Bijzondere Volmacht

De Bijzondere Volmacht in Nederland is de machtiging waarmee een volmachtgever een ander uitsluitend voor een of enkele specifiek omschreven rechtshandelingen machtigt, op grond van de volmachtregeling van Burgerlijk Wetboek art. 3:60 en 3:62. Anders dan een algemene volmacht is de bevoegdheid van de gevolmachtigde strikt begrensd tot de genoemde handeling, zoals het tekenen van één leveringsakte bij de notaris; voor rechtshandelingen die een notariële vorm vereisen moet ook de volmacht notarieel zijn op grond van BW art. 3:61.

In de Nederlandse rechtspraktijk komt de bijzondere volmacht veelvuldig voor wanneer de volmachtgever niet aanwezig kan zijn op de datum van een specifieke transactie. Een woningverkoper die op vakantie is laat zijn echtgenoot of een advocaat optreden voor de notaris met een notariele bijzondere volmacht voor de leveringsakte; een DGA die ziek is machtigt zijn medebestuurder voor het ondertekenen van een specifieke aandeelhoudersbesluit; een erfgenaam die in het buitenland woont machtigt een familielid voor het tekenen van de boedelverdelingsakte bij de notaris.

Het onderscheid tussen algemene en bijzondere volmacht is van praktisch belang voor de aansprakelijkheid van de gevolmachtigde en de bescherming van de volmachtgever. Bij een bijzondere volmacht zijn de grenzen van de bevoegdheid strikt: de gevolmachtigde mag uitsluitend de in de volmacht beschreven rechtshandeling verrichten, en overschrijding leidt tot persoonlijke aansprakelijkheid op grond van Art. 3:70 BW (instaan voor de volmacht) jegens de wederpartij. Voor de volmachtgever betekent dit een sterkere risicobeheersing en een lagere kans op misbruik door de gevolmachtigde.

De vormvereisten voor de bijzondere volmacht volgen het algemene regime van Art. 3:61 BW: de volmacht moet in dezelfde vorm worden opgemaakt als de onderliggende rechtshandeling. Voor een bijzondere volmacht tot het ondertekenen van een notariele leveringsakte van onroerend goed, een notariele hypotheekakte bij het Kadaster, een akte van aandelenoverdracht in een BV, of huwelijkse voorwaarden tijdens het huwelijk geldt verplichte notariele vorm. Voor andere rechtshandelingen (bankzaken, fiscale aangiften bij de Belastingdienst, indienen van een bezwaarschrift) volstaat een onderhandse volmacht.

De gevolmachtigde onder een bijzondere volmacht handelt op grond van Art. 3:66 BW rechtstreeks in naam van de volmachtgever, met als gevolg dat de rechtsgevolgen onmiddellijk in het vermogen van de volmachtgever optreden. De gevolmachtigde moet zich strikt houden aan de in de volmacht beschreven handeling en heeft geen ruimere bevoegdheid op grond van algemene formuleringen. Bij twijfel over de grenzen van de volmacht zal een notaris, bank of de Belastingdienst doorgaans een aanvullende verklaring van de volmachtgever vragen.

In vergelijking met de algemene volmacht en het levenstestament biedt de bijzondere volmacht een gericht instrument voor afgebakende situaties zonder de verdergaande gevolgen van een algemene delegatie. Voor structurele delegatie van het vermogensbeheer is een algemene volmacht passend; voor doorwerking bij wilsonbekwaamheid is een levenstestament noodzakelijk; voor zorgbeslissingen volgt de zorgvolmacht ex artikel 7:465 BW WGBO. De bijzondere volmacht vult dit pallet aan met de zekerheid van een nauwkeurige bevoegdheidsomschrijving voor een concrete handeling, vaak bekrachtigd door de Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie (KNB) richtlijnen en de gedragsregels van de notariele praktijk.

De bijzondere volmacht in Nederland wordt opgesteld in een aantal heldere praktijksituaties waarin de volmachtgever zijn rechtshandelingsbevoegdheid uitsluitend voor een specifieke handeling wenst over te dragen aan een vertrouwd persoon of professioneel adviseur.

Volmacht voor notariele leveringsakte bij verkoop van een woning: een woningverkoper die op de afgesproken passeerdatum niet bij de notaris aanwezig kan zijn vanwege werk in het buitenland, ziekenhuisopname of vakantie, machtigt via een notariele bijzondere volmacht zijn echtgenoot, advocaat of een familielid om in zijn naam de transportakte bij de Kadasterregistratie te ondertekenen. De volmacht moet uitdrukkelijk de specifieke woning, het koopbedrag en de koper noemen, en moet op grond van Art. 3:61 BW notarieel worden opgemaakt omdat de leveringsakte zelf notarieel is.

