Accordo di Riservatezza Reciproco (NDA bilaterale)

L'Accordo di Riservatezza Reciproco (NDA bilaterale) in Italia è l'atto disciplinato da art. 1322 c.c.; D.Lgs. 11 maggio 2018, n. 63; artt. 2598-2600 c.c.; art. 1382 c.c.

La base normativa dell'Accordo di Riservatezza Reciproco in Italia è plurilivello e si articola su quattro piani. L'art. 1322, co. 2, c.c. consente la stipula di contratti atipici, purché diretti a realizzare interessi meritevoli di tutela secondo l'ordinamento giuridico: la protezione del segreto aziendale e del know-how commerciale soddisfa pienamente questo requisito. Il D.Lgs. 11 maggio 2018, n. 63 — che ha recepito la Direttiva UE 2016/943 sulla protezione del segreto commerciale — ha introdotto agli artt. 98-99 del Codice della Proprietà Industriale (D.Lgs. 30/2005) la definizione legale di «segreto commerciale» e un sistema di rimedi civili specifici (inibitoria, sequestro, distruzione, risarcimento del danno calcolato anche con il criterio della royalty ipotetica). Gli artt. 2598-2600 c.c. tutelano le parti contro la concorrenza sleale, inclusa la rivelazione di notizie e dati riservati per scopi concorrenziali. L'art. 623 c.p. sanziona penalmente la rivelazione di segreti scientifici o industriali.

L'MNDA è lo strumento di elezione nelle operazioni ad alta intensità informativa: due diligence pre-acquisizione, dove entrambe le parti condividono documenti sensibili; partnership R&D tra imprese o tra imprese e università pubbliche o private; accordi di joint venture in cui i partner contribuiscono con tecnologie, marchi e know-how; negoziazioni tra startup e investitori istituzionali (VC, private equity) in cui entrambe le parti condividono informazioni riservate (la pipeline di investimento e le metodologie di valutazione del fondo sono riservate quanto il business plan della startup).

La struttura bilaterale semplifica la governance dell'accordo: invece di due NDA incrociati con complessità gestionale, un singolo MNDA definisce con chiarezza i diritti e gli obblighi di ciascuna parte, stabilisce un unico regime di durata e di penale, e offre un quadro procedurale unitario per la gestione delle violazioni. Il modello di Accordo di Riservatezza Reciproco disponibile su forms-legal.com include tutte le clausole essenziali per la tutela bilaterale, con sezioni specifiche per la gestione dei dati personali ex GDPR e la data certa tramite PEC. Per le situazioni in cui il flusso informativo è unidirezionale, il modello di accordo di riservatezza NDA unilaterale disponibile sullo stesso portale è lo strumento più appropriato.

L'Accordo di Riservatezza Reciproco in Italia è la forma contrattuale corretta in tutti i contesti in cui entrambe le parti dell'accordo condividono informazioni sensibili proprie, e vincolare soltanto una di esse sarebbe inefficiente o giuridicamente squilibrato.

Operazioni di M&A e due diligence bilaterale: l'acquirente che analizza i conti dell'azienda target condivide anche le proprie metodologie di valutazione, le proiezioni finanziarie del gruppo, le informazioni sul finanziamento e la struttura dell'operazione. Un MNDA garantisce che entrambe le parti siano vincolate e che nessuna utilizzi le informazioni dell'altra per finalità concorrenziali in caso di fallimento della trattativa. La prassi notarile e degli studi di M&A italiani fa sistematicamente uso del MNDA come primo documento da sottoscrivere prima dell'accesso alla data room.

Joint venture e accordi R&D: due imprese che collaborano allo sviluppo di un nuovo prodotto o tecnologia contribuiscono ciascuna con il proprio know-how, i propri brevetti depositati e i propri dati sperimentali. La struttura reciproca è l'unica che garantisce parità di tutela e incentiva entrambe le parti a condividere liberamente le proprie informazioni tecniche senza timore di sfruttamento unilaterale.

