Willensvollstrecker-Mandat Schweiz

Das Willensvollstrecker-Mandat ist ein in der Schweiz nach ZGB Art. 517-518 i.V.m. OR Art. 394 ff. (Auftragsrecht) geregeltes rechtsverbindliches schriftliches Dokument. Er verfügt die Verteilung des Nachlasses an die im Testament benannten Begünstigten nach dem Tod.

Während die Willensvollstrecker-Ernennung (ZGB Art. 517) als einseitige letztwillige Verfügung des Erblassers die Person des Willensvollstreckers bestimmt und ihm grundlegende Aufgaben überträgt, geht das Willensvollstrecker-Mandat weiter: Es ist ein synallagmatischer (gegenseitig verpflichtender) Vertrag zwischen Erblasser und Willensvollstrecker nach OR Art. 394 ff., der die Modalitäten der Zusammenarbeit präzisiert und rechtlich verbindlich gestaltet — zu Lebzeiten des Erblassers und mit Wirkung ab dem Tod. Das Mandat ergänzt das Testament, ersetzt es aber nicht. Es kann jederzeit zu Lebzeiten des Erblassers gemeinsam durch beide Parteien geändert oder aufgelöst werden (OR Art. 404 — Widerruf des Auftrags). Die Rechtsnatur des Mandats entspricht dem Auftrag nach OR Art. 394 Abs. 1: Der Willensvollstrecker verpflichtet sich, die im Mandat definierten Geschäfte (Nachlassverwaltung und -abwicklung) im Interesse des Erblassers und der Erben zu besorgen.

In der Praxis wird das Willensvollstrecker-Mandat insbesondere bei der Beauftragung professioneller Willensvollstrecker — Rechtsanwältinnen, Notare, Treuhänder, Banken — verwendet, da diese das Mandat aus haftungsrechtlichen und berufsrechtlichen Gründen auf einem klaren vertraglichen Fundament benötigen. Das Mandat regelt insbesondere: den genauen Aufgabenkatalog und den Umfang der Nachlassverwaltung, die Vergütungsvereinbarung (Prozentsatz des Nachlasses, Stundenhonorar, Pauschalhonorar), die Haftungsbeschränkung auf vorsätzliches und grobfahrlässiges Verhalten, die Berichterstattungspflichten gegenüber den Erben, und die Bedingungen für die Niederlegung des Amts.

Das Staatssekretariat für Migration (SEM) ist zwar für das Migrationsrecht zuständig — das Willensvollstrecker-Mandat ist ein reines Zivilrechtsgeschäft, für das keine Behördengenehmigung erforderlich ist. Zuständig für Aufsicht und Streitigkeiten sind die kantonalen Erbschaftsbehörden (Bezirksgericht in ZH, Regionalgericht in BE, Kantonsgericht in ZG). Das Bundesgericht hat in mehreren Leitentscheiden (u.a. BGE 131 III 640; BGE 116 II 131) die Rechtsstellung des Willensvollstreckers als eigenständige, vom Erben und von der Erbengemeinschaft unabhängige Amtsperson bestätigt.

Ein sorgfältig ausgearbeitetes Willensvollstrecker-Mandat ist ein zentrales Instrument der Nachlassplanung für Personen mit komplexem Vermögen — Liegenschaften in mehreren Kantonen, Unternehmensanteile (GmbH-Stammanteile, AG-Aktien, Familienunternehmen), Auslandsvermögen oder gemischte Erbsituationen mit Pflichtteilsansprüchen nach ZGB Art. 471 (Fassung Erbrechtsrevision 2023).

In der schweizerischen Nachlasspraxis zeigt sich ein klarer Trend: Die Beauftragung von professionellen Willensvollstreckern — Rechtsanwälten, Notaren, Treuhändern und Banken — nimmt zu, insbesondere bei Nachlässen über CHF 1 Mio. Das Bundesgericht hat in mehreren Entscheiden (BGE 131 III 640, BGE 116 II 131, BGE 134 III 385) die Grundlagen der Willensvollstreckung präzisiert und damit den rechtlichen Rahmen für das Willensvollstrecker-Mandat gefestigt. Das Staatssekretariat für Migration (SEM) und die kantonalen Erbschaftsbehörden (Bezirksgerichte) bearbeiten jährlich Tausende von Erbschaftsfällen mit Willensvollstreckern — die Praxis ist eingespielt und rechtlich gefestigt.

