Incasso Procedure Formulier

Het Incasso Procedure Formulier Nederland is het formulier waarmee een schuldeiser een gerechtelijke incasso-procedure start bij de Kantonrechter van de Rechtbank voor de invordering van een geldvordering tot EUR 25.000, conform Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering (Rv) art. 93 en volgende. De gerechtelijke incasso-procedure is de formele rechtsweg wanneer buitengerechtelijke incassomaatregelen (aanmaningen, ingebrekestelling conform BW 6:82, minnelijke incasso via incassobureau) zijn mislukt en de schuldenaar blijft weigeren te betalen.

De Kantonrechter is conform Rv art. 93 bevoegd voor geldvorderingen tot EUR 25.000 (lid a), arbeidsrechtelijke geschillen ongeacht hoogte (lid b en c), huurgeschillen (lid d), en consumentenkooprechtelijke geschillen (lid e). Voor vorderingen boven EUR 25.000 is de civiele rechter bevoegd, waarvoor een advocaat verplicht is conform Rv art. 79. Bij de Kantonrechter is geen advocaat vereist; de schuldeiser of een gemachtigde (incassobureau, deurwaarder, familielid met juridische kennis) kan de procedure voeren.

Het incassoformulier wordt in de praktijk door de deurwaarder omgezet in een dagvaarding conform Rv art. 111 en 112, maar de term 'incassoformulier' verwijst naar het standaard aanvraagformulier dat bij eenvoudige procedures wordt gebruikt om de procedure te starten. De procedure verloopt als volgt. Stap 1: crediteur dient dagvaarding in via deurwaarder. Stap 2: gedaagde verschijnt of niet (verstek conform Rv art. 139). Stap 3: bij verstek: directe toewijzing. Bij verweer: comparitie of schriftelijke procedure. Stap 4: vonnis Kantonrechter. Stap 5: executie via deurwaarder (loonbeslag Rv art. 475, bankbeslag Rv art. 711).

De wetgever heeft de buitengerechtelijke incassokosten gestandaardiseerd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK) 2012. De BIK-vergoeding is als volgt opgebouwd: 15% over de eerste EUR 2.500 (minimum EUR 40), 10% over EUR 2.500 tot EUR 5.000, 5% over EUR 5.000 tot EUR 10.000, 1% over EUR 10.000 tot EUR 200.000 (maximum EUR 6.775). Bij B2C-vorderingen (tegenover consumenten) geldt een wettelijk verplichte aanmaning via de veertiendagen-brief conform BW 6:96 lid 6 vóór rekening van de BIK-kosten.

De Hoge Raad der Nederlanden heeft in meerdere uitspraken de incasso-regels voor consumenten- en zakelijke vorderingen nader uitgewerkt. HR 5 april 2019, ECLI:NL:HR:2019:504 bevestigt dat de BIK-vergoeding bij B2C-vorderingen alleen verschuldigd is nadat de veertiendagen-aanmaning conform BW 6:96 lid 6 is verstuurd. HR 13 juni 2014, NJ 2015/477 bevestigt de berekeningsgrondslag voor de BIK bij samengestelde vorderingen.

Het Incasso Procedure Formulier Nederland is nodig wanneer buitengerechtelijke invorderingspogingen zijn mislukt en een gerechtelijke procedure bij de Kantonrechter wordt gestart. Hieronder de meest voorkomende situaties.

Onbetaalde facturen ondernemer (B2B). Een ondernemer heeft facturen gestuurd aan een zakelijke klant die niet betaalt ondanks herhaalde aanmaningen en een ingebrekestelling conform BW 6:82. Na het verstrijken van de fatale termijn of sommatietermijn kan via een incasso-procedure bij de Kantonrechter (vorderingen tot EUR 25.000) betaling worden afgedwongen, met wettelijke handelsrente conform BW 6:119a (10,15% in 2026) en buitengerechtelijke incassokosten conform het Besluit BIK.

