Bewirtungsbeleg Deutschland

Der Bewirtungsbeleg in Deutschland ist in EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 (Abzugsfähigkeit 70%) geregelt. Der Bewirtungsbeleg in Deutschland ist ein zweistufiges Dokument: Einerseits besteht der Gaststättenbeleg (die Rechnung des Restaurants oder Caterers), der nach KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) und AO §146a seit 2020 elektronisch und manipulationssicher sein muss. Andererseits besteht der Eigenbeleg des Unternehmers, auf dem er den Anlass der Bewirtung, die Namen der bewirteten Personen und ihre Funktion sowie den geschäftlichen Hintergrund erläutert — Angaben, die im Kassenbon selbst nicht enthalten sind.

Die steuerliche Grundlage für den Abzug von Bewirtungskosten ist EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 in Verbindung mit den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR), insbesondere R 4.10 Abs. 6–8 EStR. Danach sind Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30 Prozent sind nicht abzugsfähig und können auch nicht durch erhohte Ausgaben kompensiert werden. Umsatzsteuerlich gelten eigene Regeln: Der Vorsteuerabzug nach UStG §15 ist grundsätzlich zu 100 Prozent möglich, sofern die Bewirtung ausschliesslich geschäftlich motiviert ist.

Der Bewirtungsbeleg ist abzugrenzen von der privaten Bewirtung, bei der die Kosten nach EStG §12 nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind, und von der Arbeitnehmer-Bewirtung, die nach LStR 19.3 als Sachzuwendung zu bewerten ist und der Lohnsteuerpflicht unterliegen kann. Massgeblich ist der geschäftliche Anlass: Eine gemeinsame Mahlzeit mit Geschaftspartnern zur Anbahnung eines Vertrages oder zur Pflege einer Geschaftsbeziehung ist ein Bewirtungsanlass nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2; ein Personalessen ohne Geschaftsbezug hingegen nicht.

Das Bundesministerium der Finanzen hat in BMF-Schreiben vom 21.11.1994 (BStBl I 1994, 855) und in späterer Verwaltungspraxis konkrete Anforderungen an den Inhalt des Bewirtungsbelegs festgelegt: Name des Restaurants, Datum der Bewirtung, Teilnehmer mit Namen und Funktion, Anlass der Bewirtung, Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld sowie Unterschrift des Bewirtenden. Das Finanzamt kann bei Fehlen einer dieser Angaben den Betriebsausgabenabzug versagen.

Für den Vorsteuerabzug nach UStG §15 ist der Bewirtungsbeleg ebenfalls relevant: Der Unternehmer kann die auf den Bewirtungskosten enthaltene Umsatzsteuer vollständig als Vorsteuer geltend machen — also zu 100 Prozent, nicht nur zu 70 Prozent wie bei der ertragssteuerlichen Abzugsfähigkeit. Diese Unterscheidung zwischen ertragssteuerlichem und umsatzsteuerlichem Abzug ist für die Buchhaltung bedeutsam und wird im Bewirtungsbeleg durch getrennte Ausweisung der Netto- und Bruttobeträge sowie des Mehrwertsteueranteils dokumentiert.

Ein Bewirtungsbeleg in Deutschland wird benötigt, wann immer Unternehmer, Freiberufler oder Gewerbetreibende Kosten für die Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden oder potenziellen Kunden steuerlich als Betriebsausgaben absetzen möchten.

Geschäftsessen und Kundenbetreuung: Das klassische Anwendungsfeld ist das Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Partnern — sei es zur Anbahnung neuer Verträge, zur Pflege bestehender Geschäftsbeziehungen oder zur Verhandlung von Konditionen. Jede Mahlzeit, bei der ein geschäftlicher Anlass vorliegt, kann mit einem Bewirtungsbeleg belegt und zu 70 Prozent nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 abgesetzt werden.

Messen, Kongresse und Veranstaltungen: Bei Messen, Branchenkongressen oder Fachveranstaltungen, bei denen Unternehmer Geschaftspartner oder Interessenten zum Essen einladen, ist der Bewirtungsbeleg obligatorisch, um die Kosten steuerlich geltend machen zu können. Das Finanzamt akzeptiert auch Catering-Kosten bei Betriebsveranstaltungen, sofern der Geschäftsbezug dokument ist.

