Notariële Financiële Volmacht Nederland

De Notariële Financiële Volmacht Nederland is een door een notaris verleden authentieke akte waarmee een volmachtgever (principaal) een of meer gevolmachtigden machtigt om namens hem of haar specifieke financiële handelingen te verrichten, conform Burgerlijk Wetboek Boek 3 artikelen 60 tot en met 79 en de Wet op het notarisambt (Wna) artikel 2. De notariële akte geeft de volmacht een verhoogde bewijskracht en wordt door banken, hypotheekverstrekkers, de Belastingdienst en het Kadaster als bindend erkend.

Een volmacht is het recht dat een volmachtgever aan een gevolmachtigde verleent om in zijn of haar naam rechtshandelingen te verrichten (BW 3:60 lid 1). De gevolmachtigde handelt in naam van de volmachtgever; de rechtsgevolgen treffen de volmachtgever rechtstreeks (BW 3:66 lid 1). De notariële akte onderscheidt zich van een onderhandse volmacht doordat een notaris de identiteit van de partijen vaststelt (conform Wwft 2018 art. 3 cliëntonderzoek), de wilsbekwaamheid van de volmachtgever beoordeelt, en de akte registreert in het Centraal Notarieel Archief (CNA).

De financiële volmacht is de meest uitgebreide categorie van bijzondere volmacht: zij geeft de gevolmachtigde het recht om bankrekeningen te openen en te beheren, financiële transacties te verrichten, beleggingen aan te kopen of te verkopen, belastingaangiften te doen, hypotheken aan te gaan en onroerend goed te verkopen of te kopen. Elke bevoegdheid wordt in de akte afzonderlijk benoemd en beperkt conform BW 3:68 (verbod op zelfcontracteren) en BW 3:70 (vertegenwoordigingsbevoegdheid).

De notariële financiële volmacht verschilt van het levenstestament (BW 1:381 e.v. voor personen die wilsonbekwaam worden; Wna art. 43 betreffende vastlegging toekomstige wil) doordat de financiële volmacht ook geldt zolang de volmachtgever wilsbekwaam is. Een levenstestament omvat doorgaans zowel de financiële volmacht als de zorgvolmacht en het behandelverbod, en treedt uitsluitend in werking bij wilsonbekwaamheid. In de praktijk laten personen beide documenten tegelijk opstellen bij dezelfde notaris.

In Nederland worden notariële financiële volmachten opgesteld door een (kandidaat-)notaris die lid is van de Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie (KNB). De notaris is verplicht de identiteit van de volmachtgever vast te stellen via geldig identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart) en voor buitenlandse volmachtgevers via apostille (Apostilleverdrag 1961). De KNB heeft een standaardmodel (2023) voor levenstestamenten en financiële volmachten ontwikkeld dat voldoet aan alle wettelijke vereisten.

Banken als ABN AMRO, ING, Rabobank en SNS hanteren eigen formulieren voor bankvolmachten, maar erkennen een notariële financiële volmacht als superieure bevoegdheidstitel. Bij hypotheekverstrekking en eigendomsoverdracht is een notariële akte verplicht (BW 3:89 jo. BW 3:260 voor hypotheek), wat betekent dat ook de volmacht voor het tekenen van hypotheekakten notarieel moet zijn.

Een Notariële Financiële Volmacht Nederland is nodig in de volgende situaties.

Verblijf in het buitenland of langdurige afwezigheid. Een persoon die voor langere tijd in het buitenland verblijft (expat, student, reizigers) of arbeidsongeschikt is, kan via een notariële financiële volmacht een vertrouwenspersoon machtigen om in Nederland bankrekeningen te beheren, belastingaangiften te doen, huur te innen en rekeningen te betalen.

Ondertekening van hypotheekakte namens koper of verkoper. Bij aankoop of verkoop van een woning moet de eigendomsoverdracht via een notariële leveringsakte worden gerealiseerd (BW 3:89). Als de koper of verkoper niet persoonlijk aanwezig kan zijn bij het tekenen van de transportakte bij de notaris, moet een notariële volmacht worden verleend aan een gevolmachtigde die de akte namens hem ondertekent. Dezelfde verplichting geldt voor het passeren van de hypotheekakte (BW 3:260).