Onbetaalde consumentenfactuur (B2C). Een ondernemer heeft goederen of diensten geleverd aan een consument die niet betaalt. Vereiste stap voor BIK-kosten: eerst een veertiendagen-brief sturen conform BW 6:96 lid 6 ('Betaal binnen 14 dagen, anders kunt u ook de incassokosten van EUR X verschuldigd zijn'). Na niet-betaling: incasso-procedure Kantonrechter met hoofdsom + wettelijke rente conform BW 6:119 + BIK-vergoeding.

Huurachterstand huurder. Een verhuurder heeft een huurder met huurachterstand. Na aanmaning en ingebrekestelling kan via de Kantonrechter betaling van de huurachterstand worden gevorderd (Rv art. 93 sub d) plus ontbinding huurovereenkomst en ontruiming bij ernstige wanprestatie conform BW 7:232 jo. BW 6:265.

Leningaflossing niet betaald. Een particulier of ondernemer heeft geld geleend aan een ander via een geldleningsovereenkomst conform BW 7:129 en de aflossingstermijnen worden niet betaald. Na ingebrekestelling kan via de Kantonrechter de volledige hoofdsom plus rente worden opgeëist bij opeisbaarstelling via opzegging conform BW 6:40.

Schade door non-conformiteit of gebrekkig product. Een consument heeft schade geleden door een non-conform product of dienst conform BW 7:17 en de verkoper weigert te herstellen, vervangen of terugbetalen. Via de Kantonrechter (vorderingen tot EUR 25.000) kan de consument herstel, ontbinding of schadevergoeding vorderen.

Geschil over arbeidsbeloning of vakantiedagen. Een werknemer heeft loonaanspraken die de werkgever niet betaalt (conform BW 7:626 loonopgave, BW 7:634 vakantie), of een arbeidsgeschil over transitievergoeding conform BW 7:673. De Kantonrechter is uitsluitend bevoegd voor arbeidsrechtelijke geschillen conform Rv art. 93 sub c, ongeacht de hoogte van de vordering.

Een rechtsgeldige incasso-dagvaarding Nederland bevat de volgende verplichte onderdelen conform Rv art. 111 en de praktijk bij de Kantonrechter.

Volledige partijgegevens eiser en gedaagde. Eiser (schuldeiser): volledige naam, BRP-adres of KVK-vestigingsadres, BSN of KVK-nummer. Gedaagde (schuldenaar): volledige naam, BRP-adres of vestigingsadres conform KVK. Onjuiste of onvolledige partijgegevens leiden tot niet-ontvankelijkheid of mislukte betekening via de deurwaarder. Verifieer adressen via kvk.nl (rechtspersonen) of via een BRP-aanvraag bij de gemeente (natuurlijke personen met juridisch belang).

Omschrijving vordering met bedragen. Hoofdsom van de vordering (onbetaalde facturen, huurachterstand, lening), rentedatum en -percentage (wettelijke rente conform BW 6:119 voor B2C, wettelijke handelsrente conform BW 6:119a voor B2B), en de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Specificeer alle componenten afzonderlijk: hoofdsom EUR X, rente EUR Y, BIK-kosten EUR Z, griffierecht EUR W.

Bewijs van buitengerechtelijke incassomaatregelen. Zorg dat u kunt aantonen dat u eerst buitengerechtelijk hebt geprobeerd te innen: stuur bewijsstukken van aanmaningen, ingebrekestelling conform BW 6:82, en voor B2C-vorderingen de veertiendagen-brief conform BW 6:96 lid 6. Ontbreken van bewijs van buitengerechtelijke pogingen kan leiden tot afwijzing van de BIK-kosten door de Kantonrechter.

Juridische grondslag van de vordering. Specificeer de wettelijke grondslag: BW 6:74 (wanprestatie), BW 7:17 (non-conformiteit), BW 6:162 (onrechtmatige daad), arbeidsrecht BW 7:626 (loon), huurrecht BW 7:212 (huurprijs), enz. Concrete wetsartikelen versterken de procedure en verhogen de kans op toewijzing bij verstek.

