Modulo di Richiesta Ferie e Permessi

Il Modulo di Richiesta Ferie e Permessi in Italia è l'atto disciplinato da art. 36 Cost.; art. 10 D.Lgs. 66/2003; art. 2109 c.c.; CCNL applicato.

La base normativa del diritto alle ferie annuali retribuite è articolata su tre livelli. L'art. 36, comma 3, della Costituzione della Repubblica Italiana del 1948 garantisce a ogni lavoratore «il riposo settimanale e ferie annuali retribuite» come diritto irrinunciabile, non suscettibile di rinuncia da parte del lavoratore né di monetizzazione durante il rapporto di lavoro. L'art. 2109 del Codice Civile (R.D. 262/1942) stabilisce il diritto del lavoratore a un periodo di riposo annuale retribuito e il potere del datore di determinare il periodo feriale, tenendo conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del lavoratore. L'art. 10 del D.Lgs. 8 aprile 2003, n. 66 (attuativo delle direttive europee 93/104/CE e 2000/34/CE sull'orario di lavoro) fissa il minimo inderogabile di quattro settimane di ferie annuali, delle quali almeno due settimane continuative devono essere godute nell'anno di maturazione e le rimanenti due settimane entro i 18 mesi successivi al termine dell'anno di maturazione. La monetizzazione delle ferie nel corso del rapporto è vietata ex art. 10, comma 2, D.Lgs. 66/2003; è consentita solo alla cessazione del rapporto.

Il modulo svolge anche la funzione di tracciabilità contabile: ogni giorno di ferie o permesso autorizzato viene detratto dal saldo del dipendente nel gestionale paghe del consulente del lavoro, e il saldo residuo compare nella busta paga mensile (cedolino). Un'accurata gestione del modulo previene controversie sui saldi ferie al momento della cessazione del rapporto e l'accumulo di «ferie fantasma» non registrate. Il modello disponibile su forms-legal.com è aggiornato alle disposizioni normative vigenti nel 2025, conforme ai CCNL più diffusi (Metalmeccanici Industria, Commercio-Confcommercio, Terziario, Studi Professionali, Edilizia) e adatto alle PMI (piccole e medie imprese) che non dispongono di sistemi HR digitali strutturati.

Il Modulo di Richiesta Ferie e Permessi in Italia è necessario ogni volta che un dipendente intende assentarsi dal lavoro per motivi rientranti nelle categorie di assenza retribuita previste dalla legge o dal CCNL applicato.

Prima situazione: ferie ordinarie annuali ex art. 36 Cost. e art. 10 D.Lgs. 66/2003. Qualsiasi assenza per ferie — sia un'unica settimana estiva, sia giorni di ferie isolati nel corso dell'anno, sia ferie invernali o primaverili — richiede la compilazione del modulo. La richiesta preventiva consente al datore di organizzare il lavoro e di valutare se le esigenze produttive permettano la concessione nel periodo desiderato o se si renda necessario proporre una data alternativa. I CCNL prevedono spesso un preavviso minimo (es. 15 giorni per le ferie estive nel CCNL Commercio Confcommercio).

Seconda situazione: permessi ROL (Riduzione Orario di Lavoro). Molti CCNL del settore industriale (CCNL Metalmeccanici Industria, CCNL Chimici, CCNL Gomma-Plastica, CCNL Alimentare) prevedono permessi annui retribuiti derivanti da riduzioni d'orario contrattualizzate, denominati ROL (Riduzione Orario di Lavoro) o PAR (Permessi Aggiuntivi Retribuiti). Il dipendente ne fruisce previa richiesta scritta con il modulo apposito; il saldo matura durante l'anno e deve essere smaltito entro termini stabiliti dal CCNL.

Terza situazione: permessi per eventi familiari. Rientrano in questa categoria il congedo matrimoniale (da 10 a 15 giorni di calendario retribuiti, previsto praticamente da tutti i CCNL); i permessi per lutto (3 giorni retribuiti per decesso di familiare entro il secondo grado, previsti dalla legge ex art. 4, comma 1, D.Lgs. 26 marzo 2001, n. 151, ampliati da molti CCNL); il congedo straordinario per gravi motivi familiari ex art. 4, comma 2, L. 8 marzo 2000, n. 53.

