Notariële Volmacht

De Notariële Volmacht in Nederland is de door een notaris opgemaakte authentieke akte waarmee een volmachtgever een ander machtigt om rechtshandelingen te verrichten die een notariële vorm vereisen, zoals de levering van onroerend goed, op grond van de volmachtregeling van Burgerlijk Wetboek art. 3:60 en de Wet op het notarisambt art. 2. Anders dan een onderhandse volmacht levert de notariële akte dwingend bewijs op onder Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering art. 157, wat de rechtszekerheid voor banken, het Kadaster en de Kamer van Koophandel vergroot.

De notariële volmacht onderscheidt zich fundamenteel van de onderhandse volmacht doordat zij als authentieke akte wordt gepasseerd ten overstaan van een notaris die optreedt als openbaar ambtenaar. Op grond van artikel 157 van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) levert de authentieke akte dwingend bewijs op jegens iedereen van hetgeen de notaris heeft verklaard te hebben gedaan of waargenomen; dit verhoogt de rechtszekerheid voor banken, het Kadaster, de Kamer van Koophandel (KVK) en overige wederpartijen aanzienlijk.

In de notariële praktijk in Nederland is de notariële volmacht onmisbaar voor een brede categorie rechtshandelingen. De overdracht van onroerend goed, de vestiging van een hypotheekrecht, de oprichting van een besloten vennootschap (BV) of naamloze vennootschap (NV), de overdracht en bezwaring van aandelen op naam in een BV, de splitsing van een appartementencomplex in appartementsrechten, en het opmaken van huwelijkse voorwaarden vereisen alle een notariële akte en daarmee ook een notariële volmacht wanneer een van de partijen niet persoonlijk aanwezig kan zijn.

Een notaris in Nederland is een openbaar ambtenaar in de zin van de Wna en staat onder toezicht van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en het Bureau Financieel Toezicht (BFT). De notaris is verplicht te controleren of de volmachtgever wilsbekwaam is op het moment van passering en is gehouden aan de identificatieplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), artikel 3: zowel de volmachtgever als de gevolmachtigde worden bij hun identiteitsbewijs geïdentificeerd.

De notariële volmacht kan worden verleend als bijzondere volmacht voor één specifieke rechtshandeling — zoals de verkoop van een bepaald perceel kadastraal bekend als sectie A nummer 123 — of als algemene notariële volmacht voor meerdere categorieën van rechtshandelingen. In internationaal verband geldt dat een buitenlandse notariële akte of volmacht veelal een apostille vereist op grond van het Apostilleverdrag (Verdrag van Den Haag, 5 oktober 1961) om in Nederland rechtsgeldig als authentieke akte te worden erkend; een Nederlandse notariële volmacht is zonder apostille direct bruikbaar binnen de Europese Unie op grond van de EU-Verordening nr. 2016/1191.

De kosten van een notariële volmacht in Nederland variëren per notariskantoor en per complexiteit; voor een eenvoudige bijzondere notariële volmacht liggen de tarieven doorgaans tussen EUR 100 en EUR 350; voor een uitgebreide algemene notariële volmacht of een volmacht in het kader van een vastgoedtransactie tussen EUR 300 en EUR 700. Btw (21%) is verschuldigd over het honorarium van de notaris; het Kadaster of de KVK rekent apart inschrijfkosten.

De notariële volmacht in Nederland is vereist of sterk aanbevolen in de volgende situaties, waarbij de afwezigheid of de onderhandse vorm van de volmacht de beoogde rechtshandeling blokkeert of nietig maakt.

Vastgoedtransacties op afstand: wanneer een eigenaar zijn woning wil verkopen, kopen of ruilen maar op de dag van het notarispassering niet fysiek aanwezig kan zijn in Nederland — bijvoorbeeld wegens verblijf in het buitenland, ziekte, of professionele verplichtingen — geeft hij een notariële volmacht af aan een vertrouwd persoon (familie, advocaat, makelaar) die namens hem bij de notaris verschijnt voor de leveringsakte en de hypotheekakte. De notaris kan de leveringsakte ex artikel 3:89 BW niet passeren zonder dat de volmacht zelf in notariële vorm is opgemaakt.

Hypotheekvestiging via gevolmachtigde: bij het aangaan van een hypotheeklening bij een bank — denk aan ING, Rabobank, ABN AMRO, Nationale Hypotheek Garantie (NHG) transacties — is notarispassering van de hypotheekakte verplicht op grond van artikel 3:260 BW. Als de eigenaar of hypotheekgever niet aanwezig kan zijn, stelt de hypotheekverstrekker doorgaans als eis dat een notariële volmacht is afgegeven aan de gevolmachtigde die de hypotheekakte ondertekent.

