Aufwandserstattungsformular Deutschland

Das Aufwandserstattungsformular in Deutschland (Germany) — auch Spesenabrechnung, Reisekostenabrechnung oder Auslagenerstattung genannt — ist ein standardisiertes Dokument, mit dem Arbeitnehmer, Auftragnehmer, Vereinsmitglieder oder ehrenamtlich Tätige die ihnen im Rahmen ihrer Tätigkeit entstandenen Aufwendungen und Auslagen beim Auftraggeber oder Arbeitgeber zur Erstattung einreichen. Rechtsgrundlage für den Aufwendungsersatzanspruch im deutschen Privatrecht ist BGB §670, der bestimmt, dass der Auftraggeber oder Arbeitgeber dem Beauftragten oder Arbeitnehmer die Aufwendungen zu erstatten hat, die dieser den Umständen nach für erforderlich halten durfte.

Das Aufwandserstattungsformular verbindet zwei Rechtsdimensionen: erstens die zivilrechtliche Dimension nach BGB §670 (Aufwendungsersatz für Auftragsverhältnisse) und BGB §611a i.V.m. BGB §670 (Aufwendungsersatz im Arbeitsverhältnis), die den Grundanspruch auf Erstattung begrundet; zweitens die steuerrechtliche Dimension nach EStG und den Regelungen des Bundesfinanzministeriums (BMF), die festlegen, welche Aufwendungen steuerfrei erstattet werden können und welche Betrage die Steuerpflicht auslösen.

Im deutschen Steuerrecht sind Reisekostenerstattungen nach EStG §3 Nr. 13 steuerfrei, soweit sie die gesetzlichen Pauschbetrage nicht übersteigen: Verpflegungsmehraufwand bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden vom ersten Tätigkeitsort und der Wohnung: 14 EUR für eintägige Dienstreisen oder Abwesenheit von 8-24 Stunden (gemäss §4 Abs. 5 Nr. 5 EStG i.d.F. des Jahressteuergesetzes 2022); 28 EUR für mehrtägige Dienstreisen (Tage mit An- und Abreise 14 EUR; volle Abwesenheitstage 28 EUR). Fahrkosten werden nach §9 Abs. 1 Nr. 4 EStG mit 0,30 EUR je km erstattet (PKW); ab 2024 erhöht auf 0,38 EUR je km ab dem 21. km bei Dienstreisen. Übernachtungskosten werden in tatsächlicher Höhe gegen Beleg erstattet; ohne Beleg gilt der Pauschbetrag von 20 EUR je Übernachtung im Inland.

Die Aufwandserstattung unterscheidet sich von der Lohnzahlung: Erstattete Aufwendungen, die innerhalb der gesetzlichen Grenzen und gegen Belege erstattet werden, sind kein steuerpflichtiger Arbeitslohn nach §19 EStG. Übersteigen die erstatteten Betrage die gesetzlichen Pauschbetrage oder werden sie ohne Belege gewahrt, werden sie als steuerpflichtiger Arbeitslohn nach §19 EStG behandelt und unterliegen Lohnsteuer und Sozialversicherungspflicht. Die korrekte Abwicklung der Aufwandserstattung ist daher nicht nur zivilrechtlich, sondern auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich bedeutsam und wird bei Lohnsteuerprüfungen durch das Finanzamt (§42f EStG) kontrolliert.

Neben der Arbeitnehmersphare spielt das Aufwandserstattungsformular auch im Vereinsrecht eine wichtige Rolle: Vereinsmitglieder, die für den Verein Aufwendungen tatigen (Fahrtkosten, Material, Porto), haben nach BGB §670 einen Erstattungsanspruch; ehrenamtliche Helfer können zudem die Übungsleiterpauschale nach EStG §3 Nr. 26 (3.000 EUR jahrlich, steuerfrei) oder die Ehrenamtspauschale nach §3 Nr. 26a EStG (840 EUR jahrlich, steuerfrei) in Anspruch nehmen.