Vertragsverhandlungen und Projekttreffen: Wenn Berater, Rechtsanwälte, Steuerberater oder Unternehmer ihre Auftraggeber oder Mandanten im Rahmen laufender Projekte zum Mittagessen einladen, ist der Bewirtungsbeleg die Grundlage für die steuerliche Anerkennung. Das Datum, die Teilnehmer und der konkrete Projektbezug müssen im Beleg dokumentiert sein.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer: Steuerberater und Wirtschaftsprüfer nach StBerG §1, die Mandanten zum Gespräch in einem Restaurant treffen, können die Kosten nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 zu 70 Prozent absetzen. Der Bewirtungsbeleg muss den Namen des Mandanten, das besprochene Steuer- oder Prüfungsthema und das Datum festhalten.

Arbeitnehmer auf Dienstreise: Unternehmen können Arbeitnehmern auf Dienstreise Bewirtungskosten erstatten; der Arbeitnehmer muss einen ordnungsgemässen Bewirtungsbeleg vorlegen, damit das Unternehmen den Betriebsausgabenabzug nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 geltend machen kann. Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist für den Arbeitnehmer steuerfrei, sofern sie auf die tatsächlichen Kosten begrenzt ist.

Selbstständige und Freiberufler: Ärzte, Architekten, IT-Freelancer, Berater und andere Freiberufler, die Honorareinnahmen versteuern, können Bewirtungskosten mit Geschäftsbezug zu 70 Prozent als Betriebsausgaben nach EStG §4 Abs. 4 geltend machen. Voraussetzung ist stets der lückenlose Bewirtungsbeleg.

Betriebliche Weihnachtsfeier und Veranstaltungen: Bei betrieblichen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Jubiläen oder Kick-off-Meetings mit Geschaftspartnern ist der Bewirtungsbeleg die Grundlage für die steuerliche Behandlung. Zu beachten: Bei reinen Arbeitnehmer-Bewirtungen (z.B. Betriebsausflug) gelten andere Regeln (Sachzuwendung nach EStG §19); ein Bewirtungsbeleg nach §4 Abs. 5 Nr. 2 ist nur bei Bewirtung mit Geschäftsbezug und externen Teilnehmern anzusetzen.

Ein steuerlich anerkannter Bewirtungsbeleg in Deutschland muss nach den Anforderungen der Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.10 Abs. 6 EStR) und der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) bestimmte Pflichtangaben enthalten.

Name und Anschrift des Lokals oder Caterers: Der Kassenbon oder die Rechnung des Gaststättenbetriebs muss Name und Adresse des Restaurants oder des Catering-Unternehmens enthalten. Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) im Jahr 2020 und der Pflicht zur Verwendung zertifizierter Kassensysteme nach AO §146a muss jeder Kassenbon eine Transaktionsnummer und ein Sicherheitsmerkmal der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten.

Datum und Uhrzeit der Bewirtung: Das genaue Datum der Bewirtung ist eine Pflichtangabe. Bei mehreren Bewirtungen am selben Tag muss jede Bewirtung separat belegt werden; eine zusammenfassende Abrechnung mehererer Bewirtungen auf einem Beleg ist steuerlich nicht anerkannt.

Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer und Trinkgeld: Der Bewirtungsbeleg muss den Gesamtbetrag ausweisen, der tatsächlich bezahlt wurde — also inklusive Trinkgeld. Das Trinkgeld ist Teil der abzugsfähigen Bewirtungskosten, muss aber auf dem Beleg gesondert ausgewiesen oder handschriftlich erganzt werden. Der Umsatzsteuerbetrag sollte für den Vorsteuerabzug nach UStG §15 gesondert ausgewiesen sein.

Das Portal forms-legal.com stellt diesen Bewirtungsbeleg als vollständiges Muster für Deutschland zur Verfügung, das alle Pflichtangaben nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 und R 4.10 EStR enthält.