Bewijsmiddelen en producties. Voeg bij de dagvaarding de relevante bewijsstukken als producties: overeenkomst of bestelbevestiging, facturen met datum en factuurnummer, leveringsbonnen of dienstverleningsrapport, aanmaningsbrieven met data, ingebrekestelling conform BW 6:82 (of fatale-termijnclausule in contract), en eventueel een correspondentie-overzicht. Volledigere bewijsvoering verkort de procedure doordat de Kantonrechter bij verstek direct kan toewijzen.

Verzoek uitvoerbaarheid bij voorraad. Vermeld in het petitum altijd het verzoek om het vonnis uitvoerbaar te verklaren bij voorraad conform Rv art. 233. Zonder dit verzoek is het vonnis pas executeerbaar na drie maanden hoger beroep-termijn conform Rv art. 339. Bij incasso-vorderingen wordt uitvoerbaarverklaring bij voorraad standaard toegewezen. Na toewijzing kan de deurwaarder direct executiemaatregelen nemen (loonbeslag conform Rv art. 475, bankbeslag conform Rv art. 711).

Veroordeling in proceskosten. Vorder altijd de proceskosten van de schuldenaar conform Rv art. 237: griffierecht (betaald bij aanbrenging), deurwaarderskosten (betekening), en salaris gemachtigde (standaardvergoeding per processtuk conform liquidatietarief Rechtspraak, voor Kantonrechter doorgaans 150 tot 500 EUR per zaak).

Griffierecht bij Kantonrechter. Bij aanbrenging ter rolle bij de Kantonrechter moet griffierecht worden betaald conform de Wet griffierechten burgerlijke zaken 2010. Tarieven 2026 bij Kantonrechter: voor vorderingen tot EUR 500: 87 EUR (natuurlijke persoon)/132 EUR (rechtspersoon); tot EUR 2.000: 129 EUR / 258 EUR; tot EUR 5.000: 219 EUR / 346 EUR; tot EUR 12.500: 247 EUR / 584 EUR; tot EUR 25.000: 271 EUR / 584 EUR. Templates op forms-legal.com bevatten de juiste opmaak voor het incassoformulier bij de Kantonrechter.

Buitengerechtelijke incassokosten conform BIK. De BIK-vergoeding is door de Hoge Raad erkend als vergoedbare schade bij wanprestatie in HR 5 april 2019. Bereken de BIK op basis van de hoofdsom: 15% over EUR 0 tot EUR 2.500 (min EUR 40), 10% over EUR 2.500 tot EUR 5.000, 5% over EUR 5.000 tot EUR 10.000, 1% over EUR 10.000 tot EUR 200.000 (max EUR 6.775). Voorbeeld: factuursom EUR 10.000 → BIK = EUR 375 + EUR 250 + EUR 250 = EUR 875. Voeg de BIK-berekening bij als productie.

Het Incasso Procedure Formulier Nederland wordt stapsgewijs ingevuld en via de deurwaarder omgezet in een dagvaarding bij de Kantonrechter. Volg de onderstaande stappen.

Stap 1 - Voer buitengerechtelijke incassomaatregelen uit. Stuur eerst aanmaningen, daarna een ingebrekestelling conform BW 6:82. Voor B2C-vorderingen (vorderingen op consumenten): stuur een veertiendagen-brief conform BW 6:96 lid 6. Bewaar alle correspondentie als bewijsstuk voor de procedure. Pas na het verstrijken van de aanmaningstermijn wordt de vordering inclusief BIK-kosten opeisbaar.

Stap 2 - Bereken het totale vorderingsbedrag. Bereken: hoofdsom van de onbetaalde facturen of het bedrag uit de overeenkomst, wettelijke (handels)rente vanaf de verzuimdatum, BIK-kosten conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Controleer of het totaalbedrag onder of boven EUR 25.000 ligt (grens Kantonrechter/civiele rechter conform Rv art. 93 sub a).