BV-oprichting door een directeur in het buitenland: bij de oprichting van een besloten vennootschap ex artikel 2:175 BW is een notariële oprichtingsakte vereist. Wanneer de oprichter tijdelijk niet in Nederland verblijft, machtigt hij via notariële volmacht een persoon in Nederland die bij de notaris de oprichtingsakte ondertekent. De KVK schrijft de BV dan in het Handelsregister in na overlegging van de oprichtingsakte inclusief de notariële volmacht.

Aandelenoverdracht in een BV: de overdracht van aandelen op naam in een BV vereist op grond van artikel 2:196 BW een notariële akte van levering. Wanneer koper of verkoper niet persoonlijk bij de notaris kan verschijnen, wordt via een notariële volmacht een derde gemachtigd om de blokkeringsregeling na te leven, de aandeelhoudersvergadering (AVA) te vertegenwoordigen, en de leveringsakte te ondertekenen.

Verdeling van een nalatenschap met onroerend goed: bij de verdeling van een nalatenschap (Art. 4:211 BW vereffening; Art. 3:182-3:200 BW verdeling) waarbij erfgoederen zijn opgenomen, moet de verdelingsakte bij de notaris worden gepasseerd (Art. 3:89 BW). Erfgenamen die in het buitenland wonen of niet aanwezig kunnen zijn, geven via een notariële volmacht opdracht aan een erfgenaam of notarismedewerker om namens hen te tekenen.

Huwelijkse voorwaarden tijdens huwelijk: al vóór het huwelijk of tijdens het huwelijk kunnen echtgenoten huwelijkse voorwaarden overeenkomen ex artikel 1:114 tot en met 1:119 BW. De huwelijkse voorwaarden vereisen een notariële akte en goedkeuring van de Rechtbank; wanneer een van de echtgenoten niet aanwezig kan zijn, geeft deze een notariële volmacht.

Internationaal gebruik — vastgoed in het buitenland: een Nederlandse eigenaar van onroerend goed in Spanje, Portugal, of Italië geeft bij een Nederlandse notaris een notariële volmacht die vervolgens van een apostille wordt voorzien door de rechtbank, zodat die in het buitenland rechtsgeldig is. De notaris stelt de tekst op in de vreemde taal of in twee talen, afhankelijk van de eisen van het buitenlandse notariaat.

Een geldige notariële volmacht in Nederland moet de volgende elementen bevatten; het ontbreken van een verplicht element leidt tot ongeldigheid of weigering door het Kadaster, de KVK, of de bank.

Volledig hoofd van de akte: in overeenstemming met artikel 40 Wna bevat de akte het protocol-nummer, de namen en standplaats van de notaris, de datum en de gemeente van passering, de identiteitsgegevens van de verschijnende partij(en) met hun BSN of KVK-nummer, en de wijze van identificatie door de notaris. Notarissen zijn verplicht de identiteitsgegevens uit een geldig identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) te controleren op grond van de Wwft, artikel 3.

Naam en hoedanigheid van de volmachtgever: volledige voornamen (zoals op de geboorteakte), achternaam, geboortedatum in formaat DD-MM-JJJJ, geboorteplaats, woonadres (conform de Basisregistratie Personen (BRP)), en BSN. Voor rechtspersonen: de statutaire naam, rechtsvorm, KVK-nummer, RSIN-nummer, statutaire zetel, en naam van de tekeningsbevoegde bestuurder met verwijzing naar het Handelsregister.

Naam en hoedanigheid van de gevolmachtigde: dezelfde gegevens als de volmachtgever. Als meerdere gevolmachtigden worden benoemd, wordt vermeld of zij zelfstandig (ieder afzonderlijk bevoegd) of gezamenlijk (beider handtekeningen vereist) bevoegd zijn. Het subsidiaire gevolmachtigde-traject (tweede persoon bij verhindering van de eerste) wordt eveneens in de akte vermeld.

Precieze omschrijving van de rechtshandeling: bij een bijzondere notariële volmacht bevat de akte een exacte omschrijving van de bevoegde rechtshandeling, inclusief de kadastrale aanduiding van onroerend goed (gemeente, sectie, perceelnummer), het eventuele KNB-rotatienummer van de akte, de koopprijs, en alle bijzondere bedingen die de gevolmachtigde mag aanvaarden. Een te vage omschrijving leidt tot weigering door het Kadaster bij de inschrijving.