Teilnehmer mit Namen und Funktion: Auf dem Eigenbeleg — dem Zusatzdokument, das der Unternehmer selbst ausfuellt — müssen alle bewirteten Personen namentlich aufgeführt werden. Zusätzlich ist die Funktion oder der Unternehmensbezug jeder Person anzugeben (z.B. »Frau Dr. Schneider, Einkaufsleiterin Firma XY«). Der Bundesfinanzhof (BFH 26.02.2014, X R 35/10) hat bestätigt, dass der Steuerpflichtige die Teilnehmer der Bewirtung genau benennen muss; fehlende Teilnehmerangaben führen zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs.

Anlass der Bewirtung: Der geschäftliche Anlass muss auf dem Eigenbeleg konkret beschrieben werden. Eine allgemeine Angabe wie »Geschäftsessen« reicht nicht; es muss klar sein, welches Geschäft oder welche Geschaftsbeziehung den Anlass bildet — z.B. »Verhandlung Liefervertrag 2026 für Produkt X« oder »Jahresgespraech mit Hauptlieferant Firma Y«.

Unterschrift des Bewirtenden: Der Steuerpflichtige muss den Eigenbeleg eigenhändig unterschreiben. Bei Erstattung von Bewirtungskosten an Arbeitnehmer muss der Arbeitnehmer den Beleg unterschreiben und der Arbeitgeber gegenzeichnen.

Verwandte Dokumente: Die Spesenabrechnung fasst mehrere Belege — einschliesslich Bewirtungsbelege — zu einer monatlichen Abrechnung zusammen. Das Kassenbuch (GoBD, AO §146) erfordert die buchhalterische Erfassung aller Barausgaben einschliesslich Bewirtungskosten.

Besonderheiten bei Auslandsbewirtung: Bei Bewirtungen im Ausland entfällt die TSE-Pflicht nach KassenSichV; ausländische Kassenbons ohne TSE-Merkmal sind akzeptabel. Die Währungsumrechnung erfolgt zum Devisenkurs des Bewirtungstages nach BMF-Schreiben. Besonderheiten bei der Angemessenheitsprüfung: Das Finanzamt prüft nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2, ob die Höhe der Bewirtungskosten den Umständen nach angemessen ist; exorbitante Restaurantbesuche können teilweise als unangemessen zurückgewiesen werden.

Sonderfall Catering und Lieferservice: Wenn die Bewirtung nicht in einem Restaurant, sondern durch einen Caterer oder Lieferservice erfolgt — z.B. bei einem Geschaftsessen im Büro des Unternehmers — gelten dieselben Anforderungen an den Bewirtungsbeleg. Der Caterer muss eine ordnungsgemässe Rechnung nach §14 UStG ausstellen, die alle Pflichtangaben enthält. Trinkgeld an den Lieferanten ist ebenfalls zu dokumentieren und durch eine handschriftliche Notiz auf der Rechnung zu belegen. Das Finanzamt akzeptiert Catering-Rechnungen grundsätzlich als Bewirtungsbeleg, sofern der geschäftliche Anlass aus dem Eigenbeleg klar hervorgeht.

Das Ausfüllen des Bewirtungsbelegs erfordert Präzision, weil das Finanzamt bei Betriebsprüfungen (AO §193) die Pflichtangaben streng prüft und fehlende oder unvollständige Angaben zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs führen können.

Erster Schritt: Kassenbon vom Restaurant sichern. Direkt nach der Bewirtung den Kassenbon einfordern und sicherstellen, dass er alle Pflichtangaben enthält: Name und Adresse des Restaurants, Datum, Zeit, Gesamtbetrag, MwSt-Ausweis und — seit KassenSichV 2020 — Transaktionsnummer und TSE-Sicherheitsmerkmal. Ohne gültigen Kassenbon ist der steuerliche Abzug nicht möglich.

Zweiter Schritt: Trinkgeld handschriftlich ergänzen. Falls Trinkgeld bar gezahlt wurde und nicht auf dem Kassenbon ausgewiesen ist, notieren Sie den Trinkgeldbetrag handschriftlich auf dem Kassenbon und unterzeichnen diese Ergänzung. Das Trinkgeld ist Teil der abzugsfähigen Bewirtungskosten.

Dritter Schritt: Teilnehmer vollständig auflisten. Tragen Sie alle bewirteten Personen mit vollem Namen und ihrer Funktion oder Firmenzugehörigkeit in den Eigenbeleg ein. Beispiel: »1. Thomas Huber, Geschäftsführer Mustermann AG; 2. Petra Schmidt, Einkaufsleiterin Mustermann AG«. Vergessen Sie nicht, sich selbst als Bewirtenden ebenfalls zu nennen.