Der praktische Unterschied zwischen einem Mandat und keinem Mandat zeigt sich am deutlichsten, wenn Streitigkeiten entstehen: Ohne schriftliches Mandat fehlt die vertragliche Grundlage für die Beziehung zwischen Erblasser (resp. Erben nach dem Tod) und Willensvollstrecker — Vergütungsansprüche, Haftungsfragen und Kompetenzabgrenzungen müssen durch das Bezirksgericht und allenfalls das kantonale Obergericht geklärt werden. Das kostet Zeit, Geld und belastet das Vertrauensverhältnis zwischen den Beteiligten. Ein sorgfältig erstelltes Willensvollstrecker-Mandat nach ZGB Art. 517-518 und OR Art. 394 ff. vermeidet diese Risiken und gibt der Nachlassabwicklung von Beginn an eine klare Struktur. In der Schweizer Anwaltspraxis des Jahres 2026 und vor Bezirksgerichten (Erbschaftsabteilungen) wird ein Willensvollstrecker-Mandat zunehmend als Zeichen professioneller Nachlassplanung gewertet — es erleichtert die Zusammenarbeit aller Beteiligten und reduziert den Aufwand des Bezirksgerichts erheblich. Kantonale Erbschaftsbehörden (z.B. Erbschaftsamt Bezirksgericht Zürich, Regionalgericht Bern-Mittelland, Kantonsgericht Zug) begrüssen die Vorlage eines schriftlichen Mandats, da es die Kompetenzen des Willensvollstreckers klar belegt und Konflikte mit Erben reduziert. Die kantonale Gerichtsgebührenverordnung (z.B. GebV OG ZH — Gebührenverordnung des Obergerichts Zürich) bestimmt, welche Kosten das Bezirksgericht für die Aufsicht über den Willensvollstrecker erhebt — diese sind in der Regel moderat, da ein schriftliches Mandat den Aufwand des Bezirksgerichts minimiert.

Die historische Entwicklung der Willensvollstreckung in der Schweiz geht auf das Schweizerische Zivilgesetzbuch (ZGB) von 1907 zurück — seit dem Inkrafttreten am 1. Januar 1912 bildet ZGB Art. 517 die Grundlage. In den über 110 Jahren seither hat die Bundesgerichtspraxis die Rechtsnatur des Willensvollstreckers und seines Mandats kontinuierlich präzisiert: von der frühen Qualifikation als «Beauftragter» (analog OR Art. 394) über die Feststellung der eigenständigen Rechtsstellung (BGE 116 II 131) bis hin zur detaillierten Haftungspraxis (BGE 131 III 640, BGE 134 III 385). Diese reiche Praxis gibt dem Willensvollstrecker-Mandat einen stabilen rechtlichen Rahmen, der Rechtssicherheit für alle Beteiligten schafft.

In der internationalen Perspektive unterscheidet sich das Schweizer Willensvollstrecker-Mandat vom deutschen Testamentsvollstrecker-Auftrag (§ 2203 ff. BGB), vom österreichischen Verlassenschaftskurator und vom angelsächsischen Executor of Estate. Die gemeinsame Funktion — Sicherung und geordnete Abwicklung des Nachlasses — ist dieselbe; die rechtlichen Grundlagen, Kompetenzen und Vergütungsregelungen unterscheiden sich jedoch erheblich. Bei internationalen Erbfällen (Erblasser mit letztem Wohnsitz in der Schweiz und Vermögen in Deutschland, Österreich oder Frankreich) muss das Willensvollstrecker-Mandat die Koordination mit ausländischen Nachlassbehörden und Partneranwälten ausdrücklich regeln — ohne diese Regelung entstehen teure und zeitraubende Kompetenzstreitigkeiten zwischen schweizerischen und ausländischen Behörden. Eine frühzeitige und sorgfältige Ausarbeitung dieses Mandats spart erhebliche Kosten und Konflikte.

Ein Willensvollstrecker-Mandat nach ZGB Art. 517-518 und OR Art. 394 wird in folgenden Situationen benötigt oder ist dringend empfohlen.

Situation 1 — Beauftragung eines professionellen Willensvollstreckers: Wenn der Erblasser einen Rechtsanwalt, Notar, Treuhänder oder eine Bank als Willensvollstrecker einsetzt, verlangen diese Berufsleute aus haftungsrechtlichen und berufsrechtlichen Gründen ein schriftliches Mandat, das die Leistungen, die Vergütung und die Haftungsmodalitäten klar regelt. Ohne schriftliches Mandat bestehen Unklarheiten über den Umfang der Pflichten und die Vergütung, die zu Streitigkeiten mit den Erben führen können.

Situation 2 — Komplexer Nachlass: Umfasst der Nachlass Liegenschaften (in mehreren Kantonen oder im Ausland), Unternehmensbeteiligungen (GmbH, AG, Einzelfirma, Personengesellschaft), Wertschriftendepots, Kunstsammlungen oder internationale Vermögenswerte, ist ein detailliertes Mandat mit klarem Aufgabenkatalog unerlässlich. Es legt fest, welche Massnahmen der Willensvollstrecker eigenständig treffen kann und für welche er die Zustimmung der Erben oder des Bezirksgerichts benötigt.

Situation 3 — Unternehmensnachfolge: Bei der Übertragung eines Familienunternehmens (Familiengesellschaft, KMU) im Todesfall ist der Willensvollstrecker oft der entscheidende Akteur für die Fortführung des Unternehmens bis zur Nachfolgeregelung. Das Mandat sollte die Kompetenzen bezüglich der Unternehmensführung (z.B. Vertretung als Gesellschafter-Versammlung, Beauftragung der Geschäftsleitung, Abschluss von Verträgen) präzise beschreiben.

