Regulamin pracy
Kodeks pracy art. 104-104³; ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.
Regulamin Pracy
[Nazwa pracodawcy] z siedzibą: [Adres siedziby] NIP: [NIP]
Wydany przez: [Reprezentant pracodawcy]
Data wydania: [Data wydania] Data wejścia w życie: [Data wejścia w życie]
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Niniejszy Regulamin Pracy, zwany dalej „Regulaminem”, wydaje się na podstawie art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.), zwanego dalej „Kodeksem pracy” lub „KP”.
2. Regulamin określa organizację i porządek w procesie pracy u pracodawcy [Nazwa pracodawcy] oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
3. Postanowienia Regulaminu stosuje się do wszystkich pracowników [Nazwa pracodawcy], bez względu na podstawę prawną nawiązania stosunku pracy, wymiar czasu pracy lub zajmowane stanowisko.
4. Regulamin uzupełnia i konkretyzuje przepisy Kodeksu pracy, przepisów wykonawczych, układów zbiorowych pracy oraz innych aktów regulujących prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Zgodnie z art. 9 KP Regulamin jest źródłem prawa pracy.
5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu pracy i innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy.
§ 2. Obowiązki pracodawcy
Pracodawca jest zobowiązany, stosownie do art. 94 Kodeksu pracy, w szczególności do:
1) zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
2) organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy oraz osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy;
3) organizowania pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy — w szczególności pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
4) przeciwdziałania dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy (art. 18³ᵃ KP);
5) zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenia systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 207 i art. 237³ KP);
6) terminowego i prawidłowego wypłacania wynagrodzenia;
7) ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
8) zaspokajania, w miarę posiadanych środków, bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników;
9) stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
10) prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369 ze zm.);
11) wpływania na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego;
12) przeciwdziałania mobbingowi (art. 94³ KP).
§ 3. Podstawowe obowiązki pracownika
6. Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy).
7. Pracownik jest obowiązany w szczególności (art. 100 § 2 KP):
1) przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy; 2) przestrzegać Regulaminu Pracy i porządku ustalonego u pracodawcy; 3) przestrzegać przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, a także przepisów przeciwpożarowych; 4) dbać o dobro zakładu pracy, chronić jego mienie oraz zachować w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę; 5) przestrzegać tajemnicy określonej w odrębnych przepisach; 6) przestrzegać zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy; 7) przestrzegać zasad kultury i etyki w relacjach z przełożonymi, współpracownikami i klientami.
8. Pracownik jest ponadto zobowiązany do:
1) punktualnego stawiania się do pracy i jej opuszczania po zakończeniu pracy; 2) informowania przełożonego o zamierzonym lub przewidywanym czasie nieobecności; 3) niezwłocznego usprawiedliwiania nieobecności w pracy; 4) właściwego użytkowania powierzonego sprzętu i urządzeń pracodawcy; 5) zachowania tajemnicy wynagrodzenia, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej; 6) przestrzegania zakazu pracy pod wpływem alkoholu, narkotyków lub innych substancji psychoaktywnych na terenie pracodawcy.
§ 4. Czas pracy
9. Pracodawca stosuje [System czasu pracy] system czasu pracy, z zastrzeżeniem ust. 2-4.
10. Normy czasu pracy wynikają z art. 129 Kodeksu pracy — czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym.
11. Okres rozliczeniowy wynosi [Okres rozliczeniowy] miesiąc/miesiące.
12. Dobowe ramy czasu pracy: godzina [Godzina rozpoczęcia] — [Godzina zakończenia]. Pracodawca może zmienić godziny pracy dla określonej grupy pracowników lub stanowisk w drodze polecenia służbowego, z zachowaniem 24-godzinnego okresu wyprzedzenia.
13. Dzień wolny od pracy (poza niedzielą): [Dni wolne].
14. Przerwa wliczana do czasu pracy: 15 minut po przepracowaniu co najmniej 6 godzin (art. 134 KP).
15. Pracownikowi przysługuje co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (art. 132 KP) oraz co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (art. 133 KP).
16. Praca w godzinach nadliczbowych (art. 151 KP) jest dopuszczalna w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii oraz w razie szczególnych potrzeb pracodawcy. Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownik otrzymuje wynagrodzenie z dodatkiem 50% lub 100% (art. 151¹ KP) albo czas wolny.
