Geschäftsordnung des Aufsichtsrats Deutschland

Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats in Deutschland (Germany) ist das zentrale interne Regelwerk, das die Organisation, Arbeitsweise und Verfahren des Aufsichtsrats einer Aktiengesellschaft (AG) verbindlich festlegt. Sie ergeht auf Grundlage von AktG §82 Abs. 2 in Verbindung mit §107 Abs. 4 AktG und konkretisiert die gesetzlichen Rahmenbedingungen der §§95 bis 116 des Aktiengesetzes (AktG) für die spezifische Gesellschaft. Der Aufsichtsrat ist nach AktG §95 das obligatorische Kontrollgremium jeder Aktiengesellschaft; seine Geschäftsordnung definiert, wie dieses Gremium seine Überwachungsaufgaben gemäss AktG §111 Abs. 1 in der Praxis wahrnimmt.

Das duale Führungssystem der deutschen Aktiengesellschaft, bestehend aus dem geschäftsführenden Vorstand und dem überwachenden Aufsichtsrat, ist ein Wesenmerkmal des deutschen Aktienrechts und unterscheidet sich grundlegend vom monistischen Board-System angelsächsischer Prägung. Der Aufsichtsrat ist nach AktG §111 Abs. 4 Satz 2 berechtigt und verpflichtet, bestimmte Arten von Geschäften von seiner Zustimmung abhängig zu machen. Die Geschäftsordnung legt fest, welche Massnahmen des Vorstands dieser Zustimmungsvorbehalt erfasst, und regelt das Verfahren der Zustimmungserteilung oder -verweigerung.

Nach dem Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) in der Fassung vom 28. April 2022 — empfohlen von der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex und verankert in §161 AktG (Entsprechenserklaerung) — soll der Aufsichtsrat eine Geschäftsordnung haben, die seine Rechte und Pflichten gegenüber dem Vorstand klar abgrenzt. Die Entsprechenserklaerung gemäss §161 AktG, die Vorstand und Aufsichtsrat jährlich abgeben müssen, bezieht sich unmittelbar auf die Einhaltung der DCGK-Empfehlungen durch die vorhandene oder fehlende Aufsichtsratsgeschäftsordnung.

Für mitbestimmte Gesellschaften — Aktiengesellschaften mit mehr als 2.000 Arbeitnehmern unterliegen dem Mitbestimmungsgesetz (MitbestG), solche mit 500 bis 2.000 Arbeitnehmern dem Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG) — stellt die Geschäftsordnung auch das Verfahren für die Besetzung des Aufsichtsrats durch Arbeitnehmervertreter dar und regelt den Ausgleich zwischen Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite gemäss MitbestG §§25-29. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats hat nach MitbestG §29 Abs. 2 bei Stimmengleichheit eine doppelte Stimme; die Geschäftsordnung regelt, unter welchen Umständen dieses Verfahren zur Anwendung kommt.

Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats hat Vorrang vor der Satzung (Statut) der Aktiengesellschaft nur insoweit, als die Satzung keine abweichenden, zwingenden Regelungen enthält. Satzungsregelungen, die die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats materiell modifizieren, gehen der Geschäftsordnung vor. In der Praxis arbeiten beide Dokumente komplementär: Die Satzung regelt Grundlagen (Grösse des Aufsichtsrats, Amtszeit, Vergütung), die Geschäftsordnung regelt die operative Arbeitsweise (Einberufungsfristen, Beschlussfassung, Ausschüsse, Berichtswesen). Die Erstellung einer rechtssicheren Aufsichtsratsgeschäftsordnung erfordert Abstimmung mit dem Gesellschaftsvertrag, der Satzung, dem DCGK und gegebenenfalls mit den Betriebsverfassungsgesetz-Gremien.

Die Verabschiedung und Änderung der Aufsichtsratsgeschäftsordnung liegt in der ausschliesslichen Kompetenz des Aufsichtsrats selbst; der Vorstand und die Hauptversammlung sind nicht beteiligt. Der Aufsichtsrat bedient sich bei der Ausarbeitung regelmässig der Unterstützung durch auf Gesellschaftsrecht spezialisierte Rechtsanwälte oder der Rechtsabteilung des Unternehmens. Forms-legal.com stellt dieses Muster als Ausgangspunkt bereit, das durch einen Rechtsanwalt auf die individuelle Situation der Gesellschaft angepasst werden sollte.