Vierter Schritt: Anlass der Bewirtung konkret beschreiben. Schreiben Sie den Anlass präzise auf: nicht »Geschaftsessen«, sondern z.B. »Jahresgespraech 2026 über Verlängerung Rahmenvertrag Logistikdienstleistungen« oder »Anbahnung Kooperation Entwicklungsprojekt XY«. Je konkreter, desto besser.

Fünfter Schritt: Datum und Ort eintragen. Datum und Ort der Bewirtung müssen mit dem Kassenbon übereinstimmen. Weichen Datum oder Ort ab, sind beide Dokumente nicht verwertbar.

Sechster Schritt: Eigenbeleg unterschreiben. Der Bewirtende unterschreibt den Eigenbeleg eigenhändig. Bei Arbeitnehmer-Spesenabrechnungen: Der Arbeitnehmer unterschreibt den Beleg und der Arbeitgeber zeichnet gegen.

Siebter Schritt: Kassenbon und Eigenbeleg zusammenheften. Heften Sie den Kassenbon des Restaurants und den Eigenbeleg zusammen und archivieren Sie diese in Ihrer Buchführung. Nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmaessigen Führung und Aufbewahrung von Bücher, Aufzeichnungen, Belegen und Unterlagen in elektronischer Form) gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach AO §147.

Achter Schritt: Buchung in der Buchhaltung. Buchen Sie die Bewirtungskosten auf das Sachkonto 4650 (SKR 03) oder 6640 (SKR 04) »Bewirtungskosten« und nur 70 Prozent des Nettobetrages als abzugsfähige Betriebsausgabe. Die nicht abzugsfähigen 30 Prozent buchen Sie auf Konto 4654 (nicht abzugsfähige Betriebsausgaben).

Neunter Schritt: Digitale Archivierung einrichten. Scansen oder fotografieren Sie Kassenbons sofort nach der Bewirtung und laden Sie sie in eine revisionssichere Cloud-Archivsoftware hoch. Viele Buchhaltungssoftwares (DATEV, Lexoffice, sevDesk) bieten integrierte Belegerfassung an, die GoBD-konform archiviert. Ein einfaches Smartphone-Foto in der Galerie genügt nach GoBD nicht — das Original muss zehn Jahre nach AO §147 aufbewahrt werden.

Die rechtlichen Anforderungen an den Bewirtungsbeleg in Deutschland sind im Einkommensteuergesetz (EStG), der Abgabenordnung (AO), den Einkommensteuer-Richtlinien (EStR) und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) verankert.

Abzugsfähigkeit 70 Prozent nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2: Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind nach EStG §4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 nur zu 70 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar. Die restlichen 30 Prozent können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden und erhöhen den steuerpflichtigen Gewinn. Der Bundesfinanzhof (BFH 21.11.1986, III R 200/82) hat klargestellt, dass die 70-Prozent-Grenze absolut gilt und keine Ausnahmen kennt.

Pflichtangaben nach R 4.10 Abs. 6 EStR: Die Einkommensteuer-Richtlinien konkretisieren die gesetzlichen Anforderungen an den Bewirtungsbeleg: Name und Anschrift des Restaurants, Datum der Bewirtung, Teilnehmer mit Namen und Funktion, Anlass der Bewirtung, Gesamtbetrag (mit Trinkgeld), Unterschrift des Bewirtenden. Das Fehlen auch nur einer dieser Pflichtangaben kann zur vollständigen Versagung des Abzugs führen.

Kassensicherungsverordnung und TSE-Pflicht nach AO §146a: Seit 2020 mussen Kassenbelege in Deutschland nach §4 KassenSichV und AO §146a die Daten einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten. Belege ohne TSE-Merkmal sind für das Finanzamt verdaechtig und können bei einer Betriebsprüfung nach AO §193 beanstandet werden.

Vorsteuerabzug nach UStG §15: Bei Rechnungen über 250 Euro brutto (Nettobetrag plus MwSt) gemäss §14 UStG ist ein vollständiger Vorsteuerabzug nach UStG §15 Abs. 1 möglich, sofern der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist und die Bewirtung ausschliesslich unternehmerischen Zwecken dient. Bei Rechnungen bis 250 Euro gelten die Kleinbetragsrechnungsregelungen nach §33 UStDV.