Partecipazione a gare d'appalto con partner: i raggruppamenti temporanei di imprese (RTI) o le associazioni temporanee di imprese (ATI) che partecipano a gare pubbliche si scambiano preventivi, offerte economiche e metodologie operative. Un MNDA protegge le informazioni commerciali di ciascun membro dal possibile utilizzo da parte degli altri in future gare indipendenti.

Collaborazioni tra studi professionali: due studi legali, commercialisti o società di consulenza che collaborano su un mandato condividono informazioni sui propri clienti, metodologie di lavoro e tariffe. Il MNDA garantisce la riservatezza reciproca nel rispetto del segreto professionale.

Licensing incrociato di proprietà intellettuale: nelle operazioni di cross-licensing di brevetti e know-how dove entrambe le parti contribuiscono e ricevono proprietà intellettuale, il MNDA tutela la fase pre-contrattuale e si affianca poi al contratto di licenza principale.

Negociazione tra distributore e fornitore: nelle partnership commerciali a lungo termine dove entrambe le parti si scambiano piani di mercato riservati, dati di sell-out, elenchi clienti e strategie di distribuzione, la struttura bilaterale previene asimmetrie di tutela che potrebbero generare contenzioso in caso di interruzione del rapporto.

L'MNDA non è necessario quando il flusso informativo è unidirezionale (in quel caso l'NDA unilaterale è più appropriato), quando le informazioni condivise sono già di dominio pubblico, o quando si tratta di informazioni già note a entrambi i soggetti prima dell'inizio della trattativa.

L'Accordo di Riservatezza Reciproco in Italia, per essere giuridicamente efficace e azionabile davanti ai Tribunali delle Imprese delle sezioni specializzate, deve contenere i seguenti elementi essenziali, ciascuno strutturato in modo bilaterale e simmetrico.

Primo elemento — identificazione simmetrica delle parti: denominazione completa, Partita IVA, codice fiscale, sede legale, PEC, numero REA e dati del legale rappresentante per entrambe le imprese. La simmetria nell'identificazione delle parti è il riflesso giuridico della simmetria degli obblighi. Verificare i poteri del sottoscrittore tramite visura camerale aggiornata o procura allegata.

Secondo elemento — definizione bilaterale delle informazioni riservate: la definizione deve applicarsi ugualmente alle informazioni di ciascuna parte. La prassi italiana ed europea adotta comunemente una definizione ampia: costituiscono informazioni riservate tutti i dati, documenti, know-how, processi, formule, tecniche, segreti commerciali, piani aziendali, informazioni finanziarie e qualsiasi altra informazione scambiata in forma scritta, orale, elettronica o visiva che sia contrassegnata come riservata o che, per la sua natura, sia ragionevolmente da intendersi tale. Le esclusioni standard riguardano: informazioni già note alla parte ricevente prima della comunicazione (documentabile); informazioni diventate di dominio pubblico per causa diversa dall'inadempimento dell'accordo; informazioni sviluppate autonomamente dalla parte ricevente senza utilizzo delle informazioni dell'altra; informazioni ricevute legalmente da terzi senza vincolo di riservatezza.

Terzo elemento — obblighi reciproci speculari: ciascuna parte si obbliga verso l'altra con i medesimi doveri di: (a) mantenere la riservatezza delle informazioni ricevute con la stessa diligenza usata per le proprie informazioni riservate (e comunque non inferiore alla diligenza del buon padre di famiglia ex art. 1176 c.c.); (b) non utilizzare le informazioni per finalità diverse da quelle previste nell'accordo; (c) non divulgare le informazioni a terzi, salvo ai propri dipendenti, consulenti e collaboratori con necessità di conoscere (need-to-know basis) che abbiano sottoscritto obblighi di riservatezza equivalenti; (d) adottare misure di sicurezza fisiche e informatiche ragionevoli per proteggere le informazioni ricevute.

Quarto elemento — finalità dell'accordo: descrizione precisa dello scopo della collaborazione per cui le informazioni vengono condivise. Un accordo che descrive la finalità con sufficiente specificità è più difficile da aggirare in sede contenziosa.