Stap 3 - Vul partijgegevens in. Eiser (uw gegevens): volledige naam, adres, KVK-nummer. Gedaagde (schuldenaar): volledige naam en verifieerd adres (BRP of KVK). Controleer het adres via kvk.nl voor rechtspersonen; voor particulieren via uw eigen administratie of via de BRP-aanvraag bij de gemeente.

Stap 4 - Beschrijf de vordering en de grondslag. Omschrijf de factuurgeschiedenis: datum, factuurnummer, bedrag per factuur. Geef de juridische grondslag: BW 6:74 (wanprestatie bij niet-betaling factuur), BW 7:17 (non-conformiteit), BW 7:626 (loon), etc. Voeg de berekening van wettelijke rente en BIK bij als productie.

Stap 5 - Schakel een deurwaarder in voor de dagvaarding. De dagvaarding moet door een gerechtsdeurwaarder worden betekend conform Rv art. 112. Schakel een KBvG-aangesloten deurwaarder in via kbvg.nl of via uw advocaat. De deurwaarder zet het incassoformulier om in een officiële dagvaarding en betekent die aan gedaagde op het BRP-adres of KVK-adres. Kosten: 80 tot 150 EUR per betekening (KBvG-tarief 2026).

Stap 6 - Breng dagvaarding aan ter rolle en betaal griffierecht. Na betekening brengt de deurwaarder of u zelf de dagvaarding aan ter rolle bij de Kantonrechter conform Rv art. 125, met betaling van het griffierecht. Bewaar het betalingsbewijs griffierecht als productie.

Stap 7 - Wacht op zittingsdatum of verstekvonnis. Bij verschijning gedaagde: de Kantonrechter kan een schriftelijke procedure instellen of een mondelinge behandeling (comparitie) plannen. Bij niet-verschijning gedaagde: verstek conform Rv art. 139 met directe toewijzing bij voldoende onderbouwing. Doorgaans 6 tot 12 weken doorlooptijd bij de Kantonrechter.

Stap 8 - Executeer het vonnis via deurwaarder. Na vonnis: geef opdracht aan de deurwaarder voor executiemaatregelen. Loonbeslag onder werkgever conform Rv art. 475 (beslagvrije voet = netto-bijstandsnorm), bankbeslag conform Rv art. 711, beslag op roerende goederen. Bij onroerend goed van schuldenaar: beslag en executoriale veiling via Kadaster.

Het incasso-proces in Nederland moet voldoen aan de wettelijke vereisten van het Burgerlijk Wetboek en het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering. Niet-naleving leidt tot afwijzing van onderdelen van de vordering of vertraging.

Veertiendagen-brief voor B2C-vorderingen (BW 6:96 lid 6). Bij vorderingen op consumenten is de schuldeiser verplicht een veertiendagen-brief te sturen conform BW 6:96 lid 6 vóór het in rekening brengen van de BIK-kosten. De brief vermeldt: het te betalen bedrag, de betalingstermijn (veertien dagen), en het bedrag aan BIK-kosten dat verschuldigd wordt bij niet-betaling. Ontbreekt de veertiendagen-brief: de Kantonrechter zal de BIK-kosten afwijzen bij B2C-vorderingen. Bij B2B-vorderingen (naar een andere ondernemer) is de veertiendagen-brief niet verplicht.

Ingebrekestelling voor verzuim (BW 6:82). Verzuim is vereist voor opeisbaarheid van schadevergoeding en BIK-kosten. Verzuim treedt in door ingebrekestelling (schriftelijke aanmaning met redelijke termijn conform BW 6:82 lid 1) of door verstrijken van een fatale termijn conform BW 6:83 (overeenkomst bepaalt tijdstip van nakoming). Zonder ingebrekestelling (en zonder fatale termijn) is de schuldenaar niet in verzuim en kan de schuldeiser geen schadevergoeding of BIK vorderen.

Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK, 2012). De BIK-vergoeding is wettelijk gestandaardiseerd via het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten 2012, gebaseerd op BW 6:96 lid 4. De BIK-staffel is dwingend voor B2C-vorderingen; voor B2B-vorderingen kan contractueel een hogere of lagere vergoeding worden overeengekomen conform BW 6:96 lid 5. Overmatige BIK-vorderingen worden door de Kantonrechter gematigd.

