Accordo di Riservatezza (NDA)

L'Accordo di Riservatezza (NDA) in Italia è l'atto disciplinato da art. 1322 c.c.; D.Lgs. 11 maggio 2018, n. 63 (segreto commerciale); artt. 2598-2600 c.c.

Il contratto di riservatezza in Italia non richiede forma scritta ad substantiam: la forma orale sarebbe teoricamente valida, ma è del tutto inidonea sul piano probatorio. La forma scritta è obbligatoria in pratica per dimostrare l'obbligo in giudizio e per garantire la certezza del contenuto del vincolo. La scrittura privata semplice, anche in formato elettronico, è la forma standard; per dare data certa opponibile ai terzi si ricorre a PEC, marca temporale su documento firmato digitalmente (ai sensi del D.Lgs. 82/2005 — CAD), registrazione all'Agenzia delle Entrate o deposito notarile.

Il D.Lgs. 63/2018 ha rafforzato in modo significativo la protezione delle informazioni aziendali in Italia: per la prima volta è stata introdotta una definizione legale di «segreto commerciale» (art. 98 CPI), articolata in tre requisiti cumulativi — la non notorietà, il valore commerciale derivante dalla segretezza e l'adozione di misure adeguate di protezione. L'NDA scritto soddisfa il terzo requisito (misure di protezione) ed è dunque il documento fondamentale per potere invocare la tutela inibitoria e risarcitoria del D.Lgs. 63/2018 davanti al Tribunale delle Imprese competente.

La violazione dell'NDA in Italia può dare luogo a: azione contrattuale per inadempimento con richiesta di risarcimento del danno ex artt. 1453-1455 c.c.; inibitoria d'urgenza ex art. 700 c.p.c. per bloccare la divulgazione imminente; tutela del segreto industriale ex artt. 98-99 CPI e D.Lgs. 63/2018; azione per concorrenza sleale per violazione di segreti aziendali ex art. 2598, n. 3, c.c. Le azioni si propongono davanti al Tribunale delle Imprese (sezione specializzata in materia di impresa) del luogo in cui ha sede il convenuto, salvo diversa pattuizione sul foro.

L'Accordo di Riservatezza NDA in Italia è necessario in tutti i contesti in cui un soggetto — persona fisica o giuridica — intende condividere informazioni confidenziali con un terzo prima di avere la certezza di concludere un accordo definitivo, o nell'ambito di un rapporto continuativo.

Trattative pre-contrattuali: due imprese che negoziano una possibile acquisizione, fusione (M&A), joint venture o partnership tecnologica devono stipulare un NDA prima di scambiare business plan, rendiconti finanziari, elenchi clienti, brevetti non ancora depositati o algoritmi proprietari. La mancata stipula espone al rischio che la controparte utilizzi le informazioni per finalità diverse, senza possibilità di agire in giudizio se non per la generica tutela della concorrenza sleale.

Rapporti con fornitori e appaltatori: quando un'impresa affida a un fornitore o a un appaltatore la realizzazione di un prodotto o servizio e deve condividere specifiche tecniche, schemi, codice sorgente o dati di clienti, l'NDA deve essere stipulato prima di qualsiasi trasmissione di dati. L'art. 29 D.Lgs. 276/2003 in materia di appalti prevede la distinzione tra appalto genuino e somministrazione illecita, ma non disciplina la riservatezza delle informazioni: questa materia è interamente affidata all'autonomia contrattuale.

Rapporti con dipendenti, collaboratori e agenti commerciali: i dipendenti sono soggetti all'obbligo legale di fedeltà ex art. 2105 c.c., ma tale obbligo non copre tutte le informazioni e cessa con il rapporto di lavoro. Un NDA (spesso allegato al contratto di lavoro o di agenzia) estende la protezione al periodo post-rapporto e copre categorie di informazioni non protette dall'art. 2105 c.c.

