VvE Reglement

De VvE Reglement in Nederland regelt het gebruik, het beheer en de besluitvorming binnen een appartementencomplex en vult de splitsingsakte aan met praktische gedrags- en vergaderregels, op grond van Burgerlijk Wetboek art. 5:112. De meeste verenigingen van eigenaars hanteren een door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie opgesteld modelreglement; de vergadering van eigenaars besluit over onderhoud en bijdragen volgens de stemverhoudingen van BW art. 5:124 tot 5:127.

Het reglement vult de Splitsingsakte aan met praktische bepalingen over dagelijks gebruik, gedragsregels, vergaderprocedures en financieel beheer. Veel VvE's maken gebruik van het Modelreglement dat is opgesteld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). Het meest gebruikte is het Modelreglement 2006, hoewel ook eerdere versies (1973, 1983, 1992, 2006) nog van kracht zijn in oudere complexen. In de Splitsingsakte staat vermeld op welk modelreglement het complex van toepassing is.

Een VvE is verplicht gesteld voor alle gesplitste gebouwen. Inactieve VvE's zijn een probleem in Nederland: tot 2021 waren naar schatting 140.000 VvE's slapend. Sinds de Woningwet 2015 (gewijzigd via het Besluit beheer sociale huurwoningen) zijn corporaties verplicht actieve VvE's te ondersteunen. De Wet verbetering functioneren VvE (2021) verplicht bovendien alle VvE's om een reservefonds aan te houden en meerjarenonderhoudsplannen (MJOP) op te stellen voor bedragen boven een drempelwaarde.

Het VvE Reglement regelt onder meer de stemrechten per appartement (gebaseerd op het breukdeel in de splitsingsakte), de quorumvereisten voor besluitvorming, de bijdrageverplichting van eigenaars aan het reservefonds, de beperkingen op gebruik (verbod op overlastgevende activiteiten, regels voor onderverhuur via platforms zoals Airbnb) en de regels voor vergaderingen en de bestuurssamenstelling. Een goed reglement voorkomt geschillen tussen eigenaars en draagt bij aan een goed onderhouden complex.

Een VvE Reglement is op meerdere momenten nodig of aangewezen.

Bij oprichting van de VvE: zodra een Splitsingsakte bij de notaris wordt verleden, ontstaat de VvE van rechtswege (BW 5:112). Tegelijkertijd stelt de notaris een basisreglement op. Eigenaars dienen dit aan te vullen met een Huishoudelijk Reglement dat de VvE-vergadering vaststelt.

Bij wijziging van bestaande regels: als de eigenaars het eens zijn dat bepaalde gebruiksregels of financiële afspraken moeten worden aangepast, is een besluit van de VvE-vergadering nodig en moeten de wijzigingen schriftelijk worden vastgelegd. Voor wijzigingen van de Splitsingsakte zelf is een notariële akte vereist; voor het Huishoudelijk Reglement volstaat een vergaderingsbesluit.

Bij aankoop van een appartement: kopers die een appartement kopen, dienen het VvE Reglement en de Splitsingsakte te ontvangen van de verkoper als onderdeel van de precontractuele informatieplicht. De koper wordt automatisch lid van de VvE zodra de eigendomsoverdracht via de notaris plaatsvindt (BW 5:125).

Bij huurconflicten in het complex: een VvE Reglement legt de gebruiksregels vast waaraan ook huurders van appartementsgerechtigden gebonden zijn. Een verhuurder die zijn appartement verhuurt, is verantwoordelijk dat de huurder het reglement naleeft.

Bij rechtszaken over VvE-besluiten: een eigenaar die het niet eens is met een VvE-besluit kan binnen een maand na het besluit vernietiging vorderen bij de Kantonrechter op grond van artikel 5:130 BW. Een actueel en duidelijk reglement beperkt het risico op dergelijke procedures.

Een volledig VvE Reglement bevat meerdere verplichte en aanbevolen onderdelen.

Identificatie van het complex en de eigenaars: naam en adres van het appartementsgebouw, de notariële Splitsingsakte waarnaar het reglement verwijst, en de naam van de VvE als rechtspersoon (ingeschreven bij de Kamer van Koophandel op grond van de Handelsregisterwet 2007).

Breukdelen en stemrechten: het breukdeel per appartement bepaalt de bijdrage aan de gemeenschappelijke kosten én het stemgewicht in de vergadering. De breukdelen liggen vast in de Splitsingsakte. Het reglement beschrijft hoe stemmen worden uitgebracht (bij volmacht, schriftelijk of digitaal) en wat de quorumvereisten zijn.

Gemeenschappelijke en privé-gedeelten: een nauwkeurige omschrijving van wat tot de gemeenschappelijke gedeelten behoort (dakbedekking, gevel, funderingen, lift, trappenhuizen) en wat privé-gedeelten zijn (de woning zelf, eigen sanitair). Verwarring hierover leidt tot conflicten over onderhoudsverantwoordelijkheid.

Gebruiksregels: verbod op overlastgevende activiteiten, regels voor kortetermijnverhuur (Airbnb is in veel reglementen verboden of beperkt), toestemming voor huisdieren, rookverbod in gemeenschappelijke ruimten en beperkingen op commercieel gebruik.