Financieel beheer tijdens ziekte of wilsonbekwaamheid. Wanneer een persoon door ziekte, dementie, een ongeluk of een andere oorzaak tijdelijk of permanent niet in staat is zijn financiën te beheren, kan een gevolmachtigde op basis van de notariële volmacht de financiën waarnemen. De notariële volmacht blijft geldig ook als de volmachtgever wilsonbekwaam wordt, tenzij de akte een terugtreedclausule bevat. Volgend op wilsonbekwaamheid kan de kantonrechter een bewindvoerder benoemen (BW 1:431) die echter meer toezicht vergt.

Beheer onroerend goed bij vastgoedinvesteerders. Vastgoedinvesteerders die meerdere panden bezitten geven soms een volmacht aan een property manager of rentmeester om namens hen huurcontracten te ondertekenen, reparaties te autoriseren en huurprijs­aanpassingen door te voeren.

DGA die BV-transacties delegeert. Een directeur-grootaandeelhouder (DGA) die tijdelijk niet beschikbaar is, kan via een notariële volmacht een medebestuurder of adviseur machtigen om bankrekeningen van de BV te beheren, facturen te ondertekenen en betalingsopdrachten te verrichten, conform BW 2:9 (bestuurstaak) en de statuten van de BV.

Huwelijkse voorwaarden en vermogensbeheer. Echtgenoten die hun vermogen afzonderlijk beheren maar willen dat de ander bepaalde transacties kan uitvoeren, leggen dit vast via een notariële financiële volmacht bij dezelfde notaris die ook de huwelijkse voorwaarden (BW 1:114) passeert.

Planning op latere leeftijd (levenstestament). Ouderen die bij heldere geest hun financiële zaken voor de toekomst willen regelen, combineren een notariële financiële volmacht met een levenstestament en zorgvolmacht. De notaris registreert het levenstestament in het Centraal Levenstestamentregister (CLTR), zodat banken, ziekenhuizen en instanties de gevolmachtigde kunnen identificeren.

De Notariële Financiële Volmacht Nederland bevat de volgende essentiële elementen die de KNB en de rechtspraktijk vereisen voor een geldige en effectieve akte.

Identificatie van partijen. Volledige naam, geboortedatum, BSN en woonadres van de volmachtgever (principaal). Volledige naam, geboortedatum, BSN of paspoort- of ID-kaartnummer en woonadres van de gevolmachtigde(n). De notaris stelt de identiteit vast via geldig identiteitsbewijs conform Wwft 2018 art. 3 (cliëntonderzoek) en AVG art. 6 (verwerking persoonsgegevens). Bij meerdere gevolmachtigden: vermeld of zij gezamenlijk of afzonderlijk mogen handelen.

Omvang en beperkingen van de bevoegdheid. Een gedetailleerde opsomming van de specifieke financiële handelingen die de gevolmachtigde mag verrichten: beheer van bankrekeningen en spaarrekeningen, uitvoeren van betalingsopdrachten, beleggen, kopen en verkopen van aandelen en obligaties, tekenen van huurcontracten, aankopen en verkopen van onroerend goed, aangaan van hypotheken (BW 3:260), ondertekenen van belastingaangiften, aanvragen van toeslagen bij de Belastingdienst, tekenen van leveringsakten bij de notaris. Elke bevoegdheid die niet expliciet is opgenomen, is niet gedelegeerd (BW 3:68 principe van limitatieve opsomming).

Onconditionele versus conditionele werking. Bepaal of de volmacht onmiddellijk in werking treedt of alleen bij wilsonbekwaamheid van de volmachtgever (conditionele volmacht). Bij een levenstestament (BW 1:381) treedt de volmacht in werking op een in de akte beschreven moment; bij een reguliere financiële volmacht werkt hij direct.