17. Roczny limit pracy w godzinach nadliczbowych wynosi 150 godzin, chyba że obowiązujący u pracodawcy układ zbiorowy pracy albo niniejszy Regulamin przewiduje wyższą liczbę. Pracodawca może ustalić wyższy limit w granicach wynikających z art. 131 KP.
18. Pracownik wykonuje pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w innym miejscu lub w formie pracy zdalnej (art. 67¹⁸ KP) na zasadach określonych w odrębnym porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej.
§ 5. Wynagrodzenie za pracę
19. Wynagrodzenie jest wypłacane [Sposób wypłaty], [Termin wypłaty], za miesiąc poprzedni.
20. Wynagrodzenie za pracę odpowiada rodzajowi pracy, kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, ilości i jakości świadczonej pracy (art. 78 KP). Wynagrodzenie nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
21. Szczegółowe warunki wynagradzania określa Regulamin Wynagradzania lub układ zbiorowy pracy obowiązujący u pracodawcy.
22. Wynagrodzenie chronione jest przed potrąceniami na zasadach art. 87-87¹ Kodeksu pracy. Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia (art. 84 KP).
23. Na wniosek pracownika pracodawca wypłaca wynagrodzenie na wskazany rachunek bankowy lub przekazuje w gotówce w kasie, w godzinach pracy kasy.
§ 6. Urlopy i nieobecności
24. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze: 20 dni roboczych — przy stażu pracy krótszym niż 10 lat; 26 dni roboczych — przy stażu pracy co najmniej 10 lat (art. 154 § 1 KP). Do stażu urlopowego wlicza się okresy poprzednich zatrudnień, a także okresy nauki (art. 155 KP).
25. Urlop wypoczynkowy udzielany jest zgodnie z planem urlopów (art. 163 KP) lub, w przypadku braku planu, po porozumieniu z pracownikiem. Pracownik powinien złożyć wniosek urlopowy z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, chyba że ze względu na szczególne okoliczności strony ustalą inaczej.
26. Pracownikowi przysługuje 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym (art. 167² KP). Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
27. W razie nieobecności nieplanowanej pracownik informuje bezpośredniego przełożonego [Formy zgłoszenia] [Termin zgłoszenia].
28. Nieobecność usprawiedliwia się dokumentami wymienionymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281 ze zm.): zaświadczeniem lekarskim (e-ZLA), oświadczeniem pracownika lub innymi dokumentami. Zwolnienie lekarskie (e-ZLA) należy przedłożyć nie później niż w dniu powrotu do pracy.
29. Pracownikowi przysługuje urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym (art. 173¹ KP) oraz zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej — 2 dni lub 16 godzin w roku (art. 148¹ KP).
30. Nieobecność nieusprawiedliwiona jest naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych i może skutkować odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną, łącznie z rozwiązaniem umowy o pracę.
§ 7. Bezpieczeństwo i higiena pracy
31. Pracodawca zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy, prowadzi systematyczne szkolenia pracowników w zakresie BHP (art. 207 i art. 237³ Kodeksu pracy) oraz ocenę ryzyka zawodowego.
32. Za realizację zadań służby BHP u pracodawcy odpowiada: [Osoba/służba BHP].
33. Pracownik jest zobowiązany (art. 211 KP): 1) znać przepisy i zasady BHP oraz brać udział w szkoleniach z tego zakresu; 2) wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami BHP; 3) dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu; 4) stosować środki ochrony zbiorowej i indywidualnej; 5) poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym badaniom lekarskim (art. 229 KP); 6) niezwłocznie zawiadamiać przełożonego o wypadku przy pracy lub zagrożeniu zdrowia i życia.
34. Zakazuje się spożywania alkoholu, przyjmowania narkotyków lub innych substancji psychoaktywnych na terenie pracodawcy oraz przychodzenia do pracy pod ich wpływem.
35. Palenie tytoniu i e-papierosów jest dozwolone wyłącznie w wyznaczonych przez pracodawcę miejscach.
36. Na wypadek zagrożenia pożarowego pracownik stosuje się do instrukcji przeciwpożarowej wywieszonej w widocznym miejscu i poleceń pracownika odpowiedzialnego za ochronę przeciwpożarową.