Quinto elemento — durata dell'accordo e durata dell'obbligo post-cessazione: prevedere sia la durata della trattativa o collaborazione (con possibilità di proroga per accordo scritto) sia il termine post-cessazione dell'obbligo di riservatezza, tipicamente 2-5 anni. Per i segreti commerciali ex D.Lgs. 63/2018, la tutela non ha durata predeterminata: la clausola di durata dell'NDA non pregiudica le tutele legali successive.

Sesto elemento — restituzione o distruzione dei materiali: al termine del rapporto o su richiesta della parte divulgante, la parte ricevente deve restituire o distruggere documentalmente tutti i supporti e le copie delle informazioni riservate ricevute, con conferma scritta entro un termine stabilito (es. 15 giorni).

Settimo elemento — clausola penale ex art. 1382 c.c.: importo determinato o determinabile, uguale o asimmetrico per ciascuna parte secondo quanto negoziato. La penale esonera la parte lesa dall'onere di provare il danno effettivo; se le parti vogliono cumulare penale e risarcimento del maggior danno, devono prevederlo espressamente ex art. 1382, co. 2, c.c.

Ottavo elemento — approvazione specifica ex art. 1341 c.c.: per le clausole onerose predisposte unilateralmente (penale, foro convenzionale diverso da quello ordinario, limitazione di responsabilità, rinnovo tacito).

Nono elemento — clausole GDPR: se le informazioni condivise includono dati personali ex Reg. UE 2016/679, le parti devono inserire la nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR (o un accordo separato tra contitolari se entrambe sono co-titolari), con le istruzioni operative sulle misure di sicurezza e il divieto di ulteriore comunicazione a terzi.

Decimo elemento — foro competente: Tribunale delle Imprese (sezione specializzata in materia di proprietà industriale e intellettuale, ex D.Lgs. 168/2003) del luogo in cui una delle parti ha sede. Il modello di Accordo di Riservatezza Reciproco disponibile su forms-legal.com include tutte queste clausole con la struttura bilaterale corretta.

La compilazione dell'Accordo di Riservatezza Reciproco in Italia richiede attenzione alla simmetria degli obblighi, alla chiarezza delle definizioni e alla corretta procedura per conferire data certa al documento.

Passo 1 — Verificare che l'accordo debba essere bilaterale: analizzare il flusso previsto di informazioni riservate. Se entrambe le parti condivideranno effettivamente informazioni proprie (know-how, dati finanziari, elenchi clienti, piani commerciali, documentazione tecnica), la forma reciproca è corretta. Se solo una parte condivide informazioni, usare l'NDA unilaterale.

Passo 2 — Raccogliere i dati completi di entrambe le parti: denominazione, Partita IVA, codice fiscale, sede legale completa (via, numero civico, CAP, città), PEC, numero REA (Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio competente), generalità complete del legale rappresentante con indicazione dei poteri. Verificare i poteri di firma tramite visura camerale aggiornata o richiedere la delibera consiliare o la procura.

Passo 3 — Descrivere la finalità della collaborazione con precisione: indicare esattamente lo scopo per cui le informazioni vengono condivise (es. «valutazione di una possibile acquisizione del 51% del capitale sociale di [società target] da parte di [acquirente]»; «sviluppo congiunto di [prodotto] nel settore [X] ai sensi di una futura joint venture»). Una descrizione specifica rafforza la posizione delle parti in caso di contenzioso.

Passo 4 — Definire le categorie di informazioni che ciascuna parte condividerà. Se le informazioni delle due parti sono di natura diversa (es. la parte A condivide dati finanziari e contabili, la parte B condivide know-how tecnico e segreti industriali), è possibile prevedere elenchi separati per ciascuna parte. In alternativa, una definizione comune ampia copre entrambe.

Passo 5 — Determinare la durata dell'accordo e del periodo di riservatezza post-cessazione. La durata dell'accordo è il periodo di attività della trattativa o collaborazione. Il periodo di riservatezza post-cessazione (tipicamente 2-5 anni dall'ultima comunicazione di informazioni riservate) è il periodo durante il quale gli obblighi di segretezza permangono anche dopo la fine della trattativa, indipendentemente dall'esito. Per i segreti industriali di elevato valore (formule, processi produttivi, database clienti proprietari), considerare un termine di 5 anni o più.