Volmacht voor het tekenen van een hypotheekakte: bij het afsluiten van een hypothecaire lening bij een Nederlandse bank of geldverstrekker is een notariele hypotheekakte vereist. Wanneer de hypotheekgever niet aanwezig kan zijn op het passeermoment, kan via bijzondere notariele volmacht een gemachtigde optreden. De volmacht specificeert de hypothecaire schuld, de bank, het onderpand en het hypotheekbedrag.

Volmacht voor een specifieke vergadering: aandeelhouders van een BV of NV die niet aanwezig kunnen zijn op de algemene vergadering (AVA) machtigen via bijzondere volmacht een andere aandeelhouder, hun advocaat of een neutrale derde om in hun naam te stemmen. De volmacht vermeldt de datum van de AVA, de agendapunten en eventuele steminstructies. Vereniging-leden en VvE-leden gebruiken eenzelfde constructie voor de ledenvergadering of de vergadering van eigenaars onder Art. 5:127 BW.

Volmacht voor een belastingbezwaar of beroep: een belastingplichtige die een bezwaarschrift bij de Belastingdienst of een beroepschrift bij de Rechtbank wil indienen tegen een aanslag IB Box 3, Vpb of BTW, machtigt zijn belastingadviseur of advocaat via bijzondere volmacht. De volmacht omschrijft het aanslagnummer, het belastingjaar en de specifieke procedure ex artikel 7:1 of 8:1 Awb.

Volmacht voor het afhandelen van een nalatenschap: een erfgenaam die in het buitenland woont machtigt via bijzondere volmacht een mede-erfgenaam, advocaat of executeur testamentair voor het tekenen van de verklaring van erfrecht (Art. 4:188 BW) of de boedelverdelingsakte (Art. 3:182 BW). Bij notariele afhandeling moet de volmacht eveneens notarieel zijn op grond van Art. 3:61 BW.

Volmacht voor een specifieke aankoop of verkoop: bij de aankoop van een tweedehandsauto, boot of duur kunstvoorwerp dat persoonlijke aanwezigheid vereist (bijvoorbeeld bij een veiling), kan de koper via bijzondere volmacht een agent of vertegenwoordiger machtigen tot een maximumbedrag. De volmacht specificeert het object, het maximumbedrag en eventuele kwaliteitsvoorwaarden.

Volmacht voor het indienen van een gerechtelijke procedure: een procesvolmacht aan een advocaat voor het instellen van een specifieke procedure bij de Rechtbank wordt vaak schriftelijk vastgelegd in een bijzondere volmacht, naast de procesvertegenwoordigingsbevoegdheid van Art. 79 Rv. Voor cassatie bij de Hoge Raad geldt verplichte advocatenstelling.

Volmacht voor het wisselen van bank of het sluiten van een specifieke rekening: een rekeninghouder die zijn lopende bankrekening wil opzeggen of overzetten naar een andere bank kan een specifieke bijzondere volmacht aan een familielid of adviseur verlenen voor de afhandeling, in plaats van een algemene bankvolmacht voor alle bankhandelingen.

De bijzondere volmacht naar Nederlands recht moet de volgende essentiele elementen bevatten om rechtsgeldig te zijn, opeisbaar tegenover derden zoals notarissen, banken, de Belastingdienst, het Kadaster en de Kamer van Koophandel (KVK), en bruikbaar voor uitsluitend de aangewezen rechtshandeling.

Identificatie van de volmachtgever: volledige voornamen en achternaam, geboortedatum en geboorteplaats, woonadres (straat, huisnummer, postcode, gemeente) zoals geregistreerd in de Basisregistratie Personen (BRP), nationaliteit, het Burgerservicenummer (BSN), en gegevens van een geldig identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart, rijbewijs) met nummer en geldigheidsdatum. Voor rechtspersonen: statutaire naam, rechtsvorm (BV, NV, stichting, vereniging), statutaire zetel, KVK-nummer, RSIN, en gegevens van de tekeningsbevoegde bestuurder met vermelding van diens vertegenwoordigingsbevoegdheid uit het Handelsregister.