Contratti di ricerca e sviluppo (R&D): le collaborazioni tra imprese e centri di ricerca, università o startup per lo sviluppo di nuove tecnologie richiedono NDA specifici che definiscano chi è proprietario dei risultati e quali informazioni restano riservate anche dopo la pubblicazione scientifica.

Situazioni in cui l'NDA non è appropriato: divulgazioni già avvenute pubblicamente (comunicati stampa, brevetti pubblicati); informazioni di dominio pubblico; rapporti con clienti consumatori per prodotti standardizzati.

L'Accordo di Riservatezza NDA in Italia, secondo la prassi commerciale e le indicazioni del D.Lgs. 63/2018 e del Codice della Proprietà Industriale, deve contenere i seguenti elementi essenziali.

Identificazione delle parti con dati precisi: denominazione, codice fiscale, partita IVA, sede legale, numero REA, PEC del divulgante e del ricevente. Per le persone fisiche: nome, cognome, codice fiscale, residenza, PEC. La PEC è fondamentale per le comunicazioni con valore legale (notifiche di violazione, diffide).

Definizione delle informazioni riservate (art. 1): il perimetro deve essere chiaro e non generico. Esempi tipici: dati finanziari e previsionali; elenchi e contratti con clienti; formule, processi e know-how tecnico; codice sorgente, algoritmi e architetture software; piani di marketing e strategie di prodotto; informazioni relative a brevetti in corso di deposito; dati personali di dipendenti o clienti. La definizione deve rispettare i criteri del D.Lgs. 63/2018 (non notorietà, valore commerciale, misure di protezione).

Esclusioni dalla riservatezza (art. 2): informazioni già note al ricevente prima della divulgazione; informazioni di dominio pubblico non per colpa del ricevente; informazioni sviluppate autonomamente; informazioni da terzi non vincolati.

Obblighi di riservatezza e di non utilizzo (art. 3): il ricevente non deve divulgare, copiare, modificare o utilizzare le informazioni per finalità diverse da quelle previste dall'accordo. Deve comunicarle solo a dipendenti e collaboratori che abbiano necessità di conoscerle per finalità contrattuali («need to know basis»).

Finalità consentita dell'utilizzo (art. 4): descrizione della trattativa o del rapporto commerciale per cui le informazioni vengono condivise.

Durata (art. 5): termine di vigenza dell'obbligo, di norma da 2 a 5 anni dalla divulgazione o dalla cessazione del rapporto.

Restituzione o distruzione dei materiali (art. 6): obbligo del ricevente di restituire o certificare la distruzione di documenti, copie e supporti contenenti le informazioni riservate al termine della trattativa o su richiesta.

Clausola penale (art. 10): importo della penale ex art. 1382 c.c. per ogni violazione accertata, con cumulabilità espressa con il risarcimento del maggior danno.

Clausola di approvazione specifica ex art. 1341 c.c.: per penale, foro convenzionale, rinnovo tacito — tutte clausole potenzialmente vessatorie che richiedono doppia sottoscrizione se inserite in condizioni generali.

Foro competente: indicare il Tribunale delle Imprese (sezione specializzata) competente. forms-legal.com offre il modello per strutturare correttamente l'accordo; si raccomanda la validazione da parte di un avvocato specializzato in diritto della proprietà intellettuale prima della firma per accordi di elevato valore.

Per compilare correttamente l'Accordo di Riservatezza NDA in Italia, seguire i seguenti passaggi.

Passo 1 — Stabilire il tipo di NDA. Determinare se il flusso di informazioni è unilaterale (una sola parte divulga) o bilaterale (entrambe le parti condividono segreti). Se durante una trattativa preliminare solo il venditore condivide la documentazione finanziaria riservata con il potenziale acquirente, si usa l'NDA unilaterale. Se due imprese si scambiano reciprocamente know-how tecnico nell'ambito di una joint venture di R&D, si usa l'NDA bilaterale.