Financiën en reservefonds: de bijdragen van eigenaars aan het Reservefonds en de Exploitatierekening, de plicht tot het opstellen van een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en de regels voor buitengewone bijdragen bij onverwachte kosten.

Bestuur en vergadering: samenstelling van het bestuur (enkelvoudig of meervoudig), benoeming en ontslag van de beheerder, frequentie van de Algemene Ledenvergadering (ALV), regels voor oproeping (minimaal 14 dagen vooraf per art. 5:124 BW) en besluitvorming.

De VvE kan gebruik maken van het model op forms-legal.com als concept, maar het definitieve reglement dient te worden vastgesteld door de ALV en, voor wijzigingen van de Splitsingsakte, gepasseerd te worden door een notaris (Wet op het notarisambt, art. 2 Wna). Gerelateerde documenten zijn de Appartement Splitsingsakte en de Koopovereenkomst Onroerend Goed.

Het opstellen van een VvE Reglement via forms-legal.com verloopt stap voor stap.

Stap 1 — VvE-identificatie: vul de naam van de VvE in (bijv. VvE Huis Prinsengracht 10-20), het KvK-nummer en het adres van het complex.

Stap 2 — Referentie Splitsingsakte: voer het notarisnummer en de datum van de Splitsingsakte in. Vermeld ook welk Modelreglement (bijv. Modelreglement 2006 KNB) van toepassing is.

Stap 3 — Appartementsgerechtigden: voer de namen en appartementsindices in van alle leden. Het aantal stemmen per lid volgt uit het breukdeel in de Splitsingsakte.

Stap 4 — Gebruiksregels: vul in welke activiteiten zijn toegestaan of verboden. Selecteer opties voor huisdieren, roken, kortetermijnverhuur en commercieel gebruik.

Stap 5 — Reservefonds en bijdragen: voer de maandelijkse servicekostenbijdrage per appartement in en het MJOP-budget voor de komende tien jaar.

Stap 6 — Bestuur: voer de naam van de bestuurder(s) in en het e-mailadres en telefoonnummer voor contact.

Stap 7 — Vergaderregels: stel de ALV-datum in en de quorumvereisten (standaard: meer dan de helft van de stemmen vertegenwoordigd).

De VvE en haar reglement zijn gebonden aan de dwingende bepalingen van BW Boek 5 en het Modelreglement.

Verplichte oprichting: een VvE is van rechtswege verplicht bij splitsing van een gebouw in appartementsrechten (BW 5:112 lid 4). Er is geen vrijstelling mogelijk. De VvE dient ingeschreven te worden bij de Kamer van Koophandel.

Verplicht reservefonds: op grond van de Wet verbetering functioneren VvE (2021) dient iedere VvE een reservefonds aan te houden voor groot onderhoud. Het minimumbedrag wordt vastgesteld aan de hand van het MJOP of op basis van 0,5% van de herbouwwaarde per jaar. VvE's die geen reservefonds aanhouden, handelen onrechtmatig.

ALV-verplichting: de VvE dient minimaal éénmaal per jaar een Algemene Ledenvergadering te houden (BW 5:124). Besluiten worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen, tenzij het reglement een gekwalificeerde meerderheid vereist.

Notarieel vereiste voor wijziging Splitsingsakte: wijzigingen van de Splitsingsakte zelf (bijv. aanpassing van breukdelen of gebruiksdoel) vereisen een notariële akte op grond van artikel 5:139 BW en instemming van alle eigenaars of een percentage vastgesteld in de Splitsingsakte.

Beheerder: een VvE kan een professionele beheerder inschakelen. De VvE Beheerders Certificering (VBC) certificaat geeft zekerheid over de kwaliteit van de beheerder.

VvE's maken regelmatig fouten die tot conflicten of aansprakelijkheid leiden.

Fout 1 — Slapende VvE: eigenaars die nooit vergaderen en geen reservefonds opbouwen, zijn aansprakelijk voor achterstallig onderhoud en kunnen bij verkoop problemen ondervinden bij de hypotheekverstrekker.

Fout 2 — Geen MJOP: zonder een Meerjarenonderhoudsplan is het onduidelijk hoeveel geld er gereserveerd moet worden. De bank weigert vaak een hypotheek als er geen actueel MJOP beschikbaar is.

Fout 3 — Onvoldoende quorum: besluiten die worden genomen zonder het vereiste quorum zijn vernietigbaar op grond van artikel 5:130 BW. Altijd controleren hoeveel stemgewicht aanwezig of vertegenwoordigd moet zijn.

Fout 4 — Airbnb zonder toestemming: kortetermijnverhuur via platforms zoals Airbnb vereist in de meeste VvE-reglementen schriftelijke toestemming van de vergadering. Eigenaars die dit negeren riskeren een boete of ontzegging van gebruik op grond van artikel 5:112 lid 4 BW.

Fout 5 — Onjuiste breukdelen in bijdrageberekening: als de maandelijkse bijdragen niet in overeenstemming zijn met de breukdelen in de Splitsingsakte, kan een benadeelde eigenaar betaling terugvorderen.

Fout 6 — Geen schriftelijke oproeping ALV: een ALV-oproeping die minder dan 14 dagen voor de vergadering wordt verstuurd, is in strijd met artikel 5:124 BW en de genomen besluiten kunnen worden aangevochten.