Erklärung zur Ehrenamtspauschale

Die Erklärung zur Ehrenamtspauschale in Deutschland ist in EStG § 3 Nr. 26a geregelt. Grundlage der steuerlichen Begünstigung ist § 3 Nr. 26a EStG, der Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer inländischen juristischen Person des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Körperschaft im Sinne von §§ 51–68 Abgabenordnung (AO) bis zum Jahresbetrag von 840 Euro von der Einkommensteuer befreit. Betriebsausgaben oder Werbungskosten dürfen für die befreiten Einnahmen nicht abgezogen werden (§ 3 Nr. 26a Satz 2 EStG).

Die Erklärung erfüllt zwei Funktionen: Erstens ermöglicht sie der Organisation die steuerfreie Auszahlung der Aufwandsentschädigung, ohne Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen zu müssen. Zweitens schützt die Organisation vor einer Steuernachforderung durch das Finanzamt oder die Deutsche Rentenversicherung Bund im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Von der Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG zu unterscheiden ist die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG (3.000 Euro jährlich), die ausschließlich für pädagogische und betreuende Tätigkeiten gilt. Ehrenamtliche in Vereinsvorständen, als Kassenprüfer, Platzwarte, Fahrer oder Verwaltungshelfer fallen typischerweise unter § 3 Nr. 26a EStG.

Nach dem Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 27 Abs. 3 sind Vorstandsmitglieder eines Vereins grundsätzlich unentgeltlich tätig, sofern die Satzung nichts anderes bestimmt. Die Ehrenamtspauschale ist damit kein Gehalt, sondern eine steuerlich begünstigte Aufwandsentschädigung für zeitlichen und persönlichen Einsatz. Die Organisation muss die Erklärung gemäß § 147 Abs. 3 AO für zehn Jahre aufbewahren.

Die Ehrenamtspauschale-Erklärung in Deutschland wird in folgenden Situationen benötigt:

Kassenwart oder Schatzmeister eines eingetragenen Vereins: Wer als Kassenwart eines e.V. monatliche Aufwandsentschädigungen erhält, benötigt diese Erklärung, damit der Verein die Zahlungen bis zu insgesamt 840 Euro jährlich steuerfrei auszahlen kann. Ohne Erklärung müsste der Verein Lohnsteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen.

Vorstandsmitglied in einem gemeinnützigen Verein oder einer gGmbH: Vereinsvorsitzende, stellvertretende Vorsitzende und andere Vorstandsmitglieder gemeinnütziger Körperschaften (KStG § 5 Abs. 1 Nr. 9) können die Ehrenamtspauschale erhalten, sofern die Satzung eine Vergütung erlaubt und die Tätigkeit nebenberuflich ist.

Ehrenamtliche in der Freiwilligen Feuerwehr, beim Technischen Hilfswerk (THW) oder beim Deutschen Roten Kreuz (DRK): Diese Personen erhalten häufig Aufwandsentschädigungen von ihrer Gemeinde oder dem Verband. Die Erklärung ist Voraussetzung dafür, dass die Gemeinde die Zahlung ohne Lohnsteuerabzug leisten kann.

Mitarbeiter in Kirchengemeinden: Kirchenmusiker, Messdiener, Hausmeister oder Verwaltungshelfer, die von einer Kirchengemeinde (Körperschaft des öffentlichen Rechts) entschädigt werden, können die Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen und benötigen diese Erklärung.

Ehrenamtliche in Sportvereinen ohne pädagogische Funktion: Platzkassierer, Platzwarte, Schiedsrichter-Beauftragte oder Mannschaftsbetreuer, die nicht Übungsleiter sind, erhalten die niedrigere Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG und stellen die Erklärung aus.

Organisationen mit mehreren Ehrenamtlichen: Wenn eine Organisation mehrere ehrenamtliche Mitarbeiter entlohnt, benötigt sie von jedem eine gesonderte Erklärung als Nachweis für die steuerliche Berechtigung – sowohl für das Finanzamt als auch für die Deutsche Rentenversicherung bei einer Sozialversicherungsprüfung.

Die Ehrenamtspauschale-Erklärung in Deutschland enthält folgende wesentliche Bestandteile:

Personenangaben des Ehrenamtlichen: Vollständiger Name, Geburtsdatum, Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID nach § 139b AO, ausgestellt vom Bundeszentralamt für Steuern), aktuelle Anschrift. Die Steuer-ID ist zwingend erforderlich, damit die Organisation bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt die Angaben verifizieren kann.

Angaben zur Organisation: Name, Anschrift und Freistellungsbescheid-Nummer der Organisation. Der Freistellungsbescheid nach §§ 60a, 59 AO bestätigt die Gemeinnützigkeit und ist die Grundlage dafür, dass die Ehrenamtspauschale überhaupt steuerfrei gewährt werden kann. Datum und ausstellendes Finanzamt des Freistellungsbescheids werden ebenfalls angegeben.