Quarta situazione: permessi per disabilità propria o di un familiare. I permessi ex art. 33 della L. 5 febbraio 1992, n. 104 — tre giorni mensili retribuiti per il lavoratore con disabilità grave o per il lavoratore che assiste un familiare disabile grave — richiedono la preventiva comunicazione al datore di lavoro tramite il modulo, unitamente al verbale ASL/INPS che attesta la disabilità. Questi permessi sono anche estesi, dopo il D.Lgs. 105/2022, ai conviventi di fatto registrati anagraficamente.

Quinta situazione: permessi per visita medica. Sebbene non esistano permessi per visite mediche garantiti dalla legge in modo generale, molti CCNL (es. CCNL Metalmeccanici Industria, CCNL Commercio) prevedono permessi retribuiti per visite mediche specialistiche o per accertamenti diagnostici non differibili. Il modulo viene utilizzato anche in questi casi per documentare la tipologia e il periodo di assenza.

Sesta situazione: congedo parentale. Il D.Lgs. 26 marzo 2001, n. 151 (T.U. maternità e paternità), come modificato dal D.Lgs. 13 aprile 2022, n. 105 (recepimento direttiva UE 2019/1158), prevede il congedo parentale: entrambi i genitori hanno diritto a 9 mesi complessivi (6 ciascuno + 3 condivisibili), con indennità INPS al 30% per i periodi fruiti entro i 12 anni del figlio e, dal 2023, al 80% per un mese specifico del padre. La domanda di congedo parentale si presenta all'INPS telematicamente e al datore tramite comunicazione scritta, spesso formalizzata con il modulo richiesta ferie/permessi aziendale.

Un Modulo di Richiesta Ferie e Permessi in Italia completo e funzionale deve contenere tutti gli elementi necessari alla corretta gestione dell'assenza retribuita e alla sua tracciabilità nel gestionale paghe. Il modello disponibile su forms-legal.com include tutte le sezioni obbligatorie e facoltative descritte di seguito.

Primo elemento: dati identificativi del dipendente. Nome e cognome, matricola aziendale (ove assegnata), qualifica contrattuale e livello CCNL, reparto o ufficio di appartenenza, responsabile diretto a cui è indirizzata la richiesta. Indicare anche il CCNL applicato al rapporto di lavoro (es. CCNL Commercio Confcommercio del 17 luglio 2019; CCNL Metalmeccanici Industria del 26 novembre 2016 e successivi rinnovi; CCNL Studi Professionali), poiché le tipologie di permessi variano significativamente tra i diversi contratti collettivi.

Secondo elemento: tipologia di assenza richiesta. Il modulo deve prevedere caselle di spunta o un menu a selezione per distinguere tra: ferie annuali ex art. 36 Cost. e art. 10 D.Lgs. 66/2003; permessi ROL/PAR da CCNL; congedo matrimoniale (CCNL); permesso per lutto (D.Lgs. 151/2001 e CCNL); permesso L. 104/1992 (tre giorni mensili); permesso per donazione di sangue (L. 4 maggio 1990, n. 107 — un giorno retribuito per ogni donazione); permesso per visita medica; congedo parentale (D.Lgs. 151/2001 come mod. D.Lgs. 105/2022); permesso per motivi personali (non retribuito o da recuperare); altro (specificare).

Terzo elemento: periodo di assenza richiesto. Data di inizio e data di fine assenza (nel formato GG/MM/AAAA); numero di giorni lavorativi effettivi o di ore richiesti (escludere sabati, domeniche, festività nazionali e locali); per assenza parziale nella giornata (es. visita medica del mattino), indicare orario di inizio e fine dell'assenza e numero di ore; per permesso frazionabile in ore (ROL orario), indicare il numero di ore richieste.

Quarto elemento: saldo ferie/permessi disponibile. Il modulo dovrebbe includere uno spazio in cui il dipendente indica il saldo ferie e ROL disponibile prima della richiesta, così da consentire una verifica immediata da parte del responsabile. Il saldo è verificabile sull'ultima busta paga o nel gestionale HR aziendale.