Eine Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat ist in folgenden Situationen zwingend erforderlich oder dringend empfehlenswert:

Neue Aktiengesellschaft: Jede neu gegruendete AG sollte zeitgleich mit oder unmittelbar nach der Eintragung ins Handelsregister eine Aufsichtsratsgeschäftsordnung verabschieden. Das Handelsregister-Eintragungsverfahren nach AktG §§36-38 schreibt eine Satzung vor, nicht zwingend eine Aufsichtsratsgeschäftsordnung; dennoch erfordert die gute Corporate Governance eine frühzeitige Regelung.

Börsengang (IPO): Jede Gesellschaft, die eine Boesennotierung an der Frankfurter Wertpapierbörse (Deutsche Börse, Segment: Prime Standard oder General Standard) anstrebt, muss die DCGK-Anforderungen erfüllen und eine öffentlich zugängliche Aufsichtsratsgeschäftsordnung vorweisen, um institutionelle Investoren zu überzeugen und die Entsprechenserklaerung nach §161 AktG abgeben zu können.

Mitbestimmungspflichtige Gesellschaft: Sobald eine AG die Schwellenwerte des MitbestG (mehr als 2.000 Arbeitnehmer) oder des DrittelbG (500-2.000 Arbeitnehmer) erreicht, wird die Aufsichtsratsgeschäftsordnung notwendig, um die paritätische oder drittelbeteiligte Zusammensetzung sowie die spezifischen Beschlussverfahren bei Stimmengleichheit nach MitbestG §29 zu regeln.

Nachfolge und Restrukturierung des Aufsichtsrats: Bei einem Wechsel der Aufsichtsratsmitglieder, bei einer Verkleinerung oder Vergrösserung des Aufsichtsrats nach §95 AktG oder bei einer Satzungsänderung ist die Geschäftsordnung zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Krisensituation: Wenn eine AG in eine Krisensituation gerät — etwa Insolvenzgefahr nach §18 InsO (drohende Zahlungsunfähigkeit), Bilanzmanipulationen oder Compliance-Verstoeße — kann der Aufsichtsrat eine verschärfte Geschäftsordnung mit erweiterten Berichts- und Zustimmungsvorbehalten gegenüber dem Vorstand erlassen, um seine Kontrollfunktion nach §111 AktG effektiver wahrnehmen zu können.

M&A-Transaktionen: Bei Unternehmenskauf, Fusion oder Einbringung von Unternehmensteilen empfiehlt sich eine Anpassung der Geschäftsordnung, um sicherzustellen, dass wesentliche Massnahmen des Vorstands nach §111 Abs. 4 Satz 2 AktG dem Zustimmungsvorbehalt des Aufsichtsrats unterliegen.

Einjahrige Überprüfung: Unabhaengig von konkreten Anlassen empfiehlt der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK), die Aufsichtsratsgeschäftsordnung regelmässig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Eine interne Checkliste, die Pflichtangaben des AktG und DCGK-Empfehlungen aufgreift, hilft dabei, keine wesentlichen Regelungspunkte zu übersehen. Viele Gesellschaften beauftragen externe Compliance-Berater mit der Überprüfung und Aktualisierung ihrer Corporate-Governance-Dokumente einmal pro Geschaftsjahr.

Eine vollständige Geschäftsordnung des Aufsichtsrats in Deutschland muss folgende Kernelemente enthalten:

1. Zusammensetzung und Amtszeit (§§95, 102 AktG): Genaue Festlegung der Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder (gesetzliches Minimum: 3, Maximum abgestuft nach Grundkapital gemäss §95 AktG), Amtsdauer (maximal bis zur Beendigung der HV, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach der Wahl beschliesst, §102 AktG), Voraussetzungen für die Mitgliedschaft und Unvereinbarkeitsregeln nach §100 AktG (insbesondere: kein Mitglied des Vorstands derselben Gesellschaft).

2. Vorsitz und stellvertretender Vorsitz (§107 AktG): Wahl des Vorsitzenden und seines Stellvertreters durch den Aufsichtsrat in konstituierender Sitzung nach §107 Abs. 1 AktG; Aufgaben und Befugnisse des Vorsitzenden, insbesondere Einberufungsrecht, Leitungsbefugnis in Sitzungen und Stimmrecht bei Stimmengleichheit (in mitbestimmten Gesellschaften: MitbestG §29 Abs. 2).