Aufbewahrungspflicht nach AO §147: Bewirtungsbelege unterliegen der zehnjahrigen Aufbewahrungspflicht nach AO §147 Abs. 1 Nr. 4 als sonstige Buchungsbelege. Auch digitalisierte Belege müssen nach GoBD Anlage den Anforderungen an unveränderliche Archivierung genügen; ein einfaches Smartphone-Foto ohne Archivsoftware reicht nicht aus.

Angemessenheitsprüfung nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2: Das Finanzamt kann prufen, ob die Höhe der Bewirtungskosten den Umständen nach angemessen war. Exklusive Restaurantbesuche ohne klares geschaeftliches Ziel oder Bewirtungen in unangemessener Höhe können teilweise oder vollständig als nicht abzugsfähig bewertet werden. Als Faustregel gilt: Bewirtungskosten bis ca. 80–100 Euro pro Person werden selten beanstandet; zusätzlich empfiehlt sich eine gute Dokumentation des geschäftlichen Anlasses.

Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg in Deutschland führen zur Versagung des Betriebsausgabenabzugs durch das Finanzamt oder zu Problemen bei der Betriebsprüfung nach AO §193.

Fehlende oder ungenaue Anlass-Angabe: Der Häufigste Fehler ist eine zu allgemeine Angabe des Bewirtungsanlasses. »Geschaftsessen« oder »Kundenpflege« reichen für das Finanzamt nicht aus. Der Anlass muss konkret beschrieben sein — welches Geschaft, welche Verhandlung, welche Geschaftsbeziehung. Das Finanzamt lässt pauschale Angaben regelmässig nicht gelten und streicht den Abzug.

Fehlende Teilnehmerangaben oder nur Berufsbezeichnung ohne Namen: Wenn die bewirteten Personen nicht namentlich aufgeführt werden, sondern nur »3 Geschaftspartner« oder »Kundendelegation« angegeben wird, versagt das Finanzamt den Abzug. Der BFH (BFH 26.02.2014, X R 35/10) besteht auf der namentlichen Auflistung jeder bewirteten Person.

Kassenbon ohne TSE-Merkmal: Seit 2020 mussen alle Kassenbons das TSE-Sicherheitsmerkmal enthalten. Alte Kassenbons ohne dieses Merkmal können bei einer Betriebsprüfung als nicht ordnungsgemäss zurückgewiesen werden. Auch handgeschriebene Quittungen ohne Kassenbon sind nur in Ausnahmefällen (z.B. Strassencafe ohne Kassenanlage) zulassig.

Nicht abzugsfähige 30 Prozent als Betriebsausgabe gebucht: Ein häufiger Buchhaltungsfehler ist die buchmässige Behandlung der vollen Bewirtungskosten als Betriebsausgabe, obwohl nach EStG §4 Abs. 5 Nr. 2 nur 70 Prozent abzugsfähig sind. Das Finanzamt addiert die zu Unrecht gebuchten 30 Prozent zum steuerpflichtigen Gewinn und setzt entsprechende Nachsteuern und Säumniszuschläge nach AO §240 fest.

Bewirtung von Arbeitnehmern ohne lohnsteuerliche Prüfung: Wird das eigene Personal bewirtet, ist zu prüfen, ob es sich um eine steuerpflichtige Sachzuwendung nach §8 EStG oder um eine steuerfreie Betriebsveranstaltung nach EStG §19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a handelt. Eine einfache Geschaeftsbewirtung des eigenen Personals — z.B. ein Teamessen ohne besonderen Anlass — kann als Arbeitslohn gewertet werden.

Fehlendes Trinkgeld auf dem Beleg: Wenn Trinkgeld bezahlt, aber nicht auf dem Bewirtungsbeleg dokumentiert wird, kann das Finanzamt fragen, ob der ausgewiesene Betrag den tatsächlichen Ausgaben entspricht. Trinkgeld sollte stets auf dem Eigenbeleg vermerkt und — wenn möglich — durch eine handschriftliche Ergänzung auf dem Kassenbon belegt werden.