao abrigo da Tabela de Honorários da Câmara dos Solicitadores. A descrição vaga como «pagamento de serviços» não é suficientemente concludente perante o Tribunal Judicial da Comarca.

Sexto passo: registar a data e forma de pagamento. Indique a data efectiva de recebimento (não a data de emissão quando díspare), a forma de pagamento — numerário, transferência bancária com data e referência IBAN, cheque com número e banco sacado, ou referência Multibanco — e o local de recebimento.

Sétimo passo: assinar e arquivar. Assine o recibo. Entregue o original ao devedor e conserve cópia. O devedor deve arquivar o recibo pelo prazo de prescrição aplicável: cinco anos para rendas e prestações periódicas nos termos do Artigo 310.º do Código Civil; vinte anos para obrigações gerais nos termos do Artigo 309.º; quatro anos para fins fiscais nos termos do Artigo 45.º da Lei Geral Tributária.

Os requisitos legais do Recibo de Pagamento em Portugal resultam da conjugação entre o Código Civil Português, o Código Comercial de 1888, o Código do IVA (CIVA), a Lei Geral Tributária, o Regime Geral das Infracções Tributárias e a legislação anti-branqueamento de capitais.

Base civil. O Artigo 787.º do Código Civil Português confere ao devedor o direito potestativo de exigir quitação por escrito do credor no acto do pagamento, podendo reter o pagamento enquanto o credor não emitir o recibo. O credor que recuse incorre em mora creditoris (Artigo 813.º do Código Civil) e o devedor pode efectuar a consignação em depósito nos termos dos Artigos 841.º e seguintes do Código Civil no Tribunal Judicial da Comarca competente. O Artigo 376.º do Código Civil reconhece ao documento particular assinado pelo seu autor força probatória das declarações nele exaradas.

Base comercial. O Artigo 40.º do Código Comercial Português de 1888 consagra o direito à quitação escrita nas relações comerciais, complementando o regime civil e conferindo ao comerciante devedor protecção no âmbito das relações reguladas pelo Direito Comercial.

Obrigações de facturação. Para sujeitos passivos de IVA, o Artigo 29.º nº 1 alínea b) do Código do IVA e o Decreto-Lei nº 28/2019 de 15 de Fevereiro impõem a emissão de factura — ou factura-recibo — em software certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira. O simples recibo emitido por sujeito passivo de IVA não substitui a factura para efeitos de dedução do imposto suportado (Artigo 19.º do CIVA).

Arrendamento urbano. O Artigo 31.º do Decreto-Lei nº 198/2012 de 24 de Agosto impõe que senhorios emitam recibo electrónico de renda (sistema e-Renda do Portal das Finanças) para contratos de arrendamento urbano registados ao abrigo da Lei nº 6/2006 de 27 de Fevereiro (NRAU). O recibo e-Renda é condição para que o inquilino deduza as rendas no Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares ao abrigo do Artigo 78.º-E do Código do IRS.

Anti-branqueamento. A Lei nº 83/2017 de 18 de Agosto (AML — Anti-Money Laundering) impõe que pagamentos superiores a 1.000 € em numerário sejam comunicados ao Banco de Portugal pelas entidades obrigadas. O Artigo 63.º-C da Lei Geral Tributária proíbe pagamentos exclusivamente em numerário acima de 3.000 € nas transacções entre sujeitos passivos de IVA, com coima prevista no Regime Geral das Infracções Tributárias.

Benefícios fiscais. O recibo de donativo a Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS) reconhecidas pelo Instituto da Segurança Social ou a pessoas colectivas de utilidade pública deve cumprir o Artigo 66.º do Estatuto dos Benefícios Fiscais aprovado pelo Decreto-Lei nº 215/89 para ser dedutível em sede de Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares.

Conservação. O Artigo 45.º nº 1 da Lei Geral Tributária fixa o prazo de caducidade de liquidação tributária em quatro anos — período mínimo de conservação dos recibos para fins fiscais. O prazo máximo de prescrição das obrigações gerais é de vinte anos nos termos do Artigo 309.º do Código Civil, e de cinco anos para prestações periódicas e rendas nos termos do Artigo 310.º.

Os erros mais frequentes nos Recibos de Pagamento em Portugal comprometem a validade probatória do documento perante os Tribunais Cíveis e a Autoridade Tributária e Aduaneira.

Omissão do NIF do credor ou do devedor. A omissão do Número de Identificação Fiscal (NIF) do credor impede o devedor de utilizar o recibo para efeitos de dedução fiscal de rendas no Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Singulares nos termos do Artigo 78.º-E do Código do IRS, e invalida a prova perante a Autoridade Tributária e Aduaneira em inspecção tributária. A solução é incluir sempre o NIF de ambas as partes.

Montante apenas em numerais sem extenso. A indicação do valor apenas em numerais facilita adulterações posteriores e é desaconselhada pelo Supremo Tribunal de Justiça e pelo Tribunal da Relação de Lisboa em jurisprudência consolidada sobre prova de pagamento entre particulares. A solução é escrever sempre o valor em numerais e por extenso.

Emissão de recibo antes do recebimento efectivo. A emissão de recibo antes de o pagamento ser efectivamente recebido — por exemplo, antes de compensação do cheque pelo Banco Sacado — pode criar contradições probatórias se o cheque for devolvido por insuficiência de provisão ou por conta encerrada. A solução é emitir o recibo apenas após confirmação do crédito.

Descrição vaga do conceito de pagamento. Um recibo que mencione apenas «pagamento de serviços» ou «pagamento de dívida» sem identificar o contrato, a data ou o período não é suficientemente concludente perante o Tribunal Judicial da Comarca competente. A solução é descrever com precisão a obrigação extinta, com referência ao contrato ou ao acordo subjacente.

Não conservação do recibo pelo devedor. Sem o recibo original, o devedor não pode provar o pagamento se o credor o reclamar novamente, cabendo-lhe o ónus da prova nos termos do Artigo 342.º do Código Civil. A solução é guardar cópia digitalizada do recibo por prazo nunca inferior a cinco anos, correspondente ao prazo de prescrição de rendas e prestações periódicas do Artigo 310.º do Código Civil.

Utilização de recibo simples por sujeito passivo de IVA. O recibo simples emitido por entidade sujeita ao Código do IVA não substitui a factura para efeitos de dedução do imposto suportado (Artigo 19.º do CIVA) nem cumpre as obrigações de facturação do Decreto-Lei nº 28/2019. A solução é utilizar software certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira para emissão de factura-recibo, reservando o recibo simples para relações entre não sujeitos passivos de IVA.