§ 8. Odpowiedzialność porządkowa pracowników
37. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku pracy, przepisów BHP i ppoż., przepisów dotyczących ochrony tajemnicy lub mienia pracodawcy — pracodawca może stosować wobec pracownika kary porządkowe określone w art. 108 Kodeksu pracy:
1) karę upomnienia; 2) karę nagany; 3) karę pieniężną (za nieprzestrzeganie przepisów BHP lub ppoż., opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się w stanie po spożyciu alkoholu lub spożywanie alkoholu w miejscu pracy).
38. Kara pieniężna za jedno przekroczenie nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łączne kary pieniężne nie mogą przekraczać 1/10 wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty (art. 108 § 3 KP).
39. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się naruszenia (art. 109 § 1 KP). Przed wymierzeniem kary pracodawca wysłuchuje pracownika (art. 109 § 2 KP).
40. Pracownik może wnieść sprzeciw od nałożonej kary w terminie 7 dni od jej zawiadomienia (art. 112 KP). Nieodrzucenie sprzeciwu przez pracodawcę w ciągu 14 dni oznacza uwzględnienie sprzeciwu. Po wyczerpaniu postępowania wewnętrznego pracownik może wystąpić do sądu pracy (art. 112 § 2 KP).
41. Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy (art. 113 KP). Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
§ 9. Ochrona danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa
42. Przetwarzanie danych osobowych pracowników odbywa się na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy, rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2019 poz. 1781).
43. Administrator Danych Osobowych: [Nazwa pracodawcy]. Pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych osobowych działają na podstawie pisemnych upoważnień i zobowiązani są do zachowania poufności.
44. Pracodawca może prowadzić monitoring wizyjny (CCTV) oraz monitoring poczty elektronicznej zgodnie z art. 22² i art. 22³ Kodeksu pracy, o czym pracownicy zostają poinformowani przed dopuszczeniem do pracy lub przed zmianą celów i zakresu monitoringu.
45. Pracownik zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, w tym danych klientów, know-how, informacji handlowych i finansowych, zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu — w zakresie wynikającym z umowy o zakazie konkurencji lub odrębnych przepisów (art. 100 § 2 pkt 4 KP).
§ 10. Postanowienia końcowe
46. Regulamin wchodzi w życie z dniem [Data wejścia w życie], tj. po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u pracodawcy (art. 104³ § 1 Kodeksu pracy).
47. W zakładach pracy, w których działają zakładowe organizacje związkowe, Regulamin ustala pracodawca w uzgodnieniu z tymi organizacjami (art. 104² § 1 KP). Jeżeli organizacje związkowe nie uzgodnią wspólnie stanowiska w terminie 30 dni, pracodawca samodzielnie wydaje Regulamin.
48. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu pracy, przepisów wykonawczych i innych obowiązujących przepisów prawa pracy.
49. Zmiana Regulaminu następuje w trybie i na zasadach przewidzianych dla jego wydania (art. 104² KP). Zmiana wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania do wiadomości pracowników.
50. Pracodawca zaznajamia każdego pracownika z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem przez niego pracy. Pracownik potwierdza zapoznanie się z Regulaminem pisemnym oświadczeniem.
[Reprezentant pracodawcy] (podpis i pieczątka pracodawcy)
Data: [Data wydania]
Pracodawca
________________
Signature
Czym jest Regulamin pracy?
Regulamin pracy w Polsce to wewnętrzny akt normatywny pracodawcy, który na podstawie art. 104 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465 ze zm.) określa organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulamin pracy stanowi źródło prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 Kodeksu pracy i jest wiążący dla obu stron stosunku pracy — pracodawcy i wszystkich zatrudnionych pracowników.
Obowiązek posiadania regulaminu pracy spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1 KP). Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników, lecz co najmniej 20, wprowadza regulamin pracy, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego ustalenie (art. 104 § 2 KP). Pracodawcy zatrudniający poniżej 20 pracowników mogą wydać regulamin dobrowolnie. W zakładach nieobjętych obowiązkiem regulaminowym organizację i porządek pracy oraz prawa i obowiązki stron określają przepisy powszechnie obowiązującego prawa pracy lub umowy o pracę.
Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 104² § 1 KP). Jeżeli organizacje nie uzgodnią wspólnego stanowiska w terminie 30 dni lub u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa, pracodawca samodzielnie wydaje regulamin. Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 KP), co może nastąpić przez wywieszenie na tablicy ogłoszeń, przekazanie pracownikom egzemplarza lub udostępnienie w intranecie.
