Factura Proforma España

La Factura Proforma es, en España, el documento fiscal regulado por Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación, art. 1), que acredita una operación y sus efectos a efectos del IVA.

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece el marco legal de las obligaciones de facturación de las empresas españolas. El Artículo 1 del Reglamento de Facturación define qué constituye una factura oficial a efectos fiscales y del IVA — la Factura Proforma está expresamente excluida de esta definición porque no documenta un suministro completado de bienes o servicios. Esta exclusión es importante: una Factura Proforma no genera ninguna obligación de IVA (no hay devengo del IVA conforme al Artículo 75 de la Ley 37/1992 IVA), no genera ningún asiento en el Libro Registro de Facturas Expedidas ni en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información), y no puede ser utilizada por el comprador para deducir el IVA soportado conforme al Artículo 97 de la Ley 37/1992 IVA.

En el comercio exterior (comercio internacional), la Factura Proforma es el documento comercial estándar exigido por las autoridades aduaneras, los bancos que emiten cartas de crédito y las agencias de licencias de importación. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) Departamento de Aduanas e Impuestos Especiales acepta Facturas Proforma como documentos justificativos de las declaraciones aduaneras (Documento Único Administrativo — DUA) procesadas a través del sistema TARIC y la plataforma ADUANAS.ES. Para importaciones y exportaciones, la Factura Proforma debe cumplir los requisitos de formato de la legislación aduanera de la UE — el Reglamento (UE) 952/2013 Código Aduanero de la Unión (CAU) — para ser aceptada en los puntos de cruce fronterizo de la UE.

Para las cartas de crédito (créditos documentarios) conforme a las Reglas y Usos Uniformes Relativos a los Créditos Documentarios (UCP 600) emitidas por la Cámara de Comercio Internacional (ICC), la Factura Proforma es el documento que el comprador presenta a su banco cuando abre la carta de crédito — especifica los bienes, el importe y los requisitos documentales que el vendedor debe cumplir para obtener el pago. Los exportadores españoles que tratan con compradores en mercados que exigen licencias de importación previas — incluidos determinados mercados del MENA, África y Asia — deben emitir una Factura Proforma como condición previa para que el comprador obtenga la licencia de importación de su autoridad comercial nacional.

En el mercado nacional B2B de España, la Factura Proforma se utiliza como solicitud de pago anticipado cuando el vendedor requiere el pago antes de comenzar la producción o la entrega — para bienes a medida, pedidos de alto valor o transacciones con clientes nuevos o de alto riesgo. El comprador paga contra la Factura Proforma, y el vendedor emite la Factura oficial después de la entrega y el pago, registrando entonces el devengo del IVA en el Libro de Facturas Expedidas y en el Modelo 303 trimestral ante la Agencia Tributaria.

La Factura Proforma en España se utiliza en contextos comerciales, aduaneros y financieros específicos donde se requiere un documento de transacción preliminar antes de que pueda emitirse la factura oficial.

Una Factura Proforma es necesaria para el despacho de aduanas al exportar bienes desde España — la Agencia Tributaria (AEAT) Departamento de Aduanas la acepta como documentación justificativa de la declaración aduanera DUA, confirmando el valor comercial del envío para el cálculo del arancel aduanero aplicable según el código arancelario de la Nomenclatura Combinada y el sistema TARIC de la Unión Europea.

La proforma es necesaria cuando un comprador requiere abrirle una carta de crédito (crédito documentario) en su banco conforme a las Reglas UCP 600 de la Cámara de Comercio Internacional (ICC) — la Factura Proforma especifica los términos exactos de la transacción, el importe y los documentos requeridos que el vendedor debe presentar al banco para cobrar.

Una Factura Proforma es necesaria cuando un vendedor exige el pago anticipado antes de entregar bienes a medida o de alto valor — especifica qué está pagando el comprador, el importe, el plazo de entrega y las condiciones aplicables, y sirve como prueba documental del acuerdo de pago anticipado en caso de controversia ante los tribunales civiles o mercantiles españoles.

El documento es necesario para obtener licencias de importación en países que exigen este requisito previo — los ministerios de comercio de muchos países del Oriente Medio, África y Asia exigen la Factura Proforma para tramitar la autorización de importación antes de que el vendedor expida la mercancía desde España.

Una Factura Proforma se utiliza cuando un comprador necesita obtener la aprobación del departamento financiero o de compras antes de formalizar el pedido — la proforma proporciona el desglose detallado del precio, los Incoterms y los términos de pago necesarios para la aprobación interna sin crear todavía la obligación de pago ni el devengo del IVA para el vendedor.