3. Einberufung und Teilnahme (§110 AktG): Pflicht zur mindestens zweimal jährlichen Sitzung (§110 Abs. 3 AktG); Einberufungsfristen (mindestens 14 Tage vor der Sitzung); Form der Einberufung (Schriftform, E-Mail oder andere Fernkommunikationsmittel per §108 Abs. 4 AktG); Teilnahmemöglichkeit per Videokonferenz; Einberufungspflicht bei dringendem Anlass.

4. Beschlussfassung (§108 AktG): Beschlussfähigkeit bei Anwesenheit der Mindestmitgliederzahl (Quorum); einfache Mehrheit als Regelfall; qualifizierte Mehrheit für bestimmte Beschlüsse; schriftliche oder telekommunikative Beschlussfassung ohne Sitzung nach §108 Abs. 4 AktG; Niederschrift und Protokollführung.

5. Ausschüsse (§107 Abs. 3 AktG): Bildung von Ausschuessen, insbesondere Prüfungsausschuss (Audit Committee) gemäss DCGK Empfehlung D.3-D.4 (Kontrolle der Rechnungslegung, Jahresabschluss, internes Kontrollsystem, Risikomanagementsystem, interne Revision, externer Abschlussprufer nach §§316-324 HGB); Personalausschuss (Nominierungsausschuss); Vergutungsausschuss nach §§87-87a AktG (Vorstandsvergütung). Das Portal forms-legal.com stellt dieses Muster als Ausgangspunkt bereit, das auf die individuelle Gesellschaft angepasst werden muss.

6. Zustimmungsvorbehalte (§111 Abs. 4 AktG): Auflistung der Massnahmen des Vorstands, die der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats bedürfen — etwa Erwerb oder Veräusserung wesentlicher Vermögensgegenstände, Abschluss von Unternehmensverträgen, wesentliche Kapitalinvestitionen, Beteiligungserwerb, Einführung oder Aufgabe wesentlicher Geschäftsbereiche, Kreditaufnahme oberhalb definierter Schwellenwerte.

7. Informations- und Berichtspflichten des Vorstands (§90 AktG): Regelmässige schriftliche Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat zur beabsichtigten Geschäftspolitik, Rentabilität, Liquidität, Gang der Geschäfte und internen Revision; Mindestinhalt und Mindesthäufigkeit der Berichte.

8. Vergütung (§113 AktG, §§87-87a AktG): Bezugnahme auf die Satzungsregelung oder Hauptversammlungsbeschluss zur Aufsichtsratsvergütung; Verfahren der Genehmigung durch die Hauptversammlung; Offenlegungspflichten nach §162 AktG (Vergütungsbericht).

9. Interessenkonflikte und Unabhängigkeit: Verfahren bei Interessenkonflikten (DCGK Empfehlung E.1); Pflicht zur Offenlegung wesentlicher Interessenkonflikte; Ausschluss befangener Mitglieder von der Abstimmung; Anforderungen an die Unabhängigkeit nach DCGK Empfehlung C.6-C.7.

10. Selbstevaluation und Effizienzkontrolle: Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) empfiehlt in Abschnitt D.13, dass der Aufsichtsrat regelmässig — mindestens alle zwei Jahre — die Effizienz seiner Arbeit bewertet (Selbstevaluation). Die Geschäftsordnung kann das Verfahren der Selbstevaluation regeln: Anonymer Fragebogen, externer Moderator, Befragung einzelner Mitglieder. Das Ergebnis der Selbstevaluation und etwaige Massnahmen zur Verbesserung der Aufsichtsratsarbeit sind im nächsten Corporate-Governance-Bericht nach §161 AktG zu erwähnen. Diese Selbstevaluation trägt dazu bei, dass der Aufsichtsrat seiner Verantwortung nach §116 AktG gerecht wird und die Qualität seiner Überwachungsarbeit kontinuierlich verbessert.

Die Aufsichtsratsgeschäftsordnung wird in einer konstituierenden Sitzung oder ordentlichen Aufsichtsratssitzung verabschiedet. So gehen Sie vor:

Schritt 1 — Vorbereitende Informationen sammeln: Ermitteln Sie die exakte Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder gemäss der Satzung Ihrer AG und den gesetzlichen Vorgaben des AktG §95. Stellen Sie fest, ob Ihre Gesellschaft mitbestimmungspflichtig ist (Mitbestimmungsgesetz MitbestG für mehr als 2.000 Arbeitnehmer oder Drittelbeteiligungsgesetz DrittelbG für 500-2.000 Arbeitnehmer). Prüfe das Grundkapital, da davon die gesetzliche Mindestgroesse des Aufsichtsrats abhängt.