Quinto elemento: firma del dipendente e data della richiesta. Il dipendente firma la richiesta indicando la data di presentazione, elemento utile per stabilire la priorità in caso di richieste coincidenti di più dipendenti per lo stesso periodo.

Sesto elemento: documentazione allegata. Per permessi con base normativa specifica (L. 104/1992: allegare verbale ASL/INPS; congedo matrimoniale: allegare estratto dell'atto di matrimonio o ricevuta di avvenuta celebrazione; permesso per lutto: allegare atto di morte del familiare; donazione sangue: allegare attestato del centro trasfusionale). La mancanza della documentazione allegata sospende l'autorizzazione al permesso.

Settimo elemento: sezione di autorizzazione del responsabile. Data di ricezione della richiesta da parte del responsabile; esito (Autorizzato / Non autorizzato / Autorizzato parzialmente); in caso di diniego o autorizzazione parziale, motivazione sintetica e proposta di periodo alternativo (obbligatoria per garantire la fruizione delle ferie entro i termini di legge); firma del responsabile o del direttore HR; data di comunicazione dell'esito al dipendente. La comunicazione dell'esito deve avvenire entro un tempo ragionevole (i CCNL prevedono spesso 5-10 giorni lavorativi dalla richiesta per le ferie ordinarie).

Ottavo elemento: nota sulla privacy. Il modulo raccoglie dati personali del dipendente (nome, tipologia di assenza, motivazione): il trattamento è effettuato per finalità di gestione del rapporto di lavoro, base giuridica ex art. 6, par. 1, lett. b) e c) del Reg. UE 2016/679 (GDPR). Per i permessi L. 104/1992 e il congedo per lutto, i dati relativi allo stato di salute del familiare sono categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR, trattati nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

La compilazione del Modulo di Richiesta Ferie e Permessi in Italia è intuitiva, ma richiede alcune verifiche preliminari per garantire la coerenza con i saldi disponibili e le regole del CCNL applicato.

Passo 1 — Verifica del saldo disponibile. Prima di compilare il modulo, consultare l'ultima busta paga o il gestionale HR aziendale per verificare il saldo ferie (giorni maturati meno giorni già fruiti) e il saldo ROL/PAR (se applicabile). Non è possibile richiedere ferie che non si sono ancora maturate (le ferie maturano proporzionalmente ai mesi lavorati nell'anno). Verificare anche le regole del CCNL applicato: ad esempio, il CCNL Commercio Confcommercio richiede un preavviso minimo di 15 giorni per la fruizione di ferie estive superiori a una settimana.

Passo 2 — Compilazione dei dati del dipendente. Inserire nome completo, matricola aziendale (se assegnata), reparto, qualifica CCNL, nome del responsabile diretto. Questi dati consentono al responsabile HR di verificare il saldo ferie nel gestionale paghe e di identificare la persona senza ambiguità.

Passo 3 — Indicazione della tipologia di assenza. Selezionare la casella corrispondente alla tipologia di assenza: ferie ordinarie, ROL, permesso per lutto, permesso L. 104/1992, congedo matrimoniale, altro. La tipologia è rilevante per la contabilizzazione nel cedolino paga e per gli adempimenti INPS (i congedi parentali e i permessi L. 104/1992 sono a carico INPS, previa autorizzazione dell'istituto).

Passo 4 — Indicazione del periodo richiesto. Inserire data di inizio e data di fine nel formato GG/MM/AAAA; calcolare il numero di giorni lavorativi effettivi, escludendo sabati (se non lavorati), domeniche e festività nazionali e locali. Per assenze parziali nella giornata, indicare orario di inizio e fine e numero di ore richieste.

Passo 5 — Allegare la documentazione richiesta. Per i permessi che richiedono documenti (L. 104/1992: verbale di accertamento dell'handicap rilasciato dall'INPS o dalla commissione ASL; congedo matrimoniale: estratto dell'atto di matrimonio o ricevuta dell'Ufficio di Stato Civile; permesso per lutto: atto di morte del familiare; donazione sangue: attestato del centro trasfusionale), allegarli alla richiesta prima della presentazione al responsabile.