Passo 2 — Inserire i dati completi delle parti. Per le persone giuridiche: denominazione, forma giuridica (es. S.r.l., S.p.A.), sede legale, partita IVA, codice fiscale, numero REA, PEC, generalità del legale rappresentante firmatario e dei suoi poteri (procura o statuto). Per le persone fisiche: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, PEC o indirizzo e-mail ordinario.

Passo 3 — Definire con precisione le informazioni riservate. Evitare formule troppo generiche («tutte le informazioni scambiate») che potrebbero essere ritenute indeterminate dal giudice; evitare elenchi troppo rigidi che non coprano informazioni condivise verbalmente o mediante dimostrazione. La formula migliore combina una definizione generale con un elenco esemplificativo e una clausola che ricomprende anche le informazioni condivise oralmente se confermate per iscritto entro 10 giorni.

Passo 4 — Determinare la durata. Per trattative di breve durata: 2-3 anni post-cessazione. Per contratti di consulenza o fornitura: 3-5 anni.

Passo 5 — Fissare la penale. Calcolare un importo ragionevole rispetto al valore economico delle informazioni. Una penale manifestamente eccessiva può essere ridotta dal Tribunale ex art. 1384 c.c.

Passo 6 — Dare data certa. Inviare il documento firmato via PEC o apporre firma digitale qualificata con marca temporale ex D.Lgs. 82/2005.

Passo 7 — Conservare la documentazione. Archiviare l'NDA firmato, le ricevute PEC e tutti i documenti successivamente condivisi in esecuzione dell'accordo, con data di trasmissione documentata.

L'Accordo di Riservatezza NDA in Italia è una scrittura privata semplice: non richiede forma scritta ad substantiam (pena di nullità), né autentica notarile, né registrazione obbligatoria all'Agenzia delle Entrate. La scrittura privata, tuttavia, è la forma minima necessaria sul piano probatorio per fare valere il vincolo in giudizio.

La registrazione all'Agenzia delle Entrate è facoltativa e avviene «in caso d'uso» ex art. 5 D.P.R. 131/1986, ossia solo quando l'NDA viene prodotto in un procedimento giudiziario o amministrativo; in quel momento si versa l'imposta di registro in misura fissa (€ 200) e si applica la marca da bollo da € 16 ogni 4 facciate. Se le parti intendono pre-registrare l'NDA per conferirgli data certa, usano il Modello 69 presentato all'Agenzia delle Entrate.

La tutela del segreto commerciale ai sensi del D.Lgs. 63/2018 (artt. 98-99 CPI) richiede che: (a) le informazioni siano effettivamente segrete; (b) abbiano valore commerciale; (c) siano state adottate misure di protezione ragionevoli, tra cui in primis la stipula dell'NDA. La violazione dell'NDA che integra anche una violazione dei segreti commerciali legittima il titolare a proporre domande inibitorie d'urgenza ex art. 700 c.p.c. davanti al Tribunale delle Imprese, senza necessità di dimostrare il danno effettivo già subito ma solo il fondato timore di pregiudizio imminente.

La clausola penale inserita nell'NDA deve rispettare i limiti dell'art. 1384 c.c. (non manifestamente eccessiva) ed essere approvata specificamente con doppia sottoscrizione ex art. 1341 c.c. se inserita in moduli predisposti da una sola parte. Per i dati personali contenuti nei flussi di informazioni riservate, l'NDA deve prevedere clausole di trattamento dati conformi agli artt. 28-29 del Reg. UE 2016/679 (GDPR) e all'art. 28 del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy).

Gli errori più frequenti nella redazione dell'Accordo di Riservatezza NDA in Italia, rilevati dalla giurisprudenza delle sezioni specializzate in materia di impresa dei Tribunali italiani e dalla prassi legale, sono i seguenti.