Zelfcontracteerverbod (BW 3:68). De notariële akte vermelt of de gevolmachtigde ook transacties mag verrichten waarbij hijzelf de wederpartij is (zelfcontractering). Standaard is zelfcontractering verboden tenzij de volmacht dit uitdrukkelijk toestaat. Een notaris mag zijn eigen akte niet passeren wanneer hijzelf gevolmachtigde is (Wna art. 17).

Vergoeding gevolmachtigde. Bepaal of de gevolmachtigde kosteloos optreedt of recht heeft op een vergoeding voor zijn werkzaamheden conform BW 7:405 (opdracht) of een vast bedrag.

Looptijd en herroeping. De looptijd van de volmacht (bepaald of onbepaald) en de herroepingsclausule: de volmacht kan te allen tijde worden herroepen door de volmachtgever via een schriftelijke herroepingskennisgeving aan de gevolmachtigde (BW 3:72 herroeping). De notaris kan de herroeping registreren in het CNA. Na overlijden van de volmachtgever eindigt de volmacht van rechtswege (BW 3:72 onderdeel a).

Registratie en uittreksels. De notaris verstrekt een uittreksel van de akte (Wna art. 49) aan de gevolmachtigde, waarmee banken, overheidsinstellingen en andere instellingen de bevoegdheid van de gevolmachtigde kunnen verifiëren. Het origineel van de akte blijft in het protocol (bewaararchief) van de notaris (Wna art. 57). Op forms-legal.com zijn de gerelateerde documenten beschikbaar: de Volmacht Algemeen (onderhandse volmacht voor eenvoudige handelingen), de Bijzondere Volmacht, het Levenstestament en de Zorgvolmacht.

Het opstellen van een Notariële Financiële Volmacht Nederland vereist een bezoek aan een notaris en nauwkeurige voorbereiding. Onderstaande stappen beschrijven het proces.

Stap 1 - Notaris kiezen en afspraken bespreken. Kies een kandidaat-notaris of notaris die lid is van de Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie (KNB). Raadpleeg het KNB-register via notaris.nl voor een notaris in uw regio. Maak een afspraak en bespreek vooraf de gewenste bevoegdheden, de identiteit van de gevolmachtigde en de looptijd. Vraag naar de kosten; een notariële financiële volmacht kost doorgaans 300-600 EUR.

Stap 2 - Identiteitsgegevens van beide partijen verzamelen. Verzamel voor de volmachtgever en de gevolmachtigde: naam, geboortedatum, BSN en woonadres. Breng geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart) mee naar de notarisafspraak; voor buitenlanders: paspoort plus apostille (Apostilleverdrag 1961 voor internationale erkenning). De notaris is wettelijk verplicht de identiteit vast te stellen conform Wwft 2018 art. 3.

Stap 3 - Lijst van bevoegdheden opstellen. Maak vóór het notarisbezoek een lijst van alle financiële handelingen die de gevolmachtigde moet kunnen verrichten: beheer bankrekening X, beleggingsrekening Y, verkoop woning Z, belastingaangifte inkomstenbelasting, aanvraag toeslagen. Hoe specifieker de lijst, hoe duidelijker de bevoegdheid. Brede formuleringen ('alle financiële handelingen') zijn mogelijk maar minder aangeraden; zij verhogen het risico op misbruik.

Stap 4 - Zelfcontracteerverbod bespreken. Bespreek met de notaris of de gevolmachtigde transacties mag verrichten waarbij hijzelf de wederpartij is. Standaard is dit verboden (BW 3:68); als u het wil toestaan moet dit expliciet in de akte worden vermeld. Overweeg ook de aansprakelijkheid: de gevolmachtigde is aansprakelijk voor schade door slecht beheer op grond van BW 6:162 (onrechtmatige daad) of BW 7:401 (goed opdrachtnemer).

Stap 5 - Looptijd en conditionele werking beslissen. Bepaal of de volmacht onmiddellijk werkt of alleen bij wilsonbekwaamheid. Geef aan of de volmacht eindigt bij een specifieke datum, bij het overlijden van de volmachtgever (automatisch van rechtswege), of bij herroeping. Als u een levenstestament wil opstellen: geef dit aan bij de notaris zodat ook het CLTR-register (Centraal Levenstestamentregister) kan worden bijgewerkt.

