Graphic Designer Agreement Poland

Umowa z grafikiem komputerowym w Polsce to kontrakt, na podstawie którego grafik zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła — projektu graficznego (logo, identyfikacji wizualnej, materiałów marketingowych, interfejsu aplikacji, oprawy wydawniczej lub innych projektów wizualnych) — a zamawiający zobowiązuje się zapłacić wynagrodzenie. Umowa ta jest co do zasady umową o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r., Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93 ze zm.) — umową rezultatu, a nie starannego działania. Oznacza to, że grafik odpowiada za osiągnięcie konkretnego efektu: wykonanie projektu zgodnego ze specyfikacją, nie jedynie za włożony wysiłek.

Kluczowym aspektem umowy z grafikiem komputerowym jest uregulowanie autorskich praw majątkowych do stworzonych projektów. Projekty graficzne — logotypy, identyfikacje wizualne, ilustracje, infografiki, layouty, okładki, banery — stanowią utwory w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83 ze zm.), czyli przejawy działalności twórczej o indywidualnym charakterze. Prawa majątkowe do utworu przysługują pierwotnie twórcy — grafikowi (art. 17 ustawy o prawie autorskim). Zamawiający nabywa prawa autorskie do projektu tylko wówczas, gdy umowa wyraźnie to przewiduje i spełnia wymogi formalne.

Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim). Umowa musi wyraźnie wymieniać pola eksploatacji, na których prawa są przenoszone — przeniesienie obejmuje tylko pola wskazane w umowie (art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim). Pola eksploatacji dla projektów graficznych obejmują m.in.: utrwalanie i zwielokrotnianie wszelkimi technikami (druk, ploter, ekran), publiczne udostępnianie online (strona www, social media), wyświetlanie, wprowadzanie do obrotu, adaptację i tworzenie projektów zależnych. Autorskie prawa osobiste twórcy (prawo do autorstwa, do oznaczenia nazwiskiem, do nienaruszalności formy) są niezbywalne (art. 16 ustawy o prawie autorskim).

Umowa z grafikiem może być zawierana jako umowa o dzieło (art. 627 Kodeksu cywilnego) — gdy zamówienie dotyczy jednorazowego projektu o określonym rezultacie — lub jako umowa o świadczenie usług (art. 750 Kodeksu cywilnego) — gdy zakres obejmuje stałą współpracę projektową. W przypadku umowy o dzieło zamawiającemu przysługuje uprawnienie z rękojmi za wady dzieła (art. 638 Kodeksu cywilnego), a zamawiający może odstąpić od umowy w każdym czasie przed ukończeniem dzieła, płacąc wynagrodzenie za dotychczasowe prace (art. 644 Kodeksu cywilnego).

Wynagrodzenie grafika za projekt może być ryczałtowe (art. 632 Kodeksu cywilnego) lub kosztorysowe (art. 629 Kodeksu cywilnego). Przy wynagrodzeniu ryczałtowym ryzyko wyższych nakładów pracy obciąża grafika; przy kosztorysowym — wynagrodzenie może być dostosowane do rzeczywistego nakładu pracy. Do wynagrodzenia netto dolicza się podatek od towarów i usług według stawki 23% zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, gdy grafik jest czynnym podatnikiem VAT. Umowę o dzieło należy od 2021 r. zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) na formularzu RUD, lecz co do zasady umowa o dzieło nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym.

Dobrze sporządzona umowa z grafikiem powinna precyzować: opis projektu graficznego i format plików wynikowych, liczbę rund poprawek objętych ceną, termin wykonania, wynagrodzenie i harmonogram płatności, prawa autorskie (pełne przeniesienie lub licencja), pola eksploatacji oraz obowiązek zachowania poufności przez grafika.

Umowa z grafikiem komputerowym w Polsce jest niezbędna w każdej sytuacji, gdy firma lub osoba fizyczna zleca zewnętrznemu grafikowi wykonanie projektów graficznych do komercyjnego lub instytucjonalnego wykorzystania.

Tworzenie identyfikacji wizualnej marki. Każda firma tworząca logo, system identyfikacji wizualnej (księgę znaku) lub szablony firmowe potrzebuje umowy z grafikiem precyzującej zakres, liczbę koncepcji i rund poprawek, prawa autorskie i format plików źródłowych.

Projekty do druku i reklamy. Agencje i firmy zamawiające broszury, katalogi, plakaty, banery reklamowe czy opakowania produktów potrzebują umowy zabezpieczającej przeniesienie praw do gotowych projektów z wymienienie pól eksploatacji (druk, distribucja, wersja online).

Projektowanie interfejsów (UI/UX). Firmy IT i startupy zamawiające makiety UI (Figma, Adobe XD) i projekty UX stron lub aplikacji potrzebują umowy precyzującej prawa do projektów interfejsu, zasady przekazania plików źródłowych i liczbę iteracji.