Passo 6 — Fissare la penale: determinare l'importo forfettario della penale ex art. 1382 c.c. per ogni violazione materiale dell'accordo. La penale deve essere adeguata al valore delle informazioni condivise e non manifestamente eccessiva (pena riduzione giudiziale ex art. 1384 c.c.). Nell'MNDA la penale può essere simmetrica (stesso importo per entrambe le parti) o asimmetrica (importi diversi se il valore delle rispettive informazioni è diverso, con motivazione esplicita nel testo).

Passo 7 — Conferire data certa: lo strumento più rapido ed economico è l'invio via PEC (Posta Elettronica Certificata). Entrambe le parti firmano il documento e lo inviano via PEC l'una all'altra; le ricevute di accettazione e di consegna della PEC costituiscono prova della data di conclusione dell'accordo ex D.P.R. 68/2005 e art. 45 D.Lgs. 82/2005. In alternativa: firma digitale qualificata con marca temporale ex D.Lgs. 82/2005 (CAD) e Reg. UE 910/2014 (eIDAS).

Passo 8 — Archiviazione sistematica: conservare l'MNDA firmato con le relative ricevute PEC e tutta la documentazione successivamente condivisa nell'ambito dell'accordo, con data di trasmissione documentata. In caso di violazione, la documentazione del materiale condiviso è indispensabile per quantificare il danno e azionare la clausola penale.

L'Accordo di Riservatezza Reciproco in Italia è una scrittura privata semplice che non richiede forma ad substantiam, autentica notarile né registrazione obbligatoria all'Agenzia delle Entrate in termine fisso. Il suo quadro normativo di riferimento si articola su sei piani distinti.

Requisito 1 — Art. 1322, co. 2, c.c. (contratto atipico): l'MNDA non è tipizzato nel Codice Civile ma è pienamente valido in quanto diretto a realizzare interessi meritevoli di tutela — la protezione del segreto aziendale e del know-how commerciale — riconosciuti dall'ordinamento attraverso il D.Lgs. 63/2018 e il Codice della Proprietà Industriale.

Requisito 2 — D.Lgs. 63/2018 (artt. 98-99 CPI) — protezione dei segreti commerciali: la tutela del segreto commerciale in Italia richiede che il titolare abbia adottato «misure ragionevoli per mantenerne il carattere segreto». La stipula dell'MNDA è la misura contrattuale per eccellenza: senza NDA, le informazioni condivise potrebbero non essere qualificate come segreto commerciale protetto dalla legge, privando il titolare dei rimedi specifici (inibitoria, sequestro, distruzione dei prodotti derivanti dalla violazione, risarcimento del danno con il criterio della royalty ipotetica).

Requisito 3 — Art. 1341 c.c. (approvazione specifica): le clausole onerose nell'MNDA predisposte unilateralmente da una delle parti (penale, foro convenzionale diverso da quello legale, rinnovo tacito, limitazione di responsabilità) devono essere approvate con doppia sottoscrizione specifica per iscritto. Se l'accordo è negoziale e redatto di comune accordo, la doppia firma non è giuridicamente necessaria ma è raccomandata per evitare contestazioni future.

Requisito 4 — Art. 1382 c.c. (clausola penale): la penale deve essere determinata o determinabile, proporzionata al danno prevedibile al momento della stipula e non manifestamente eccessiva (pena riduzione giudiziale ex art. 1384 c.c.). La giurisprudenza della Corte di Cassazione, Sez. Un., n. 18128/2005, ha stabilito che la riduzione giudiziale della penale è facoltativa e non obbligatoria: il giudice può mantenere la penale anche se superiore al danno effettivo se le parti hanno pattuito una penale commisurata al valore economico delle informazioni protette.

Requisito 5 — Reg. UE 2016/679 (GDPR) e D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy): se le informazioni condivise nell'MNDA includono dati personali di dipendenti, clienti, candidati o altri soggetti, si applicano le norme del GDPR. La nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR è obbligatoria quando una parte tratta sistematicamente dati per conto dell'altra. Le misure di sicurezza ex art. 32 GDPR devono essere adottate per tutti i dati personali condivisi, indipendentemente dall'MNDA. Le sanzioni del Garante per violazioni GDPR arrivano fino a € 20 milioni o al 4% del fatturato globale annuo per le violazioni più gravi ex art. 83 GDPR.