Passo 6 — Firma e presentazione. Il dipendente firma il modulo e lo consegna al responsabile diretto o all'ufficio HR con il preavviso previsto dal CCNL o dalle procedure aziendali. Conservare una copia della richiesta firmata con la data di presentazione, come prova del rispetto del preavviso e dell'avvenuta richiesta.

Passo 7 — Gestione dell'esito. Il responsabile firma la sezione di autorizzazione indicando l'esito e la data. In caso di diniego, il responsabile deve indicare un periodo alternativo entro l'anno di maturazione (per le prime due settimane) o entro i 18 mesi successivi (per le rimanenti ferie). Il dipendente riceve la copia autorizzata del modulo, che viene allegata alla pratica HR e trasmessa al consulente del lavoro per l'aggiornamento del saldo nel cedolino paga.

Il Modulo di Richiesta Ferie e Permessi in Italia si inserisce nel quadro normativo multilivello che regola il diritto alle ferie e ai riposi nel rapporto di lavoro.

Art. 36, comma 3, Costituzione: «Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite, e non può rinunziarvi». Norma di rango costituzionale, direttamente applicabile. Qualsiasi accordo che preveda la rinuncia alle ferie o la loro sostituzione con denaro durante il rapporto è nullo per violazione di norma imperativa (art. 1418 c.c.).

Art. 2109 c.c.: stabilisce che il lavoratore ha diritto a un periodo di riposo annuale retribuito non frazionabile al di sotto del minimo di legge, e che il datore determina il periodo feriale tenendo conto delle esigenze dell'impresa e degli interessi del lavoratore. L'art. 2109, comma 3, c.c. prevede che il lavoratore che cessa dal rapporto abbia diritto all'indennità sostitutiva delle ferie non godute.

Art. 10 D.Lgs. 66/2003: minimo quattro settimane di ferie annuali; almeno due settimane continuative nel corso dell'anno di maturazione; le rimanenti due settimane entro i 18 mesi successivi al termine dell'anno; divieto di monetizzazione durante il rapporto. Art. 18-bis D.Lgs. 66/2003: sanzioni per il datore che non concede le ferie nei termini, da € 130 a € 780 per lavoratore e per periodo, raddoppiate in caso di violazioni plurime (più di 5 lavoratori o violazione protratta per oltre 6 mesi).

Direttiva 2003/88/CE e giurisprudenza CGUE: la direttiva garantisce il diritto a un congedo annuale retribuito di almeno quattro settimane. La sentenza CGUE Schultz-Hoff (C-350/06, 2009) ha stabilito che le ferie non fruite per malattia non si estinguono a fine anno; le sentenze CGUE Kreuziger e Bauer (C-619/16 e C-569/16, 2018) hanno sancito che le ferie si estinguono solo se il datore ha informato proattivamente il lavoratore della scadenza e lo ha invitato a fruirne. Cass. n. 10156/2023 ha recepito questi principi nel sistema italiano.

D.Lgs. 151/2001 (T.U. maternità e paternità), come modificato dal D.Lgs. 105/2022: regola il congedo di maternità, il congedo di paternità obbligatorio (10 giorni, elevato a 10 giorni dal 2022), il congedo parentale e i permessi per i genitori di figli con disabilità. Le domande di congedo parentale si presentano all'INPS e al datore.

L. 104/1992: tre giorni mensili retribuiti per il lavoratore con disabilità grave (art. 33, comma 1) o per il lavoratore che assiste un familiare disabile grave (art. 33, comma 3). Prorogati ai conviventi di fatto registrati dal D.Lgs. 105/2022.

CCNL applicato: i contratti collettivi nazionali integrano il minimo legale con permessi aggiuntivi (ROL, PAR, congedo matrimoniale, permessi per lutto, permessi per visite mediche, permessi per studio) e regolano le modalità di richiesta, il preavviso e le procedure di pianificazione annuale delle ferie.

Nella gestione delle richieste di ferie e permessi in Italia si riscontrano errori organizzativi e giuridici ricorrenti che generano controversie tra datore e dipendente e sanzioni amministrative.