Der Gesetzgeber hat mit dem Jahressteuergesetz 2022 die Home-Office-Pauschale von 5 EUR auf 6 EUR pro Tag angehoben und den Jahreshöchstbetrag auf 1.260 EUR (210 Tage) erhöhen. Viele Unternehmen haben spezielle Zusatzformulare für Home-Office-Kostenerstattungen entwickelt, die neben der steuerlichen Home-Office-Pauschale auch Erstattungen für Arbeitsmittel (Burostuhl, Bildschirm) nach §3 Nr. 31 EStG (50 EUR monatlich steuerfrei) abdecken. Die korrekte Abwicklung ist sowohl zivilrechtlich nach BGB §670 als auch steuerrechtlich relevant.

Ein Aufwandserstattungsformular in Deutschland ist in folgenden Situationen einzusetzen:

Dienstreisen und Geschaftsreisen: Wenn Arbeitnehmer im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit ausserhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte tätig werden (§9 Abs. 4 EStG — erste Tätigkeitsstätte), entstehen ihnen typischerweise Aufwendungen für Fahrt, Unterkunft und Verpflegungsmehraufwand, die nach §670 BGB und §3 Nr. 13 EStG vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können. Das Aufwandserstattungsformular ist das Abrechnungsdokument für diese Aufwendungen.

Bewirtungskosten im Rahmen geschaftlicher Bewirtungen: Bewirtungskosten sind nach §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur zu 70% als Betriebsausgabe abzugsfahig. Der Arbeitgeber erstattet die Kosten vollständig; steuerlich darf er aber nur 70% abziehen. Das Formular muss den betrieblichen Anlass, die Teilnehmer und den Ort der Bewirtung enthalten (Bewirtungsbeleg nach BMF-Schreiben).

Home-Office-Pauschale und Arbeitsmittel: Seit dem Jahressteuergesetz 2022 können Arbeitnehmer eine Home-Office-Pauschale von 6 EUR pro Tag (max. 1.260 EUR jahrlich = 210 Tage) geltend machen. Wenn der Arbeitgeber Arbeitsmittel (Buromaterial, Fachliteratur, Berufskleidung) erstattet, ist dies nach §3 Nr. 31 EStG bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei.

Ehrenamt und Vereinsstaetigkeit: Ehrenamtliche Helfer in gemeinnützigen Vereinen (§52 AO) erhalten ihr Aufwandserstattungsformular für Fahrt-, Material- und sonstige Auslagen. Die Übungsleiterpauschale nach §3 Nr. 26 EStG (max. 3.000 EUR jahrlich) und die Ehrenamtspauschale nach §3 Nr. 26a EStG (max. 840 EUR jahrlich) sind zusätzliche steuerfreie Leistungen, die aber separat zu beantragen sind.

Auftragnehmer und Freiberufler: Selbstständige und Freiberufler, die im Auftrag eines Auftraggebers Aufwendungen tatigen, die vertraglich zur Erstattung vorgesehen sind (z.B. Reisekosten bei Projektarbeit beim Kunden), rechnen diese uber das Aufwandserstattungsformular ab. Wichtig: Bei Selbstständigen werden Aufwandserstattungen als Betriebseinnahmen behandelt und müssen der Einkommensteuer unterworfen werden, sofern sie die Pauschbetrage des §4 Abs. 5 EStG übersteigen.

Lohnsteuerprüfung und Compliance: Bei Lohnsteuerprüfungen nach §42f EStG prufen Finanzbeamte stichprobenartig, ob Aufwandserstattungen korrekt abgerechnet wurden. Fehlen ordnungsgemässe Belege, werden erstattete Betrage als steuerpflichtiger Arbeitslohn nachversteuert, was Lohnsteuernachforderungen und Sozialversicherungsnachzahlungen auslöst.

Ein vollständiges und steuerkonformes Aufwandserstattungsformular in Deutschland muss folgende Pflichtbestandteile enthalten:

1. Identifikation des Einreichers: Vollständiger Name, Personalnummer (bei Arbeitnehmern), Abteilung oder Kostenstelle, Bankverbindung (IBAN) für die Auszahlung. Bei Vereinsmitgliedern: Name, Mitgliedsnummer und Funktion im Verein.

2. Zeitraum und Anlass der Aufwendungen: Datum oder Zeitraum der Dienstreise oder Aufwendung, Reiseziel oder Einsatzort, betrieblicher Anlass (Beschreibung des Geschaftszwecks). Bei Bewirtungen: Anlass der Bewirtung, Namen und Unternehmen aller Teilnehmer.