Beschreibung der ehrenamtlichen Tätigkeit: Art der Tätigkeit (z.B. Kassenwart, Vorstandsvorsitzender, Fahrer, Platzwart), Beginn der Tätigkeit, ungefähre wöchentliche Stundenzahl. Der nebenberufliche Charakter der Tätigkeit (nicht mehr als ein Drittel eines Vollzeitjobs) muss erkennbar sein.

Erklärung zur Inanspruchnahme des Freibetrags: Der Ehrenamtliche erklärt ausdrücklich, dass er den Freibetrag von 840 Euro nach § 3 Nr. 26a EStG für das betreffende Kalenderjahr nicht bereits vollständig bei einer anderen Organisation verbraucht hat. Bei mehreren Tätigkeiten gibt er an, welcher Teilbetrag bei der vorliegenden Organisation beansprucht wird.

Erklärung zur Nebenberuflichkeit: Ausdrückliche Bestätigung, dass die Tätigkeit tatsächlich nebenberuflich ausgeübt wird und kein Hauptberufsverhältnis zur Organisation besteht.

Höhe der Aufwandsentschädigung: Der vereinbarte oder zu erwartende Jahresbetrag der Entschädigung, aufgeteilt nach Monaten oder als Jahrespauschale.

Datierung und Unterschrift: Datum der Erklärung und eigenhändige Unterschrift des Ehrenamtlichen. Die Erklärung sollte jährlich erneuert werden, da der Freibetrag jahresbezogen ist. Auf forms-legal.com steht eine druckfertige Vorlage bereit, die alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält und von der Organisation unmittelbar verwendet werden kann.

Aufbewahrungspflicht: Die Organisation muss die unterzeichnete Erklärung nach § 147 Abs. 3 AO für zehn Jahre aufbewahren. Bei Verlust des Originals kann eine Kopie genügen, sofern die Echtheit glaubhaft gemacht wird.

So füllen Sie die Ehrenamtspauschale-Erklärung in Deutschland korrekt aus:

Schritt 1 – Name und Adresse: Tragen Sie Ihren vollständigen bürgerlichen Namen (Vor- und Nachname, keine Abkürzungen) sowie Ihre aktuelle Anschrift (Straße, PLZ, Ort) ein. Bei einem Doppelnamen: vollständigen Doppelnamen verwenden.

Schritt 2 – Geburtsdatum und Steuer-ID: Tragen Sie Ihr Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ ein. Die Steuer-Identifikationsnummer (11-stellige Zahl, zugeteilt vom Bundeszentralamt für Steuern BZSt) finden Sie auf Ihrem letzten Einkommensteuerbescheid, auf Ihrer Lohnsteuerbescheinigung oder im Brief des BZSt nach der Geburt. Haben Sie Ihre Steuer-ID vergessen, können Sie sie beim Bundeszentralamt für Steuern online anfragen (www.bzst.de).

Schritt 3 – Angaben zur Organisation: Tragen Sie den vollständigen Namen der Organisation ein (z.B. »Sportverein München 1899 e.V.«), die Anschrift und die Freistellungsbescheid-Nummer sowie das ausstellende Finanzamt. Die Freistellungsbescheid-Nummer finden Sie im Gemeinnützigkeitsbescheid des Finanzamts, den der Verein besitzt.

Schritt 4 – Tätigkeitsbeschreibung: Beschreiben Sie Ihre Tätigkeit konkret: »Kassenwart«, »Fahrdienst«, »Vorstandsvorsitzender«. Geben Sie den Beginn der Tätigkeit (Monat, Jahr) und die ungefähre wöchentliche Stundenzahl (z.B. 4 Stunden/Woche) an. Vermeiden Sie vage Angaben wie »diverse Tätigkeiten«.

Schritt 5 – Höhe der Entschädigung: Tragen Sie den Jahresbetrag der vereinbarten Aufwandsentschädigung ein. Der Betrag darf 840 Euro nicht übersteigen, wenn er vollständig steuerfrei sein soll. Erhalten Sie von der Organisation z.B. 70 Euro monatlich, beträgt der Jahresbetrag 840 Euro – genau der Freibetrag.

Schritt 6 – Erklärung zur einmaligen Inanspruchnahme: Kreuzen Sie zutreffendes an: Nehme ich den Freibetrag von 840 Euro bereits ganz oder teilweise bei einer anderen Organisation in Anspruch? Falls ja: Verbleibender Freibetrag angeben (840 Euro minus bereits beanspruchter Betrag).

Schritt 7 – Unterschrift und Datum: Unterschreiben Sie die Erklärung eigenhändig und tragen Sie das aktuelle Datum ein. Reichen Sie das Original bei der Organisation ein und behalten Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen.