Regulamin pracy precyzuje i uzupełnia przepisy Kodeksu pracy, przepisów wykonawczych, układów zbiorowych pracy oraz porozumień zbiorowych. Postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy — art. 9 § 2 KP. Jeżeli regulamin zawiera postanowienia mniej korzystne niż ustawa, stosuje się odpowiednie przepisy KP. Regulamin pracy jest dokumentem kluczowym dla Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), która w trakcie kontroli bada jego treść i zgodność z przepisami. Brak wymaganego regulaminu lub jego niezgodność z Kodeksem pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny (art. 281 KP).
Na portalu forms-legal.com dostępny jest wzór regulaminu pracy, który odpowiada wymaganiom art. 104-104³ Kodeksu pracy i może być dostosowany do specyfiki każdego pracodawcy — zarówno małego przedsiębiorstwa, jak i dużej spółki.
Kiedy potrzebujesz Regulamin pracy?
Regulamin pracy w Polsce jest potrzebny przede wszystkim u pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników — jego wydanie jest wtedy obowiązkiem ustawowym wynikającym z art. 104 § 1 Kodeksu pracy. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 281 KP) i może skutkować mandatem nałożonym przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy podczas kontroli.
Regulamin pracy jest konieczny przy każdym zatrudnianiu nowych pracowników — zaznajomienie pracownika z jego treścią przed dopuszczeniem do pracy to obowiązek pracodawcy wynikający z art. 104³ § 2 KP. Pracownik potwierdza zapoznanie się z regulaminem pisemnym oświadczeniem przechowywanym w aktach osobowych (część B). Brak dokumentacji zapoznania może utrudnić pracodawcy wyegzekwowanie postanowień regulaminu w sporze przed sądem pracy.
Wprowadzenie lub zmiana systemu czasu pracy, godzin pracy, metody obliczania nadgodzin lub zasad wynagradzania wymaga co do zasady zmiany regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania albo zawarcia odrębnego porozumienia ze związkami zawodowymi lub z przedstawicielami pracowników. Zmiana regulaminu w części niekorzystnej dla pracownika może wymagać wręczenia mu wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 KP) i odczekania okresu wypowiedzenia.
Regulamin pracy jest szczególnie istotny przy wdrażaniu monitoringu wizyjnego (CCTV) lub monitoringu poczty elektronicznej — art. 22² i art. 22³ KP. Pracodawca może stosować monitoring wyłącznie po uprzednim ustaleniu jego celów i zakresu w regulaminie pracy lub w odrębnym akcie wewnętrznym. Brak tego zapisu uniemożliwia legalną kontrolę pracowników i naraża pracodawcę na zarzut naruszenia dóbr osobistych (art. 11¹ KP) oraz na postępowanie przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
Regulamin pracy jest też potrzebny przy wdrażaniu procedury antymobbingowej — art. 94³ § 1 KP nakłada na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi, a regulamin to najodpowiedniejszy dokument do wskazania trybu zgłaszania i rozpatrywania skarg.
Co powinien zawierać Regulamin pracy
Regulamin pracy w Polsce zgodnie z art. 104¹ Kodeksu pracy musi określać co najmniej 12 grup zagadnień. Wzorzec udostępniony na forms-legal.com obejmuje wszystkie obowiązkowe elementy z możliwością dostosowania do potrzeb konkretnego pracodawcy.
Organizacja pracy. System i rozkład czasu pracy stosowany u pracodawcy (art. 104¹ § 1 pkt 1 KP) — podstawowy (8h/dobę, 40h/tydz., art. 129 KP), równoważny (art. 135 KP), zadaniowy (art. 140 KP) lub ruchomy (art. 140¹ KP). Regulamin powinien precyzować godziny pracy na poszczególnych zmianach, dni wolne i zasady planowania grafiku. Obowiązek 11-godzinnego dobowego odpoczynku (art. 132 KP) i 35-godzinnego tygodniowego odpoczynku (art. 133 KP) nie może być regulaminem zredukowany.
Wynagrodzenie. Termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia za pracę (art. 104¹ § 1 pkt 5 KP) — art. 85 KP nakazuje wypłatę co najmniej raz w miesiącu, w stałym terminie. Regulamin precyzuje, czy wypłata następuje do ostatniego dnia miesiąca czy z przesunięciem, oraz formę (przelew bankowy lub kasa). Szczegółowe warunki wynagradzania reguluje odrębny Regulamin Wynagradzania (art. 77² KP).