Identificatie van de gevolmachtigde: dezelfde gegevens als bij de volmachtgever. Bij beroepsmatige machtiging aan een advocaat, notaris, kandidaat-notaris of belastingadviseur worden naast de persoonlijke gegevens ook het kantooradres en het beroepsnummer (NOvA-nummer voor advocaten, KNB-nummer voor notarissen) opgenomen om de identificatie en verzekeringsdekking te onderbouwen.

Nauwkeurige omschrijving van de rechtshandeling: dit is het kernelement van de bijzondere volmacht. Een vage omschrijving leidt tot weigering door de wederpartij of tot ongeldigheid in een latere procedure bij de Kantonrechter. Concrete elementen die moeten worden opgenomen: het object van de handeling (specifieke onroerende zaak met kadastrale aanduiding, specifiek voertuig met kenteken, specifiek aandeel in een BV met serienummer, specifiek belastingjaar en aanslagnummer), de wederpartij (naam koper, verkoper, bank, Belastingdienst), het bedrag (koopsom, hypotheekbedrag, schadevergoeding, maximum aankoopbedrag), en de datum of periode waarin de handeling moet plaatsvinden.

Uitzonderingen en bijkomende handelingen: de volmacht kan bepalen dat de gevolmachtigde naast de hoofdhandeling ook nevenhandelingen mag verrichten zoals het in ontvangst nemen van een betaling, het tekenen van garantieverklaringen, het ophalen van sleutels of het verstrekken van een kwijting. Zonder uitdrukkelijke vermelding zijn deze bijkomende handelingen niet gedekt.

Vormvereisten: voor handelingen die een notariele akte vereisen (leveringsakte onroerend goed, hypotheekakte, akte van aandelenoverdracht in een BV, schenking ter zake des doods, huwelijkse voorwaarden tijdens het huwelijk) is een notariele bijzondere volmacht verplicht op grond van Art. 3:61 BW. Voor onderhandse rechtshandelingen volstaat een onderhandse volmacht, eventueel met legalisatie van de handtekening door de notaris voor extra bewijskracht.

Duur en herroeping: de bijzondere volmacht eindigt in beginsel zodra de specifieke rechtshandeling is verricht (Art. 3:72 BW). Wel kan de volmachtgever expliciet een einddatum of voorwaarde opnemen voor het geval de handeling niet binnen die termijn plaatsvindt (bijvoorbeeld: indien de leveringsakte niet binnen 6 maanden wordt gepasseerd vervalt de volmacht). De volmachtgever kan de volmacht op elk moment herroepen door schriftelijke kennisgeving aan de gevolmachtigde en aan de wederpartij.

Verbod op zelfcontracteren (Art. 3:68 BW): de gevolmachtigde mag niet met zichzelf contracteren tenzij dit uitdrukkelijk in de volmacht is toegestaan. Voor bijzondere volmachten waarbij de gevolmachtigde een familielid is, is dit van groot belang om latere geschillen te voorkomen.

Forumkeuze en toepasselijk recht: bij internationale elementen (bijvoorbeeld een Nederlandse volmachtgever in Belgie, Duitsland of Spanje) is aanwijzing van het Nederlandse recht en de bevoegde Rechtbank aanbevolen. Voor cross-border onroerend goed transacties moet de volmacht voldoen aan de eisen van het buitenlandse recht ter plaatse van het registergoed.

Ondertekening: handtekening van de volmachtgever, plaats en datum van ondertekening (DD-MM-JJJJ formaat). Bij onderhandse volmacht is acceptatie door de gevolmachtigde verstandig hoewel niet vormvereist; bij notariele volmacht passeert de notaris de akte na voorlezing aan de volmachtgever. Voor extra zekerheid biedt forms-legal.com het Nederlandse standaardformat dat als basis dient voor een notarispassering en juridisch advies bij een advocaat of de Koninklijke Notariele Beroepsorganisatie niet vervangt. Verwante documenten zoals de Algemene volmacht, het Levenstestament en de Zorgvolmacht vullen het instrumentarium aan voor situaties waarin een bijzondere volmacht niet volstaat.

Het invullen van een bijzondere volmacht in Nederland gaat via de volgende stappen, waarbij precisie van groot belang is omdat een vage of onvolledige volmacht door notaris, bank of de Belastingdienst kan worden geweigerd of door de Kantonrechter als nietig wegens onbepaaldheid kan worden aangemerkt.