Errore 1: definizione troppo vaga o troppo rigida delle informazioni riservate. Una definizione generalissima («tutte le informazioni scambiate») rischia di essere dichiarata indeterminata ex art. 1346 c.c. e quindi nulla. Una definizione troppo rigida («solo i documenti contrassegnati con timbro RISERVATO») esclude le informazioni condivise oralmente o in presentazioni. La formula migliore combina definizione generale, elenco esemplificativo e meccanismo di conferma per iscritto delle comunicazioni orali.

Errore 2: omissione della clausola di approvazione specifica ex art. 1341 c.c. Se l'NDA è inserito in condizioni generali predisposte da una parte, le clausole onerose (penale, foro convenzionale, rinnovo tacito, limitazione di responsabilità) devono essere specificamente approvate per iscritto con doppia sottoscrizione. La mancanza di doppia firma rende inefficaci quelle clausole, con conseguente impossibilità di azionare la penale.

Errore 3: mancata data certa. Un NDA senza data certa non è opponibile ai terzi (creditori, aventi causa) e non consente di stabilire la priorità in caso di accordi concorrenti. La PEC o la firma digitale con marca temporale sono i rimedi più rapidi.

Errore 4: non includere il GDPR quando le informazioni riservate contengono dati personali. Ignorare il Reg. UE 2016/679 e il D.Lgs. 196/2003 espone a sanzioni del Garante per la protezione dei dati personali fino a € 20 milioni o al 4% del fatturato mondiale annuo.

Errore 5: clausola penale manifestamente sproporzionata. Una penale di importo irragionevole rispetto al valore delle informazioni protette verrà ridotta dal Tribunale ex art. 1384 c.c. (come confermato da Cass. SU n. 18128/2005), privando l'accordo dell'effetto deterrente atteso.

Errore 6: mancata previsione dell'obbligo di restituzione o distruzione dei materiali alla fine del rapporto. Senza questa clausola, il ricevente conserva legalmente copie delle informazioni riservate anche dopo la cessazione dell'NDA e può utilizzarle senza violare formalmente il contratto, se l'obbligo di riservatezza è scaduto. La clausola di restituzione o distruzione documentata, con obbligo di conferma scritta, è fondamentale per la tutela pratica del segreto commerciale.

Errore 7: non limitare la circolazione interna delle informazioni con il principio del «need to know». Senza una clausola che limiti la comunicazione delle informazioni riservate ai soli dipendenti e collaboratori del ricevente che ne abbiano effettiva necessità (con obbligo di vincolare questi ultimi a obblighi equivalenti), le informazioni possono circolare liberamente all'interno dell'organizzazione del ricevente. In caso di violazione da parte di un dipendente del ricevente, la responsabilità è del ricevente-datore di lavoro, ma la tutela pratica è molto più difficile.

Errore 8: utilizzare un NDA standardizzato anglosassone senza adattarlo al diritto italiano. I modelli NDA americani o britannici contengono clausole (integration clause, warranties, indemnification, governing law = Delaware) che nel sistema giuridico italiano sono parzialmente inefficaci o richiedono adattamenti. In particolare: l'integration clause (entire agreement) ha valore limitato nel diritto italiano dove il giudice può valutare le trattative pre-contrattuali ex artt. 1362-1363 c.c.; le indemnification clause potrebbero scontrarsi con i limiti risarcitori dell'art. 1225 c.c. in caso di inadempimento non doloso. Usare modelli conformi al diritto italiano, come quelli disponibili su forms-legal.com.

Errore 9: non prevedere la continuità dell'obbligo in caso di cessione d'azienda o cambio di controllo del ricevente. Se l'impresa ricevente viene acquisita da un concorrente del divulgante, senza una clausola di survivability o di blocco al cambio di controllo, le informazioni riservate transitano nelle mani del concorrente senza violare formalmente l'NDA. La clausola di change of control deve prevedere: obbligo di notifica immediata al divulgante in caso di cambio di controllo; diritto del divulgante di recedere dall'accordo e richiedere la restituzione immediata di tutti i materiali; obbligo del nuovo titolare di aderire formalmente all'NDA come condizione del trasferimento.