Situation 4 — Internationale Erbfälle: Hat der Erblasser Wohnsitz in der Schweiz, aber Vermögen im Ausland (Deutschland, Österreich, Frankreich, Liechtenstein, USA), muss das Mandat die Koordination mit ausländischen Nachlassbehörden (Nachlassgericht DE, Verlassenschaftsgericht AT, notaire FR) und die Beauftragung von ausländischen Partneranwälten regeln. Das Schweizer IPRG (Bundesgesetz über das Internationale Privatrecht, SR 291) Art. 90 bestimmt das anwendbare Erbrecht; ausländische Nachlässe können zusätzliche Komplexität erfordern.

Situation 5 — Konflikträchtiges Erbschaftsumfeld: Wenn Streitigkeiten unter den Erben zu erwarten sind (Pflichtteilsklagen nach ZGB Art. 522 ff., angefochtene Testamente nach ZGB Art. 519 ff., Auseinandersetzungen über Nachlasswerte), regelt das Mandat die Kompetenzen des Willensvollstreckers bei der Interessenwahrung des Nachlasses im Streitfall, die Beauftragung von Rechtsvertretern und die Kostenabrechnung aus dem Nachlass.

Situation 6 — Grosse oder besondere Nachlässe mit Kunstwerken, Sammlungen oder Immaterialgüterrechten: Bei Nachlässen mit Kunstwerken (Gemälde, Skulpturen, Antiquitäten), Sammlungen (Briefmarken, Münzen, Wein), Patenten oder Urheberrechten ist ein Willensvollstrecker mit besonderem Fachwissen oder Netzwerk (Auktionshäuser wie Christie's Schweiz, Sotheby's Zürich, Kunstexperten) entscheidend. Das Mandat regelt in diesem Fall die Beauftragung von Spezialisten für die Bewertung (Schätzgutachten), den Verkauf (Auktionshäuser, Galerien) oder die Übertragung auf Stiftungen oder Museen.

Situation 7 — Institutionelle Beauftragung durch Senioren ohne Angehörige: Alleinstehende Personen im Alter ohne nahe Verwandte oder Vertrauenspersonen beauftragen zunehmend Institutionen (Gemeinnützige Stiftungen, kirchliche Institutionen, Anwaltskanzleien) mit der Willensvollstreckung. Das Mandat regelt in diesem Fall die gesamte Abwicklung — von der Sicherung des Nachlasses über die Wohnungsauflösung bis zur Verteilung des Nachlasses an die testamentarisch bestimmten Begünstigten (z.B. gemeinnützige Organisationen nach ZGB Art. 481). Für institutionelle Willensvollstrecker (Stiftungen, Kirchgemeinden, Anwaltskanzleien) ist das schriftliche Mandat besonders wichtig, da es die Rechenschaftspflicht des Willensvollstreckers gegenüber den Erben und der Erbschaftsbehörde klar definiert und eine transparente Abwicklung sicherstellt.

Situation 8 — Nachlassplanung bei Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern: Bei GmbH oder AG mit mehreren Gesellschaftern (Familienunternehmen mit mehreren Aktionärsfamilien) regelt das Willensvollstrecker-Mandat auch die Koordination mit den anderen Gesellschaftern — insbesondere beim Vorkaufsrecht (OR Art. 682) oder bei Einlösungsklauseln im Gesellschaftsvertrag. Der Willensvollstrecker kann im Mandat ermächtigt werden, die Gesellschaftsanteile des Erblassers bis zur Nachfolgeregelung zu verwalten, an den Gesellschafterversammlungen teilzunehmen und die Interessen der Erbengemeinschaft als Gesellschafterin zu vertreten.

Situation 9 — Besondere Situationen bei Pensionskassen (BVG) und 3. Säule: Bei grossen BVG-Guthaben (berufliche Vorsorge) oder Säule-3a-Guthaben ist das Mandat wichtig, um die Koordination zwischen dem Willensvollstrecker und der Pensionskasse (BVG) resp. der Bank oder Versicherung (Säule 3a) zu regeln. Das Todesfallkapital aus der Pensionskasse fällt nicht zwingend in den Nachlass — es geht direkt an die begünstigten Personen (BVG Art. 20a: Ehegatten, Lebenspartner, Kinder, Eltern, Geschwister). Der Willensvollstrecker klärt die Verteilung mit der Pensionskasse und stellt sicher, dass alle Leistungen korrekt abgerufen werden.

Ein vollständiges und rechtswirksames Willensvollstrecker-Mandat nach ZGB Art. 517-518 und OR Art. 394 muss folgende wesentliche Elemente enthalten.

Parteienbezeichnung: Vollständiger Legalname, Geburtsdatum, AHV-Nummer (756.XXXX.XXXX.XX) und Wohnsitzadresse des Erblassers. Vollständiger Legalname, Berufsbezeichnung, Firmenname und Adresse des Willensvollstreckers / der Willensvollstreckerin. Bei professionellen Willensvollstreckern: UID-Nummer des Unternehmens (CHE-XXX.XXX.XXX) und Mitgliedschaft im kantonalen Anwaltsverband oder im Treuhandberufsverband (STV — Schweizerischer Treuhänder-Verband).