El documento es necesario cuando una naviera, transitario o agente de aduanas requiere el valor declarado de la mercancía para calcular el seguro de transporte (seguro de mercancías) bajo una póliza abierta o un acuerdo Incoterms CIF (Cost, Insurance and Freight), en el que el vendedor español asume la contratación del seguro hasta el puerto de destino.

Finalmente, la Factura Proforma es necesaria cuando el exportador participa en un programa de financiación a la exportación gestionado por el ICO (Instituto de Crédito Oficial) o CESCE (Compañía Española de Seguros de Crédito a la Exportación), que exigen la proforma como evidencia de la operación comercial para tramitar la cobertura de riesgo o la línea de crédito de exportación.

Una Factura Proforma válida en España conforme a la práctica comercial del Real Decreto 1619/2012 debe contener los siguientes elementos esenciales para ser aceptada por las autoridades aduaneras, los bancos y los compradores.

Etiqueta Proforma: El documento debe estar claramente encabezado como 'FACTURA PROFORMA' o 'PRO FORMA INVOICE' para distinguirlo inequívocamente de una factura fiscal oficial conforme al Real Decreto 1619/2012 y evitar que sea utilizado indebidamente para una deducción del IVA soportado por el comprador.

Identificación del Vendedor: Nombre legal completo (razón social o nombre comercial), NIF/CIF, domicilio fiscal, datos de contacto (teléfono, correo electrónico, sitio web) y — para exportadores que realizan operaciones aduaneras — el número EORI (Economic Operator Registration and Identification) exigido por el Reglamento (UE) 952/2013 Código Aduanero de la Unión (CAU) para las declaraciones aduaneras de exportación e importación ante la AEAT.

Identificación del Comprador: Nombre legal completo, dirección completa, país y — para compradores registrados en el IVA en la UE — el número de IVA intracomunitario (NIF-IVA), verificable en el sistema VIES de la Comisión Europea. Para compradores fuera de la UE, el nombre y dirección del consignatario (destinatario final) tal como deben aparecer en la declaración aduanera de importación del país de destino.

Referencia y Fecha del Documento: Un número de referencia proforma único (numeración correlativa o referencia alfanumérica) y la fecha de emisión. Esta referencia es utilizada por el banco del comprador y por la aduana para identificar la transacción concreta.

Descripción Detallada de los Bienes o Servicios: Descripción comercial precisa del producto, código arancelario según la Nomenclatura Combinada (Nomenclatura Combinada — NC) de la UE para los bienes objeto de exportación o importación, cantidades, unidades de medida y precios unitarios. El código arancelario es obligatorio para que la AEAT Aduanas determine los derechos de importación aplicables en el sistema TARIC y el régimen aduanero correcto.

Precio y Moneda: Precios unitarios, importes totales por línea de producto y valor total de la transacción en la moneda acordada (EUR, USD u otra). Para el despacho aduanero, puede exigirse indicar el tipo de cambio y el contravalor en euros.

Tratamiento del IVA: Para las transacciones nacionales entre empresas españolas, el tipo de IVA aplicable (21%, 10% o 4%) y el importe. Para las exportaciones fuera de la UE, la exención del IVA conforme al Artículo 21 de la Ley 37/1992 IVA debe declararse expresamente con la referencia legal correspondiente. Para las entregas intracomunitarias a otros Estados miembros de la UE, la exención conforme al Artículo 25 de la Ley 37/1992 IVA se aplica cuando el comprador acredita su NIF-IVA intracomunitario.

Incoterms y Condiciones de Entrega: El término Incoterms 2020 acordado (EXW, FCA, FOB, CFR, CIF, DDP, DAP, etc.) conforme a las reglas de la Cámara de Comercio Internacional (ICC) y el lugar designado de entrega (por ejemplo, «CIF Puerto de Valencia» o «DDP Almacén del Comprador, Frankfurt»). Los Incoterms determinan la asignación de costes, riesgos y responsabilidades aduaneras entre vendedor y comprador.

Condiciones de Pago: La modalidad de pago acordada — pago anticipado (transferencia bancaria previa al envío), crédito documentario (carta de crédito UCP 600), cobranza documentaria, o cuenta abierta (pago diferido) — y el plazo de pago. Para los créditos documentarios, deben indicarse los documentos requeridos (factura comercial, conocimiento de embarque, certificado de origen, lista de empaque).

Forms-legal.com proporciona esta plantilla de Factura Proforma España como marco de partida práctico para exportadores e importadores. Los exportadores deben verificar los códigos TARIC y las condiciones de exención del IVA con un agente de aduanas o asesor fiscal cualificado antes de enviar la proforma al comprador extranjero. La plataforma forms-legal.com ofrece esta plantilla adaptada a la legislación española vigente para facilitar la elaboración de este documento con todas las garantías legales.