Schritt 2 — Gesellschaftsspezifische Daten eintragen: Tragen Sie den vollständigen Firmennamen der Aktiengesellschaft, die Handelsregisternummer (HRB-Nummer beim zuständigen Amtsgericht) und den Firmensitz ein. Der Firmensitz bestimmt das zuständige Registergericht und das Amtsgericht für Handelsregisterfragen.

Schritt 3 — Zustimmungsvorbehalte festlegen: Definieren Sie prazise, welche Massnahmen des Vorstands nach §111 Abs. 4 Satz 2 AktG der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrats beduerfern. Übliche Schwellenwerte: Investitionen ab einem bestimmten Betrag (z.B. EUR 500.000), Kreditaufnahme, Grundstueckserwerb, Beteiligungserwerb, Abschluss wesentlicher Lieferverträge.

Schritt 4 — Ausschussbesetzung planen: Legen Sie fest, wie viele Ausschüsse Ihr Aufsichtsrat bildet (Prüfungsausschuss ist nach DCGK-Empfehlung D.3 für börsennotierte Gesellschaften Pflicht; Personalausschuss und Vergutungsausschuss sind empfohlen). Bestimmen Sie die Mindestanzahl der Mitglieder je Ausschuss und ob ein Ausschussvorsitzender zwingend unabhängig sein muss.

Schritt 5 — Einberufungsfristen und Sitzungsrhythmus festlegen: Gemäss §110 Abs. 3 AktG muss der Aufsichtsrat einer börsennotierten Gesellschaft mindestens viermal jährlich tagen. Legen Sie in der Geschäftsordnung den Einberufungsrhythmus (z.B. vierteljährlich), die Einberufungsfrist (mindestens 14 Tage) und die Form der Einberufung (schriftlich, per E-Mail oder per gesichertem Messaging-Dienst) fest.

Schritt 6 — Beschlussfähigkeit und Quorum definieren: Legen Sie fest, wie viele Mitglieder an der Abstimmung teilnehmen müssen, damit der Aufsichtsrat beschlussfähig ist. Gemäss §108 Abs. 2 AktG ist der Aufsichtsrat beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Mitglieder, aus denen er insgesamt bestehen muss, an der Beschlussfassung teilnimmt.

Schritt 7 — Unterschrift und Inkrafttreten: Die Geschäftsordnung bedarf der Zustimmung der Mehrheit der Aufsichtsratsmitglieder und ist durch den Aufsichtsratsvorsitzenden zu unterzeichnen. Sie tritt unmittelbar nach der Verabschiedung in Kraft, sofern kein späterer Termin bestimmt wird.

Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats unterliegt zahlreichen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen in Deutschland:

Zwingende gesetzliche Grundlagen (AktG): AktG §95 (Zahl der Aufsichtsratsmitglieder und gesetzliche Mindestgroesse); AktG §100 (Persönliche Voraussetzungen, Inkompatibilitäten — insbesondere: kein Vorstandsmitglied derselben Gesellschaft, max. 10 Aufsichtsratsmandate in Gesellschaften des gleichen Konzerns); AktG §107 Abs. 4 (Recht des Aufsichtsrats zur Schaffung einer Geschäftsordnung); AktG §108 (Beschlussfassung, Quorum, schriftliche Abstimmung); AktG §110 (Sitzungspflicht, mindestens 2 pro Jahr, bei börsennotierten Gesellschaften mindestens 4 pro Jahr); AktG §111 (Aufgaben des Aufsichtsrats — Überwachungsfunktion, Zustimmungsvorbehalte); AktG §113 (Vergütung des Aufsichtsrats — nur durch Satzung oder Hauptversammlungsbeschluss); AktG §116 (Sorgfaltspflicht und Verantwortlichkeit der Aufsichtsratsmitglieder).

Mitbestimmungsrecht: Für Gesellschaften mit mehr als 2.000 Arbeitnehmern in Deutschland gilt das Mitbestimmungsgesetz (MitbestG) vom 4. Mai 1976. Der paritätisch besetzte Aufsichtsrat (je hälfte Anteilseigner- und Arbeitnehmervertreter) hat nach MitbestG §§25-29 besondere Abstimmungsregeln; bei Stimmengleichheit hat der Aufsichtsratsvorsitzende nach MitbestG §29 Abs. 2 eine doppelte Stimme. Die Geschäftsordnung muss diese Besonderheiten abbilden. Für Gesellschaften mit 500-2.000 Arbeitnehmern gilt das Drittelbeteiligungsgesetz (DrittelbG); der Aufsichtsrat ist zu einem Drittel mit Arbeitnehmervertretern zu besetzen.

Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK): Der DCGK in seiner Fassung 2022 enthält unter Abschnitt D umfassende Empfehlungen zur Arbeitsweise des Aufsichtsrats, insbesondere zur Bildung von Ausschuessen, zur Unabhängigkeit der Aufsichtsratsmitglieder und zur Selbstevaluation des Aufsichtsrats. Börsennotierte Gesellschaften müssen nach §161 AktG jährlich erklären, ob und inwieweit sie den DCGK-Empfehlungen entsprechen oder Abweichungen begründen (comply-or-explain).

EU-Richtlinien und Transparenzanforderungen: Für börsennotierte Gesellschaften gelten ergänzend die EU-Aktionärsrechterichtlinie II (ARRL II, Richtlinie 2017/828/EU) und die Transparenzrichtlinie. Die Geschäftsordnung muss sicherstellen, dass die Vorstandsvergütung nach §§87, 87a AktG und der Vergütungsbericht nach §162 AktG den EU-Anforderungen genügen.

Bei der Erstellung von Aufsichtsratsgeschäftsordnungen in Deutschland treten häufig folgende Fehler auf:

Fehler 1 — Zu pauschale Zustimmungsvorbehalte: Viele Geschäftsordnungen definieren Zustimmungsvorbehalte nach §111 Abs. 4 AktG zu allgemein (»wesentliche Geschäfte«) ohne konkrete Schwellenwerte. Das Bundesgerichtshof (BGH) hat in BGH II ZR 23/10 klargestellt, dass unklare Zustimmungsvorbehalte die Haftung des Aufsichtsrats nicht ausschliessen, wenn der Vorstand dennoch ohne Zustimmung handelt. Lösung: Stets konkrete Beträge, Quoten oder Kriterien nennen.

Fehler 2 — Fehlende Regelung für Videokonferenzen: Seit der COVID-19-Pandemie und der Einführung des §108 Abs. 4 AktG (Möglichkeit schriftlicher und telekommunikativer Beschlussfassung) unterlassen es viele Gesellschaften, die technischen Anforderungen für Videokonferenzen in der Geschäftsordnung zu regeln. Ohne klare Regelung ist die Beschlussfähigkeit bei Videokonferenzen angreifbar.

Fehler 3 — Unterlassene Aktualisierung nach Gesetzesänderungen: Die DCGK-Fassung 2022, das Gesetz zur Stärkung der Finanzmarktintegrität (FISG 2021) und das Gesetz über Massnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekaempfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie haben zahlreiche Änderungen gebracht. Viele Gesellschaften haben ihre Geschäftsordnungen nicht aktualisiert — forms-legal.com empfiehlt eine Prüfung alle 2 Jahre.

Fehler 4 — Mangelnde Regelung für Interessenkonflikte: Nach DCGK Empfehlung E.1 soll jedes Aufsichtsratsmitglied Interessenkonflikte unverzüglich offenlegen. Fehlt eine entsprechende Verfahrensregelung in der Geschäftsordnung, ist im Streitfall unklar, welches Verfahren gilt — mit Haftungsrisiken nach §116 AktG.

Fehler 5 — Satzungswiderspruch: Wenn Satzung und Geschäftsordnung unterschiedliche Regelungen zur Aufsichtsratsgrösse oder zur Amtszeit enthalten, geht die Satzung vor. Prüfen Sie stets die Konsistenz zwischen beiden Dokumenten, insbesondere nach Satzungsänderungen durch die Hauptversammlung nach §179 AktG.

Fehler 6 — Fehlende Selbstevaluation: Viele Gesellschaften vernachlässigen die regelmässige Selbstevaluation des Aufsichtsrats, obwohl der DCGK diese ausdrücklich empfiehlt. Ohne Selbstevaluation fehlt dem Aufsichtsrat ein Instrument zur Qualitätssicherung seiner eigenen Arbeit. Eine jährliche oder zweijahrige Selbstevaluation, etwa durch anonyme Fragebogen oder externe Moderation, hilft Schwächstellen aufzudecken und die Aufsichtsratsarbeit zu verbessern.