Duur en herroeping: de akte vermeldt de ingangsdatum en eventuele einddatum. Bij een bijzondere volmacht voor een specifieke transactie eindigt de volmacht doorgaans bij het passeren van de betreffende akte. Bij een algemene notariële volmacht eindigt de volmacht op de wijzen van artikel 3:72 BW (herroeping, opzegging, overlijden, curatele, faillissement). Herroeping van een notariële volmacht die in het notarisprotocol is opgenomen vereist eveneens een notariële akte of notariële verklaring van herroeping.

Zelfcontract en onherroepelijkheid: indien de gevolmachtigde in zijn eigen belang optreedt (zelfcontract ex artikel 3:68 BW) of de volmacht onherroepelijk moet zijn voor een bepaalde transactie (Art. 3:74 BW), wordt dit uitdrukkelijk in de akte opgenomen. Het is gebruikelijk bij notariële projectvolmachten in projectontwikkeling en bij joint venture aankoopvolmachten.

Kadastraal bewijs van eigendom en medewerking hypotheekhouder: bij volmachten voor vastgoedtransacties vermeldt de notariële volmacht de kadastrale percelen en het bestaande hypotheekrecht. De hypotheekhouder (bank) moet vaak meewerken aan de overdracht of royering van het bestaande hypotheekrecht; de notariële volmacht omschrijft de daarvoor gegeven toestemming.

Forumkeuze en toepasselijk recht: voor internationale volmachten vermeldt de akte welk recht van toepassing is en welke rechter bevoegd is. forms-legal.com biedt het modelformulier voor de intake bij de notaris; het vervangt niet het gesprek met en de akte opgemaakt door de Nederlandse notaris. Gerelateerde documenten zijn de Bijzondere Volmacht, de Algemene Volmacht en de Aandelenoverdracht-akte.

Apostille en legalisatie: voor gebruik buiten de Europese Unie voorziet de Rechtbank (of de Griffier) de notariële akte van een apostillestempel op grond van het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961; binnen de EU is dit op grond van Verordening 2016/1191 niet vereist voor een groot aantal documenten.

Het invullen van het modelformulier voor de notariële volmacht in Nederland verloopt via de volgende stappen, die de intake bij de notaris voorbereiden en vereenvoudigen.

Stap 1 — Bepaal of een notariële vorm vereist is. Ga na of de beoogde rechtshandeling wettelijk een notariële akte verlangt. Raadpleeg artikel 3:61 BW voor de lijst van verplichte notariële rechtshandelingen: overdracht onroerend goed, hypotheekvestiging, BV-oprichting, aandelenoverdracht BV, huwelijkse voorwaarden. Voor andere rechtshandelingen volstaat soms een onderhandse volmacht of een bijzondere volmacht.

Stap 2 — Kies een notaris. Alle Nederlandse notarissen zijn openbaar ambtenaar en ingeschreven bij de KNB. Notarissen kunnen niet gespecialiseerd zijn in vastgoed, ondernemingsrecht of familierecht; kies een notaris die de betreffende rechtshandeling dagelijks behandelt. Via de KNB-website kan een notaris in uw gemeente worden gevonden. Vraag de notaris een offerte; vergelijk tarieven van twee of drie kantoren.

Stap 3 — Vul de gegevens van de volmachtgever in. Gebruik de volledige naam zoals op het identiteitsbewijs staat; gebruik geen bijnamen of afkortingen. Vul de geboortedatum in het formaat DD-MM-JJJJ in. Noteer het BSN-nummer (te vinden op identiteitsbewijs of DigiD-omgeving via de Belastingdienst). Geef het woonadres in conform de BRP-inschrijving bij de gemeente.

Stap 4 — Vul de gegevens van de gevolmachtigde in. Dezelfde identificatiegegevens als de volmachtgever: voornamen, achternaam, geboortedatum, adres, BSN. De gevolmachtigde moet bij de notaris verschijnen met een geldig identiteitsbewijs.

Stap 5 — Beschrijf de bevoegdheid zo precies mogelijk. Beschrijf in het modelformulier welke rechtshandeling de gevolmachtigde mag verrichten: de kadastrale omschrijving van het perceel (gemeente, sectie, perceelnummer), de koopprijs in EUR met twee decimalen (bij vastgoed), de naam van de hypotheekhouder en het hypotheekbedrag (bij hypotheek), de naam van de vennootschap en het aandelennummer (bij aandelenoverdracht). Hoe preciezer de omschrijving, hoe minder risico op weigering door Kadaster of KVK.