Urlopu i nieobecności. Tryb usprawiedliwiania nieobecności i spóźnień (art. 104¹ § 1 pkt 9-10 KP) — wymóg zgłoszenia, forma (telefon, e-mail), termin (na ogół pierwszego dnia nieobecności). Dokumentowanie nieobecności odbywa się na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności.
Obowiązki pracodawcy. Art. 94 KP i art. 104¹ § 1 pkt 3 KP — obowiązek organizowania pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, zapewnienia warunków BHP, równego traktowania, przeciwdziałania dyskryminacji (art. 18³ᵃ-18³ᵉ KP) i mobbingowi (art. 94³ KP).
Obowiązki pracownika. Art. 100 KP — sumienne i staranne wykonywanie pracy, stosowanie się do poleceń przełożonych, przestrzeganie regulaminu, BHP, zakaz spożywania alkoholu, ochrona mienia pracodawcy i tajemnicy.
Odpowiedzialność porządkowa. Art. 108-113 KP — kary upomnienia, nagany i pieniężne, tryb ich nakładania, prawo do sprzeciwu, zatarcie kary po roku. Regulamin może uzupełnić (lecz nie zawęzić) ustawowe zasady nakładania kar.
Monitoring. Jeśli pracodawca stosuje monitoring — regulamin (lub odrębny akt) określa cele, zakres i czas przechowywania nagrań (art. 22² § 6 KP).
BHP. Obowiązki pracodawcy (art. 207 KP) i pracownika (art. 211 KP), zakaz pracy pod wpływem alkoholu i środków odurzających, wyznaczenie służby BHP (art. 23711 KP).
Jak wypełnić Regulamin pracy
Wypełnianie wzoru regulaminu pracy pobranego z forms-legal.com przebiega etapami. Poniżej opisano każdy krok, z odwołaniem do odpowiednich przepisów Kodeksu pracy.
Krok 1 — dane identyfikacyjne pracodawcy. Wpisz pełną nazwę pracodawcy zgodną z rejestrem KRS lub wpisem do CEIDG, adres siedziby i NIP. Wskaż osobę uprawnioną do wydania regulaminu — na ogół jest to prezes zarządu, dyrektor generalny lub pełnomocnik (art. 3¹ KP).
Krok 2 — konsultacja ze związkami zawodowymi. Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, prześlij projekt regulaminu do uzgodnienia. Organizacje mają 30 dni na zajęcie wspólnego stanowiska (art. 104² § 1 KP). W przypadku braku uzgodnienia lub braku organizacji — pracodawca wydaje regulamin samodzielnie.
Krok 3 — system i godziny czasu pracy. Określ system czasu pracy. Dla podstawowego systemu wskaż godziny pracy i dzień wolny. Dla systemu równoważnego lub ruchomego uwzględnij ograniczenia z art. 135-140¹ KP. Wskaż długość okresu rozliczeniowego (max 4 miesiące, a wyjątkowo 12 miesięcy — art. 129 § 2-3 KP) i zasady tworzenia harmonogramów.
Krok 4 — wynagrodzenie. Wskaż termin wypłaty i formę. Termin musi być stały, a wypłata — minimum raz w miesiącu (art. 85 KP). Odesłanie do Regulaminu Wynagradzania w zakresie szczegółów jest wystarczające.
Krok 5 — urlopy i nieobecności. Określ, w jaki sposób i do kiedy pracownik informuje o nieobecności (telefonicznie, e-mailem). Ustal, że pracownik przedstawia zwolnienie lekarskie (e-ZLA) niezwłocznie po powrocie do pracy.
Krok 6 — odpowiedzialność porządkowa. Sekcja dotycząca kar porządkowych powinna odzwierciedlać art. 108-113 KP. Nie można w regulaminie przewidzieć kar surowszych niż ustawowe.
Krok 7 — monitoring. Jeśli pracodawca prowadzi lub planuje monitoring, wpisz cel (bezpieczeństwo, kontrola pracy), zakres (obszary, poczta elektronicza) i maksymalny czas przechowywania nagrań (do 3 miesięcy, art. 22² § 3 KP).