3. Fahrtkosten: Kilometeranzahl und Route bei Nutzung des Privat-PKW; Ticketbelege für Bahn (Deutsche Bahn, ICE/IC/RE), OEPNV, Flugzeug oder Taxi; Parkgebuehren gegen Beleg. Erstattungssatz für PKW: 0,30 EUR/km (§9 Abs. 1 Nr. 4 EStG), ab 2024 erhöht auf 0,38 EUR/km ab dem 21. km bei Dienstreisen. Das Portal forms-legal.com stellt dieses Formular als Ausgangspunkt bereit; passen Sie die Erstattungssätze an Ihre Unternehmensrichtlinien an.

4. Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld): Abwesenheitsdauer vom ersten Tätigkeitsort an Reisetagen und bei mehrtägigen Reisen. Steuerfreie Pauschbetrage 2024: Bei inländischen Reisen 14 EUR für Abwesenheit von 8-24 Stunden; 28 EUR für volle Abwesenheitstage (§4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Auslandstagegeldsätze nach BMF-Schreiben (jährlich aktualisiert).

5. Übernachtungskosten: Hotelrechnungen oder sonstige Übernachtungsbelege in tatsächlicher Höhe. Fruhstuck ist gemäss BMF-Schreiben zu kurzern (Abzug 20% des Tagessatzes = 5,60 EUR bei 28 EUR Tagessatz). Ohne Beleg gilt der Inlandspauschbetrag von 20 EUR pro Nacht.

6. Sonstige Aufwendungen: Bewirtungsbelege (Restaurantquittung oder Kassenkassenbon mit maschineller Aufzeichnung) einschliesslich Umsatzsteuerausweis; Telekommunikationskosten (berufsbedingte Handy- oder Internetkosten); Berufskleidung; Fachliteratur und Arbeitsmittel; Porto und Versandkosten.

7. Gesamtabrechnung und Belegliste: Nummerierung aller Belege, Gesamtbetrag je Kategorie, Gesamtsumme der Erstattungsanforderung. Jeder Beleg muss in Klarschrift die folgenden Angaben enthalten: Rechnungsaussteller (Name, Anschrift), Datum, Betrag, Zahlungsbeleg.

8. Unterschrift und Genehmigung: Unterschrift des Einreichers (Erklarung der Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben), Datum der Einreichung, Genehmigungsunterschrift des Vorgesetzten oder zuständigen Sachbearbeiters (Vier-Augen-Prinzip), Buchungsfreigabe durch die Finanzbuchhaltung.

9. Kostenstelle und Buchungshinweise: Kostenstelle oder Projektnummer für die interne Weiterverrechnung; steuerliche Klassifikation der einzelnen Positionen (steuerfrei nach §3 Nr. 13/16 EStG, teilweise abzugsfahige Betriebsausgabe nach §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG bei Bewirtung).

10. Digitale Belegerfassung (GoBD): Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Belegerfassung mittels GoBD-konformer Scanner-Apps. Das Finanzamt akzeptiert digitale Belege nach den GoBD (BMF-Schreiben 28.11.2019) nur, wenn die Anforderungen erfüllt sind: unveränderliche Speicherung, vollständige Abbildung aller Seiten, Lesbarkeit für 10 Jahre, Verfahrensdokumentation. Thermopapier-Belege dürfen nach dem GoBD-konformen Scannen vernichtet werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für die digitale Belegarchivierung erstellt hat.

Das Aufwandserstattungsformular wird nach Abschluss der Dienstreise oder nach Entstehung der Aufwendungen ausgefüllt. So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

Schritt 1 — Belege sammeln und ordnen: Sammeln Sie während der Dienstreise alle Originalbelege: Tankquittungen, Hotelrechnungen, Bahntickets, Restaurantquittungen, Parktickets, Taxibelege. Digitale Belege (PDF-Rechnungen) sind nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmaessigen Fuhrung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) zulässig, wenn sie unverändert und vollständig gespeichert werden. Heben Sie alle Originalbelege auf; bei Lohnsteuerprüfungen können Finanzbeamte Belegvorlage nach §42f EStG verlangen.