Stap 6 — Bepaal de duur. Bij een bijzondere notariële volmacht voor één transactie: einddatum op de geplande passeerdatum of maximaal zes maanden later. Bij een algemene notariële volmacht: ofwel een einddatum, ofwel een herroepingsclausule.

Stap 7 — Stuur het ingevulde formulier naar de notaris. De notaris maakt vervolgens de concept-volmachtakte op en stuurt die ter review. Controleer alle gegevens op correctheid vóór de afspraak.

Stap 8 — Verschijn bij de notaris voor passering. De volmachtgever verschijnt persoonlijk bij de notaris (of laat zich vertegenwoordigen door de gevolmachtigde als de volmacht een zogenoemde kadervolmacht betreft). De notaris leest de akte voor, identificeert alle partijen via hun identiteitsbewijs, en constateert dat de volmachtgever wilsbekwaam is en vrij handelt. Na ondertekening ontvangt de volmachtgever een afschrift (grosse).

Stap 9 — Apostille bij internationaal gebruik. Wanneer de notariële volmacht in een niet-EU-land wordt gebruikt, dient het document van een apostillestempel te worden voorzien. Neem contact op met de griffie van de Rechtbank in uw arrondissement voor de apostille-aanvraag. Binnen de EU is geen apostille vereist voor de meeste notariële akten op grond van EU-Verordening 2016/1191.

Stap 10 — Registratie en bewaring. Notariële akten worden opgenomen in het notarisprotocol en bewaard door het notariskantoor. Bij overlijden van de notaris gaan de akten over naar het ring-archief of de Stichting Notarieel Archief. Vraag een extra gewaarmerkt afschrift voor uw eigen administratie.

De notariële volmacht in Nederland is onderworpen aan stringente wettelijke vereisten die gelden voor authentieke akten in het algemeen en voor volmachten voor specifieke rechtshandelingen in het bijzonder.

Vormvereiste authentieke akte: de notariële volmacht wordt opgemaakt als authentieke akte in de zin van artikel 156 Rv en artikel 40 Wna. De akte bevat het protocol-nummer van de notaris, de datum en gemeente van passering, de volledige identiteitsgegevens van de verschijnende partij(en), de inhoud van de volmacht, en de handtekening van de verschijner en de notaris. Een technisch gebrekkige akte — ontbrekende handtekening, ontbrekend protokol-nummer — leidt tot verlies van de authenticiteit.

Notariële identificatieplicht (Wwft): de notaris is verplicht op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), artikel 3 tot en met artikel 10a, de identiteit van zowel de volmachtgever als de uiteindelijk belanghebbende (UBO, indien een rechtspersoon betrokken is) vast te stellen aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De notaris moet risico-gebaseerde cliëntonderzoeken uitvoeren en afwijkende transacties melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland).

Wilsbekwaamheidsbeoordeling: de notaris is ingevolge artikel 43 Wna verplicht vast te stellen dat de volmachtgever ten tijde van de passering wilsbekwaam is en de inhoud van de akte begrijpt. Bij twijfel over de wilsbekwaamheid kan de notaris zijn ministerie weigeren of aanvullende beoordeling door een arts of psychiater verlangen. Dit beschermt kwetsbare ouderen en personen met psychische aandoeningen.

Protocolplicht en bewaarplicht: het notarisprotocol (artikel 40 e.v. Wna) is een register van alle akten die door de notaris zijn gepasseerd. De originele akte (minuut) blijft in het protocol; partijen ontvangen een grosse (uitgifte) met executoriale kracht of een gewaarmerkt afschrift. De notaris bewaart het protocol gedurende zijn ambtstermijn; bij opheffing gaat het protocol over naar de ringgenoot of de Stichting Notarieel Archief van de KNB.

Internationaal privaatrecht: bij een grensoverschrijdende volmacht bepaalt de EU-Verordening Rome I (nr. 593/2008) welk recht van toepassing is op de onderliggende rechtsverhouding. Voor de vertegenwoordigingsbevoegdheid geldt in beginsel het recht van het land waar de gevolmachtigde handelt (lex loci actus). In niet-EU-contexten zijn de Haagse Verdragen inzake volmacht (1978) van belang voor twaalf landen die de Haagse Volmachtsconventie hebben geratificeerd.

