Arbeitszeugnis Deutschland

Was ist ein Arbeitszeugnis?

Das Arbeitszeugnis gehört seit Jahrzehnten zur deutschen Bewerbungskultur. Arbeitnehmer haben nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) einen gesetzlichen Anspruch auf Ausstellung eines Zeugnisses. Geregelt ist darin ausdrücklich, dass das Zeugnis „klar und verständlich" formuliert sein muss und keine versteckten, den Arbeitnehmer benachteiligenden Aussagen enthalten darf.

Man unterscheidet zwei Grundtypen: das einfache Zeugnis und das qualifizierte Zeugnis. Das einfache Zeugnis bescheinigt lediglich Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis – in der Praxis die Regel – enthält darüber hinaus eine Beurteilung von Leistung und Verhalten des Arbeitnehmers. Wer bei der Ausstellung seines Zeugnisses nicht ausdrücklich auf das qualifizierte Zeugnis besteht, riskiert, mit einem inhaltlich wenig aussagekräftigen einfachen Zeugnis ausgestattet zu werden. Der Anspruch auf das qualifizierte Zeugnis sollte deshalb immer schriftlich geltend gemacht werden.

Ein Arbeitszeugnis wird grundsätzlich schriftlich erteilt. Seit dem 1. Januar 2025 ist nach § 109 Abs. 3 GewO (eingefügt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV) auch eine elektronische Ausstellung möglich — allerdings nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Arbeitnehmers und unter Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Der Arbeitnehmer kann jederzeit verlangen, das Zeugnis stattdessen in Papierform zu erhalten. Eine einfache E-Mail oder ein unsigniertes PDF genügt weiterhin nicht den gesetzlichen Anforderungen. Ohne Einwilligung des Arbeitnehmers muss das Dokument auf Firmenpapier gedruckt, von einer berechtigten Person handschriftlich unterzeichnet und im Original ausgehändigt werden.

Wann brauchen Sie ein Arbeitszeugnis?

Der klassische Anlass ist das Ende einer Beschäftigung: Kündigung durch den Arbeitgeber, Eigenkündigung, Auflösungsvertrag oder das Auslaufen eines befristeten Vertrags. Sobald das Arbeitsverhältnis endet, entsteht der Anspruch auf ein Abschlusszeugnis.

Daneben gibt es den Anspruch auf ein sogenanntes Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses. Gründe für ein Zwischenzeugnis sind häufig: ein bevorstehender interner Stellenwechsel, ein Wechsel des Vorgesetzten, längere Beurlaubung, Elternzeit oder die Aufnahme eines berufsbegleitenden Studiums. Auch wer sich auf dem Stellenmarkt umsieht, ohne das aktuelle Arbeitsverhältnis bereits beendet zu haben, kann ein Zwischenzeugnis verlangen – ohne dass er dafür einen bestimmten Grund nennen müsste.

Für Auszubildende gilt das Gleiche: Nach Abschluss der Ausbildung hat jeder Auszubildende Anspruch auf ein Ausbildungszeugnis, das die Inhalte und die vermittelten Fertigkeiten festhält.

Wer seinen Zeugnisanspruch zu lange nicht einfordert, riskiert, dass der Anspruch durch tarifliche oder arbeitsvertragliche Ausschlussfristen verfällt. Deshalb gilt: nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses umgehend handeln.

Was muss ein Arbeitszeugnis enthalten?

Beim qualifizierten Zeugnis haben sich in der deutschen Praxis bestimmte Pflichtbestandteile etabliert, deren Fehlen das Dokument angreifbar macht.

Kopfzeile und Datum. Das Zeugnis trägt das Ausstellungsdatum, nicht das Datum der letzten Verhandlung. In der Praxis sollte das Datum mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen oder kurz danach liegen. Ein Zeugnis, das deutlich später datiert ist, kann bei Personalern Fragen aufwerfen.

Angaben zur Person. Vollständiger Name des Arbeitnehmers, Geburtsdatum und – je nach Branche – der Berufs- oder Ausbildungsabschluss.

Tätigkeitsbeschreibung. Genaue Bezeichnung der ausgeübten Funktion, der wesentlichen Aufgaben und Verantwortungsbereiche. Hier ist Präzision gefragt: Eine zu allgemeine Tätigkeitsbeschreibung kann dazu führen, dass der Arbeitnehmer bei künftigen Arbeitgebern als wenig erfahren gilt.

Beurteilung von Leistung und Verhalten. Dieser Abschnitt ist das Kernstück des qualifizierten Zeugnisses. Die Leistungsbeurteilung bezieht sich auf Arbeitsqualität, Arbeitsmenge, Fachkenntnisse und besondere Stärken. Die Verhaltensbeurteilung betrifft den Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und – sofern relevant – Kunden oder Lieferanten. Nach § 109 GewO muss das Zeugnis wahr sein; zugleich gilt das Gebot des Wohlwollens, damit der Arbeitnehmer nicht ohne sachlichen Grund benachteiligt wird.

Schlussformel. In der Praxis enthält das Zeugnis am Ende den Grund für das Ausscheiden sowie eine Dankes- und Wunschformel. Obwohl diese Formel rechtlich nicht vorgeschrieben ist, hat sich eingebürgert, dass ihr Fehlen oder ihre karge Ausgestaltung als negatives Signal gewertet wird.

Unterschrift. Das Zeugnis muss handschriftlich von einer bevollmächtigten Person unterzeichnet sein. Üblicherweise ist das ein Mitglied der Geschäftsführung oder eine leitende Person aus dem Personalbereich. Eine Unterschrift ohne Namensklarheit – also ohne ausgeschriebenen Namen und Funktion – ist unvollständig.