Stap 1 — Vaststellen of een bijzondere volmacht passend is. Voor structurele delegatie van het vermogensbeheer past een algemene volmacht beter; voor doorwerking bij wilsonbekwaamheid een levenstestament; voor zorgbeslissingen een zorgvolmacht ex Art. 7:465 BW WGBO. De bijzondere volmacht past voor een afgebakende eenmalige of beperkte handeling zoals een notariele passering, een belastingbezwaar, een AVA-stemming of een afrondende bankhandeling.

Stap 2 — Identificatiegegevens van de volmachtgever invoeren. Volledige voornamen, achternaam, geboortedatum (formaat DD-MM-JJJJ), geboorteplaats, woonadres met postcode en gemeente, BSN (9-cijferig nummer) en gegevens van een geldig identiteitsbewijs. Voor rechtspersoon: statutaire naam, rechtsvorm, KVK-nummer, RSIN, statutaire zetel en gegevens van de tekeningsbevoegde bestuurder met diens KVK-functienaam.

Stap 3 — Identificatiegegevens van de gevolmachtigde invoeren. Dezelfde gegevens als bij de volmachtgever. Bij beroepsmatige machtiging: kantooradres, beroepsnummer (NOvA voor advocaten, KNB voor notarissen), aansprakelijkheidsverzekering nummer indien beschikbaar.

Stap 4 — Nauwkeurige omschrijving van de rechtshandeling. Beschrijf de specifieke handeling met alle relevante gegevens. Voor verkoop van een woning: kadastrale aanduiding (gemeente, sectie, nummer), adres, koper, koopsom, leveringsdatum, notaris die passeert. Voor een AVA-volmacht: naam vennootschap, KVK-nummer, datum en plaats vergadering, agendapunten, steminstructies. Voor een belastingbezwaar: belastingjaar, aanslagnummer, dagtekening aanslag, hoofdsom in geschil, gronden bezwaar.

Stap 5 — Bijkomende handelingen en bevoegdheden. Geef aan of de gevolmachtigde naast de hoofdhandeling ook nevenhandelingen mag verrichten: ontvangen van betaling, tekenen van garantieverklaringen, ophalen van sleutels, verstrekken van kwijting, indienen van vervolgstukken. Standaard is uitsluitend de hoofdhandeling gedekt.

Stap 6 — Vormvereiste bepalen. Voor handelingen die zelf notarieel zijn (leveringsakte onroerend goed, hypotheekakte, oprichtingsakte BV, akte aandelenoverdracht BV, huwelijkse voorwaarden) moet de volmacht notarieel zijn op grond van Art. 3:61 BW. Onderhandse volmachten volstaan voor bankzaken, fiscale aangiften, bezwaarschriften en niet-notariele overeenkomsten. Bij twijfel raadpleeg een notaris.

Stap 7 — Duur en einde van de volmacht. Bepaal een einddatum (formaat DD-MM-JJJJ) of een voorwaarde voor het geval de hoofdhandeling niet binnen die termijn plaatsvindt. Standaard eindigt de volmacht zodra de aangewezen handeling is verricht (Art. 3:72 BW), of bij overlijden, faillissement of wilsonbekwaamheid van een van beide partijen.

Stap 8 — Bepaling over zelfcontracteren. Op grond van Art. 3:68 BW mag de gevolmachtigde niet met zichzelf contracteren tenzij uitdrukkelijk toegestaan. Voor familiale situaties (kind die in naam van ouder iets koopt van zichzelf) moet dit expliciet in de volmacht zijn vermeld.

Stap 9 — Plaats en datum van ondertekening. Vermeld de plaats (gemeente in Nederland) en datum (formaat DD-MM-JJJJ) van ondertekening. Bij onderhandse volmacht ondertekent de volmachtgever; aanbevolen is ook de gevolmachtigde te laten ondertekenen voor acceptatie. Bij notariele volmacht passeert de notaris de akte na identificatie en voorlezing.

Stap 10 — Bewaring, verstrekking en herroeping. Bewaar het origineel op een veilige plaats. Voor de notariele passering verstrekt de notaris een afschrift aan de wederpartij. Voor bank- en belastingdoeleinden volstaat een gewaarmerkt afschrift. Bij herroeping vóór uitvoering: schriftelijke kennisgeving per aangetekende brief of via deurwaarder aan zowel de gevolmachtigde als aan de wederpartij om schijn van bevoegdheid ex Art. 3:61 lid 2 BW te voorkomen.

De bijzondere volmacht in Nederland is onderworpen aan een aantal juridische vereisten op grond van het Burgerlijk Wetboek Boek 3 Titel 3 (Art. 3:60-3:79 BW), de Wet op het notarisambt (Wna), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en sectorale regelgeving zoals de Algemene wet bestuursrecht (Awb) voor fiscale bezwaarprocedures.