Bij gebruik bij Kadaster: het Kadaster schrijft een leveringsakte of hypotheekakte pas in als alle akten — inclusief de volmacht — voldoen aan de eisen van de Kadasterwet 1994, artikel 20-26. De notaris is verantwoordelijk voor de aanbieding ter inschrijving; het Kadaster beoordeelt of de akte formeel aan de vereisten voldoet. Een onjuiste of onvolledige volmacht leidt tot weigering van inschrijving en daarmee tot risico voor de rechtszekerheid van de eigendomsoverdracht.

Aansprakelijkheid van de notaris: ingevolge artikel 17 Wna en artikel 6:162 BW is de notaris persoonlijk aansprakelijk voor fouten in de akte of voor schade ontstaan door zijn nalaten te controleren of een toereikende en geldige volmacht aanwezig was. De notaris heeft een verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering bij het Centraal Notariaal Risicofonds (CNR) of een vergelijkbare verzekeraar.

Bij het laten opmaken of gebruiken van een notariële volmacht in Nederland worden regelmatig fouten gemaakt die de transactie vertragen, de volmacht ongeldig maken, of leiden tot aansprakelijkheid van de betrokkenen.

Fout 1 — Onderschatten van de notariële verplichting. Veel particulieren en kleine ondernemers denken dat een onderhandse volmacht altijd volstaat. Op grond van artikel 3:61 BW is dit onjuist: voor alle rechtshandelingen die zelf in een notariële akte moeten worden vastgelegd, is ook een notariële volmacht vereist. Wie met een onderhandse volmacht bij de notaris verschijnt voor een vastgoedoverdracht, wordt geweigerd; de passeerdatum moet worden verzet en extra kosten worden gemaakt voor de alsnog op te maken notariële volmacht.

Fout 2 — Te vage omschrijving van het onroerend goed. Een volmacht die verwijst naar "het appartement te Amsterdam" zonder kadastrale aanduiding (gemeente, sectie, perceelnummer en appartementsrecht-nummer) wordt door het Kadaster geweigerd bij de inschrijving van de leveringsakte. De omschrijving moet precies overeenkomen met de kadastrale registratie bij het Kadaster.

Fout 3 — Verlopen geldigheid van de volmacht. Een notariële volmacht afgegeven op 01-02-2026 voor een passeerdatum die later wordt verschoven naar 01-09-2026, kan door de notaris als verlopen worden beschouwd als de akte een einddatum of een geldigheidstermijn bevatte. Controleer bij elke uitstel of de volmacht nog geldig is en laat zo nodig een nieuwe volmacht opmaken.

Fout 4 — Ontbrekende apostille bij internationaal gebruik. Bij gebruik van de Nederlandse notariële volmacht in landen buiten de EU — zoals de VS, Canada, Australië, of landen in het Midden-Oosten — is een apostillestempel verplicht op grond van het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961. Het verzuim van apostille leidt tot weigering door de buitenlandse autoriteiten of het buitenlandse notariaat; het document moet dan terug naar Nederland voor apostillering met bijbehorende vertraging.

Fout 5 — Geen rekening houden met de wilsbekwaamheid op de passeerdatum. De notaris kan passering weigeren als hij twijfelt aan de wilsbekwaamheid van de volmachtgever. Wanneer de volmachtgever kortgeleden een diagnose van dementie of een psychische stoornis heeft ontvangen, is het raadzaam vooraf een medische verklaring over te leggen of tijdig een geriatrisch psychiater te consulteren om de notaris te ondersteunen in zijn beoordeling.

Fout 6 — Vergeten van de identificatieplicht van de gevolmachtigde. De gevolmachtigde moet bij de notaris verschijnen met een geldig identiteitsbewijs (paspoort of identiteitskaart, niet rijbewijs voor buitenlandse notariaten). Een verlopen paspoort of rijbewijs als enig legitimatiemiddel leidt tot weigering door de notaris op grond van de Wwft-identificatieplicht.

Fout 7 — Niet informeren van betrokken banken of hypotheekverstrekkers. Als de woning waarop een hypotheek rust wordt verkocht via een notariële volmacht, moet de hypotheekverstrekker (ING, Rabobank, ABN AMRO, et cetera) tijdig worden geïnformeerd en toestemming verlenen voor overdracht of royering van het hypotheekrecht. Het verzuim hiervan leidt tot blokkering van de levering door de bank op de passeerdatum.