Ilustracje i materiały do content marketingu. Blogi, serwisy medialne i marki zamawiające ilustracje, infografiki i ikony do artykułów lub social media potrzebują umowy uregulowującej prawa autorskie do każdego z tworzonych materiałów.

Projektowanie opakowań produktów. Producenci zamawiający projekty opakowań (dielines, etykiety, kartoniaż) potrzebują umowy precyzującej formaty plików do druku (CMYK, pliki przygotowane do produkcji) i prawa do korzystania z projektu.

Stała współpraca graficzna. Firmy utrzymujące stałą współpracę graficzną potrzebują umowy abonamentowej określającej miesięczny nakład godzin, zakres projektów i prawa autorskie do tworzonych materiałów.

Umowa z grafikiem komputerowym w Polsce powinna zawierać następujące elementy.

Oznaczenie stron. Pełne dane zamawiającego i grafika: firma lub imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, numer KRS dla spółek lub wpis do CEIDG. Weryfikacja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub CEIDG.

Opisanie dzieła. Szczegółowy opis projektu graficznego: co ma powstać (logo, identyfikacja wizualna, projekt okładki, banner, UI mockup), liczba wariantów i koncepcji wstępnych, format i specyfikacja plików wynikowych (AI, PSD, PDF, PNG, SVG) oraz plików źródłowych, przestrzeń kolorów (CMYK do druku, RGB do ekranu), rozdzielczość.

Rundy poprawek. Liczba bezpłatnych rund poprawek wliczonych w cenę i stawka za dodatkowe rundy po ich wyczerpaniu. Precyzja ta chroni grafika przed nieskończonymi zmianami w ramach stałego wynagrodzenia.

Termin i odbiór. Data oddania projektu, tryb akceptacji lub zgłoszenia wad przez zamawiającego (zazwyczaj 5 dni roboczych od dostarczenia plików), zasady rękojmi za wady dzieła (art. 638 Kodeksu cywilnego).

Wynagrodzenie. Model wynagrodzenia: ryczałt (art. 632 Kodeksu cywilnego) lub kosztorys (art. 629). Harmonogram płatności: zaliczka i saldo. Do wynagrodzenia netto dolicza się VAT 23% (ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Autorskie prawa majątkowe. Wskazanie, czy prawa zostaną przeniesione (pełne przeniesienie — art. 53 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych — forma pisemna pod rygorem nieważności), czy udzielona zostanie licencja. Wymienienie pól eksploatacji: utrwalanie i zwielokrotnianie, publiczne udostępnianie online, wyświetlanie, wprowadzanie do obrotu, adaptacja (art. 41 ust. 2 i art. 50). Przeniesienie następuje z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia. forms-legal.com zaleca pełne przeniesienie praw w umowach dotyczących identyfikacji wizualnej.

Pliki źródłowe. Zobowiązanie grafika do przekazania plików źródłowych (AI, PSD, Figma) umożliwiających samodzielną edycję projektu przez zamawiającego lub innego grafika w przyszłości.

Poufność i oryginalność. Klauzula poufności (art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) i oświadczenie grafika, że projekt jest oryginalny i nie narusza praw osób trzecich.

Umowa z grafikiem komputerowym w Polsce wypełniana jest etapami.

Krok 1 — oznacz strony. Wpisz pełne dane zamawiającego i grafika. Zweryfikuj dane w KRS lub CEIDG.

Krok 2 — opisz dzieło. Precyzyjnie opisz, co ma powstać: rodzaj projektu, liczba wariantów, format plików wynikowych i źródłowych, przestrzeń kolorów (CMYK lub RGB), rozdzielczość. Dołącz brief graficzny jako załącznik do umowy.

Krok 3 — ustal rundy poprawek. Wpisz liczbę bezpłatnych rund poprawek i stawkę za każdą kolejną rundę. Np. „2 rundy poprawek w cenie; każda kolejna runda — 300 zł netto".

Krok 4 — wpisz termin. Podaj datę oddania gotowego projektu po ostatniej rundzie poprawek. Wskaż też termin, w jakim zamawiający zobowiązuje się do akceptacji lub zgłoszenia wad (np. 5 dni roboczych od dostarczenia plików).

Krok 5 — wpisz wynagrodzenie. Podaj kwotę netto, model płatności (zaliczka + saldo) i termin. Wskaż VAT 23% (jeżeli grafik jest czynnym podatnikiem). Przy zaliczkach wskaż procent i termin płatności każdej transzy.

Krok 6 — ureguluj prawa autorskie. Wybierz przeniesienie praw lub licencję. Wymień pola eksploatacji. Pamiętaj: przeniesienie praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim). Wskaż, że przeniesienie następuje z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia.

Krok 7 — zapisz obowiązek przekazania plików źródłowych. Wskaż, że grafik jest zobowiązany do przekazania plików źródłowych (AI, PSD, Figma) niezwłocznie po odbiorze projektu i zapłacie wynagrodzenia.