Wettelijke grondslag (Art. 3:62 BW). De bijzondere volmacht ziet uitsluitend op de in de volmacht aangewezen rechtshandeling. Een ruimere uitleg van de bevoegdheid is niet toegestaan, ook niet indien een dergelijke ruimere bevoegdheid voor de gevolmachtigde praktisch wenselijk zou zijn. De Hoge Raad heeft in vaste rechtspraak benadrukt dat bijzondere volmachten strikt moeten worden uitgelegd.

Vormvereiste algemene regel. Voor een bijzondere volmacht geldt geen wettelijk vormvereiste tenzij de onderliggende rechtshandeling daartoe verplicht. Een onderhandse bijzondere volmacht is dus rechtsgeldig voor het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst, het indienen van een belastingbezwaar bij de Belastingdienst, of het sluiten van een onderhandse koopovereenkomst.

Vormvereiste notariele akte (Art. 3:61 BW). Voor handelingen die zelf in notariele akte moeten worden vastgelegd (overdracht en bezwaring van onroerende zaken, hypotheekvestiging, oprichting van een BV of NV, overdracht of bezwaring van aandelen op naam in een BV, huwelijkse voorwaarden tijdens het huwelijk, schenking ter zake des doods) moet ook de bijzondere volmacht in notariele vorm zijn opgemaakt. Onderhandse volmachten voor deze handelingen leiden tot weigering van de notarispassering en moeten opnieuw notarieel worden opgemaakt.

Notariele controleplicht (Art. 17 Wna). De notaris die op grond van een bijzondere volmacht een akte passeert is gehouden tot zelfstandige toetsing van: (a) de geldigheid van de volmacht (vorm, ondertekening, datum), (b) identificatie van de gevolmachtigde aan de hand van een geldig identiteitsbewijs, (c) Wwft-clientonderzoek naar de uiteindelijke belanghebbende (UBO), en (d) de match tussen de in de volmacht omschreven rechtshandeling en de daadwerkelijk te passeren akte. Bij twijfel of bij gebleken discrepantie weigert de notaris zijn ministerie.

Wwft-vereisten. Banken, notarissen en accountants verplichten op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) tot identificatie van zowel volmachtgever als gevolmachtigde. Vanaf 27 september 2020 is voor BV-bestuurders inschrijving in het UBO-register bij de KVK verplicht; bij volmachtkwesties moet deze inschrijving worden gecontroleerd.

Bescherming van de derde te goeder trouw (Art. 3:61 lid 2 BW). Wanneer een derde op grond van een verklaring of gedraging van de volmachtgever redelijkerwijs heeft mogen aannemen dat een toereikende volmacht bestond, kan de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid worden toegerekend aan de volmachtgever. De derde mag dan op de volmacht vertrouwen en de daaruit voortvloeiende rechtshandeling inroepen.

Aansprakelijkheid bij overschrijding (Art. 3:70 BW). De gevolmachtigde die de grenzen van de bijzondere volmacht overschrijdt is jegens de wederpartij persoonlijk aansprakelijk voor de schade die uit het ontbreken van de volmacht voortvloeit, tenzij de wederpartij wist of behoorde te weten van de overschrijding. Bij bijzondere volmachten is overschrijding sneller bewijsbaar dan bij algemene volmachten omdat de bevoegdheid nauwer is omschreven.

Beeindiging (Art. 3:72 BW). De bijzondere volmacht eindigt door: (a) verrichting van de in de volmacht aangewezen rechtshandeling, (b) bereiken van de overeengekomen einddatum of vervulling van de voorwaarde, (c) herroeping door de volmachtgever, (d) opzegging door de gevolmachtigde, (e) overlijden, curatele, faillissement of WSNP-toelating van een van beide partijen. Bij herroeping is schriftelijke kennisgeving aan de gevolmachtigde en aan eventuele wederpartijen essentieel om schijn van bevoegdheid te voorkomen.

Apostille en consulaire legalisatie. Voor gebruik in het buitenland van een Nederlandse notariele bijzondere volmacht is voor apostille-landen (Haags Apostilleverdrag 1961) een apostille door de Rechtbank van het arrondissement van de notaris vereist; voor niet-apostille landen consulaire legalisatie via het Ministerie van Buitenlandse Zaken en het consulaat van het bestemmingsland.