Stap 6 - Akte passeren en ondertekenen. Bij de notarisafspraak leest de notaris de akte voor (Wna art. 43 voorleesplicht). De volmachtgever tekent de akte; de notaris en eventueel de gevolmachtigde tekenen als getuigen. De notaris verstrekt een expeditie (officieel afschrift) en een uittreksel. Bewaar het uittreksel op een veilige maar toegankelijke plek voor de gevolmachtigde.

Stap 7 - Banken en instellingen informeren. Breng het notarieel uittreksel naar uw bank (ABN AMRO, ING, Rabobank of SNS) en verzoek de gevolmachtigde te registreren als gemachtigde op de rekening. Overhandig ook een kopie aan de gevolmachtigde, uw accountant en eventueel uw belastingadviseur. Meld de volmacht bij de Belastingdienst via Mijn Belastingdienst als de gevolmachtigde ook belastingaangiften zal doen.

Stap 8 - Herroeping bijhouden. Als u de volmacht wil herroepen: stuur een aangetekende brief aan de gevolmachtigde en vraag de notaris de herroeping te registreren in het CNA (Centraal Notarieel Archief). Informeer ook alle instellingen (bank, Belastingdienst) over de herroeping om misbruik te voorkomen.

De Notariële Financiële Volmacht Nederland is gebonden aan wettelijke vereisten uit het BW, de Wet op het notarisambt (Wna), de Wwft en het BRP.

Notariële akte vereist voor specifieke handelingen (BW 3:89; BW 3:260; Wna art. 2). Voor het tekenen van een hypotheekakte of transportakte (eigendomsoverdracht onroerend goed) is een notariële akte verplicht. Dit betekent dat ook de volmacht om namens iemand een hypotheekakte of leveringsakte te tekenen notarieel moet zijn. Een onderhandse volmacht voor deze handelingen wordt niet geaccepteerd door de notaris die de transactie passeert (Wna art. 25 verplicht notaris zekerheid te hebben over bevoegdheid van gevolmachtigde).

Identiteitsvaststelling en Wwft-cliëntonderzoek. De notaris is verplicht de identiteit van de volmachtgever en de gevolmachtigde vast te stellen via een geldig identiteitsbewijs (Wwft 2018 art. 3) en te toetsen op politiek prominente personen (PEP-screening) en sanctielijsten (Wet toezicht trustkantoren 2018; EU-sanctieverordeningen). Anonieme volmachten worden niet gepasseerd.

Wilsbekwaamheid van de volmachtgever (Wna art. 43). De notaris heeft een zorgplicht om de wilsbekwaamheid van de volmachtgever te beoordelen. Als de notaris twijfelt aan de wilsbekwaamheid (dementie, psychische stoornis), kan hij weigeren de akte te passeren (Wna art. 20). Bij ernstige twijfel kan de notaris een verklaring van een arts of psychiater opvragen. Akten gepasseerd terwijl de volmachtgever wilsonbekwaam was, kunnen door de kantonrechter worden vernietigd (BW 3:34 lid 2).

Zelfcontracteerverbod (BW 3:68). In het algemeen is zelfcontractering (de gevolmachtigde contracteert met zichzelf namens de volmachtgever) verboden, tenzij de inhoud van de rechtshandeling zo nauwkeurig vaststaat dat strijd met de belangen van de volmachtgever is uitgesloten, of de volmachtgever toestemming heeft gegeven. De akte moet dit expliciet vermelden.

Herroepingsrecht en derdenwerking (BW 3:72-3:73). De volmacht is herroepelijk tenzij de akte onherroepelijkheid bepaalt (BW 3:74). Derden die te goeder trouw handelen op basis van een herroepen maar niet gecommuniceerde volmacht, worden beschermd (BW 3:76 bescherming wederpartij te goeder trouw). De notaris kan de herroeping registreren in het CNA; banken controleren het CNA bij twijfel.