Verjaringtermijn vorderingen (BW 3:307-326). Betalingsvorderingen op basis van facturen of overeenkomsten verjaren in beginsel na vijf jaar conform BW 3:308 (periodieke betalingen) of na vijf jaar na opeisbaarheid conform BW 3:307. Vorderingen wegens onrechtmatige daad conform BW 3:310: vijf jaar na bekendheid + absolute termijn van twintig jaar. Stuiting via aanmaning (schriftelijke aanmaning conform BW 3:317) of erkenning (BW 3:318) of dagvaarding (BW 3:316). Controleer verjaring altijd voor het starten van de procedure.

Beslagvrije voet bij executie (Rv art. 475d). Bij loonbeslag na verkregen vonnis geldt de beslagvrije voet conform Rv art. 475d: een minimumbedrag dat de schuldenaar mag houden voor levensonderhoud, gebaseerd op de bijstandsnorm. In 2026: beslagvrije voet circa 90% van de netto-bijstandsnorm (voor alleenstaande circa 1.020 EUR netto per maand). Loonbeslag en bankbeslag zijn gelimiteerd tot het bedrag boven de beslagvrije voet.

Bij het starten van een incasso-procedure in Nederland worden onderstaande fouten regelmatig gemaakt die leiden tot afwijzing van (onderdelen van) de vordering of onnodige vertraging.

Fout 1 - Geen veertiendagen-brief gestuurd bij B2C-vordering. Bij vorderingen op consumenten is de veertiendagen-brief conform BW 6:96 lid 6 verplicht voordat BIK-kosten worden gerekend. Zonder deze brief wijst de Kantonrechter de BIK-kosten af. Zorg altijd dat de veertiendagen-brief is verstuurd en bewaard, vóór het indienen van de dagvaarding.

Fout 2 - Onjuist berekende BIK-kosten. Een veelgemaakte fout is het onjuist berekenen van de BIK-vergoeding conform het Besluit BIK 2012. Gebruik de staffel correct: 15% over de eerste EUR 2.500, 10% over EUR 2.500 tot EUR 5.000, etc. Overmatige BIK-vorderingen worden door de Kantonrechter ambtshalve gematigd. Voeg altijd een berekening als productie bij.

Fout 3 - Geen ingebrekestelling bij vorderingen zonder fatale termijn. Zonder ingebrekestelling conform BW 6:82 of fatale termijn in het contract is de schuldenaar niet in verzuim. Zonder verzuim: geen BIK-kosten, geen wettelijke rente, en geen schadevergoeding bij wanprestatie. Stuur altijd een formele ingebrekestelling vóór de incasso-procedure.

Fout 4 - Verkeerde Rechtbank (civiel in plaats van Kanton). Voor vorderingen tot EUR 25.000 is de Kantonrechter bevoegd conform Rv art. 93 sub a; een fout is dagvaarden bij de civiele rechter waarvoor advocaat verplicht is. Bij vorderingen op arbeidsrecht en huur: altijd Kantonrechter, ongeacht hoogte. Controleer bevoegdheid via rechtspraak.nl.

Fout 5 - Onvoldoende bewijsstukken. De Kantonrechter toetst bij verstek de eis op voldoende onderbouwing conform Rv art. 139. Ontbreken van facturen, leveringsbonnen, of aanmaningsbrieven leidt tot ambtshalve matiging of afwijzing van onderdelen van de vordering. Voeg altijd alle bewijsstukken als producties bij de dagvaarding.

Fout 6 - Vergeten verjaring. Betalingsvorderingen verjaren conform BW 3:307-310. Een verjaarde vordering wordt door de rechter ambtshalve niet afgewezen (verjaring is een exceptie), maar als de gedaagde de verjaring inroept bij verweer, verliest de eiser de zaak. Controleer altijd de verjaring voor het starten van de procedure en stuit tijdig via aanmaning conform BW 3:317.