Property Maintenance Contract Finland

Kiinteistönhoitosopimus Suomessa on kiinteistön omistajan tai haltijan ja kiinteistönhoitoyhtiön välinen kirjallinen sopimus kiinteistön ylläpito- ja hoitopalvelujen tuottamisesta. Sopimus määrittää hoitopalvelujen sisällön, laajuuden, vastuunjaon, hinnan ja sopimuskauden. Kiinteistönhoitosopimus on olennainen asiakirja kaikissa kiinteistöissä, jotka vaativat jatkuvaa ammattimaista ylläpitoa.

Kiinteistönhoitopalvelut kattavat yleensä kolme pääosa-aluetta: tekninen kiinteistönhoito, siivouspalvelut ja ulkoaluehoito. Tekninen kiinteistönhoito sisältää rakennuksen taloteknisten järjestelmien, kuten lämmitys-, ilmanvaihto-, vesi- ja sähköjärjestelmien, säännöllisen huollon ja tarkistuksen. Siivouspalvelut kattavat porrashuoneiden, yhteistilojen ja ulko-ovien puhtaanapidon. Ulkoaluehoito sisältää talvikunnossapidon (lumenauraus ja hiekoitus) ja kesähoidon (nurmikonleikkaus ja piha-alueen siivous).

Suomalaisessa lainsäädännössä kiinteistönhoitosopimukset ovat palvelusopimuksia, joihin sovelletaan yleistä sopimusoikeutta ja oikeustoimilakia (228/1929). Asunto-osakeyhtiöissä taloyhtiön hallitus vastaa kiinteistönhoidon järjestämisestä asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 4 luvun mukaisesti. Luvun 1 §:n mukaan yhtiön hallitus vastaa kiinteistön ylläpidosta ja tarvittavista korjaustöistä. Kiinteistönhoitosopimus on hallituksen keskeinen väline tämän velvollisuuden täyttämisessä.

Kiinteistönhoitosopimuksessa on syytä sopia hälytysvastausajoista eri vikatilanteissa. Kiireelliset viat, kuten vesivuoto, lämmityskatko tai hissin jumiutuminen, edellyttävät välitöntä reagointia. Sopimukseen kirjataan päivystysnumero ja vastausaika. Hyvässä kiinteistönhoitosopimuksessa on myös kirjattu, miten kiinteistönhoitoyhtiö raportoi tilaajalle kiinteistön kunnosta ja tehdyistä töistä.

Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999) asettaa kiinteistöille ylläpitovelvollisuuksia. Lain 166 §:n mukaan rakennus ympäristöineen on pidettävä sellaisessa kunnossa, että se täyttää terveellisyyden, turvallisuuden ja käyttökelpoisuuden vaatimukset eikä aiheuta ympäristöhaittaa tai rumenna ympäristöä. Kiinteistönhoitosopimus on käytännöllinen väline tämän ylläpitovelvollisuuden täyttämiseen.

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta (1233/2006) edellyttää, että tilaaja selvittää kiinteistönhoitoyhtiön rekisteröinnit, verojen maksu, eläkevakuutukset ja sovellettava työehtosopimus ennen sopimusta. Rakennusalalla kiinteistönhoitopalvelut voivat täyttää rakentamistoiminnan tunnusmerkit, jolloin selvitysvelvollisuus koskee jo 9 000 euron hankintoja.

Kiinteistönhoitosopimus Suomessa tarvitaan aina, kun kiinteistön omistaja tai haltija ulkoistaa kiinteistön ylläpitotehtäviä ammattimaiselle hoitoyhtiölle. Seuraavat tilanteet edellyttävät kirjallista sopimusta.

Asunto-osakeyhtiön kiinteistönhoito. Asunto-osakeyhtiön hallituksen on asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 4 luvun mukaan huolehdittava kiinteistön kunnossapidosta. Ammattimaisella kiinteistönhoitoyhtiöllä voidaan tehokkaasti täyttää tämä velvollisuus. Sopimuksessa sovitaan palvelujen laajuudesta, jotta osakkeenomistajat tietävät, mitä palveluja taloyhtiö tarjoaa.

Kiinteistöosakeyhtiön toimitilakiinteistö. Toimitilakiinteistön omistaja tarvitsee kiinteistönhoitosopimuksen varmistaakseen, että toimitilat ovat vuokralaisten käytössä sovitussa kunnossa ja että viat korjataan nopeasti. Toimitilakiinteistöissä tekninen hälytysvastaus on erityisen tärkeää vuokralaisten liiketoiminnan jatkuvuuden kannalta.

Vuokra-asuntokiinteistö. Vuokra-asuntoja omistava taho, kuten kaupungin asuntoyhtiö tai yksityinen vuokranantaja, tarvitsee kiinteistönhoitosopimuksen asuinrakennustensa ylläpitoon. Sopimuksessa sovitaan, että asuinhuoneistolain (481/1995) mukainen asuinhuoneiston kunnossapitovelvollisuus täytetään.