Requisito 6 — D.P.R. 131/1986 (registrazione): la registrazione dell'MNDA all'Agenzia delle Entrate avviene «in caso d'uso» (art. 5 co. 2 D.P.R. 131/1986): l'obbligo nasce solo se il documento viene prodotto in un procedimento giudiziario o amministrativo. Il costo è l'imposta di registro in misura fissa (€ 200) più la marca da bollo da € 16 ogni 4 facciate o 100 righe. La data certa ante causam può essere ottenuta tramite PEC o firma digitale qualificata con marca temporale ex D.Lgs. 82/2005 (CAD).

Nella redazione e nell'esecuzione dell'Accordo di Riservatezza Reciproco in Italia si riscontrano errori sistematici che rendono l'accordo inutilizzabile o inopponibile in caso di violazione.

Errore 1 — Definizione delle informazioni riservate troppo vaga o troppo restrittiva: una definizione generica («tutte le informazioni comunicate») può essere troppo ampia e includere anche informazioni non degne di protezione, diluendo il peso dell'accordo; una definizione troppo restrittiva (solo informazioni scritte contrassegnate con il timbro «RISERVATO») rischia di lasciare senza protezione le informazioni condivise oralmente nelle riunioni. La soluzione è una definizione ampia con un meccanismo di conferma scritta per le informazioni orali (es. conferma scritta entro 10 giorni dalla riunione).

Errore 2 — Assenza del meccanismo di conferma per le informazioni orali: nelle trattative di M&A e joint venture, gran parte delle informazioni sensibili viene condivisa verbalmente nelle riunioni o nelle telefonate. Senza un meccanismo contrattuale di conferma scritta, quelle informazioni potrebbero non essere coperte dalla tutela dell'MNDA in sede giudiziaria.

Errore 3 — Mancata disciplina della fase di fine rapporto: l'MNDA non prevede obblighi chiari di restituzione o distruzione documentata dei materiali riservati ricevuti alla cessazione della trattativa. In assenza di questa clausola, la parte ricevente potrebbe conservare le informazioni dell'altra anche dopo la fine del rapporto, con il solo limite del termine post-cessazione dell'obbligo di riservatezza.

Errore 4 — Confusione tra MNDA e contratto principale: l'MNDA è un accordo preparatorio che tutela la fase di negoziazione. Non crea l'obbligo di concludere il contratto definitivo (per questo è necessario un contratto preliminare ex art. 1351 c.c. o una lettera d'intenti con obbligo a contrarre), né definisce i termini della futura collaborazione.

Errore 5 — Mancata verifica dei poteri di firma del sottoscrittore: un MNDA firmato da un soggetto privo di poteri di rappresentanza (es. un dipendente non munito di procura) non vincola la società. Verificare sempre i poteri attraverso la visura camerale aggiornata o richiedendo copia della procura o della delibera consiliare che attribuisce i poteri di firma.

Errore 6 — Clausola penale non quantificata: prevedere una clausola penale senza specificare l'importo (es. «la parte inadempiente dovrà risarcire il danno») equivale a non avere una penale: la parte lesa dovrà provare il danno effettivo in giudizio, annullando il principale vantaggio della penale ex art. 1382 c.c. L'importo deve essere determinato o determinabile con criteri precisi.

Errore 7 — Omissione delle clausole GDPR: le informazioni condivise nell'ambito di una due diligence o di una partnership commerciale spesso includono dati personali di dipendenti e clienti. L'assenza di clausole GDPR nell'MNDA espone entrambe le parti a sanzioni del Garante Privacy, che può irrogare sanzioni fino a € 20 milioni o al 4% del fatturato globale annuo.

Errore 8 — Nessuna data certa: un MNDA privo di data certa può essere contestato in giudizio sulla data di effettiva conclusione. La data certa tramite PEC o firma digitale con marca temporale è lo strumento più semplice ed economico per evitare questa contestazione.