Folgende gesetzliche Anforderungen gelten für die Ehrenamtspauschale und die entsprechende Erklärung in Deutschland:

Gemeinnützigkeit der Organisation (§§ 51–68 AO): Nur Körperschaften, die vom zuständigen Finanzamt einen Freistellungsbescheid nach § 60a AO erhalten haben oder kraft Gesetzes steuerbegünstigt sind (Körperschaften des öffentlichen Rechts nach Art. 140 GG i.V.m. Art. 137 WRV), dürfen die Ehrenamtspauschale steuerfrei auszahlen. Vereine ohne aktuellen Freistellungsbescheid dürfen die Steuerfreiheit nicht gewähren.

Nebenberuflichkeit der Tätigkeit (§ 3 Nr. 26a EStG): Die Tätigkeit muss nebenberuflich sein. Als nebenberuflich gilt nach Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) eine Tätigkeit, die zeitlich nicht mehr als ein Drittel der Arbeit eines vergleichbaren Vollzeitbeschäftigten ausmacht. Hauptberufliche Mitarbeiter der Organisation können die Ehrenamtspauschale für dieselbe Organisation grundsätzlich nicht beanspruchen.

Jahresbetrag und Steuerpflicht des Überhangs: Der Freibetrag von 840 Euro gilt für das gesamte Kalenderjahr (§ 3 Nr. 26a EStG). Übersteigen die Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit diesen Betrag, ist der übersteigende Teil bei der Einkommensteuererklärung (Anlage N oder Anlage S) beim zuständigen Finanzamt anzugeben.

Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO): Die Organisation muss die unterzeichnete Ehrenamtspauschale-Erklärung als steuerrelevante Unterlage mindestens zehn Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Erklärung abgegeben wurde.

Sozialversicherungsfreiheit: Die Aufwandsentschädigung im Rahmen der Ehrenamtspauschale ist nach § 3 Nr. 26a EStG auch sozialversicherungsfrei. Die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Krankenkassen prüfen dies im Rahmen von Betriebsprüfungen nach § 28p SGB IV (Sozialgesetzbuch).

Keine gesonderte Lohnsteuerbescheinigung: Da die Zahlung bis 840 Euro steuerfrei ist, muss keine Lohnsteuerbescheinigung gemäß § 41b EStG ausgestellt werden. Liegt ein Arbeitsverhältnis vor, ist dagegen die Lohnsteuervorschriften zu beachten.

Häufige Fehler bei der Ehrenamtspauschale-Erklärung in Deutschland und wie man sie vermeidet:

Fehler 1 – Fehlende Freistellungsbescheinigung der Organisation: Vereine, die keine aktuelle Freistellungsbescheinigung des Finanzamts (nach § 60a AO) besitzen oder deren Freistellungsbescheid abgelaufen ist, dürfen die Ehrenamtspauschale nicht steuerfrei auszahlen. Das Finanzamt kann die gesamte Zahlung nachträglich als Lohn besteuern. Lösung: Vor jeder Zahlung prüfen, ob ein gültiger Freistellungsbescheid vorliegt.

Fehler 2 – Doppelte Inanspruchnahme des Freibetrags: Der Freibetrag von 840 Euro gilt pro Person und Kalenderjahr – nicht pro Organisation. Erhält jemand von zwei Vereinen je 840 Euro, ist eine Zahlung in voller Höhe steuerpflichtig. Ohne entsprechende Erklärung des Ehrenamtlichen merkt die Organisation dies nicht. Lösung: Die Erklärung muss eine Aussage zur bereits anderweitig erfolgten Inanspruchnahme des Freibetrags enthalten.

Fehler 3 – Keine jährliche Erneuerung der Erklärung: Der Freibetrag nach § 3 Nr. 26a EStG ist jahresbezogen. Eine Erklärung aus dem Vorjahr gilt nicht automatisch fort. Lösung: Neue Erklärung zu Beginn jedes Kalenderjahres einholen.

Fehler 4 – Hauptberufliche Tätigkeit als Ehrenamtlicher deklariert: Wer mehr als ein Drittel eines Vollzeitjobs für die Organisation arbeitet, ist nach Finanzamt-Rechtsprechung hauptberuflich tätig und kann die Ehrenamtspauschale nicht beanspruchen. Lösung: Stundenzahl realistisch angeben; bei Zweifel Steuerberater konsultieren.

Fehler 5 – Fehlende Aufbewahrung der Erklärung: Wird die unterzeichnete Erklärung nicht zehn Jahre lang aufbewahrt (§ 147 AO), kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die steuerliche Behandlung beanstanden und Steuernachzahlungen verlangen. Lösung: Unterlagen digital oder physisch sichern und Aufbewahrungsfristen im Kalender vermerken.

Fehler 6 – Verwechslung mit der Übungsleiterpauschale: Organisationen, die eigentlich die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG (3.000 Euro) gewähren könnten, zahlen versehentlich nur 840 Euro. Dies kostet den Ehrenamtlichen unnötige Steuervorteile. Lösung: Prüfen, ob die Tätigkeit pädagogischer oder betreuender Art ist und ggf. die Übungsleiterpauschale in Anspruch nehmen.