Nachlassbeschreibung: Kurzer Überblick über den geschätzten Umfang und die Zusammensetzung des Nachlasses — Liegenschaften (Kanton, Adresse, Grundbuchnummer), Bankkonten und Wertschriftendepots (Bankinstitut, Kontonummer), Unternehmensanteile (GmbH-Stammanteile, AG-Aktien, Beteiligungen), Auslandsvermögen, Lebensversicherungen (2. Säule BVG, Säule 3a). Diese Beschreibung hilft zur Abschätzung der Komplexität und der Vergütung.

Aufgabenkatalog (ZGB Art. 518 Abs. 2): Sicherung des Nachlasses (Versiegelung, Inventar — ZGB Art. 551 ff.), Einholung der Erbenbescheinigung (Erbschein) beim zuständigen Bezirksgericht (ZGB Art. 559), Begleichung der Nachlassverbindlichkeiten (AHV-Beiträge, Steuern nach DBG Art. 12, Hypotheken, offene Rechnungen), Verwaltung und Bewirtschaftung des Nachlassvermögens bis zur Teilung, Durchführung der Teilung (ZGB Art. 608 ff.), Ausführung der Vermächtnisse (ZGB Art. 484) und Auflagen (ZGB Art. 482), Koordination mit dem zuständigen Bezirksgericht und der Erbschaftsbehörde, Abrechnung und Schlussrechnung an die Erben.

Vergütungsvereinbarung: Art der Vergütung (Prozentsatz des Bruttonachlasses, Stundenhonorar, Pauschalhonorar), Höhe des Satzes oder Betrags, Regelung für Auslagenersatz (Reisespesen, Notargebühren, Grundbuchgebühren, Kommunikationskosten), Zeitpunkt und Modalitäten der Abrechnung, allfällige Akontozahlung zu Beginn des Mandats.

Haftungsregelung: Beschränkung der Haftung auf vorsätzliches und grobfahrlässiges Verhalten — nach OR Art. 398 Abs. 1 haftet der Beauftragte für getreue und sorgfältige Ausführung des ihm übertragenen Geschäfts. Das Bundesgericht hat in BGE 131 III 640 klargestellt, dass der Willensvollstrecker wie ein Beauftragter haftet. Eine Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit ist nach OR Art. 100 Abs. 1 zulässig.

Berichterstattung und Information: Intervall der Berichterstattung an die Erbengemeinschaft (vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder nach Abschluss wesentlicher Massnahmen), Inhalt des Berichts (Statusbericht über Nachlassabwicklung, Inventar, Kassabericht), Informationsrechte der einzelnen Erben.

Laufzeit und Beendigung: Beginn des Mandats (automatisch mit dem Tod des Erblassers oder nach Benachrichtigung durch das Bezirksgericht), Bedingungen für die Niederlegung des Amts durch den Willensvollstrecker (wichtige Gründe, Genehmigung des Bezirksgerichts), Endigung mit vollständiger Nachlassteilung und Décharge der Erben.

Sonderfall Digitaler Nachlass: Das Willensvollstrecker-Mandat sollte im digitalen Zeitalter auch den digitalen Nachlass adressieren: Zugangsdaten zu E-Mail-Konten (Gmail, Outlook), Social-Media-Profilen (LinkedIn, Facebook, Instagram), Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive, iCloud), Online-Banking-Portalen und Kryptowährungswallets (Bitcoin, Ethereum — Private Keys). Ohne ausdrückliche Mandatsgrundlage ist der Willensvollstrecker in seiner Handlungsfähigkeit beim digitalen Nachlass eingeschränkt. Das Mandat kann vorsehen, dass der Erblasser zu Lebzeiten einen sicheren «digitalen Nachlass-Umschlag» hinterlegt, auf den der Willensvollstrecker nach dem Tod zugreifen darf.

Nachlassinventar und Koordination mit der Erbschaftsbehörde: Das Mandat regelt die Pflicht des Willensvollstreckers, unmittelbar nach Bekanntwerden des Todes die wichtigsten Sicherungsmassnahmen zu treffen: Bankkonten informieren, laufende Zahlungen (Hypothekarzinsen, Mieten, Versicherungsprämien) sicherstellen, Liegenschaften sichern, und alle bekannten Wertgegenstände inventarisieren. Nach der Testamentseröffnung durch das Bezirksgericht (ZGB Art. 556-558) übernimmt der Willensvollstrecker offiziell sein Amt und erhält vom Bezirksgericht eine Vollstreckungsurkunde (Erbenschein / Vollstrecker-Ausweis nach ZGB Art. 559), mit der er sich gegenüber Banken, Grundbuchämtern und anderen Institutionen legitimiert. Der Willensvollstrecker koordiniert mit dem kantonalen Erbschaftsamt (Bezirksgericht, Regionalgericht oder Kantonsgericht je nach Kanton), der AHV-Ausgleichskasse, der Pensionskasse und den kantonalen Steuerbehörden (Erbschaftssteuerverwaltung).