Schritt 2 — Dienstreisendetails eintragen: Tragen Sie Ihren Namen, Ihr Reiseziel, Datum und Uhrzeit der Abreise und Rückkehr sowie den betrieblichen Anlass der Reise ein. Die genaue Abwesenheitsdauer vom ersten Tätigkeitsort entscheidet darüber, welcher Verpflegungspauschbetrag zusteht (unter 8 Stunden: kein Tagegeld; 8-24 Stunden: 14 EUR; voller Abwesenheitstag: 28 EUR gemäss §4 Abs. 5 Nr. 5 EStG).

Schritt 3 — Fahrtkosten berechnen: Bei Nutzung des Privat-PKW: Streckenmeldung mit Kilometerstand oder Google-Maps-Screenshot als Nachweis, Multiplikation der Kilometer mit 0,30 EUR/km (ab 21. km 0,38 EUR/km ab 2024). Bei öffentlichen Verkehrsmitteln: Belege beifügen und tatsächliche Kosten eintragen.

Schritt 4 — Übernachtungen und Verpflegung: Hotelrechnung original beifügen; falls Fruhstuck inbegriffen ist, kürzen Sie den Verpflegungspauschbetrag um 20% (5,60 EUR bei 28 EUR Tagessatz). Bei mehrtagigen Reisen: Verpflegungspauschbetrag für An- und Abreisetag 14 EUR, für Volltage 28 EUR. Auslandsreisen: länderspezifische Sätze nach aktuellem BMF-Schreiben anwenden.

Schritt 5 — Sonstige Auslagen aufschlusseln: Tragen Sie alle weiteren Auslagen mit Bezug auf den betrieblichen Anlass ein. Bewirtungskosten: Restaurantbeleg mit Anlass, Ort und Teilnehmerliste (Namen und Unternehmen) beifügen; der Arbeitgeber kann 70% als Betriebsausgabe abziehen (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).

Schritt 6 — Gesamtsumme bilden und Belegliste nummerieren: Addieren Sie alle Erstattungsbeträge zu einem Gesamtbetrag; nummerieren Sie alle Belege entsprechend der Formularzeilen. Prufen Sie nochmals, ob alle Belege vorhanden und lesbar sind.

Schritt 7 — Formular einreichen und Genehmigung einholen: Unterzeichnen Sie das Formular und reichen Sie es mit allen Originalbelegen (oder digitalisierten Belegen nach GoBD-Anforderungen) bei Ihrem Vorgesetzten oder der Finanzbuchhaltung ein. Die meisten Unternehmen haben interne Fristen (z.B. 30 Tage nach der Dienstreise); spätere Einreichungen können nach §195 BGB verjähren, wenn sie nicht rechtzeitig geltend gemacht werden.

Das Aufwandserstattungsformular und die zugrundeliegenden Erstattungsanspruche unterliegen in Deutschland folgendem Rechtsrahmen:

BGB — Bürgerliches Gesetzbuch: §670 BGB (Aufwendungsersatz) ist die zivilrechtliche Grundnorm: Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet. Diese Norm gilt fur Auftragsverhältnisse (BGB §§662 ff.) und entsprechend für Arbeitnehmer (BGB §611a i.V.m. §670). Keine Erstattungspflicht besteht fur Aufwendungen, die der Arbeitnehmer nicht fur erforderlich halten durfte.

EStG — Einkommensteuergesetz: §3 Nr. 13 EStG (steuerfreie Reisekostenerstattungen durch öffentliche Arbeitgeber); §3 Nr. 16 EStG (steuerfreie Erstattung von Reisekosten durch private Arbeitgeber); §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG (Bewirtungskosten — nur 70% Betriebsausgabenabzug); §4 Abs. 5 Nr. 5 EStG (Verpflegungspauschbetrage — 14 EUR/28 EUR ab 2021, unverändert 2024); §9 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Fahrtkosten — 0,30 EUR/km; ab 2024: 0,38 EUR/km ab 21. km); §3 Nr. 26 EStG (Übungsleiterpauschale 3.000 EUR jahrlich); §3 Nr. 26a EStG (Ehrenamtspauschale 840 EUR jahrlich); §3 Nr. 31 EStG (Sachzuwendungen an Arbeitnehmer, 50 EUR monatlich steuerfrei).