Wie stellt man ein Arbeitszeugnis korrekt aus?

Arbeitgeber, die ein Zeugnis ausstellen, stehen vor einer doppelten Pflicht: Wahrheit einerseits, Wohlwollen andererseits. Beide Anforderungen stammen aus § 109 GewO. Wer ein schlechtes Zeugnis schreibt, muss die darin enthaltenen negativen Tatsachen im Streitfall beweisen können. Wer ein zu positives Zeugnis ausstellt, macht sich gegenüber späteren Arbeitgebern haftbar, wenn diese nachweislich durch ein falsches Zeugnis geschädigt wurden.

Das sogenannte Zeugniscode-System ist kein offizielles Regelwerk, sondern eine von Personalpraktikern gepflegte Lesekonvention. Bestimmte Formulierungen werden dabei als bessere oder schlechtere Bewertungen codiert gelesen: „stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" gilt als sehr gute Note, „zu unserer Zufriedenheit" hingegen als mittelmäßig. Wer ein Zeugnis entgegennimmt, sollte diese Konventionen kennen oder einen Fachkundigen hinzuziehen.

Für Arbeitnehmer empfiehlt sich folgendes Vorgehen: Den Anspruch schriftlich und mit einem konkreten Wunschdatum geltend machen. Wenn möglich, einen Zeugnisvorschlag einreichen – das ist in vielen Unternehmen üblich und spart Zeit. Ein kostenfreies Muster für Deutschland finden Sie hier: Arbeitszeugnis Deutschland. Nach Erhalt das Zeugnis sorgfältig auf Vollständigkeit, Datum, Formulierungen und Unterschrift prüfen, bevor man eine Quittung über den Empfang ausstellt.

Hat der Arbeitnehmer Einwände gegen den Inhalt, muss er diese zeitnah vortragen. Bei Uneinigkeit über Formulierungen ist zunächst das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen; bleibt das erfolglos, kann der Weg zum Arbeitsgericht beschritten werden.

Häufige Fehler beim Arbeitszeugnis

Verzögerung beim Einfordern. Manche Arbeitnehmer beantragen ihr Zeugnis erst Monate nach dem Ausscheiden. Bis dahin sind Vorgesetzte gewechselt, Erinnerungen verblasst und möglicherweise sind arbeitsvertragliche Ausschlussfristen bereits abgelaufen.

Kein qualifiziertes Zeugnis beantragt. Wer nur „ein Zeugnis" verlangt, erhält unter Umständen das einfache, inhaltlich karge Pendant. Immer ausdrücklich auf das qualifizierte Zeugnis bestehen.

Fehlende Prüfung nach Erhalt. Viele Arbeitnehmer überfliegen das Zeugnis nur und bemerken Fehler erst, wenn der neue Arbeitgeber Nachfragen stellt. Zu prüfen sind: Schreibweise des eigenen Namens, Berufsbezeichnung, Zeitraum der Beschäftigung, Vollständigkeit der Aufgaben und die Unterschrift.

Falsche Erwartungen an die Formulierung. Die Sprache eines Arbeitszeugnisses folgt eigenen Konventionen. Ein Zeugnis, das nach allgemeinem Sprachgefühl gut klingt, kann in der Personalpraxis als mittelmäßig gelesen werden. Wer unsicher ist, sollte sich fachkundige Beratung holen – beim Berufsverband, der Gewerkschaft oder einem auf Arbeitsrecht spezialisierten Berater.

Zeugnisinhalt nicht dokumentiert. Das Original des Arbeitszeugnisses sollte sorgfältig aufbewahrt werden. Beglaubigte Kopien sind für Bewerbungen ausreichend, doch das Original ist im Streitfall das maßgebliche Dokument.

Mündliche Zusagen ohne schriftliche Grundlage. Ein Arbeitgeber, der mündlich eine gute Bewertung verspricht, das schriftliche Zeugnis aber anders formuliert, hat kein Problem – denn maßgeblich ist allein das ausgestellte Dokument. Mündliche Zusagen über den Zeugnisinhalt sind deshalb wertlos.

Streit über das Zeugnis: Wege und Grenzen

Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer keine Einigung über Inhalt oder Formulierung erzielen, bleibt als letzter Weg die arbeitsgerichtliche Klage auf Zeugnisberichtigung oder -erteilung. Zuständig sind nach dem allgemeinen arbeitsgerichtlichen Instanzenzug die Arbeitsgerichte der jeweiligen Bundesländer.

Im Prozess trägt grundsätzlich der Arbeitgeber die Beweislast für negative Behauptungen im Zeugnis. Behauptet das Zeugnis mangelnde Leistung, muss der Arbeitgeber dies durch konkrete Vorfälle und Belege nachweisen. Für den Arbeitnehmer ist das zunächst eine günstige Ausgangslage – allerdings ist ein Rechtsstreit um ein Zeugnis zeitaufwendig und kostenintensiv. Einvernehmliche Lösungen im Rahmen einer Abwicklungsvereinbarung oder eines gerichtlichen Vergleichs sind deshalb häufiger als ein vollständig durchgefochtenes Urteil.

Wer ein Zeugnis benötigt und sicher gehen möchte, dass alle gesetzlichen Anforderungen aus § 109 GewO eingehalten sind, findet mit einem sorgfältig aufgebauten Muster einen soliden Ausgangspunkt – sei es als Arbeitgeber beim Ausstellen oder als Arbeitnehmer beim Einfordern eines Entwurfs. Gerade kleinere Unternehmen unterschätzen häufig den Zeitaufwand für eine rechtskonforme Zeugnisformulierung; wer vorbereitet ist, vermeidet späteren Korrekturaufwand und mögliche Auseinandersetzungen.