Steuerliche Aspekte im Mandat: Das Mandat soll klären, wer für folgende Steuererklärungen zuständig ist: die letzte Einkommenssteuererklärung des Erblassers für das Todesjahr (beim kantonalen Steueramt), die Erbschaftssteuererklärung (kantonal — Kanton ZH: ESchG ZH; Kanton BE: StG BE Art. 204 ff.; Kantone ZG, SZ, OW: keine Erbschaftssteuer für Nachkommen), die Grundstückgewinnsteuer bei Liegenschaftsverkäufen (z.B. § 216 ff. StG ZH), und Mehrwertsteuererklärungen bei Unternehmen des Erblassers (ESTV, www.estv.admin.ch). Der Willensvollstrecker muss die Steuern fristgerecht einreichen und aus dem Nachlass bezahlen.

BVG und 3. Säule: Der Willensvollstrecker muss Ansprüche aus der beruflichen Vorsorge (BVG — 2. Säule: Todesfallkapital aus der Pensionskasse), aus Freizügigkeitskonten (FZK bei Freizügigkeitsstiftungen) und aus der Säule 3a (gebundene Vorsorge bei Banken oder Versicherungen) abklären und geltend machen. Diese Ansprüche sind nicht automatisch Teil des Nachlasses — sie fallen direkt an die begünstigten Personen (BVG Art. 20a). Das Mandat sollte ausdrücklich vorsehen, dass der Willensvollstrecker alle Vorsorgeeinrichtungen anschreibt und die entsprechenden Leistungen koordiniert.

forms-legal.com stellt dieses Willensvollstrecker-Mandat Schweiz als Ausgangspunkt für die Nachlassplanung bereit. Das Mandat ist an die spezifische Situation des Erblassers, des Willensvollstreckers und des Nachlasses anzupassen. Vor der Unterzeichnung empfiehlt sich die Konsultation eines auf Erbrecht spezialisierten Rechtsanwalts (Schweizerischer Anwaltsverband SAV, Fachgruppe Erbrecht) oder Notars, der die kantonalen Besonderheiten kennt.

Konzept «Nachlassplanung 360°»: Das Willensvollstrecker-Mandat ist Teil eines umfassenden Nachlassplanungsansatzes, der auch Folgendes umfasst: Testament oder Erbvertrag (ZGB Art. 468-493 für Erbverträge), Ehevertrag bei verheirateten Erblassern (ZGB Art. 182 ff. — güterrechtliche Regelungen beeinflussen die Nachlassmasse), Vorsorgeauftrag (ZGB Art. 360 ff. — für die Zeit der Urteilsunfähigkeit zu Lebzeiten), Schenkungsplanung (ZGB Art. 626 ff. — Ausgleichspflicht unter Nachkommen), und Unternehmensnachfolge-Planung (Gesellschaftsvertrag, Aktionärsvereinbarung, SHA). Ein gut ausgestaltetes Willensvollstrecker-Mandat, das in dieses Gesamtkonzept eingebettet ist, maximiert die Planungssicherheit und minimiert Steuerbelastung sowie familiäre Konflikte. Die Zusammenarbeit zwischen Testament (Willensvollstrecker-Ernennung nach ZGB Art. 517), Mandat (Ausgestaltung nach OR Art. 394 ff.) und Vorsorgeauftrag (ZGB Art. 360 ff.) bildet das Rückgrat einer umfassenden Schweizer Nachlassplanung. Konkrete Zahlen zur Erbschaftssituation in der Schweiz: Jährlich wechseln gemäss Bundesamt für Statistik (BFS) Erbschaften mit einem Gesamtwert von schätzungsweise CHF 70–100 Mrd. den Eigentümer — dies entspricht etwa 10–15 % des Bruttoinlandsprodukts. Ein gut strukturiertes Willensvollstrecker-Mandat sichert, dass dieses Vermögen gemäss dem Willen des Erblassers und ohne unnötige Verluste durch Streitigkeiten, Fehlentscheidungen oder steuerliche Fehler übertragen wird. Die Kantone Zürich, Bern und Genf allein verzeichnen jährlich über 30'000 Nachlassfälle, von denen schätzungsweise 8'000–12'000 einen professionellen Willensvollstrecker erfordern. Das Willensvollstrecker-Mandat enthält typischerweise auch Bestimmungen zur Vergütung (OR Art. 394 Abs. 3): Fehlt eine Vereinbarung, richtet sich das Honorar nach dem kantonalen Recht oder dem üblichen Ansatz für anwaltliche Nachlassverwaltungen, was in der Praxis 1–3 % des Nachlasswerts entspricht. Diese Vergütungsregelung sollte im Mandat explizit festgehalten werden, um spätere Meinungsverschiedenheiten unter den Erben zu vermeiden.

Das Ausfüllen des Willensvollstrecker-Mandats erfordert eine gemeinsame Vorbereitung durch Erblasser und Willensvollstrecker.