1. Mancata concessione delle ferie minime di legge. Il datore che sistematicamente rinvia le ferie senza concedere almeno due settimane continuative nell'anno di maturazione viola l'art. 10, comma 1, D.Lgs. 66/2003. Alla cessazione del rapporto, il lavoratore ha diritto all'indennità sostitutiva per tutte le ferie non godute nei termini (art. 2109, comma 3, c.c.). L'Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL) può accertare la violazione e applicare le sanzioni ex art. 18-bis D.Lgs. 66/2003.

2. Assenza di documentazione scritta della richiesta e dell'autorizzazione. Gestire le ferie verbalmente — senza modulo scritto o sistema HR digitale — crea contestazioni sulla data della richiesta, sull'effettiva autorizzazione e sui giorni imputati. In caso di contenzioso davanti al Tribunale del Lavoro ex art. 413 c.p.c., la prova documentale è decisiva. Il giudice del lavoro applica le regole della vicinanza della prova: il datore che non può esibire il modulo firmato non può opporre la mancanza di autorizzazione al lavoratore.

3. Errata imputazione delle assenze. Imputare a ferie le assenze per malattia (o viceversa) falsa il saldo ferie e il saldo malattia del dipendente. La giurisprudenza ha chiarito che malattia insorta durante le ferie sospende le ferie e il dipendente ha diritto al recupero (Cass. n. 6670/2015; CGUE Schultz-Hoff 2009): imputare la malattia a ferie è illegittimo.

4. Non monitorare le ferie in scadenza. Non controllare i saldi ferie porta all'accumulo di ferie non godute che si trasformano, alla cessazione del rapporto, in indennità sostitutiva da liquidare. La Cassazione (Cass. n. 10156/2023) ha chiarito che il diritto alle ferie non si estingue se il datore non ha invitato proattivamente il dipendente a fruirne entro il termine. È buona prassi aziendale inviare comunicazioni scritte ai dipendenti con saldo elevato invitandoli a smaltire le ferie entro l'anno.

5. Negazione del congedo matrimoniale senza base contrattuale. Il congedo matrimoniale è un diritto contrattuale garantito praticamente da tutti i principali CCNL italiani (da 10 a 15 giorni di calendario retribuiti a seconda del CCNL). Negarlo o ridurlo senza basi contrattuali costituisce inadempimento del CCNL, azionabile dal lavoratore davanti al giudice del lavoro o tramite il sindacato di categoria.

6. Rifiutare i permessi L. 104/1992 senza verifica. Negare i permessi ex art. 33 L. 104/1992 a un lavoratore che assiste un familiare disabile, in assenza del verbale di accertamento dell'handicap, è legittimo; ma negare i permessi nonostante il lavoratore abbia prodotto il verbale INPS/ASL e la richiesta regolare è illegittimo e sanzionabile. La richiesta deve essere presentata almeno 5 giorni prima della data di fruizione (salvo urgenze).

7. Monetizzazione delle ferie durante il rapporto. Proporre al dipendente di rinunciare alle ferie in cambio di un compenso aggiuntivo durante il rapporto di lavoro è una pratica illecita, nulla per violazione dell'art. 36 Cost. e dell'art. 10, comma 2, D.Lgs. 66/2003. La clausola è nulla e il dipendente mantiene il diritto a fruire fisicamente delle ferie, con possibilità di azione risarcitoria per il danno da mancato riposo (interesse biologico alla salute tutelato dall'art. 32 Cost.).

8. Non informare il dipendente della scadenza delle ferie. Non comunicare al dipendente che le ferie maturate nell'anno X scadono il 30 giugno dell'anno X+1 (per le ferie eccedenti le due settimane) impedisce l'estinzione del diritto alle ferie per scadenza del periodo di riporto, secondo la giurisprudenza CGUE Kreuziger/Bauer 2018 e Cass. 10156/2023. Il datore che vuole opporre la decadenza deve dimostrare di aver informato proattivamente il dipendente e di averlo invitato a fruire delle ferie per tempo.

9. Non adeguare il modulo alle specificità del CCNL. Utilizzare un modulo generico senza le tipologie di permessi previste dal CCNL applicato (ROL, PAR, permessi ex art. 10 L. 300/1970 per studenti lavoratori, permessi sindacali ex artt. 23-24 L. 300/1970) rende il documento incompleto e non gestisce correttamente le assenze specifiche del settore.