AVG-verplichtingen (AVG art. 6; UAVG 2018). De notaris verwerkt BSN en andere persoonsgegevens van de volmachtgever en gevolmachtigde. Persoonsgegevens worden bewaard in het notarieel archief conform de Wna (30-100 jaar afhankelijk van het type akte). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op naleving van de AVG door notarissen.

Aansprakelijkheid gevolmachtigde (BW 6:162; BW 7:401). De gevolmachtigde die de volmacht te buiten gaat of slecht optreedt als beheerder, is aansprakelijk voor schade op grond van BW 6:162 (onrechtmatige daad) of BW 7:401 (niet goed opdrachtnemerschap). Bij fraude door de gevolmachtigde: aangifte bij het Openbaar Ministerie (OM) wegens verduistering (Sr art. 321) of oplichting (Sr art. 326).

Notarieel archief en registratie (Wna art. 57; CNA). Alle notariële akten worden bewaard in het protocol van de notaris (Wna art. 57 bewaarplicht 30 jaar; voor registergoederen 100 jaar). Het Centraal Notarieel Archief (CNA) biedt notarissen toegang tot de archieven van alle notarissen in Nederland. Levenstestamenten worden geregistreerd in het Centraal Levenstestamentregister (CLTR) van de KNB.

Bij de Notariële Financiële Volmacht Nederland worden de volgende fouten regelmatig gemaakt.

Fout 1 - Onderhandse volmacht gebruiken voor hypotheekakte. Een hypotheekakte (BW 3:260) moet door de koper of verkoper zelf of via een notariële volmacht worden ondertekend. Een onderhandse volmacht wordt door de transportnotaris geweigerd. Plan tijdig een notarisbezoek als u niet aanwezig kunt zijn bij de transactie; notariële volmachten vergen 1-2 weken voorbereidingstijd.

Fout 2 - Te brede of te vage bevoegdheidsomschrijving. Een volmacht die 'alle financiële handelingen' delegeert zonder specificatie vergroot het risico op misbruik door de gevolmachtigde. Geef de bevoegdheden zo specifiek mogelijk op: 'beheer van ING-rekening IBAN NL12 INGB 0123' in plaats van 'alle bankzaken'. Hoe specifieker, hoe beter de bescherming van de volmachtgever.

Fout 3 - Vergeten de volmacht te herroepen. Als de relatie met de gevolmachtigde verslechtert of de gevolmachtigde niet langer vertrouwd wordt, vergeten volmachtgevers soms de herroeping door te voeren bij banken en instellingen. Stuur altijd een aangetekende brief aan de gevolmachtigde, informeer de bank en laat de notaris de herroeping registreren in het CNA.

Fout 4 - Wilsonbekwaamheid niet tijdig geregeld. Personen die wachten met het opstellen van een financiële volmacht totdat zij al wilsonbekwaam zijn, kunnen de volmacht niet meer rechtsgeldig verlenen. De wet vereist wilsbekwaamheid op het moment van het passeren van de akte. Regel de volmacht tijdig, op een moment dat de volmachtgever volledig competent is.

Fout 5 - Zelfcontracteerverbod over het hoofd zien. Een gevolmachtigde die namens de volmachtgever aan zichzelf verkoopt of een voordelige transactie met zichzelf afsluit, handelt in strijd met BW 3:68, tenzij de akte dit uitdrukkelijk toestaat. De transactie is vernietigbaar op verzoek van de volmachtgever.

Fout 6 - Geen rekening houden met bancaire eisen. Elke bank heeft eigen procedures voor het registreren van een notariële volmacht. ING, ABN AMRO en Rabobank vereisen een origineel uittreksel of een gewaarmerkte kopie van de notariële akte. Controleer de actuele eisen van uw bank vóór het notarisbezoek om vertraging te voorkomen.

Fout 7 - Vergeten het Centraal Levenstestamentregister te raadplegen. Wie een bestaand levenstestament heeft, moet bij het opstellen van een nieuwe notariële volmacht nagaan of de nieuwe volmacht de bestaande akte vervangt of aanvult. Vraag de notaris het CLTR (Centraal Levenstestamentregister) te raadplegen en de nieuwe akte zo nodig te registreren.