Schritt 1 — Parteienangaben: Vollständiger Legalname, Geburtsdatum, AHV-Nummer und aktuelle Wohnsitzadresse des Erblassers eintragen. Beim Willensvollstrecker: vollständiger Legalname, Berufsbezeichnung, Firmenname (bei Anwaltskanzleien oder Treuhandfirmen) und vollständige Adresse angeben. Bei professionellen Willensvollstreckern die UID-Nummer des Unternehmens aus dem Handelsregister (www.zefix.admin.ch) eintragen.

Schritt 2 — Nachlassbeschreibung: Den voraussichtlichen Nachlass so vollständig wie möglich beschreiben. Dies erleichtert die Abschätzung der Komplexität des Mandats und die Berechnung der Vergütung. Genaue Werte müssen zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung nicht bekannt sein — eine summarische Beschreibung (z.B. «Liegenschaft in Zürich, Wertschriftendepot, GmbH-Beteiligung») genügt.

Schritt 3 — Aufgabenkatalog: Die übertragenen Aufgaben möglichst präzise beschreiben. Offene Fragen: Welche Massnahmen kann der Willensvollstrecker eigenständig treffen (Inkasso von Forderungen, Kündigung von Mietverträgen)? Welche erfordern Zustimmung der Erben (Verkauf von Liegenschaften, Veräusserung von Unternehmensanteilen)? Welche erfordern Genehmigung des Bezirksgerichts (ausserordentliche Verwaltungshandlungen)?

Schritt 4 — Vergütung festlegen: Art, Satz und Berechnungsgrundlage der Vergütung im Voraus vereinbaren. Richtwerte: Professionelle Willensvollstrecker (Rechtsanwalt, Treuhänder): CHF 250–600/h je nach Kanton und Spezialisierung, oder 1–3 % des Bruttonachlasses. Banken-Nachlassabteilungen: nach eigenem Tarif (z.B. UBS Testaments-Execution Service). Auslagenersatz (Spesen, Kommunikation, Reisen, Grundbuchgebühren) zusätzlich zum Honorar. Akontozahlung bei Mandatsbeginn: üblich bei komplexen Nachlässen (z.B. CHF 10 000–20 000 aus dem Nachlass nach Genehmigung durch das Bezirksgericht).

Schritt 5 — Berichterstattung: Intervall und Format der Berichterstattung vereinbaren. Bei komplexen Nachlässen empfiehlt sich eine vierteljährliche Berichterstattung an alle Erben; bei einfacheren Nachlässen genügt ein jährlicher Bericht. Der Bericht sollte Statusupdates zu offenen Massnahmen, eine Kassaübersicht und einen Zeitplan für die nächsten Schritte enthalten.

Schritt 6 — Unterzeichnung und Aufbewahrung: Mandat von Erblasser und Willensvollstrecker unterzeichnen lassen (beide Originalunterschriften). Datum und Ort der Unterzeichnung festhalten. Mehrere Originalexemplare anfertigen: eines für den Erblasser (bei Testament hinterlegen oder zusammen aufbewahren), eines für den Willensvollstrecker, eines bei der begleitenden Anwaltskanzlei oder dem Notar. Das Bezirksgericht und die kantonale Erbschaftsbehörde (z.B. Erbschaftsamt Zürich, Erbschaftsgericht Bern) erhalten das Mandat nach dem Tod im Rahmen des Erbgangsverfahrens zu Kenntnis. Ein beglaubigtes Exemplar des Mandats (Beglaubigung durch Notar oder Gemeindeammann) erleichtert die Vorlage beim Bezirksgericht und bei Banken.

Schritt 7 — Regelmässige Überprüfung und Aktualisierung: Das Willensvollstrecker-Mandat ist ein lebendes Dokument und sollte alle 3–5 Jahre oder bei wesentlichen Änderungen (neues Testament, Scheidung, Erbrechtsrevision, wesentliche Änderungen des Nachlasses) überprüft und aktualisiert werden. Die Erbrechtsrevision vom 1. Januar 2023 (ZGB Art. 471 neue Fassung — Reduktion der Pflichtteile) hat die Nachlassplanung in der Schweiz verändert; Mandate, die vor 2023 erstellt wurden, sollten auf Aktualität geprüft werden. Das Mandat ist ein lebzeitiger Vertrag — der Willensvollstrecker verpflichtet sich bereits zu Lebzeiten des Erblassers, nach dessen Tod tätig zu werden. Das schriftlich abgefasste und von beiden Parteien unterzeichnete Mandat schafft Klarheit über Rechte und Pflichten und dient nach dem Tod des Erblassers als verbindliche Grundlage für die Zusammenarbeit des Willensvollstreckers mit dem Bezirksgericht, den Banken, dem Grundbuchamt und den Erben. Ohne schriftliches Mandat bleibt die Willensvollstreckung auf die pauschalen gesetzlichen Regelungen (ZGB Art. 517-518) beschränkt — ohne die für professionelle Mandate notwendige Konkretisierung von Vergütung, Haftung und Berichterstattung.