Sozialversicherungsrecht (SGB IV): Nach §14 SGB IV ist Arbeitsentgelt jedes Arbeitsentgelt aus einer Beschaftigung; Aufwandserstattungen im Rahmen der gesetzlichen Grenzen sind kein Arbeitsentgelt und damit sozialversicherungsfrei (§14 SGB IV i.V.m. §1 ArEV — Arbeitsentgeltverordnung). Werden Pauschbetrage uberschritten, entsteht Sozialversicherungspflicht.

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmaessigen Fuhrung und Aufbewahrung von Büchern): Belege zu Aufwandserstattungen unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach §§147 AO, 257 HGB (6 Jahre fur Handelsbriefe, 10 Jahre fur Buchungsbelege). Digitale Belege (Foto, PDF) sind nach GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) zulässig, wenn Authentizitat, Integrität und Lesbarkeit gewahrt sind.

Lohnsteuerprüfung (§42f EStG): Das Finanzamt kann beim Arbeitgeber eine Lohnsteueraussenprüfung durchfuhren und Aufwandserstattungsformulare und Belege anfordern. Fehlende oder unvollständige Belege fuhren zur Nachversteuerung als Arbeitslohn.

Bei der Aufwandserstattung in Deutschland treten folgende typische Fehler auf:

Fehler 1 — Fehlende oder unleserliche Originalbelege: Ohne Originalbelege (oder GoBD-konforme Digitalkopien) können Aufwendungen bei einer Lohnsteuerprüfung nicht anerkannt werden und werden als steuerpflichtiger Arbeitslohn nachversteuert. Sammeln Sie daher alle Belege während der Dienstreise und fotografieren Sie diese sofort mit einem GoBD-konformen Scan-Tool (z.B. DATEV Belegverwaltung, Sevdesk, Lexoffice). Konkret Thermopapier-Belege (Tankquittungen, Kassenbons) verblassen schnell.

Fehler 2 — Verpflegungspauschbetrage falsch berechnet: Ein häufiger Fehler ist die Berechnung von 28 EUR Tagegeld auch für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen. An- und Abreisetage erhalten nach §4 Abs. 5 Nr. 5 EStG nur 14 EUR (unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesem Tag). Volle 28 EUR gibt es nur für Tage, an denen die Abwesenheit 24 Stunden beträgt.

Fehler 3 — Bewirtungsbeleg unvollständig: Ein Bewirtungsbeleg muss nach den BMF-Anforderungen enthalten: Rechnungsaussteller (Restaurant mit vollständiger Anschrift), Datum, Gesamtbetrag, USt-Ausweis und handschriftlich erganzt: Anlass der Bewirtung, Teilnehmer (Namen und Unternehmen). Fehlt einer dieser Punkte, kann der Arbeitgeber den Bewirtungsaufwand nicht als Betriebsausgabe abziehen (§4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). forms-legal.com empfiehlt, Bewirtungsbelege sofort am Restaurant-Tisch mit den Angaben zu erganzen.

Fehler 4 — Erstattung oberhalb der Pauschbetrage ohne Lohnsteuer: Wenn der Arbeitgeber die gesetzlichen Verpflegungspauschbetrage (14 EUR/28 EUR) uberschreitet und z.B. 50 EUR Tagegeld zahlt, ist der ubersteigende Betrag (22 EUR bzw. 36 EUR) steuerpflichtiger Arbeitslohn, der der Lohnsteuer und Sozialversicherung unterliegt. Alternativ kann eine Pauschalversteuerung nach §40 Abs. 2 EStG mit 25% vorgenommen werden. Prufen Sie, ob Ihr Unternehmen eine Richtlinie zu übersteigenden Erstattungen hat.

Fehler 5 — Zu späte Einreichung des Formulars: Aufwandserstattungsanspruche nach BGB §670 unterliegen der regelmässigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach §195 BGB. In der Praxis haben die meisten Unternehmen interne Fristen von 30-60 Tagen nach der Dienstreise. Spaete Einreichungen erschweren die buchhalterische Verarbeitung und können dazu fuhren, dass das Finanzamt Erstattungen einem falschen Veranlagungsjahr zuordnet.