Liike- tai teollisuuskiinteistö. Liike- ja teollisuuskiinteistöissä kiinteistönhoitosopimus kattaa usein myös erityislaitteiden, kuten teollisuusilmanvaihdon, jäähdytysjärjestelmien tai prosessiputkistojen, huollon. Sopimuksessa sovitaan erikoistöiden käsittelystä ja alihankkijoiden käyttämisestä.

Kiinteistöjen kokonaishoito yhdellä sopimuksella. Kiinteistöportfoliota hallitseva yhtiö tai institutionaalinen sijoittaja voi ulkoistaa kaikkien kiinteistöjensä hoidon yhdelle toimijalle kokonaishoidon avulla. Tämä yksinkertaistaa hallinnointia ja mahdollistaa yhtenäisen laadunseurannan.

Muuton jälkeiset ylläpitotehtävät uudiskiinteistössä. Uuden rakennuksen ensimmäisten toimintavuosien kiinteistönhoito on erityisen tärkeää, koska talotekniset järjestelmät tarvitsevat säätöjä ja takuuaikana esiin tulevien vikojen kirjaaminen on tärkeää. Kiinteistönhoitoyhtiö toimii tällöin myös takuuaikaisten vikojen dokumentoijana.

Oikeudellisesti pätevä kiinteistönhoitosopimus Suomessa sisältää seuraavat osat.

Osapuolten yksilöinti. Kiinteistön omistajan tai haltijan ja kiinteistönhoitoyhtiön täydelliset nimet, Y-tunnukset, laskutusosoitteet ja yhteyshenkilöt. Kirjaa myös hoitokohteen tarkka osoite ja kiinteistötunnus, jotta hoitoa koskevat velvollisuudet on selkeästi sidottu tiettyyn kiinteistöön.

Hoitopalvelujen sisältö ja kuvaus. Tarkka kuvaus siitä, mitä palveluja sopimus kattaa: tekninen huolto (LVI, sähkö, hissi, paloturvallisuuslaitteet), siivouspalvelut (porrashuoneet, yhteistilat) ja ulkoaluehoito (auraus, hiekoitus, kesähoito). Selkeä palvelukuvaus on sopimuksen tärkein osa, koska se määrittää, mistä kuukausimaksulla saadaan vastinetta. Katso forms-legal.com -palvelun muut kiinteistösopimukset.

Hälytysvastaus ja vikailmoitukset. Vastausajat eri vikatilanteissa: kiireelliset viat (vesivuoto, lämmityskatko) vaativat nopean reagoinnin, yleensä 1–2 tunnin kuluessa. Päivystysnumero ja vikailmoituskanava on kirjattava selkeästi. Hyvä sopimus sisältää myös kirjallisen raportointivelvollisuuden tehdyistä töistä.

Kuukausimaksu ja lisätöiden hinnoittelu. Kiinteä kuukausimaksu sovituista palveluista ja lisätöiden hinnoittelu (tuntihinta, tarvikkeiden hinnoitteluperuste ja kiiretyön veloitus). Ilmoita, sisältääkö hinta arvonlisäveron 25,5 %. Sovi myös hinnan vuositarkistuksen periaatteesta.

Sopimuskausi ja irtisanominen. Sopimuksen alkamispäivä, sopimustyyppi (toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen) ja irtisanomisaika. Kiinteistönhoitosopimukset ovat yleensä toistaiseksi voimassa olevia kolmen kuukauden irtisanomisajalla.

Laadunvalvonta ja raportointi. Kirjaus siitä, miten kiinteistönhoitoyhtiö raportoi tilaajalle tehdyistä töistä, vioista ja kunnon muutoksista. Säännöllinen raportointi auttaa tilaajaa seuraamaan palvelun tasoa ja ennakoimaan tulevia korjaustöitä.

Allekirjoitukset. Molempien osapuolten allekirjoitukset, paikka ja päiväys kahtena kappaleena.

Kiinteistönhoitosopimuksen täyttäminen oikein Suomessa edellyttää seuraavia vaiheita.

Vaihe 1 — Ilmoita tilaajan ja kiinteistön tiedot. Ilmoita kiinteistön omistajan tai haltijan nimi, Y-tunnus, laskutusosoite ja hoitokohteen osoite kiinteistötunnuksineen. Asunto-osakeyhtiöissä tilaaja on taloyhtiö, ja laskutusosoitteena voidaan käyttää isännöitsijätoimiston osoitetta.

Vaihe 2 — Ilmoita kiinteistönhoitoyhtiön tiedot ja tarkista taustat. Ilmoita kiinteistönhoitoyhtiön toiminimi, Y-tunnus, osoite, vastuuhenkilön tiedot ja päivystysnumero. Tarkista ytj.fi-palvelusta rekisteröinnit ja selvitä lain (1233/2006) edellyttämät tiedot.

Vaihe 3 — Valitse palvelukokonaisuus ja kuvaile palvelut. Valitse hoitopalvelujen sisältö ja kuvaile palvelut yksityiskohtaisesti. Mitä tarkempi kuvaus, sitä vähemmän erimielisyyksiä syntyy siitä, mitä kuukausimaksulla saa.