Bij het opstellen van een bijzondere volmacht in Nederland worden door particulieren en kleine ondernemers regelmatig fouten gemaakt die de volmacht onbruikbaar maken voor de notaris, bank of Belastingdienst.

Fout 1 — Te vage omschrijving van de rechtshandeling. Een bijzondere volmacht met de tekst machtigen tot het tekenen van alle stukken bij de notaris wordt door notarissen geweigerd omdat de specifieke transactie niet is aangewezen. Goede praktijk is alle relevante gegevens te vermelden: kadastrale aanduiding, koopsom, koper, leveringsdatum bij vastgoedtransacties; aanslagnummer en belastingjaar bij belastingbezwaren; vennootschap, datum en agendapunten bij AVA-stemmingen.

Fout 2 — Vergeten notariele vorm voor onroerend goed. Een onderhandse bijzondere volmacht voor het tekenen van een notariele leveringsakte is ongeldig op grond van Art. 3:61 BW. De notaris zal de akte weigeren en eisen dat alsnog een notariele volmacht wordt opgemaakt, met vertraging, extra notariskosten en mogelijke contractbreuk jegens de koper als gevolg. Voor hypotheekakten, akten van aandelenoverdracht in een BV en huwelijkse voorwaarden geldt dezelfde regel.

Fout 3 — Verwarring tussen bijzondere en algemene volmacht. Veel volmachtgevers denken dat een bijzondere volmacht voor een specifieke transactie ook bredere bevoegdheden meebrengt zoals het beheren van de bankrekening na de transactie. Dit is onjuist: de bijzondere volmacht eindigt zodra de hoofdhandeling is verricht (Art. 3:72 BW). Voor blijvende delegatie van vermogensbeheer is een algemene volmacht of levenstestament passender.

Fout 4 — Vergeten van bijkomende handelingen. Wanneer een bijzondere volmacht uitsluitend de hoofdhandeling dekt maar niet de noodzakelijke nevenhandelingen (in ontvangst nemen van betaling, ophalen van sleutels, verstrekken van kwijting, tekenen van garantieverklaringen) ontstaan praktische problemen op het passeermoment. Goede praktijk is bijkomende handelingen expliciet in de volmacht op te nemen.

Fout 5 — Geen voorziening voor zelfcontracteren. Art. 3:68 BW verbiedt zelfcontract tenzij uitdrukkelijk toegestaan. Bij familiare verhoudingen waar de gevolmachtigde (bijvoorbeeld een kind) in naam van de volmachtgever (de ouder) iets wil kopen of leasen, is zonder uitdrukkelijke vermelding de rechtshandeling ongeldig. Dit speelt vaak bij intergenerationele overdrachten van auto, vakantiewoning of bedrijfsmiddelen.

Fout 6 — Onvoldoende identificatie. Een volmacht met alleen de naam van de volmachtgever zonder BSN, geboortedatum en identiteitsbewijsnummer wordt door banken en notarissen op grond van de Wwft geweigerd of vertraagd. Bewaar de volmacht samen met een gewaarmerkte kopie van het identiteitsbewijs van zowel volmachtgever als gevolmachtigde.

Fout 7 — Geen einddatum of vervalclausule. Wanneer de hoofdhandeling niet binnen redelijke termijn plaatsvindt, blijft een open volmacht doorlopen wat misbruik kan faciliteren. Goede praktijk is een vervalclausule op te nemen: indien de in deze volmacht aangewezen rechtshandeling niet binnen 6 maanden na ondertekening is verricht, vervalt deze volmacht van rechtswege.

Fout 8 — Verzuim van herroepingsmelding. Wanneer de volmachtgever de bijzondere volmacht herroept (bijvoorbeeld omdat hij toch zelf bij de passering aanwezig kan zijn) maar nalaat dit aan de notaris of wederpartij door te geven, kan de gevolmachtigde nog steeds optreden op grond van de schijn van bevoegdheid ex Art. 3:61 lid 2 BW. Schriftelijke herroeping per aangetekende brief aan alle betrokkenen is essentieel.

Fout 9 — Vergeten van apostille of legalisatie bij buitenlands gebruik. Een Nederlandse notariele bijzondere volmacht die in Spanje, Portugal of Frankrijk wordt gebruikt voor een vastgoedtransactie moet voorzien zijn van een apostille door de Rechtbank van het arrondissement van de notaris (Haags Apostilleverdrag 1961). Zonder apostille weigeren buitenlandse notarissen de volmacht.