Krok 8 — podanie do wiadomości. Wydrukuj regulamin lub umieść w intranecie. Od dnia ogłoszenia liczą się 2 tygodnie przed wejściem w życie (art. 104³ § 1 KP). Pobierz od każdego pracownika (nowego i dotychczasowego) pisemne oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu.
Wymogi prawne dla Regulamin pracy
Regulamin pracy w Polsce podlega bezwzględnie obowiązującym przepisom Kodeksu pracy, które ograniczają swobodę pracodawcy w kształtowaniu jego treści.
Zgodność z przepisami powszechnymi. Postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy i aktów wykonawczych (art. 9 § 2 KP). Przykładowo: regulamin nie może skracać ustawowych okresów odpoczynku (art. 132-133 KP), ograniczać prawa do urlopu (art. 152 KP) ani wprowadzać kar niezdefiniowanych w art. 108 KP.
Tryb wydania. Art. 104² § 1 KP — pracodawca wydaje regulamin po uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeżeli organizacji nie ma lub nie osiągnęła porozumienia w 30 dni — pracodawca działa samodzielnie. Wydanie regulaminu bez wymaganego uzgodnienia może być zaskarżone przez związki zawodowe do sądu pracy.
Podanie do wiadomości i wejście w życie. Art. 104³ § 1 KP — 2-tygodniowe vacatio legis od ogłoszenia. Forma podania do wiadomości (tablica, intranet, indywidualne doręczenie) jest pozostawiona uznaniu pracodawcy, ale musi zapewnić realną możliwość zapoznania się. Pracodawca powinien przechowywać dowody ogłoszenia (wydruk z datą, e-mail, potwierdzenie odbioru).
Zaznajomienie pracownika. Art. 104³ § 2 KP — pracodawca zaznajamia pracownika z regulaminem przed rozpoczęciem przez niego pracy. Pracownik potwierdza zaznajomienie pisemnym oświadczeniem wpiętym do akt osobowych (część B). Niezaznajomienie pracownika z regulaminem nie zwalnia go z jego przestrzegania po upływie 2-tygodniowego vacatio legis, ale utrudnia pracodawcy powołanie się na regulamin w sporze sądowym.
Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 kwietnia 2001 r. (sygn. I PKN 290/00) wskazał, że regulamin pracy jako źródło prawa pracy wiąże obie strony stosunku pracy niezależnie od woli pracownika. W wyroku z dnia 19 września 2002 r. (sygn. I PKN 592/01) Sąd Najwyższy potwierdził, że naruszenie przez pracownika obowiązków ustalonych w regulaminie pracy może stanowić podstawę do nałożenia kary porządkowej lub wypowiedzenia umowy. Oznacza to, że prawidłowo wydany i ogłoszony regulamin pracy jest skutecznym narzędziem zarządzania dyscypliną pracy, kontrolowanym jednocześnie przez sądy pracy i Państwową Inspekcję Pracy.
Najczęstsze błędy w Regulamin pracy
Przy sporządzaniu i stosowaniu regulaminu pracy w Polsce popełniane są błędy, które mogą skutkować nieważnością jego postanowień lub odpowiedzialnością pracodawcy wobec pracownika i organów kontrolnych.
1. Postanowienia mniej korzystne niż Kodeks pracy. Regulamin nie może ograniczać ustawowych praw pracownika — np. skracać minimalnych okresów odpoczynku, ograniczać wymiaru urlopu lub przewidywać kar innych niż ustawowe. Takie postanowienia są nieważne z mocy art. 9 § 2 KP, a pracodawca naraża się na grzywnę z art. 281 KP.
2. Brak uzgodnienia ze związkami zawodowymi. Wydanie regulaminu bez wymaganego trybu uzgodnień (art. 104² KP) narusza przepisy o związkach zawodowych i może skutkować zaskarżeniem regulaminu lub zarzutem pracodawcy o działanie niezgodne z prawem.
3. Nieogłoszenie regulaminu lub brak potwierdzenia zaznajomienia. Brak pisemnego oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z regulaminem utrudnia egzekwowanie jego postanowień w sporze przed sądem pracy. Pracodawca powinien przechowywać oświadczenia w aktach osobowych pracownika (część B).
4. Zbyt ogólne określenie czasu pracy. Regulamin powinien precyzować godziny pracy dla poszczególnych stanowisk, zmian i działów. Ogólne zapisy „czas pracy według ustaleń pracodawcy” nie spełniają wymogu art. 104¹ § 1 pkt 1 KP i dają pracownikowi podstawę do kwestionowania godzin pracy.