Schritt 8 — Prüfung des Mandats in einem Testlauf: Nach Fertigstellung des Mandats empfiehlt sich ein «Testlauf» — d.h. der Erblasser beschreibt dem Willensvollstrecker die konkrete Nachlasssituation (Vermögen, Schulden, Erben, besondere Anordnungen) und der Willensvollstrecker erklärt, wie er gemäss Mandat vorgehen würde. Dieser Austausch klärt allfällige Unklarheiten im Mandat, bevor es in Kraft tritt, und stärkt das gegenseitige Vertrauen. In der Praxis empfehlen Nachlassanwälte (Rechtsanwälte mit Spezialgebiet Erbrecht, Mitglied des SAV Fachausschuss Erbrecht) einen jährlichen «Review» des Mandats — insbesondere nach wesentlichen Veränderungen im Nachlass (Kauf oder Verkauf einer Liegenschaft, Aufnahme oder Aufgabe einer Unternehmensbeteiligung, Veränderungen im Familienstand).

Das Willensvollstrecker-Mandat Schweiz unterliegt dem Schweizer Auftragsrecht (OR Art. 394 ff.) und dem Erbrecht (ZGB Art. 517-518). Folgende rechtliche Anforderungen sind zu beachten.

Form des Mandats: Das Willensvollstrecker-Mandat bedarf keiner besonderen Form — es kann formlos geschlossen werden (mündlich, schriftlich). Aus Beweisgründen empfiehlt sich stets die Schriftform. Zu unterscheiden ist das Mandat vom Testament (letztwillige Verfügung), das die eigentliche Ernennung enthält und den Formvorschriften von ZGB Art. 499 ff. oder Art. 505 genügen muss. Das Mandat selbst ist ein Begleitdokument zum Testament — es konkretisiert die Modalitäten, ohne selbst eine erbrechtliche Wirkung zu haben.

Auftragsrecht (OR Art. 394 ff.): Das Willensvollstrecker-Mandat qualifiziert rechtlich als Auftrag nach OR Art. 394. Der Willensvollstrecker (Beauftragter) schuldet dem Erblasser (Auftraggeber) die sorgfältige und getreue Ausführung des übertragenen Geschäfts (OR Art. 398 Abs. 2). Er muss die Weisungen des Auftraggebers (d.h. die testamentarischen Anordnungen des Erblassers) befolgen (OR Art. 397). Er kann Aufgaben an Dritte delegieren, wenn dies nach der Natur des Auftrags erlaubt oder vom Auftraggeber genehmigt ist (OR Art. 399 — Substitution).

Haftungsmassstab: Nach OR Art. 398 Abs. 1 haftet der Beauftragte für sorgfältige und getreue Ausführung. Das Bundesgericht hat in BGE 131 III 640 und weiteren Entscheiden klargestellt, dass der Willensvollstrecker für die pflichtgemässe Verwaltung des Nachlasses haftet. Eine Haftungsbeschränkung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit ist nach OR Art. 100 Abs. 1 vertraglich vereinbar — empfehlenswert für professionelle Willensvollstrecker.

Gerichtsstand und kantonale Aufsicht: Das zuständige Bezirksgericht (ZH, SG, SZ, NW, OW, UR, GL, TG, SH), Regionalgericht (BE, SO, AG, FR), Bezirksgericht (VS, GE, NE, VD, JU) oder entsprechende kantonale Erbschaftsbehörde übt die Aufsicht über den Willensvollstrecker aus. Die kantonalen Erbschaftsprozessgesetze (z.B. Erbschaftsgesetz ZH, Gesetz über die Erbschaftssteuern BE) regeln die Details der Aufsicht und des Abberufungsverfahrens.

Verjährungs- und Verwirkungsfristen: Ansprüche aus fehlerhafter Willensvollstreckung verjähren nach OR Art. 127 in zehn Jahren (allgemeine Verjährungsfrist). Pflichtteilsklagen gegen Verfügungen des Erblassers (ZGB Art. 522) verwirken nach ZGB Art. 533 in fünf Jahren ab Kenntnis der Verletzung, spätestens in zehn Jahren ab dem Erbfall.

Besondere Situation bei der Revison des Erbrechts: Die Erbrechtsrevision vom 1. Januar 2023 hat die Pflichtteilsordnung in der Schweiz grundlegend verändert (ZGB Art. 471 neue Fassung). Willensvollstrecker-Mandate, die vor 2023 erstellt wurden und auf die alten Pflichtteile Bezug nehmen, sind zu überprüfen. Konkret bei Patchwork-Familien, nichtehelichen Partnerschaften und gemischten Erbsituationen hat die Revision neue Gestaltungsspielräume eröffnet, die im Mandat berücksichtigt werden sollten. Das kantonale Migrationsamt — das SEM auf Bundesebene — ist nicht zuständig für Erbschaftsfragen; zuständig sind die kantonalen Erbschaftsbehörden (Bezirksgericht, Regionalgericht, Kantonsgericht) und die ESTV sowie die kantonalen Steuerämter für steuerliche Fragen. Erbschaftliche Streitigkeiten werden letztinstanzlich vom Bundesgericht in Lausanne entschieden (BGer — zuständig als letzte Beschwerdeinstanz in Zivilsachen nach BGG Art. 72 ff.). Kantonale Erbschaftsverfahren folgen dem kantonalen Zivilprozessrecht, das seit Inkrafttreten der Eidgenössischen Zivilprozessordnung (ZPO, SR 272) am 1. Januar 2011 vereinheitlicht wurde — was die interkantonale Koordination bei Nachlässen mit Vermögen in mehreren Kantonen deutlich vereinfacht hat.