Krok 8 — podpisz umowę. Wpisz miejscowość i datę, wskaż sąd właściwy, podpisz w dwóch egzemplarzach lub elektronicznie (art. 78[1] Kodeksu cywilnego).

Umowa z grafikiem komputerowym w Polsce podlega przepisom prawa cywilnego, prawa autorskiego i prawa podatkowego.

Umowa o dzieło. Umowa z grafikiem jest co do zasady umową o dzieło w rozumieniu art. 627 Kodeksu cywilnego — umową rezultatu. Grafikowi przysługuje wynagrodzenie za wykonanie oznaczonego dzieła zgodnie z zamówieniem. Zamawiającemu przysługuje uprawnienie z rękojmi za wady dzieła (art. 638 Kodeksu cywilnego) i prawo odstąpienia w każdym czasie przed ukończeniem (art. 644 KC, z obowiązkiem zapłaty wynagrodzenia). Wynagrodzenie ryczałtowe: ryzyko wyższych kosztów obciąża przyjmującego zamówienie (art. 632 Kodeksu cywilnego). Wynagrodzenie kosztorysowe: możliwość dostosowania (art. 629–630 KC).

Prawo autorskie i forma umowy. Projekty graficzne stanowią utwory w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Autorskie prawa majątkowe należą pierwotnie do twórcy (art. 17). Przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53) i obejmuje wyłącznie pola eksploatacji wymienione w umowie (art. 41 ust. 2 i art. 50). Autorskie prawa osobiste (prawo do autorstwa i nienaruszalności formy — art. 16) są niezbywalne. Do grafik stosuje się przepisy ogólne; do logotypów — ew. ochrona jako wzoru przemysłowego na podstawie art. 102 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. Prawo własności przemysłowej.

ZUS i podatki. Umowa o dzieło co do zasady nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym ZUS (wyjątek: gdy wykonawca jest pracownikiem zamawiającego). Od 2021 r. zamawiający ma obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS na formularzu RUD w terminie 7 dni od zawarcia. Grafik prowadzący działalność gospodarczą wystawia fakturę z VAT 23% (ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).

Odpowiedzialność za wady. Za wady dzieła grafik odpowiada z tytułu rękojmi (art. 638 Kodeksu cywilnego w zw. z przepisami o rękojmi przy sprzedaży). Termin rękojmi wynosi 2 lata od odbioru. Strony mogą rozszerzyć lub ograniczyć odpowiedzialność z rękojmi.

Właściwość sądu. Spory z umów o dzieło o wartości do 100 000 zł rozstrzyga sąd rejonowy, powyżej — sąd okręgowy, zgodnie z art. 17 Kodeksu postępowania cywilnego.

Umowa z grafikiem komputerowym w Polsce bywa wadliwa z powodu kilku powtarzających się błędów.

Błąd 1 — brak pisemnego przeniesienia praw autorskich. Ustna lub mailowa zgoda na używanie projektu nie przenosi autorskich praw majątkowych. Przeniesienie praw wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 ustawy o prawie autorskim). Bez pisemnej umowy zamawiający nie ma prawnie skutecznych praw do projektu.

Błąd 2 — brak wymienionych pól eksploatacji. Wpisanie ogólnej frazy „przeniesienie wszelkich praw" bez wymieniania pól eksploatacji jest nieskuteczne — przeniesienie obejmuje tylko pola wskazane wprost w umowie (art. 41 ust. 2 ustawy o prawie autorskim). Zalecenie: wymień konkretne pola eksploatacji: druk, internet, social media, adaptacja.

Błąd 3 — brak limitu rund poprawek. Pominięcie liczby bezpłatnych rund poprawek naraża grafika na nieskończone zmiany w ramach stałego wynagrodzenia. Zalecenie: wpisz liczbę rund (np. 2) i stawkę za każdą kolejną.

Błąd 4 — brak obowiązku przekazania plików źródłowych. Brak klauzuli o plikach źródłowych powoduje, że zamawiający otrzymuje tylko pliki eksportowe (PDF, PNG) bez możliwości edycji projektu. Zalecenie: zapisz obowiązek przekazania plików AI, PSD lub Figma.

Błąd 5 — błędna kwalifikacja umowy. Stała miesięczna współpraca graficzna może być traktowana przez ZUS lub urząd skarbowy jako umowa o pracę lub umowa o świadczenie usług (nie o dzieło), ze wszystkimi konsekwencjami podatkowymi. Zalecenie: przy stałej współpracy rozważ umowę o świadczenie usług zamiast serii umów o dzieło.

Błąd 6 — brak klauzuli o oryginalności projektu. Pominięcie oświadczenia grafika o oryginalności projektu naraża zamawiającego na ryzyko naruszenia praw osób trzecich przez projekt. Zalecenie: wpisz oświadczenie grafika, że projekt jest oryginalny i nie narusza praw autorskich osób trzecich.