5. Wprowadzenie monitoringu bez wpisu w regulaminie. Stosowanie monitoringu wizyjnego lub monitoringu poczty elektronicznej bez uprzedniego ustalenia jego celów i zakresu w regulaminie pracy lub odrębnym akcie wewnętrznym narusza art. 22²-22³ KP oraz RODO i może skutkować postępowaniem przed PUODO i karą administracyjną.
6. Nieaktualizowanie regulaminu po zmianie przepisów. Kodeks pracy jest nowelizowany. Brak aktualizacji regulaminu po istotnych zmianach (np. wprowadzenie urlopu opiekuńczego art. 173¹ KP czy regulacji pracy zdalnej art. 67¹⁸ KP) sprawia, że pracownicy mogą być pozbawieni informacji o przysługujących im prawach.
Cytuj tę stronę
Powołaj się na ten darmowy szablon w artykule, programie zajęć lub notatce badawczej:
Forms Legal. (2026). Regulamin pracy (Polska) [Legal document template]. Forms Legal. https://forms-legal.com/pl/polska/employment/hr-forms/regulamin-pracy
"Regulamin pracy (Polska)." Forms Legal, 2026, https://forms-legal.com/pl/polska/employment/hr-forms/regulamin-pracy.
@misc{formslegal-regulamin-pracy,
author = {{Forms Legal}},
title = {Regulamin pracy (Polska)},
year = {2026},
howpublished = {\url{https://forms-legal.com/pl/polska/employment/hr-forms/regulamin-pracy}},
note = {Free legal document template}
}Najczęściej zadawane pytania
Obowiązek wydania regulaminu pracy spoczywa na pracodawcach zatrudniających co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 1 Kodeksu pracy). Pracodawca zatrudniający od 20 do 49 pracowników wydaje regulamin, gdy wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa (art. 104 § 2 KP). Przy mniejszym zatrudnieniu wydanie regulaminu jest fakultatywne, choć praktycy prawa pracy rekomendują jego sporządzenie dla jasności zasad organizacji pracy. Obowiązek weryfikuje Państwowa Inspekcja Pracy podczas planowych i doraźnych kontroli. Brak wymaganego regulaminu lub jego niezgodność z Kodeksem pracy to wykroczenie zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 KP).
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 Kodeksu pracy). Termin ten jest bezwzględny — nie można go skrócić nawet za zgodą pracowników. Przyjętymi formami ogłoszenia są: wywieszenie na tablicy ogłoszeń, rozesłanie e-mailem do wszystkich pracowników, udostępnienie w intranecie lub wręczenie każdemu pracownikowi egzemplarza. Pracodawca powinien zachować dowód ogłoszenia (wydruk z datą, potwierdzenie e-mailem) na potrzeby ewentualnej kontroli PIP. Ta sama 2-tygodniowa vacatio legis obowiązuje przy każdej zmianie regulaminu.
Nie. Zgodnie z art. 9 § 2 Kodeksu pracy postanowienia regulaminu pracy mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Kodeksu pracy i aktów wykonawczych są nieważne. W ich miejsce stosuje się automatycznie przepisy prawa. Pracodawca nie może regulaminem skrócić minimalnych okresów odpoczynku (art. 132-133 KP), przewidzieć kar niezdefiniowanych w art. 108 KP ani ograniczyć prawa do urlopu (art. 152 KP). Regulamin może natomiast kształtować zasady bardziej korzystne niż ustawowe — np. wyższy limit godzin nadliczbowych w roku (art. 131 KP w granicach 416 godzin), dłuższą przerwę wliczaną do czasu pracy, dodatkowe benefity.
Tak, jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. Art. 104² § 1 Kodeksu pracy nakłada obowiązek uzgodnienia treści regulaminu z tą organizacją. Organizacje mają 30 dni na zajęcie wspólnego stanowiska; w przypadku wielu organizacji — muszą je uzgodnić między sobą. Jeżeli nie osiągną porozumienia w tym terminie lub u pracodawcy nie ma żadnej organizacji, pracodawca ustala regulamin samodzielnie. Jeżeli pracodawca wyda regulamin bez wymaganego uzgodnienia, związki zawodowe mogą zakwestionować jego ważność. Każda zmiana regulaminu wymaga powtórzenia trybu uzgodnień.