Vaihe 4 — Sovi hälytysvastausajoista. Kirjaa vastausajat kiireellisille vioille (vesivuoto, lämmityskatko) ja muille vioille sekä päivystysnumero ja vikailmoituskanava.

Vaihe 5 — Sovi hinnasta ja lisätöistä. Ilmoita kuukausimaksu euroina ja lisätöiden hinnoittelu. Sovi hinnan vuositarkistuksesta.

Vaihe 6 — Sovi sopimuskaudesta. Valitse toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen sopimus ja kirjaa irtisanomisaika tai päättymispäivä (PP.KK.VVVV).

Vaihe 7 — Allekirjoittakaa sopimus kahtena kappaleena. Ilmoita paikka ja päiväys ja allekirjoittakaa molemmat.

Kiinteistönhoitosopimus Suomessa perustuu yleiseen sopimusoikeuteen ja kiinteistöjä koskevaan lainsäädäntöön.

Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) 4 luku. Asunto-osakeyhtiön hallitus vastaa kiinteistön ylläpidosta ja tarvittavista korjaustöistä. Luvun 1 §:n mukaan yhtiön on pidettävä kunnossapitovastuullaan olevat rakennuksen osat, rakenteet, eristeet ja perusjärjestelmät kunnossa. Kiinteistönhoitosopimus on keskeinen väline tämän velvollisuuden täyttämisessä. Kiinteistönhoitosopimuksen tekeminen on hallituksen tavanomainen hallintotoimi, joka ei yleensä edellytä yhtiökokouksen hyväksyntää.

Maankäyttö- ja rakennuslaki (132/1999) 166 §. Kiinteistön omistaja on velvollinen pitämään rakennuksen ympäristöineen sellaisessa kunnossa, että se täyttää terveellisyyden, turvallisuuden ja käyttökelpoisuuden vaatimukset. Lain mukainen ylläpitovelvollisuus kattaa myös ulkoalueet. Kunnan rakennusvalvontaviranomainen voi puuttua laiminlyötyynyylläpitoon.

Pelastuslaki (379/2011). Kiinteistöllä on pelastuslain mukaisia velvollisuuksia: pelastussuunnitelma, paloilmoittimien ja sammutuskaluston kunnossapito sekä poistumisreittien vapaus. Kiinteistönhoitosopimukseen kannattaa sisällyttää paloturvallisuuslaitteiden säännöllinen tarkistus.

Sähköturvallisuuslaki (1135/2016). Kiinteistön sähkölaitteiden kunnossapito edellyttää säännöllisiä tarkistuksia sähköturvallisuuslain mukaisesti. Kiinteistönhoitoyhtiön suorittamaan sähköhuoltoon tarvitaan asianmukaiset pätevyydet.

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta (1233/2006). Selvitysvelvollisuus koskee kiinteistönhoitopalveluja, kun sopimuksen arvo ylittää 9 000 euroa. Tilaajan on selvitettävä kiinteistönhoitoyhtiön rekisteröinnit, verovelka, eläkevakuutukset ja sovellettava työehtosopimus.

Oikeustoimilaki (228/1929). Kiinteistönhoitosopimus on palvelusopimus, johon sovelletaan yleistä sopimusoikeutta. Sopimuksen on oltava selkeä ja ymmärrettävä.

Yleiset virheet kiinteistönhoitosopimuksessa Suomessa voivat johtaa epäselvyyksiin palvelujen laajuudesta tai vastuusta.

Virhe 1 — Palvelut kuvataan liian yleisesti. Epäselvä palvelukuvaus johtaa erimielisyyksiin siitä, mitä kuukausimaksulla saa. Kuvaile kaikki palvelut yksityiskohtaisesti: mitä tehdään, kuinka usein ja kenen toimesta.

Virhe 2 — Hälytysvastausaikoja ei sovita. Ilman sovittuja vastausaikoja kiireellisiin vikoihin kiinteistönhoitoyhtiöllä ei ole velvollisuutta reagoida nopeasti. Kirjaa vastausajat eri vikatilanteille.

Virhe 3 — Lisätöiden hinnoittelu on epäselvä. Epäselvä lisätyöhinnoittelu johtaa yllätyslaskuihin. Sovi tuntihinta, tarvikkeiden hinnoittelu ja kiiretyön veloitus etukäteen.

Virhe 4 — Selvitysvelvollisuutta ei täytetä. Lain (1233/2006) mukainen selvitysvelvollisuus koskee myös kiinteistönhoitosopimuksia. Tarkista aina kiinteistönhoitoyhtiön rekisteröinnit ennen sopimusta.

Virhe 5 — Irtisanomisaikaa ei sovita. Ilman sovittua irtisanomisaikaa sopimuksen päättäminen voi olla hankalaa. Sovi irtisanomisajasta selkeästi (tyypillisesti 3–6 kuukautta).

Virhe 6 — Raportointivelvollisuutta ei kirjata. Ilman kirjattua raportointivelvollisuutta tilaajalla ei ole säännöllistä tietoa kiinteistön kunnosta. Kirjaa, miten ja kuinka usein kiinteistönhoitoyhtiö raportoi tilaajalle.