Bei der Erstellung und Umsetzung von Willensvollstrecker-Mandaten in der Schweiz treten häufig Fehler auf, die zu Streitigkeiten und erheblichem Mehraufwand führen.

Fehler 1 — Kein schriftliches Mandat trotz komplexen Nachlasses: Besonders bei der Beauftragung eines professionellen Willensvollstreckers ohne schriftliches Mandat entstehen Unklarheiten über den Leistungsumfang (Was ist im Honorar inbegriffen? Welche Drittkosten sind separat abzurechnen?). Ohne schriftlichen Aufgabenkatalog entsteht ein Interpretationsspielraum, der zu Auseinandersetzungen mit den Erben über die Angemessenheit der Vergütung führt.

Fehler 2 — Unklare Abgrenzung zwischen Willensvollstrecker und Erbengemeinschaft: Erben und Willensvollstrecker verwechseln häufig ihre Rollen: Der Willensvollstrecker handelt nicht als Vertreter der Erben, sondern als eigenständige Amtsperson im Interesse des Nachlasses. Erben haben grundsätzlich kein Weisungsrecht gegenüber dem Willensvollstrecker — dieser ist an die Anordnungen des Erblassers (letztwillige Verfügung) gebunden. Ein klares Mandat, das die Kompetenzabgrenzung regelt, verhindert Missverständnisse.

Fehler 3 — Vergütung nicht vorab geregelt: Ohne ausdrückliche Vergütungsvereinbarung entstehen nach dem Tod des Erblassers oft Konflikte zwischen dem Willensvollstrecker und den Erben über die Höhe des Honorars. Kantonale Gerichte wenden unterschiedliche Massstäbe an — eine klare Vorabregelung im Mandat ist der beste Schutz gegen Streitigkeiten.

Fehler 4 — Keine Regelung für Auslagen und Drittkosten: Notargebühren, Grundbuchgebühren, Anwaltskosten für Drittmandatierungen, Reisespesen, Kosten für Bewertungsgutachten — all diese Drittkosten können erhebliche Beträge ausmachen. Ohne Regelung entstehen Auseinandersetzungen, ob diese Kosten im Honorar des Willensvollstreckers inbegriffen sind oder separat aus dem Nachlass zu ersetzen sind.

Fehler 5 — Kein Ersatzvollstrecker vorgesehen: Verstirbt der Willensvollstrecker während der Mandatsausübung, oder muss er das Amt aus gesundheitlichen oder anderen wichtigen Gründen niederlegen, und ist kein Ersatz im Testament bestimmt, muss das Bezirksgericht auf Antrag der Erben einen Erbschaftsverwalter (ZGB Art. 554) einsetzen. Dieser Prozess verursacht Verzögerungen und Kosten, die durch eine einfache Ersatzvollstrecker-Ernennung im Testament hätten vermieden werden können.

Fehler 6 — Fehlende Digitalnachlass-Regelung: In der Praxis 2026 verfügen viele Erblasser über erhebliche digitale Vermögenswerte — Kryptowährungswallets (Bitcoin, Ethereum), Online-Konten mit Guthaben (PayPal, Revolut, Online-Banking), Cloud-gespeicherte Dokumente und digitale Kunstwerke (NFTs). Ohne ausdrückliche Regelung im Mandat, wie der Willensvollstrecker auf diese Werte zugreifen soll, gehen sie de facto verloren. Das Mandat sollte ausdrücklich vorsehen, dass der Erblasser zu Lebzeiten ein geschütztes «Zugangsdatendokument» erstellt und dem Willensvollstrecker übergeben oder zugänglich macht.

Fehler 7 — Mandat wird nach dem Tod des Erblassers nicht beim Bezirksgericht eingereicht: Das Willensvollstrecker-Mandat als Mandatsvertrag ist kein öffentliches Dokument und muss nicht zwingend beim Bezirksgericht eingereicht werden — aber in der Praxis ist die Einreichung beim zuständigen Bezirksgericht nach dem Tod des Erblassers sinnvoll und notwendig, damit die Erbschaftsbehörde die Kompetenzen des Willensvollstreckers kennt und er seinen Vollstrecker-Ausweis erhält. Erblasser und Willensvollstrecker sollten im Mandat ausdrücklich vorsehen, dass das Mandat nach dem Tod des Erblassers beim zuständigen Bezirksgericht einzureichen ist.