Pracodawca może stosować wyłącznie kary porządkowe enumeratywnie wymienione w art. 108 Kodeksu pracy: karę upomnienia, karę nagany oraz karę pieniężną (tylko za naruszenie przepisów BHP lub ppoż., opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia albo stawienie się pod wpływem alkoholu). Regulamin może doprecyzować, jakie konkretne zachowania kwalifikują się do poszczególnych kar, ale nie może wprowadzać kar surowszych ani dodatkowych, niewymienionych w art. 108 KP. Kara pieniężna za jedno przekroczenie nie może być wyższa niż jednodniowe wynagrodzenie, a łączne kary pieniężne — nie wyższe niż 1/10 wynagrodzenia do wypłaty (art. 108 § 3 KP).
Tak. Regulamin pracy dotyczy wszystkich pracowników pracodawcy, w tym świadczących pracę zdalną (art. 67¹⁸-67³⁴ Kodeksu pracy, dział drugi, rozdział IIc). Pracodawca zatrudniający pracowników zdalnych powinien jednak uzupełnić regulamin (lub zawrzeć odrębne porozumienie) o zasady pracy zdalnej: sposób komunikacji, godziny dostępności, prawa do zwrotu kosztów (energii elektrycznej, Internetu), kontroli pracy zdalnej i BHP w miejscu pracy zdalnej. Zasady BHP w miejscu pracy zdalnej (art. 67²⁸ KP) wymagają odrębnej oceny ryzyka zawodowego i informacji przekazanej pracownikowi przed rozpoczęciem pracy zdalnej.
Prawo nie narzuca konkretnej częstotliwości aktualizacji, jednak pracodawca powinien niezwłocznie dostosowywać regulamin do zmian przepisów Kodeksu pracy i aktów wykonawczych. Przykładowo, po nowelizacji z 2023 r. (wdrożenie dyrektywy unijnej o równowadze praca-życie) wprowadzono urlop opiekuńczy (art. 173¹ KP), zwolnienie z powodu siły wyższej (art. 148¹ KP) i rozbudowane przepisy o pracy zdalnej (art. 67¹⁸ KP). Pracodawcy, którzy nie zaktualizowali regulaminów, mogą pozbawić pracowników informacji o tych prawach. Rekomendowane jest przeprowadzenie przeglądu regulaminu co najmniej raz w roku lub każdorazowo po istotnej nowelizacji KP.
Brak wymaganego regulaminu pracy lub jego postanowienia sprzeczne z prawem pracy stanowią wykroczenie przeciwko prawom pracownika, stypizowane w art. 281 Kodeksu pracy. Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) może nałożyć mandat karny do 2 000 zł, a sąd — grzywnę od 1 000 do 30 000 zł. PIP może również skierować do pracodawcy nakaz usunięcia uchybień. Niezależnie od odpowiedzialności wykroczeniowej, pracownik może dochodzić roszczeń przed sądem pracy, jeżeli brak regulaminu lub jego wadliwość wyrządziła mu szkodę (np. niezgodne z prawem potraktowanie jego nieobecności jako nieusprawiedliwionej). Regularny przegląd regulaminu i bieżąca aktualizacja ograniczają ryzyko odpowiedzialności.
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy różnią się w zależności od jurysdykcji i zmieniają się z czasem. W sprawie porady dostosowanej do Twojej sytuacji skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem.Pełne zastrzeżenie prawne
Znalazłeś błąd? Daj nam znaćRelated Documents
You may also find these documents useful:
Regulamin wynagradzania
Regulamin wynagradzania zgodny z art. 77² Kodeksu pracy — określa warunki wynagradzania, składniki płacy, kategorii zaszeregowania, premie i inne świadczenia. Wzór do pobrania w formacie PDF i Word.
Kara porządkowa — upomnienie
Zawiadomienie o nałożeniu kary porządkowej (upomnienie) zgodne z art. 108-113 Kodeksu pracy. Wzór do pobrania w formacie PDF i Word — Polska 2026.
Zakres obowiązków pracownika
Zakres obowiązków pracownika (karta stanowiska pracy) zgodny z art. 94 pkt 1 i art. 100 Kodeksu pracy — definiuje zadania, uprawnienia i odpowiedzialność. Wzór PDF i Word — Polska 2026.